Πώς να χρησιμοποιήσετε το Office εκτός σύνδεσης χωρίς να χάσετε τον συγχρονισμό

Αν εργάζεστε καθημερινά με Word, Excel, PowerPoint ή Outlook, πιθανότατα έχετε αναρωτηθεί κάποια στιγμή αν είναι δυνατόν Χρησιμοποιήστε το Office εκτός σύνδεσης χωρίς να χάσετε τον συγχρονισμό με το OneDrive ή το SharePoint. Είναι επίσης φυσιολογικό να σας μπερδεύουν τόσα πολλά ονόματα: Microsoft 365, Office 2021, χορήγηση πολλαπλών αδειών χρήσης, εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης... και, για να ολοκληρώσω όλα αυτά, αυτό το επίμονο μήνυμα για σύνδεση.

Στις επόμενες γραμμές θα εξετάσουμε με ηρεμία πώς λειτουργεί στην πραγματικότητα Εργασία εκτός σύνδεσης στο Office και το Microsoft 365Θα καλύψουμε τι χρειάζεστε για να διατηρείτε τα αρχεία σας συγχρονισμένα, πότε απαιτείται σύνδεση και ποιες επιλογές αδειοδότησης είναι οι καλύτερες εάν θέλετε να επεξεργάζεστε έγγραφα χωρίς συνεχή σύνδεση στο διαδίκτυο. Ο στόχος είναι, μέχρι το τέλος, να έχετε μια σαφή κατανόηση του τι να αγοράσετε, πώς να το ρυθμίσετε και τι να περιμένετε όταν είστε εκτός σύνδεσης για ημέρες ή και μήνες.

Είναι υποχρεωτικό να συνδεθώ για να χρησιμοποιήσω το Word, το Excel και το υπόλοιπο Office;

Ένα από τα πρώτα ερωτήματα που προκύπτουν κατά την αγορά νέου εξοπλισμού είναι αν Πρέπει να συνδεθείτε για να χρησιμοποιήσετε το OfficeΕιδικά αν προέρχεστε από εκδόσεις όπως το Office 2010, όπου απλώς εγκαταστήσατε το πρόγραμμα με ένα κλειδί προϊόντος και αυτό ήταν όλο, χωρίς να εμπλέκονται λογαριασμοί ή χώρος αποθήκευσης στο cloud.

Στις σύγχρονες εκδόσεις, ειδικά στο Microsoft 365 (πρώην Office 365), τα πράγματα αλλάζουν: Η άδεια χρήσης συνήθως συνδέεται με έναν λογαριασμό Microsoft (προσωπική ή επαγγελματική). Αυτό σημαίνει ότι, στις περισσότερες περιπτώσεις, θα πρέπει να συνδεθείτε τουλάχιστον μία φορά για να ενεργοποιήσετε το προϊόν και να το συνδέσετε με τον λογαριασμό σας. Με αυτόν τον τρόπο η Microsoft επαληθεύει ότι η συνδρομή σας έχει πληρωθεί και ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word, το Excel, το PowerPoint, το Outlook και τα υπόλοιπα.

Ωστόσο, είναι διαφορετικό θέμα αν θέλετε να εργάζεστε καθημερινά χωρίς να συνδέεστε συνεχώς. Μόλις Η άδεια χρήσης ενεργοποιείται και επικυρώνεται.Οι εφαρμογές για υπολογιστές μπορούν να χρησιμοποιηθούν εκτός σύνδεσης για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, με όλες τις λειτουργίες διαθέσιμες, εφόσον η συνδρομή είναι έγκυρη και η ενεργοποίηση δεν λήγει.

Αν δεν θέλετε να βασίζεστε σε ανανέωση λογαριασμού ή συνδρομής, η εναλλακτική σας είναι... εκδόσεις του Office με εφάπαξ πληρωμή (για παράδειγμα, Office Home & Student ή Office Home & Business). Σε αυτές τις περιπτώσεις, μετά την αρχική εγκατάσταση και ενεργοποίηση (η οποία συνήθως απαιτεί επίσης σύνδεση στο διαδίκτυο), μπορείτε να χρησιμοποιείτε το Word και το Excel εκτός σύνδεσης επ' αόριστον σε αυτόν τον υπολογιστή, χωρίς το πρόγραμμα να σας εμποδίζει περιοδικά να "επανεπικυρώσετε" την άδεια χρήσης.

