Versionskontrolle in Office und OneDrive: Ein vollständiger Leitfaden

Im Alltag mit Microsoft 365, Arbeiten mit Dokumenten WordExcel-, PowerPoint- und auf OneDrive oder SharePoint freigegebene Dateien. Das ist völlig normal. Wenn jedoch mehrere Personen gleichzeitig bearbeiten oder eine frühere Version wiederhergestellt werden muss, kann es kompliziert werden, wenn man nicht weiß, wie Versionskontrolle und Änderungsnachverfolgung in der Microsoft-Cloud funktionieren.

Falls Sie jemals von solchen Dateien umgeben waren “final_definitive_presentation_v3_good_now_yes.pptx”Dieser Artikel ist für Sie. Wir werden uns detailliert ansehen, wie die Versionskontrolle in OneDrive und SharePoint funktioniert, welche Protokolle zur Informationsverwaltung gehören und wie man frühere Versionen wiederherstellt (aus dem Web, aus dem Datei-Explorer und vom System selbst). Apps (aus Office), wie Sie Ihr gesamtes OneDrive auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen können und welche Beschränkungen und Aufbewahrungsfristen Microsoft 365 handhabt.

Was ist Versionskontrolle in Office, OneDrive und SharePoint?

Im Microsoft 365-Ökosystem Versionskontrolle ist die Fähigkeit, verschiedene „Zustände“ derselben Datei automatisch zu speichern. da es geändert wird. Dieser Versionsverlauf ist in OneDrive und SharePoint integriert und funktioniert mit praktisch jedem Dateityp: Office-Dokumente, PDFCAD-Dateien, Fotos, Videos und vieles mehr.

Im Gegensatz zum manuellen Speichern vieler Dateien mit unterschiedlichen Namen, Die Versionshistorie verwaltet eine einzelne Datei mit mehreren internen Versionen.Diese Daten können Sie bei Bedarf einsehen und wiederherstellen. Ergänzt wird dieses System durch Aufbewahrungsetiketten und das Konzept von Datensätzen in SharePoint Online und OneDrive for Business, die für Compliance- und Datensatzverwaltungsszenarien entwickelt wurden.

In Organisationen, die SharePoint intensiv nutzen, Zusätzlich zur Standard-Versionshistorie gibt es möglicherweise eine sogenannte „Registry-Versionskontrolle“., wodurch bestimmte Dokumente, die als offizielle Aufzeichnungen behandelt werden müssen (Verträge, interne Richtlinien, Rechtsdokumente usw.), eine besondere Schutz- und Rückverfolgbarkeitsebene erhalten.

Andererseits gibt es in vielen SharePoint-Bibliotheken Man unterscheidet zwischen Hauptversionen (größeren Versionen) und Nebenversionen (kleineren Versionen).Hauptversionen (1.0, 2.0, 3.0…) werden typischerweise für wichtige Meilensteine ​​verwendet, beispielsweise wenn ein Dokument zur allgemeinen Überprüfung freigegeben wird, während Nebenversionen (1.1, 1.2, 1.3…) verwendet werden, solange sich die Datei noch in der Entwicklung befindet.

Organisationen konfigurieren die Entwurfssicherheit typischerweise so, dass Nur der Dateibesitzer und Personen mit Genehmigungsberechtigung können Nebenversionen sehen.Das restliche Team sieht daher nur die Hauptversionen, die bereits als „offiziell“ gelten. In SharePoint-Listen werden ausschließlich Hauptversionen erfasst, und diese sind immer mit ganzen Zahlen nummeriert.

Versionskontrolle von Datensätzen in SharePoint Online und OneDrive

In Szenarien zur Einhaltung von Vorschriften und zum fortgeschrittenen Dokumentenmanagement, Es ist üblich, dass bestimmte Dokumente als offizielle „Unterlagen“ gelten müssen.mit klaren Beschränkungen hinsichtlich ihrer Verwendung (beispielsweise dürfen sie im gesperrten Zustand weder gelöscht noch geändert werden). Dennoch ist es oft notwendig, die Arbeit fortzusetzen und neue Versionen aus diesen Datensätzen zu generieren.

