Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων της Access που αποθηκεύει διαδρομές ή συνημμένα

Έχετε ποτέ αναρωτηθεί πώς να οργανώσετε έγγραφα, εικόνες ή αρχεία που συνδέονται απευθείας από μια βάση δεδομένων χωρίς την ταλαιπωρία της σύνταξης κώδικα; Microsoft Access Είναι μια από τις πιο ισχυρές και απλές επιλογές για την αποθήκευση και τη διαχείριση συνημμένων ή διαδρομών εγγράφων, επιτρέποντάς σας να συγκεντρώνετε όλες τις πληροφορίες αποτελεσματικά.

Σε αυτό το άρθρο σας εξηγώ με σαφή και φυσικό τρόπο Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στην Access που αποθηκεύει διαδρομές ή συνημμένα, τα πλεονεκτήματά του, τα πιο σημαντικά βήματα και τις τεχνικές λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζετε για να διασφαλίσετε ότι η διαχείριση εγγράφων σας είναι ισχυρή, γρήγορη και εύκολη στη συντήρηση. Ετοιμαστείτε να ανακαλύψετε όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε, από τις πιο βασικές έννοιες έως τις προηγμένες λειτουργίες, ενσωματώνοντας τις καλύτερες μεθόδους και πρακτικές συμβουλές.

Τι είναι μια βάση δεδομένων στην Access και σε τι χρησιμεύει;

ένα βάση δεδομένων στην Access Είναι ένα σύστημα που οργανώνει, ταξινομεί και προστατεύει μια μεγάλη ποικιλία πληροφοριών: από δεδομένα πελατών ή προϊόντων έως ηλεκτρονικά έγγραφα, τιμολόγια ή ακόμα και φωτογραφίες. πρόσβαση Όχι μόνο σας επιτρέπει να δημιουργείτε πίνακες και να αποθηκεύετε δεδομένα, αλλά προσφέρει επίσης οπτικά εργαλεία για ερωτήματα, αναφορές και φόρμες, διευκολύνοντας την εισαγωγή, την αναζήτηση και την ανάλυση πληροφοριών.

Το πιο ενδιαφέρον είναι ότι η Access ενσωματώνει συγκεκριμένες συναρτήσεις για επισυνάψτε αρχεία απευθείας σε αρχεία. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εργάζεστε με ψηφιοποιημένη τεκμηρίωση (τιμολόγια, συμβόλαια, εικόνες κ.λπ.) ή εάν απλώς χρειάζεται να διατηρείτε μια οργανωμένη λίστα με τις τοποθεσίες αρχείων στο δίσκο, χρησιμοποιώντας διαδρομές.

Με την Access μπορείτε:

• Δημιουργία και προσαρμογή πινάκων για οποιαδήποτε ανάγκη (απόθεμα, πελάτες, ιστορικό τιμολογίων κ.λπ.).
• Επισύναψη ενός ή περισσότερων αρχείων για κάθε εγγραφή εύκολα.
• Σύνδεση αρχείων χρησιμοποιώντας διαδρομές για να διατηρείται η βάση δεδομένων ελαφριά και ευέλικτη.
• Προβολή, τροποποίηση και διαχείριση έγγραφα ή εικόνες από φόρμες και ερωτήματα.

Πεδία και διαδρομές συνημμένων: Ποια επιλογή πρέπει να επιλέξω;

Η Access σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε αρχεία χρησιμοποιώντας τον τύπο πεδίου τους Συνημμέναή αποθηκεύστε απευθείας το διαδρομή αρχείου (η θέση του στο σύστημα), κάτι που μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας ένα πεδίο κειμένου. Ποια επιλογή είναι η καλύτερη για εσάς;

Αν θέλετε αποθηκεύστε το αρχείο στη βάση δεδομένων (για παράδειγμα, ένα τιμολόγιο PDF ή μια εικόνα), το πεδίο συνημμένου είναι τέλειο: διατηρεί τα πάντα συγκεντρωμένα και σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε αρχεία χωρίς να εξαρτάστε από τον αρχικό φάκελο. Επιπλέον, η Access μπορεί να συμπιέσει αυτόματα αρχεία ανάλογα με τη μορφή τους, συμβάλλοντας στην εξοικονόμηση χώρου.

Επιπλέον, αν δεν θέλετε η βάση δεδομένων να μεγαλώσει πολύ, ή αν προτιμάτε να αποφύγετε τα διπλότυπα αποθηκεύοντας μόνο την τοποθεσία του αρχείου, απλώς προσθέστε ένα πεδίο κειμένου και αποθηκεύστε τη διαδρομή εκεί (για παράδειγμα, 'C:\Invoices\2024\invoice124.pdf'). Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ανοίξετε το έγγραφο από τον αρχικό του φάκελο και η βάση δεδομένων παραμένει πολύ μικρότερη.

