Wie man Daten in Excel effektiv sortiert und filtert

Bei der Arbeit mit Tabellenkalkulationen voller Zeilen und Spalten liegt der Unterschied zwischen totalem Chaos und einem wirklich nützlichen Werkzeug darin, ... Kenntnisse im Sortieren und Filtern von Daten in ExcelDiese beiden Funktionen ermöglichen es Ihnen, Informationen neu zu organisieren, sich nur auf das zu konzentrieren, was Sie benötigen, und die mühsame Suche nach einzelnen Daten wie die nach der Nadel im Heuhaufen zu vergessen.

In diesem Artikel wird Ihnen detailliert gezeigt, wie Listen neu anordnen, einfache und erweiterte Filter anwendenSie lernen, wie Sie verschiedene Kriterien kombinieren, die Grenzen von Filtern verstehen und den Unterschied zur Sortierung erkennen. Alles wird auf Spanisch (aus Spanien) erklärt, mit praktischen Beispielen und ohne Tabus, damit Sie Ihre Daten optimal nutzen können – egal ob für die Verwaltung von Mitarbeitern, Verkäufen, Terminen oder anderen Informationen.

Was bedeutet das Sortieren von Daten in Excel und wozu dient es?

Das Sortieren von Daten in Excel beinhaltet Ändern Sie die Reihenfolge der Zeilen entsprechend dem Wert einer oder mehrerer Spalten.Nichts wird versteckt: Der gesamte Inhalt ist weiterhin vorhanden, wurde aber neu angeordnet, um Ihnen das Auffinden dessen, wonach Sie suchen, oder das Erkennen von Mustern zu erleichtern.

Sie könnten beispielsweise eine Liste von Mitarbeitern haben und entscheiden Sortieren Sie sie zuerst nach Abteilung und dann nach NachnamenSo sehen Sie alle Mitarbeiter derselben Abteilung zusammen, und innerhalb jeder Gruppe werden sie alphabetisch sortiert angezeigt. Das ist ideal für die Gehaltsabrechnung, die Schichtplanung oder die Erstellung von Listen.

Die Idee ist, dass man durch eine Bestellung große Informationsmengen neu organisieren Sehr schnell. Ob Sie hundert oder zwanzigtausend Zeilen haben: Anstatt manuell zu scrollen, sortiert Excel die Daten in Sekundenschnelle.

Es ist wichtig zu verstehen, dass beim Bestellen Sie löschen oder verbergen keine Datensätze.Sie ändern einfach deren Position in der Tabelle, um zuerst diejenigen zu sehen, die Sie am meisten interessieren: die höchsten, die niedrigsten, die neuesten, diejenigen einer bestimmten Kategorie usw.

Wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben, Ihre Daten zu organisieren, wird es viel einfacher. Informationen analysieren, Ergebnisse vergleichen und Entscheidungen treffen mit gesundem Urteilsvermögen, denn alles wird in der logischsten Reihenfolge für die Analyse sein, die Sie durchführen möchten.

Schritt für Schritt zum Sortieren von Daten in Excel

Die gebräuchlichste Methode zum Sortieren von Daten in Excel ist die Verwendung der Sortieroptionen auf der Registerkarte „Daten“Üblicherweise wählt man eine Zelle in der Spalte aus, nach der sortiert werden soll, und wählt dann den Sortiertyp.

Für eine einfache Bestellung stehen Ihnen die klassischen Schaltflächen zur Verfügung. Ordne von der kleinsten zur größten und von der größten zur kleinsten Größe.Bei Zahlen bedeutet dies von der kleinsten zur größten oder umgekehrt; bei Texten von A bis Z oder von Z bis A; und bei Datumsangaben vom ältesten zum neuesten oder umgekehrt.

