Wie man Schritt für Schritt ein Mini-ERP-System in Excel erstellt

Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen oder ein Projekt starten und jeden Monat mit unübersichtlichen Excel-Tabellen, nicht ausgeglichenen Konten und verstreuten Daten zu kämpfen haben, dann ist die Einrichtung eines Ein Mini-ERP-System in Excel könnte genau das Richtige für Sie sein.Sie müssen kein Vermögen für komplexe Software ausgeben, um Vertrieb, Ausgaben, Kunden, Lagerbestand und Zahlungen mit etwas Ordnung und einem Gesamtüberblick zu kontrollieren.

Die Idee ist, ein Leichtgewichtiges, aber gut durchdachtes System innerhalb von Excel (o Google Tabellenkalkulationen), die wichtige Informationen zentralisieren und es Ihnen ermöglichen, Budget und Ist-Ergebnisse zu vergleichen, grundlegende Kennzahlen zu überprüfen und wöchentlich Entscheidungen zu treffen, ohne 10 oder 15 Tage auf den Monatsabschluss warten zu müssen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie die Tabellenkalkulation einrichten, welche Tabellen Sie benötigen, welche Best Practices Sie beachten sollten und wie Sie sie mithilfe von Tools wie Power Query und Benutzerformularen auf ein nahezu professionelles Niveau bringen.

Was ist ein Mini-ERP-System in Excel und wofür wird es verwendet?

Wenn wir von einem Mini-ERP-System in Excel sprechen, meinen wir ein strukturiertes Arbeitsbuch, das die grundlegenden Managementprozesse zentralisiertEs umfasst Vertrieb, Einkauf, Lagerverwaltung, Finanzmanagement, Vertriebsziele, Debitorenmanagement und ein kleines Dashboard. Es ist kein vollwertiges ERP-System wie die, die von großen Unternehmen eingesetzt werden, aber es ist ein System, das die Notwendigkeit unzähliger loser Dateien überflüssig macht und Sie dazu zwingt, datenlogisch zu arbeiten.

Das Hauptziel ist sich wiederholende Arbeiten reduzieren und normalerweise verstreute Informationen miteinander verbindenRechnungen an einem Ort, Kundenlisten an einem anderen, Lagerbestände an einem weiteren, Bankkonten an einem dritten usw. Mit einer einzigen Datei oder mit mehreren gut verknüpften Konten können Sie automatische Berichte erstellen, Abweichungen erkennen und rechtzeitig reagieren, wenn sich die Umsätze verlangsamen, wenn bestimmte Kunden zu hohe Schulden anhäufen oder wenn Ihnen ein wichtiges Produkt ausgeht.

Diese Art von Lösung passt besonders gut in Kleine und mittlere Unternehmen sowie Kleinstunternehmen, die Organisation benötigen, sich aber kein großes ERP-System leisten können. Oder für diejenigen, die ihre Prozesse validieren möchten, bevor sie den Schritt wagen. Es ist auch sehr nützlich für Unternehmer, die auf anschauliche Weise verstehen möchten, wie das Geld in ihrem Projekt fließt: Einnahmen, direkte Ausgaben, Fixkosten, Marge und Cashflow.

Bevor Sie Excel öffnen: Was wollen Sie messen und mit welcher Methodik?

Das Erste ist nicht, Tabellen oder Formeln zu erstellen, sondern Entscheiden Sie, welche Indikatoren Sie verfolgen werden und wie oftWer von Anfang an versucht, alles zu kontrollieren, wird am Ende erschöpft sein und das Tool aufgeben. Besser ist es, mit einigen wenigen, gut gewählten KPIs zu beginnen, die zu Ihrem Budget passen.

Einige sehr praktische Basisindikatoren für ein Mini-ERP-System sind: Absatz (Stückzahl und Betrag), Anzahl der Tickets oder Bestellungen, produktive Stunden, wichtige direkte Kosten (Rohstoffe, direkte Arbeitsstunden des Personals, tägliche oder wöchentliche Werbung) und eine klare Trennung zwischen variablen und fixen Kosten. Mit zunehmender Vertrautheit mit dem System können Sie weitere Dimensionen hinzufügen, wie z. B. Produktkategorien, Vertriebskanäle oder Margen pro Produkt.

