Στρατηγικό σεμινάριο: ποιο λογισμικό να επιλέξετε για την ψηφιοποίηση της εταιρείας σας

Κάντε το βήμα ψηφιοποιήστε μια εταιρεία Δεν πρόκειται απλώς για την εγκατάσταση μερικών προγραμμάτων και την ολοκλήρωση της διαδικασίας. Περιλαμβάνει την αναθεώρηση του τρόπου εργασίας σας, της αξίας που προσφέρετε στον πελάτη και του τρόπου με τον οποίο σκοπεύετε να αναπτυχθείτε τα επόμενα χρόνια. Πολλές ΜΜΕ συνεχίζουν να αναβάλλουν αυτήν την απόφαση λόγω φόβου για αλλαγή, έλλειψης γνώσης ή επειδή «αυτός ο τρόπος έχει λειτουργήσει καλά για εμάς μέχρι τώρα».

Το πρόβλημα είναι ότι αυτή η νοοτροπία είναι παγίδα σήμερα: Η αγορά έχει γίνει ψηφιακή, απαιτητική και με γρήγορους ρυθμούςΚαι οι εταιρείες που δεν προσαρμόζονται διατρέχουν πραγματικό κίνδυνο να μείνουν πίσω. Τα καλά νέα είναι ότι η έναρξη δεν ήταν ποτέ ευκολότερη ή πιο προσιτή: υπάρχουν λύσεις για όλα τα μεγέθη, τους τομείς και τους προϋπολογισμούς, από δωρεάν εργαλεία που βασίζονται στο cloud έως προηγμένες, ολοκληρωμένες πλατφόρμες διαχείρισης.

Τι σημαίνει πραγματικά η ψηφιοποίηση μιας εταιρείας;

Όταν μιλάμε για ψηφιοποίηση μιας εταιρείας, δεν εννοούμε «μετάβαση από το Excel σε ένα ελαφρώς πιο σύγχρονο πρόγραμμα». Μετεγκατάσταση διαδικασιών που είναι επί του παρόντος χειροκίνητες, σε χαρτί ή διάσπαρτες, σε συνδεδεμένα ψηφιακά περιβάλλονταΑυτό περιλαμβάνει τόσο εργαλεία όσο και έναν διαφορετικό τρόπο οργάνωσης της εργασίας.

Στην πράξη, η ψηφιοποίηση είναι μετατροπή φυσικών λειτουργιών σε ψηφιακές ροέςΠαραγγελίες, τιμολόγια, συμβόλαια, εγγραφές, καμπάνιες μάρκετινγκ, εξυπηρέτηση πελατών, αποθέματα... Δεν μπορούν όλες οι εργασίες να γίνουν 100% ψηφιακές, αλλά ένα μεγάλο μέρος μπορεί, και ακριβώς αυτές είναι που κάνουν τη διαφορά στην αποτελεσματικότητα και την επεκτασιμότητα.

Επιπλέον, η διαδικασία σχεδόν πάντα απαιτεί την αναθεώρηση θεμελιωδών ζητημάτων, όπως επιχειρηματικό μοντέλο, εμπορική στρατηγική, logistics, κανάλια επικοινωνίας και διαχείριση ανθρώπινου δυναμικούΔεν πρόκειται μόνο για την τεχνολογία: πρόκειται για την επανεξέταση του τρόπου με τον οποίο δημιουργείτε και προσφέρετε αξία.

Στην Ευρώπη, αυτή η αλλαγή θεωρείται τόσο στρατηγική που υπάρχουν προγράμματα όπως το Ψηφιακό κιτ και κεφάλαια επόμενης γενιάςσχεδιασμένο έτσι ώστε οι ΜΜΕ και οι αυτοαπασχολούμενοι να μπορούν να χρηματοδοτήσουν τις λύσεις ψηφιοποίησης χωρίς να χρειάζεται να πραγματοποιήσουν μεγάλη αρχική επένδυση.

Διαφορά μεταξύ ψηφιοποίησης και ψηφιακού μετασχηματισμού

Είναι εύκολο να μπερδέψει κανείς όρους, αλλά είναι σημαντικό να διακρίνει: Η ψηφιοποίηση και ο ψηφιακός μετασχηματισμός δεν είναι το ίδιο πράγμαΠηγαίνουν χέρι-χέρι, αλλά παίζουν σε διαφορετικά πρωταθλήματα.

La ψηφιοποίηση επικεντρώνεται μετατροπή αναλογικών διεργασιών σε ψηφιακές χωρίς να αλλάξει πολύ η ουσία της διαδικασίας. Για παράδειγμα: μετάβαση από φυσικές αρχειοθήκες σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων που βασίζεται στο cloud, χρησιμοποιώντας ηλεκτρονική υπογραφή Αντί για χειρόγραφες υπογραφές, σαρώστε τα δελτία παράδοσης και αποθηκεύστε τα σε ένα σύστημα διαχείρισης.

