Strategisches Tutorial: Welche Software eignet sich am besten zur Digitalisierung Ihres Unternehmens?

Machen Sie den Schritt von ein Unternehmen digitalisieren Es geht nicht einfach darum, ein paar Programme zu installieren und die Sache damit abzuschließen; es geht darum, die eigene Arbeitsweise, den Kundennutzen und die Wachstumspläne für die kommenden Jahre zu überprüfen. Viele KMU schieben diese Entscheidung immer wieder auf, aus Angst vor Veränderungen, mangelndem Wissen oder weil „dieser Weg bisher gut funktioniert hat“.

Das Problem ist, dass diese Mentalität heutzutage eine Falle ist: Der Markt ist digital, anspruchsvoll und schnelllebig geworden.Unternehmen, die sich nicht anpassen, laufen Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Die gute Nachricht: Der Einstieg war noch nie so einfach und zugänglich. Es gibt Lösungen für jede Unternehmensgröße, Branche und jedes Budget – von kostenlosen Cloud-Tools bis hin zu fortschrittlichen, umfassenden Managementplattformen.

Was bedeutet es eigentlich, ein Unternehmen zu digitalisieren?

Wenn wir von der Digitalisierung eines Unternehmens sprechen, meinen wir nicht einfach nur „den Wechsel von Excel zu einem etwas moderneren Programm“, sondern vielmehr … Prozesse, die derzeit manuell, papierbasiert oder dezentralisiert sind, sollen in vernetzte digitale Umgebungen migriert werden.Dies erfordert sowohl Werkzeuge als auch eine andere Art der Arbeitsorganisation.

In der Praxis bedeutet Digitalisierung Umwandlung physischer Vorgänge in digitale AbläufeBestellungen, Rechnungen, Verträge, Registrierungen, Marketingkampagnen, Kundenservice, Lagerbestände… Nicht alle Aufgaben lassen sich zu 100 % digitalisieren, aber ein Großteil schon, und genau diese Aufgaben machen den Unterschied in puncto Effizienz und Skalierbarkeit aus.

Darüber hinaus erfordert der Prozess fast immer eine Überprüfung grundlegender Fragen wie zum Beispiel Geschäftsmodell, Vertriebsstrategie, Logistik, Kommunikationskanäle und PersonalmanagementEs geht nicht nur um Technologie: Es geht darum, die Art und Weise, wie man Wert schafft und liefert, neu zu überdenken.

In Europa wird dieser Wandel als so strategisch angesehen, dass es Programme wie beispielsweise das gibt. Digitales Kit und Fonds der nächsten GenerationEntwickelt, damit kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige ihre Digitalisierungslösungen finanzieren können, ohne eine große Anfangsinvestition tätigen zu müssen.

Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation

Man kann die Begriffe leicht verwechseln, aber es ist wichtig, sie zu unterscheiden: Digitalisierung und digitale Transformation sind nicht dasselbe.Sie gehören zusammen, spielen aber in unterschiedlichen Ligen.

La Digitalisierung konzentriert sich auf analoge Prozesse in digitale umwandeln ohne den Kern des Prozesses zu sehr zu verändern. Zum Beispiel: die Umstellung von physischen Aktenschränken auf ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem, elektronische Unterschrift Statt handschriftlicher Unterschriften sollten Lieferscheine eingescannt und in einem Managementsystem gespeichert werden.

La transformación digital Es geht noch einen (oder mehrere) Schritte weiter: Es setzt voraus, Das Unternehmen digital neu ausrichten und die Strategie auf den Kunden ausrichten und sich darauf verlassen Technologien wie KI, AutomatisierungCloud, Big Data oder E-Commerce zur Neugestaltung von Produkten, Dienstleistungen und Arbeitsweisen.

Während die Digitalisierung das, was Sie bereits tun, in ein digitales Format „übersetzt“, ist die digitale Transformation die Spielregeln ändern: wie Sie Entscheidungen treffen, wie Sie verkaufen, wie Sie mit Kunden und Lieferanten umgehen, wie Sie interne Talente organisieren oder wie Sie Innovationen vorantreiben.

Ohne Digitalisierung ist keine Transformation möglich, aber digitalisieren nur um des Digitalisierens willen (Die Installation von Tools ohne Strategie) wird Ihnen nicht den Wettbewerbsvorteil verschaffen, den Sie heute benötigen, um sich von der Konkurrenz abzuheben.

