Wie man in Gmail und anderen Diensten erkennt, ob jemand eine E-Mail gelesen hat

Wenn Sie jemals eine wichtige E-Mail verschickt und stundenlang auf Ihren Postausgang gestarrt haben, in der Hoffnung, dass sie geöffnet wurde, keine Sorge: Sie sind nicht allein. Heutzutage, mit so viel WhatsAppTelegram und ähnliche Plattformen sind wir sehr gewohnt. Das doppelte Häkchen zeigt an, ob die Nachricht gelesen wurde oder nicht.Bei E-Mails ist die Situation jedoch wesentlich komplizierter.

In diesem Artikel werden wir Schritt für Schritt alle realen Wege aufschlüsseln, Um herauszufinden, ob jemand eine E-Mail in Gmail und anderen Diensten gelesen hatWir werden die Grenzen jeder Methode untersuchen, wann sie nicht wirksam ist und welche Alternativen es gibt, wenn Sie Rechtsschutz benötigen. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie erkennen, ob jemand Ihr Gmail-Konto ausspioniert, und wie Sie unbefugten Zugriff blockieren.

Wie native Lesebestätigungen in Gmail funktionieren (Google Workspace)

Das erste, worüber man sich im Klaren sein sollte, ist Folgendes Gmail verfügt über eine integrierte Lesebestätigungsfunktion.Aber es ist nicht für jeden geeignet. Es ist nur für Arbeits- oder Schulkonten verfügbar, die mit Google Workspace verwaltet werden – also typische Unternehmens- oder Schuladressen, die von einer IT-Abteilung verwaltet werden.

Bei kostenlosen persönlichen Konten Bei @gmail.com gibt es die Option zum Anfordern von Lesebestätigungen nicht standardmäßig.Wenn es sich bei Ihrer E-Mail um eine private E-Mail handelt, bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, Erweiterungen oder externe Plattformen zu verwenden, worauf wir später noch eingehen werden.

Wenn Sie ein Google Workspace-Konto verwenden und der Administrator diese Funktion aktiviert hat, können Sie Beim Senden einer Nachricht eine Lesebestätigung anfordernWenn der Empfänger die E-Mail öffnet, zeigt Gmail eine Benachrichtigung an, in der er gefragt wird, ob er die Bestätigung senden möchte. Wenn er zustimmt, erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit Datum und Uhrzeit der Öffnung der Nachricht.

Diese Anerkennung kommt normalerweise an wie eine neue E-Mail in Ihrem PosteingangDie E-Mail erscheint nicht direkt im Ordner „Gesendet“, was für viele Nutzer verwirrend ist. Im E-Mail-Text finden Sie Hinweise wie „Der Empfänger hat den Empfang bestätigt“ mit der jeweiligen Uhrzeit.

Anforderungen und Beschränkungen für Gmail-Lesebestätigungen

Diese native Funktion ist zwar nützlich, hat aber einige Einschränkungen. Zunächst einmal kann sie nur genutzt werden, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sind. technische und interne Richtlinienanforderungen Ihrer Organisation.

Zuallererst brauchen Sie eine Google Workspace- oder BildungskontoEin reguläres Gratis-Konto reicht nicht aus. Außerdem muss der Domain-Administrator Lesebestätigungen in der Admin-Konsole (admin.google.com) unter Apps > Google Workspace > Gmail > Nutzereinstellungen > E-Mail-Lesebestätigungen aktiviert haben.

Über diese Konsole kann der Administrator entscheiden, ob Sie blockieren Bestätigungen vollständig, wenn diese nur innerhalb der Organisation zulässig sind. (und möglicherweise in Bezug auf eine Whitelist externer Domains) oder ob es den Versand an beliebige E-Mail-Adressen autorisiert. Solange dieser Teil nicht korrekt konfiguriert ist, spielt es keine Rolle, was Sie in Ihrem Postfach tun, da die Option möglicherweise gar nicht angezeigt wird.