Stellen Sie sich einen Kaufvertrag vor: Sie können die signierte Version als Datensatz markieren. Um sicherzustellen, dass die Daten unverändert bleiben, müssen möglicherweise einige Klauseln später aktualisiert werden. In diesem Fall wird eine neuere Version generiert, die auch als neuer Datensatz gekennzeichnet werden kann, wobei die bereits registrierten vorherigen Versionen stets zugänglich bleiben.

SharePoint Online und OneDrive for Business ermöglichen genau dies durch die Funktion von Versionskontrolle von DatensätzenOneNote-Notizbuchordner bilden die große Ausnahme: In diesem speziellen Fall unterstützen sie diese Art der Datensatzversionskontrolle nicht.

Um es zu benutzen, müssen Sie zunächst Weisen Sie dem Dokument ein Aufbewahrungsetikett zu, das so konfiguriert ist, dass der Inhalt als Datensatz gekennzeichnet wird.Ab diesem Zeitpunkt wird neben der Aufbewahrungsbezeichnung eine Dokumenteigenschaft namens „Datensatzstatus“ angezeigt. Je nach Konfiguration der Bezeichnung kann der anfängliche Datensatzstatus „Gesperrt“ oder „Entsperrt“ lauten.

Mit dieser aktiven Konfiguration, Puedes:

• Bearbeiten Sie das Dokument und erstellen Sie einzelne Versionen als Datensätze.Das System wechselt den „Datensatzstatus“ zwischen gesperrt und entsperrt. Eine neue Version wird nur dann als Datensatz gespeichert, wenn der Status „Gesperrt“ lautet. Dadurch wird das Risiko der Anhäufung unnötiger Kopien verringert.
• Lassen Sie Protokollversionen automatisch in einem lokalen Repository speichern, das mit der Website verknüpft ist.Jede SharePoint- und OneDrive-Site verfügt über eine Bibliothek für die Aufbewahrungsunterbrechung, in der sich ein Ordner namens „Logs“ befindet, in dem diese Versionen als separate Dateien gespeichert werden.
• Pflegen Sie ein „lebendiges“ Dokument, das die gesamte Versionshistorie speichert.In Dokumentbibliotheken können Sie über das Menü eines Elements jederzeit die Versionshistorie einsehen und auf einen Blick erkennen, welche Versionen registriert sind. Bei Bedarf können Sie diese Kopien öffnen.

Wenn das Aufbewahrungsetikett so eingestellt ist, dass es eine Überprüfung der Entsorgung am Ende der AufbewahrungsfristJede Protokollversion wird unabhängig ausgewertet. Dadurch können Sie für jede Version einzeln entscheiden, was zu tun ist, anstatt den gesamten Verlauf als eine Einheit zu behandeln.

Standard, Die Versionskontrolle wird für jedes Dokument automatisch aktiviert. Einem Datensatz wird ein Aufbewahrungs-Tag zugewiesen, das ihn als solchen kennzeichnet und auf der Website veröffentlicht. Im Detailbereich des Dokuments kann jeder Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen den Status des Datensatzes von „Gesperrt“ auf „Entsperrt“ und umgekehrt ändern. Ein Vorhängeschloss-Symbol wird üblicherweise angezeigt, um visuell zu kennzeichnen, wenn die Datei gesperrt ist.

Solange das Dokument entsperrt ist, Jeder Benutzer mit Standardbearbeitungsrechten kann die Datei ändern.Der Eintrag kann jedoch nicht gelöscht werden, da er weiterhin als Datensatz gilt. Nach Abschluss der Bearbeitung wird der Status wieder auf „Gesperrt“ geändert, um weitere Änderungen zu verhindern, bis er wieder entsperrt wird.

Sperren und Entsperren von Datensätzen: Was geschieht intern?