La ψηφιακό μετασχηματισμό Προχωρά ένα (ή περισσότερα) βήμα παραπέρα: υποθέτει Ανασχεδιασμός της εταιρείας σε ψηφιακό επίπεδο, εστιάζοντας τη στρατηγική στον πελάτη και βασιζόμενος σε τεχνολογίες όπως η Τεχνητή Νοημοσύνη, ο αυτοματισμόςcloud, big data ή ηλεκτρονικό εμπόριο για τον επανασχεδιασμό προϊόντων, υπηρεσιών και τρόπων εργασίας.

Ενώ η ψηφιοποίηση «μεταφράζει» αυτό που ήδη κάνετε σε ψηφιακή μορφή, ο ψηφιακός μετασχηματισμός αλλάξτε τους κανόνες του παιχνιδιού: πώς λαμβάνετε αποφάσεις, πώς πουλάτε, πώς σχετίζεστε με πελάτες και προμηθευτές, πώς οργανώνετε το εσωτερικό ταλέντο ή πώς καινοτομείτε.

Χωρίς ψηφιοποίηση, κανένας μετασχηματισμός δεν είναι εφικτός, αλλά ψηφιοποιώ απλώς για χάρη της ψηφιοποίησης (Η εγκατάσταση εργαλείων χωρίς στρατηγική) δεν θα σας δώσει το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα που χρειάζεστε σήμερα για να διαφοροποιηθείτε.

Τρέχουσα επισκόπηση της ψηφιοποίησης των επιχειρήσεων στην Ισπανία

Στην Ισπανία, η ψηφιακή πρόοδος έρχεται με ένα μακροπρόθεσμο όραμα: Εκτεταμένες υποδομές, άφθονη βοήθεια, και όμως ένα σημαντικό χάσμα μεταξύ προηγμένων και καθυστερημένων εταιρειών.

Σύμφωνα με τους πιο πρόσφατους ευρωπαϊκούς δείκτες, η χώρα έχει σημειώσει σημαντική πρόοδο στον τομέα... συνδεσιμότητα, ανάπτυξη οπτικών ινών και 5G, καθώς και υιοθέτηση τεχνολογίας από εταιρείεςΟι οπτικές ίνες καλύπτουν ήδη περίπου το 95% των κατοικιών και το 5G φτάνει σχεδόν σε ολόκληρο τον πληθυσμό, συμπεριλαμβανομένων πολλών αγροτικών περιοχών.

Η ψηφιακή οικονομία έχει ήδη περίπου 22% του ΑΕΠ και αναμένεται να συνεχίσει να αναπτύσσεται κατά αρκετές μονάδες κάθε χρόνο, ωθούμενο από τον αυτοματισμό, το ηλεκτρονικό εμπόριο και τις ψηφιακές υπηρεσίες.

Παρόλα αυτά, πολλές ΜΜΕ και πολύ μικρές επιχειρήσεις συνεχίζουν να χρησιμοποιούν μόνο βασικά εργαλεία (email, λογισμικό γραφείου και ελάχιστα άλλα)χωρίς να κάνει το άλμα σε λύσεις IA, μεγάλα δεδομένα ή προηγμένο cloud που θα μπορούσαν να πολλαπλασιάσουν την παραγωγικότητά σας και την αναλυτική σας ικανότητα.

Μια άλλη σημαντική πρόκληση έγκειται στην ψηφιακές δεξιότητες Όσον αφορά το εργατικό δυναμικό: υπάρχει έλλειψη τεχνικών προφίλ και υπερβολικός φόβος γύρω από την τεχνολογία. Εξ ου και ο αυξανόμενος αριθμός δημόσιων και ιδιωτικών πρωτοβουλιών που προσφέρουν εκπαίδευση σε ψηφιακές δεξιότητες, δεδομένα, τεχνητή νοημοσύνη και άλλες τεχνολογίες. cybersecurity.

Πλεονεκτήματα και κίνδυνοι από τη μη ψηφιοποίηση της εταιρείας σας

Οι λόγοι για την ψηφιοποίηση δεν είναι τεχνολογική ιδιοτροπία: έχουν να κάνουν με παραγωγικότητα, κόστος, ανταγωνιστικότητα και επιβίωσηΟι μεταβαλλόμενες συνήθειες των πελατών, η υβριδική εργασία, η πίεση στο περιθώριο κέρδους και η ταχύτητα των αγορών το έχουν καταστήσει πλέον προαιρετικό.

Ανάμεσα στα κύρια οφέλη είναι: συνεργασία σε πραγματικό χρόνο, διαθεσιμότητα 24/7 από οποιαδήποτε συσκευή και μειωμένη χρήση χαρτιού και χειροκίνητων εργασιώνΜια επιχείρηση με ψηφιακές ροές εργασίας μπορεί να πουλήσει, να εξυπηρετήσει, να τιμολογήσει ή να παρέχει υποστήριξη ακόμα και όταν το γραφείο είναι κλειστό.

Το να μείνεις εκτός της διαδικασίας έχει ένα τίμημα: απώλεια ανταγωνιστικότητας, περισσότερα χειροκίνητα λάθη, μειωμένη ανταπόκριση και χειρότερες εμπειρίες πελατώνΔεν είναι τυχαίο ότι πολλές εμβληματικές περιπτώσεις επιχειρηματικής αποτυχίας (Blockbuster, Kodak, Nokia…) έχουν κοινό χαρακτηριστικό ότι δεν προσαρμόστηκαν εγκαίρως στην ψηφιακή εποχή.

