Was sind Word-Inhaltssteuerelemente und wie verwendet man sie?

Wer täglich mit Word-Dokumenten arbeitet, wird früher oder später auf Folgendes stoßen: Inhaltssteuerelemente Und wenn sie Ihnen niemand erklärt hat, mögen sie Ihnen seltsam oder sogar lästig vorkommen. Richtig eingesetzt gehören sie jedoch zu den leistungsstärksten Funktionen von Word, um Formulare, Unternehmensvorlagen, wiederkehrende Berichte oder juristische Dokumente zu erstellen, die nicht ohne Weiteres geändert werden dürfen.

In den folgenden Zeilen werden wir sehen Was genau sind Word-Inhaltssteuerelemente, wofür werden sie verwendet, welche Arten gibt es und wie kann man sie optimal nutzen?sowohl aus der Sicht der Benutzeroberfläche als auch aus technischer Sicht und Programmierung (VBA und XML). Die Idee ist, dass Sie nach dem Lesen nicht nur verstehen, wie man sie einfügt, sondern auch, wie sie sich „intern“ verhalten und warum sie in so vielen professionellen Szenarien vorkommen.

Was sind Inhaltssteuerelemente in Word und wozu dienen sie?

Inhaltssteuerelemente sind spezielle Bereiche innerhalb des Dokuments, die als Informationsbehälter dienenJedes Steuerelement kann so konfiguriert werden, dass es nur einen bestimmten Inhaltstyp (Text, Datum, Bild, Liste usw.) akzeptiert, das Löschen verhindert, einen identifizierenden Titel erhält oder mit externen XML-Daten verbunden wird.

In der Praxis ermöglichen diese Kontrollmechanismen Folgendes: definierte strukturierte Regionen in einem Word-VorlageJede Region verfügt über eine eigene interne Kennung, wodurch Plugins oder Makros Daten an diesen spezifischen Stellen automatisch lesen und schreiben können. Dieser Ansatz geht weit über herkömmliche Formularfelder hinaus: Er fordert den Benutzer nicht nur zur Dateneingabe auf, sondern wandelt das Dokument in eine Art Datenerfassungsanwendung um.

Dank ihnen können Sie beispielsweise einen Absatz mit Rechtsklauseln blockieren Um Manipulationen zu verhindern, platzieren Sie ein Feld, in dem der Benutzer nur einen Namen und ein Datum eingeben muss, oder definieren Sie eine Abrechnungstabelle, in der jede Zelle mit Daten aus einer dem Dokument beigefügten XML-Datei gefüllt wird.

Ein weiterer wichtiger Vorteil besteht darin, dass die Inhaltskontrollen Folgendes ermöglichen Angebot Visuelle Hinweise an den BenutzerPlatzhaltertext, Titel, die beschreiben, was geschrieben werden soll, Dropdown-Listen, die die gültigen Optionen einschränken, Kalender zur Auswahl eines Datums ohne Formatierungsfehler usw. All dies reduziert Fehler und verleiht Unternehmensdokumenten ein einheitliches Erscheinungsbild.

Word platziert all diese Steuerelemente auf der Registerkarte Programmierer (oder Entwickler)das normalerweise versteckt ist. Um es zu sehen, muss man zu Datei > Optionen > Menüband anpassen y Aktivieren Sie das Kontrollkästchen ProgrammiererSobald Sie das getan haben, finden Sie die Gruppe in diesem Tab. BedienelementeAus diesen werden ihre Eigenschaften eingefügt und konfiguriert.

Typische Szenarien, in denen Inhaltssteuerelemente verwendet werden

In professionellen Umgebungen werden Inhaltssteuerelemente verwendet, um Stellen Sie sicher, dass Dokumente nur dann ausgefüllt und geändert werden, wenn dies angebracht ist.Einige klare Beispiele, die häufig wiederholt werden:

Eine Anwaltskanzlei kann Vertragsvorlagen erstellen, in denen bestimmte Teile (die Klauseln) unberücksichtigt bleiben. durch Gruppensteuerung oder blockierten Text geschütztVariable Daten (Name, Datum, Beträge) werden über Textfelder oder Dropdown-Listen verarbeitet. So werden die rechtlichen Aspekte nicht versehentlich verändert, das Dokument kann aber dennoch sicher angepasst werden.