Ποιο είναι το κύριο μειονέκτημα κάθε συστήματος; Η αποθήκευση πάρα πολλών συνημμένων μπορεί να κάνει τη βάση δεδομένων πολύ μεγάλη και αργή, ενώ η σύνδεση διαδρομών απαιτεί να μην μετακινούνται τα αρχεία από τους φακέλους τους, διαφορετικά ο σύνδεσμος θα χαθεί. Επομένως, ανάλογα με τις ανάγκες σας, μπορείτε να συνδυάσετε και τις δύο μεθόδους ή να επιλέξετε αυτήν που σας ταιριάζει καλύτερα.

Πλεονεκτήματα της χρήσης πεδίων συνημμένων στην Access

Ο τύπος του πεδίου Συνημμένα Έχει ξεπεράσει παλαιότερες τεχνικές όπως το OLE (Object Linking and Embedding), οι οποίες ήταν αναποτελεσματικές και καταλάμβαναν πολύ χώρο. Τα κύρια πλεονεκτήματά του περιλαμβάνουν:

• Εύκολη προσθήκη αρχείων εγγενώς, χωρίς να προγραμματίσω τίποτα.
• Συμβατότητα με πολλές μορφές: εικόνες (JPG, PNG, GIF, BMP), έγγραφα Office, αρχεία zip, μεταξύ άλλων.
• Δεν απαιτείται πρόσθετο λογισμικό για να δείτε τα περισσότερα συνημμένα, σε αντίθεση με το παλιό OLE.
• Απλοποιημένη διαχείρισηΜε διπλό κλικ μπορείτε να προσθέσετε, να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε αρχεία που συνδέονται με κάθε εγγραφή.

Μπορείτε επίσης επισυνάψτε πολλά αρχεία σε μία μόνο εγγραφή (για παράδειγμα, διαφορετικά έγγραφα από τον ίδιο πελάτη), διαχειριστείτε τα από φόρμες και αποθηκεύστε τα ή εξαγάγετε τα όπως απαιτείται. Το μέγιστο μέγεθος για κάθε συνημμένο είναι 256 MB και η συνολική βάση δεδομένων μπορεί να φτάσει τα 2 GB.

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στην Access με διαδρομές ή συνημμένα αρχεία;

Η διαδικασία δημιουργίας είναι πολύ απλή και μπορεί να προσαρμοστεί είτε θέλετε να αποθηκεύσετε αρχεία μέσα στη βάση δεδομένων είτε απλώς να αποθηκεύσετε διαδρομές. Ακολουθούν τα γενικά βήματα:

1. Δημιουργήστε μια νέα βάση δεδομένων ή ανοίξτε μια υπάρχουσα

Ανοίξτε Microsoft Access και επιλέξτε "Νέα βάση δεδομένων επιφάνειας εργασίας". Δώστε της ένα ουσιαστικό όνομα και αποθηκεύστε το αρχείο .accdb στον προτιμώμενο φάκελο. Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει μια βάση δεδομένων, απλώς ανοίξτε την από το μενού "Αρχείο > Άνοιγμα".

2. Δημιουργήστε ή τροποποιήστε έναν πίνακα

Μπορείτε να το κάνετε αυτό από την καρτέλα "Δημιουργία > Πίνακας" ή να επιλέξετε έναν υπάρχοντα. Οι πίνακες θα αποτελούν τον πυρήνα της βάσης δεδομένων σας: για παράδειγμα, "Πελάτες", "Τιμολόγια" ή "Έγγραφα".

3. Προσθέστε ένα πεδίο συνημμένου

Για να αποθηκεύσετε αρχεία απευθείας, χρειάζεστε ένα ειδικό πεδίο. Κάντε το ως εξής:

• Ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων και εντοπίστε τη στήλη "Προσθήκη νέου πεδίου". Δώστε της ένα όνομα (για παράδειγμα, "Συνημμένο") και επιλέξτε "Συνημμένο" ως τύπο δεδομένων.
• Εάν εργάζεστε σε προβολή σχεδίασης, προσθέστε ένα νέο πεδίο, ονομάστε το και επιλέξτε Συνημμένο ως τύπο.

Αποθηκεύστε τις αλλαγές. Να θυμάστε ότι Μόλις αντιστοιχιστεί ο τύπος συνημμένου, δεν μπορείτε να τον αλλάξετε αργότερα. (αν και μπορείτε να διαγράψετε το πεδίο αν κάνατε κάποιο λάθος).