Συνοψίζοντας, ενώ ορισμένες εταιρείες χρησιμοποιούν την τεχνολογία για να κάνουν περισσότερα με λιγότερα και να ανοίξουν νέες αγορές, Όσα δεν είναι ψηφιοποιημένα παραμένουν παγιδευμένα σε άκαμπτες, ακριβές και αργές δομές. τα οποία καταλήγουν να είναι μη βιώσιμα.

7 βασικοί τύποι λογισμικού για την ψηφιοποίηση μιας εταιρείας

Πριν επιλέξετε συγκεκριμένα εργαλεία, είναι σημαντικό να κατανοήσετε τι Τα είδη λογισμικού αποτελούν την ψηφιακή «ραχοκοκαλιά» ενός οργανισμούΔεν χρειάζεται να τα εφαρμόσετε όλα ταυτόχρονα, αλλά πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με το τι καλύπτει το καθένα και πώς συνδέονται μεταξύ τους.

1. Λογισμικό ERP ή Σχεδιασμού Επιχειρηματικών Πόρων

Ένα σύστημα ERP (Enterprise Resource Planning - Σχεδιασμός Επιχειρηματικών Πόρων) αποτελεί την καρδιά πολλών εταιρειών: Συγκεντρώνει τα οικονομικά, τις αγορές, τις πωλήσεις, τα αποθέματα, την παραγωγή και, σε πολλές περιπτώσεις, το ανθρώπινο δυναμικό. σε μια ενιαία βάση δεδομένων. Αυτό αποφεύγει τις επικαλύψεις, τα σφάλματα και τις αντιφατικές εκδοχές της πραγματικότητας.

Αυτά τα συστήματα επιτρέπουν προβολή και διαχείριση της εταιρείας ως ένα συνδεδεμένο σύνολοΌ,τι συμβαίνει στην αποθήκη επηρεάζει τις προβλέψεις αγορών, ταμειακών ροών και πωλήσεων. Με ένα καλό σύστημα ERP, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε την τιμολόγηση, τη συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών, τη διαχείριση προϋπολογισμού και τις λογιστικές αναφορές.

Η αγορά προσφέρει λύσεις για όλα τα επίπεδα: από ολοκληρωμένες σουίτες όπως SAP, Microsoft Dynamics, Odoo ή το Gael Cloud σε ελαφριές επιλογές που απευθύνονται σε ΜΜΕ, συνδυάζοντας τιμολόγηση, βασική λογιστική και έλεγχο αποθεμάτων.

Το σημαντικό είναι να επιλέξετε ένα ERP που προσαρμόζεται στο μέγεθος και την πολυπλοκότητα της επιχείρησής σας και που προσφέρει εκδόσεις cloud, ενσωματώσεις και επεκτασιμότητα για να μην υστερείς μετά από δύο χρόνια.

2. BPM ή λογισμικό διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών

Η Διαχείριση Επιχειρηματικών Διαδικασιών (BPM) δεν είναι απλώς ένα είδος εργαλείου, είναι σχεδόν μια φιλοσοφία εργασίας: Ανάλυση, επανασχεδιασμός και βελτιστοποίηση των κρίσιμων διαδικασιών της εταιρείας σε συνεχή βάση..

Οι πλατφόρμες BPM επιτρέπουν χαρτογραφήστε ροές εργασίας, αυτοματοποιήστε επαναλαμβανόμενες εργασίες, ορίστε ευθύνες και μετρήστε χρόνους και σημεία συμφόρησης.Συχνά βασίζονται σε επιχειρηματικούς κανόνες, αυτοματοποίηση, ακόμη και στην Τεχνητή Νοημοσύνη για να προτείνουν βελτιώσεις ή να εντοπίσουν ανεπάρκειες.

Η μεγάλη αξία του BPM έγκειται στο ότι σας αναγκάζει να επανεξετάστε τα βασικά του τρόπου με τον οποίο κάνετε τα πράγματα: ποια βήματα είναι περιττά, ποιες εργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν, ποιες εγκρίσεις είναι περιττές, πού σπαταλιέται χρόνος.

Μόλις εφαρμοστεί, ο οργανισμός σας κερδίζει ευελιξία, ιχνηλασιμότητα και ικανότητα αλλαγήςΗ προσαρμογή μιας διαδικασίας παύει να είναι ένα δράμα μηνών και γίνεται μια διαμόρφωση του ίδιου του λογισμικού.

3. Ψηφιακά εργαλεία επικοινωνίας και συνεργασίας

Αν η πανδημία ξεκαθάρισε κάτι, αυτό είναι ότι χωρίς καλή εσωτερική επικοινωνία, μια εταιρεία καταρρέει. Σήμερα, είναι αδιανόητο να ανταγωνιστεί κανείς χωρίς αυτήν. πλατφόρμες που διευκολύνουν την ανταλλαγή μηνυμάτων, τις βιντεοκλήσεις, τα κανάλια έργων και τη συνεργατική εργασία.