Definieren Sie für jeden KPI, den Sie verfolgen möchten, klar und deutlich. den Detaillierungsgrad (täglich, wöchentlich oder monatlich), die Maßeinheit und die Person, die für die Dateneingabe verantwortlich ist.Beispielsweise möchten Sie vielleicht die Umsätze pro Tag, die produktiven Stunden pro Woche und die Fixkosten pro Monat einsehen. Wichtig ist, dass die verschiedenen Ebenen nicht vermischt werden und die Person, die die Daten eingibt, genau weiß, was, wo und wann sie diese eingeben muss.

Darüber hinaus ist es entscheidend, sich von Anfang an auf Folgendes zu einigen: DatenerfassungsroutineTäglich oder wöchentlich wird ein fester Zeitpunkt für die Erfassung von Kassenverkäufen, Bankzahlungen, ausgestellten Rechnungen und Ausgaben reserviert. Beispielsweise am Ende jedes Arbeitstages für Verkäufe und Produktion und montagmorgens für die Banktransaktionen der Vorwoche. Ohne diese Disziplin sieht das Mini-ERP-System zwar gut aus, ist aber im Grunde nutzlos.

Grundlegende Dateistruktur: Budget und Realität

Eine robuste und einfache Methode zum Einrichten Ihres Systems besteht darin, klar zu trennen. Budgetinformationen aus Ist-InformationenAuf diese Weise können Sie Ihre Pläne leicht mit den tatsächlichen Gegebenheiten vergleichen und Abweichungen anhand spezifischer Kriterien analysieren.

Erstellen Sie einerseits ein Blatt oder eine Datei, die Ihre BudgetbasisEs handelt sich üblicherweise um eine Tabelle mit Spalten wie: Datum oder Woche, Konzept/Konto/KPI, Budgetbetrag und, falls Sie an detaillierteren Informationen interessiert sind, eine Kategorisierung nach Ausgaben- oder Einnahmeart. Sie können mit einer wöchentlichen Vorlage für einen Soll-Ist-Vergleich beginnen und diese um Ihre eigenen Kategorien erweitern.

Andererseits sollte eine Basis entworfen werden tatsächlicher BetriebHier repräsentiert jede Zeile ein bestimmtes Ereignis: einen Verkauf, eine Ausgabe, einen Einkauf, einen Produktionslauf, eine Zahlung usw. Typische Spalten sind beispielsweise: Datum, Transaktionstyp (Verkauf, Ausgabe, Einkauf), Beschreibung oder Konto, Betrag, Kunde oder Lieferant, Produkt, Zahlungsmethode usw. Später können Sie diese Tabelle als Grundlage für Pivot-Tabellen oder Power Query-Abfragen verwenden, die Daten nach Tag, Woche oder Monat aggregieren.

Der Trick ist, dass Stellen Sie sicher, dass die Kategorien in Ihrer tatsächlichen Datenbank mit denen im Budget übereinstimmen.Wenn Ihr Budget einen Posten namens „Online-Werbung“ enthält, können Sie diese Ausgabe in Ihrer Kostenaufstellung nicht willkürlich unter „Anzeigen“, „Vertrieb“ oder „Digitales Marketing“ aufführen. Definieren Sie einen Katalog von Budgetposten und halten Sie sich daran, sonst sind Ihre Budget-Ist-Vergleiche ungenau. Zuverlässigkeit.

Dashboard und Navigationsblatt

Um die Nutzung des Mini-ERP-Systems für das gesamte Team zu vereinfachen, ist es sehr hilfreich, ein Startseite als Dashboard und NavigationsmenüVon hier aus können Sie über Schaltflächen oder Hyperlinks auf die anderen Abschnitte – Einstellungen, Datentabellen, Berichte usw. – zugreifen und das Bedienfeld sogar nach PowerPoint exportieren. Dynamische Verknüpfungen zwischen Excel und PowerPoint.

