Wie man Regeln in Outlook erstellt – mit praktischen Beispielen

Wer Outlook täglich nutzt, dessen Posteingang füllt sich garantiert in Windeseile. Zwischen internen E-Mails, Newslettern, automatisierten Benachrichtigungen und wichtigen NachrichtenEs kann sehr leicht passieren, dass etwas Wichtiges im Lärm untergeht. Genau da liegt das Problem. Outlook-RegelnEin Automatisierungssystem, das Ihnen bei richtiger Konfiguration täglich Zeit spart und Ihnen hilft, alles unter Kontrolle zu behalten.

Diese Regeln ermöglichen es Outlook, Entscheidungen für Sie zu treffen: E-Mails verschieben, sortieren, weiterleiten, markieren oder sogar automatisch beantworten Basierend auf den von Ihnen definierten Bedingungen. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt und anhand praktischer Beispiele, wie Sie in Outlook Regeln mit und ohne Vorlage erstellen, diese bearbeiten, sortieren, vorübergehend deaktivieren und sowohl in der Desktop-Version von Outlook als auch in Outlook für Windows und Outlook.com verwenden.

Was sind Regeln in Outlook und wozu dienen sie?

Outlook-Regeln sind automatische Anweisungen, die dem Programm mitteilen, was mit einer eingehenden oder ausgehenden E-Mail zu tun ist, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Es ist, als ob man eine "Wenn dies passiert, tue jenes andere"-Regel auf seine Nachrichten anwenden würde.Wenn die E-Mail von einer bestimmten Person stammt, verschieben Sie sie in einen Ordner; wenn sie bestimmte Wörter enthält, markieren Sie sie als wichtig; wenn sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums eintrifft, senden Sie eine automatische Antwort usw.

Mit diesem System können Sie Automatisieren Sie einen Großteil der sich wiederholenden Arbeiten, die Sie täglich erledigen.: Nachrichten von einem bestimmten Kunden archivieren, automatische Benachrichtigungen trennen, Werbeaktionen bereinigen, Kopien an einen Kollegen senden, je nach Absender unterschiedliche akustische Benachrichtigungen generieren… und vieles mehr.

Darüber hinaus ermöglicht Outlook das Erstellen von Regeln sowohl für empfangene als auch für gesendete E-Mails, und in vielen Fällen Sie können sie auch rückwirkend anwenden. zu den Nachrichten, die bereits vorhanden sind Ihre Ordnernicht nur für die Neuankömmlinge.

Ein weiterer entscheidender Vorteil ist, dass Regeln jederzeit aktiviert, deaktiviert, bearbeitet oder gelöscht werden können. Sie sind nicht an das gebunden, was Sie am ersten Tag festgelegt haben.Ändern sich Ihre Bedürfnisse, passen Sie die Regel an oder entfernen Sie sie, und das war's.

Abschließend sei noch erwähnt, dass nicht alle Versionen von Outlook auf die gleiche Weise funktionieren. Das neue Outlook für Windows, die klassische Desktop-Version und Outlook.com Sie teilen die gleiche Vorstellung von Regeln, aber der Weg, zu ihnen zu gelangen, und einige Optionen unterscheiden sich leicht.

So erstellen Sie in Outlook für Windows schnell Regeln aus einer Nachricht

Wenn Sie Ihre E-Mails abrufen und eine Nachricht sehen, die Sie immer gleich behandeln möchten, können Sie direkt aus dieser E-Mail eine Regel erstellen. Es ist der schnellste Weg, mit der Automatisierung zu beginnen, ohne sich in fortgeschrittene Menüs vertiefen zu müssen..

In der klassischen Version von Outlook für Windows ist der Vorgang dem des neuen Outlook sehr ähnlich. Die Idee ist immer, von einer konkreten Botschaft auszugehen und daraus eine Grundregel abzuleiten.die Sie dann bei Bedarf noch verkomplizieren können.

