Vollständiges Tutorial zu KI-Funktionen in Slack

Wer Slack täglich nutzt, hat sich sicher schon öfter gewünscht, einen Assistenten zu haben, der alles in seinen Kanälen versteht und es übersichtlich zusammenfasst, ohne dass man sich durch Hunderte von Nachrichten wühlen muss. Genau das bieten die KI-Funktionen von Slack : Sie helfen Ihnen, Informationen zu finden, auf dem Laufenden zu bleiben und Aufgaben zu automatisieren – mithilfe der in Ihren Arbeitsbereich integrierten KI-gestützten Apps.

In diesem Tutorial erfahren Sie, wie Sie diese Funktionen optimal nutzen: von der Beantwortung von Fragen basierend auf Ihren internen Gesprächen über die Einrichtung täglicher Kanalzusammenfassungen bis hin zum Verständnis der Sicherheit und Verwaltung von KI-Agenten und -Assistenten in Slack. Alles wird verständlich erklärt, mit praktischen Beispielen und wichtigen Details für Administratoren und Sicherheitsmanager.

Was ist KI in Slack und wie fügt sie sich in Ihren Arbeitsbereich ein?

Wenn wir über KI in Slack sprechen, meinen wir nicht eine einzelne magische Funktion innerhalb der Plattform, sondern eine Reihe von KI-Anwendungen, Agenten und Assistenten, die sich in Ihren Arbeitsbereich oder Ihre Unternehmensorganisation integrieren und verschiedene Drittanbieterdienste zur Informationsverarbeitung nutzen.

Als Erstes sollten Sie verstehen, dass die Antworten der KI in Slack auf den Inhalten Ihres eigenen Workspace basieren – also auf den Slack-Nachrichten und -Daten, auf die Sie Zugriff haben. Es handelt sich nicht um eine KI, die mit dem gesamten Internet trainiert wurde, sondern sie „kennt“ nur die Inhalte Ihrer Kanäle, Direktnachrichten und Konversationen, in denen Sie sie eingebunden haben.

Das bedeutet, dass die KI von Slack keine allgemeinen Fragen wie „Merkmale von Schnabeltieren“ beantworten kann, es sei denn, Ihr Unternehmen konzentriert sich auf sehr spezifische Themen. Sie wird jedoch Fragen zu Dingen wie „Projektfristen für Belletristik“ oder „Freie Tage der Ingenieure “ beantworten, sofern diese Informationen in einem Kanal oder einer Konversation geschrieben sind, die Sie lesen können.

In der Praxis verwandelt dies Slack in eine Art abfragefähiges kollektives Gehirn: Sie können Fragen stellen, Zusammenfassungen anfordern oder spezialisierte Agenten nutzen (z. B. Integrationen mit Salesforce, ServiceNow, Asana, Trello, JIRA, GitHub, Google Drive, OneDrive, Dropbox usw.), und die KI kümmert sich um das Sammeln und Zurückgeben der relevanten Informationen, ohne dass Sie manuell suchen müssen.

Wie man in Slack mithilfe von KI Fragen stellt und Antworten findet

Die KI von Slack basiert maßgeblich auf Suchfunktionen. Wenn Sie eine Suchanfrage eingeben, sucht Slack nicht nur nach passenden Schlüsselwörtern, sondern nutzt KI, um die Absicht Ihrer Frage zu interpretieren und Antworten anzuzeigen, die in Ihrem Arbeitskontext relevanter sind.

Anstatt Zeit mit der manuellen Suche nach alten Nachrichten zu verbringen, können Sie natürliche Fragen stellen, als würden Sie sich mit einem Kollegen unterhalten: zum Beispiel „ Status der Marketingkampagne “, „Neueste Version des Vertriebsbudgets“ oder „Produktanforderungsdokument X“. Wenn es verwandte Nachrichten, Dateien oder Notizen gibt, auf die Sie Zugriff haben, versucht die KI, diese in den Ergebnissen zu priorisieren.