Εργαλεία όπως Χαλαρότητα, Οι ομάδες της Microsoft, Ζουμ, Google κουβέντα ή ακόμη WhatsApp Οι καλά οργανωμένες επιχειρήσεις επιτρέπουν μείωση της εξάρτησης από την αλληλογραφία, επιτάχυνση των αποφάσεων και διατήρηση της ιχνηλασιμότητας των συνομιλιών και των συμφωνιών.

Ιδανικά, θα πρέπει να υιοθετήσετε μια λύση που ενσωματώνεται με τα άλλα εργαλεία σας (ERP, CRM, διαχείριση έργου, αποθήκευση στο cloud) έτσι ώστε οι ομάδες Μοιραστείτε αρχεία, εργασίες και ενημερώσεις χωρίς να αλλάζετε συνεχώς πλατφόρμες..

Το κλειδί εδώ είναι να ορίσετε σαφείς κανόνες: τι διαχειρίζεται μέσω συνομιλίας, τι μέσω email, τι παραμένει στον διαχειριστή έργου... και να αποτρέψετε το εργαλείο από το να γίνει ένας συνεχής θόρυβος αντί για σύμμαχος.

4. Λογισμικό αυτοματοποίησης μάρκετινγκ

Το σύγχρονο μάρκετινγκ δεν μπορεί πλέον να διαχειριστεί με υπολογιστικά φύλλα και μεμονωμένες καμπάνιες: Η εξατομίκευση και η παρακολούθηση πελατών σε ολόκληρη τη διοχέτευση απαιτούν αυτοματοποίηση..

Πλατφόρμες αυτοματοποίησης μάρκετινγκ (όπως π.χ. HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo ή άλλα) επιτρέπουν Τμηματοποιήστε τους υποψήφιους πελάτες, τροφοδοτήστε τους με αυτοματοποιημένο περιεχόμενο, ξεκινήστε πολυκαναλικές καμπάνιες και μετρήστε τα αποτελέσματα σε πραγματικό χρόνο..

Αυτά τα εργαλεία λειτουργούν ως εικονικοί βοηθοί που στείλετε e-mail Με βάση τη συμπεριφορά των χρηστών, βαθμολογεί τους υποψήφιους πελάτες με βάση την πιθανότητα αγοράς και στέλνει υπενθυμίσεις για εγκαταλελειμμένο καλάθι αγορών. ή επανενεργοποιεί ανενεργούς πελάτες.

Επιπλέον, προσφέρουν ισχυρές ενότητες ανάλυσης, SEOμέσα κοινωνικής δικτύωσης και ρεπορτάζοι οποίες σας βοηθούν να κατανοήσετε ποιες ενέργειες λειτουργούν, πού χάνεται η ελκυστικότητα και πώς να βελτιστοποιήσετε την επένδυσή σας στο μάρκετινγκ.

5. Διαχειριστές έργων και εργασιών

Όταν ο φόρτος εργασίας αυξάνεται και οι ομάδες μεγαλώνουν, οι λίστες με τα έγγραφα και τα διασταυρούμενα ηλεκτρονικά μηνύματα καθίστανται αναποτελεσματικά. Εδώ είναι που το διαχειριστές έργων και εργασιώντα οποία λειτουργούν ως κοινόχρηστος πίνακας ελέγχου για όλα όσα πρέπει να γίνουν.

Εργαλεία όπως Trello, Asana, Monday, Notion, Jira ή ClickUp επιτρέψτε Δείτε έργα, αναθέστε εργασίες, ορίστε προθεσμίες, επισυνάψτε τεκμηρίωση και παρακολουθήστε την πρόοδο σε πραγματικό χρόνο., συχνά με προβολές Kanban, ημερολόγια ή γραφήματα Gantt.

Το πλεονέκτημά του είναι διπλό: αφενός, Αποτρέπουν την ξεχασμό και τις ημιτελείς εργασίεςΑπό την άλλη πλευρά, παρέχουν ορατότητα στην ομάδα διαχείρισης σχετικά με τον φόρτο εργασίας, τις καθυστερήσεις και τις εξαρτήσεις μεταξύ των περιοχών.

Η επιλογή του ενός ή του άλλου θα εξαρτηθεί από το αν χρειάζεστε κάτι ελαφρύ για την οργάνωση των καθημερινών εργασιών ή ένα πιο ισχυρό σύστημα ικανό να διαχειρίζεται χαρτοφυλάκια έργων, προηγμένες ενσωματώσεις και σύνθετα πρότυπα.

6. CRM ή συστήματα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων

Το CRM (Customer Relationship Management) είναι το κομμάτι που σας επιτρέπει συγκεντρώστε όλες τις πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες και τις ευκαιρίες πωλήσεων: στοιχεία επικοινωνίας, αλληλεπιδράσεις, προτάσεις, περιστατικά, ιστορικό αγορών, κ.λπ.

Λύσεις όπως Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse ή Gael Cloud βοήθεια σε Δομήστε τον αγωγό πωλήσεων, αυτοματοποιήστε τις επακόλουθες ενέργειες και συντονίστε την ομάδα πωλήσεων και εξυπηρέτησης πελατών..

