Schritt für Schritt zur Bereinigung von Duplikaten in Datenbanken

Wenn Sie mit Datenbanken arbeiten, Tabellenkalkulationen oder Informationssysteme, die Doppelte Daten können zu einem echten Problem werden.Doppelte Datensätze, Namen, die auf tausend verschiedene Arten geschrieben werden, schlecht formatierte Datumsangaben oder zusätzliche Leerzeichen machen die Analysen unzuverlässig und verschwenden Ihre Zeit mit der manuellen Überprüfung dessen, was das System Ihnen in Sekundenschnelle bereinigen könnte.

Die gute Nachricht ist, dass es sie gibt Leistungsstarke Werkzeuge zum Auffinden, Hervorheben und Entfernen von Duplikaten sowohl in Excel als auch Google Blätter wie in SQL-Datenbanken oder bibliografische Verwaltungsprogramme. Zu verstehen, wie sie funktionieren, worin sie sich unterscheiden und welche Risiken sie bergen (z. B. das Löschen von Informationen, die man später möglicherweise vermisst), ist der Schlüssel, um Ihre Daten organisiert zu halten und sie unbesorgt analysieren zu können.

Warum entstehen doppelte Daten und warum stellen sie ein Problem dar?

In der Praxis, Duplikate entstehen durch menschliches Versagen, wiederholte Importe oder schlecht koordinierte Systeme.Formulare, die doppelt eingereicht werden, Dateien, die ohne vorherige Bereinigung zusammengeführt werden, oder Integrationen zwischen Anwendungen, die die Informationen nicht ordnungsgemäß validieren, sind der perfekte Nährboden dafür, dass Ihr System mit doppelten Datensätzen gefüllt wird.

Neben den offensichtlichen Duplikaten werden Sie finden geringfügige Abweichungen, die tatsächlich dieselben Daten darstellen.Namen mit gemischten Groß- und Kleinbuchstaben, zusätzlichen Leerzeichen, unterschiedlichen Abkürzungen oder Datumsangaben in verschiedenen Formaten, die das System nicht als gleich erkennt, obwohl für eine Person offensichtlich ist, dass sie sich auf dasselbe beziehen.

Die Auswirkungen sind erheblich: Die Statistiken sind verzerrt; die Kunden- oder Patientenzahlen sind übertrieben.In E-Mail-Kampagnen werden E-Mails wiederholt versendet, Rechnungen dupliziert oder die Anzahl der Bestellungen überschätzt. Dies kann zu Fehlentscheidungen, Mehrkosten und einem erheblichen Vertrauensverlust in die Datenqualität führen.

Bevor man sich also mit der Erstellung von Dashboards oder fortgeschrittenen Analysen befasst, lohnt es sich, Zeit in Folgendes zu investieren: Ausgezeichnetes Datenbereinigungstool zum Erkennen und Korrigieren von InkonsistenzenDas Entfernen von Duplikaten ist ein zentraler Bestandteil dieses Prozesses, aber nicht der einzige: Sie müssen auch Text homogenisierenEntfernen Sie überflüssige Leerzeichen und normalisieren Sie Datumsangaben.

Doppelte Daten in Tabellenkalkulationen erkennen und hervorheben

Tools wie Excel bieten sehr praktische Funktionen für um schnell zu erkennen, welche Werte in einem Zellbereich wiederholt auftretenBevor Sie etwas löschen, empfiehlt es sich, ein visuelles Format zu verwenden, das Ihnen hilft, in Ruhe zu überprüfen und zu entscheiden, was Sie behalten möchten.

Eine sehr gängige Methode, um anzufangen, ist... Bedingte Formatierung zum Hervorheben von Werten, die mehr als einmal vorkommenAuf diese Weise verändern Sie nicht den Inhalt der Zellen, sondern markieren sie lediglich, um sie analysieren zu können.

Der typische Arbeitsablauf beinhaltet zunächst die Auswahl der zu überprüfenden Zellen und anschließend die Anwendung einer Bedingte Formatierungsregel, die Duplikate mit einer anderen Hintergrundfarbe oder Schriftart kennzeichnet.Dies ermöglicht es Ihnen, Muster zu erkennen: zum Beispiel, ob eine Person mehrfach in einer Kundenliste auftaucht oder ob bestimmte Produktcodes mehr als einmal registriert wurden.