Aktueller Überblick über die Digitalisierung von Unternehmen in Spanien

In Spanien wird der digitale Fortschritt mit einer langfristigen Vision vorangetrieben: Umfangreiche Infrastruktur, reichlich Unterstützung und dennoch eine erhebliche Kluft zwischen fortgeschrittenen und nachzüglerischen Unternehmen.

Laut den jüngsten europäischen Indikatoren hat das Land bedeutende Fortschritte erzielt in Konnektivität, Glasfaser- und 5G-Ausbau sowie die Einführung neuer Technologien durch UnternehmenGlasfaser deckt bereits rund 95 % der Haushalte ab und 5G erreicht fast die gesamte Bevölkerung, einschließlich vieler ländlicher Gebiete.

Die digitale Wirtschaft wiegt bereits etwa 22 % des BIP Es wird erwartet, dass sie aufgrund von Automatisierung, E-Commerce und digitalen Dienstleistungen weiterhin jährlich um mehrere Punkte wachsen wird.

Dennoch nutzen viele KMU und Kleinstunternehmen weiterhin nur Grundausstattung (E-Mail, Bürosoftware und sonst nicht viel)ohne den Sprung zu Lösungen zu wagen IA, Big Data oder fortschrittliche Cloud-Lösungen, die Ihre Produktivität und Ihre Analysekapazität vervielfachen könnten.

Eine weitere wichtige Herausforderung besteht in der digitale Fähigkeiten Was den Arbeitsmarkt betrifft: Es herrscht ein Mangel an technischen Fachkräften und eine übermäßige Angst vor Technologie. Daher die wachsende Zahl öffentlicher und privater Initiativen, die Schulungen in digitalen Kompetenzen, Daten, KI und anderen Technologien anbieten. Cybersicherheit.

Vorteile und Risiken der Nicht-Digitalisierung Ihres Unternehmens

Die Gründe für die Digitalisierung sind keine technologische Laune: Sie haben mit Folgendem zu tun: Produktivität, Kosten, Wettbewerbsfähigkeit und ÜberlebenVeränderte Kundengewohnheiten, hybride Arbeitsmodelle, Margendruck und die Geschwindigkeit der Märkte haben dies unumgänglich gemacht.

Zu den Hauptvorteilen gehören: Zusammenarbeit in Echtzeit, Verfügbarkeit rund um die Uhr von jedem Gerät aus sowie reduzierter Papierverbrauch und weniger manuelle AufgabenEin Unternehmen mit digitalen Arbeitsabläufen kann auch dann verkaufen, bedienen, Rechnungen stellen oder Support leisten, wenn das Büro geschlossen ist.

Wer von diesem Prozess ausgeschlossen wird, hat seinen Preis: Verlust der Wettbewerbsfähigkeit, mehr manuelle Fehler, geringere Reaktionsfähigkeit und schlechtere KundenerlebnisseEs ist kein Zufall, dass viele sinnbildliche Beispiele für das Scheitern von Unternehmen (Blockbuster, Kodak, Nokia…) gemeinsam haben, dass sie sich nicht rechtzeitig an das digitale Zeitalter angepasst haben.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass einige Unternehmen zwar Technologie nutzen, um mit weniger Aufwand mehr zu erreichen und neue Märkte zu erschließen, Diejenigen, die nicht digitalisiert sind, bleiben in starren, teuren und langsamen Strukturen gefangen. die sich letztendlich als nicht nachhaltig erweisen.

7 wichtige Softwaretypen zur Digitalisierung eines Unternehmens

Bevor man sich für bestimmte Werkzeuge entscheidet, ist es wichtig zu verstehen, was Verschiedene Softwaretypen bilden das digitale „Rückgrat“ einer Organisation.Sie müssen sie nicht alle gleichzeitig umsetzen, aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, was jede einzelne beinhaltet und wie sie miteinander zusammenhängen.

1. ERP- oder Enterprise-Resource-Planning-Software

Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist das Herzstück vieler Unternehmen: Es zentralisiert Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Lagerhaltung, Produktion und in vielen Fällen auch das Personalwesen. in einer einzigen Datenbank. Dadurch werden Duplikate, Fehler und widersprüchliche Versionen der Realität vermieden.