Zweiter wichtiger Punkt: Der Empfänger hat das letzte Wort.Anders als bei der Lesebestätigung von WhatsApp sieht der Empfänger hier eine Pop-up-Nachricht wie „Absender bittet um Lesebestätigung. Jetzt senden / Nicht jetzt senden?“. Tippt er auf „Senden“, erhalten Sie die Benachrichtigung; ignoriert er sie oder schließt er das Fenster, erfahren Sie nichts davon, selbst wenn die Nachricht gelesen wurde.

Darüber hinaus gibt es Szenarien, in denen, obwohl alles korrekt konfiguriert ist, Die Bestätigung wird nicht erstattet.Wenn Sie beispielsweise an eine Mailingliste senden oder GruppenaliasDies gilt, wenn der Empfänger einen POP-Client verwendet, der nur bei Bedarf synchronisiert, oder wenn er mit IMAP arbeitet, ohne dass sein Programm automatisch Lesebestätigungen sendet.

So fordern Sie in Gmail eine Lesebestätigung an und erhalten sie zurück

Wenn Sie die Anforderungen bereits klar kennen und Ihre Organisation dies zulässt, kann der Prozess für Fordern Sie eine Lesebestätigung von Gmail auf Ihrem Computer an. es ist ziemlich einfach:

• Öffnen Sie Gmail in Ihrem Browser (diese Option wird in der mobilen App nicht angezeigt).
• Klicken Sie auf Schreiben und schreiben Sie die E-Mail ganz normal: Empfänger, Betreff und Nachrichtentext.
• Klicken Sie in der unteren rechten Ecke des Fensters zum Verfassen einer neuen Nachricht auf das Symbol von drei vertikale Punkte (Weitere Optionen).
• Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü aus Lesebestätigung anfordern oder „Lesebestätigung anfordern“, je nach Benutzeroberfläche.
• Senden Sie die E-Mail wie gewohnt.

Wenn Sie die Bestätigungsanfrage erhalten und Ihr Unternehmen das System so konfiguriert hat, dass Sie diese genehmigen müssen, ist der Vorgang genauso einfach. Beim Öffnen der E-Mail sehen Sie eine Benachrichtigung mit zwei Optionen: Bestätigung senden u Nicht jetztSie können es verschieben, und später, wenn Sie Ihre E-Mails wieder öffnen, werden Sie von Gmail aufgefordert, eine Entscheidung zu treffen.

In manchen Organisationen sind die Richtlinien strenger und die Bestätigungen werden automatisch und ohne Aufforderung versendet.In anderen Fällen blockiert der Administrator das Senden an externe Adressen vollständig. Deshalb sehen Sie manchmal gar keine Benachrichtigung, obwohl der Absender die Empfangsbestätigung erhält.

Fälle, in denen die Lesebestätigung von Gmail fehlschlägt oder unzuverlässig ist

Auch wenn es als „Lesebestätigung“ bezeichnet wird, sei Folgendes klargestellt: Es ist kein absoluter Beweis dafür, dass der Inhalt der E-Mail gelesen wurde.Es wird lediglich bestätigt, dass die Nachricht im System als offen markiert wurde.

Beispielsweise können Sie in IMAP-basierten E-Mail-Clients Eine E-Mail als gelesen markieren, ohne sie vollständig zu öffnenDie Lesebestätigung wird dennoch versendet. Umgekehrt kommt es auch vor: Manche mobile E-Mail-Systeme oder bestimmte Clients, die nicht in Echtzeit synchronisieren, senden die Bestätigung möglicherweise nicht zurück, selbst wenn der Nutzer die Nachricht gelesen hat.

Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass die Bestätigungen Sie stellen keinen Zustellnachweis dar.Die E-Mail könnte in einem Nebenordner verblieben, von einer Filterregel erfasst oder sogar von einem Sicherheitsfilter als gelesen markiert worden sein. In Unternehmen mit fortschrittlichen Antiviren- oder Anti-Phishing-Systemen Roboter Manchmal wird die E-Mail in einer isolierten Umgebung "geöffnet", was zu Bestätigungen führen kann, die eigentlich Fehlalarme sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Die native Funktion von Gmail ist praktisch, um zu erfahren, ob jemand Offenbar hat er eine bestimmte Nachricht geöffnet.Es dient jedoch nicht als rechtlicher Beweis und stellt auch nicht fest, dass die Person das beigefügte Dokument, den Vertrag oder den Budgetplan gelesen hat.

Gmail-Erweiterungen, um zu prüfen, ob Ihre E-Mail gelesen wurde

Wenn Sie ein privates Gmail-Konto verwenden oder eine automatisiertere und detailliertere Funktion als die offizielle wünschen, kommen folgende Faktoren zum Tragen: Browsererweiterungen zur E-Mail-VerfolgungDie überwiegende Mehrheit funktioniert unter Chrome, viele sind aber auch mit Edge, Opera oder sogar Safari kompatibel.

Diese Erweiterungen fügen Elemente unsichtbar ein. ein Tracking-Pixel oder eine Ressource, die von ihren Servern geladen wird in jeder E-Mail, die Sie senden. Wenn der Empfänger die Nachricht öffnet und sein Client die Bilder herunterlädt, wird dieser Pixel geladen und das Tool erfasst eine Öffnung mit Datum, Uhrzeit und gegebenenfalls zusätzlichen Informationen (Gerät, ungefähre Stadt, Anzahl der Öffnungen, Klicks auf Links usw.).

In der Praxis bewirken diese Lösungen etwas Ähnliches wie Folgendes in Ihrem Gmail-Posteingang: WhatsApp-DoppelprüfungEin Symbol zeigt an, wann die E-Mail gesendet wurde, ein anderes, wann sie geöffnet wurde. Schauen wir uns die gängigsten Symbole und ihre Verwendung an.

Mailtrack und andere gängige E-Mail-Tracking-Erweiterungen

Eine der am weitesten verbreiteten Lösungen ist MailtrackDiese App wurde speziell für Gmail-Nutzer entwickelt, die wissen möchten, ob jemand ihre Nachricht gelesen hat, ohne ein Arbeitskonto zu besitzen. Sie ist extrem einfach zu bedienen und bietet eine kostenlose Version.

Nach der Installation der Erweiterung aus dem Chrome Web Store und der Verknüpfung mit Ihrem Google-Konto, Mailtrack Fügen Sie automatisch Tracking zu all Ihren E-Mails hinzu.In Ihrem Ordner „Gesendete Objekte“ sehen Sie rechts neben der Betreffzeile zwei Häkchen: ein graues, wenn die E-Mail zugestellt wurde, und ein grünes, wenn sie geöffnet wurde. Sie können außerdem Desktop-Benachrichtigungen erhalten, sobald eine E-Mail geöffnet wird.

Die kostenlose Version von Mailtrack fügt normalerweise eine kleine Zeile wie „ an das Ende der E-Mail an“ an.Gesendet mit MailtrackSie können es manuell aus jeder Mailingliste entfernen oder den kostenpflichtigen Tarif abonnieren, um es dauerhaft auszublenden und zusätzliche Funktionen wie Klick-Tracking, detailliertere Berichte oder Follow-up-Erinnerungen freizuschalten.

Eine weitere sehr interessante Erweiterung ist StreifenEs entstand als CRM-System, das in Gmail integriert ist und standardmäßig Tracking beinhaltet. E-MailsHier sehen Sie kein doppeltes Häkchen, aber Neben jeder Nachricht befindet sich ein Augensymbol.Ein durchgestrichenes Augensymbol bedeutet, dass die Nachricht noch nicht geöffnet wurde; ein normales Augensymbol bedeutet, dass mindestens ein Empfänger sie gelesen hat. Wenn Sie den Mauszeiger über die Nachricht bewegen, wird angezeigt, wann und auf welchem ​​Gerät sie geöffnet wurde.