Es ist eine gute Idee, einige Dinge in dieses Bedienfeld aufzunehmen. Allgemeine Anpassungen wie der Monat, in dem das Geschäftsjahr beginnt, die Hauptwährung und der Zahlungsfristbereich Sie können diese Einstellungen verwenden, um Benachrichtigungen über verspätete Zahlungen zu kennzeichnen. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Kunde im Zahlungsbedingungenbericht hervorgehoben wird, wenn er mehr als 15 Tage im Zahlungsverzug ist.

Zusätzlich zu den Schaltflächen zum Aufrufen der einzelnen Bereiche (Produkte, Kunden, Umsatz, Einkauf, Lagerbestand, Finanzen, Rentabilitätsberichte usw.) können Sie einen Bereich für die Anzeige reservieren. Wichtige Kennzahlen in einem sehr anschaulichen FormatGesamtumsatz der Periode, Bruttomarge, Nettomarge, offene Kundensalden und eine kurze Cashflow-Übersicht für 7, 14, 30, 90 und 180 Tage. Dadurch wird das Mini-ERP-System zu einer Art Dashboard, das einen schnellen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens bietet.

Konfigurationsbereich: Kategorien, Benutzer und Parameter

Bevor Sie mit der Dateneingabe beginnen, ist es ratsam, einen Abschnitt vorzubereiten. Konfiguration, in der Sie die Masterlisten und globalen Parameter definierenDieser Teil ist normalerweise etwas "langweiliger", aber er sorgt dafür, dass alles andere reibungslos und stimmig abläuft.

Im Konfigurationsblatt können Sie definieren Produktkategorien, Vertriebsmitarbeiter, Zahlungsmethoden, Ausgabenarten, Sekundärwährungen und alle anderen Kataloge, die Sie als Dropdown-Liste in Ihren Tabellen verwenden möchten. Die Verwendung von Dropdown-Listen (Datenvalidierung) reduziert Fehler drastisch und gewährleistet die Konsistenz der Konzepte.

Es ist auch ein guter Ort zum Niederlassen. kritische SchwellenwerteBeispielsweise die bereits erwähnte Zahlungsbedingung oder ein Standardwert für den kritischen Lagerbestand, den Sie bei Bedarf für jedes Produkt individuell festlegen können. Wenn Sie mit mehreren Bankkonten arbeiten, können Sie hier auch die Kurzbezeichnungen speichern, die Sie für die Erfassung von Ein- und Auszahlungen verwenden.

Produktdefinition und grundlegende Bestandsverwaltung

Ein Kernbestandteil jedes Mini-ERP-Systems ist die ProduktdatenblattHier definieren Sie alles, was Sie kaufen, lagern oder verkaufen: physische Artikel, Dienstleistungen, Abonnements usw. Jedes Produkt muss mindestens einen Namen und einen eindeutigen Code haben.

In der Produkttabelle wird empfohlen, Felder wie beispielsweise folgende aufzunehmen: Produktname, Code, Kategorie, Maßeinheit, kritischer Lagerbestand (in Tagen) Und falls es einen Mehrwert bietet, die Marke oder Ihr üblicher Lieferant. Code und Kategorie erleichtern Ihnen die spätere Gruppierung und Analyse erheblich, und die Einheit (Stück, kg, Meter, Packungen usw.) verhindert Verwechslungen bei der Kombination verschiedener Produkte.

Das Konzept der kritischer Lagerbestand in Tagen Es ist sehr leistungsstark: Es geht nicht nur um die Anzahl der Einheiten, sondern auch darum, wie viele Verkaufstage der Lagerbestand bei einem durchschnittlichen Tagesumsatz abdeckt. In der Lagertabelle lässt sich später anhand historischer Verkaufszahlen eine tägliche Verbrauchsrate berechnen, um abzuschätzen, wie viele Tage der aktuelle Lagerbestand reicht. Sobald dieser Wert unter einen kritischen Wert fällt, zeigt die Tabelle eine Warnung an.

Falls Ihre Aktivität dies erfordert, können Sie auch Details angeben. Lagerort, Verfallsdatum, Chargennummer oder Teilenummer um FIFO-Methoden (First In, First Out) zu verwalten und eine bessere Rückverfolgbarkeit jeder Produktcharge zu gewährleisten.

