Πώς να ρυθμίσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο WhatsApp Business βήμα προς βήμα

Το WhatsApp Business έχει γίνει ένα απαραίτητο εργαλείο για χιλιάδες επιχειρήσεις. Και αυτό δεν είναι περίεργο, καθώς επιτρέπει την γρήγορη και άμεση επικοινωνία με τους πελάτες. Ωστόσο, η χειροκίνητη απάντηση σε κάθε μήνυμα μπορεί να είναι μια κουραστική εργασία, ειδικά όταν τα μηνύματα επαναλαμβάνονται ξανά και ξανά.

Ευτυχώς, υπάρχουν οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις , μια λειτουργία που σας εξοικονομεί χρόνο, ενισχύει την επαγγελματική σας εικόνα και σας επιτρέπει να βοηθάτε τους πελάτες σας οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας. Αυτό το άρθρο θα σας δείξει πώς να τις ρυθμίσετε βήμα προς βήμα, θα εξηγήσει τη χρησιμότητά τους σε διαφορετικές καταστάσεις και θα σας δώσει συγκεκριμένα παραδείγματα που μπορείτε να εφαρμόσετε αμέσως.

Τι είναι οι αυτόματες απαντήσεις στο WhatsApp Business;

Οι αυτοματοποιημένες απαντήσεις στο WhatsApp Business είναι προκαθορισμένα μηνύματα που αποστέλλονται αυτόματα όταν ένας πελάτης επικοινωνήσει μαζί σας υπό ορισμένες συνθήκες: εκτός ωραρίου λειτουργίας, κατά την έναρξη μιας συνομιλίας ή όταν χρησιμοποιείτε γρήγορες απαντήσεις.

Αποτελούν μια εξαιρετική λύση για τη διατήρηση συνεπούς και επαγγελματικής εξυπηρέτησης , ακόμα και όταν δεν είστε διαθέσιμοι εκείνη τη στιγμή. Επιπλέον, βοηθούν στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης, στη βελτιστοποίηση του χρόνου του προσωπικού και στην τυποποίηση της ποιότητας των απαντήσεων.

Υπάρχουν τρεις κύριοι τύποι αυτοματοποιημένων απαντήσεων στην εφαρμογή WhatsApp Business:

• Μηνύματα καλωσορίσματος: Χρησιμοποιούνται για να στείλουν έναν αυτόματο χαιρετισμό όταν κάποιος σας γράφει για πρώτη φορά ή μετά από 14 ημέρες χωρίς επαφή.
• Μηνύματα απουσίας: αποστέλλονται εκτός ωραρίου λειτουργίας ή όταν λείπετε.
• Γρήγορα απαντά: Είναι προσχεδιασμένα μηνύματα που μπορούν να ενεργοποιηθούν με μια συντόμευση της επιλογής σας. Ιδανικό για απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις.

Πώς να ρυθμίσετε τα αυτόματα μηνύματα βήμα προς βήμα

Η εφαρμογή WhatsApp Business περιλαμβάνει τη δυνατότητα δημιουργίας αυτόματων απαντήσεων χωρίς την ανάγκη εξωτερικού λογισμικού μεταξύ των βασικών εργαλείων της. Παρακάτω σας δείχνουμε πώς να το κάνετε σε κάθε περίπτωση:

1. Διαμορφώστε το μήνυμα καλωσορίσματος

Για να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση, τίποτα καλύτερο από έναν αυτόματο χαιρετισμό. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να είστε φιλικοί και διαθέσιμοι ακόμα και όταν είστε εκτός σύνδεσης. Αυτά είναι τα βήματα:

1. Ανοίξτε το WhatsApp Business και πατήστε το εικονίδιο με τις τρεις κουκκίδες στην επάνω δεξιά γωνία.
2. Επιλέξτε “Εργαλεία για την εταιρεία” και μετά πηγαίνετε στο “Μήνυμα καλωσορίσματος”.
3. Ενεργοποιήστε την επιλογή "Αποστολή μηνύματος καλωσορίσματος".
4. Επεξεργαστείτε το μήνυμα που θα σταλεί (για παράδειγμα: "Γεια σας! Σας ευχαριστούμε που μας γράψατε. Θα απαντήσουμε στο ερώτημά σας σύντομα.").
5. Ορίστε παραλήπτες: όλες, νέες επαφές, συγκεκριμένες επαφές ή παράλειψη ορισμένων.
6. Αποθηκεύστε τις αλλαγές και θα είναι ενεργό.

2. Ρύθμιση μηνύματος απουσίας

Όταν δεν είστε διαθέσιμοι ή εκτός ωραρίου, το WhatsApp μπορεί να ειδοποιήσει αυτόματα τον πελάτη. Με αυτό τον τρόπο τους εμποδίζετε να πιστεύουν ότι αγνοείτε τα μηνύματά τους.