In einem Unternehmen, das kommerzielle Angebote erstellt, kann das Deckblatt jedes Angebots aus einer Vorlage stammen, die nur bestimmte Elemente zulässt. Bearbeiten Sie den Projekttitel, den Autor und das Datum.Der Rest des Coverdesigns (Logos, Standardtexte, Struktur) bleibt dank der Inhaltsschutzkontrollen unverändert.

In Abrechnungs- oder Verwaltungsabteilungen ist es üblich, zu generieren Rechnungen und Lieferscheine mit vordefinierten Zonen für Kundendaten, Beträge und Daten. Diese Daten können mit einem verknüpft werden interner XML-Speicher oa Excel-Datensodass ein Add-In die Steuerelemente mit Informationen aus der Datenbank aktualisiert, ohne dass das Dokument jedes Mal neu geschrieben werden muss.

Sie werden auch häufig im Bildungs- und Verwaltungskontext verwendet für herunterladbare Formulare, die am Bildschirm ausgefüllt oder ausgedruckt werden können.Der Benutzer sieht klar, welche Felder auszufüllen sind, und der Formulargestalter kann entscheiden, welche Teile unveränderlich sind und welche modifiziert werden können.

So zeigen Sie die Registerkarte „Entwicklertools“ an und verwenden sie, um Steuerelemente einzufügen.

Bevor Sie mit dem Einfügen von Inhaltssteuerelementen beginnen, ist Folgendes unerlässlich: Die Registerkarte „Programmierer/Entwickler“ im Menüband anzeigen.Falls Sie es immer noch nicht erkennen können, hier die grundlegenden Schritte:

Rufen Sie das Menü auf Datei > Optionen und gehe zum Abschnitt Band anpassenIn der Liste der Hauptregisterkarten, Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und mit bestätigen AkzeptierenAb diesem Zeitpunkt ist die neue Registerkarte im Menüband sichtbar.

Innerhalb dieses Reiters finden Sie die Gruppe Bedienelemente, mit Symbolen für verschiedene Steuerelementtypen: Rich-Text, Klartext, Kombinationsfeld, Dropdown-Liste, Fügen Sie ein Bild in Word einKontrollkästchen, Datumsauswahl, Erstellungsblock, Gruppe usw. Für füge eins einSie müssen lediglich den Cursor an der gewünschten Stelle im Dokument platzieren und auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Wenn ein Steuerelement bereits eingefügt ist und Sie dessen Einstellungen ändern möchten, wählen Sie es aus und drücken Sie [Name der Schaltfläche]. Ortschaften innerhalb derselben Gruppe. Von dort aus können Sie Definieren Sie den Titel, den Platzhaltertext, ob dieser gelöscht werden kann und welche Art von Inhalten zulässig ist. und weitere spezifische Optionen je nach Art der Steuerung.

Die Benutzeroberfläche ist der schnellste Weg, mit Inhaltssteuerelementen zu arbeiten, aber dieses gesamte System wird von einem unterstützt. leistungsstarkes Objektmodell (ContentControl, ContentControls usw.), wodurch Sie diese bearbeiten können mit Makros in Wordund für a XML-Datenspeicher Dadurch wird es möglich, den Inhalt mit bestimmten XML-Knoten zu verknüpfen.

Arten von Inhaltssteuerelementen und deren jeweilige Funktionen

Word enthält verschiedene Arten von Inhaltssteuerelementen, die jeweils dazu entwickelt wurden, ein bestimmtes Format und VerhaltenIntern werden sie durch Aufzählung unterschieden. WdContentControlTypeZusammenfassend sind dies die wichtigsten Punkte:

die Kontrollen von Rich-Text Sie ermöglichen es dem Benutzer, formatierte Inhalte einzugeben (fett, kursiv, Listen usw.). Sie eignen sich perfekt, wenn derjenige, der das Dokument ausfüllt, nur eine minimale Formatierung des Textes benötigt, beispielsweise in Beschreibungen oder längeren Absätzen.

die Kontrollen von Klartext Sie werden verwendet, wenn man nur reinen Text ohne Formatierung speichern möchte. Ihre Eigenschaften beinhalten eine sehr interessante Option: Warenrückgaben zulassenIst diese Option aktiviert, kann der Benutzer innerhalb des Steuerelements mehrere Absätze erstellen; ist sie deaktiviert, wird der gesamte Inhalt in einer einzigen Zeile angezeigt, was für Daten wie Namen, Codes oder Referenzen nützlich ist.