Wenn die Dinge kompliziert werden und Sie wollen gleichzeitig nach mehreren Spalten sortieren (Zum Beispiel zuerst nach Abteilung und dann nach Nachnamen). Idealerweise verwenden Sie die Option „Benutzerdefinierte Sortierung“. Dort können Sie Ebenen hinzufügen: zuerst eine Spalte, dann eine andere usw., und für jede Ebene die Sortierkriterien festlegen.

Es ist unerlässlich, dass Ihr Datenbereich klare Überschriften in der ersten Reihe (Name jedes Feldes). Excel erkennt diese automatisch und ermöglicht es Ihnen, sie als Sortierreferenz auszuwählen. Falls Sie keine Überschriften haben, empfiehlt es sich, diese vor komplexen Sortierungen zu erstellen.

Sobald Sie das Sortieren abgeschlossen haben, können Sie wie gewohnt mit Ihren Daten weiterarbeiten: Kopieren, Einfügen, Formatieren, Grafiken erstellen oder DruckenDurch das Sortieren wird nur die Reihenfolge der Zeilen verändert, nicht der Inhalt der Zellen.

Wesentliche Unterschiede zwischen dem Sortieren und Filtern von Daten

Sortieren und Filtern werden zwar manchmal zusammen verwendet, sind aber nicht dasselbe. Die Sortierung ordnet alle Zeilen neu an. Gemäß den von Ihnen definierten Kriterien werden beim Filtern nur die Zeilen angezeigt, die bestimmte Bedingungen erfüllen, und die übrigen Zeilen werden vorübergehend ausgeblendet.

Wenn Sie einen Filter anwenden, sehen Sie nur noch das, was sich auf dem Bildschirm befindet. eine Teilmenge der Daten, die Ihren Kriterien entsprichtZeilen, die diese Kriterien nicht erfüllen, verschwinden nicht; sie werden lediglich ausgeblendet, solange der Filter aktiv ist. Sie können die Filter jederzeit löschen, und die gesamte Tabelle wird wieder angezeigt.

Dieser praktische Unterschied ist wichtig: Die Sortierfunktion hilft Ihnen, die Gesamtansicht neu zu ordnen.Filter hingegen dienen dazu, Ihre Aufmerksamkeit auf einen bestimmten Teil der Informationen zu lenken und visuelles „Rauschen“ zu eliminieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass Sie nach dem Filtern fortfahren können. Bearbeiten, Formatieren, Kopieren, Suchen oder Drucken Nur die angezeigte Teilmenge. Dies ist sehr nützlich für die Erstellung von Teilberichten, die Analyse von Daten aus einer bestimmten Region oder die Überprüfung bestimmter Datensatztypen.

Kurz gesagt, man kann Sortieren als eine Art von Klassifizieren Sie alle Datenund der Filter eine Möglichkeit Nur relevante Daten anzeigen für das, was auch immer Sie in diesem Moment analysieren.

Wie man in Excel auf praktische Weise Filter erstellt

Um mit dem Filtern zu beginnen, ist der erste Schritt folgender: Aktivieren Sie Filter für Ihren Datenbereich oder Ihre Tabelle.Die übliche Vorgehensweise ist, sich in einer beliebigen Zelle innerhalb des Informationsblocks zu positionieren und den entsprechenden Befehl im Menüband zu verwenden.

Auf der Registerkarte „Daten“ finden Sie die Gruppe Sortieren und Filtern, wo sich die Schaltfläche „Filter“ befindet.Durch Klicken darauf wird rechts neben jeder Spaltenüberschrift in Excel ein kleiner Dropdown-Pfeil angezeigt. Dieser Pfeil signalisiert, dass die Filter aktiv sind und Sie sie nun verwenden können.

Alternativ gibt es auch einen Zugriffspunkt über die Registerkarte „Startseite“ in der Gruppe „Bearbeiten“ über die Option Sortieren und Filtern > FilterDas Ergebnis ist dasselbe: In der Spaltenüberschrift erscheinen Pfeile, mit denen Sie die Kriterien auswählen können.

