- Microsoft StaffHub vereinfachte die Schichtverwaltung und die Kommunikation mit Teams ohne feste Position.
- Es ermöglichte die Planung, Dateifreigabe und Reaktion auf Änderungen von Handy.
- StaffHub-Funktionen wurden in die Shifts-App integriert. Microsoft Teams, Zentralisierung der Teamverwaltung.
El Die Geschäftswelt entwickelt sich ständig weiter und insbesondere das digitale Umfeld unterliegt seit Jahren einem beschleunigten Wandel. Produktivitätslösungen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Teams effizient zu verwalten, werden zunehmend benötigt., insbesondere in Branchen, in denen die Arbeitnehmer keinen festen Arbeitsplatz vor dem Computer haben.
In diesem Zusammenhang Microsoft hat StaffHub als Teil seiner Office 365-Suite eingeführt. Eine innovative Lösung zur Erleichterung des Schichtmanagements, der internen Kommunikation und des Zugriffs auf wichtige Informationen in Arbeitsteams, die stark auf Mobilität angewiesen sind. Dieser Artikel behandelt umfassend alles Relevante zu Microsoft StaffHub, einschließlich seiner Funktionsweise, seiner Vorteile, der Integration mit anderen Produkten und seiner Weiterentwicklung zu Microsoft Teams. Wenn Sie tiefere Einblicke in StaffHub und seine Integration in Teams gewinnen möchten, finden Sie hier den umfassenden Leitfaden.
Was ist Microsoft StaffHub und warum wurde es erstellt?
Microsoft StaffHub war eine Cloud-basierte Anwendung, die entwickelt wurde, um die Dienstplan-, Schicht- und Kommunikationsverwaltung in Unternehmen mit Mitarbeitern ohne festen Bürostandort zu erleichtern. Hierzu zählen Mitarbeiter von Einzelhandelsgeschäften, Hotels, Restaurants, Industriebetrieben und allgemein Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht ständig Zugriff auf einen PC haben. Die Hauptidee hinter StaffHub bestand darin, Ineffizienzen wie die Verwendung von Papierdienstplänen und Message Boards sowie die Anzahl der Anrufe und Nachrichten zu beseitigen, die zum Planen von Schichten und zum Teilen relevanter Informationen erforderlich sind.
Die Anwendung ermöglichte es Teamleitern, die Arbeitspläne ihrer Mitarbeiter direkt von einer mit Office 365 verbundenen Plattform aus zu erstellen, zu aktualisieren und zu verteilen. Seine Hauptvorteile bestanden darin, dass es Transparenz in Echtzeit bot, Schichtwechsel- oder Anforderungsprozesse optimierte und einen flexiblen und zuverlässigen Kommunikationskanal für das gesamte Team bereitstellte.
Hauptfunktionen von Microsoft StaffHub
StaffHub war nicht nur ein einfacher digitaler Kalender, sondern integrierte mehrere Funktionen zur Verbesserung der Teamkoordination und -autonomie:
- Flexibles Schicht- und Dienstmanagement: Manager konnten die Dienstpläne der Mitarbeiter planen und aktualisieren, schnell auf Änderungen reagieren und sicherstellen, dass die Besetzung aller Schichten immer gewährleistet war.
- Personalisierter Zugriff von mobilen Geräten: Sowohl Mitarbeiter als auch Manager konnten ihre Zeitpläne, zugewiesenen Aufgaben und wichtigen Dokumente von überall und jederzeit über die App einsehen für Android e iOS.
- Einfaches Anfordern von Änderungen und Genehmigungen: Die Mitarbeiter hatten die Möglichkeit, Schichtänderungen, Krankheitstage oder Urlaub zu beantragen, was alles der Genehmigung des Managers bedurfte, und sie wurden sofort über den Status des Antrags benachrichtigt.
- Sofortige Kommunikation: StaffHub hat einen direkten und einen Gruppennachrichtenkanal integriert, um Gespräche über arbeitsbezogene Themen, die Verbreitung von Neuigkeiten, dringende Benachrichtigungen und die Klärung von Fragen unter Kollegen oder mit dem Teamleiter zu erleichtern.
- Zentralisierung der Dokumentation: Ein Ort zum Teilen und Einsehen relevanter Dateien, wie etwa Handbücher, interne Richtlinien oder andere Ressourcen, die das Team möglicherweise benötigt.