Kundendatenbank und Risikomanagement

Eine weitere Säule eines effektiven Mini-ERP-Systems in Excel ist ein gut gepflegte Kundenliste Es funktioniert fast wie ein Mini-CRM. Hier benötigt man nicht nur den Namen des Kunden, sondern auch Kontaktdaten und Kriterien für die finanzielle Nachverfolgung.

Eine typische Kundendatenblattstruktur könnte Folgendes umfassen: Kundennummer, Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, zuständiger Vertriebsmitarbeiter Und, sehr interessant, zwei Schlüsselparameter: Zahlungsfristlimit und Saldorisikolimit.

El Zahlungsfrist Geben Sie die Anzahl der Tage an, die Sie für den Kunden als akzeptabel erachten, um die Rechnung zu begleichen. Überschreitet der Kunde diese Frist auf einer Rechnung, kann das System dies in einem Zahlungsbedingungenbericht vermerken. Ausgleichsrisikogrenze Dies ist der Höchstbetrag, den Sie bereit sind, als Schulden bei einem Kunden anzuhäufen; wenn dieser Betrag ohne Zahlung überschritten wird und darüber hinaus die Laufzeit überschritten wird, sollte dies in Ihren Berichten deutlich gekennzeichnet werden.

Die Arbeit mit individuellen Kundencodes ist eine gute Angewohnheit, auch wenn man sie momentan nicht nutzt. Die Codes erleichtern das Filtern, Gruppieren und die Datenpflege. (Wenn Sie beispielsweise den Firmennamen des Kunden ändern, bleibt der Code unverändert und es treten keine Fehler auf.) Es empfiehlt sich außerdem, die Tabellenstruktur nach dem Betrieb nicht mehr zu verändern; verwenden Sie stattdessen Schaltflächen oder Makros zum Sortieren und Bereinigen der Datenbank.

Umsatzziele, tatsächliche Umsätze und Leistungsanalyse

Über die reine Aufzeichnung des Geschehens hinaus gewinnt ein Mini-ERP deutlich an Wirkung, wenn man es mit einbezieht. Umsatzziele und Vergleiche mit den tatsächlichen UmsätzenDies ermöglicht es Ihnen, die Leistung des Vertriebsteams zu beurteilen und zu sehen, ob Sie Ihren monatlichen Zielen näherkommen.

Auf einem Zielblatt können Sie für jedes Produkt und für jeden Monat die Ziele eintragen. Den angestrebten Umsatzbetrag erreichenEs muss nicht perfekt sein; selbst eine realistische Schätzung bietet einen guten Anhaltspunkt. Wenn Sie nach Kategorien arbeiten, können Sie auch aggregierte Ziele nach Produktfamilie oder Vertriebskanal definieren.

Auf einem separaten Blatt tragen Sie die tatsächliche monatliche oder tägliche Verkäufe (Wir werden uns nun eingehender mit der Struktur von Verkaufsrechnungen befassen.) Anschließend können Sie mithilfe von Pivot-Tabellen oder Formeln einen Bericht zur Vertriebsleistung erstellen, der Ihnen visuell darstellt, welchen Prozentsatz des Ziels Sie nach Produkt, Kategorie oder Vertriebsmitarbeiter erreicht haben, wobei die Bereiche, die unter oder über der Prognose liegen, farblich hervorgehoben werden.

Wenn Sie diesen Ansatz mit Informationen zu Stückkosten und Verkaufspreisen kombinieren, werden Sie außerdem in der Lage sein, Analysieren Sie nicht nur Ihre Verkaufszahlen, sondern auch die Rentabilität jeder einzelnen Produktlinie.Dabei kommen manchmal Überraschungen zum Vorschein: Bestseller, die kaum zum Gewinn beitragen, oder Produkte, die nur von wenigen erwähnt werden, die aber die Gesamtrentabilität des Unternehmens sichern.

Produktkosten, Verkaufspreise und Fixkosten

Damit Ihr Mini-ERP-System eine solide Finanzdimension erhält, müssen Sie drei Arten von Wirtschaftsdaten eingeben: Stückkosten, Verkaufspreise und FixkostenMit diesen Informationen werden Rentabilitätsberichte aussagekräftig.