Ένα καλό CRM γίνεται η «επιχειρηματική σας μνήμη»: Δεν χάνονται υποψήφιοι πελάτες, δίνεται προτεραιότητα στις ευκαιρίες και οι πελάτες λαμβάνουν πιο εξατομικευμένη μεταχείριση. και οι διευθυντές μπορούν να αναλύσουν τα ποσοστά μετατροπών, τους κύκλους πωλήσεων και τις προβλέψεις εσόδων.

Όταν ενσωματώνεται με αυτοματοποίηση μάρκετινγκ και ERP, η εταιρεία αποκτά μια 360° εικόνα του πελάτη: από το πώς σε γνώρισε μέχρι ποια προϊόντα καταναλώνει και πόσο συχνάσυμπεριλαμβανομένης της υποστήριξης που έχει λάβει.

7. Αποθήκευση στο cloud και διαχείριση εγγράφων

Η αποθήκευση στο cloud είναι ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες που επιτρέπουν την ψηφιοποίηση, επειδή επιτρέπει Αποκτήστε πρόσβαση σε έγγραφα από οπουδήποτε, συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο και μειώστε δραστικά τη γραφειοκρατία..

Πλατφόρμες όπως Google Drive, Dropbox, OneDrive ή πιο προηγμένα συστήματα διαχείρισης εγγράφων όπως το DocuWare διευκολύνω Δημιουργήστε ασφαλή αποθετήρια, αρχεία έκδοσης, ορίστε δικαιώματα ανά χρήστη ή τμήμα και αυτοματοποιήστε τις ροές εργασίας έγκρισης.

Σε περιβάλλοντα με μεγάλο όγκο χαρτιού, ισχύουν τα εξής: λογισμικό ψηφιοποίησης εγγράφων με OCR (οπτική αναγνώριση χαρακτήρων), η οποία επιτρέπει τη μετατροπή των σαρώσεων σε επεξεργάσιμες και αναζητήσιμες πληροφορίες, αντί για απλές στατικές εικόνες.

Λύσεις όπως RICOH Streamline NX ή DocuWare Μπορούν να ανιχνεύσουν τον τύπο του εγγράφου, να εξαγάγουν βασικά δεδομένα (αριθμό τιμολογίου, προμηθευτή, ημερομηνία, ποσό) και να τα στείλετε αυτόματα στο αντίστοιχο σύστημα ή τμήμαμείωση της χειρωνακτικής εργασίας και των λαθών.

Εταιρικοί τομείς και προτεινόμενοι τύποι λογισμικού

Για να μην χαθείτε στη θάλασσα των επιλογών, είναι χρήσιμο να χαρτογραφήσετε ποια εργαλεία χρησιμοποιούνται συνήθως σε κάθε τομέα και ποιες διαδικασίες καλύπτουνΣε γενικές γραμμές, η φωτογραφία μοιάζει με αυτό:

• Χρηματοοικονομικά και λογιστικάΧρέωση, τραπεζική συμφωνία, προϋπολογισμός, φόροι. Συνήθως βασίζονται σε Λογισμικό ERP και χρηματοοικονομικών (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Λειτουργίες, εφοδιαστική και απογραφήΧρειάζονται: έλεγχο αποθεμάτων, σχεδιασμό παραγωγής, οδούς παράδοσης και έλεγχο ποιότητας. ERP, λογισμικό logistics και εργαλεία σχεδιασμού (Odoo, TMS, λύσεις εφοδιαστικής αλυσίδας).
• Πωλήσεις και ηλεκτρονικό εμπόριοΕμπορικός αγωγός, φυσικό σημείο πώλησης, ηλεκτρονικό κατάστημα. Όλα αυτά αποτελούν μέρος του συστήματος. CRM, πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου και POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Μάρκετινγκ και μέσα κοινωνικής δικτύωσηςκαμπάνιες, email marketingSEO, αναλυτικά στοιχεία, διαχείριση μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Συνήθως χρησιμοποιούν εργαλεία αυτοματισμού και ανάλυσης (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Ανθρώπινοι πόροιΜισθοδοσία, παρακολούθηση χρόνου, διαχείριση αδειών, προσλήψεις και αξιολόγηση απόδοσης. Βασίζονται σε Λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, ιδιόκτητες λύσεις cloud).
• Αποθήκευση και τεκμηρίωσηΑπαιτούνται διαχείριση αρχείων, αντίγραφα ασφαλείας και δικαιώματα πρόσβασης. πλατφόρμες cloud και συστήματα διαχείρισης εγγράφων (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Υποστήριξη και εξυπηρέτηση μετά την πώλησηΔελτία τύπου, συνομιλία, γραφείο υποστήριξης, αυτοματοποίηση υποστήριξης. Όλα αυτά ταιριάζουν εδώ. εργαλεία εξυπηρέτησης πελατών (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Δημιουργικοί τομείς και τομείς περιεχομένου: σχεδιασμός, βίντεο, περιεχόμενο, Γενετική AI. Χρησιμοποιούν δημιουργικές πλατφόρμες και πλατφόρμες τεχνητής νοημοσύνης (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Μεσοταξίδι, Τζάσπερ, Τζέμινι…).

