Microsoft 365 vs Google Workspace και μετεγκατάσταση σε εταιρείες

Εάν έχετε εργαστεί με Google Workspace και σκέφτεστε να μεταβείτε στο Microsoft 365Πιθανότατα έχετε ενθουσιαστεί με το Gmail, το Drive και τα Έγγραφα κατά το ήμισυ... και το άλλο μισό ορκίζεται ότι δεν θα το κάνει και χωρίς αυτά. λέξηΤο Excel και το PowerPoint δεν μπορούν να επιβιώσουν. Αυτή η κατάσταση είναι πιο συχνή από ό,τι φαίνεται: οργανισμοί που έχουν επενδύσει στην Google εδώ και χρόνια, έχουν εκπαιδεύσει τους χρήστες τους, αλλά εξακολουθούν να έχουν ένα πολύ υψηλό ποσοστό που προτιμά το οικοσύστημα της Microsoft.

Σε αυτό το πλαίσιο, το συνηθισμένο ερώτημα είναι αν Μείνετε στο Google Workspace, μεταφέρετε τα πάντα στο Microsoft 365 ή συνυπάρχετε με μισή καρδιά Συνεχίζοντας με το Office εγκατεστημένο στους υπολογιστές και τα αρχεία στο Drive. Και, φυσικά, προκύπτει ένα άλλο βασικό ζήτημα: πώς να κάνετε ένα Ομαλή μετεγκατάσταση email, αρχείων, ημερολογίων και δικαιωμάτων Χωρίς να σπάσουμε τίποτα και χωρίς να αφήσουμε τους χρήστες αδρανείς για μια εβδομάδα. Ας αναλύσουμε όλα αυτά με ψυχραιμία και με μια πολύ πρακτική προσέγγιση.

Microsoft 365: Ένα ισχυρό οικοσύστημα για απαιτητικά επιχειρηματικά περιβάλλοντα

Όταν μιλάμε Microsoft 365 (πρώην Office 365) Αναφερόμαστε σε μια πλατφόρμα που συνδυάζει κλασικές εφαρμογές για υπολογιστές με υπηρεσίες cloud, προηγμένη ασφάλεια και σύγχρονα εργαλεία συνεργασίας. Με άλλα λόγια, συνδυάζει το παραδοσιακό Word και το Excel με το Teams. SharePointOneDrive και ολόκληρη η διαχείριση και η ρύθμιση ασφαλείας της Microsoft.

Μεταξύ των πιο γνωστών συστατικών του είναι το Εφαρμογές γραφείου για υπολογιστές και web (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), εκτός από εργαλεία συνεργασίας όπως Teams, SharePoint και OneDrive, εταιρικές υπηρεσίες όπως το Exchange Online ή το Power Platform, και ένα αυξανόμενο σύνολο λύσεων ασφαλείας όπως το Microsoft Defender και λειτουργίες συμμόρφωσης.

Ένα από τα μεγάλα πλεονεκτήματα του Microsoft 365 είναι η Πλήρης λειτουργικότητα εκτός σύνδεσηςΟι χρήστες μπορούν να συνεχίσουν να εργάζονται με όλους τους πόρους του Word, του Excel ή του PowerPoint, ακόμη και αν χάσουν την πρόσβαση στο διαδίκτυο, κάτι που είναι ζωτικής σημασίας σε εταιρείες με συχνά ταξίδια, εργοτάξια, υποκαταστήματα με κακή συνδεσιμότητα ή απλώς σε χρήστες που προτιμούν το παραδοσιακό μοντέλο ενός τοπικού αρχείου που συγχρονίζεται αργότερα.

Επιπλέον, η πλατφόρμα έχει σχεδιαστεί σε μεγάλο βαθμό για ενσωμάτωση με την υποδομή Windows και Active DirectoryΕπομένως, ταιριάζει ιδιαίτερα σε οργανισμούς που ήδη λειτουργούν σε περιβάλλον Microsoft, με διακομιστές, τομείς και επιχειρηματικές εφαρμογές που βασίζονται σε εσωτερικές τεχνολογίες.

Από την άλλη πλευρά, το Microsoft 365 προσφέρει ένα συγκεκριμένο πολυπλοκότητα διαμόρφωσης και διαχείρισηςΤο κέντρο διαχείρισης είναι πολύ ισχυρό, αλλά απαιτεί τεχνικές γνώσεις για την πλήρη αξιοποίηση των δυνατοτήτων του. Η καμπύλη εκμάθησης μπορεί επίσης να είναι κάπως πιο απότομη για χρήστες που δεν είναι εξοικειωμένοι με το οικοσύστημα της Microsoft, ειδικά για εκείνους που προέρχονται από αμιγώς διαδικτυακά περιβάλλοντα όπως το Google Workspace.