Slack kann auch Stichwortsuchen nutzen, wenn es vermutet, dass eine bestimmte Antwort hilfreich sein könnte . Dies geschieht bei Phrasen wie „Freie Tage im Ingenieurwesen“ oder „Projektfristen für Belletristik“, wobei nicht nur verwandte Nachrichten zurückgegeben werden, sondern die KI auch versucht, den Inhalt hervorzuheben, der am ehesten zu Ihren Informationsbedürfnissen passt.

In puncto Zugänglichkeit ist all dies in die gewohnte Slack-Infrastruktur integriert: Sie können über Tastenkombinationen interagieren, bei Bedarf den Screenreader nutzen, mit dem Quick Switcher schnell zwischen Kanälen wechseln und auf erweiterte Suchfunktionen zugreifen (z. B. Filter nach Kanal, Benutzer, Datumsbereich oder Inhaltstyp).

Bedenken Sie außerdem, dass die KI-Agenten in vielen Fällen selbst als Bot-Benutzer oder Assistenten in Ihrer Konversationsliste erscheinen . Sie können ihnen direkt Nachrichten senden oder sie in einem Kanal erwähnen, um ihnen Fragen zu stellen, Befehle zu erteilen oder sie aufzufordern, bestimmte Informationen zu verarbeiten (z. B. einen Konversationsverlauf zu analysieren oder ausstehende Aufgaben abzurufen).

Intelligente Zusammenfassungen und tägliche Kanalübersichten

Eine der leistungsstärksten Anwendungen von KI in Slack ist die Möglichkeit, eine tägliche Zusammenfassung der Kanäle zu erstellen , die Sie interessieren. Das ist ideal, wenn Sie in vielen Kanälen aktiv sind, aber keine Zeit haben, alles zu lesen, was im Laufe des Tages gesagt wird.

Die Idee ist einfach: Sie wählen die Kanäle aus, denen Sie folgen möchten, und die KI liefert Ihnen eine tägliche Zusammenfassung der wichtigsten Nachrichten und Themen. So behalten Sie den Überblick über das Wesentliche, ohne den halben Morgen mit dem Durchscrollen endloser Threads zu verbringen. Das ist besonders nützlich für Kanäle wie #Allgemein, interne Ankündigungen, Vertrieb, Support oder wichtige Projekte.

Sie können die in diesen Zusammenfassungen enthaltenen Informationen flexibel anpassen. Falls Kanäle störend oder nicht mehr nützlich sind, können Sie diese direkt in der Synthese stummschalten . Klicken Sie dazu auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Zusammenfassungsfensters. Dort können Sie Kanäle deaktivieren oder reaktivieren, sodass Ihre Seitenleiste übersichtlich und benutzerfreundlich bleibt.

Neben täglichen Zusammenfassungen ermöglichen viele KI-gestützte Apps die Erstellung von On-Demand-Zusammenfassungen einzelner Gesprächsverläufe, ganzer Tage in einem Kanal oder sogar benutzerdefinierter Zeiträume. Dies ist ideal für die Übergabe zwischen Schichten, zum Wiedereinstieg nach dem Urlaub oder zur Vorbereitung auf Meetings durch einen schnellen Überblick über die wichtigsten Punkte.

Wie bei jedem Online-Dienst kann es jedoch gelegentlich zu Meldungen wie „Hoppla! Es gibt momentan Schwierigkeiten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal!“ kommen. In diesen Fällen handelt es sich in der Regel um ein vorübergehendes Problem mit der Verfügbarkeit des KI-Dienstes oder dessen Integration. Ein erneuter Versuch sollte das Problem in wenigen Minuten beheben.

Chatten Sie direkt in Apps mit KI-Agenten und -Assistenten.

KI-Anwendungen in Slack verfügen in der Regel über einen eigenen Startbildschirm, der über die Seitenleiste oder den oberen Rand der Benutzeroberfläche erreichbar ist. Von diesem Startbildschirm aus können Sie direkt mit dem Agenten oder Assistenten chatten , ohne einen bestimmten Kanal aufrufen oder sich unbekannte Befehle merken zu müssen.