Wenn eine Aufbewahrungskennzeichnung angebracht wird, die eine Datei als Datensatz kennzeichnet, Jeder Benutzer mit Bearbeitungsrechten (oder niedrigeren Berechtigungen) kann den Registrierungsstatus ändern. Von gesperrt zu entsperrt und umgekehrt. Das interne Verhalten ist sehr spezifisch, und es ist wichtig, es zu verstehen, um zu wissen, was mit den Dateien geschieht.

Das Entsperren eines Datensatzes löst Folgendes aus mehrere automatisierte Aktionen:

1. Falls die Website noch keine Bibliothek für die Aussetzung der Konservierung besitzt, wird zu diesem Zeitpunkt eine solche erstellt. automatisch.
2. Falls innerhalb dieser Bibliothek der Ordner „Records“ nicht existiert, wird er ebenfalls erstellt. um die Registry-Versionen zu speichern.
3. Es wird die Aktion „Kopieren nach“ ausgeführt, die die neueste Version des Dokuments in den Ordner „Datensätze“ kopiert.Es wird nur die jeweils aktuellste Version kopiert, nicht der gesamte Verlauf. Der Dateiname in diesem Ordner folgt üblicherweise dem Format .
4. Die Kopie, die im Ordner „Protokolle“ abgelegt wird, ist mit dem Versionsverlauf des Originaldokuments verknüpft.und im Kommentarfeld dieser Version ist das Wort „Record“ angegeben.
5. Die Originaldatei wird zu einer neuen bearbeitbaren Version.Die Möglichkeit zum Löschen besteht jedoch nicht. Die Spalte „Element ist ein Datensatz“ in der Dokumentbibliothek zeigt weiterhin „Ja“ an, was bedeutet, dass das Dokument seinen Datensatzstatus beibehält, obwohl es geändert werden kann.

Wenn es zurückkehrt zu Um den Datensatz zu sperren, wird das Originaldokument unbearbeitbar.Wichtig ist zu verstehen, dass die Kopie im Ordner „Protokolle“ beim Entsperren und nicht beim Sperren erstellt wird. Jedes Entsperren erzeugt eine neue Protokollversion in der Sperrbibliothek zur Aufbewahrung.

Um die verschiedenen Registrierungsversionen anzuzeigen, einfach Wählen Sie das Dokument in der Bibliothek aus und verwenden Sie die Option „Versionsverlauf“. Im Menü des jeweiligen Artikels. Dort können Sie alle Versionen einsehen, einschließlich derjenigen, die im Kommentarfeld als „Aufzeichnung“ gekennzeichnet sind, und Sie können jede einzelne bei Bedarf öffnen.

Die Sperr- und Entsperrvorgänge bleiben bestehen im Microsoft 365-Überwachungsprotokoll aufgezeichnetIn den Berichten zur „Datei- und Seitenaktivität“ können Sie Ereignisse wie „Datensatzstatus geändert in gesperrt“ oder „Datensatzstatus geändert in entsperrt“ filtern, was die Überprüfung der Einhaltung von Vorschriften und interne Prüfungen erleichtert.

Praktische Anwendung des Versionsverlaufs in OneDrive und SharePoint

Aus Sicht des Benutzers Der häufigste Grund ist schlichtweg der Wunsch, eine frühere Version einer Datei wiederherzustellen. Das liegt daran, dass Inhalte versehentlich gelöscht, ungewollte Änderungen vorgenommen oder die Datei beschädigt wurde. Genau dafür sind die Versionsverlaufsfunktionen von OneDrive und SharePoint da – sowohl im Web als auch im Datei-Explorer und in den Office-Anwendungen selbst.

In OneDrive (privat oder geschäftlich) ist der grundlegende Vorgang über das Web sehr einfach: Sie melden sich an, suchen die Datei, klicken mit der rechten Maustaste und wählen „Versionsverlauf“.Dadurch öffnet sich ein Fenster, in dem die verschiedenen Versionen der Datei mit Änderungsdatum, dem Namen des Bearbeiters und der Dateigröße aufgelistet sind.

Wenn Sie ein Microsoft 365-Unternehmens- oder Bildungskonto verwenden, Im Verlaufsfenster sehen Sie Optionen mit Auslassungspunkten (...) neben jeder Version.Dort können Sie „Wiederherstellen“ auswählen, um diese Version als aktuelle Version festzulegen. Die vorherige Version wird nicht gelöscht; sie wird lediglich zu einer früheren Version im Verlauf verschoben.