Google Workspace: Συνεργασία στο cloud χωρίς προβλήματα

Το Google Workspace (πρώην G Suite) γεννήθηκε από την πρώτη κιόλας μέρα με την ιδέα ότι Όλα συμβαίνουν στο πρόγραμμα περιήγησης και σε πραγματικό χρόνοΔεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε βαριά πακέτα λογισμικού: Έγγραφα, Υπολογιστικά φύλλα, Παρουσιάσεις, Gmail, Ημερολόγιο, Meet… όλα είναι προσβάσιμα από τον ιστό ή από εφαρμογές Πολύ ελαφριά κινητά τηλέφωνα σχεδιασμένα να λειτουργούν από οπουδήποτε.

Η καρδιά της σουίτας αποτελείται από Gmail, Drive, Έγγραφα, Υπολογιστικά φύλλα, Διαφάνειες, Ημερολόγιο, Συνομιλία και MeetΕπιπλέον, περιλαμβάνει βοηθητικά προγράμματα όπως Forms, Sites, Keep, Jamboard και AppSheet. Με άλλα λόγια, έχετε καλύψει το εταιρικό σας email, το αποθήκευση στο cloud, βασικές σουίτες γραφείου, βιντεοκλήσεις και εσωτερική ανταλλαγή μηνυμάτων, με έντονη έμφαση στην απλότητα.

Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του Google Workspace έγκειται στο ταυτόχρονη συνεργασία σε έγγραφαΠολλοί χρήστες μπορούν να επεξεργάζονται ένα αρχείο ταυτόχρονα, να βλέπουν αλλαγές σε πραγματικό χρόνο, να σχολιάζουν, να προτείνουν και να συνομιλούν μέσα στο ίδιο το έγγραφο χωρίς να ανησυχούν για τον έλεγχο έκδοσης ή τα κλειδώματα αρχείων. Για κατανεμημένες ομάδες, νεοσύστατες επιχειρήσεις και εταιρείες με πολύ επίπεδη οργανωτική δομή, αυτό είναι καθαρός χρυσός.

Ένα άλλο πολύτιμο σημείο είναι η καθαρή και ελάχιστη διεπαφήΑυτό επιτρέπει στους περισσότερους χρήστες να το εξοικειωθούν σε λίγα μόνο λεπτά, ειδικά αν χρησιμοποιούσαν ήδη προσωπικούς λογαριασμούς Gmail ή Google Drive. Για οργανισμούς με μικρές ομάδες IT, αυτή η απλότητα μειώνει τα περιστατικά και τον χρόνο υποστήριξης.

Η λιγότερο θετική πλευρά είναι ότι εξάρτηση από τη σύνδεση στο διαδίκτυο Η διαφορά είναι αρκετά έντονη: οι λειτουργίες εκτός σύνδεσης υπάρχουν, ναι, αλλά δεν φτάνουν το επίπεδο ωριμότητας των εφαρμογών γραφείου της Microsoft. Επιπλέον, αν και η συμβατότητα με τα αρχεία του Office έχει βελτιωθεί σημαντικά, το άνοιγμα ή η επεξεργασία σύνθετων εγγράφων Excel ή Word μπορεί να εξακολουθεί να είναι προβληματικό στο [σύστημα/εφαρμογή/κ.λπ.]. Google Docs ή Φύλλα.

Βασική σύγκριση: εμπειρία χρήστη, συνεργασία και αποθήκευση

Αν επικεντρωθούμε στις καθημερινές ανάγκες του χρήστη, το Microsoft 365 προσφέρει διεπαφές με περισσότερες επιλογές και δυνατότητεςμε κορδέλες γεμάτες μενού, καρτέλες και ρυθμίσεις για προχωρημένους. Αυτό είναι ιδανικό για χρήστες που ωθούν το Excel ή το Word στα όριά τους, αλλά μπορεί να είναι κουραστικό για πιο βασικούς χρήστες.

Το Google Workspace, από την άλλη πλευρά, ποντάρει σε ένα Πιο καθαρός σχεδιασμός με χαρακτηριστικά που εμφανίζονται με βάση τα συμφραζόμεναΑυτό κρύβει μέρος της πολυπλοκότητας, ώστε ο χρήστης να μην χαθεί. Επιταχύνει την υιοθέτηση, αν και ορισμένοι προχωρημένοι χρήστες δεν έχουν στη διάθεσή τους πιο λεπτομερείς επιλογές για πολύ σύνθετα έγγραφα.

Σε συνεργασία, το Microsoft 365 βασίζεται ιδιαίτερα σε Teams, SharePoint και σύνταξη από κοινού στο OfficeΤο Teams ενοποιεί τη συνομιλία, τα κανάλια, τις βιντεοκλήσεις και τη συνεργατική επεξεργασία εγγράφων που φιλοξενούνται στο OneDrive ή το SharePoint. Η από κοινού σύνταξη λειτουργεί καλά, αν και η εμπειρία είναι μερικές φορές λιγότερο συνεπής μεταξύ της έκδοσης για υπολογιστή και της ηλεκτρονικής έκδοσης.

