Πώς να διαχωρίσετε το όνομα και το επίθετο στο Excel εύκολα και χωρίς σφάλματα

Η εργασία με υπολογιστικά φύλλα μπορεί να φαίνεται απλή μέχρι να αντιμετωπίσετε φαινομενικά απλές εργασίες που απαιτούν συγκεκριμένες τεχνικές. Μία από τις πιο συνηθισμένες ερωτήσεις μεταξύ των χρηστών του Excel είναι πώς να χωρίσετε ένα κελί που περιέχει ένα πλήρες όνομα σε δύο στήλες: μία για το όνομα και μία για το επώνυμο. Αν και μπορεί να φαίνεται σαν μια μικρή εργασία, η εσφαλμένη εκτέλεση μπορεί να οδηγήσει σε σφάλματα βάσεις δεδομένων, αναφορές ή ανάλυση πληροφοριών.

Ευτυχώς, το Excel περιλαμβάνει πολλές μεθόδους για να επιτευχθεί αυτό: από βασικές λειτουργίες μέχρι αυτόματα εργαλεία όπως π.χ "Κείμενο σε στήλες" o 'Γρήγορη πλήρωση' (Γέμισμα φλας). Σε αυτό το άρθρο εξηγούμε λεπτομερώς κάθε τεχνική, της πλεονέκτημα, μειονεκτήματα και μερικές πρόσθετες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να εργαστείτε με τα προσωπικά δεδομένα πιο αποτελεσματικά.

Διαχωρίστε τα ονόματα και τα επώνυμα στο Excel χρησιμοποιώντας "Κείμενο σε στήλες"

Ένας από τους πιο συνηθισμένους τρόπους για να χωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε διαφορετικές στήλες είναι η χρήση του εργαλείου Κείμενο στη στήλη, μια πολύ χρήσιμη δυνατότητα που βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα του Excel.

Πώς γίνεται;

1. Επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα πλήρη ονόματα που θέλετε να χωρίσετε.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα "Δεδομένα" στην επάνω κορδέλα.
3. Κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες".
4. Στον οδηγό που ανοίγει, επιλέξτε την επιλογή “Οριοθετημένο” και κάντε κλικ "Επόμενο".
5. Επιλέξτε το κατάλληλος οριοθέτης, το οποίο κανονικά θα είναι ένα κενό αν τα ονόματα γράφονται ως "Carlos Pérez".
6. Κάντε κλικ στο "Επόμενο" και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις στήλες στις οποίες θέλετε να εμφανίζονται χωριστά τα δεδομένα.
7. Ολοκληρώστε κάνοντας κλικ "Οριστικοποιώ".

Πλεονέκτημα

• Είναι πολύ εύκολο στη χρήση, ακόμη και για όσους δεν έχουν εμπειρία με το Excel.
• Δεν χρειάζεται να γράφετε τύπους, όλα γίνονται γραφικά.
• Σας επιτρέπει να διαχωρίσετε πολλά στοιχεία εάν υπάρχουν περισσότερα ονόματα ή επώνυμα χρησιμοποιώντας διαφορετικούς οριοθέτες.

Μειονεκτήματα

• Δεν είναι ιδανικό εάν υπάρχουν ακανόνιστες μορφές, όπως σύνθετα ονόματα ή πολλαπλά επώνυμα.
• Αυξήστε τον αριθμό των στηλών, που μπορεί να κάνει την οργάνωση δύσκολη.
• Εάν ενημερώσετε τα δεδομένα πρωτότυπα, θα πρέπει να επαναλάβετε τη διαδικασία χειροκίνητα.

Διαχωρίστε τα ονόματα με τύπους Excel

Για όσους χρειάζονται περισσότερο έλεγχο των δεδομένων τους, προσαρμοσμένες φόρμουλες είναι μια εξαιρετική επιλογή. Αν και απαιτούν λίγη περισσότερη εμπειρία, είναι πολύ ευέλικτα και προσαρμόζονται σε πολλαπλές καταστάσεις.

Βασικοί τύποι για το όνομα και το επώνυμο

• Για να εξαγάγετε το όνομα (υποθέτοντας ότι είναι πριν από το πρώτο διάστημα):
  =IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1)
• Για να εξαγάγετε το apellido:
  =DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1))

Αυτές οι λειτουργίες λειτουργούν καλά όταν υπάρχουν μόνο όνομα και επίθετο. Για ονόματα με περισσότερα κενά, όπως "María del Carmen Rodríguez Pérez", θα απαιτούνται πιο περίπλοκοι τύποι.