Eine Regel aus einer Nachricht erstellen (klassische Outlook-Version)

Um eine zu generieren unterwegs Anhand einer bestimmten E-Mail können Sie in der klassischen Desktop-Version Folgendes tun:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht die Sie als Referenz verwenden möchten, und wählen Sie im Kontextmenü die Option „Regeln“ > „Regel erstellen“.
2. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster die von Outlook angebotenen einfachen Bedingungen aus, z. B. „Der Betreff enthält“ oder „Von“. dieser Absender". Diese Felder legen fest, welche E-Mails die Regel auslösen..
3. Wählen Sie aus, was Outlook mit Nachrichten tun soll, die diese Bedingungen erfüllen. Sie können beispielsweise die Nachricht markieren oder „Element in einen Ordner verschieben“ auswählen und einen Zielordner auswählen oder erstellen.
4. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie auf „Akzeptieren“. Outlook speichert die Regel, und sie wird ab diesem Zeitpunkt automatisch angewendet..
5. Soll die Regel auch auf bereits vorhandene Nachrichten im aktuellen Ordner angewendet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese neue Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, die sich bereits im aktuellen Ordner befinden“ und bestätigen Sie erneut mit „OK“.

Auf diese Weise kann man beispielsweise Folgendes erreichen: Alle Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile sollen in einen bestimmten Ordner verschoben werden.ohne sie immer wieder manuell verschieben zu müssen.

Erstellen Sie Regeln aus Vorlagen in Outlook für Windows

Zusätzlich zu Schnellregeln bietet Outlook einen Assistenten mit vorbereitete Vorlagen für die häufigsten Situationen. Diese Vorlagen bieten Ihnen eine Basis, die Sie anschließend anpassen können.Ideal, wenn Sie nicht bei Null anfangen möchten.

Die Vorlagen sind in Kategorien wie „Organisiert bleiben“ oder „Auf dem Laufenden bleiben“ gruppiert. Jeder Vorschlag beschreibt ein typisches Szenario: das Verschieben von Nachrichten einer Person, das Markieren von E-Mails zur Nachverfolgung, das Abspielen eines Tons usw.

So greifen Sie auf den Assistenten für Regeln und Vorlagen zu

Um den Regel-Assistenten in der klassischen Version von Outlook für Windows zu öffnen und mit Vorlagen zu arbeiten, können Sie folgende allgemeine Schritte befolgen:

1. Gehen Sie in Outlook oben auf die Registerkarte „Datei“ und wählen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
2. Klicken Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ auf „Neue Regel…“. Der Outlook-Regelassistent wird geöffnet..
3. Im Assistenten sehen Sie einen Bereich mit vorkonfigurierten Vorlagen und einen weiteren Bereich, in dem Sie mit einer leeren Regel beginnen können, sowohl für empfangene als auch für gesendete Nachrichten.

Regeln ohne Vorlage erstellen: Leere Regeln für eingehende Nachrichten

Wenn Sie die vollständige Kontrolle behalten möchten, können Sie mit einer leeren Regel für eingehende E-Mails beginnen. Dies ermöglicht es Ihnen, Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen so zu kombinieren, dass sie Ihren Bedürfnissen entsprechen..

Der typische Arbeitsablauf für eine Posteingangsregel ohne Vorlage ist:

1. Wählen Sie die Art der Grundregel.Im Abschnitt „Mit einer leeren Regel beginnen“ wählen Sie „Regel auf empfangene Nachrichten anwenden“ und klicken auf „Weiter“.

2. Bedingungen definierenOutlook zeigt Ihnen eine sehr umfangreiche Liste möglicher Bedingungen an. Unter anderem können Sie Folgendes verwenden:

• Nachrichten, die von einer bestimmten Person oder einer öffentlichen Gruppe gesendet werden.
• Nachrichten, die bestimmte Wörter in der Betreffzeile enthalten.
• E-Mails, die nur an Sie gesendet werden.
• Nachrichten, in denen Ihr Name im Feld „An“ oder „CC“ erscheint.
• Nachrichten mit einer bestimmten Prioritätsstufe.
• E-Mails, die mit einem bestimmten Vertraulichkeitsgrad gekennzeichnet sind.
• Nachrichten mit einer zugewiesenen spezifischen Aktion.
• Nachrichten, die Ihren Namen nicht im Feld „An“ enthalten.
• E-Mails, die für eine bestimmte öffentliche Gruppe bestimmt sind.
• Nachrichten, die bestimmte Wörter im Nachrichtentext, im Betreff und Nachrichtentext, in der Kopfzeile, in der Empfängeradresse oder in der Absenderadresse enthalten.
• Nachrichten, die einer bestimmten Kategorie zugeordnet sind.