Το Google Workspace, από την πλευρά του, έχει το συνεργασία σε πραγματικό χρόνο ενσωματωμένη στο DNAΌλα έχουν σχεδιαστεί για γρήγορη κοινοποίηση, ταυτόχρονη επεξεργασία και σχολιασμό. Η ενσωμάτωση του Meet με το Ημερολόγιο και τα έγγραφα διευκολύνει απίστευτα την ομαλή μετάβαση από ένα email ή ένα έγγραφο σε μια βιντεοκλήση.

Στην αποθήκευση και διαχείριση αρχείων, το OneDrive και το SharePoint προσφέρουν μοντέλο βιβλιοθήκης ντοκιμαντέρ με υψηλή δομήμε λεπτομερή έλεγχο των δικαιωμάτων, των ροών εργασίας έγκρισης, των μεταδεδομένων και των πολιτικών διατήρησης. Το Google Drive, από την άλλη πλευρά, ξεχωρίζει για την απλότητά του (και υπάρχουν εναλλακτικές λύσεις όπως ProtonDrive): ισχυρές αναζητήσεις, ευέλικτη κοινή χρήση και προεπισκόπηση σχεδόν οποιουδήποτε αρχείου χωρίς την ανάγκη για επιπλέον εφαρμογές.

Ασφάλεια, συμμόρφωση με τους κανονισμούς και ενσωμάτωση με άλλα συστήματα

Όταν μιλάμε ασφάλεια και συμμόρφωσηΤο Microsoft 365 συνήθως έχει ένα πλεονέκτημα σε τομείς με αυστηρή ρύθμιση (οικονομικά, υγειονομική περίθαλψη, δημόσια διοίκηση) επειδή περιλαμβάνει επιλογές όπως προηγμένο DLP, διακυβέρνηση πληροφοριών, Microsoft Defender, πολύ καλό έλεγχο ταυτοτήτων και πρόσβασης, εκτός από έναν εκτενή κατάλογο πιστοποιήσεων (GDPR, HIPAA, ISO 27001, κ.λπ.).

Το Google Workspace δεν είναι αδιάφορο ούτε σε αυτόν τον τομέα: Επωφεληθείτε από την παγκόσμια υποδομή και τα μέτρα ασφαλείας της Googleμε επαλήθευση δύο βημάτων, προστασία από ηλεκτρονικό ψάρεμα (phishing) και malwareVault για διατήρηση δεδομένων και eDiscovery, καθώς και για ελέγχους πρόσβασης με βάση τα συμφραζόμενα. Ωστόσο, ορισμένα στοιχεία ελέγχου είναι λιγότερο λεπτομερή από αυτά της Microsoft σε εξαιρετικά πολύπλοκα σενάρια.

Όσον αφορά την ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές, η Microsoft έχει ένα πλεονέκτημα όταν η εταιρεία έχει ήδη Περιβάλλοντα Windows, Azure, εφαρμογές .NET ή κλασικές επιχειρηματικές λύσειςΤο Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) σάς επιτρέπει να αυτοματοποιείτε διαδικασίες, να δημιουργείτε εφαρμογές χαμηλού κώδικα και να συνδέετε δεδομένα από πολλές πηγές με υψηλό επίπεδο εγγενούς ενσωμάτωσης.

Το Google Workspace εφαρμόζει τέλεια οργανισμούς με υψηλή εγγενή χρήση cloudμε πολλές εφαρμογές SaaS και εντατική χρήση της πλατφόρμας Google Cloud. Η αγορά πρόσθετων (plugins marketplace) και τα ανοιχτά API επιτρέπουν τη σύνδεση υπηρεσιών τρίτων, αν και σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να είναι απαραίτητο να βασιστείτε περισσότερο σε προσαρμοσμένη ανάπτυξη ή εξωτερικές ενσωματώσεις.

Στην επικοινωνία και την τηλεδιάσκεψη, Ομάδες και Η Google συναντά Καλύπτουν με το παραπάνω τις ανάγκες των περισσότερων εταιρειώνΤο Teams τείνει να κερδίζει πόντους σε περιβάλλοντα όπου πρόκειται να ενσωματωθεί εταιρική τηλεφωνία (Teams Phone) ή μεγάλες ζωντανές εκδηλώσεις, ενώ το Meet εκτιμάται για την απλότητά του και την καλή λειτουργία του στο οικοσύστημα της Google.

Ποια πλατφόρμα είναι η καταλληλότερη με βάση τον τύπο και το μέγεθος της εταιρείας

Η οργανωτική δομή επηρεάζει σε μεγάλο βαθμό την απόφαση. εταιρείες με παραδοσιακές ιεραρχίες και πολύ καθορισμένα τμήματαΤο Microsoft 365 είναι συνήθως πιο κατάλληλο λόγω του λεπτομερούς ελέγχου του, της δυνατότητας διαμόρφωσης πολύ λεπτών πολιτικών ανά περιοχή και της ευκολίας ενσωμάτωσής του με παλαιότερα συστήματα. βάσεις δεδομένων εταιρικός.