Για να αποθηκεύσετε διαδρομές αρχείων

Απλώς προσθέστε ένα πεδίο "Σύντομο Κείμενο" ή "Μεγάλο Κείμενο" και αποθηκεύστε εκεί την πλήρη διεύθυνση του αρχείου ή του φακέλου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ανοίξετε έγγραφα από την πραγματική τους θέση κάνοντας διπλό κλικ ή χρησιμοποιώντας ένα προσαρμοσμένο κουμπί.

Πώς να επισυνάψετε αρχεία σε εγγραφές της Access

Μόλις έχετε έτοιμο το πεδίο συνημμένου, η προσθήκη εγγράφων είναι πολύ εύκολη:

1. Ανοίξτε τον πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων.
2. Κάντε διπλό κλικ στο κελί που αντιστοιχεί στο πεδίο συνημμένου.
3. Θα ανοίξει ένα παράθυρο με τίτλο "Συνημμένα". Κάντε κλικ στην επιλογή "Προσθήκη".
4. Βρείτε το αρχείο στον υπολογιστή σας (μπορείτε να επιλέξετε πολλά αρχεία ταυτόχρονα) και κάντε κλικ στο "Άνοιγμα".
5. Τέλος, κάντε κλικ στην επιλογή «Αποδοχή» για να προσθέσετε τα έγγραφα στο μητρώο.

Μπορείτε να επαναλάβετε αυτήν τη διαδικασία για να προσθέσετε περισσότερα αρχεία στην ίδια εγγραφή, να τα διαγράψετε ή να τα επεξεργαστείτε από το ίδιο παράθυρο. Όταν επισυνάπτονται αρχεία, η Access θα εμφανίσει ένα μικρό εικονίδιο συνδετήρα στο κελί για να υποδείξει ότι υπάρχουν συσχετισμένα έγγραφα.

Διαχείριση και προβολή συνημμένων από φόρμες

Μία από τις εξαιρετικές λειτουργίες της Access είναι ότι μπορείτε να επεκτείνετε τη λειτουργικότητα των πινάκων σας μέσω προσαρμοσμένες φόρμεςΑυτό κάνει τη διαχείριση αρχείων πολύ πιο απλή.

Για να εμφανίσετε και να διαχειριστείτε συνημμένα σε μια φόρμα:

• Επεξεργαστείτε τη φόρμα στην «Προβολή σχεδίασης».
• Από την καρτέλα "Σχεδίαση", χρησιμοποιήστε την επιλογή "Προσθήκη υπαρχόντων πεδίων" και σύρετε το πεδίο συνημμένου στη φόρμα.
• Τοποθετήστε το στοιχείο ελέγχου όπου προτιμάτε και προσαρμόστε τις ιδιότητες, εάν χρειάζεται.

Από τη φόρμα, μπορείτε να ανοίξετε, να προσθέσετε ή να διαγράψετε συνημμένα με οπτικό και εύχρηστο τρόπο. Εάν η εγγραφή περιέχει πολλές εικόνες ή έγγραφα, μπορείτε εύκολα να πλοηγηθείτε μεταξύ τους χρησιμοποιώντας τα βέλη στο στοιχείο ελέγχου.

Αποθήκευση, επεξεργασία και διαγραφή συνημμένων

Η Access σάς επιτρέπει επίσης να τροποποιείτε ή να εξαγάγετε εύκολα αποθηκευμένα αρχεία:

• Αποθήκευση αρχείων σε άλλη τοποθεσία: Ανοίξτε το παράθυρο συνημμένων, επιλέξτε το αρχείο και επιλέξτε "Αποθήκευση ως". Επιλέξτε τον φάκελο όπου θα το αντιγράψετε.
• Επεξεργασία αρχείων: Κάντε διπλό κλικ στο συνημμένο έγγραφο και, εάν έχετε εγκατεστημένο το συμβατό πρόγραμμα (λέξη, Excel, κ.λπ.), μπορείτε να το επεξεργαστείτε κανονικά. Όταν αποθηκεύσετε τις αλλαγές σας και επιστρέψετε στην Access, θα ερωτηθείτε εάν θέλετε να διατηρήσετε την τροποποιημένη έκδοση.
• Διαγραφή συνημμένων: Στο παράθυρο συνημμένων, επιλέξτε το έγγραφο και κάντε κλικ στην επιλογή "Κατάργηση".

Να θυμάστε ότι η Access αποθηκεύει προσωρινά τα επεξεργασμένα αρχεία στον προσωρινό φάκελο Windows μέχρι να αποφασίσετε να τα αποθηκεύσετε στη βάση δεδομένων.

Πλεονεκτήματα της διαχείρισης συνημμένων από φόρμες και αναφορές

Ενσωματώνοντας πεδία συνημμένων σε φόρμες και αναφορές, μπορείτε να:

• Προβολή εικόνων απευθείας κατά την περιήγηση στα αρχεία.
• Πρόσβαση και χειρισμός εγγράφων από ένα μόνο πλαίσιο, χωρίς να χρειάζεται να τα αναζητήσετε χειροκίνητα.
• Προσθέστε ή αφαιρέστε αρχεία εύκολα χωρίς να ανοίξετε το κυρίως τραπέζι.