Sie können eine oder mehrere Bedingungen auswählen. Je mehr Markierungen Sie vornehmen, desto genauer wird die Regel.Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

3. Passen Sie die Details der Bedingungen an.Am unteren Rand des Assistenten sehen Sie eine Regelbeschreibung mit blau unterstrichenem Text. Durch Klicken auf diesen Text können Sie beispielsweise die gewünschte Person oder Gruppe, Schlüsselwörter oder eine Kategorie auswählen. Dort legen Sie endgültig fest, welche E-Mails die Regel auslösen..

4. Entscheiden Sie, welche Maßnahmen ergriffen werden.Im nächsten Schritt zeigt Ihnen Outlook die möglichen Aktionen an, die für Nachrichten ausgeführt werden, die die Bedingungen erfüllen. Dazu gehören beispielsweise folgende Optionen:

• Verschieben Sie die Nachricht in einen bestimmten Ordner.
• Ordnen Sie die Nachricht einer bestimmten Kategorie zu.
• Löschen Sie die Nachricht oder löschen Sie sie endgültig.
• Verschiebe eine Kopie der Nachricht in einen anderen Ordner.
• Leiten Sie die Nachricht an eine Person oder eine öffentliche Gruppe weiter.
• Leiten Sie die Nachricht als Anhang an eine andere Person oder Liste weiter.
• Leiten Sie die Nachricht an einen anderen Empfänger weiter.
• Antworten Sie mit einer konkreten Nachricht. vom Server.
• Antworten Sie mithilfe einer bestimmten Vorlage.
• Nachricht zur Nachverfolgung markieren.
• Entfernen Sie das Nachrichtenkennzeichen.
• Entfernen Sie die der Nachricht zugewiesenen Kategorien.
• Nachrichtenpriorität ändern.
• Die Nachricht wird automatisch gedruckt.
• Beim Eintreffen einer solchen E-Mail soll ein bestimmter Ton abgespielt werden.
• Nachricht als gelesen markieren.
• Geben Sie an, dass nach dieser Regel keine weiteren Regeln mehr gelten.

Wie bei Bedingungen können Sie mehrere Aktionen kombinieren. Zum Beispiel gleichzeitig verschieben, kategorisieren und zur Nachverfolgung markieren.Drücken Sie auf „Weiter“, wenn Sie Ihre Interessen ausgewählt haben.

5. Bearbeiten Sie die Aktionsparameter.Anschließend wird Ihnen erneut eine Beschreibung mit unterstrichenem Text angezeigt. Dort geben Sie den Zielordner, die Audiodatei, die Antwortnachricht, die zu verwendende Vorlage usw. an. Dieser Schritt legt fest, was Outlook mit jeder übereinstimmenden Nachricht tun wird..

6. Ausnahmen festlegenAnschließend können Sie Fälle festlegen, in denen die Regel trotz Erfüllung der Bedingungen nicht angewendet werden soll. Ausnahmen verwenden nahezu dieselben Optionen wie die ursprünglichen Bedingungen. So können Sie beispielsweise Nachrichten von einem bestimmten Vorgesetzten, E-Mails mit einem bestimmten Wort in der Betreffzeile oder Nachrichten mit Anhängen ausschließen.

7. Konfigurieren Sie die letzten DetailsIm letzten Bildschirm des Assistenten geben Sie der Regel einen Namen, wählen Sie aus, ob sie auf Nachrichten angewendet werden soll, die sich bereits im Posteingang befinden, und vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen zum Aktivieren der Regel angekreuzt ist. Wenn Sie auf „Fertigstellen“ klicken, wird die Regel erstellt und ist einsatzbereit..