Επομένως, ναι: με πολλές τρέχουσες εκδόσεις του Office και, ειδικά, με το Microsoft 365, είναι πρακτικά απαραίτητο συνδεθείτε τουλάχιστον μία φορά για να ενεργοποιήσετε το προϊόν. Αυτό που αλλάζει είναι το χρονικό διάστημα για το οποίο μπορείτε να συνεχίσετε να εργάζεστε εκτός σύνδεσης προτού σας ζητηθεί να επανασυνδεθείτε για να ελέγξετε την άδεια χρήσης.

Εργαστείτε εκτός σύνδεσης με το Office χωρίς να χάσετε τον συγχρονισμό αρχείων

Η άδεια χρήσης είναι ένα πράγμα και η διαχείριση αρχείων είναι κάτι εντελώς διαφορετικό. Ακόμα και χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο, η ιδέα είναι ότι μπορείτε συνεχίστε την επεξεργασία εγγράφων και, στη συνέχεια, ρυθμίστε τον αυτόματο συγχρονισμό τουςΔύο βασικά στοιχεία παίζουν ρόλο εδώ: η λειτουργία εκτός σύνδεσης για εφαρμογές και υπηρεσίες αποθήκευσης στο cloud, όπως το OneDrive, το OneDrive για Επιχειρήσεις ή το SharePoint.

Όταν είστε συνδεδεμένοι και εργάζεστε με έγγραφα που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive, συχνά θα βλέπετε το Ο διακόπτης αυτόματης αποθήκευσης ενεργοποιήθηκε στο επάνω μέρος του Word, του Excel ή του PowerPoint. Εφόσον έχετε σύνδεση, οι αλλαγές αποθηκεύονται και μεταφορτώνονται στο cloud αμέσως. Εάν χάσετε τη σύνδεσή σας ή απενεργοποιήσετε την Αυτόματη Αποθήκευση, οι αλλαγές αποθηκεύονται τοπικά και συγχρονίζονται μόλις συνδεθείτε ξανά στο διαδίκτυο.

Για να διασφαλίσετε ότι μπορείτε να συνεχίσετε να λειτουργείτε ακόμα και αν χάσετε την πρόσβαση στο δίκτυο, είναι σημαντικό να Κατεβάστε και ανοίξτε τα έγγραφα εκ των προτέρων που θα χρειαστείτε στη συσκευή σας. Μόλις το αρχείο ανοιχτεί online τουλάχιστον μία φορά, το Office συνήθως διατηρεί ένα τοπικό αντίγραφο (ακόμα περισσότερο αν χρησιμοποιείτε το πρόγραμμα-πελάτη συγχρονισμού OneDrive), ώστε να μπορείτε να το ανοίξετε, να το επεξεργαστείτε και να το αποθηκεύσετε ενώ είστε εκτός σύνδεσης.

Όταν εργάζεστε εκτός σύνδεσης, μπορείτε να εκτελέσετε διάφορες ενέργειες χωρίς προβλήματα: δημιουργία νέων κενών εγγράφων (Word, Excel ή PowerPoint), ανοίξτε αρχεία που είναι αποθηκευμένα στην τοπική σας μονάδα δίσκου ή σε οποιονδήποτε συγχρονισμένο φάκελο και αποθηκεύστε τα στον υπολογιστή σας. Μόλις επανασυνδεθείτε, οι αλλαγές που γίνονται σε αρχεία που βρίσκονται στο OneDrive ή το SharePoint θα μεταφορτωθούν και θα συγχρονιστούν αυτόματα, εφόσον η εφαρμογή είναι ανοιχτή και η συνεδρία σας παραμένει ενεργή.

Τα αρχεία που δεν έχουν ακόμη ολοκληρωθεί με τον συγχρονισμό τους θα εμφανίζονται συχνά σε ενότητες όπως «Κοινόχρηστο» ή «Εκκρεμεί μεταφόρτωση» μέσα στις ίδιες τις εφαρμογές του Office ή στο πρόγραμμα-πελάτη OneDrive, ώστε να μπορείτε εύκολα να ελέγχετε τι απομένει να ανεβάσετε μόλις αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στο διαδίκτυο.

Χρήση του Microsoft 365 με άδεια χρήσης συνδρομής χωρίς συνεχή σύνδεση στο διαδίκτυο

Εάν έχετε το Microsoft 365 (για παράδειγμα, Εφαρμογές Microsoft 365 για Οικογένειες, Προσωπικές ή Microsoft 365 για ΕπιχειρήσειςΗ άδειά σας βασίζεται σε μια συνδρομή που πρέπει να ελέγχεται περιοδικά. Η Microsoft δηλώνει ότι αυτές οι εφαρμογές μπορούν να χρησιμοποιηθούν με όλες τις δυνατότητές τους εκτός σύνδεσης, υπό την προϋπόθεση ότι η συσκευή συνδέεται περιοδικά στο διαδίκτυο για να επαληθεύει ότι η συνδρομή εξακολουθεί να είναι ενεργή.