1. Πρόσβαση στο επιχειρηματικά εργαλεία στο μενού με τις τρεις κουκκίδες.
2. Πατήστε «Μήνυμα απουσίας» και ενεργοποιήστε τη λειτουργία.
3. Επεξεργαστείτε το μήνυμά σας (για παράδειγμα: "Γεια σας, ευχαριστώ που γράφετε. Δεν μπορούμε να απαντήσουμε αυτήν τη στιγμή, αλλά θα το κάνουμε μόλις είμαστε ξανά διαθέσιμοι.").
4. Επιλέξτε πότε θα αποστέλλεται: πάντα, σύμφωνα με ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα ή εκτός των καθορισμένων ωρών λειτουργίας.
5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές.

3. Δημιουργήστε γρήγορες απαντήσεις

Αυτές οι απαντήσεις σάς επιτρέπουν να στέλνετε συχνά μηνύματα άμεσα χρησιμοποιώντας συντομεύσεις όπως "/hello" ή "/send". Για να τα διαμορφώσετε:

1. Στο WhatsApp Business, μεταβείτε στο επιχειρηματικά εργαλεία και επιλέξτε Γρήγορες απαντήσεις.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο "+" για να δημιουργήσετε ένα νέο.
3. Πληκτρολογήστε το μήνυμα που θέλετε να αποθηκεύσετε (για παράδειγμα: "Το ωράριο λειτουργίας μας είναι 9:00 π.μ. έως 18:00 μ.μ., Δευτέρα έως Παρασκευή.").
4. Εκχωρήστε μια εύκολη στην απομνημόνευση συντόμευση όπως /πρόγραμμα.
5. Αποθηκεύστε το και μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε τώρα πληκτρολογώντας "/schedule" σε οποιαδήποτε συνομιλία.

Παραδείγματα αυτοματοποιημένων μηνυμάτων για την επιχείρησή σας

Ακολουθεί μια επιλογή κειμένων που μπορείτε να αντιγράψετε, να προσαρμόσετε ή να χρησιμοποιήσετε ως έμπνευση για τα δικά σας μηνύματα.

Μηνύματα καλωσορίσματος

• Τυπικό καλωσόρισμα: "Γεια σας! Καλώς ήρθατε στο κατάστημά μας. Πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε σήμερα;"
• Ευγνομονώς: "Σας ευχαριστούμε που μας γράψατε. Εκτιμούμε το ενδιαφέρον σας και θα χαρούμε να σας βοηθήσουμε."
• Με προσφορά: "Ευχαριστούμε για το μήνυμά σας! Θυμηθείτε, προσφέρουμε έκπτωση 10% στην πρώτη σας αγορά."
• Εξατομικευμένη: "Γεια, είμαστε στην ευχάριστη θέση να βοηθήσουμε. Τι χρειάζεστε;"

Μηνύματα απουσίας

• "Γεια σας, ευχαριστούμε που επικοινωνήσατε. Αυτήν τη στιγμή δεν είμαστε διαθέσιμοι, αλλά θα επικοινωνήσουμε μαζί σας το συντομότερο δυνατό."
• "Το ωράριο λειτουργίας μας είναι Δευτέρα έως Παρασκευή, 9:00 π.μ. έως 18:00 μ.μ. Εάν μας γράψετε εκτός αυτών των ωρών, θα απαντήσουμε την επόμενη μέρα."
• "Είμαστε μακριά για διακοπές μέχρι τις . Μπορείτε να μας αφήσετε ένα μήνυμα και θα απαντήσουμε όταν επιστρέψουμε."

Χρήσιμες γρήγορες απαντήσεις

• /πρόγραμμα: «Είμαστε διαθέσιμοι από Δευτέρα έως Παρασκευή, 9:00 π.μ. έως 18:00 μ.μ.
• /πληρωμή: "Δεχόμαστε πιστωτικές κάρτες, PayPal, τραπεζικά εμβάσματα και Bizum."
• /αποστολή: "Οι αποστολές μας διαρκούν από 3 έως 5 εργάσιμες ημέρες ανάλογα με την περιοχή."
• /επιστρέφει: "Μπορείτε να επιστρέψετε οποιοδήποτε προϊόν εντός 30 ημερών με απόδειξη."
• /στοκ: "Ναι, αυτό το προϊόν είναι διαθέσιμο. Θα θέλατε να το κρατήσουμε για εσάς;"

Πλεονεκτήματα της χρήσης αυτοματοποιημένων μηνυμάτων στην επιχείρησή σας

Πέρα από την εξοικονόμηση χρόνου, η διαμόρφωση αυτών των απαντήσεων έχει πολλαπλά οφέλη που επηρεάζουν άμεσα την ποιότητα της εξυπηρέτησης πελατών και την απόδοση της επιχείρησης.