Diese Systeme ermöglichen Das Unternehmen als vernetztes Ganzes betrachten und steuernDie Vorgänge im Lager beeinflussen Einkauf, Cashflow und Umsatzprognosen. Mit einem guten ERP-System lassen sich Rechnungsstellung, Bankabstimmung, Budgetverwaltung und Buchhaltungsberichte automatisieren.

Der Markt bietet Lösungen für alle Ebenen: von Komplettpaketen wie SAP, Microsoft Dynamics, Odoo oder Gael Cloud für schlankere Lösungen, die speziell für KMU entwickelt wurden und Rechnungsstellung, grundlegende Buchhaltung und Lagerverwaltung kombinieren.

Wichtig ist, dass Sie ein ERP-System wählen, das sich an die Größe und Komplexität Ihres Unternehmens anpasst und Folgendes bietet: Cloud-Versionen, Integrationen und Skalierbarkeit damit du nach zwei Jahren nicht in Rückstand gerätst.

2. BPM- oder Geschäftsprozessmanagement-Software

BPM (Business Process Management) ist nicht nur eine Art Werkzeug, sondern fast schon eine Arbeitsphilosophie: Analysieren, überarbeiten und optimieren Sie kontinuierlich die kritischen Prozesse des Unternehmens..

BPM-Plattformen ermöglichen Arbeitsabläufe abbilden, wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Verantwortlichkeiten definieren und Zeiten sowie Engpässe messen.Sie greifen häufig auf Geschäftsregeln, Automatisierung und sogar KI zurück, um Verbesserungen vorzuschlagen oder Ineffizienzen aufzudecken.

Der große Wert von BPM liegt darin, dass es einen dazu zwingt Überprüfen Sie die Grundlagen Ihrer Vorgehensweise.Welche Schritte sind überflüssig, welche Aufgaben können automatisiert werden, welche Genehmigungen sind unnötig, wo wird Zeit verschwendet?

Nach der Implementierung profitiert Ihre Organisation von Agilität, Rückverfolgbarkeit und VeränderungsfähigkeitDie Anpassung eines Prozesses wird nicht länger zu einem monatelangen Drama, sondern zu einer Konfiguration der Software selbst.

3. Digitale Kommunikations- und Kollaborationswerkzeuge

Wenn die Pandemie eines deutlich gemacht hat, dann dies: Ohne gute interne Kommunikation ist ein Unternehmen zum Scheitern verurteilt. Heutzutage ist es undenkbar, ohne sie wettbewerbsfähig zu sein. Plattformen, die Messaging, Videoanrufe, Projektkanäle und die Zusammenarbeit ermöglichen.

Werkzeuge wie Locker, Microsoft Teams, Zoomen, Google Chat oder auch WhatsApp Gut organisierte Unternehmen ermöglichen Abhängigkeit von der Post verringern, Entscheidungen beschleunigen und Rückverfolgbarkeit gewährleisten von Gesprächen und Vereinbarungen.

Idealerweise sollten Sie eine Lösung wählen, die sich in Ihre anderen Tools (ERP, CRM, Projektmanagement, Lagerung (in der Cloud), damit die Teams Teilen Sie Dateien, Aufgaben und Updates, ohne ständig zwischen Plattformen wechseln zu müssen..

Hierbei kommt es vor allem darauf an, klare Regeln festzulegen: Was wird per Chat, was per E-Mail und was im Projektmanager geregelt? … und zu verhindern, dass das Tool zu einem ständigen Störfaktor anstatt zu einem hilfreichen Verbündeten wird.

4. Marketing-Automatisierungssoftware

Modernes Marketing lässt sich nicht mehr mit Tabellenkalkulationen und isolierten Kampagnen steuern: Personalisierung und Kundenverfolgung über den gesamten Verkaufstrichter hinweg erfordern Automatisierung..

Marketing-Automatisierungsplattformen (wie zum Beispiel HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo oder andere) erlauben Segmentieren Sie Leads, pflegen Sie sie mit automatisierten Inhalten, starten Sie Multichannel-Kampagnen und messen Sie die Ergebnisse in Echtzeit..

Diese Tools fungieren als virtueller Assistent, der envia E-Mails Basierend auf dem Nutzerverhalten bewertet es Leads nach Kaufwahrscheinlichkeit und versendet Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe. oder reaktiviert inaktive Kunden.