Η επίσημη τεκμηρίωση αναφέρει ότι αρκεί να σύνδεση περίπου μία φορά κάθε 30 ημέρεςΕάν ο υπολογιστής παραμείνει εκτός σύνδεσης για πολύ μεγάλο χρονικό διάστημα, το Office εισέρχεται σε αυτό που ονομάζεται "λειτουργία μειωμένης λειτουργικότητας": οι εφαρμογές ανοίγουν, μπορείτε να προβάλετε έγγραφα, αλλά δεν μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αποθηκεύσετε ή να δημιουργήσετε νέα αρχεία. Συχνά εμφανίζονται μηνύματα όπως "χωρίς άδεια χρήσης, μη ενεργοποιημένο".

Όταν συμβεί αυτό, η λύση περιλαμβάνει Επανασυνδέστε τη συσκευή σας στο διαδίκτυο και συνδεθείτε. με τον λογαριασμό Microsoft 365 που σχετίζεται με την άδεια χρήσης. Σε αυτό το σημείο, η επικύρωση αποκαθίσταται και ανακτάτε πλήρη πρόσβαση στο Word, το Excel, το PowerPoint και τις υπόλοιπες εφαρμογές. Με άλλα λόγια, ακόμη και αν ο υπολογιστής ήταν εκτός σύνδεσης για εβδομάδες, τη στιγμή που θα επικυρωθεί ξανά, οι εφαρμογές δεν θα βρίσκονται πλέον σε λειτουργία μόνο για ανάγνωση.

Στην πράξη, ορισμένοι χρήστες διαπιστώνουν ότι, παρόλο που η Microsoft υποδεικνύει ότι είναι δυνατή η εργασία εκτός σύνδεσης κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, Το γραφείο φαίνεται να είναι πιο αυστηρό και μπλοκάρει την έκδοση πρόωρα εάν δεν εντοπίσει σύνδεση ή εάν υπάρχουν προβλήματα ενεργοποίησης. Σε αυτές τις περιπτώσεις, εάν χρειάζεστε πλήρη ανεξαρτησία από τυχόν ηλεκτρονικούς ελέγχους, πιθανότατα θα σας ενδιαφέρουν περισσότερο οι εκδόσεις μιας χρήσης, όπως το Office Home & Student ή το Office Professional, οι οποίες δεν βασίζονται σε ετήσια συνδρομή.

Για να αποφύγετε εκπλήξεις, εάν βασίζεστε στο Microsoft 365, συνιστάται να ελέγχετε τουλάχιστον μία φορά το μήνα, Ενεργοποιήστε τον υπολογιστή σας με πρόσβαση στο διαδίκτυο και ανοίξτε μια εφαρμογή του Office. με την περίοδο λειτουργίας σας συνδεδεμένη. Αυτό διασφαλίζει ότι η άδεια χρήσης ανανεώνεται εγκαίρως και ότι δεν θα κλειδωθείτε εκτός σύνδεσης όταν βρίσκεστε σε περιβάλλον εκτός σύνδεσης για ημέρες ή εβδομάδες.

Εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης: έως και 180 ημέρες χωρίς σύνδεση στο διαδίκτυο στο Microsoft 365

Σε επιχειρηματικά ή εκπαιδευτικά περιβάλλοντα όπου οι συσκευές μπορούν να περάσουν μήνες χωρίς πρόσβαση στο διαδίκτυο (για παράδειγμα, εξοπλισμός σε απομακρυσμένες περιοχές, συσκευές σε περιβάλλοντα υψηλής ασφάλειας ή φορητοί υπολογιστές για επιτόπια εργασία), η Microsoft προσφέρει μια συγκεκριμένη δυνατότητα: το Εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης για τις εφαρμογές Microsoft 365 για επιχειρήσεις.

Αυτή η λειτουργικότητα επιτρέπει στους υπολογιστές που εκτελούν εφαρμογές υπολογιστή (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access, ακόμη και Project και Visio σε ορισμένα προγράμματα) να παραμένουν ενεργοί κατά τη διάρκεια μέγιστο 180 ημέρες χωρίς να χρειάζεται σύνδεση στο Διαδίκτυο Αυτό απαιτείται για την επικύρωση της άδειας χρήσης ή για την εγκατάσταση ενημερώσεων. Ωστόσο, έχει σχεδιαστεί για οργανισμούς με εταιρικές συνδρομές και όχι τόσο για οικιακούς χρήστες.