Πλεονέκτημα

• Μεγαλύτερη ακρίβεια σε περιπτώσεις πολύπλοκων μορφών.
• Ενημερώνονται αυτόματα εάν αλλάξουν τα αρχικά δεδομένα.
• Ευελιξία προσαρμογής με βάση τα μοτίβα στα δεδομένα σας.

Μειονεκτήματα

• Απαιτεί βασικές γνώσεις συναρτήσεων όπως ΑΡΙΣΤΕΡΑ, ΔΕΞΙΑ, LEN και FIND.
• Μπορεί να είναι δύσκολο να διατηρηθούν και επέκταση σε αρχεία με πολλά δεδομένα ή ποικίλες δομές.
• Λάθη στη λογική του τύπου μπορεί να δώσει λανθασμένα αποτελέσματα.

Αυτόματος διαχωρισμός με Flash Fill

Μια πολύ χρήσιμη και ελάχιστα γνωστή λειτουργία είναι Flash Fill o Γρήγορη πλήρωση. Αυτό το εργαλείο εντοπίζει μοτίβα σε αυτά που εισάγετε και αυτοκίνητο ολοκληρώνει τα υπόλοιπα από τα δεδομένα που βασίζονται σε αυτά που «μαθαίνει».

Πώς να το χρησιμοποιήσετε;

1. Δημιουργήστε μια νέα στήλη δίπλα στα πλήρη ονόματα.
2. Εισαγάγετε χειροκίνητα το όνομα ξεχωριστά (για παράδειγμα, μόνο το όνομα).
3. Ξεκινήστε να πληκτρολογείτε το δεύτερο και θα δείτε αυτό το Excel σας προτείνει να ολοκληρώσετε αυτόματα.
4. πρέσα εισάγετε και οι υπόλοιπες τιμές θα συμπληρωθούν.

Πλεονέκτημα

• Πολύ γρήγορο και οπτικό, ιδανικό για συγκεκριμένες εργασίες.
• Δεν απαιτούνται τύποι ούτε προηγούμενη γνώση.
• Μπορεί να προσαρμοστεί σε ονόματα με διάφορες μορφές αν τα παραδείγματα είναι καλογραμμένα.

Μειονεκτήματα

• Λειτουργεί καλά μόνο εάν τα δεδομένα ακολουθούν ένα μοτίβο. Σίγουρος.
• Μπορείς να κάνεις λάθη εάν τα ονόματα είναι πολύ ποικίλα ή κακώς δομημένα.
• Δεν ενημερώνεται αυτόματα εάν αλλάξουν τα αρχικά δεδομένα.

Τι γίνεται αν δεν χρησιμοποιείτε το Microsoft Excel; Εναλλακτικές λύσεις όπως το WPS Office

Για όσους δεν χρησιμοποιούν Microsoft Office, μια απολύτως έγκυρη εναλλακτική είναι Γραφείο WPS. Αυτή η δωρεάν σουίτα είναι συμβατή με μορφές Excel και διαθέτει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να χωρίσετε το όνομα και το επίθετο.

Υπολογιστικό φύλλο WPS σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε και τα δύο Κείμενο στη στήλη ως τύπους y Flash Fill με διαισθητικά ονόματα και διεπαφή παρόμοια με το MS Excel.

Διαχωρίστε με κείμενο σε στήλες

Όπως και στο Excel, μπορείτε να επιλέξετε κελιά με ονόματα, μεταβείτε στην καρτέλα "Δεδομένα", Κάντε κλικ στο "Κείμενο σε στήλες", ορίστε τους οριοθέτες και διαχωρίστε τις τιμές σε δύο διαφορετικές στήλες.

Χρήση τύπων στο WPS

Οι τύποι είναι πρακτικά οι ίδιοι:
=IZQUIERDA(A2, ENCONTRAR(" ", A2, 1) - 1) για το όνομα και
=DERECHA(A2, LARGO(A2) - ENCONTRAR(" ", A2, 1)) για το επώνυμο.

Διατίθεται επίσης Flash Fill

Απλώς πρέπει να γράψετε το μοτίβο σε ένα κελί, να επιλέξετε το επόμενο και να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Γρήγορη πλήρωση από την καρτέλα Δεδομένα. Το WPS θα αναγνωρίσει το μοτίβο και θα ολοκληρώσει τα υπόλοιπα αυτόματα.