Darüber hinaus können Sie diese automatische Hervorhebung mit Filtern innerhalb der Tabellenkalkulation selbst kombinieren, um Zeigen Sie nur die von Duplikaten betroffenen Zeilen an und überprüfen Sie diese nacheinander.Dadurch behalten Sie die Kontrolle und verringern das Risiko, versehentlich wichtige Informationen zu löschen.

Doppelte Werte in Excel sicher entfernen

Sobald Sie erkannt haben, welche Wiederholungen unnötig sind, bietet Excel eine spezielle Funktion namens „Duplikate entfernen“ löscht wiederholte Zeilen endgültig.Hier ist besondere Vorsicht geboten, denn was Sie löschen, lässt sich nicht so einfach wiederherstellen, wenn Sie keine Kopie gespeichert haben.

Vor der Ausführung dieses Tools wird dringend empfohlen Kopieren Sie den ursprünglichen Datenbereich in ein anderes Tabellenblatt oder eine Sicherungsdatei.Auf diese Weise können Sie, falls die Bereinigung zu einem unerwarteten Ergebnis führt, überprüfen, was Sie entfernt haben, und Informationen problemlos wiederherstellen.

Das Verfahren basiert darauf, den zu bereinigenden Zellbereich auszuwählen und anschließend anzugeben, in welchen Spalten die Werte verglichen werden sollen, um zu entscheiden, ob eine Zeile doppelt vorhanden ist. Wenn Sie mehrere Spalten auswählen, wird nur die Zeile als Duplikat betrachtet, deren vollständige Kombination mit einer anderen Zeile übereinstimmt.was bei der Arbeit mit komplexen Daten sehr nützlich ist.

Nach Bestätigung des Vorgangs entfernt Excel die überflüssigen Zeilen und Es zeigt Ihnen eine Zusammenfassung darüber, wie viele Duplikate gelöscht wurden und wie viele eindeutige Datensätze übrig geblieben sind.Dieser Kurzbericht hilft Ihnen zu überprüfen, ob die Ergebnisse Ihren Erwartungen zu Beginn der Reinigung entsprechen.

Es sollte bedacht werden, dass Das Filtern eindeutiger Werte ist nicht dasselbe wie das Entfernen von Duplikaten.Beim Filtern werden doppelte Zeilen nur vorübergehend ausgeblendet, bleiben aber erhalten; das Entfernen von Duplikaten löscht sie vollständig. Daher ist es ratsamer, mit einem eindeutigen Filter oder bedingter Formatierung zu beginnen.

Kriterien für die Betrachtung eines zu duplizierenden Wertes

Wenn Tabellenkalkulationsprogramme Duplikate vergleichen, Sie tun dies auf der Grundlage dessen, was tatsächlich in der Zelle zu sehen ist, nicht auf der Grundlage des zugrunde liegenden interpretierten Wertes.Dies hat einige interessante Konsequenzen, die Sie kennen sollten, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.

Beispielsweise gelten zwei Datumsangaben, die denselben Tag bezeichnen, möglicherweise nicht als Duplikate, wenn Das eine Datum lautet „08/03/2006“, das andere „8. März 2006“.Denn der Textinhalt ist unterschiedlich, selbst wenn die Bedeutung identisch ist. Dasselbe gilt für Namen und Zeichenketten mit unterschiedlichen Leerzeichen oder Groß-/Kleinschreibung.

Ebenso eine als Text gespeicherte Zahl und dieselbe Zahl im numerischen Format Sie können als unterschiedliche Werte behandelt werden. Deshalb ist es so wichtig, Formate zu normalisieren, bevor man versucht, doppelte Zeilen massenhaft zu löschen.

Vor einer umfassenden Bereinigung empfiehlt es sich, zunächst nach eindeutigen Werten zu filtern oder dies mithilfe bedingter Formatierung zu bestätigen. dass das Vergleichskriterium so funktioniert, wie Sie denkenDurch die Festlegung dieser Spielregeln zu Beginn wird verhindert, dass gültige Daten verloren gehen oder versteckte Duplikate entstehen.