Darüber hinaus bieten sie leistungsstarke Analysemodule, SEOsoziale Medien und Berichterstattungdie Ihnen helfen zu verstehen, welche Maßnahmen funktionieren, wo die Resonanz nachlässt und wie Sie Ihre Marketinginvestitionen optimieren können.

5. Projekt- und Aufgabenmanager

Wenn die Arbeitsbelastung steigt und Teams wachsen, werden Papierlisten und E-Mails zwischen verschiedenen Stellen ineffektiv. Hier kommt die Projekt- und Aufgabenmanagerdie als gemeinsames Kontrollzentrum für alle zu erledigenden Aufgaben fungieren.

Werkzeuge wie Trello, Asana, Monday, Notion, Jira oder ClickUp permiten Projekte einsehen, Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen, Dokumente anhängen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen.häufig mit Kanban-Ansichten, Kalendern oder Gantt-Diagrammen.

Sein Vorteil ist zweifach: zum einen Sie beugen Vergesslichkeit und unerledigten Aufgaben vorAndererseits bieten sie dem Managementteam Einblick in Arbeitsbelastungen, Verzögerungen und Abhängigkeiten zwischen den Bereichen.

Die Wahl zwischen den beiden Systemen hängt davon ab, ob Sie etwas Leichtgewichtiges zur Organisation alltäglicher Aufgaben benötigen oder ein robusteres System, das in der Lage ist, Projektportfolios, fortgeschrittene Integrationen und komplexe Vorlagen zu verwalten.

6. CRM- oder Kundenbeziehungsmanagementsysteme

CRM (Customer Relationship Management) ist das Element, das Ihnen Folgendes ermöglicht: Alle Informationen über Kunden und Verkaufschancen zentralisieren: Kontaktdaten, Interaktionen, Angebote, Vorfälle, Kaufhistorie usw.

Lösungen wie Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse oder Gael Cloud helfen zu Strukturieren Sie die Vertriebspipeline, automatisieren Sie die Nachfassaktionen und koordinieren Sie das Vertriebs- und Kundendienstteam..

Ein gutes CRM wird zu Ihrem "Unternehmensgedächtnis": Es gehen keine Leads verloren, Chancen werden priorisiert und Kunden erhalten eine individuellere Betreuung. Manager können Konversionsraten, Verkaufszyklen und Umsatzprognosen analysieren.

Durch die Integration mit Marketingautomatisierung und ERP erhält das Unternehmen eine 360°-Sicht auf den Kunden: von der Art und Weise, wie er Sie kennengelernt hat, bis hin zu den Produkten, die er konsumiert, und wie oft er sie konsumierteinschließlich der Unterstützung, die es erhalten hat.

7. Cloud-Speicherung und Dokumentenmanagement

Cloud-Speicher ist einer der wichtigsten Wegbereiter der Digitalisierung, weil er Folgendes ermöglicht: Greifen Sie von überall auf Dokumente zu, arbeiten Sie in Echtzeit zusammen und reduzieren Sie den Papieraufwand drastisch..

Plattformen wie Google Drive, Dropbox, OneDrive oder fortgeschrittenere Dokumentenverwaltungssysteme wie DocuWare erleichtern Erstellen Sie sichere Repositories, Versionsdateien, definieren Sie Berechtigungen nach Benutzer oder Abteilung und automatisieren Sie Genehmigungsworkflows..

In Umgebungen mit hohem Papieraufkommen spielen folgende Faktoren eine Rolle: Dokumentendigitalisierungssoftware mit OCR (optische Zeichenerkennung), die es ermöglicht, Scans in bearbeitbare und durchsuchbare Informationen umzuwandeln, anstatt nur statische Bilder zu erhalten.

Lösungen wie RICOH Streamline NX oder DocuWare Sie können den Dokumenttyp erkennen, wichtige Daten extrahieren (Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Betrag) und Senden Sie sie automatisch an das entsprechende System oder die entsprechende Abteilung.Reduzierung des manuellen Aufwands und von Fehlern.