Για να χρησιμοποιήσετε εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης, πρέπει να πληρούνται αρκετές προϋποθέσεις: η συσκευή πρέπει να διαθέτει Εφαρμογές Microsoft 365 έκδοση 2002 ή νεότερηΟ οργανισμός πρέπει να έχει μια κατάλληλη συνδρομή άδειας χρήσης για τις Εφαρμογές Microsoft 365 και η δυνατότητα πρέπει να είναι ρητά ενεργοποιημένη μέσω πολιτικής ομάδας ή του Μητρώου των Windows.

Η κανονική ροή θα ήταν κάπως έτσι: το τμήμα πληροφορικής Εγκατάσταση εφαρμογών Microsoft 365 για επιχειρήσεις στη συσκευή και ενεργοποιήστε την εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης χρησιμοποιώντας την κατάλληλη πολιτική ομάδας ή κλειδιά μητρώου. Στη συνέχεια, ο χρήστης συνδέεται στα Windows με έναν λογαριασμό Microsoft (πρώην Azure AD) και ανοίγει μια εφαρμογή του Office, όπως το Word ή το Excel. Σε αυτό το σημείο, η άδεια χρήσης του υπολογιστή επιβεβαιώνεται ότι ισχύει για 180 ημέρες.

Στη σελίδα λογαριασμού Office μέσα στο ίδιο το πρόγραμμα, ο χρήστης μπορεί να δει πληροφορίες όπως όνομα συσκευής και ημερομηνία λήξης άδειας χρήσηςμαζί με έναν σύνδεσμο για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο παράτασης αυτής της περιόδου. Όταν πλησιάζει το τέλος (για παράδειγμα, 15 ημέρες πριν από τη λήξη του), το Office εμφανίζει μια ειδοποίηση που υποδεικνύει ότι πρέπει να συνδεθείτε για να ελεγχθεί ξανά η άδεια χρήσης σας και να ανανεωθεί η περίοδος των 180 ημερών.

Εάν, παρά τα πάντα, δεν είναι δυνατή η σύνδεση στο Διαδίκτυο κάθε έξι μήνες, ο οργανισμός μπορεί επεκτείνετε την άδεια χρήσης χειροκίνητα Για να συνεχίσετε να χρησιμοποιείτε το Office εκτός σύνδεσης, πάντα εντός των πολιτικών που έχει ορίσει η ίδια η εταιρεία. Ωστόσο, σε αυτό το σενάριο, οι νέες δυνατότητες και οι ενημερώσεις ασφαλείας δεν λαμβάνονται αυτόματα, αλλά θα πρέπει να εφαρμόζονται χειροκίνητα όταν είναι διαθέσιμες.

Πώς να ενεργοποιήσετε την εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης χρησιμοποιώντας την Πολιτική ομάδας ή το Μητρώο

Η ενεργοποίηση της εκτεταμένης πρόσβασης εκτός σύνδεσης σε ένα εταιρικό περιβάλλον δεν γίνεται από το περιβάλλον εργασίας του τελικού χρήστη, αλλά μέσω εργαλεία διαχείρισης όπως η Πολιτική ομάδας (GPO) ή το Μητρώο των WindowsΑυτό επιτρέπει στο τμήμα IT να ελέγχει κεντρικά ποιες συσκευές μπορούν να παραμείνουν εκτός σύνδεσης για μεγάλα χρονικά διαστήματα.

Αν επιλέξετε πολιτική ομάδας, θα πρέπει να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε το αρχεία προτύπων διαχείρισης (ADMX/ADML) Ενημερώθηκε για το Microsoft 365 από το Κέντρο λήψεων της Microsoft. Μόλις ενσωματωθεί στον ελεγκτή τομέα ή στον υπολογιστή διαχείρισης, θα βρείτε τις σχετικές ρυθμίσεις στην ακόλουθη διαδρομή GPO: Ρύθμιση παραμέτρων υπολογιστή → Πολιτικές → Πρότυπα διαχείρισης → Microsoft Office → Ρυθμίσεις αδειοδότησης.

Μέσα σε αυτό το δέντρο, υπάρχει μια πολιτική που ονομάζεται "Να επιτρέπεται η εκτεταμένη χρήση εκτός σύνδεσης". ενεργοποιήστε αυτήν τη ρύθμιση πολιτικής Για μια ομάδα υπολογιστών ή χρηστών, αυτές οι συσκευές έχουν εξουσιοδότηση να εκτελούν το Office εκτός σύνδεσης για έως και 180 ημέρες. Εάν αυτή η λειτουργία απενεργοποιηθεί, οι υπολογιστές θα επανέλθουν στην κανονική λειτουργία, απαιτώντας επικύρωση άδειας χρήσης σε πολύ μικρότερα χρονικά διαστήματα.