Auf dem Produktkostenblatt können Sie Folgendes erfassen: die Stückkosten pro Produkt und pro MonatDies ist nützlich, da die Anschaffungskosten variieren können mit die zeitEs empfiehlt sich, diese Schwankungen bei der Margenberechnung zu berücksichtigen. Wenn Sie die zukünftigen Kosten abschätzen können, lassen sich sogar Rentabilitätsszenarien mehrere Monate im Voraus prognostizieren.

Im Verkaufspreisblatt definieren Sie der Preis, zu dem Sie jedes Produkt oder jede Dienstleistung verkaufenWenn Sie über längere Zeiträume zum gleichen Preis verkaufen, müssen Sie diesen Teil nicht sehr oft bearbeiten; wenn Sie viele Aktionen oder Preise pro Kunde verwalten, benötigen Sie ein etwas ausgefeilteres System, aber für ein Mini-ERP ist der Standardpreis in der Regel ausreichend.

Die Fixkosten Kosten wie Miete, Verwaltungskosten, Lizenzen, Versicherungen usw. werden üblicherweise monatlich erfasst und gelten als relativ stabil. Durch die Eingabe dieser Daten in das System können Ihre Finanzberichte den Break-Even-Punkt, die Entwicklung der Nettogewinnmarge und den Anteil der Fixkosten am Umsatz aufzeigen. Es ist wichtig, graue Zellen oder Zellen mit Formeln nicht zu überschreiben; füllen Sie grundsätzlich nur die weißen Zellen aus, die für die Dateneingabe vorgesehen sind.

Verkaufs- und Einkaufsrechnungsaufzeichnungen

Das Herzstück des Mini-ERP-Systems befindet sich üblicherweise im Tabelle der VerkaufsrechnungsdatensätzeHier geben Sie Informationen zu all Ihren Verkäufen ein, entweder manuell, durch Import mit Power Query aus einer CSV-Datei aus dem Kassensystem oder aus Ihrem Rechnungsstellungsprogramm, falls Sie ein solches verwenden.

Eine Standardstruktur für diese Tabelle würde Felder wie beispielsweise folgende enthalten: Rechnungsdatum, Ablaufdatum, Rechnungsnummer, Produktcode und -bezeichnung, Kundencode und -name, Menge, Einheit, Preis, MwSt. Und wenn Sie mit Chargen arbeiten, benötigen Sie eine Artikelnummer zur Verknüpfung mit dem Lagerbestand. Viele dieser Spalten können automatisch aus den Stammdatentabellen befüllt werden (beispielsweise werden Einheit und Produkttyp aus dem Produktblatt, der Kundenname aus dem Kundenblatt usw. abgerufen).

Parallel dazu können Sie ein Blatt Papier haben von Kaufunterlagen Nutzen Sie diese Tabelle, um Einkäufe von Waren oder Dienstleistungen zu erfassen. Obwohl einige wichtige Berechnungen nicht darauf basieren, ist sie für die Rückverfolgbarkeit und Lagerverwaltung sehr hilfreich. Sie können Spalten wie Zolltarifnummer (falls erforderlich), Verfallsdatum, Lagerort, Lieferant und alle weiteren Informationen hinzufügen, die die physische Lokalisierung der Waren erleichtern.

Die Kombination beider Tabellen, Verkäufe und Einkäufe, speist das Inventarmodul und die VerbrauchsberichteUnd wenn man es gut mit Kosten und Preisen verknüpft, ergibt sich daraus die Bruttomarge und die Rentabilität pro Produkt oder pro Familie.

Bestandsverwaltung und Lagerbestände-Benachrichtigungen

Anhand der erfassten Käufe und Verkäufe können Sie eine Tabelle erstellen. Aktienaufzeichnungen Dadurch wird der Lagerbestand jedes Produkts stets aktuell gehalten. Obwohl man dies mithilfe von Formeln berechnen kann, ist es in der Regel praktischer, die Daten übersichtlich in einer Tabelle darzustellen.