- Verbindung zu anderen Anwendungen herstellen und Daten exportieren: StaffHub konnte Daten in Formaten wie .csv exportieren und bot Integrationen mit Anwendungen wie Kronos und PowerApps, wodurch seine Nützlichkeit in komplexen Geschäftsumgebungen erweitert wurde.
Wie hat StaffHub die Unternehmensproduktivität verbessert?
Eine der wichtigsten Errungenschaften von Microsoft StaffHub war die Optimierung des Teammanagements in Branchen, in denen Mobilität und unerwartete Änderungen die Norm sind. Vor der Einführung waren die Mitarbeiter oft auf physische Anschlagtafeln, gedruckte Unterlagen oder Textketten angewiesen, um zu wissen, mit wem sie zusammenarbeiteten, wann sie an ihrem Schreibtisch sein sollten oder um einen einfachen Schichtwechsel anzufordern.
StaffHub stellt alle relevanten Informationen in Echtzeit zur Verfügung und macht sie über Mobiltelefone oder das Internet zugänglich. Manager könnten auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren, bei Terminkonflikten Alternativen anbieten und schnell mit einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Gruppen kommunizieren. Durch die Automatisierung von Benachrichtigungen und Bestätigungen wurden Missverständnisse vermieden und sichergestellt, dass die Schichten immer abgedeckt waren.
Teammanagement und Aufgabenverwaltung
StaffHub verließ sich auf die Flexibilität und einfache Verwaltung, die die Office 365-Cloud bietet. IT-Teams und Personalmanager könnten verschiedene Arbeitsteams erstellen, sie nach Bereich, Abteilung oder Funktion gruppieren und problemlos Mitglieder hinzufügen oder entfernen.
Jeder Mitarbeiter meldete sich mit einer digitalen Identität an, die sogar anhand einer Telefonnummer zugeordnet werden konnte. Diese einfache Einarbeitung ermöglichte eine schnelle Integration neuer Mitarbeiter, die Zugriffskontrolle und die von Microsoft-Diensten erwartete Unternehmenssicherheit.
Das Tool ermöglichte die Zuweisung von Aufgaben, die Nachverfolgung und die Weitergabe von Updates im Handumdrehen. Wenn das Unternehmen ein neues Verfahren, eine wichtige Mitteilung oder eine Aktualisierung der internen Richtlinien einführt, kann dies sofort an alle Mitarbeiter weitergegeben werden, wodurch verhindert wird, dass Informationen veralten.
Kommunikation und Gemeinschaft am Arbeitsplatz
Microsoft StaffHub stellt einen Fortschritt bei der Schaffung kollaborativer Arbeitsumgebungen dar, selbst in Berufen mit hoher Fluktuation und ständig wechselnden Teams. In Gesprächsräumen konnten die Mitarbeiter Ideen austauschen, Feedback geben oder von den Erfahrungen anderer Kollegen lernen. Den Vorgesetzten wiederum fiel es leichter, ihre Teams zu motivieren, über Entwicklungen zu berichten und den Gruppenzusammenhalt zu stärken.
Direkt- und Gruppennachrichten verbesserten die traditionelle Kette von Anrufen oder verstreuten Nachrichten, zentralisierten die Kommunikation und erleichterten die Weiterverfolgung wichtiger Gespräche.
Lernen, Eingliederung und Zugang zu Ressourcen
Eines der Alleinstellungsmerkmale von StaffHub war die Möglichkeit, über die Plattform neben Informationen zum regulären Arbeitstag auch Lern- und Schulungsressourcen auszutauschen. Unternehmen könnten Handbücher, Schulungsvideos oder andere Dokumente hochladen, die ihren Mitarbeitern dabei helfen, die für ihre Arbeit erforderlichen Fähigkeiten zu erwerben.
Dies beschleunigte den Onboarding-Prozess und ermöglichte neuen Mitarbeitern eine schnelle Einarbeitung, da sie von ihrem eigenen Gerät aus auf alles zugreifen konnten, was sie brauchten, um vom ersten Tag an leistungsfähig zu sein.
Kompatibilität, Abonnement und Anforderungen
StaffHub war für alle Office 365-Kunden mit bestimmten Geschäfts- (K1, E1, E3, E5) oder Bildungsplänen verfügbar. Durch die Integration mit Azure Active Directory wurde sichergestellt, dass Manager Benutzer sicher und zentral hinzufügen oder entfernen konnten und dabei die Kontrolle über die Informationen und den Zugriff jedes Teammitglieds behielten.