Σε περιβάλλοντα όπου η χρήση GPO δεν είναι εφικτή, μπορείτε να καταφύγετε απευθείας στο Μητρώο. ενεργοποιήστε τη λειτουργία Τα ακόλουθα κλειδιά και τιμές δημιουργούνται ή τροποποιούνται:

«Εκτεταμένη Συνδρομή Εκτός Σύνδεσης»=dword:00000001

«Εκτεταμένη Συνδρομή Εκτός Σύνδεσης»=dword:00000001

Για να απενεργοποιήσετε την εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης, απλώς... ορίστε τις ίδιες τιμές σε 0 (dword:00000000) στις ίδιες διαδρομές μητρώου. Από τότε και στο εξής, το πρόγραμμα-πελάτης του Office θα συμπεριφέρεται ξανά σαν μια τυπική εγκατάσταση που χρειάζεται να επικυρώνει την άδεια χρήσης πιο συχνά.

Αξίζει να σημειωθεί ότι η εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης υποστηρίζεται στα Windows για εφαρμογές όπως Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher και AccessΑυτό ισχύει και για ορισμένα προγράμματα Project και Visio. Επιπλέον, όταν οι συσκευές είναι αποσυνδεδεμένες για μεγάλα χρονικά διαστήματα, οι ενημερώσεις δυνατοτήτων και ασφαλείας θα πρέπει να εφαρμόζονται χειροκίνητα, καθώς δεν υπάρχει σύνδεση για την αυτόματη λήψη τους.

Office για το σπίτι έναντι Microsoft 365 για επιχειρήσεις: ποιο να επιλέξετε για εργασία εκτός σύνδεσης

Όταν αποφασίζετε ποια έκδοση του Office θα εγκαταστήσετε σε έναν νέο υπολογιστή, είναι σημαντικό να κάνετε διάκριση μεταξύ των εκδόσεις για το σπίτι και εκείνα που έχουν σχεδιαστεί για επιχειρήσεις ή εκπαιδευτικά ιδρύματα. Κάθε ομάδα έχει διαφορετικά μοντέλα αδειοδότησης (εκδόσεις και διαφορές αδειών χρήσης) και, ως εκ τούτου, διαφορετικές συμπεριφορές σχετικά με την ανάγκη σύνδεσης και τη σύνδεση με έναν λογαριασμό.

Στον οικιακό τομέα βρίσκουμε, αφενός, το Συνδρομές στο Microsoft 365 Τα Microsoft 365 Family και Microsoft 365 Personal περιλαμβάνουν την πλήρη σουίτα εφαρμογών του Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook και, ανάλογα με το πρόγραμμα, άλλα προγράμματα) και συνδυάζουν την αποθήκευση στο cloud με πρόσθετες υπηρεσίες. Εναλλακτικά, υπάρχουν επιλογές εφάπαξ αγοράς όπως τα Office Home & Student, Office Home & Business και Office Professional, καθώς και μεμονωμένες εφαρμογές όπως Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Project και Visio στις εκδόσεις 2021 ή 2024.

Αυτοί αγορές μεμονωμένης πληρωμής Συνήθως είναι ιδανικά για όσους δεν θέλουν συνδρομές και προτιμούν να εγκαταστήσουν το πρόγραμμα σε έναν ή περισσότερους υπολογιστές και να το ξεχάσουν. Μετά την αρχική ενεργοποίηση (η οποία συνήθως απαιτεί σύνδεση στο διαδίκτυο), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Word και το Excel χωρίς να χρειάζεται να επανασυνδέεστε περιοδικά μόνο και μόνο για να διατηρήσετε ενεργή την άδεια χρήσης. Ωστόσο, δεν περιλαμβάνουν τις ίδιες υπηρεσίες cloud με τις συνδρομές από προεπιλογή και, με την πάροδο του χρόνου, χάνουν την πρόσβαση σε νέες λειτουργίες, λαμβάνοντας μόνο ενημερώσεις ασφαλείας.

Από επιχειρηματικής άποψης, τα προϊόντα ομαδοποιούνται κάτω από την ομπρέλα των Microsoft 365 για επιχειρήσειςΑυτό περιλαμβάνει συνδρομές όπως το Microsoft 365 Apps for Business, το Microsoft 365 Business Standard, το Office 365 Enterprise E3, E4, E5, εκπαιδευτικά προγράμματα όπως το Office 365 A5, εκδόσεις για ΜΚΟ και συγκεκριμένες εκδόσεις για τη Δημόσια Διοίκηση (G1, G3, G5), καθώς και προγράμματα Project Online και Visio Online.