Auf diesem Blatt können nach Auswahl des Produkts und gegebenenfalls der Teile- oder Chargennummer die übrigen Daten automatisch abgerufen werden: Stückzahl im Lager, Datum des ersten registrierten Verkaufs, Datum des letzten Verkaufs, geschätzter täglicher Verbrauch und die geschätzte Lagerreichweite basierend auf dieser Verbrauchsrate. All dies wird durch Abgleich historischer Verkaufsdaten mit Lagerbelegen berechnet.

Die Spalte von geschätzte Lagerdauer Dies ist besonders hilfreich, da Sie so sehen können, für wie viele Verkaufstage der aktuelle Lagerbestand ausreicht. Fällt dieser Wert unter den in den Produktdetails festgelegten kritischen Wert, zeigt das System eine rote Warnung an, um Sie an eine Nachbestellung zu erinnern. Dadurch vermeiden Sie sowohl Fehlbestände als auch Überbestände an Ladenhütern.

Überwachung von Einnahmen, Fristen und Finanzlage

Verkaufen ist wichtig, aber wenn die Bezahlung nicht pünktlich erfolgt, leidet das Geschäft. Deshalb ist es unerlässlich, [fehlende Information – wahrscheinlich eine Funktion oder ein System] in Ihr Mini-ERP-System zu integrieren. Sammlungsverfolgungsmodul Dabei werden die tatsächlich von den Kunden erhaltenen Zahlungen erfasst und mit den Beträgen verglichen, die laut den ausgestellten Rechnungen hätten gezahlt werden sollen.

Sie können dies auf dem Rechnungsblatt vermerken. Abholdatum, Kundennummer, Zahlungsnummer oder Referenz, Zahlungsmethode, Betrag, voraussichtliches Gutschriftdatum auf dem Konto, Bank und optionale HinweiseDer voraussichtliche Einzahlungstermin ist wichtig, da es bei einigen Zahlungsmethoden (wie POS-Terminals oder Online-Plattformen) zu einer Verzögerung zwischen der Belastung des Kundenkontos und der tatsächlichen Gutschrift auf Ihrem Bankkonto kommt.

Mit diesen Daten und durch Abgleich mit der Verkaufsrechnungstabelle können Sie Folgendes generieren: Girokontoauszüge, Zahlungsbedingungen und RisikowarnungenBeispielsweise ein Bericht, der Ihnen für jeden Kunden anzeigt, wie viel er Ihnen schuldet, wie viel er bisher gezahlt hat, welche Rechnungen überfällig sind und wie viele Tage die Zahlungen bereits überfällig sind. Sie können die Daten auch nach Vertriebsmitarbeiter filtern, um die Qualität des von jedem einzelnen betreuten Portfolios einzusehen.

Wenn Sie auch ein kleines Blatt füttern Treasury mit unterschiedlichen Anlagehorizonten (7, 14, 30, 90 und 180 Tage)Dies ermöglicht es Ihnen, Liquiditätsprobleme vorherzusehen und effektiver mit Banken und Lieferanten zu verhandeln. Ergänzt wird diese Sichtweise durch Informationen zum operativen Betriebskapital: Forderungen, Verbindlichkeiten, Vorräte und vorausbezahlte Aufwendungen sowie die Erfassung von Investitionsausgaben (CAPEX), insbesondere wenn diese Vermögenswerte geleast sind und nicht mehr als reine Betriebsausgaben gelten.

Wichtigste Berichte: Finanzberichte, Rentabilitätsberichte und Zahlungsbedingungen

Sobald die Daten gut organisiert sind, beginnt der lohnendste Teil: die BerichteIn einem gut aufgebauten Excel-Mini-ERP-System sind mindestens vier Berichtsblöcke üblich: Finanzübersicht, Umsatzanalyse, Produktrentabilitätsanalyse sowie Zahlungs- und Risikoberichte.

El zusammenfassender Finanzbericht Dieser Bericht fasst Ihre Umsätze, Bruttomarge (Umsatz abzüglich Warenkosten) und Nettomarge (nach Abzug der Fixkosten und sonstigen Aufwendungen) übersichtlich zusammen. Mit jedem Monat, in dem Sie Daten hinzufügen, erweitert sich der Bericht und ermöglicht Ihnen, Trends zu erkennen: starke und schwache Monate, die Auswirkungen von Preisänderungen, die Bedeutung variabler Kosten und vieles mehr.