Vorlagenfreie Regeln für ausgehende Nachrichten

Die Regeln gelten nicht nur für das, was hineinkommt. Sie können auch Aktionen für die von Ihnen gesendeten E-Mails automatisieren.Dies ist beispielsweise sehr nützlich, wenn Sie Kopien Ihrer Nachrichten automatisch in bestimmten Ordnern archivieren oder den Versand an bestimmte Empfänger steuern möchten.

Der allgemeine Ablauf für einen Regel von leere Ausgabemeldungen ist:

• Wählen Sie unter „Mit einer leeren Regel beginnen“ die Option „Regel auf gesendete Nachrichten anwenden“ und klicken Sie auf „Weiter“.
• Wählen Sie die Bedingungen aus, die für Ihre ausgehenden E-Mails gelten sollen. Einige Optionen sind:

• Die Nachricht enthält bestimmte Wörter in der Betreffzeile..
• Die Nachricht wird von einem bestimmten Konto gesendet (falls Sie mehrere Konten mit demselben Profil haben).
• Für diese E-Mail wurde eine bestimmte Priorität festgelegt.
• Die Nachricht ist an eine bestimmte Person oder Gruppe gerichtet.
• Der Text bzw. das Thema und der Text enthalten bestimmte Schlüsselwörter.
• Die Empfängeradresse enthält bestimmte Bedingungen.
• Die Nachricht ist einer bestimmten Kategorie zugeordnet.
• Die E-Mail enthält einen Anhang.
• Die Nachricht überschreitet oder unterschreitet eine bestimmte Größe in Kilobyte.
• Die E-Mail verwendet ein bestimmtes Formular.
• Die Nachricht besitzt spezifische Dokument- oder Formulareigenschaften.
• Dies ist eine Besprechungseinladung oder ein Update.
• Die Nachricht stammt aus einem bestimmten RSS-Feed oder einem beliebigen RSS-Feed.
• Die E-Mail entspricht einem bestimmten Formulartyp.

Sobald Sie die Bedingungen ausgewählt haben, können Sie diese bearbeiten, indem Sie auf den unterstrichenen Text klicken. Anschließend können Sie fortfahren, die Aktionen definieren (z. B. eine Kopie in einen Ordner verschieben oder eine Kategorie zuweisen) und gegebenenfalls Ausnahmen hinzufügen. Zum Schluss benennen Sie die Regel, entscheiden, ob Sie sie aktivieren möchten, und schließen den Assistenten mit „Fertigstellen“ ab..

Erstellen Sie Regeln in Outlook mithilfe vordefinierter Vorlagen.

Outlook enthält mehrere Vorlagen, die für die häufigsten Alltagssituationen entwickelt wurden. Sie sparen Ihnen Zeit, weil Sie nur die Lücken ausfüllen müssen. anstatt die Regel von Grund auf neu zu erstellen. Einige der häufigsten Beispiele sind:

• Verschiebe die Nachrichten einer Person in einen OrdnerPosteingangsregel: Diese Regel verschiebt alle E-Mails eines bestimmten Absenders automatisch in einen bestimmten Ordner. Der Kontakt muss in Ihrem Adressbuch gespeichert sein, um ihn einfach auswählen zu können.
• Verschiebe Nachrichten mit bestimmten Wörtern in der Betreffzeile in einen bestimmten Ordner.: sehr nützlich zum Gruppieren von Projekten, Bestellungen, Systembenachrichtigungen oder beliebigen Themen, die Sie mit Schlüsselwörtern identifizieren können.
• Verschiebe Nachrichten, die an eine öffentliche Gruppe gesendet wurden, in einen OrdnerIdeal, wenn Sie Mitglied öffentlicher Mailinglisten oder Gruppen sind und nicht möchten, dass diese E-Mails Ihren Hauptposteingang überfluten.
• Nachrichten von einer bestimmten Person oder Gruppe zur Nachverfolgung markierenAlle Nachrichten dieser Person werden automatisch markiert und in Ihrer Aufgabenliste angezeigt.
• Elemente aus RSS-Feeds organisierenWenn Sie Outlook zum Abonnieren von RSS-Feeds verwenden, können Sie Elemente aus einem Feed automatisch in einem bestimmten Ordner gruppieren.
• Eine Nachricht einer bestimmten Person im Fenster „Benachrichtigung über neue Elemente“ anzeigenWenn eine E-Mail von dieser Person eingeht, erscheint eine auffällige Benachrichtigung mit personalisiertem Text auf dem Bildschirm.
• Beim Empfang von Nachrichten von einer bestimmten Person soll ein Ton abgespielt werden.Sie können wichtigen Kontakten unterschiedliche Audiodateien zuweisen (z. B. aus der Windows Media-Bibliothek oder Ihre eigenen Audiodateien).
• Sende eine Benachrichtigung an dein Mobilgerät, wenn du Nachrichten von bestimmten Kontakten erhältst.Entwickelt, um sicherzustellen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen, wenn Sie nicht im Büro sind, indem E-Mails an Ihr Mobiltelefon weitergeleitet oder darüber benachrichtigt werden.