Σε οργανισμούς με επίπεδες δομές, πολυλειτουργικές ομάδες και μια έντονα οριζόντια συνεργατική κουλτούραΤο Google Workspace είναι ιδιαίτερα βολικό: όλοι κοινοποιούν, σχολιάζουν και συνεργάζονται σε πραγματικό χρόνο χωρίς να ανησυχούν ιδιαίτερα για την υποκείμενη «αρχιτεκτονική εγγράφων».

Λόγω του μεγέθους τους, οι μεγάλες εταιρείες με χιλιάδες υπαλλήλους τείνουν να επιλέγουν Προγράμματα Microsoft 365 ή Google Workspace Enterprise ανάλογα με το αν δίνουν προτεραιότητα στην ακραία κανονιστική συμμόρφωση και την ενσωμάτωση με παλαιότερα συστήματα (πιο ευνοϊκό για τη Microsoft) ή στην ευελιξία και τη συνεργασία σε πραγματικό χρόνο σε μεγάλη κλίμακα (πιο ευθυγραμμισμένο με την Google).

Σε μεσαίες επιχειρήσεις, και τα δύο Microsoft 365 Business Premium ως Google Workspace Business Plus Προσφέρουν πολύ λογικούς συνδυασμούς τιμής, λειτουργικότητας και ασφάλειας. Ο καθοριστικός παράγοντας είναι συνήθως το υπάρχον περιβάλλον: αν χρησιμοποιείτε ήδη το κλασικό Office και Windows, πιθανότατα θα επιλέξετε τη Microsoft. Αν η επιχείρησή σας ξεκίνησε στο cloud με το Gmail και τις εφαρμογές ιστού, η Google συνήθως κερδίζει.

Για τις μικρές επιχειρήσεις και τις νεοσύστατες επιχειρήσεις με λιγότερους από 50 ανθρώπους, η απόφαση συνήθως επηρεάζεται από την ευκολία χρήσης και τον προϋπολογισμό IT. Google Workpace Business Starter Διευκολύνει μια εξαιρετικά γρήγορη εκκίνηση, ενώ Microsoft 365 Business Basic ή Business Standard Είναι πολύ ελκυστικά όταν θέλετε επίσης να συμπεριλάβετε εφαρμογές επιφάνειας εργασίας με άδειες χρήσης ανά χρήστη για πολλαπλές συσκευές.

Ο ρόλος της συσκευής: Επιχειρήσεις που βασίζονται 100% σε Mac και κίνδυνοι με το OneDrive

Όταν μπαίνουν στο παιχνίδι περιβάλλοντα στα οποία εργάζονται όλοι οι χρήστες MacΩστόσο, η απόφαση έχει πρόσθετες λεπτές αποχρώσεις. Πολλοί διαχειριστές συστημάτων αναφέρουν ότι το Google Drive συμπεριφέρεται αρκετά σταθερά στο macOS, με ένα πρόγραμμα-πελάτη συγχρονισμού που, αν και δεν είναι τέλειο, τείνει να είναι λιγότερο προβληματικό από ορισμένες εκδόσεις του OneDrive σε απαιτητικά σενάρια.

Σε μικρές δημιουργικές επιχειρήσεις ή σε στούντιο αρχιτεκτονικής, σχεδιασμού ή μάρκετινγκ, είναι σύνηθες να βρίσκουμε Ομάδες που κατασκευάζουν αποκλειστικά Mac και εκτιμούν ιδιαίτερα τη σταθερότητα του χώρου αποθήκευσηςΣε αυτές τις περιπτώσεις, η δέσμευση στο Microsoft 365 ως πλατφόρμα για email, εφαρμογές γραφείου και συνεργασία ενδέχεται να συγκρουστεί με την δυσπιστία σχετικά με το OneDrive και, πάνω απ' όλα, την εντατική χρήση του SharePoint από Mac.

Για ένα μικρό γραφείο, για παράδειγμα, οκτώ επαγγελματίες που χρησιμοποιούν αυτήν τη στιγμή το email GoDaddy και το Dropbox Όσον αφορά την κοινή χρήση αρχείων, το δίλημμα είναι σαφές: εάν το email, οι συσκέψεις και οι εργασίες γραφείου σας ωθούν προς το Microsoft 365, αλλά η αποθήκευση στο cloud φαίνεται πιο ισχυρή στο Google Drive, πρέπει να λάβετε προσεκτικά υπόψη τον αντίκτυπο πιθανών προβλημάτων συγχρονισμού στο macOS.

Σε αυτά τα σενάρια, συνιστάται να μελετήσετε εάν ο όγκος των αρχείων, το μέγεθός τους και η ανάγκη εργασίας με σύνθετες βιβλιοθήκες και μεταδεδομένα SharePoint Δικαιολογούν τη μεταφορά όλων των στοιχείων στη Microsoft ή το αν θα είχε νόημα να διατηρηθεί μέρος της λειτουργίας στο Google Drive ή ακόμα και να συνδυαστούν λύσεις ανάλογα με τον τύπο περιεχομένου και την κρισιμότητά του.