Da es sich außerdem um eine Cloud-basierte Plattform handelt, werden alle von Managern vorgenommenen Änderungen automatisch auf den Geräten der Mitarbeiter angezeigt.
Integrationen mit anderen Tools und Systemen
Einer der großen Vorteile von StaffHub war die Möglichkeit, es in andere Geschäftssysteme und -anwendungen zu integrieren. Es ermöglichte beispielsweise den Export von Dienstplänen in CSV-Dateien zur späteren Verarbeitung oder die Anbindung an Personalverwaltungsplattformen wie Kronos. Mithilfe von Microsoft PowerApps können außerdem benutzerdefinierte Lösungen erstellt werden, wodurch die Funktionen des Tools für bestimmte Anwendungsfälle erweitert werden.
Dies erleichterte die Zentralisierung des Personalmanagements und ermöglichte den Informationsfluss zwischen verschiedenen Bereichen und Systemen innerhalb des Unternehmens.
Der Übergang von StaffHub zu Microsoft Teams
Im Jahr 2019 kündigte Microsoft die Einstellung von StaffHub und seine schrittweise Integration in Microsoft Teams, seine wichtigste Kollaborationsplattform, an. Dieser Schritt war Teil der Strategie von Microsoft, die Lösungsfragmentierung im Office 365-Ökosystem zu reduzieren und das Benutzererlebnis zu verbessern, indem alle Funktionen, die sich an sogenannte Frontline-Mitarbeiter richten, in Teams integriert werden.
Seitdem wurden StaffHub-Funktionen in die Microsoft Teams Shifts-App integriert. Jetzt können Manager Schichten planen und verwalten, Mitarbeiter ihre Dienstpläne prüfen, Änderungen anfordern oder Schichten anbieten – alles über dieselbe Teams-Oberfläche und viele weitere Ressourcen zur Zusammenarbeit. Informationen, Benachrichtigungen und Updates werden zentralisiert und sind von jedem Gerät aus zugänglich.
Benutzer, die nach dem 1. Oktober 2019 versuchten, auf StaffHub zuzugreifen, erhielten eine Nachricht mit der Aufforderung, zu Microsoft Teams zu migrieren. Dort würden sie alle wesentlichen Funktionen und Zugriff auf ihre vorherigen Daten finden, sofern sie über eine aktive, kompatible Lizenz verfügten.
Vorteile der Migration zu Microsoft Teams
Die Integration von StaffHub in Teams hat die Zusammenarbeit und Koordination im Team verbessert, da Schichtmanagement, Kommunikation, Dateizugriff und Projektzusammenarbeit jetzt in einer einheitlichen und sicheren Umgebung stattfinden.
Microsoft hat Tutorials und Ressourcen bereitgestellt, um den Übergang zu Teams zu erleichtern. So können Sie Schichtpläne erstellen und veröffentlichen, Urlaub beantragen, Schichten tauschen oder anbieten, ein- und ausstempeln und das Anmeldeerlebnis auf Mobilgeräten anpassen. Für Unternehmen bedeutet dies weniger Anwendungsänderungen und eine konsistentere und produktivere Umgebung.
Wie starte ich die Schichtverwaltung in Microsoft Teams?
Die Schichtverwaltung in Microsoft Teams ist einfach und intuitiv und Microsoft bietet Kurzanleitungen für Desktop- und Mobilbenutzer. Manager können Schichtpläne erstellen, Teammitgliedern Tage und Zeiten zuweisen, auf Änderungsanfragen reagieren und die Besetzung jeder Schicht in Echtzeit verfolgen.
Mitarbeiter haben direkten Zugriff, um zu überprüfen, mit wem sie Schichten teilen, Tausch- oder Pausenanfragen zu stellen und sofortige Benachrichtigungen zu erhalten. Durch die Möglichkeit, die Planungs-App für den schnellen Zugriff auf Ihrem Mobilgerät anzuheften, sind die Informationen immer verfügbar, was die Koordination vereinfacht und das Auftreten von Konflikten begrenzt.
Leidenschaftlicher Autor über die Welt der Bytes und der Technologie im Allgemeinen. Ich liebe es, mein Wissen durch Schreiben zu teilen, und genau das werde ich in diesem Blog tun und Ihnen die interessantesten Dinge über Gadgets, Software, Hardware, technologische Trends und mehr zeigen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, sich auf einfache und unterhaltsame Weise in der digitalen Welt zurechtzufinden.