Wenn Sie Tracking in ein umfassenderes CRM-System integrieren möchten, HubSpot Sales (Sidekick) Es bietet eine Chrome-Erweiterung sowie Add-ons für Outlook, Apple Mail und Gmail. E-Mails werden mit den Kontrollkästchen „Protokollieren“ und „Verfolgen“ markiert. Anschließend werden Öffnungen und Klicks im HubSpot-Aktivitätsfeed angezeigt und den jeweiligen Kontakten zugeordnet. Selbst wenn Bilder vom Client zunächst gesperrt sind, werden Öffnungen protokolliert, da sie erst später geladen werden.

Weitere Tracking-Tools: Boomerang, Staffbase Email, Gmelius und andere

Neben den bekannteren Erweiterungen existiert ein riesiges Ökosystem von Produktivitätstools für Gmail inklusive LesebestätigungenJeder dieser Dienste zielt auf eine andere Zielgruppe ab, aber alle verfolgen dasselbe Ziel: Sie zu benachrichtigen, wenn Ihre E-Mail geöffnet wurde.

Boomerang für Google Mail Es ist bekannt dafür, dass man E-Mails für später planen, verschieben oder Erinnerungen hinzufügen kann. Zu seinen Funktionen gehört die Möglichkeit, Verfolgen, ob eine Nachricht gelesen wurde, und leiten Sie sie an Sie weiter oder erinnern Sie daran. Wenn innerhalb eines bestimmten Zeitraums keine Antwort erfolgt, ist es sehr praktisch für die Verwaltung von geschäftlichen Nachfassaktionen oder sensiblen E-Mails, die nicht im Nirwana verloren gehen sollen.

Ein weiterer Veteran ist Staffbase-E-Mail (ehemals Bananatag), das die Erfassung von Öffnungen und Linkklicks integriert, Programmierung Wiederkehrende E-Mails, Vorlagen und mehr. Die kostenlose Version erlaubt nur... Verfolgen Sie eine begrenzte Anzahl von E-Mails pro TagUnd falls Sie mehr benötigen, stehen monatliche oder jährliche Zahlungspläne zur Verfügung. Es funktioniert mit Gmail, Outlook, Yahoo Mail und anderen E-Mail-Clients.

Für kleine Teams, die noch einen Schritt weiter gehen wollen, Gmelius Es bietet unbegrenzte Lesebestätigungen (mit personalisierten Signaturen im kostenlosen Tarif), E-Mail-Kampagnen aus Gmail, Kanban-Boards und Optionen für die Teamzusammenarbeit. Nach Ablauf der kostenlosen Testphase ist jedoch ein Abonnement für einen der Tarife (Plus, Growth oder Pro) erforderlich, wodurch sich die Lösung eher an Unternehmen richtet.

Wir haben auch Erweiterungen mit sehr spezifischen Schwerpunkten gefunden, wie zum Beispiel Kostenloser E-Mail-Trackerwelche neben der Anzeige von Öffnungen auch senden können SMS-Benachrichtigungen beim Lesen einer E-Mail, Die Rechter Posteingang, das grundlegende Tracking-Funktionen (bis zu einer bestimmten Anzahl kostenloser E-Mails pro Monat) mit Vorlagen, Erinnerungen und Versandplänen zu einem günstigeren Preis als andere Suiten kombiniert.

E-Mail-Tracker wie Snov.io, MailTracker und ähnliche Dienste

Neben den „klassischen“ Erweiterungen gibt es Dienste, die sich fast ausschließlich auf das Angebot von ein kostenloser und sehr einfach zu bedienender E-Mail-Trackermit besonderem Augenmerk auf Datenschutz und einfache Integration.