In der klassischen Ansicht oder älteren Versionen von SharePoint Server, Die Wiederherstellung erfolgt über einen Dropdown-Pfeil neben der Versionsnummer.Dort finden Sie auch die Option „Wiederherstellen“. Das Ergebnis ist dasselbe: Die ausgewählte Version wird zur aktuellen Version der Datei.

Denken Sie daran, dass Es kann immer nur eine Datei wiederhergestellt werden.Derzeit gibt es keine native Funktion, um mehrere Versionen mehrerer Dateien gleichzeitig aus dem Standard-Versionsverlauf wiederherzustellen.

Versionsverlauf aus dem Datei-Explorer (Synchronisierungsclient)

Wenn Sie die OneDrive-Synchronisierungs-App auf Ihrem PC verwenden Windows, Sie können auch direkt über den Datei-Explorer auf den Versionsverlauf zugreifen.Das ist besonders praktisch, wenn Sie mehr am Desktop als über die Weboberfläche arbeiten.

Das Verfahren ist einfach: Öffnen Sie den OneDrive-Ordner im Explorer und suchen Sie die Datei, die Sie wiederherstellen möchten.Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Versionsverlauf“. Dadurch öffnet sich ein Fenster mit einer Liste der verschiedenen in der Cloud gespeicherten Versionen der Datei.

Aus dieser Liste, Wählen Sie die gewünschte Version aus, tippen Sie auf die drei Punkte (...) und wählen Sie „Wiederherstellen“.Genau wie bei der Weboberfläche wird die wiederhergestellte Version zur aktuellen Version, und die Version, die unmittelbar vor der Wiederherstellung aktuell war, wird zu einer älteren Version, sodass nichts verloren geht.

Es ist wichtig zu wissen, dass, nochmals Es ist nicht möglich, mehrere Versionen mehrerer Dateien gleichzeitig wiederherzustellen. mithilfe dieser Explorer-Funktion. Jede Wiederherstellung wird einzeln durchgeführt.

Microsoft dokumentiert außerdem detaillierter, wie die Versionshistorie verwendet wird und Außerdem wird erklärt, wie man verlorene oder scheinbar verschwundene Dateien wiederfindet. von OneDrive, was manchmal vorkommt, wenn Ordner verschoben oder der Synchronisierungspfad geändert wird.

Wiederherstellung von Versionen aus Office 365-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint)

Wenn Sie ein OneDrive-Dokument in Word Online, Excel Online oder PowerPoint Online öffnen, Sie können die Versionshistorie auch direkt in der Anwendung aufrufen.Dies ist sehr nützlich, um Änderungen im visuellen Kontext zu überprüfen, genau zu sehen, was geändert wurde, und zu entscheiden, zu welcher Version man zurückkehren möchte.

Öffnen Sie dazu die Datei in der entsprechenden Anwendung (zum Beispiel eine .docx-Datei in Word Online oder eine .xlsx-Datei in Excel OnlineGehen Sie anschließend im Menü auf „Datei > Info > Versionsverlauf“. Es öffnet sich ein Seitenfenster mit den verschiedenen verfügbaren Versionen.

Bei der Auswahl einer Version des Bedienfelds, Sie können es im Hauptfenster sehen, die Änderungen sind hervorgehoben.Dort haben Sie in der Regel zwei Optionen: „Eine Kopie speichern“ (um beide Versionen zu behalten) oder „Wiederherstellen“, wodurch diese Version zur aktuellen Version wird. Die Schaltfläche „Wiederherstellen“ wird für die neueste Version nicht angezeigt, da diese bereits die aktuelle ist.

Dieser Ansatz ist insbesondere in kollaborativen Umgebungen praktikabel. Weil es Ihnen ermöglicht, die Historie zu durchstöbern und zu sehen, wer welche Änderung wann vorgenommen hat.und entscheiden Sie, ob Sie eine ältere Version behalten möchten, ohne die Anwendung verlassen zu müssen.