Έχετε υπόψη σας αυτό Οι αναφορές επιτρέπουν μόνο την προβολή ή την αποθήκευση συνημμένων, αλλά όχι να τα επεξεργαστείτε, καθώς είναι μόνο για ανάγνωση.

Υποστηριζόμενες μορφές αρχείων και περιορισμοί

Η Access μπορεί να χειριστεί τις πιο συνηθισμένες μορφές που χρησιμοποιούνται στην καθημερινή εργασία:

• Εικόνες: BMP, JPEG (JPG, JPE), GIF, PNG, TIFF, ΕΙΚΟΝΙΔΙΟ, WMF, ΗΜΠ, μεταξύ άλλων.
• Έγγραφα: Word, Excel, PowerPoint, αρχεία ZIP, αρχεία κειμένου (.txt), XML.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες μορφές που Αποκλεισμοί πρόσβασης για λόγους ασφαλείας (για παράδειγμα, εκτελέσιμα αρχεία, σενάρια ή αρχεία Access από παλαιότερες εκδόσεις). Πριν επιχειρήσετε να επισυνάψετε αρχεία, ανατρέξτε στην επίσημη λίστα αποκλεισμένων μορφών στην τεκμηρίωση βοήθειας της Access για να αποφύγετε περιττά σφάλματα.

Πώς μπορώ να συμπιέσω συνημμένα στην Access;

Η Access συμπιέζει αυτόματα τα συνημμένα, εκτός εάν είναι ήδη συμπιεσμένα στην εγγενή τους μορφή. Για παράδειγμα, Εικόνες JPEGΤα αρχεία GIF ή zip δεν θα επανασυμπιεστούν, ενώ τα αρχεία BMP, TIFF ή τα μη συμπιεσμένα έγγραφα θα επανασυμπιεστούν, συμβάλλοντας στη βελτιστοποίηση του χώρου που καταλαμβάνεται στη βάση δεδομένων.

Αυτό το σύστημα συμπίεσης σάς επιτρέπει να χειρίζεστε μεγάλους όγκους εγγράφων χωρίς υπερβολική αύξηση της βάσης δεδομένων, αν και συνιστάται να μην υπερβαίνετε το μέγιστο όριο των 2 GB.

Εργασία με διαδρομές: σύνδεση εξωτερικών αρχείων

Σε πολλές περιπτώσεις, είναι πιο πρακτικό να συνδέσετε τα αρχεία με τη βάση δεδομένων αντί να τα επισυνάψετε στη θέση όπου είναι αποθηκευμένα. Για να το κάνετε αυτό:

• Δημιουργήστε ένα πεδίο κειμένου όπου θα αποθηκεύσετε την πλήρη διαδρομή (για παράδειγμα, D:\Documents\Invoice_A123.pdf).
• Προσθέστε τους συνδέσμους χειροκίνητα ή χρησιμοποιώντας μια φόρμα που περιλαμβάνει ένα πεδίο για τη διαδρομή.
• Στις φόρμες, μπορείτε να προσθέσετε ένα κουμπί με μια μακροεντολή για να ανοίξετε το αρχείο χρησιμοποιώντας την εντολή "Σύνδεσμος σε υπερσύνδεσμο".

Το κύριο πλεονέκτημα είναι ότι η βάση δεδομένων δεν αυξάνεται σε μέγεθος, αν και θα χάσετε την αναφορά εάν το αρχείο μετακινηθεί ή διαγραφεί από την αρχική του θέση. Αυτή η μέθοδος προτιμάται για χρήστες που διαχειρίζονται μεγάλους όγκους εγγράφων και δεν θέλουν να υπερφορτώσουν την Access.

Σχετικό άρθρο:

Πώς να αντιμετωπίσετε προβλήματα του Office κατά το άνοιγμα μεγάλων αρχείων: Πλήρης και ενημερωμένος οδηγός

Ισαάκ

Παθιασμένος συγγραφέας για τον κόσμο των byte και της τεχνολογίας γενικότερα. Μου αρέσει να μοιράζομαι τις γνώσεις μου μέσω της γραφής, και αυτό θα κάνω σε αυτό το blog, θα σας δείξω όλα τα πιο ενδιαφέροντα πράγματα σχετικά με τα gadget, το λογισμικό, το υλικό, τις τεχνολογικές τάσεις και πολλά άλλα. Στόχος μου είναι να σας βοηθήσω να περιηγηθείτε στον ψηφιακό κόσμο με απλό και διασκεδαστικό τρόπο.