Dieser Startbildschirm dient als eine Art Bedienfeld: Hier finden Sie Konfigurationsoptionen, Verknüpfungen zu wichtigen Funktionen, Kurzdokumentationen und – besonders wichtig – die Möglichkeit, Nachrichten an den KI-Assistenten zu senden . Beispielsweise können Sie eine in ServiceNow integrierte Support-App bitten, Ihnen die offenen Tickets eines Kunden anzuzeigen, oder eine Salesforce-Integration, den Status eines Kontos zusammenzufassen.

Wenn Sie eine KI-App installieren, erscheint deren Agent oder Assistent standardmäßig oben in der Slack-Desktop-Oberfläche . So können Nutzer ihn schnell finden und verwenden, ohne sich in anderen Kanälen und Direktnachrichten zu verlieren.

Workspace-Inhaber und -Administratoren können festlegen, welche Agenten und Assistenten für alle sichtbar sind. Sie können diese Agenten global im Workspace oder im gesamten Unternehmen ein- oder ausblenden . Dies ist entscheidend für eine übersichtliche Benutzererfahrung und vermeidet Verwirrung durch zu viele sichtbare Apps.

Darüber hinaus kann jedes Mitglied seine Anzeigeeinstellungen individuell anpassen und so auswählen, welche Tools in der Benutzeroberfläche angezeigt oder direkt verfügbar sein sollen. Dies trägt zur Personalisierung bei: Ein Entwickler legt möglicherweise Wert auf Integrationen mit GitHub, JIRA oder IFTTT; jemand aus dem Marketing bevorzugt Apps für Kampagnen, soziale Medien (wie Twitter) oder Analysen; und ein HR-Team konzentriert sich auf Tools für das Personalmanagement.

Sicherheit von Anwendungen mit KI-Funktionen in Slack

Im professionellen Umfeld ist KI nur dann sinnvoll, wenn sie Datensicherheit und Datenschutz respektiert . KI-gestützte Anwendungen in Slack nutzen die plattformeigene Sicherheitsinfrastruktur und setzen dabei auf robuste Berechtigungen, Anwendungsverwaltungsrichtlinien und Zugriffskontrollen.

Jede App, die Sie in Slack installieren, ob KI-gestützt oder nicht, verfügt über bestimmte API-Berechtigungen und -Methoden . Diese Berechtigungen legen fest, auf welche Daten die App zugreifen und welche Aktionen sie ausführen kann: Nachrichten lesen, in Kanälen posten, auf Dateien zugreifen, Benutzer verwalten usw. Vor der Installation einer App ist es daher unerlässlich, diese Berechtigungen zu überprüfen und zu beurteilen, ob sie für Ihr Unternehmen geeignet sind.

Inhaber und Administratoren von Arbeitsbereichen oder Unternehmensorganisationen können einen Genehmigungsworkflow für Apps aktivieren . Dadurch wird sichergestellt, dass keine App (auch solche mit KI-Funktionen) ohne vorherige Prüfung installiert wird. Dies trägt dazu bei, dass ausschließlich Apps verwendet werden, die den internen Sicherheits-, Datenschutz- und regulatorischen Richtlinien entsprechen.

Der tatsächliche Zugriff einer KI-App auf Ihre Slack-Daten hängt vollständig von ihrem Umfang ab. Standardmäßig hat sie in der Regel Zugriff auf die Inhalte Ihrer Direktnachrichten innerhalb der App selbst . Soll die App Daten aus einem bestimmten Kanal oder einer privaten Gruppenkonversation einsehen können, müssen Sie sie dieser Konversation explizit hinzufügen. Solange dies nicht geschehen ist, kann die App diese Nachrichten weder lesen noch verarbeiten.