Ein Beispiel ist die Unbegrenzter E-Mail-Tracker von Snov.ioDie Chrome-Erweiterung ist mit Gmail und Google Workspace kompatibel und ermöglicht es Ihnen, jede E-Mail individuell anzupassen, Sendezeiten zu planen, Nachfasserinnerungen hinzuzufügen und den Öffnungs- und Klickverlauf sowohl für einzelne Nachrichten als auch für Kampagnen einzusehen.

Nach der Installation müssen Sie nur noch Folgendes tun: Tracking für das Girokonto aktivierenUm Ihre E-Mail zu verfassen, klicken Sie auf die violetten Symbole neben „Senden“, um festzulegen, ob Sie Öffnungen, Klicks oder beides erfassen möchten. Die Funktion bietet außerdem Web-Push-Benachrichtigungen, sobald jemand Ihre E-Mail öffnet, und lässt sich in andere Automatisierungstools der Snov.io-Plattform integrieren.

Eine weitere häufig genannte Lösung ist Hunter MailTrackerMailTracker ist eine kostenlose Gmail-Erweiterung, die einen unsichtbaren Pixel in jede Nachricht einfügt. Sobald der Empfänger die Nachricht öffnet, erhält der Absender eine Echtzeitbenachrichtigung. Der Clou an MailTracker ist, dass Es fügt E-Mails keine Signaturen oder sichtbaren Kennzeichnungen hinzu. und erklärt die Einhaltung der DSGVO, indem sie das Tracking auf Thread-Ebene konzentriert, ohne IP-Adressen oder besonders sensible Daten zu speichern.

Die Installation von MailTracker ist denkbar einfach: Sie fügen die Erweiterung zu Chrome hinzu, melden sich mit Ihrem Google-Konto an, verfassen eine E-Mail in Gmail und überprüfen, ob die Das Tracking-Symbol im Eingabefenster ist aktiviert.Dort können Sie den Status jeder gesendeten Nachricht einsehen und erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn jemand sie öffnet.

E-Mail-Tracking mit HTML-Bildern und Google Analytics

Neben Erweiterungen gibt es eine „handgemachte“ Methode zur Erfassung von Öffnungen, die aus Folgendem besteht: manuell ein Etikett einfügen mit Google Analytics-Parametern Als wäre es ein Tracking-Pixel. Es ist leistungsstark, aber deutlich technischer als alles, was es bisher gab.

Die Idee besteht darin, ein 1x1 Pixel großes Bild zu erstellen, dessen src-Wert auf die Google Analytics-Sammel-URL mit den erforderlichen Parametern: Protokollversion (v), Tracking-ID (tid), Interaktionstyp (t=event), Client-ID (cid), Kategorie (ec), Aktion (ea=open), Dokumentpfad (dp) und Titel (dt), unter anderem.

Wenn der Empfänger die E-Mail öffnet und der Client das Bild lädt, Google Analytics wird ein "geöffnet"-Ereignis für Ihre Immobilie aufzeichnen.Und Sie können diese Öffnung als eine von vielen Interaktionen auf Ihrer Website sehen. Theoretisch ermöglicht Ihnen dies, E-Mail-Kampagnen mit Ihren übrigen digitalen Analysedaten zu verknüpfen.

Das Problem ist, dass man diesen HTML-Tag nicht direkt in den E-Mail-Text von Gmail einfügen kann, da der Editor ihn als reinen Text anzeigt. Man muss Erstellen Sie eine separate HTML-Datei, fügen Sie das Etikett ein. Öffnen Sie mithilfe des Analytics-Codes die Datei im Browser, kopieren Sie den gerenderten Inhalt und fügen Sie ihn in die E-Mail ein.

Darüber hinaus unterliegt diese Technik nach wie vor denselben Einschränkungen: Wenn die Bilder blockiert sind, wird das Ereignis nicht ausgelöst.Das System ist für die meisten Nutzer unnötig komplex. Sofern Sie nicht über sehr fundierte technische Kenntnisse verfügen und alles in Ihre eigene Google Analytics-Property integrieren müssen, ist die Verwendung einer fertigen Erweiterung in der Regel sinnvoller.