Unternehmensbereiche und empfohlene Softwaretypen

Um sich nicht in der Vielzahl der Optionen zu verlieren, ist es hilfreich, eine Übersicht zu erstellen. Welche Werkzeuge werden typischerweise in den einzelnen Bereichen eingesetzt und welche Prozesse decken sie ab?Grob zusammengefasst sieht das Foto folgendermaßen aus:

• Finanz-und RechnungswesenRechnungsstellung, Bankabstimmung, Budgetplanung, Steuern. Sie stützen sich üblicherweise auf ERP- und Finanzsoftware (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Betrieb, Logistik und InventarSie benötigen: Lagerverwaltung, Produktionsplanung, Lieferrouten und Qualitätskontrolle. ERP-, Logistiksoftware und Planungstools (Odoo, TMS, Supply-Chain-Lösungen).
• Vertrieb und E-CommerceVertriebskette, stationäre Verkaufsstelle, Online-Shop. Das alles ist Teil des Systems. CRM-, E-Commerce-Plattformen und POS-Systeme (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Marketing und soziale NetzwerkeKampagnen E-Mail MarketingSEO, Analysen, Social-Media-Management. Sie nutzen üblicherweise Automatisierungs- und Analysetools (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Human ResourcesLohnabrechnung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Personalbeschaffung und Leistungsbeurteilung. Sie verlassen sich auf HR-Software (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, proprietäre Cloud-Lösungen).
• Aufbewahrung und DokumentationDateiverwaltung, Datensicherung und Zugriffsberechtigungen sind erforderlich. Cloud-Plattformen und Dokumentenmanagementsysteme (Google Drive, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Support und KundendienstTickets, Chat, Helpdesk, Supportautomatisierung. All das passt hierher. Kundenservice-Tools (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Kreativ- und InhaltsbereicheDesign, Video, Inhalt, Generative KI. Sie nutzen kreative und KI-Plattformen (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Midjourney, Jasper, Gemini…).

Der Schlüssel liegt nicht darin, alles zu haben, sondern Ermitteln Sie, welcher Bereich heute am meisten „feststeckt“ und welche Art von Software kurzfristig die größte Wirkung hätte.und dann schrittweise eine zusammenhängende Architektur aufzubauen.

Arten von Managementsoftware: spezialisierte Software, ERP-Systeme, kundenspezifische Lösungen und kollaborative Plattformen

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, welche Prozesse Sie digitalisieren möchten, gilt es zu entscheiden, welcher Softwareansatz am besten geeignet ist: Funktionsspezifische Lösungen, ERP-Systeme, individuelle Entwicklungen oder flexible Kollaborationsplattformen.

Spezialisierte kommerzielle Software nach Funktion

Dies sind Werkzeuge, die zur Lösung von Problemen entwickelt wurden. Sehr gut, ein konkretes Problem: CRM, Buchhaltung, Projekte, Support, Marketing usw.Sie lassen sich in der Regel schnell implementieren und verfügen über viele ausgefeilte Funktionen.

Seine Stärken sind die Spezialisierung, einfache Implementierung und häufige Aktualisierungen, die die besten Praktiken der Branche quasi automatisch integrieren, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Umgekehrt können sie verursachen Datenfragmentierung, aufgelaufene Lizenzkosten und eine gewisse Starrheit bei der Anpassung hochspezifischer Prozesse. Darüber hinaus ist man stark von der Roadmap des Anbieters abhängig.

Integrierte kommerzielle ERP-Systeme

ERP-Systeme sollen das integrierte „Rückgrat“ des Unternehmens bilden: mehrere Module (Finanzen, Einkauf, Vertrieb, Logistik, Produktion, Personalwesen) innerhalb derselben Plattform.

Sein Hauptvorteil ist die Zentralisierung von Prozessen und DatenAlle arbeiten mit denselben Informationen, Silos werden vermieden und es wird für Konsistenz bei Berichten und der regulatorischen Kontrolle gesorgt.

Der zu zahlende Preis ist in der Regel ein Komplexere und kostspieligere Umsetzung, gewisse Starrheit und Lieferantenabhängigkeit Für tiefgreifende Anpassungen. Deshalb ist es entscheidend, den Umfang genau zu definieren und mit den kritischen Modulen zu beginnen.

Kundenspezifische Entwicklung

Kundenspezifische Entwicklungen kommen ins Spiel, wenn Ihre Arbeitsweise ist so speziell, dass keine Standardlösung perfekt passt. oder wenn Sie sich durch die Software einen direkten Wettbewerbsvorteil verschaffen wollen.