Das Vorgehen bei der Verwendung einer Vorlage ist fast immer gleich: Wählen Sie die gewünschte Vorlage im Assistenten aus, passen Sie die Beschreibung an (Absender, Ordner, Text, Ton usw.), fügen Sie bei Bedarf zusätzliche Bedingungen oder Ausnahmen hinzu und schließlich Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen und schließen Sie die Konfiguration mit „Fertigstellen“ ab..

Ideen für die Verwendung und praktische Beispiele von Regeln in Outlook

Die Möglichkeiten von Regeln sind enorm, aber oft merkt man erst, was man alles automatisieren könnte, wenn man reale Beispiele sieht. Der Schlüssel liegt darin, darüber nachzudenken, welche Aufgaben Sie täglich mit Ihren E-Mails wiederholen. und übersetzen Sie sie in „Wenn dies passiert, tun Sie dies“.

Beispiel 1: Automatische Klassifizierung von Nachrichten eines Absenders

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten Dutzende E-Mails vom selben Kunden oder einem wichtigen Lieferanten. Anstatt all diese Nachrichten in einen Ordner zu ziehen, können Sie beispielsweise einen Ordner mit dem Namen „E-Mails von Firma AAA“ erstellen und eine Regel basierend auf der Vorlage „Nachrichten von einer Person in einen Ordner verschieben“ festlegen.

In der Vorlage wählen Sie beispielsweise das Firmenkonto als Absender aus. [E-Mail geschützt] und als Zielordner „AAA Firmen-E-Mails“. Von da an Jede Nachricht, die von dieser Adresse eingeht, wird automatisch in diesen Ordner verschoben.Dadurch bleibt Ihr Haupt-Posteingang deutlich übersichtlicher.

Um diese Art von Regeln anzupassen, ist es sehr hilfreich, auf die blauen Links in der Beschreibung („Personen oder Verteilerlisten“, „bestimmter Ordner“...) zu klicken und die verfügbaren Optionen zu überprüfen. Auf diese Weise lernen Sie die Bandbreite der Kriterien und Aktionen kennen, die Sie kombinieren können..

Beispiel 2: Urlaubsregel mit automatischer Antwort

Ein weiteres sehr häufiges Szenario ist Urlaub oder eine längere Abwesenheit. Angenommen, Sie werden den gesamten August über nicht im Büro sein. Eine Nichtbeantwortung während dieses Zeitraums kann einen schlechten Eindruck erwecken und unnötige Verzögerungen verursachen.So können Sie eine Regel erstellen, die mehrere Dinge gleichzeitig erledigt.

Die Grundidee ist:

• Bedingung: Alle E-Mails, die zwischen bestimmten Daten eingehen (z. B. nach dem 31. Juli und vor dem 1. September).
• Kombinierte Aktionen:

• mit einer Nachricht, die erklärt, dass Sie im Urlaub sindWer wird Sie ersetzen (zum Beispiel Ihr Kollege Alberto)? Wie können Sie ihn kontaktieren? Und an welchem ​​Datum werden Sie zurückkehren?
• Leite all diese Nachrichten an Albertos Konto weiter.damit ich mich auch in Ihrer Abwesenheit um Ihre Anfragen kümmern kann.
• Verschieben Sie alle diese E-Mails in einen Ordner mit dem Namen „IM URLAUB“.So dass Sie nach Ihrer Rückkehr den gesamten Zeitraum zusammengefasst vorfinden und ihn bei Bedarf noch einmal durchsehen können.