Textfunktionen in Tabellenkalkulationen zur Bereinigung fehlerhafter Daten

Ein Großteil der Probleme mit Duplikaten rührt nicht daher, dass exakt derselbe Wert wiederholt wird, sondern von der Tatsache her, dass Die gleichen Informationen werden auf leicht unterschiedliche Weise geschrieben.Hier kommen die Textfunktionen von Excel oder Google Sheets ins Spiel, um die Daten zu standardisieren und die Grundlage für das Entfernen von Wiederholungen zu schaffen.

Es kommt häufig vor, dass Spaltennamen teils in Großbuchstaben, teils in Kleinbuchstaben und teils in einer zufälligen Mischung vorliegen. Um diese zu vereinheitlichen, gibt es Funktionen, die … Sie wandeln entweder alles in Kleinbuchstaben, alles in Großbuchstaben um oder schreiben nur den ersten Buchstaben jedes Wortes groß.Dadurch wird sichergestellt, dass „ANA PÉREZ“, „ana pérez“ und „Ana Pérez“ gleich behandelt werden.

Texte mit zusätzliche Leerzeichen, sowohl innerhalb der Kette als auch am Anfang oder EndeEine spezielle Funktion kann überflüssige Leerzeichen entfernen und nur ein normales Leerzeichen zwischen den Wörtern lassen, wodurch Ausdrücke wie „Juan García“ oder ähnliche, die Vergleiche stören, vermieden werden.

Bei Daten, die dicht beieinander liegen, wie beispielsweise kombinierte Codes oder Vor- und Nachnamen in derselben Zelle, ist die Verwendung von Extraktions- und Vereinigungsfunktionen sinnvoll. Einen Teil des Textes extrahieren Sie geben an, ab welcher Position und wie viele Zeichen Sie extrahieren oder mehrere Zeichenketten zu einer einzigen zusammenfügen möchten, um zusammenhängendere Felder wiederherzustellen.

Im Falle von Datumsangaben, wenn diese als Text mit unterschiedlichen Formatierungen vorliegen, ist es ratsam, sie in ein Format umzuwandeln. Standarddatumsformat basierend auf Jahr, Monat und TagAuf diese Weise werden sie von Tabellenkalkulationen als echte Datumsangaben behandelt, man kann sie richtig sortieren, und Vergleiche hängen nicht mehr vom visuellen Erscheinungsbild der Zelle ab.

Filtern Sie eindeutige Werte und entfernen Sie Duplikate in Tabellenkalkulationen.

Neben Formatierungswerkzeugen und Textfunktionen ermöglichen sowohl Excel als auch Google Sheets Folgendes: Schnell filtern, um nur eindeutige Werte aus einer Spalte oder einer Gruppe von Spalten anzuzeigen.Dies ist eine sehr effektive Methode, um Ergebnisse zu überprüfen, bevor man unwiderrufliche Entscheidungen trifft.

In manchen Umgebungen können Sie mithilfe erweiterter Filteroptionen angeben, dass Sie nur Zeilen mit eindeutigen Werten in einer oder mehreren bestimmten Spalten anzeigen möchten. Diese Filterung löscht keine Daten, sondern blendet Duplikate lediglich vorübergehend aus.was es zu einem sehr klugen Zwischenschritt macht.

Sobald Sie bestätigt haben, dass die angezeigte Ansicht diejenige ist, die Sie interessiert, haben Sie Befehle spezifisch für Entfernen Sie Duplikate direkt aus den Datenmenüs.Typischerweise greift man auf eine Option wie „Daten > Duplikate entfernen“ zu, wo man die Spalten auswählt, auf denen der Vergleich basieren soll.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, mithilfe bedingter Formatierung je nach Bedarf sowohl Duplikate als auch eindeutige Werte hervorzuheben. Zum Beispiel können Sie: Markieren Sie die Zeilen, die nur einmal vorkommen, in einer hellen Farbe. und analysieren, ob es sich um atypische Datensätze, Ladefehler oder einfach nur seltene Fälle handelt, die erhalten werden müssen.

Wenn Sie mit Dropdown-Listen oder Datenvalidierung arbeiten, ist es sinnvoll, diese ebenfalls zu bereinigen. Dies können Sie über Validierungsmenüs tun. Definieren Sie geschlossene Listen, die die Einführung typografischer Variationen verhindern.Dadurch wird das Auftreten von falschen Duplikaten, die in Wirklichkeit nur Tippfehler sind, reduziert.