Το WPS προσφέρει επίσης δωρεάν πρότυπα, εργαλεία που βασίζονται σε IA όπως αυτόματα προγράμματα εγγραφής, οδηγοί PDF, συμβατότητα Microsoft Office και διεπαφή που δεν απαιτεί καμπύλη εκμάθησης.

Τι γίνεται με τα ονόματα με πολλά κενά ή χαρακτήρες;

Όταν τα δεδομένα δεν είναι καλά μορφοποιημένα, για παράδειγμα εάν περιέχουν περισσότερους χώρους ή σημεία στίξης όπως κόμματα ή τελείες, βασικές λειτουργίες ενδέχεται να αποτύχουν. Σε αυτές τις περιπτώσεις:

• χρησιμοποιήστε τη λειτουργία =SUSTITUIR να διαγράψω διπλούς χώρους ή περίεργους χαρακτήρες πριν εφαρμόσετε τους τύπους σας.
• Χρησιμοποιήστε τύπους όπως =EXTRAE μαζί με BUSCAR o HALLAR να συλλάβει με Μεγαλύτερη ακρίβεια τα συστατικά του ονόματος.

Τι γίνεται αν όλα τα ονόματα βρίσκονται σε ένα κελί χωρισμένα με κόμμα;

Μερικές φορές μπορεί να συναντήσετε ένα κελί που ομαδοποιεί πολλά ονόματα χωρισμένα με κόμμα ή άλλους χαρακτήρες. Σε αυτήν την περίπτωση, εφαρμόστε το εργαλείο Κείμενο στη στήλη επιλέγοντας φάτε ως οριοθέτης. Αυτό θα κάνει κάθε όνομα να τοποθετηθεί σε διαφορετική στήλη.

Για πιο σύνθετες λίστες, μπορείτε να συνδυάσετε λειτουργίες όπως =EXTRAE, =HALLAR y =LARGO για εκχύλισμα κάθε μπλοκ ξεχωριστά.

Τι να κάνετε με τα μεσαία ή σύνθετα ονόματα;

Εάν πρέπει να διαχωρίσετε ονόματα που περιέχουν διπλά μεσαία ή επώνυμα, πρέπει να χρησιμοποιήσετε πιο προηγμένους τύπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν συνδυασμό από =EXTRAE y =HALLAR για να αποκτήσετε το δεύτερο όνομα προσδιορίζοντας το δεύτερο διάστημα μέσα στο κείμενο.

Παράδειγμα για το μεσαίο όνομα:
=EXTRAE(A2, BUSCAR(" ", A2) + 1, BUSCAR(" ", A2, BUSCAR(" ", A2) + 1) - BUSCAR(" ", A2) - 1)

Ή μπορείτε επίσης να βασιστείτε Συμπληρώματα Excel όπως το Ablebits, που σας επιτρέπουν να διαχωρίσετε τα πλήρη ονόματα σε στοιχεία όπως Όνομα, Μέσο Όνομα, Επώνυμο, Επίθημα κ.λπ.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να διαχωρίσετε το όνομα και το επίθετο στο Excel και ο καλύτερος θα εξαρτηθεί από τη δομή των δεδομένων σας και τον τελικό σας στόχο. Από αυτοματοποιημένες μεθόδους όπως το Quick Fill μέχρι περίπλοκους τύπους για περίπλοκες περιπτώσεις, κάθε εργαλείο έχει τη θέση του. Με λίγη εξάσκηση, θα μπορέσετε να διαχειριστείτε τις βάσεις δεδομένων σας με πιο οργανωμένο τρόπο, ελαχιστοποιώντας τα λάθη και αγοράζοντας χρόνο στις καθημερινές σας εργασίες.

Σχετικό άρθρο:

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση QUARTILE στο Excel – Πλήρης οδηγός

Ισαάκ

Παθιασμένος συγγραφέας για τον κόσμο των byte και της τεχνολογίας γενικότερα. Μου αρέσει να μοιράζομαι τις γνώσεις μου μέσω της γραφής, και αυτό θα κάνω σε αυτό το blog, θα σας δείξω όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τα gadget, το λογισμικό, το υλικό, τις τεχνολογικές τάσεις και πολλά άλλα. Στόχος μου είναι να σας βοηθήσω να περιηγηθείτε στον ψηφιακό κόσμο με απλό και διασκεδαστικό τρόπο.