Μερικά από αυτά τα πακέτα περιλαμβάνουν τις πλήρεις εφαρμογές για υπολογιστές, ενώ άλλα όχι. Για παράδειγμα, Microsoft 365 Basic για Επιχειρήσεις ή Office 365 Enterprise E1 Αυτές οι συνδρομές δεν περιλαμβάνουν παραδοσιακές εφαρμογές για υπολογιστές, αλλά πρόσβαση σε εκδόσεις ιστού και άλλες υπηρεσίες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, δεν θα μπορείτε να εγκαταστήσετε το Word και το Excel ως παραδοσιακά τοπικά προγράμματα, επομένως η έννοια της "εργασίας εκτός σύνδεσης" αλλάζει σημαντικά.

Εκτός από τις συνδρομές, χρησιμοποιούνται επίσης στον εταιρικό κόσμο εκδόσεις αδειών χρήσης πολλαπλών αδειών όπως το Office LTSC 2021, το Office 2019 ή το Office 2016 Professional Plus, τα οποία ενεργοποιούνται από πλήκτρα έντασης ήχου ή KMS και τείνουν να έχουν πιο προβλέψιμη συμπεριφορά σε περιβάλλοντα εκτός σύνδεσης, με κόστος την εγκατάλειψη μέρους του πάντα ενημερωμένου μοντέλου Microsoft 365.

Χρήση εφαρμογών υπολογιστή του Office εκτός σύνδεσης

Πέρα από την άδεια χρήσης και τον τύπο του προγράμματος, αυτό που ενδιαφέρει τους περισσότερους χρήστες είναι να μάθουν αν μπορούν Δημιουργήστε, ανοίξτε και αποθηκεύστε έγγραφα του Office εκτός σύνδεσηςΗ απάντηση είναι ναι, εφόσον έχετε εγκαταστήσει τις εφαρμογές για υπολογιστές και η άδεια χρήσης έχει ενεργοποιηθεί σωστά.

Με εκδόσεις που περιλαμβάνουν εφαρμογές υπολογιστή (για παράδειγμα, Microsoft 365 Business, Office Home and Business ή Microsoft 365 Apps for Business), αφού εγκατασταθούν και ενεργοποιηθούν, Δεν χρειάζεται να είστε μόνιμα συνδεδεμένοι στο Διαδίκτυο για να τα χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να ανοίξετε το Word, το Excel, το PowerPoint ή το Outlook, να εργαστείτε με τα αρχεία που έχετε στον υπολογιστή ή το Mac σας, να τα αποθηκεύσετε στον τοπικό δίσκο και να συνεχίσετε με τον δικό σας ρυθμό, ακόμα κι αν το δίκτυο διακοπεί ή δεν έχετε πρόσβαση σε Wi-Fi.

Η βασική διαφορά είναι τι συμβαίνει με τις λειτουργίες που βασίζονται στο cloud. Όταν υπάρχει σύνδεση, οι εφαρμογές για υπολογιστές μπορούν Συγχρονισμός εγγράφων με το OneDrive ή το OneDrive για επιχειρήσειςΑυτό διασφαλίζει ότι οι αλλαγές σας θα μεταφορτωθούν στον ηλεκτρονικό χώρο αποθήκευσης το συντομότερο δυνατό, ώστε να έχετε πάντα τις πιο πρόσφατες εκδόσεις σε όλες τις συσκευές σας. Εάν η σύνδεσή σας διακοπεί, οι αλλαγές σας θα παραμείνουν στη συσκευή σας και θα μεταφορτωθούν αυτόματα αργότερα, μόλις αποκατασταθεί η σύνδεση στο δίκτυο.

Σε αυτό το μοντέλο, εσείς αποφασίζετε αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα συγχρονισμού. Με άλλα λόγια, μπορείτε να εργαστείτε άψογα σε πλήρως τοπική λειτουργίααποθηκεύοντας τα πάντα σε φακέλους στον υπολογιστή σας ή συνδυάζοντάς τα με το cloud για αντίγραφα ασφαλείας, εύκολη κοινή χρήση ή συνεργασία σε πραγματικό χρόνο. Αν προτιμάτε, μπορείτε Αποτρέψτε το Office από την αποθήκευση αρχείων στο OneDrive από προεπιλογή.και έτσι να συντηρείται ολόκληρος ο χώρος.