Duplikate in SQL-Datenbanken mit SELECT DISTINCT bereinigen

Als wir von der Welt der Tabellenkalkulationen in die Welt der DatenbankenDie Vorgehensweise ändert sich geringfügig. In SQL ist eines der ersten Werkzeuge zur Verwaltung wiederkehrender Informationen der Operator. DISTINCT wird in Verbindung mit dem SELECT-Befehl verwendet, um Zeilen ohne Duplikate zurückzugeben. in den Ergebnissen einer Abfrage.

Die Idee ist einfach: Beim Erstellen einer SELECT-Anweisung kann man das Schlüsselwort DISTINCT hinzufügen, um anzugeben, dass Sie möchten nur ein Vorkommen jeder Wertekombination. in den ausgewählten Spalten. Auf diese Weise gibt die Abfrage eine einzelne Zeile zurück, wenn dieselbe logische Zeile mehrmals in der Tabelle vorkommt.

Es ist wichtig zu verstehen, dass SELECT DISTINCT nichts aus der Datenbank löscht: Es betrifft nur das Ergebnis, das Sie bei der Ausführung der Abfrage sehen.Die ursprünglichen Informationen bleiben in den Tabellen unverändert, was ideal für explorative Analysen ist, bei denen man die Daten noch nicht verändern möchte.

Was die Syntax betrifft, so besteht das allgemeine Muster darin, SELECT DISTINCT mit der Liste der Spalten, an denen Sie interessiert sind, zu kombinieren, gefolgt von der FROM-Klausel, um die Tabelle anzugeben, und optional, eine WHERE-Klausel zum Filtern nach bestimmten BedingungenAuf diese Weise können Sie beispielsweise einzelne Kunden aus nur einem Land oder verschiedene Produkte aus einer bestimmten Kategorie anfordern.

Diese Vorgehensweise ist sehr nützlich, wenn Sie die Ergebnisse auf nicht-duplizierte Einträge eingrenzen möchten, sei es für Erstellen Sie eine Liste aller Kunden ohne Duplikate aufgrund von Mehrfachbestellungen., eine Liste unterschiedlicher Produktcodes anzeigen oder die Anzahl der eindeutigen Elemente in einem Datensatz ermitteln.

Unterschiede zwischen DISTINCT und anderen Methoden zur Vermeidung von Duplikaten in SQL

Obwohl DISTINCT und UNIQUE ähnlich klingen mögen, Sie spielen innerhalb des SQL-Ökosystems nicht dieselbe Rolle.DISTINCT wird in SELECT-Abfragen verwendet und beeinflusst die zurückgegebenen Zeilen; UNIQUE bezieht sich üblicherweise auf Einschränkungen in der Definition von Tabellen und gibt an, dass bestimmte Felder keine wiederholten Werte enthalten dürfen.

Darüber hinaus kann die Verwendung von SELECT DISTINCT in Kontexten mit großen Datenmengen rechenintensiv sein, weil Die Datenbank-Engine muss alle ausgewählten Spalten vergleichen. um festzustellen, welche Zeilen identisch sind. Bei großen Tabellen oder Tabellen mit vielen Spalten kann dies umständlich werden.

Daher lohnt es sich in manchen Fällen, Alternativen in Betracht zu ziehen. Eine der gängigsten ist die Verwendung von GROUP BY gruppiert Zeilen nach einer oder mehreren Spalten und wenden Sie Aggregationsfunktionen (wie COUNT, MIN oder MAX) an, die es Ihnen ermöglichen, die Daten effizient zusammenzufassen.

Sie können sich auch auf Klauseln wie EXISTS verlassen. Prüfen, ob bestimmte Werte in einer anderen Tabelle vorhanden sindDadurch wird das Zusammenführen unnötiger doppelter Zeilen vermieden. Alternativ können Sie Unterabfragen mit klar definierten SELECT-, FROM- und WHERE-Klauseln verwenden, um genauer festzulegen, welche Datensätze Sie abrufen möchten.

Wenn Sie die Anzahl der eindeutigen Werte in einer Spalte zählen möchten, ist es üblich, COUNT mit DISTINCT zu kombinieren, sodass Sie erhalten direkt die Anzahl der verschiedenen Elemente. ohne dass jede einzelne davon manuell überprüft werden muss.