Από την άλλη πλευρά, η Microsoft βελτιώνει συνεχώς το... Πρόγραμμα-πελάτης OneDrive για Mac και ενσωμάτωση με το FinderΑυτό μειώνει τα προβλήματα συγχρονισμού που ήταν αρκετά συχνά πριν από μερικά χρόνια. Παρόλα αυτά, για εταιρείες που είναι ιδιαίτερα ευαίσθητες σε τυχόν προβλήματα αρχείων (όπως μια αρχιτεκτονική εταιρεία που χειρίζεται σχέδια, τρισδιάστατα μοντέλα και μεγάλες ποσότητες τεκμηρίωσης), συνιστάται η διεξαγωγή πιλοτικών δοκιμών πριν από την πλήρη μετάβαση.

Από το Google Workspace στο Microsoft 365: τι μπορεί να μετεγκατασταθεί και τι όχι

Αν αποφασίσετε να μεταβείτε από το Google Workspace στο Microsoft 365, το πρώτο πράγμα που πρέπει να διευκρινίσετε είναι Ποιοι τύποι δεδομένων μπορούν να μετεγκατασταθούν και ποιοι περιορισμοί ισχύουν;Σε ένα τυπικό έργο, μπορούν να μεταφερθούν τα ακόλουθα ΘέσηΒασικοί κανόνες για email, ημερολόγια και επαφές. Επιπλέον, μπορείτε να μετακινήσετε αρχεία από το Google Drive στο OneDrive και το SharePoint, διατηρώντας μεγάλο μέρος των μεταδεδομένων και των δικαιωμάτων.

Η μετεγκατάσταση χρηστών γίνεται συνήθως σε παρτίδες ή παρτίδεςΑυτό επιτρέπει ένα έργο σε φάσεις: δημιουργούνται γραμματοκιβώτια στο Microsoft 365, ορίζεται ποιος εισέρχεται σε κάθε παρτίδα και ομάδες ατόμων μετεγκαθίστανται σε ελεγχόμενα χρονικά παράθυρα για να μειωθεί ο αντίκτυπος στις καθημερινές λειτουργίες.

Είναι απαραίτητο να έχετε ήδη το domain Επαληθεύτηκε στο Microsoft 365 Και θα πρέπει να έχετε διαμορφώσει τις απαραίτητες εγγραφές DNS, ειδικά τις εγγραφές TXT και MX, πριν κάνετε οτιδήποτε σημαντικό. Αυτό το μέρος συνήθως συντονίζεται με τον πάροχο φιλοξενίας ή DNS για την αποφυγή διακοπών email.

Δεν λειτουργούν όλα στην Google όπως αναμένεται. Υπάρχουν περιορισμοί που πρέπει να λάβετε υπόψη, όπως... καμία μετεγκατάσταση κρατήσεων αιθουσών συσκέψεων, η απώλεια χρωμάτων συμβάντων στα ημερολόγια, η μερική μετεγκατάσταση επαφών (με μέγιστο αριθμό τριών διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά επαφή) ή η απουσία προσαρμοσμένων ετικετών, URL επαφών ή ορισμένων συγκεκριμένων κατηγοριών Gmail.

Επιπλέον, υπάρχουν ποσοστώσεις και περιορισμοί στο Google API Αυτοί οι παράγοντες μπορούν να επηρεάσουν την απόδοση των μετεγκαταστάσεων ημερολογίου και επαφών. Επομένως, παρόλο που η αρχική διαδικασία εγκατάστασης διαρκεί μόνο λίγες ώρες, η πλήρης μετεγκατάσταση μεγάλων όγκων δεδομένων συνήθως διαρκεί αρκετές ημέρες για να ολοκληρωθεί.

Προαπαιτούμενα και μέθοδοι για τη μετεγκατάσταση email και δεδομένων

Πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία μετεγκατάστασης από το Google Workspace στο Microsoft 365, συνιστάται να βεβαιωθείτε ότι Οι υπεύθυνοι έχουν τους κατάλληλους ρόλους Και στα δύο περιβάλλοντα: δικαιώματα διαχειριστή ή, τουλάχιστον, ο ρόλος δημιουργού έργου στην Google για την καταχώριση API και τη ρύθμιση παραμέτρων πρόσβασης, και δικαιώματα διαχειριστή στο Microsoft 365 για τη δημιουργία χρηστών, γραμματοκιβωτίων και συνδέσεων, καθώς και για την ύπαρξη προηγούμενα αντίγραφα ασφαλείας.

Στην πράξη, συνήθως είναι απαραίτητο δημιουργία υποτομέων για τη δρομολόγηση αλληλογραφίας κατά τη συνύπαρξη (για παράδειγμα, μία για τη ροή στο Microsoft 365 και μία άλλη για την υπολειπόμενη ροή στην Google) και να έχετε όλους τους χρήστες προβλεπόμενους στο Microsoft 365 πριν τους τοποθετήσετε σε μια δέσμη μετεγκατάστασης.