Die Kontrolle von Bild Es bietet dem Benutzer die Möglichkeit, durch Anklicken ein Foto oder eine Grafik einzufügen. Dies ist besonders praktisch in Vorlagen, in denen Logos, Produktfotos oder Mitarbeiterbilder eingefügt werden sollen, ohne das Gesamtdesign des Dokuments zu beeinträchtigen.

die Kontrollen von Kombinationsfeld y Dropdown-Liste Sie präsentieren dem Benutzer eine Reihe geschlossener Optionen. Der Unterschied besteht darin, dass die Kombinationsbox Folgendes ermöglicht: Schreiben Sie auch Ihren eigenen Wert. (zusätzlich zur Auswahl aus der Liste), während die Dropdown-Liste die Auswahl eines der verfügbaren Elemente erzwingt. Die Elemente werden über die Ortschaften über das Kontrollfeld, wo Sie sie hinzufügen, bearbeiten, löschen und ihre Reihenfolge ändern können.

El Datumsauswahl Es öffnet einen Kalender, damit der Benutzer ein bestimmtes Datum auswählen kann. Seine Eigenschaften ermöglichen es Ihnen, das Datum anzupassen. Anzeigeformat (z. B. 01.05.2025, 1. Mai 2025 usw.) und wie das Datum intern gespeichert wird. Dadurch werden häufige Fehler bei der Eingabe von Datumsangaben in unterschiedlichen Formaten vermieden.

Die Kontrolle von Kontrollkästchen Es zeigt ein Kontrollkästchen an, das aktiviert oder deaktiviert werden kann. Es eignet sich ideal für Formulare mit Ja/Nein-Fragen, Bedingungsbestätigungen oder zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten. Im Objektmodell können die Kontrollkästchen angepasst werden. Symbole durch Markieren und Entfernen von Markierungen, um sie an den Stil des Dokuments anzupassen.

Die Kontrolle von Baustein Es ermöglicht dem Benutzer, aus einer Reihe vordefinierter Inhaltsblöcke auszuwählen (z. B. verschiedene Deckblattvorlagen, Standardabsätze, Signaturen usw.). Es nutzt die Bausteingalerie von Word und ist besonders nützlich für Vorlagen, die mehrere Varianten desselben Abschnitts enthalten.

die Kontrollen von Gruppe Sie dienen dazu, ganze Bereiche (die Text, Tabellen, Bilder und andere Steuerelemente enthalten können) zu definieren, die als geschützter Block behandelt werden. Sie werden beispielsweise verwendet, um verhindern, dass der Benutzer ganze Abschnitte ändert eines Dokuments, wie zum Beispiel eines Firmenkopfes oder einer vollständigen Vertragsklausel.

In neueren Versionen, wie beispielsweise Word 2013 und späteren Versionen, sind zusätzlich zu den oben genannten Typen folgende enthalten: Inhaltssteuerung des sich wiederholenden AbschnittsEntwickelt, um Inhaltsblöcke so oft wie nötig zu wiederholen, wobei die Struktur und optional die XML-Verknüpfung erhalten bleiben.

Verbesserungen der Inhaltssteuerelemente in Word 2013: Darstellung, Farbe und Wiederholung

Mit Word 2013 machte Microsoft in diesem Bereich einen bedeutenden Schritt und führte mehrere Verbesserungen ein, die die Steuerelemente optimierten. flexibler und visuell konfigurierbarDrei Aspekte heben sich von den anderen ab: die Anzeigemodi, die Möglichkeit, jedem Steuerelement eine Farbe zuzuweisen, und die neue Wiederholungsabschnittssteuerung.