Eine weitere sehr praktische Möglichkeit, mit Filtern zu arbeiten, ist Konvertieren Sie Ihren Datenbereich in eine Excel-Tabelle.Wenn Sie eine Tabelle erstellen (über die Option Einfügen > Tabelle), werden automatisch Filter auf alle Spaltenüberschriften angewendet und ein Tabellenformat zugewiesen, um die Lesbarkeit der Informationen zu verbessern.

Sobald die Filter aktiviert sind, erfolgt die gesamte Bearbeitung über die Pfeile in den einzelnen Spalten. Dort finden Sie die verschiedenen Filter- und Sortieroptionen Die Verfügbarkeit hängt von der Art der Daten ab.

So verwenden Sie einfache Wertfilter

Filter werden am häufigsten zur Auswahl verwendet. Welche spezifischen Werte aus einer Spalte möchten Sie sehen?Klicken Sie dazu auf den Filterpfeil in der Kopfzeile. Daraufhin öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen.

Am unteren Rand dieses Menüs sehen Sie ein Liste der eindeutigen Werte In dieser Spalte befinden sich jeweils Auswahlfelder links daneben. Wenn Sie die Option „Alle auswählen“ deaktivieren und nur bestimmte Elemente auswählen, zeigt Excel nur die Zeilen an, die diese Werte enthalten.

Wenn Sie beispielsweise eine Spalte mit Lieferantennamen haben, können Sie Ich bleibe nur bei Andreas Reihen. Indem Sie nur diesen Namen in der Liste auswählen. Alle Zeilen für andere Anbieter bleiben im Tabellenblatt erhalten, werden aber ausgeblendet, solange dieser Filter aktiv ist.

Diese Art der Filterung nach Werten ist sehr intuitiv und nützlich für Segmentinformationen schnell ohne die Notwendigkeit, komplexe Bedingungen zu formulieren. In Listen mit Text, Zahlen oder auch gemischten Kategorien ist dies in der Regel die erste Option, die verwendet wird.

Beachten Sie, dass diese Auswahlfilterung additiv mit anderen Filtern aus anderen Spalten ist, sodass Sie darauf aufbauen können. zunehmend spezifische Datensätze mehrere Kriterien gleichzeitig kombinieren.

Spezielle Filter basierend auf dem Datentyp

Einer der Vorteile von Excel ist, dass es die Filteroptionen anpasst. zur Art der Informationen in jeder SpalteText wird nicht auf die gleiche Weise gefiltert wie ein Datum oder ein Geldbetrag, und das Programm berücksichtigt dies.

Wenn die Spalte Datumsangaben enthält, zeigt das Filtermenü spezifische Optionen an, wie zum Beispiel: Filtern nach Jahren, Monaten, heute, morgen, nächste Woche oder Ähnliches, je nach Version. Dadurch können Sie sich schnell auf einen bestimmten Zeitraum konzentrieren, ohne Formeln erstellen zu müssen.

Wenn die Daten numerisch sind, erscheinen Filter des folgenden Typs. größer als, kleiner als, unter den zehn Größten, die zehn Kleinsten und andere Kriterien, die sich auf Mengen konzentrieren. Diese dienen beispielsweise dazu, die höchsten Beträge in einer Verkaufsliste oder Werte über einem Durchschnitt zu ermitteln.

In Textspalten passen sich die Optionen an die Suche an. Zeichenketten, die enthalten, beginnen oder enden mit bestimmten Zeichen. Dies ist sehr nützlich, um Elemente zu gruppieren, die einen Teil ihres Namens oder ein bestimmtes Schlüsselwort gemeinsam haben.

Zusätzlich zu numerischen oder Textkriterien können Sie auch filtern nach Formatierungen, wie z. B. Zellenfarbe oder Schriftfarbeoder mithilfe von Symbolen für bedingte Formatierung. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass sich diese Filtertypen gegenseitig ausschließen: Man kann beispielsweise nicht einen Zellfarbfilter mit einem Zahlenlistenfilter in derselben Spalte kombinieren.