El Analyse der Verkaufsrechnungsbestände Es basiert auf der Umsatztabelle und wird typischerweise mithilfe von Pivot-Tabellen erstellt. Sie können nach Produkt, Kategorie, Kunde, Vertriebsmitarbeiter, geografischem Gebiet oder Kanal gruppieren und so schnell erkennen, wo Ihre Umsätze konzentriert sind. Selbst mit grundlegenden Kenntnissen von Pivot-Tabellen lassen sich hochflexible Ansichten erstellen, ohne die zugrunde liegende Struktur zu verändern.

El Bericht zur Erreichung der Umsatzziele Im Fokus steht der Vergleich von Zielvorgaben mit den tatsächlichen Verkaufszahlen. Die Ergebnisse werden üblicherweise als grafisches Dashboard dargestellt und zeigen den prozentualen Zielerreichungsgrad pro Produkt oder Kategorie. Besonders hilfreich ist es für monatliche Besprechungen mit dem Vertriebsteam, da es einen schnellen Überblick darüber bietet, wer die Ziele erreicht und wer Unterstützung benötigt.

El Bericht zur Produktrentabilität Es ist wohl eine der aufschlussreichsten Methoden. Durch den Vergleich von Verkaufspreisen, Stückkosten und Fixkosten zeigt sie Ihnen, welche Produkte oder Geschäftsbereiche tatsächlich Gewinn erwirtschaften und welche Ihre Ergebnisse möglicherweise belasten. Manchmal entdecken Sie, dass ein Produkt mit geringem Absatzvolumen ein echter Glücksgriff in puncto Gewinnspanne ist oder dass eine ganze Produktpalette überprüft oder neu positioniert werden sollte.

Schließlich wird die Bericht über Zahlungsbedingungen Das System nutzt die im Kundenprofil definierten Risiko- und Zahlungsfristlimits, um das Zahlungsverhalten zu analysieren. Es kann Fragen beantworten wie: „Wie häufig zahlt dieser Kunde?“, „Wann erfolgte die erste und letzte Zahlung?“, „Liegt er innerhalb der vereinbarten Zahlungsfrist?“ und basierend darauf Warnungen an Kunden ausgeben, die ihr Risikolimit überschreiten und erhebliche Zahlungsrückstände anhäufen.

Automatisierung mit Power Query, Benutzerformularen und Makros

Wenn Sie einen Qualitätssprung machen und manuelle Aufgaben reduzieren möchten, lohnt sich die Verwendung von Power Query zum Strukturieren und Verknüpfen von Tabellen und Benutzerformulare (UserForms in VBA) zur Dateneingabe. Dies ist nicht zwingend erforderlich, stellt aber eine natürliche Weiterentwicklung dar, wenn das Mini-ERP-System wächst.

Mit Power Query können Sie Importieren Sie Daten aus CSV-Dateien, Kassensystemen, Kontoauszügen oder sogar anderen Excel-Arbeitsmappen.Transformieren Sie sie (bereinigen Sie Spalten, standardisieren Sie Konzepte, kombinieren Sie Tabellen) und laden Sie sie in Ihr Modell, ohne sie jedes Mal kopieren und einfügen zu müssen. Für Präsentationen können Sie außerdem folgende Vorteile nutzen: OLE- und DDE-basierte dynamische Verknüpfungen zwischen Excel und PowerPoint. Darüber hinaus können Sie definieren Beziehungen zwischen Tabellen (zum Beispiel zwischen Rechnungen und Kunden oder zwischen Verkäufen und Produkten) auf eine sehr ähnliche Weise, wie man es in einer schlanken Datenbank tun würde.

Benutzerformulare und Makros ermöglichen Ihnen das Erstellen von benutzerfreundlichere und geführte DateneingabemaskenAnstatt die Tabelle direkt zu bearbeiten, füllt der Benutzer ein Formular mit Pflichtfeldern, Dropdown-Menüs und Validierungen aus. Das System befüllt anschließend die entsprechende Tabelle mit den entsprechenden Informationen. Dies reduziert Fehler, verhindert Strukturfehler und ermöglicht eine bessere Kontrolle darüber, wer worauf zugreifen kann.