Το κλειδί δεν είναι να τα έχεις όλα, αλλά Προσδιορίστε ποια περιοχή έχει «κολλήσει» περισσότερο σήμερα και ποιο είδος λογισμικού θα είχε τον μεγαλύτερο αντίκτυπο βραχυπρόθεσμακαι στη συνέχεια να δημιουργήσουν σταδιακά μια συνεκτική αρχιτεκτονική.

Είδη λογισμικού διαχείρισης: εξειδικευμένες, ERP, προσαρμοσμένες και συνεργατικές πλατφόρμες

Μόλις ξεκαθαρίσετε ποιες διαδικασίες θέλετε να ψηφιοποιήσετε, ήρθε η ώρα να αποφασίσετε ποια προσέγγιση λογισμικού είναι η καταλληλότερη: εξειδικευμένες λύσεις ανά λειτουργία, ERP, προσαρμοσμένη ανάπτυξη ή ευέλικτες πλατφόρμες συνεργασίας.

Εξειδικευμένο εμπορικό λογισμικό ανά λειτουργία

Αυτά είναι εργαλεία που έχουν σχεδιαστεί για να λύσουν Πολύ καλό, ένα συγκεκριμένο πρόβλημα: CRM, λογιστική, έργα, υποστήριξη, μάρκετινγκ, κ.λπ.Συνήθως εφαρμόζονται γρήγορα και έχουν πολλά εκλεπτυσμένα χαρακτηριστικά.

Τα δυνατά του σημεία είναι τα εξειδίκευση, ευκολία εφαρμογής και συχνές ενημερώσεις, τα οποία ενσωματώνουν βέλτιστες πρακτικές από τον τομέα σχεδόν χωρίς να χρειάζεται να κάνετε τίποτα.

Αντίθετα, μπορούν να προκαλέσουν κατακερματισμός δεδομένων, συσσωρευμένο κόστος αδειοδότησης και μια ορισμένη ακαμψία κατά την προσαρμογή πολύ εξειδικευμένων διαδικασιών. Επιπλέον, εξαρτάστε αρκετά από το χρονοδιάγραμμα του παρόχου.

Ολοκληρωμένα εμπορικά ERP

Τα συστήματα ERP στοχεύουν να αποτελέσουν την ολοκληρωμένη «ραχοκοκαλιά» της εταιρείας: πολλαπλές ενότητες (οικονομικά, αγορές, πωλήσεις, logistics, παραγωγή, HR) στην ίδια πλατφόρμα.

Το βασικό του πλεονέκτημα είναι κεντροποίηση διαδικασιών και δεδομένων: όλοι εργάζονται με βάση τις ίδιες πληροφορίες, αποφεύγονται τα στεγανά και επιτυγχάνεται συνέπεια στις αναφορές και στον κανονιστικό έλεγχο.

Το τίμημα που πρέπει να πληρωθεί είναι συνήθως ένα Πιο σύνθετη και δαπανηρή εφαρμογή, κάποια ακαμψία και εξάρτηση από προμηθευτές για εις βάθος προσαρμογές. Γι' αυτό είναι σημαντικό να ορίσετε σωστά το πεδίο εφαρμογής και να ξεκινήσετε με κρίσιμες ενότητες.

Ανάπτυξη κατά παραγγελία

Η ανάπτυξη κατά παραγγελία τίθεται σε εφαρμογή όταν Ο τρόπος εργασίας σας είναι τόσο συγκεκριμένος που καμία τυποποιημένη λύση δεν ταιριάζει απόλυτα. ή όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα άμεσο ανταγωνιστικό πλεονέκτημα από το λογισμικό.

Καλά σχεδιασμένο, σας δίνει Πλήρης προσαρμογή στις διαδικασίες σας, έλεγχος της εξέλιξης και ιδιοκτησία του συστήματος, έχοντας τη δυνατότητα να το προσαρμόζει ανάλογα με την ανάπτυξη της επιχείρησης.

Αλλά υπονοεί επίσης Υψηλό αρχικό κόστος, ανάγκη για αξιόπιστη τεχνική ομάδα και ευθύνη για τη συντήρηση και την εξέλιξηΧωρίς σαφή στρατηγική, μπορεί να καταστεί παρωχημένο ή να μετατραπεί σε σημείο συμφόρησης.

Συνεργατικές πλατφόρμες εργασίας χαμηλού κώδικα

Τα τελευταία χρόνια, οι πλατφόρμες cloud που επιτρέπουν Δημιουργήστε τις δικές σας λύσεις χωρίς να χρειάζεστε εις βάθος προγραμματισμό, με βάση πρότυπα, μπλοκ και αυτοματισμούς.

Επιτρέπουν ένα μεγαλύτερη ευελιξία, χαμηλότερο κόστος ανάπτυξης και μεγαλύτερη αυτονομία για τις επιχειρηματικές ομάδες, το οποίο επιτρέπει την εξέλιξη των διαδικασιών χωρίς να εξαρτώνται 100% από την πληροφορική.