Οι διαθέσιμες μέθοδοι μετεγκατάστασης περιλαμβάνουν από Εγγενή εργαλεία του Microsoft 365 για μετεγκατάσταση από την Google Οι επιλογές κυμαίνονται από εξειδικευμένες λύσεις τρίτων έως σενάρια και χειροκίνητα εργαλεία για μικρότερα ή ιδιαίτερα προσαρμοσμένα σενάρια. Η επιλογή της μεθόδου θα εξαρτηθεί από τον αριθμό των γραμματοκιβωτίων, τον όγκο των δεδομένων και τον προϋπολογισμό.

Καλά σχεδιασμένα έργα συνδυάζονται μαζικές αρχικές μετεγκαταστάσεις με διαφορικούς συγχρονισμούς Κοντά στην ώρα της μετεγκατάστασης του MX, έτσι ώστε ο χρόνος διακοπής λειτουργίας για τους χρήστες να είναι όσο το δυνατόν μικρότερος. Δηλαδή, τα κύρια δεδομένα μετεγκαθίστανται ημέρες πριν και λίγο πριν από την τελική μετεγκατάσταση, γίνεται ένα τελικό πέρασμα για την εισαγωγή τυχόν νέων δεδομένων που έχουν προστεθεί.

Συνιστάται να υπάρχει ένα σαφές σχέδιο εσωτερικής επικοινωνίας: εκ των προτέρων ειδοποιήσεις, ένα προγραμματισμένο χρονικό διάστημα αλλαγών, οδηγίες για τη διαμόρφωση του Outlook, του Teams ή άλλων εφαρμογών και ένα ενισχυμένο κανάλι υποστήριξης τις πρώτες ημέρες για την αντιμετώπιση ερωτήσεων και μικρών προβλημάτων.

Μετεγκατάσταση αρχείων: από το Google Drive στο OneDrive και το SharePoint

Πέρα από την αλληλογραφία, ένα από τα πιο ευαίσθητα βήματα είναι το Μετεγκατάσταση αρχείων από το Google Drive στο cloud της MicrosoftΕδώ ακριβώς έρχεται στο προσκήνιο το Migration Manager, το εργαλείο που προσφέρει η Microsoft για την ανάλυση, τον σχεδιασμό και την εκτέλεση της μεταφοράς περιεχομένου στο OneDrive και το SharePoint, διατηρώντας παράλληλα τη δομή, τα δικαιώματα και ένα μεγάλο μέρος των μεταδεδομένων.

Σε μια τυπική ροή εργασίας, το πρώτο πράγμα είναι Σύνδεση του περιβάλλοντος Google με το έργο μετεγκατάστασηςΓια να το κάνετε αυτό, πρέπει να εγκαταστήσετε την εφαρμογή μετεγκατάστασης Microsoft 365 από το Google Workspace Marketplace και να της παραχωρήσετε τα απαραίτητα δικαιώματα. Μόλις γίνει αυτό, μπορείτε να καταχωρίσετε τους λογαριασμούς ή τις μονάδες Drive που θέλετε να σαρώσετε.

Το επόμενο βήμα είναι ανάλυση περιεχομένου του Google DriveΤο εργαλείο σαρώνει τις μονάδες δίσκου, εντοπίζει πιθανά προβλήματα (αρχεία με υπερβολικά μεγάλα ονόματα ή διαδρομές, μη υποστηριζόμενους τύπους αρχείων, σφάλματα δικαιωμάτων κ.λπ.) και δημιουργεί αναφορές με δυνατότητα λήψης που σας επιτρέπουν να ελέγξετε τι μπορεί να εμποδίζει τη μετεγκατάσταση ή τι πρέπει να διορθωθεί εκ των προτέρων.

Όταν ένα σύνολο μονάδων Drive εμφανίζεται ως «έτοιμο για μετεγκατάσταση», μπορείτε να Προσθήκη στη λίστα μετεγκατάστασης και έλεγχος των διαδρομών προορισμού, προσαρμόζοντας ποιο περιεχόμενο πηγαίνει στο προσωπικό OneDrive και ποιο περιεχόμενο πηγαίνει στις βιβλιοθήκες του SharePoint που σχετίζονται με ομάδες ή τμήματα.

Ένα βασικό μέρος είναι το Ανάθεση ταυτότητας μεταξύ Google και Microsoft 365Οι τομείς, οι χρήστες και οι ομάδες πρέπει να αντιστοιχιστούν από τη μία πλευρά στην άλλη, έτσι ώστε, μετά την ολοκλήρωση της μετεγκατάστασης, τα δικαιώματα ανάγνωσης και επεξεργασίας να παραμένουν σε εύλογη ευθυγράμμιση με την αρχική κατάσταση.

Migration Manager Lite: απλοποιημένες μετεγκαταστάσεις για ΜΜΕ

Για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις με λιγότερες από 100 άδειες χρήσης, η Microsoft έχει δημιουργήσει Διαχείριση μετεγκατάστασης LiteΜια βελτιωμένη και απλούστερη έκδοση του τυπικού διαχειριστή μετεγκατάστασης, σχεδιασμένη να βοηθά τις ΜΜΕ και τους συνεργάτες να μετακινούν περιεχόμενο από το Google Drive στο Microsoft 365 χωρίς να χρειάζεται να αντιμετωπίζουν όλες τις προηγμένες επιλογές.