Da der aparienciaEin Inhaltssteuerelement kann auf drei verschiedene Arten angezeigt werden. Die erste ist die klassische Darstellung. AuswahlrechteckDieses Verhalten war bereits in Word 2007 und 2010 zu sehen: eine Art Rahmen um den Inhalt. Solange das Steuerelement nicht im Fokus ist, ist dieser Rahmen kaum sichtbar. Beim Überfahren mit der Maus wird er schattiert dargestellt, und bei Auswahl erscheint ein Rahmen mit dem Titel (sofern ein solcher definiert ist).

Der zweite Modus ist der Start- und End-TagsAnstelle eines vollständigen Rahmens wird das Steuerelement durch kleine Beschriftungen gekennzeichnet, die immer sichtbar sind, unabhängig davon, ob es ausgewählt ist oder nicht. Der Titel des Steuerelements wird in diesem Modus nicht angezeigt, kontextbezogene Schaltflächen (wie z. B. die Schaltfläche für die Dropdown-Liste) erscheinen jedoch beim Überfahren mit der Maus.

Der dritte Modus ist keinerIn dieser Konfiguration ist das Steuerelement – ​​abgesehen vom Inhalt selbst – visuell nicht erkennbar. Dies ist eine nützliche Option, wenn Sie die von Inhaltssteuerelementen bereitgestellte Datenstruktur nutzen möchten (z. B. für die XML-Bindung), ohne dem Benutzer das Gefühl zu vermitteln, mit Formularen zu arbeiten.

Eine weitere Verbesserung ist die Möglichkeit, Weisen Sie jedem einzelnen Steuerelement eine Farbe zu.Im Dialogfeld „Eigenschaften des Inhaltssteuerelements“ können Sie eine bestimmte Farbe auswählen, die beispielsweise dazu dient, Pflichtfelder, schreibgeschützte Felder oder Daten, die automatisch aus einem XML-Speicher geladen werden, zu unterscheiden.

Diese Darstellungs- und Farboptionen lassen sich mithilfe des Objektmodells von Word und Eigenschaften wie beispielsweise durch Code steuern. Aussehen (basierend auf der WdContentControlAppearance-Enumeration) und Farbe, (WdColor). Damit können Sie Makros erstellen, die die Darstellung aller Steuerelemente in einem Dokument einheitlich anpassen.

Der dritte große Durchbruch war der Inhaltssteuerung des sich wiederholenden AbschnittsDieses Steuerelement umschließt ganze Absätze oder Tabellenzeilen und ermöglicht es Ihnen, diesen Abschnitt beliebig oft zu duplizieren. Jedes Mal, wenn der Benutzer auf die Schaltfläche „+“ klickt oder das Kontextmenü verwendet, wird ein neues Abschnittselement erstellt, dessen interne Steuerelemente sofort ausgefüllt werden können.

Darüber hinaus kann jedem Abschnitt eine spezifischer Titel Über die Eigenschaften der Inhaltssteuerung können Sie festlegen, ob Benutzer Abschnitte hinzufügen und entfernen dürfen. In Szenarien wie Produktlisten, Büchern, Teilnehmerlisten oder Rechnungspositionen vereinfacht diese Art der Steuerung die Gestaltung wiederkehrender Dokumente erheblich.

Verknüpfung von Inhaltssteuerelementen mit XML-Daten

Eine der wichtigsten Funktionen von Inhaltssteuerelementen ist ihre Fähigkeit, Verknüpft seinen Inhalt mit Knoten eines benutzerdefinierten XML-Speichers innerhalb des DokumentsDadurch wird die Word-Datei zu einer Art „visueller Hülle“ eines Satzes strukturierter Daten.

In modernen Versionen, einschließlich Word 2013, können Sie eine XML-Zuordnung Dies gilt sowohl für einfache Textsteuerelemente als auch für Rich-Text-Steuerelemente sowie für Bausteine. Die Verknüpfung wird üblicherweise mit folgender Methode hergestellt: XMLMapping.SetMapping, wobei ein XPath-Pfad angegeben wird, der auf den entsprechenden Datenknoten im benutzerdefinierten XML verweist, das in das Dokument eingebettet ist.