Σημειώστε επίσης ότι όταν η συσκευή είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο, οι εφαρμογές επιφάνειας εργασίας ενημερώνονται αυτόματα για την ενσωμάτωση νέων λειτουργιών και ενημερώσεων ασφαλείας. Εάν αφήσετε τη συσκευή σας μη συνδεδεμένη για μεγάλο χρονικό διάστημα, αυτές οι ενημερώσεις θα συσσωρεύονται μέχρι να αποκτήσετε ξανά πρόσβαση στο δίκτυο ή, στην περίπτωση επιχειρηματικών περιβαλλόντων εκτός σύνδεσης, μέχρι να εφαρμοστούν χειροκίνητα.

Εργασία με το Outlook σε λειτουργία εκτός σύνδεσης

Μία εφαρμογή που αξίζει ιδιαίτερης μνείας είναι το Outlook. Το πρόγραμμα-πελάτης Outlook για υπολογιστές σάς επιτρέπει να ενεργοποιήσετε ένα Λειτουργία «Εργασία εκτός σύνδεσης» κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν δεν θέλετε ή δεν μπορείτε να διατηρήσετε ενεργή τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο, για παράδειγμα, κατά τη διάρκεια μιας πτήσης ή σε μέρη με αναξιόπιστο Wi-Fi.

Για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία, απλώς ανοίξτε το Outlook, μεταβείτε στην καρτέλα "Αποστολή/Λήψη" και κάντε κλικ στο κουμπί "Εργασία εκτός σύνδεσης", το οποίο συνήθως βρίσκεται στη δεξιά πλευρά της κορδέλας. Όταν η λειτουργία είναι ενεργή, το κουμπί συνήθως επισημαίνεται και θα δείτε μια ένδειξη στο κάτω μέρος του παραθύρου που υποδεικνύει ότι το Outlook είναι αυτήν τη στιγμή εκτός σύνδεσης. καμία σύνδεση με τον διακομιστή αλληλογραφίας.

Ενώ βρίσκεστε σε αυτήν τη λειτουργία, το Outlook δεν επιχειρεί να στείλει ή να λάβει νέα μηνύματα, αλλά μπορείτε ελέγξτε το email που έχει ήδη ληφθείΜπορείτε να συντάξετε απαντήσεις ή νέα μηνύματα και να οργανώσετε τους φακέλους σας. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε θα παραμείνουν στα εξερχόμενά σας και θα αποστέλλονται αυτόματα όταν απενεργοποιήσετε τη λειτουργία εκτός σύνδεσης και το Outlook επανασυνδεθεί με τον διακομιστή αλληλογραφίας.

Για να επιστρέψετε στην εργασία online, απλώς κάντε ξανά κλικ στην επιλογή "Εργασία εκτός σύνδεσης" για να απενεργοποιήσετε την επιλογή. Εάν το Outlook εξακολουθεί να υποδεικνύει ότι είναι εκτός σύνδεσης, είναι πιθανό ότι δεν μπόρεσε να αποκαταστήσει τη σύνδεση με τον διακομιστή. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερο να ελέγξετε πρώτα ότι ο υπολογιστής έχει πρόσβαση στο διαδίκτυο ανοίγοντας μια ιστοσελίδα στο πρόγραμμα περιήγησης.

Εάν η γενική σύνδεση λειτουργεί αλλά το Outlook συνεχίζει να αποτυγχάνει, μπορείτε να δοκιμάσετε αποστολή και λήψη χειροκίνητα για να δείτε αν εμφανίζονται μηνύματα σφάλματος. Είναι επίσης καλή ιδέα να ελέγξετε αν το λειτουργικό σύστημα είναι ενημερωμένο και να ελέγξετε τις ρυθμίσεις του λογαριασμού στο Outlook (διακομιστές, θύρες, πρωτόκολλα). Εάν όλα τα άλλα αποτύχουν, μερικές φορές η κατάργηση του λογαριασμού email από το Outlook και η προσθήκη του ξανά από την αρχή βοηθά στην εκκαθάριση τυχόν κατεστραμμένων ρυθμίσεων.

Απαιτήσεις σύνδεσης για την εγκατάσταση, την ενεργοποίηση και τη διαχείριση του Microsoft 365

Παρόλο που ο στόχος είναι να εργάζεστε εκτός σύνδεσης τις περισσότερες φορές, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πότε να το κάνετε αυτό. Η πρόσβαση στο διαδίκτυο είναι απαραίτητη όταν μιλάμε για το Microsoft 365 και πολλές σύγχρονες εκδόσεις του Office.