Gut geplant, gibt es Ihnen Vollständige Anpassung an Ihre Prozesse, Kontrolle über die Entwicklung und Eigentum am Systemund die Möglichkeit, es je nach Wachstum des Unternehmens anzupassen.

Es impliziert aber auch Hohe Anfangskosten, Bedarf an einem zuverlässigen technischen Team und Verantwortung für Wartung und WeiterentwicklungOhne eine klare Strategie kann sie überholt werden oder sich zu einem Engpass entwickeln.

Kollaborative und Low-Code-Arbeitsplattformen

In den letzten Jahren haben sich Cloud-Plattformen etabliert, die Folgendes ermöglichen Erstellen Sie Ihre eigenen Lösungen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse., basierend auf Vorlagen, Blöcken und Automatisierungen.

Sie erlauben a Mehr Flexibilität, geringere Bereitstellungskosten und mehr Autonomie für GeschäftsteamsDadurch können sich Prozesse weiterentwickeln, ohne zu 100 % von der IT abhängig zu sein.

Sie sind in der Regel ideal für Wachsende Unternehmen, die Ordnung und Automatisierung benötigen, aber keine traditionelle ERP-Lösung oder teure individuelle Entwicklung anstreben.Einige, wie Zinkee, sind so konzipiert, dass sie auch anspruchsvollen Einsatzumgebungen standhalten.

Wie alles haben auch sie ihre Nuancen: Sie fordern, dass jemand die Rolle des „Besitzers“ der Plattform übernimmt. Intern müssen die Kosten überwacht werden, wenn die Anzahl der Benutzer deutlich ansteigt, und nicht alle Systeme sind gleichermaßen robust für kritische Prozesse.

Wie Sie die richtige Software für Ihr Unternehmen auswählen

Bei der Auswahl von Software geht es nicht darum, „das zu kaufen, was alle benutzen“, sondern Technologie, Prozesse, Mitarbeiter und Budget aufeinander abstimmenEin praktischer Ansatz umfasst drei Schlüsselelemente.

1. Analysieren Sie Ihre tatsächlichen Bedürfnisse

Bevor Sie die Werkzeuge vergleichen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um Verstehen Sie, was Ihnen heute schadet: Wo wird Zeit verschwendet, wo passieren die meisten Fehler, welche sich wiederholenden Aufgaben führen zu einem Burnout des Teams? oder welche Prozesse nicht skalierbar sind.

Erstellen Sie eine einfache Übersicht der wichtigsten Prozesse (Vertrieb, Einkauf, Projekte, Support, Finanzen usw.) und identifizieren Sie Welchen Teil der einzelnen Prozesse möchten Sie verbessern oder automatisieren? in den nächsten 6-12 Monaten.

Berücksichtigen Sie auch Faktoren wie Unternehmensgröße, Budget, digitaler Entwicklungsstand des Teams und Arbeitsweise (Präsenz, Hybrid, Fernzugriff), um zu vermeiden, dass Lösungen vorgeschlagen werden, die nicht umsetzbar sind.

2. Definieren Sie die wesentlichen Funktionalitäten.

Mit dieser Karte in der Hand, eine kurze Liste von Funktionen, die Sie in der Software unbedingt benötigen: Integrationen, Kanban-Ansichten, Dokumentenverwaltung, Berichte, Berechtigungen, Automatisierungen usw.

Versuchen Sie, der Versuchung zu widerstehen, „das Gerät mit den meisten Funktionen“ zu kaufen, und konzentrieren Sie sich stattdessen auf was vom ersten Tag an einen Mehrwert schaffen wirdEin kompakteres System, das gut zu Ihrer Realität passt, funktioniert in der Regel viel besser als ein Monstrum voller Module, die niemand benutzt.

Es schätzt auch Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit, Sicherheit, Skalierbarkeit und Supportqualitätdie oft einen größeren Unterschied machen als eine spektakuläre Funktion, die man nur viermal im Jahr nutzt.

3. Passen Sie Ihre Wahl Ihrem Budget und Ihrer erwarteten Rendite an.

Die Kosten umfassen nicht nur die Lizenzgebühr, sondern auch Implementierung, Schulung, mögliche Weiterentwicklungen und WartungBerechnen Sie sowohl die anfänglichen Ausgaben als auch die gesamten monatlichen oder jährlichen Kosten.