OneDrive auf einen früheren Zeitpunkt zurücksetzen

Neben der Wiederherstellung einzelner Dateien bietet OneDrive for Business eine sehr leistungsstarke Funktion: Stellen Sie Ihr gesamtes OneDrive auf einen früheren Zustand zurückDies ist besonders nützlich bei massiver Dateibeschädigung, versehentlichem Löschen vieler Dokumente oder Angriffen. Malware (zum Beispiel Ransomware).

Um diese Option zu nutzen, greifen Sie über Ihren Browser auf OneDrive zu. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Einstellungen“ und wählen Sie „OneDrive wiederherstellen“.Für diese Funktion wird eine spezielle Seite geöffnet.

Auf dieser Seite, Sie können ein Datum auswählen, auf das Ihr OneDrive-Status zurückgesetzt werden soll.mit Schnelloptionen wie „Gestern“, „Vor einer Woche“, „Vor drei Wochen“ oder einem benutzerdefinierten Datum und einer benutzerdefinierten Uhrzeit.

Die Benutzeroberfläche zeigt ein Diagramm, das die Änderungsaktivität Ihrer Dateien im Zeitverlauf darstellt, sowie einen Schieberegler für Markieren Sie visuell den Zeitpunkt, zu dem Sie zurückkehren möchten.Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Liste der Änderungen (geänderte, gelöschte oder wiederhergestellte Dateien) mit Angabe, wer welche Aktion wann durchgeführt hat.

Wählen Sie die Änderungen aus, die Sie rückgängig machen möchten, oder den Zeitraum, der Sie interessiert, und sobald Sie sich darüber im Klaren sind, Klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“.Das System macht diese Änderungen rückgängig und stellt den ursprünglichen Zustand Ihres OneDrive wieder her. Es ist eine Art „Zeitmaschine“ für Ihren gesamten Speicherplatz. Lagerung.

Gelöschte Dateien aus dem Papierkorb wiederherstellen

Wenn Sie eine Datei aus OneDrive löschen, Diese Datei wird auch von den anderen synchronisierten Geräten gelöscht.Da die Synchronisierung den gleichen Zustand in der Cloud und auf lokalen Computern aufrechterhält, werden Sie, wenn Sie versehentlich etwas löschen, es normalerweise auch auf keinem anderen synchronisierten Computer wiederfinden.

Die gute Nachricht ist, solange der Mülleimer nicht geleert wurde und nichts passiert ist die zeit Zurückbehaltung, Gelöschte Dateien können aus dem OneDrive-Papierkorb im Web wiederhergestellt werden.Gehen Sie dazu in Ihrem Browser zu OneDrive und klicken Sie im linken Bereich auf „Papierkorb“.

Sie sehen eine Liste der gelöschten Elemente, einschließlich Informationen wie das Löschdatum, der Name des Benutzers, der die Dateien gelöscht hat, und der ursprüngliche SpeicherortWählen Sie einfach die Dateien und Ordner aus, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“. Die Elemente werden an ihren ursprünglichen Speicherort zurückgesetzt, sofern dieser noch existiert.

Dieser Recyclingbehälter unterliegt ebenfalls einer maximale AufbewahrungsdauerDaher werden Dateien dort nicht unbegrenzt gespeichert. Es ist wichtig, diese Grenzen zu kennen, insbesondere in Unternehmensumgebungen.

Versionsbeschränkungen und Aufbewahrungsfristen in OneDrive und Office 365

In persönlichen OneDrive-Konten, Ältere Versionen einer Datei werden 30 Tage lang aufbewahrt.Innerhalb dieses Zeitraums können Sie bis zu 25 Versionen jeder Datei abrufen. Nach Ablauf dieser Frist werden ältere Versionen gemäß der Aufbewahrungsrichtlinie gelöscht.