Ein besonders wichtiger Punkt ist, dass laut den Anwendungsrichtlinien von Slack Kundendaten weder zum Trainieren von Sprachmodellen Dritter verwendet noch gespeichert werden . Stattdessen kommt ein Verfahren namens Retrieval Augmented Generation (RAG) zum Einsatz: Wenn eine Aufgabe gelöst werden muss, werden nur die unbedingt notwendigen Daten extrahiert, temporär an das Modell gesendet, um die Antwort zu erhalten, und nicht für das dauerhafte Training gespeichert.

Das bedeutet, dass das Sprachmodell für jede einzelne Anfrage nur die Informationen erhält, die für eine kontextbezogene Antwort notwendig sind, und die Daten nach Abschluss der Inferenz nicht speichert . Diese Vorgehensweise entspricht der Richtlinie „Null Kopien und kein LLM-Training“, die für Anwendungen auf dem Slack Marketplace gilt.

Darüber hinaus prüft das Slack-Team alle im Marketplace veröffentlichten Anwendungen. Um zugelassen zu werden, müssen sie die Richtlinien für die Einreichung von Anwendungen erfüllen , einschließlich der Wahrung der Privatsphäre, der Datensicherheit, der Verschlüsselung während der Übertragung mittels Transport Layer Security (TLS) und, in Enterprise-Grid-Umgebungen, der potenziellen Integration mit proprietärer Schlüsselverwaltung.

Verwaltung, Administration und Berechtigungen von KI-Apps

Aus administrativer Sicht bilden KI-gestützte Apps keine Ausnahme: Sie werden genauso verwaltet wie jede andere Slack-App. Sie durchlaufen dieselben Entwicklungs-, Vertriebs-, Prüf- und Aktualisierungsprozesse wie alle anderen Integrationen, die im App-Verzeichnis oder im Slack Marketplace verfügbar sind.

Die in KI-Anwendungen verwendeten Scopes ermöglichen es Entwicklern, künstliche Intelligenz in ihre Funktionen zu integrieren. Dies bietet ihnen jedoch keine „Hintertür“, um anders mit Slack zu interagieren . Alles läuft über dieselbe API, dieselben Sicherheitsrichtlinien und dieselben Zugriffskontrollmechanismen.

Wichtiger Hinweis: Sie können nicht nur die KI-Komponente einer App deaktivieren und gleichzeitig deren übrige Funktionen beibehalten. Die KI-Funktionen sind an den Umfang der von der App angeforderten Berechtigungen gebunden . Das heißt: Wenn Sie eine App mit KI installieren, erteilen Sie ihr automatisch alle erforderlichen Berechtigungen. Sollten diese Berechtigungen nicht mit Ihren internen Richtlinien übereinstimmen, müssen Sie die Installation der App einschränken oder sie, falls sie bereits verwendet wird, entfernen.

Wenn ein Entwickler seine App aktualisiert und neue KI-Funktionen einführt (oder Berechtigungen erweitert), fordert Slack Sie auf, die Verbindung zwischen der App und Ihrem Workspace oder Ihrer Unternehmensorganisation erneut zu autorisieren. Bis Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, stehen die neuen Funktionen den Nutzern nicht zur Verfügung. Dies gibt Administratoren Zeit, die Änderungen zu überprüfen, bevor sie live gehen.

In den App-Verwaltungsoptionen finden Sie eine vollständige Liste der installierten Anwendungen, deren Berechtigungen, die jeweiligen Benutzer und die Kanäle, in denen sie verfügbar sind . Dort können Sie neue Integrationen genehmigen, Berechtigungen entziehen, Whitelist- oder Blacklist-Richtlinien einrichten oder sogar festlegen, dass bestimmte Apps nur in bestimmten Kanälen verwendet werden dürfen.

In großen Umgebungen, wie beispielsweise solchen, die Slack Enterprise Grid nutzen, kommen auch erweiterte Benutzerverwaltungsfunktionen wie SCIM , Single Sign-On (SSO) mit benutzerdefiniertem SAML, starke Client-Authentifizierung und Zwei-Faktor-Authentifizierung zum Einsatz. All dies trägt dazu bei, zu kontrollieren, wer KI-Anwendungen innerhalb der Organisation installieren, verwalten und nutzen darf.