Αυτή η λειτουργία Lite έρχεται ενεργοποιημένο από προεπιλογή σε μισθωτές SMB Όταν δημιουργείτε ένα έργο μετεγκατάστασης και αποκτάτε πρόσβαση σε αυτό από το κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365, στην ενότητα ρυθμίσεων και μετεγκατάστασης/εισαγωγών, επιλέξτε Google Drive ή Google Workspace ως πηγή.

Για να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, πρέπει να ελέγξετε ότι έχετε επαρκή δικαιώματα στον ενοικιαστή προορισμού (συνήθως ένας ρόλος καθολικού διαχειριστή, SharePoint ή παρόμοιο) και ότι ο λογαριασμός Google που χρησιμοποιήθηκε για τη σύνδεση έχει πρόσβαση ανάγνωσης στις μονάδες δίσκου και τους λογαριασμούς χρηστών που πρόκειται να μετεγκατασταθούν.

Μόλις δημιουργηθεί το έργο, ακολουθείται μια πολύ σαφής ακολουθία οδηγιών: σύνδεση με την πηγή, αναθεώρηση περιεχομένου, ορισμός προορισμών, ανάθεση ταυτότητας και έναρξη της μετεγκατάστασης με παρακολούθηση της προόδου. Για πολλές ΜΜΕ, αυτό μειώνει σημαντικά την απαραίτητη τεχνική προσπάθεια.

Ακόμα και με αυτήν την απλοποιημένη μέθοδο, συνιστάται να έχετε κάποιος με προηγούμενη εμπειρία στη μετανάστευση, τουλάχιστον για να ελέγξουμε τις αναφορές αναλυτικών στοιχείων και να επικυρώσουμε ότι η τοπολογία της βιβλιοθήκης στο SharePoint και το OneDrive αντικατοπτρίζει τον πραγματικό τρόπο λειτουργίας της εταιρείας και όχι απλώς ένα κυριολεκτικό αντίγραφο του πώς λειτουργούσαν τα πράγματα στο Drive.

Μύθοι για το κόστος, την απόδοση επένδυσης (ROI) και την τιμολόγηση μεταξύ του Google Workspace και του Microsoft 365

Για χρόνια θεωρούνταν δεδομένο ότι Το Google Workspace ήταν «φθηνότερο» από το Microsoft 365Αυτό οφείλεται εν μέρει στο γεγονός ότι πολλοί ξεκίνησαν με δωρεάν εκδόσεις του G Suite ή προσωπικούς λογαριασμούς Gmail που μετατράπηκαν σε εργαλεία εργασίας χωρίς προφανές άμεσο κόστος.

Ωστόσο, καθώς η Google έχει καταργήσει σταδιακά τα δωρεάν προγράμματα για επιχειρήσεις και τα ενοποιημένα μοντέλα συνδρομής, αυτό Το πλεονέκτημα της τιμής έχει εξασθενίσει.Σήμερα, η πραγματική σύγκριση πρέπει να γίνεται εξετάζοντας όχι μόνο το μηνιαίο τέλος άδειας χρήσης, αλλά και το συνολικό κόστος ιδιοκτησίας: ενσωμάτωση με άλλες εφαρμογές, χρόνος διαχείρισης, ανάγκες ασφαλείας, παραγωγικότητα ομάδας κ.λπ.

Μελέτες όπως οι εκθέσεις συνολικού οικονομικού αντίκτυπου σχετικά με Οι ομάδες της Microsoft προβολή πολύ υψηλές αποδόσεις επένδυσης κατά την ανάλυση της μείωσης του χρόνου συναντήσεων, της εξάλειψης των μετακινήσεων, της βελτίωσης του συντονισμού της ομάδας και της επιτάχυνσης της λήψης αποφάσεων.

Κάτι παρόμοιο συμβαίνει με την υιοθέτηση του Google Workspace σε οργανισμούς που ξεκινούν από πολύ κατακερματισμένα μοντέλα: μεταφέρετε τα πάντα σε μια πλατφόρμα συνεργατικού cloud Μειώνει τα σιλό πληροφοριών, βελτιώνει την ενσωμάτωση νέων ατόμων και καθιστά βιώσιμη την απομακρυσμένη εργασία χωρίς μεγάλη ανάπτυξη υποδομών.

Τελικά, το κλειδί είναι να αναλύσουμε πόσο πραγματικά κοστίζει να συνεχίσουμε όπως είμαστε: μεμονωμένες άδειες χρήσης OfficeDropbox ή παρόμοιο αποθηκευτικό χώρο, email τρίτων, υπηρεσίες στο Cloud διάσπαρτες, πρόσθετες λύσεις ασφαλείας... και συγκρίνετέ το με το κόστος και τις δυνατότητες μιας ενσωματωμένης σουίτας όπως το Microsoft 365 ή το Google Workspace.