Καταρχάς, χρειάζεστε μια σύνδεση με Εγκατάσταση προϊόντων Microsoft 365 στον υπολογιστή σας. Οι περισσότερες συνδρομές χρησιμοποιούν ένα πρόγραμμα εγκατάστασης που κατεβάζει τα απαραίτητα στοιχεία από το cloud. Ομοίως, η αρχική ενεργοποίηση άδειας χρήσης απαιτεί τη σύνδεση της συσκευής σας σε διακομιστές της Microsoft για να συσχετίσει την εγκατάσταση με τον λογαριασμό χρήστη σας.

Απαιτείται επίσης πρόσβαση στο διαδίκτυο για διαχείριση του λογαριασμού χρήστη και της συνδρομής σαςΜπορείτε να αλλάξετε τη μέθοδο πληρωμής σας, να ελέγξετε την κατάσταση της άδειας χρήσης σας, να διαχειριστείτε τον αριθμό των συσκευών που έχετε ενεργοποιήσει και πολλά άλλα. Όλα αυτά γίνονται μέσω της πύλης ιστού του Microsoft 365 ή της σελίδας του λογαριασμού σας Microsoft.

Αν θέλετε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις υπηρεσίες cloud, όπως το OneDrive για Επιχειρήσεις ή άλλες διαδικτυακές εφαρμογές, προφανώς θα χρειαστείτε σύνδεση για πρόσβαση σε αυτές τις υπηρεσίεςΧωρίς σύνδεση δικτύου, δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση web του Office, να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο σε κοινόχρηστα έγγραφα ή να αποκτήσετε πρόσβαση σε αρχεία που βρίσκονται μόνο στο cloud και δεν έχουν τοπικό αντίγραφο.

Όσον αφορά τις εφαρμογές για υπολογιστές, μετά την εγκατάσταση και την ενεργοποίηση, μπορείτε χρησιμοποιήστε τα εκτός σύνδεσης για διάφορες περιόδους Ανάλογα με τον τύπο άδειας χρήσης. Με τις τυπικές συνδρομές, η περίοδος είναι συνήθως περίπου 30 ημέρες πριν από τη μετάβαση σε λειτουργία μειωμένης λειτουργικότητας, ενώ σε περιβάλλοντα με εκτεταμένη πρόσβαση εκτός σύνδεσης μπορεί να διαρκέσει έως και 180 ημέρες.

Επιπλέον, όταν η ομάδα είναι online, οι εκδόσεις για υπολογιστές Διατηρούνται ενημερωμένα αυτόματα.Αυτό περιλαμβάνει τόσο νέες δυνατότητες όσο και ενημερώσεις ασφαλείας. Εάν μια συσκευή είναι εκτός σύνδεσης για μεγάλο χρονικό διάστημα, συνιστάται, μόλις αποκατασταθεί η πρόσβαση στο δίκτυο, το Office να κατεβάσει και να εγκαταστήσει όλες τις εκκρεμείς ενημερώσεις για να αποφευχθούν προβλήματα συμβατότητας ή ευπάθειες.

Τελικά, το κλειδί για τη χρήση του Office εκτός σύνδεσης χωρίς απώλεια συγχρονισμού έγκειται στον συνδυασμό ενός άδεια χρήσης κατάλληλη για τις ανάγκες σας (συνδρομή ή εφάπαξ πληρωμή) Με καλή διαχείριση των αρχείων σας στο OneDrive ή στον τοπικό χώρο αποθήκευσης και κατανοώντας για πόσο χρονικό διάστημα μπορεί να παραμείνει ο υπολογιστής σας εκτός σύνδεσης πριν από την έκδοση της άδειας χρήσης, προετοιμάζοντας εκ των προτέρων τα έγγραφα που πρέπει να έχετε διαθέσιμα εκτός σύνδεσης και αξιοποιώντας λειτουργίες όπως η εργασία εκτός σύνδεσης στο Outlook, μπορείτε να εργαστείτε αρκετά άνετα ακόμα και αν η σύνδεση στο διαδίκτυο είναι διακοπτόμενη ή ανύπαρκτη για μεγάλα χρονικά διαστήματα.

Σχετικό άρθρο:

Συνεργασία εκτός σύνδεσης στο Office και το Microsoft 365: ένας πλήρης οδηγός

Ισαάκ

Παθιασμένος συγγραφέας για τον κόσμο των byte και της τεχνολογίας γενικότερα. Μου αρέσει να μοιράζομαι τις γνώσεις μου μέσω της γραφής, και αυτό θα κάνω σε αυτό το blog, θα σας δείξω όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τα gadget, το λογισμικό, το υλικό, τις τεχνολογικές τάσεις και πολλά άλλα. Στόχος μου είναι να σας βοηθήσω να περιηγηθείτε στον ψηφιακό κόσμο με απλό και διασκεδαστικό τρόπο.