Filtern nach mehreren Spalten gleichzeitig (Mehrfachfilter)

Die wahre Stärke des Filterns zeigt sich, wenn man anfängt, Kriterien in mehreren Spalten gleichzeitig kombinierenJeder angewendete Filter ergänzt die vorherigen und reduziert die sichtbare Datenmenge.

Nehmen wir an, Sie hätten zunächst die Spalte „Lieferant“ gefiltert, um nur die Zeilen mit folgendem Inhalt anzuzeigen: AndreaWenn Sie darüber hinaus nur die Verkaufszahlen des Östliche RegionSie müssen lediglich in die Spalte „Region“ gehen und diese Option im entsprechenden Filter auswählen.

Dadurch zeigt Excel nur die Zeilen an, die beide Kriterien gleichzeitig erfüllen: Andrea, Verkäuferin, und die östliche RegionDie verbleibenden Kombinationen (Andrea in anderen Regionen oder ein anderer Verkäufer, unabhängig von der Region) werden ausgeblendet, solange der Mehrfachfilter aktiv ist.

Dieses additive Verhalten ermöglicht die Schaffung sehr präzise SegmentierungenZum Beispiel: Produkte einer bestimmten Art, die von einem bestimmten Verkäufer innerhalb eines bestimmten Zeitraums und in einem bestimmten geografischen Gebiet verkauft werden.

Es ist wichtig zu wissen, dass beim Anwenden eines Filters auf eine Spalte, Die Filter für die anderen Spalten basieren ausschließlich auf den sichtbaren Werten. Nach dieser ersten Einschränkung. Das heißt, die Optionen in den Menüs der anderen Spalten werden so aktualisiert, dass nur noch die Werte angezeigt werden, die in der gefilterten Teilmenge vorhanden sind, nicht mehr in der gesamten Originaltabelle.

Erweiterte Filter und komplexe Kriterien

Neben grundlegenden Filtern und Dropdown-Listen nach Wert bietet Excel die Möglichkeit, … anzuwenden Erweiterte Filter, die mehrere numerische, Text- oder Datumskriterien kombinieren in derselben Spalte. Beispielsweise können Sie nach Werten suchen, die größer als 5 und gleichzeitig unter dem Durchschnitt liegen.

In vielen Fällen basieren diese erweiterten Filter auf vordefinierte Bedingungen wie die zehn höchsten oder niedrigsten Werte, ob über oder unter dem DurchschnittDiese Werte werden aus dem ursprünglichen Datensatz berechnet. Das bedeutet, dass das Programm beim Filtern nach „Top Ten“ die gesamte Liste als Referenz verwendet und nicht die Teilmenge, die durch einen vorherigen Filter entstanden ist.

Für Zahlen können Sie benutzerdefinierte Kriterien des Typs konfigurieren. größer als, kleiner als, gleich, ungleich oder zwischen zwei WertenIm Text können Bedingungen wie „beginnt mit“, „endet mit“ oder „enthält“ ein bestimmtes Wort oder einen bestimmten Wortteil verwendet werden.

Es gibt auch Filter nach Format, bei denen Sie auswählen können Symbole für Füllfarbe, Schriftfarbe oder bedingte Formatierung Es werden nur die Zellen angezeigt, die diesem visuellen Erscheinungsbild entsprechen. Wenn Sie jedoch nach Format filtern, können Sie dieses Kriterium nicht mit einem Wertfilter in derselben Spalte kombinieren.

Ziel dieser erweiterten Filter ist es in jedem Fall, Ihnen zu helfen. Schnelles Erkennen wichtiger Daten in sehr langen Listen, ohne dass komplexe Formeln erstellt oder Hunderte von Zeilen manuell nach Mustern durchsucht werden müssen.