Lesebestätigungen in Outlook und anderen Clients

Obwohl wir uns hier auf Gmail konzentrieren, ist es erwähnenswert, dass Outlook ermöglicht es Ihnen außerdem, Lese- und Zustellbestätigungen anzufordern.Das Verfahren ist anders, aber die Philosophie ist dieselbe.

In Outlook Desktop können Sie beim Verfassen einer Nachricht auf die Registerkarte wechseln. Optionen Aktivieren Sie die Kontrollkästchen „Zustellbestätigung anfordern“ und „Lesebestätigung anfordern“. Wenn die Nachricht erfolgreich an den Server des Empfängers zugestellt wurde, erhalten Sie eine Zustellbestätigung; wenn der Empfänger die E-Mail öffnet (und sein E-Mail-Client die Bestätigung sendet), erhalten Sie eine Lesebestätigung.

Die Einschränkungen ähneln denen von Gmail: Nicht alle Kunden respektieren diese Bitten.Manche Server blockieren sie aus Sicherheitsgründen, und manchmal entscheidet sich der Empfänger, keine Lesebestätigung zu senden. Eine Zustellbestätigung zeigt lediglich an, dass die Nachricht den Server erreicht hat, nicht aber, dass sie aus dem Spam-Ordner entfernt oder geöffnet wurde.

Deshalb kombinieren viele Fachleute diese klassischen Danksagungen mit Tracking-Tools von Drittanbietern die genauso funktionieren wie in Gmail, indem sie Tracking-Pixel und nachverfolgbare Links auch in Outlook oder Apple Mail hinzufügen.

Datenschutz, Rechtmäßigkeit und Beweiskraft von Bestätigungen

Ein heikler Punkt in dieser ganzen Angelegenheit ist die rechtliche. Aus datenschutzrechtlicher Sicht gilt die Verwendung von Tracking-Pixeln als Verarbeitung personenbezogener Daten in vielen Rechtsordnungeninsbesondere beim Erfassen von IP-Adressen, Standorten oder Öffnungs- und Klickverläufen.

In der Europäischen Union beispielsweise legen die DSGVO und die ePrivacy-Verordnung nahe, dass Sie sollten den Empfänger informieren und in bestimmten Fällen dessen Einwilligung einholen. Wenn Sie Öffnungen zu kommerziellen Zwecken erfassen möchten, betrifft dies hauptsächlich Massenkampagnen, Newsletter und Marketingkommunikation, weniger eine einzelne persönliche E-Mail, aber es ist gut, dies zu berücksichtigen.

Aus ethischer Sicht empfehlen viele Fachleute Seien Sie transparent im Umgang mit diesen Systemen.Zumindest in formellen Kontexten ist eine Formulierung wie „Diese E-Mail enthält einen kurzen Empfangs-Tracker, um zu bestätigen, dass sie korrekt empfangen wurde“ in vielen Umgebungen in der Regel ausreichend.

Hinsichtlich der Rechtsgültigkeit sind sowohl Standard-Gmail-/Outlook-Bestätigungen als auch Bestätigungen von Tracking-Erweiterungen gültig. Sie stellen keinen endgültigen Beweis dafür dar, dass der Inhalt gelesen wurde.Sie beweisen lediglich, dass ein System die Nachricht als offen markiert hat, was in Gerichtsverfahren strittig sein kann.

Wenn Sie eine Mitteilung mit Rechtswirkung versenden müssen (Verträge, formelle Schreiben, elektronische Einschreiben usw.), ist die Verwendung eines solchen geeignet. zertifizierter E-Mail-Dienst bei einem vertrauenswürdigen DrittanbieterPlattformen wie EGarante, MailCertificado und andere fungieren als „digitale Notare“ und stellen ein Beweisdokument mit Datum, Empfänger, Inhalt und Zustellungsstatus aus. Dieser Bericht wird dem Richter vorgelegt.

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Holger

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