Συνήθως είναι ιδανικά για Αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις που χρειάζονται τάξη και αυτοματοποίηση, αλλά δεν θέλουν να ξεκινήσουν ένα παραδοσιακό ERP ή μια ακριβή, προσαρμοσμένη ανάπτυξηΜερικά, όπως το Zinkee, έχουν σχεδιαστεί για να αντέχουν και σε απαιτητικά λειτουργικά περιβάλλοντα.

Όπως όλα, έχουν τις δικές τους αποχρώσεις: Απαιτούν κάποιος να αναλάβει τον ρόλο του «ιδιοκτήτη» της πλατφόρμας Εσωτερικά, το κόστος πρέπει να παρακολουθείται εάν ο αριθμός των χρηστών αυξηθεί σημαντικά και δεν είναι όλα τα συστήματα εξίσου ανθεκτικά για κρίσιμες διαδικασίες.

Πώς να επιλέξετε το κατάλληλο λογισμικό για την επιχείρησή σας

Η επιλογή λογισμικού δεν έχει να κάνει με την αγορά «αυτού που χρησιμοποιεί ο καθένας», αλλά Ευθυγράμμιση τεχνολογίας, διαδικασιών, ανθρώπων και προϋπολογισμούΜια πρακτική προσέγγιση περιλαμβάνει τρία βασικά στοιχεία.

1. Αναλύστε τις πραγματικές σας ανάγκες

Πριν συγκρίνετε εργαλεία, αφιερώστε λίγο χρόνο για να Κατανοήστε τι σας πληγώνει σήμερα: πού σπαταλιέται χρόνος, πού υπάρχουν περισσότερα λάθη, ποιες επαναλαμβανόμενες εργασίες εξαντλούν την ομάδα. ή ποιες διαδικασίες δεν κλιμακώνονται.

Δημιουργήστε έναν απλό χάρτη βασικών διαδικασιών (πωλήσεις, αγορές, έργα, υποστήριξη, χρηματοδότηση...) και προσδιορίστε Ποιο μέρος κάθε διαδικασίας θα θέλατε να βελτιώσετε ή να αυτοματοποιήσετε; στους επόμενους 6-12 μήνες.

Λάβετε επίσης υπόψη παράγοντες όπως μέγεθος εταιρείας, προϋπολογισμός, ψηφιακό επίπεδο της ομάδας και τρόπος εργασίας (αυτοπρόσωπη, υβριδική, εξ αποστάσεως) για να αποφευχθεί η πρόταση λύσεων που είναι αδύνατο να υιοθετηθούν.

2. Ορίστε τις βασικές λειτουργίες

Με αυτόν τον χάρτη στο χέρι, μια σύντομη λίστα με Χαρακτηριστικά που χρειάζεστε οπωσδήποτε στο λογισμικό: ενσωματώσεις, προβολές Kanban, διαχείριση εγγράφων, αναφορές, δικαιώματα, αυτοματισμοί, κ.λπ.

Προσπάθησε να αποφύγεις τον πειρασμό να αγοράσεις «αυτό που κάνει τα περισσότερα πράγματα» και επικεντρώσου σε αυτό. που θα προσθέσει αξία από την πρώτη κιόλας μέραΈνα πιο συνοπτικό σύστημα που ταιριάζει καλά στην πραγματικότητά σας συνήθως λειτουργεί πολύ καλύτερα από ένα τέρας γεμάτο ενότητες που κανείς δεν χρησιμοποιεί.

Εκτιμά επίσης πτυχές όπως ευκολία χρήσης, προσαρμογή, ασφάλεια, επεκτασιμότητα και ποιότητα υποστήριξηςπου συχνά κάνουν μεγαλύτερη διαφορά από ένα εντυπωσιακό χαρακτηριστικό που θα χρησιμοποιείτε τέσσερις φορές το χρόνο.

3. Προσαρμόστε την επιλογή σας στον προϋπολογισμό σας και την αναμενόμενη απόδοση

Το κόστος δεν είναι μόνο η άδεια: περιλαμβάνει εφαρμογή, εκπαίδευση, πιθανές περαιτέρω εξελίξεις και συντήρησηΥπολογίστε τόσο την αρχική δαπάνη όσο και το συνολικό μηνιαίο ή ετήσιο κόστος.

Συγκρίνετέ το με το χρόνο που μπορείτε να εξοικονομήσετε, λάθη που μπορείτε να μειώσετε ή επιπλέον εισόδημα που θα μπορούσατε να δημιουργήσετε με πιο αποτελεσματική διαχείριση. Αυτό θα σας δώσει μια ιδέα για την πιθανή απόδοση της επένδυσης (ROI).

Όποτε είναι δυνατόν, επιλέξτε ξεκινήστε σε μικρή και μεγάλη κλίμακα: πιλοτικές εφαρμογές σε ένα τμήμα, βασικές εκδόσεις που στη συνέχεια επεκτείνετε, φάσεις ανά διαδικασία... Αυτό μειώνει τον κίνδυνο και επιτρέπει στην ομάδα να προσαρμοστεί.