Einschränkungen und Überlegungen beim Filtern von Daten

Obwohl Excel-Filter sehr leistungsstark sind, sollte man einige Dinge beachten. Einschränkungen und Betriebsdetails Das kann Einfluss darauf haben, wie Sie Ihre Daten aufbereiten.

Zunächst einmal nur die die ersten 10.000 eindeutigen Einträge Die Werte einer Spalte werden im Filterfenster angezeigt. Enthält Ihre Liste mehrere unterschiedliche Werte, können Sie zwar weiterhin filtern, aber die Dropdown-Liste zeigt nicht alle möglichen Elemente zur Auswahl oder Abwahl an.

Zweitens, nur Sie können Filter auf einen Bereich von Zellen in einem Tabellenblatt gleichzeitig anwenden.Es ist nicht möglich, denselben Filtersatz für mehrere unabhängige Tabellen gleichzeitig innerhalb derselben Tabellenkalkulation zu verwenden.

Des Weiteren wird, wie bereits erwähnt, beim Filtern einer Spalte Folgendes beobachtet: Die anderen passen sich den sichtbaren Daten an.Dies bedeutet, dass einige Optionen vorübergehend in anderen Dropdown-Menüs verschwinden können, da sie nicht mehr in der Teilmenge erscheinen, die nach der ersten Einschränkung übrig bleibt.

Denken Sie schließlich daran, dass es verschiedene Arten von Filtern gibt. Sie schließen sich innerhalb derselben Spalte gegenseitig aus.Sie können beispielsweise nicht gleichzeitig nach einem Symbol für bedingte Formatierung und nach einer bestimmten Zahl in einer einzigen Spalte filtern; Sie müssen sich entscheiden, welches Kriterium Sie verwenden möchten.

Wie man Filter löscht und alle Daten wieder anzeigt

Sobald Sie mehrere Filter angewendet haben, könnten Sie gehen die Kontrollkästchen in jedem Dropdown-Menü manuell deaktivieren Alles erneut anzuzeigen, ist zwar möglich, aber nicht die effizienteste oder bequemste Methode, insbesondere wenn viele Spalten aktiv sind.

Die empfohlene Methode, um alles zu löschen, besteht darin, zum Daten-Tab zurückzukehren und innerhalb der entsprechenden Gruppe die Option zu verwenden. Filter entfernen (oder löschen)Mit einem einzigen Klick werden alle auf den ausgewählten Bereich angewendeten Filter entfernt und alle Zeilen des Tabellenblatts werden wieder auf dem Bildschirm angezeigt.

Wenn Sie den Filter nur für eine bestimmte Spalte entfernen möchten, können Sie deren Dropdown-Menü öffnen und die entsprechende Option verwenden. „Filter löschen von…“ entsprechend dieser Überschrift. Die übrigen Filter bleiben unverändert und schränken die Daten weiterhin gemäß ihren Kriterien ein.

Beachten Sie, dass das Deaktivieren von Filtern nicht bedeutet, dass diese für immer verloren gehen: Wenn Sie sie nur löschen, haben Sie in diesem Moment keine Einschränkungen mehr, können sie aber jederzeit wiederherstellen. Filterung reaktivieren und neue Kriterien anwenden auf demselben Tisch, wenn Sie ihn brauchen.

Im Alltag ist es sehr üblich, zwischen Momenten abzuwechseln, in denen man braucht Filtern Sie maximal, und für Momente, in denen Sie die vollständige Ansicht benötigen.Wer weiß, wie man die Filter schnell reinigt, kann die Arbeit erheblich beschleunigen.

Was kann man mit den Daten anfangen, nachdem sie gefiltert wurden?

Wenn Sie einen Filter anwenden, ändern Sie nicht nur, was sichtbar ist. Ab diesem Zeitpunkt wirkt sich alles, was Sie im Tabellenblatt tun, nur noch auf ... aus. die sichtbaren Zeilen, die die Kriterien erfüllenDies hat sehr praktische Konsequenzen.