Vergleiche es mit dem Zeitersparnis, weniger Fehler oder zusätzliches Einkommen Das könnten Sie mit effizienterem Management erreichen. Dadurch erhalten Sie eine Vorstellung vom potenziellen Return on Investment (ROI).

Wenn möglich, entscheiden Sie sich für Klein anfangen und skalieren: Pilotprojekte in einer Abteilung, Basisversionen, die dann erweitert werden, Phasen nach Prozess… Dies reduziert das Risiko und ermöglicht es dem Team, sich anzupassen.

Bewährte Verfahren für die erfolgreiche Implementierung von Managementsoftware

Technologie allein wird nichts lösen, wenn ihre Implementierung chaotisch ist. Damit die Software wirklich funktionieren kann, Steigerung der Produktivität und ArbeitsqualitätEs empfiehlt sich, einem systematischen Fahrplan zu folgen.

Planen Sie das Projekt und stimmen Sie das Management ab.

Beginnen Sie mit der Definition klare Ziele, Umfang, Verantwortlichkeiten, Fristen und ErfolgskennzahlenUm Widerstände in letzter Minute zu vermeiden, sollten Management und betroffene Bereiche von Anfang an einbezogen werden.

Teilen Sie die Implementierung auf in Phasen mit spezifischen Ergebnissen (zum Beispiel: erst Finanzen, dann Projekte, dann CRM) hilft dabei, die Auswirkungen zu kontrollieren, schnell zu lernen und flexibel Anpassungen vorzunehmen.

Kümmern Sie sich um die Datenmigration.

Der Wechsel von alten Systemen (oder Tabellenkalkulationen) zu einer neuen Plattform erfordert Daten bereinigen, Kriterien vereinheitlichen und überprüfen, ob die Informationen korrekt eingegeben wurden im neuen Modell.

Es ist ratsam, dies zu tun Migrationstests in einer Testumgebung, Überprüfung der Ergebnisse mit wichtigen Anwendern und Dokumentation der Regeln (Nomenklatur, Pflichtfelder, Berechtigungen), um Überraschungen zu vermeiden.

Bauen Sie das Team auf und managen Sie den Wandel

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Softwareprojekten ist, dass Die Leute wissen nicht, wie man das Werkzeug benutzt, oder erkennen seinen Nutzen nicht.Schulung kann nicht einfach aus einem „per Post verschickten Handbuch“ bestehen.

Organisieren Praxisorientierte Schulungen mit Schwerpunkt auf realen Alltagsaufgaben, Erstellung von Kurzanleitungen und Benennung interner Ansprechpartner. die Fragen beantworten und andere unterstützen können.

Kommunizieren Sie die Vorteile, hören Sie sich Einwände an und Prozesse gemeinsam mit dem Team anpassenanstatt Veränderungen von oben ohne Kontext aufzuzwingen.

Updates überwachen, verbessern und nutzen

Sobald das Projekt angelaufen ist, sollte es nicht als abgeschlossen betrachtet werden: Feedback einholen, Kennzahlen überprüfen, Engpässe erkennen und Einstellungen anpassenKontinuierliche Verbesserung gehört zum Spiel.

Nutzen Sie auch die Anbieteraktualisierungen, neue Funktionen oder Integrationen die sich in Ihre Prozesse einfügen lassen, wobei stets die Auswirkungen und der Zeitpunkt berücksichtigt werden müssen, um das Team nicht zu überfordern.

Das ultimative Ziel ist, dass Software nicht länger als „nur ein weiteres Werkzeug“ betrachtet wird, sondern als etwas, das man als solches betrachten sollte. ein alltäglicher Verbündeter, um besser, schneller und mit weniger Stress zu arbeiten.

Wenn ein Unternehmen seine Lösungen gut auswählt, sie durchdacht implementiert und seine Mitarbeiter entsprechend schult, wird Technologie zu einem echten Motor des Wandels: Prozesse werden organisiert, Daten werden nutzbar, die Kommunikation fließt und Wachstum ist nicht länger gleichbedeutend mit Chaos.Das ist letztendlich der Kern einer guten strategischen Anleitung zur Auswahl der richtigen Software für die Digitalisierung eines Unternehmens: das Verständnis, dass es nicht nur um Programme geht, sondern darum, eine intelligentere und nachhaltigere Arbeitsweise zu gestalten.