In diesem Fall ermöglicht Ihnen die Regel, den Kundenservice aufrechtzuerhalten, klar zu kommunizieren und alles archiviert zu lassen, ohne während Ihrer Abwesenheit irgendetwas tun zu müssen. Es ist wichtig, die Regel zu testen, bevor man sie dauerhaft aktiviert, um sicherzustellen, dass die Daten und Aktionen korrekt sind..

Regeln verwalten: bearbeiten, löschen, ausführen und neu anordnen

Mit die zeit Es ist normal, mehrere verschiedene Regeln anzusammeln. Outlook ermöglicht die Verwaltung über das Feld „Regeln und Benachrichtigungen“. (in der klassischen Version) oder über das Einstellungsmenü (im neuen Outlook und in Outlook.com).

Bearbeiten Sie vorhandene Regeln in der klassischen Version von Outlook.

Wenn eine Regel nicht mehr wie erwartet funktioniert oder Sie einen Teil davon ändern müssen, können Sie sie modifizieren, ohne sie neu erstellen zu müssen. Sie können auch als falsch markierte Regeln korrigieren. via Outlook.

Die grundlegenden Schritte sind:

1. Gehen Sie zu „Datei“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
2. Wenn Outlook Sie darauf hinweist, dass eine Regel Fehler enthält, klicken Sie auf „OK“, um sie anzuzeigen.
3. Markieren Sie das Kästchen neben der rot markierten Regel oder derjenigen, die Sie ändern möchten.
4. Klicken Sie auf die Links im Abschnitt „Regelbeschreibung“, um Bedingungen, Aktionen oder Ausnahmen zu bearbeiten, und speichern Sie mit „OK“.

Wenn Sie lediglich den Namen, das Verhalten oder den Speicherort einer Regel ändern möchten, ohne sie zu beschädigen, ist der Ablauf ähnlich, jedoch mit der Option „Regel ändern“:

1. Unter „Datei“ > „Regeln und Warnungen verwalten“ wählen Sie die entsprechende Regel aus.
2. Setzen Sie ein Häkchen neben Ihren Namen.
3. Wählen Sie „Regel ändern“ und die Art der Änderung, die Sie vornehmen möchten, und folgen Sie dabei den von Outlook angegebenen Schritten.

Über dasselbe Dialogfeld können Sie auch Entferne Regeln, die du nicht mehr benötigst.Wählen Sie die Regel aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“. Bestätigen Sie anschließend die Änderungen mit „Anwenden“.

Regeln manuell in der klassischen Version ausführen

Obwohl Regeln standardmäßig auf Nachrichten angewendet werden, die nach ihrer Erstellung eintreffen oder das Netzwerk verlassen, ermöglicht Outlook Ihnen, manuell eine oder mehrere Regeln auf bestehende Ordner anzuwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie gerade eine komplexe Regel definiert haben und diese auch auf ältere E-Mails anwenden möchten..

Dafür:

1. Öffnen Sie „Datei“ > „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ und wählen Sie auf der Registerkarte „E-Mail-Regeln“ die Option „Regeln jetzt ausführen“.
2. Im Feld „Regeln jetzt ausführen“ markieren Sie die Kästchen für die Regeln, die Sie ausführen möchten.
3. Unter „In Ordner ausführen“ können Sie einen anderen Ordner auswählen, indem Sie auf „Durchsuchen“ klicken, den Ordner auswählen und mit „OK“ bestätigen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Unterordner einzubeziehen.
4. In der Liste „Regeln anwenden auf“ können Sie auswählen, ob die Regeln für alle Nachrichten, nur für gelesene Nachrichten oder nur für ungelesene Nachrichten gelten sollen.
5. Klicken Sie auf „Jetzt ausführen“, damit Outlook die Nachrichten gemäß den ausgewählten Regeln verarbeitet.