Wenn das Steuerelement zugeordnet ist, basiert der angezeigte Inhalt auf dem Wert des XML-Knotens. Wenn ein Plugin oder Makro das XML aktualisiert, Word aktualisiert automatisch die Ansicht für den Benutzer.Dies ist sehr nützlich, wenn Dokumente aus Geschäftsanwendungen generiert werden, die Daten im XML-Format speichern, oder wenn Berichte benötigt werden, die mit einer zentralen Datenquelle synchronisiert werden.

Bei wiederholten Abschnittssteuerelementen wird die XML-Verknüpfung noch interessanter. Jedes wiederholte Element kann einem Knoten innerhalb einer Sammlung von XML-Knoten entsprechen, und Word verwaltet intern „absolute“ oder „relative“ Beziehungen basierend auf dem XPath-Pfad. Dadurch werden beim Duplizieren eines Abschnitts die internen Steuerelemente ihrem entsprechenden XML-Knoten neu zugewiesen.

Es ist jedoch anzumerken, dass Wenn ein zugeordnetes, wiederholendes Abschnittssteuerelement eingefügt und anschließend Abschnitte bearbeitet werden, die nicht mit XML verknüpft sind.Diese Änderungen können beim erneuten Öffnen des Dokuments verloren gehen, da Word Abschnitte anhand des Datenspeichers neu erstellt. Um dies zu vermeiden, wird empfohlen, die Steuerung für wiederholte Abschnitte zu sperren und Benutzern nur die Bearbeitung der zugeordneten internen Steuerelemente zu gestatten.

Abschließend noch ein Hinweis: Wenn Sie einen sich wiederholenden Abschnitt mit einer Tabelle verknüpfen möchten, ist Folgendes ratsam: Erstellen Sie zuerst die Tabelle und fügen Sie dann das Steuerelement für den wiederholten Abschnitt um die Zeilen herum ein.Wenn man es umgekehrt macht, kann es schwierig sein, nur die Tabelle auszuwählen, die sie korrekt umschließt.

Word-Objektmodell für Inhaltssteuerelemente

Hinter allem, was wir in der Benutzeroberfläche sehen, verbirgt sich eine Reihe von VBA-Objekten, die Folgendes ermöglichen: Inhaltssteuerelemente programmatisch erstellen, suchen und ändernDas Hauptziel ist ContentControl, was eine individuelle Kontrolle innerhalb des Dokuments darstellt.

Alle Steuerelemente sind in der Sammlung gruppiert. Inhaltssteuerelementevon Objekten wie z.B. zugänglich Dokument, Abdeckung o AuswahlNeben dem Durchlaufen der Sammlung gibt es Methoden wie beispielsweise SelectContentControlsByTitle o SelectContentControlsByTag Nur die Steuerelemente zu erhalten, die denselben Titel oder dieselbe Bezeichnung haben, was bei der Automatisierung von Vorlagen sehr praktisch ist.

Für Listensteuerelemente (Kombinationsfelder und Dropdown-Listen) führt das Modell die Objekte ein. ContentControlListEntries y ContentControlListEntryDie erste Angabe ist die Sammlung aller Elemente in der Liste eines Steuerelements; die zweite stellt ein einzelnes Element dar. Dadurch können Sie Optionen hinzufügen, deren Text oder zugehörigen Wert ändern oder sie programmgesteuert entfernen.

Nicht alle Elemente des ContentControl-Objekts gelten für alle Steuerelementtypen. Beispielsweise Eigenschaften wie DateDisplayFormat, DateDisplayLocale oder DateStorageFormat Sie sind nur bei Datumssteuerungen sinnvoll; Dropdown-Listeneinträge Es gilt speziell für Listen und Kombinationsfelder; MultiLine Es wird im Klartext verwendet; und Methoden wie Ungroup Sie eignen sich nur für Gruppensteuerungen. Der Versuch, sie in anderen Steuerungstypen zu verwenden, führt zu Fehlern.

Word 2013 fügte neue Eigenschaften hinzu, wie zum Beispiel Aussehen y Farbe, zur Verwaltung der Anzeige und der mit dem wiederholten Abschnitt verknüpften Eigenschaften, wie z. B. Abschnitt zum Einfügen und Löschen zulassen y Titel des wiederholenden AbschnittsEs wurden auch neue Objekte eingeführt, wie zum Beispiel WiederholenderAbschnittseintrag (ein bestimmtes wiederholtes Element) und WiederholenderAbschnittElementSammlung (Sammlung von Elementen) mit Methoden zum Einfügen und Löschen von Elementen aus dem Wiederholungsabschnitt im Code.