Natürlich ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Es ist nicht ratsam, Tabellenstrukturen zu ändern, die bereits von Formeln oder Abfragen verwendet werden.Wenn Sie Designänderungen vornehmen müssen, gehen Sie dabei am besten sorgfältig vor, dokumentieren Sie bestehende Abhängigkeiten oder arbeiten Sie mit Kopien, bis Sie sich sicher sind. Berücksichtigen Sie außerdem die Kompatibilität mit Makros und VBA, insbesondere wenn Sie die Datei mit Benutzern teilen möchten. Download Mac oder ältere Versionen von Excel.

Überprüfen Sie die Routine und arbeiten Sie mit dem Buchhalter zusammen.

Ein Mini-ERP-System in Excel ist nur dann sinnvoll, wenn es konsequent genutzt und regelmäßig überprüft wird. Daher ist die Einrichtung eines solchen Systems unerlässlich. kurzes wöchentliches Treffen das Dashboard zu überprüfen und konkrete Entscheidungen zu treffen.

In diesem Meeting können Sie sich, anstatt sich in Details zu verlieren, auf Folgendes konzentrieren: Drei Kernpunkte: größte Abweichungen zwischen Budget und Realität, Hauptursache und KorrekturmaßnahmenWenn beispielsweise die Umsätze in einer Kategorie 20 % unter den Prognosen liegen, analysieren Sie, ob das Problem mit Preisen, Werbemaßnahmen, Lagerbeständen oder dem Wettbewerb zusammenhängt, und definieren konkrete Maßnahmen. Es ist sehr hilfreich, diese Maßnahmen in einer Spalte „Maßnahme“ und einer Spalte „Verantwortliche Stelle“ in der Tabelle zu dokumentieren, damit die Messung direkt mit dem Management verknüpft ist.

Es ist auch ratsam, mit Ihrem Steuerberater oder Finanzberater zu klären, wie… die Fristen für die Einreichung von Finanzinformationen verkürzenViele Unternehmen schließen ihre Konten erst mit einer Verzögerung von 10 Tagen oder mehr ab, was für operative Entscheidungen praktisch unbrauchbar ist. Durch Automatisierungsprozesse und die Vorfilterung wichtiger Konten („vor den Anpassungen“) erhalten Sie stets aktuelle Daten zu Umsatz, direkten, variablen und fixen Kosten, Cashflow und Betriebskapital.

Wenn Sie die Informationen Ihres Buchhalters in Ihr Mini-ERP-System integrieren, erhalten Sie eine wesentlich umfassendere Sicht: Buchhaltung, operative Abläufe und CashflowDies ermöglicht es Ihnen, sowohl die kurzfristige (Finanzlage und Lagerbestand) als auch die mittelfristige (Rentabilität und Wachstum) Entwicklung mit einem Tool zu steuern, das im Wesentlichen immer noch nur eine gut strukturierte Excel-Tabelle ist.

Die Einrichtung eines Mini-ERP-Systems in Excel besteht nicht darin, ein riesiges Makro zu erstellen oder spektakuläre Diagramme zu gestalten, sondern darin, … Überlegen Sie genau, welche Daten für Ihr Unternehmen entscheidend sind, organisieren Sie sie in gut gestalteten Tabellen, automatisieren Sie, was notwendig ist, und überprüfen Sie sie diszipliniert.Wenn Sie Produkte, Kunden, Verkäufe, Einkäufe, Kosten, Lagerbestände, Zahlungseingänge und Berichte nach der von uns vorgestellten Logik strukturieren, Tools wie Power Query und Formulare verwenden, um Fehler zu reduzieren, und sich angewöhnen, Abweichungen und den Cashflow wöchentlich über verschiedene Zeiträume hinweg zu überprüfen, erhalten Sie ein überraschend leistungsstarkes System für die Größe Ihres Unternehmens, ohne in ein traditionelles ERP-System investiert zu haben.