Βέλτιστες πρακτικές για την επιτυχή εφαρμογή λογισμικού διαχείρισης

Η τεχνολογία από μόνη της δεν θα διορθώσει τίποτα αν η εφαρμογή της είναι χαοτική. Για να λειτουργήσει πραγματικά το λογισμικό, πρέπει να είναι αποτελεσματικό. αύξηση της παραγωγικότητας και της ποιότητας της εργασίαςΣυνιστάται να ακολουθείτε έναν ομαλό οδικό χάρτη.

Σχεδιάστε το έργο και ευθυγραμμίστε τη διαχείριση

Ξεκινήστε ορίζοντας σαφείς στόχοι, πεδίο εφαρμογής, υπεύθυνα μέρη, προθεσμίες και μετρήσεις επιτυχίαςΣυμμετοχή της διοίκησης και των πληγεισών περιοχών από την αρχή για την αποφυγή αντίστασης της τελευταίας στιγμής.

Χωρίστε την υλοποίηση σε φάσεις με συγκεκριμένα παραδοτέα (για παράδειγμα: πρώτα χρηματοδότηση, μετά έργα και τέλος CRM) βοηθά στον έλεγχο του αντίκτυπου, στη γρήγορη εκμάθηση και στην άμεση προσαρμογή.

Φροντίστε για τη μετεγκατάσταση δεδομένων

Η μετάβαση από παλιά συστήματα (ή υπολογιστικά φύλλα) σε μια νέα πλατφόρμα απαιτεί Καθαρίστε δεδομένα, ενοποιήστε τα κριτήρια και επαληθεύστε ότι οι πληροφορίες έχουν εισαχθεί σωστά στο νέο μοντέλο.

Καλό είναι να γίνει Δοκιμή μετεγκατάστασης σε περιβάλλον δοκιμών, αναθεώρηση αποτελεσμάτων με βασικούς χρήστες και τεκμηρίωση κανόνων (ονοματολογίες, υποχρεωτικά πεδία, δικαιώματα) για να αποφευχθούν εκπλήξεις.

Χτίστε την ομάδα και διαχειριστείτε την αλλαγή

Μία από τις πιο συχνές αιτίες αποτυχίας σε έργα λογισμικού είναι ότι Οι άνθρωποι δεν ξέρουν πώς να χρησιμοποιούν το εργαλείο ή δεν βλέπουν τη χρησιμότητά του.Η εκπαίδευση δεν μπορεί να είναι ένα απλό «εγχειρίδιο που αποστέλλεται ταχυδρομικώς».

Οργανώστε πρακτικές συνεδρίες που επικεντρώνονται σε πραγματικές καθημερινές εργασίες, δημιουργούν γρήγορους οδηγούς και διορίζουν εσωτερικές συστάσεις που μπορούν να απαντήσουν σε ερωτήσεις και να υποστηρίξουν άλλους.

Επικοινωνήστε τα οφέλη, ακούστε τις αντιρρήσεις και προσαρμόζουμε τις διαδικασίες μαζί με την ομάδααντί να επιβάλλεται η αλλαγή από πάνω χωρίς πλαίσιο.

Παρακολούθηση, βελτίωση και αξιοποίηση ενημερώσεων

Μόλις ξεκινήσει, μην θεωρείτε το έργο ολοκληρωμένο: Ζητήστε σχόλια, ελέγξτε μετρήσεις, εντοπίστε σημεία συμφόρησης και προσαρμόστε τις ρυθμίσειςΗ συνεχής βελτίωση είναι μέρος του παιχνιδιού.

Επωφεληθείτε επίσης από το Ενημερώσεις προμηθευτών, νέες λειτουργίες ή ενσωματώσεις που μπορούν να ενταχθούν στις διαδικασίες σας, λαμβάνοντας πάντα υπόψη τον αντίκτυπο και το χρονοδιάγραμμα, ώστε να μην υπερφορτωθεί η ομάδα.

Ο απώτερος στόχος είναι το λογισμικό να πάψει να θεωρείται «απλώς ένα ακόμη εργαλείο» και να αρχίσει να θεωρείται ένας καθημερινός σύμμαχος για να εργάζεστε καλύτερα, πιο γρήγορα και με λιγότερο άγχος.

Όταν μια εταιρεία επιλέγει σωστά τις λύσεις της, τις εφαρμόζει προσεκτικά και εκπαιδεύει τους ανθρώπους της, η τεχνολογία γίνεται μια πραγματική κινητήρια δύναμη αλλαγής: Οι διαδικασίες οργανώνονται, τα δεδομένα γίνονται αξιοποιήσιμα, η επικοινωνία ρέει και η ανάπτυξη δεν είναι πλέον συνώνυμη με το χάος.Αυτή, τελικά, είναι η ουσία ενός καλού στρατηγικού σεμιναρίου σχετικά με το ποιο λογισμικό να επιλέξετε για την ψηφιοποίηση μιας εταιρείας: η κατανόηση ότι δεν πρόκειται μόνο για προγράμματα, αλλά για τον σχεδιασμό ενός πιο έξυπνου και βιώσιμου τρόπου εργασίας.