Προηγμένη ασφάλεια, υβριδική εργασία και εκσυγχρονισμός χώρου εργασίας

Η επέκταση του υβριδική και εξ αποστάσεως εργασία Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μην αρκεί πλέον απλώς να έχετε λογισμικό γραφείου και email. Οι εταιρείες χρειάζονται λύσεις που προστατεύουν τα δεδομένα σε οποιαδήποτε συσκευή, διευκολύνουν τον ασφαλή έλεγχο ταυτότητας από οποιαδήποτε τοποθεσία και επιτρέπουν την κεντρική παρακολούθηση πιθανών απειλών.

Η Microsoft έχει βελτιώσει σημαντικά αυτήν την πτυχή με εργαλεία όπως Microsoft 365 Defender για Επιχειρήσεις, το οποίο συνδυάζει την προστασία από κακόβουλο λογισμικό, τη διαχείριση ευπαθειών, τη διακυβέρνηση πληροφοριών και την αυτοματοποιημένη απόκριση σε περιστατικά, με μια προσέγγιση XDR (εκτεταμένη ανίχνευση και απόκριση) που εξετάζει από κοινού τα τελικά σημεία, τις ταυτότητες, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τις εφαρμογές.

Για οργανισμούς που αντικαθιστούν παλαιός εξοπλισμός, τοπικοί διακομιστές και παλιές λύσεις Χάρη στις υπηρεσίες cloud, αυτοί οι τύποι ολοκληρωμένων πλατφορμών απλοποιούν σημαντικά τη ζωή: λιγότερα διαφορετικά προϊόντα προς συντήρηση, λιγότερα παράθυρα προς έλεγχο και μια πιο σαφή εικόνα για το ποιος έχει πρόσβαση σε τι.

Η Google έχει επίσης ενισχύσει τη δέσμευσή της στην ασφάλεια: Προηγμένοι έλεγχοι διαχείρισης τελικών σημείων, κανόνες ασφαλείας με βάση τα συμφραζόμενα, εργαλεία ελέγχου και μια συνεχή προσπάθεια για την προστασία των λογαριασμών από το ηλεκτρονικό ψάρεμα (phishing) και την παραβίαση δεδομένων (hijacking). Σε περιβάλλοντα όπου οι περισσότερες εφαρμογές βασίζονται στο cloud και η πρόσβαση σε αυτές γίνεται μέσω ενημερωμένων προγραμμάτων περιήγησης, αυτό το μοντέλο είναι ιδανικό.

Και στις δύο περιπτώσεις, η πρόκληση συνήθως έγκειται στη σωστή αρχική διαμόρφωση και στην εκπαίδευση των χρηστών ώστε να εξοικειωθούν με πρακτικές όπως έλεγχος ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων (MFA)Υπεύθυνη διαχείριση κωδικών πρόσβασης και αναγνώριση ύποπτων email.

Διάλεξε μεταξύ Microsoft 365 και Google Workspace και σχεδιασμός μετεγκατάστασης από την Google Η μετάβαση στο οικοσύστημα της Microsoft δεν είναι μια ασήμαντη απόφαση, ούτε επιλύεται μόνο με βάση την τιμή της άδειας χρήσης: η εταιρική κουλτούρα, ο τύπος των συσκευών που χρησιμοποιούνται (Windows, Mac, κινητά), ο τομέας στον οποίο λειτουργεί, η σημασία της ασφάλειας και της κανονιστικής συμμόρφωσης, η συμβατότητα με σύνθετα έγγραφα και, πάνω απ' όλα, ο πραγματικός τρόπος με τον οποίο οι ομάδες συνεργάζονται σε καθημερινή βάση παίζουν όλα ρόλο. Όσο καλύτερα κατανοηθούν αυτοί οι παράγοντες και όσο καλύτερα σχεδιαστεί το έργο μετεγκατάστασης - email, ημερολόγια, επαφές και αρχεία με τα δικαιώματά τους - τόσο περισσότερο νόημα θα έχει η επιλεγμένη πλατφόρμα και τόσο πιο εύκολο θα είναι για τους ανθρώπους να την υιοθετήσουν χωρίς δράμα και με την αίσθηση ότι, τώρα, τα εργαλεία παραγωγικότητας λειτουργούν υπέρ τους και όχι εναντίον τους.

σχετικό άρθρο:

OneDrive KFM: Ένας πλήρης οδηγός για τη μετεγκατάσταση και την προστασία γνωστών φακέλων

Ισαάκ

Παθιασμένος συγγραφέας για τον κόσμο των byte και της τεχνολογίας γενικότερα. Μου αρέσει να μοιράζομαι τις γνώσεις μου μέσω της γραφής, και αυτό θα κάνω σε αυτό το blog, θα σας δείξω όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τα gadget, το λογισμικό, το υλικό, τις τεχνολογικές τάσεις και πολλά άλλα. Στόχος μου είναι να σας βοηθήσω να περιηγηθείτε στον ψηφιακό κόσμο με απλό και διασκεδαστικό τρόπο.