Praktische Beispiele: Kundenanfragen und Adressen ohne Duplikate

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einer Bestelltabelle, in der jede Zeile einen getätigten Kauf darstellt. Es ist üblich, dass Derselbe Kunde wird mehrfach angezeigt, wenn er mehr als eine Bestellung aufgegeben hat.Wenn Sie jeden Kunden nur einmal sehen möchten, ist SELECT DISTINCT ein sehr übersichtliches Werkzeug.

In diesem Szenario würden Sie eine Abfrage erstellen, die die Spalten zur Kundenidentifizierung (z. B. die Kunden-ID und den Namen) auswählt und DISTINCT anwendet. Sie erhalten von jedem Kunden nur einmal eine Liste., obwohl die Originaltabelle zehn verschiedene Reihenfolgen enthält.

Etwas Ähnliches passiert, wenn man alle sehen muss eindeutige Lieferadressen, an die Produkte gesendet wurdenWenn jede Bestellung eine Adresse enthält, wird die Tabelle voller Wiederholungen sein; mit DISTINCT in den Adressspalten können Sie jedoch eine kompakte Liste von Lieferadressen generieren.

Wenn Sie sich auf Kunden aus einem bestimmten Gebiet konzentrieren möchten, können Sie eine WHERE-Klausel hinzufügen, um beispielsweise anzugeben, dass Sie interessieren sich nur für Datensätze aus einem bestimmten Land.Auf diese Weise wirkt SELECT DISTINCT auf eine Teilmenge der Tabelle und nicht auf alle Daten.

Im Gesundheitswesen oder im akademischen Bereich ist der Bediener auch sehr praktisch für Gruppierungsdaten von Patienten oder Autoren, die mehrfach erscheinen in verschiedenen Studien oder Artikeln, wobei für Analysezwecke nur ein Eintrag pro Entität angezeigt wird.

Verwaltung von Duplikaten in bibliografischen Datenbanken

Im Bereich der wissenschaftlichen Dokumentation bieten bibliografische Datenbanken üblicherweise Folgendes an: spezifische Werkzeuge zum Entfernen doppelter Verweise Wenn Sie Recherchen in verschiedenen Quellen durchführen, ist dies von entscheidender Bedeutung, um zu verhindern, dass Ihre Literaturübersichten mit doppelten Artikeln gefüllt werden.

In diesen Systemen gibt es üblicherweise einen Befehl namens „Duplikate entfernen“ im Menü „Tools“, der Es analysiert das Ergebnis-Set und entfernt automatisch doppelte Einträge.Das System meldet üblicherweise, wie viele Elemente gelöscht wurden und wie viele im aktuellen Datensatz verbleiben.

Auf vielen Plattformen kann man dies in den Einstellungen konfigurieren. Die Entfernung von Duplikaten erfolgt automatisch. jedes Mal, wenn Sie eine neue Suche durchführen. Dies spart viel manuelle Arbeit, obwohl es ratsam ist, regelmäßig zu überprüfen, ob die Duplikatskriterien korrekt sind.

Zusätzlich zur Massenlöschung ermöglichen diese Manager die manuelle Auswahl bestimmter Referenzen, um zu entscheiden, ob diese behalten oder gelöscht werden sollen. Diese manuelle Überprüfung ist hilfreich, wenn das System sich nicht sicher ist, ob es sich bei zwei Datensätzen tatsächlich um denselben Artikel handelt. oder wenn es sich um unterschiedliche Versionen handelt (z. B. Vorabdrucke und Endfassungen).

Nach dem Entfernen von Duplikaten wird das Ergebnis-Set aktualisiert und zeigt die reduzierte Anzahl an ReferenzenDiese numerische Steuerung hilft dabei, zu überprüfen, ob die Fehlerbehebung erfolgreich war, und den Prozess in systematischen Reviews oder Suchberichten zu dokumentieren.

Verwandte Artikel:

Suchen und Entfernen von Duplikaten in Access: Eine vollständige Anleitung

Holger

Leidenschaftlicher Autor über die Welt der Bytes und der Technologie im Allgemeinen. Ich liebe es, mein Wissen durch Schreiben zu teilen, und genau das werde ich in diesem Blog tun und Ihnen die interessantesten Dinge über Gadgets, Software, Hardware, technologische Trends und mehr zeigen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, sich auf einfache und unterhaltsame Weise in der digitalen Welt zurechtzufinden.