Somit Sie können große Mengen an E-Mails auf einmal neu organisieren. ohne es von Hand machen zu müssen.

Benutzerdefinierte Aktionen und Add-ons

Zusätzlich zu den Standardaktionen unterstützt die klassische Version von Outlook auch „benutzerdefinierte Aktionen“, die von Drittanbietern entwickelt wurden. Sie werden üblicherweise als dynamische Linkbibliotheken (.dll) verteilt, die Sie auf Ihrem Computer installieren müssen.Microsoft bietet diese Art von Add-ons nicht an, aber es gibt spezielle Lösungen von anderen Herstellern.

Nach der Installation erscheinen diese Add-ons als zusätzliche Optionen im Regelassistenten. Sie ermöglichen es Ihnen, die automatischen Funktionen von Outlook noch weiter auszubauen.Es ist jedoch immer ratsam, sich zu vergewissern, dass sie aus zuverlässigen Quellen stammen.

Regeln im neuen Outlook für Windows

Das neue Outlook für Windows behält die Philosophie der Regeln bei, die Benutzeroberfläche ändert sich jedoch leicht. Posteingangsregeln werden fast immer in den E-Mail-Einstellungen erstellt, bearbeitet und verwaltet.Sie können aber auch von einer bestimmten Nachricht ausgehen.

Erstellen Sie eine Schnellregel im neuen Outlook für Windows

Um alle E-Mails von einem Absender zu verschieben oder Absendergruppe Um auf einen bestimmten Ordner zuzugreifen, ohne die Sache unnötig zu verkomplizieren, können Sie Folgendes tun:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht in einem beliebigen Ordner und bewegen Sie den Mauszeiger über „Regeln“.
2. Wählen Sie „Regel erstellen“, um das Schnellregelfeld zu öffnen.
3. Wählen Sie den Zielordner aus, in den alle E-Mails dieses Absenders oder dieser Absender verschoben werden sollen.
4. Bestätigen Sie mit „Akzeptieren“. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Regel für alle eingehenden Nachrichten, die diese Bedingung erfüllen..

Falls Sie mehr als nur das Verschieben von E-Mails benötigen, können Sie im selben Fenster auf „Weitere Optionen“ klicken. Es öffnet sich die vollständige Regelkonfiguration, in der Sie verschiedene Bedingungen, Aktionen und Ausnahmen hinzufügen können..

Grundlegende Elemente einer Regel im neuen Outlook

Jede Regel im neuen Outlook benötigt mindestens drei Komponenten: ein beschreibender Name, eine oder mehrere Bedingungen und mindestens eine MaßnahmeOptional können Sie Ausnahmen hinzufügen.

Im Editor sehen Sie Schaltflächen wie „Bedingung hinzufügen“, „Aktion hinzufügen“ und „Ausnahme hinzufügen“. Man kann sie kombinieren, um sehr wirkungsvolle Regeln zu entwerfen.Beispiel: Wenn die E-Mail von X stammt und Y im Betreff enthält, verschieben Sie sie in den Ordner Z und kennzeichnen Sie sie als wichtig, es sei denn, sie enthält Anhänge.

Eine weitere wichtige Option ist das Kontrollkästchen „Verarbeitung weiterer Regeln stoppen“. Wenn Sie dieses aktivieren, wendet Outlook keine weiteren Regeln an, sobald diese Regel erfüllt ist. Es ist nützlich, um zu verhindern, dass mehrere automatisierte Systeme miteinander kollidieren..

Regeln im neuen Outlook bearbeiten, löschen, sortieren und ausführen

Im neuen Outlook für Windows, globales Management Die Regeln sind wie folgt konfiguriert:

• zu eine Regel bearbeitenKlicken Sie oben auf das Symbol „Einstellungen“, gehen Sie zu „E-Mail“ > „Regeln“, suchen Sie die Regel, die Sie ändern möchten, und bearbeiten Sie sie. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
• zu Eine Regel löschenWählen Sie in der Liste „E-Mail“ > „Regeln“ die Regel aus, die Sie entfernen möchten, und verwenden Sie die Option zum Löschen.
• zu die Reihenfolge der Anträge ändernUnter „E-Mail“ > „Regeln“ können Sie eine Regel auswählen und diese mithilfe der Pfeiltasten in der Liste nach oben oder unten verschieben. Outlook wendet die Regeln dann in dieser Reihenfolge auf eingehende Nachrichten an.
• zu Regeln auf bestehende Nachrichten anwendenGehen Sie außerdem zu „Einstellungen“ > „E-Mail“ > „Regeln“ und nutzen Sie die verfügbare Option, um die Regel auf Nachrichten anzuwenden, die sich bereits in den Ordnern befinden, sofern die Benutzeroberfläche dies in Ihrer Version zulässt.
• zu Eine Regel vorübergehend aktivieren oder deaktivierenIn der Regelliste sehen Sie neben jeder Regel einen Schalter. Sie können diesen deaktivieren, um die Regel zu pausieren, ohne sie zu löschen, und sie jederzeit wieder aktivieren.

Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, einen Satz permanenter Regeln „in Reserve“ haben die Sie nur dann aktivieren, wenn Sie sie benötigen, ohne die Einstellungen zu verlieren.

Regeln in Outlook.com (Web)

In Outlook.com ist die Logik für die Arbeit mit Regeln sehr ähnlich, allerdings mit einigen Einschränkungen im Vergleich zum Desktop-Client. Die gesamte Verwaltung erfolgt über das E-Mail-Einstellungsfeld im Web..

Um auf die Posteingangsregeln in Outlook.com zuzugreifen, müssen Sie Folgendes tun:

• Klicken Sie auf das Symbol „Einstellungen“ oben auf der Seite.
• Gehen Sie zum Bereich „E-Mail“ und dann zu „Regeln“ oder „E-Mail-Regeln“, je nachdem, was Ihre Benutzeroberfläche anzeigt.

Von dort aus können Sie neue Regeln erstellen, bearbeiten, löschen, neu anordnen und sogar Jede Regel kann mit einem einfachen Schalter aktiviert oder deaktiviert werden.genau wie im neuen Outlook für Windows.

Ein wichtiger Unterschied zur Desktop-Version besteht darin, dass in der Beta-Version von Outlook.com Sie können keine Posteingangsregeln auf bereits vorhandene Nachrichten anwenden.Diese Regeln gelten nur für E-Mails, die nach Erstellung der Regel eingehen. Um ältere E-Mails zu löschen oder zu verschieben, empfiehlt die Plattform selbst die Verwendung von Funktionen wie „Archiv“, „Gehe zu“ oder „Bereinigen“.

In Outlook.com ist es außerdem üblich, Regeln einzurichten, um Nachrichten an ein anderes Konto weiterzuleiten oder umzuleiten. Es ist wichtig, klar zwischen Weiterleitung und Umleitung zu unterscheiden.:

• Si vorwärtsDie Nachricht erscheint als E-Mail, die Sie erhalten und dann weitergeleitet haben; wenn der Empfänger antwortet, wird die Antwort an Ihre Adresse gesendet.
• Si WeiterleitungenDer ursprüngliche Absender bleibt im Feld „Von“ erhalten. Die Antwort wird an den ursprünglichen Absender gesendet, nicht an Sie.

Schließlich ermöglicht Ihnen die Weboberfläche, genau wie im neuen Outlook, Folgendes: Regeln vorübergehend deaktivieren mithilfe eines Umschaltersohne sie endgültig löschen zu müssen.

Angesichts all dieser Optionen ist klar, warum Regeln zu den leistungsstärksten Funktionen von Outlook gehören. Produktivität verbessernSie ermöglichen es, einen Großteil der Routinearbeit mit E-Mails zu automatisieren, sodass Ihre wichtigen Nachrichten sich von den übrigen abheben, und erlauben Ihnen, das Verhalten Ihres Posteingangs jederzeit an Ihre Arbeitsweise anzupassen, mit klaren Beispielen wie der Klassifizierung von E-Mails nach Absender, dem Vorbereiten von Abwesenheitsnotizen oder der Koordination Ihres Posteingangs mit dem anderer Teammitglieder, ohne die Kontrolle zu verlieren.