Verwandte Funktionalitäten und Produktivitätsökosystem

KI-Funktionen integrieren sich in viele andere Slack-Funktionen, die die Produktivität und Arbeitsorganisation verbessern sollen . Dies umfasst alles von der Verwaltung von Kanälen und Nachrichten bis hin zur Anbindung externer Tools, die bereits Teil des täglichen Betriebs Ihres Unternehmens sind.

Sie können beispielsweise offene, geschlossene und geteilte Kanäle nutzen, um mit internen Teams, Gästen oder externen Partnern zusammenzuarbeiten. KI kann Ihnen dabei helfen , wichtige Gespräche zusammenzufassen , angeheftete Nachrichten hervorzuheben, Gesprächsverläufe in Aufgabenlisten umzuwandeln oder wichtige Entscheidungen aus virtuellen Meetings zu extrahieren.

Das App-Ökosystem von Slack ist riesig: Es integriert sich mit Asana, Trello, Jira, GitHub, Bitbucket, Atlassian, Zoom, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Salesforce, ServiceNow, IFTTT, Zapier, Wunderlist (oder deren aktuellen Alternativen), Kalendern wie Google Kalender und Outlook Kalender, Microsoft-Produkten und vielen weiteren Diensten. Viele dieser Integrationen beginnen, KI-Module zu integrieren , um komplexe Arbeitsabläufe zu automatisieren.

In Kombination mit dem Workflow Builder von Slack können Sie Automatisierungen erstellen, die bei bestimmten Ereignissen ausgelöst werden (z. B. eine neue Nachricht in einem Triage-Kanal, ein RSS-Feed, ein ausgefülltes Formular oder ein Verkaufsereignis) und Aufgaben an KI delegieren, wie z. B. das Triage von Problemen, das Priorisieren von Aufgaben, das Generieren von Schnellumfragen oder das Versenden intelligenter Erinnerungen an die richtigen Mitglieder.

All dies wird durch die geräteübergreifende Infrastruktur von Slack ermöglicht: Sie können von Windows-, macOS- oder Linux-Computern, Android- und iOS-Mobilgeräten, Tablets und sogar Geräten wie der Apple Watch oder, früher, dem Windows Phone aus arbeiten. Push-Benachrichtigungen auf Mobilgeräten , „Nicht stören“-Einstellungen, Zeitzonen- und Arbeitszeitpräferenzen sowie der Dunkelmodus werden mit KI-gestützten Funktionen kombiniert, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten.

Schließlich dürfen wir die „klassischen“ Funktionen nicht vergessen, die weiterhin das Fundament bilden: Direktnachrichten, Benutzergruppen, Erwähnungen, Favoriten, Aufgabenlisten, Code-Snippets, Beiträge, Threads, Link-Vorschauen, Slackbot, Slash-Befehle, Domainverwaltung, Datenexport, faire Abrechnung, Tarife (einschließlich des Plus-Tarifs), Zahlungen und Steuern, Datenschutzrichtlinien, Nutzungsbedingungen und Service-Level-Agreements (SLAs). Künstliche Intelligenz ergänzt all dies, um vorhandene Informationen zugänglicher und nutzbarer zu machen.

Durch die intelligente Kombination von erweiterten Suchfunktionen, Tageszusammenfassungen, dedizierten Agenten und Richtlinien für das Anwendungsmanagement wird Slack zu mehr als nur einer Chat-Anwendung: Es verwandelt sich in eine Plattform, auf der Ihr internes Wissen organisiert, kontextualisiert und mithilfe sicherer und kontrollierter KI-Tools durchsuchbar ist . Bei optimaler Konfiguration werden Zeitverschwendung und Kanalstörungen reduziert, und wichtige Informationen erreichen die richtigen Personen deutlich leichter.