1. Αβίαστη, συνεχής προσοχή

Απαντήστε αυτόματα οποιαδήποτε στιγμή της ημέρας , ακόμα και όταν δεν χρησιμοποιείτε το τηλέφωνό σας. Αυτό υποδηλώνει επαγγελματισμό και σας αποτρέπει από το να χάσετε πελάτες λόγω καθυστερημένων απαντήσεων. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών, μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτό το άρθρο σχετικά με τη ρύθμιση των αυτόματων απαντήσεων στο Outlook.

2. Εξοικονόμηση χρόνου

Οι γρήγορες απαντήσεις μειώνουν την επαναλαμβανόμενη εργασία και διατηρούν έναν σταθερό τόνο σε όλα τα μηνύματα. Είναι ιδανικές για Συχνές Ερωτήσεις, επιστροφές, χρονοδιαγράμματα και πολλά άλλα. Για περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με τον αυτοματισμό, μπορείτε να δείτε αυτό το σεμινάριο σχετικά με την ενεργοποίηση των αυτόματων απαντήσεων στο Outlook.

3. Αποτελεσματικός αυτοματισμός

Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες όπως η αποστολή χαιρετισμών, η επιβεβαίωση παραγγελιών ή η απάντηση με την τιμολόγηση, χωρίς να προσλάβετε επιπλέον προσωπικό. Εάν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη ρύθμιση αυτοματοποιημένων απαντήσεων, ανατρέξτε σε αυτό το άρθρο σχετικά με τη ρύθμιση αυτοματοποιημένων απαντήσεων.

4. Βελτιωμένη εμπειρία πελάτη

Ένας πελάτης που λαμβάνει ένα σαφές και άμεσο μήνυμα αισθάνεται ότι τον εκτιμούν . Αυτό βελτιώνει την αντίληψη της επωνυμίας και ενισχύει την αφοσίωση των πελατών.

Τι γίνεται αν χρειάζεστε περισσότερα; Χρησιμοποιήστε το WhatsApp Business API

Εάν η ροή μηνυμάτων σας είναι τεράστια ή θέλετε να ξεπεράσετε αυτό που επιτρέπει η βασική εφαρμογή, μπορείτε να επιλέξετε το WhatsApp Business API , μια πιο προηγμένη λύση σχεδιασμένη για μεσαίες ή μεγάλες εταιρείες.

Με αυτό μπορείτε:

• Χρήση chatbots να ανταποκρίνεται αυτόματα και έξυπνα.
• στείλετε μαζικά μηνύματα και προωθητικές καμπάνιες στο WhatsApp.
• Προσθέστε διαδραστικά κουμπιά, μενού ή συστήματα κρατήσεων.
• Συγκεντρώστε τη φροντίδα από έναν μόνο αριθμό για πολλούς πράκτορες.

Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις λειτουργίες, πρέπει να συνεργαστείτε με έναν επίσημο πάροχο (BSP), όπως το Sinch Engage, ο οποίος διευκολύνει την τεχνική πρόσβαση και τη σύνδεση API χωρίς να απαιτείται να έχετε τη δική σας ομάδα IT.

Επιπλέον, πλατφόρμες όπως το Aunoa προσφέρουν επίσης λύσεις αυτοματισμού μέσω προσαρμοσμένων chatbots που ανταποκρίνονται αυτόματα και είναι διαθέσιμα 24/XNUMX.

Το WhatsApp Business προσφέρει μια ποικιλία εργαλείων για τη βελτίωση της εξυπηρέτησης πελατών σας. Η ρύθμιση αυτοματοποιημένων μηνυμάτων είναι απλή, δωρεάν και μπορεί να βελτιώσει σημαντικά τον τρόπο με τον οποίο το κοινό σας αντιλαμβάνεται την επιχείρησή σας. Και αν χρειάζεται να προχωρήσετε ακόμη περισσότερο, επιλογές όπως το API σάς επιτρέπουν να κλιμακώσετε και να επαγγελματοποιήσετε περαιτέρω τις επικοινωνίες της επιχείρησής σας.

Σχετικό άρθρο:

Πώς να ενεργοποιήσετε τις αυτόματες απαντήσεις στο Outlook | Οδηγός διαμόρφωσης

Ισαάκ

Παθιασμένος συγγραφέας για τον κόσμο των byte και της τεχνολογίας γενικότερα. Μου αρέσει να μοιράζομαι τις γνώσεις μου μέσω της γραφής, και αυτό θα κάνω σε αυτό το blog, θα σας δείξω όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τα gadget, το λογισμικό, το υλικό, τις τεχνολογικές τάσεις και πολλά άλλα. Στόχος μου είναι να σας βοηθήσω να περιηγηθείτε στον ψηφιακό κόσμο με απλό και διασκεδαστικό τρόπο.