Zum Beispiel können Sie Kopiere die gefilterte Teilmenge und fügen Sie es in ein anderes Tabellenblatt ein, erstellen Sie einen Bericht mit nur den relevanten Daten oder bereiten Sie eine Tabelle vor, die Sie mit einer anderen Person teilen können, ohne ihr den Rest des ursprünglichen Inhalts zu zeigen.

Sie können auch Formatierung anwenden, Farben ändern, Fettdruck oder Stile anpassen nur auf die gefilterten Datensätze, um diesen Teil der Informationen hervorzuheben, ohne das Erscheinungsbild der ausgeblendeten Zeilen zu verändern.

Suchfunktionen, Ersetzungsfunktionen und sogar viele Formeln verhalten sich unter Berücksichtigung von Was ist hinter dem Filter sichtbar?Dadurch wird es einfacher, sich auf die Analyse einer bestimmten Gruppe von Datensätzen zu konzentrieren.

Natürlich ist es möglich Nur die gefilterten Daten ausgeben Wenn Sie eine Liste ausdrucken oder eine PDF-Datei erstellen möchten, die nur die für ein Meeting oder eine Präsentation relevanten Ergebnisse enthält.

Visuelle Unterstützung und zusätzliche Schulungen zu Excel

Um zu lernen, wie man einfach sortiert und filtert, ist es nicht nur hilfreich, Erklärungen zu lesen, sondern auch Sehen Sie live, wie es direkt in der Tabelle funktioniert.Viele fortgeschrittene Excel-Schulungen beinhalten spezielle Videos, die diese Funktionen Schritt für Schritt demonstrieren.

Diese Art von audiovisueller Ressource erklärt in der Regel, wie Daten organisieren, um die Informationen besser zu verstehenWie man Datensätze mithilfe von Filtern vorübergehend ausblendet und wie man beide Techniken kombiniert, um im Arbeitsalltag effektivere Entscheidungen zu treffen.

Es ist üblich, dass Content-Ersteller einladen Folgen Sie ihren Blogs, teilen Sie die Anleitungen. Hinterlassen Sie Kommentare oder Vorschläge zu neuen Themen, über die Sie mehr erfahren möchten. So entwickeln sich die Schulungsinhalte weiter und passen sich den tatsächlichen Fragen der Nutzer an.

Darüber hinaus bieten viele Autoren, die Excel unterrichten, auch Folgendes an: Fortgeschrittenenkurse in anderen Büroanwendungenbeispielsweise Word oder andere Programme aus der Suite, damit Sie Ihre Produktivität im gesamten Arbeitsumfeld steigern können, nicht nur bei Tabellenkalkulationen.

Wenn Sie gerne mit Beispielen, Vorlagen und Übungen lernen, wird Ihnen das Herunterladen der folgenden Datei hilfreich sein: Für jedes Kapitel wurden Übungsunterlagen erstellt., da sie in der Regel eine zusammengefasste Theorie und geführte Übungen enthalten, in denen Sie alles, was Sie über Filter und Sortierung gelernt haben, testen können.

Wer diese Excel-Funktionen beherrscht, kann jede noch so große Tabellenkalkulation in ein leistungsstarkes Werkzeug verwandeln. klarer, besser organisiert und überschaubarerSo können Sie sich ganz auf die Daten konzentrieren, die in jedem Moment wirklich wichtig sind.

Aus all dem Vorangegangenen wird deutlich, dass das Erlernen des Sortierens und Filterns von Daten in Excel nicht nur eine einfache Zusatzfunktion ist, sondern eine praktische Methode, um Gewinnen Sie Zeit, Klarheit und Kontrolle über Ihre ListenVon der ersten bis zur letzten Zeile, egal ob Sie mit Mitarbeitern, Verkäufen, Terminen oder anderen Arten von Informationen arbeiten.