Zusätzlich zu Eigenschaften und Methoden stellt das Objektmodell Folgendes bereit: Ereignisse im Zusammenhang mit dem Lebenszyklus der InhaltssteuerungDiese Ereignisse, die auf Ebene des Dokumentobjekts ausgelöst werden, ermöglichen es Ihnen beispielsweise, die Eingaben des Benutzers zu überprüfen, das Löschen bestimmter Steuerelemente zu verhindern oder auf die Erstellung eines neuen Steuerelements zu reagieren.

Erstellen und Konfigurieren von Inhaltssteuerelementen aus VBA

Wenn Sie daran interessiert sind, die Erstellung von Vorlagen oder Formularen zu automatisieren, bietet VBA alles, was Sie dafür benötigen. Fügen Sie Inhaltssteuerelemente ein und konfigurieren Sie deren Eigenschaften. ohne es einzeln von Hand machen zu müssen. Das Grundmuster besteht darin, die folgende Methode anzuwenden. Speichern aus der ContentControls-Sammlung.

Um beispielsweise einen Datumsauswahldialog zum aktiven Dokument hinzuzufügen, können Sie ein ContentControl vom Typ erstellen. wdContentControlDate und legen Sie als Anfangstext das aktuelle Datum fest. Ebenso können Sie ein einfaches Textfeld erstellen und ihm einen beschreibenden Titel zuweisen, der dem Benutzer bei Auswahl angezeigt wird, z. B. „Geben Sie Ihren Namen ein“.

Eine weitere gängige Operation ist Platzhaltertext definierenDies ermöglicht es Ihnen, dem Benutzer einen Hilfetext anzuzeigen („Wählen Sie Ihr Lieblingstier“, „Klicken Sie hier, um ein Bild einzufügen“ usw.), der verschwindet, sobald er mit der Eingabe beginnt. In VBA wird dies mit Methoden wie den folgenden realisiert: Platzhaltertext festlegendie für Textsteuerelemente und Listen gleichermaßen funktionieren.

In Listensteuerelementen können Elemente programmatisch mithilfe der Sammlung hinzugefügt werden. Dropdown-ListeneinträgeRufen Sie einfach an Speichern für jede Option, die Sie einbeziehen möchten. Dies ist besonders nützlich, wenn die Optionen aus einer anderen Datenquelle stammen oder wenn Sie je nach Dokumenttyp unterschiedliche Listen generieren möchten.

Mit den neuen Funktionen von Word 2013 und späteren Versionen können Sie schließlich auch Erstellen Sie Wiederholungsabschnittssteuerelemente aus dem CodeSie können mit bestimmten XML-Knoten verknüpft, Abschnittstitel definiert und sogar neue Abschnitte vor oder nach einem bestehenden Abschnitt mithilfe von Methoden wie den folgenden eingefügt werden: EinfügenWiederholungsabschnittElementVor o EinfügenWiederholungsabschnittElementNachAll dies öffnet die Tür für hochdynamische Dokumente, die an den jeweiligen Kontext angepasst sind.

Wenn man versteht, wie Inhaltssteuerelemente funktionieren, welche verschiedenen Typen verfügbar sind, welche Anzeigeoptionen sie haben, in welcher Beziehung sie zu XML stehen und welches Objektmodell sie unterstützt, wird es viel einfacher. Entscheiden Sie selbst, wann es Ihnen passt, sie zu benutzen. und wie man sie so konfiguriert, dass andere Benutzer nur die richtigen Felder ausfüllen müssen, ohne die Dokumentstruktur aufbrechenDurch diese Kombination aus geschützten Bereichen, ausfüllbaren Feldern und wiederholbaren Abschnitten ist Word ein viel leistungsfähigeres Werkzeug, als es auf den ersten Blick scheint, wenn man es nur als herkömmliches Textverarbeitungsprogramm verwendet.