Im Falle von Microsoft 365-Konten für Organisationen, Die Anzahl der gespeicherten Versionen und das genaue Verhalten hängen von der Bibliothekskonfiguration ab. Die Einstellungen werden vom Administrator festgelegt. Es gibt keinen einheitlichen Wert, da jedes Unternehmen diese Optionen entsprechend seinen Bedürfnissen und seiner Speicherrichtlinie anpassen kann.

Bezüglich der entfernten Gegenstände Die standardmäßige maximale Aufbewahrungsdauer von Dateien in den Papierkörben von SharePoint und OneDrive for Business beträgt 93 Tage.Diese Frist kann verkürzt, aber nicht überschritten werden. Administratoren können sie auf unter 93 Tage anpassen. Gelöschte Elemente werden in jedem Fall mindestens drei Tage lang aufbewahrt.

In Bibliotheken, die Haupt- und Nebenversionen verwenden, gibt es außerdem weitere Einschränkungen: Die maximale Anzahl an Nebenversionen, die für jede Hauptversion angesammelt werden können, beträgt 511.Die maximale Anzahl an Hauptversionen ist konfigurierbar. Wenn Sie mit modernen Clients versuchen, eine weitere Nebenversion über dieses Limit hinaus zu speichern, wird die zuletzt gespeicherte Nebenversion überschrieben.

Wird jedoch ein älterer Client verwendet und die maximale Anzahl an Nebenversionen erreicht, Änderungen können erst nach der Veröffentlichung einer neuen Hauptversion gespeichert oder geladen werden.Nach der Veröffentlichung steht Speicherplatz für bis zu 511 neue Nebenversionen zur Verfügung, die mit dieser Hauptversion verknüpft sind.

Verwaltung von gesperrtem OneDrive-Speicherplatz und Konten

Wenn das OneDrive-Speicherlimit überschritten wird Das Konto könnte „eingefroren“ und in den Nur-Lese-Modus versetzt worden sein.In diesem Zustand können Sie sich zwar anmelden, es ist jedoch nicht möglich, weitere Dateien hochzuladen oder neue Änderungen von Geräten zu synchronisieren.

Es gibt zwei grundlegende Möglichkeiten, diese Situation zu lösen. Die erste ist Erwerben Sie mehr Speicherplatz durch ein Upgrade auf einen höherwertigen Abonnementplan.Nach Zahlungseingang kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis die Verlängerung wirksam wird und das Konto wieder freigeschaltet ist.

Die zweite Option ist Dateien löschen, um Speicherplatz freizugebenÜber die OneDrive-Weboberfläche können Sie sich anmelden und „Konto entsperren, um vorübergehend auf Ihre Dateien zuzugreifen“ auswählen. Ihre Dateien sind dann 30 Tage lang schreibgeschützt, sodass Sie Zeit haben, nicht mehr benötigte Dateien zu löschen.

Innerhalb dieses Zeitraums Sie können wichtige Dokumente auf Ihre lokale Festplatte herunterladen und sie anschließend aus der Cloud löschen. Um Speicherplatz zu sparen. Wenn Sie innerhalb von 30 Tagen nicht ausreichend Daten löschen, wird Ihr Konto erneut gesperrt und die Option zur vorübergehenden Entsperrung ist nicht mehr verfügbar. In diesem Fall bleibt Ihnen nur die Möglichkeit, den Microsoft-Support zu kontaktieren.

Ein weiterer relevanter Aspekt ist die Inaktivität: Wenn Sie innerhalb eines Jahres nicht auf Ihr OneDrive-Konto zugreifenIhr Konto kann gesperrt werden, selbst wenn Sie weiterhin andere Microsoft 365-Dienste nutzen. Um dies zu vermeiden, empfiehlt es sich, sich mindestens einmal jährlich bei der OneDrive-Weboberfläche anzumelden oder den Desktop-Client regelmäßig zu verwenden.

Bewährte Verfahren für die Benennung und Organisation von Versionen

Obwohl die Versionshistorie die Verwaltung erheblich vereinfacht, nutzen viele Menschen sie dennoch. manuelle Benennung der Dokumente mit Nummern und Datumsangaben Um eine gewisse visuelle Kontrolle über die Versionen zu behalten. Dieses System kann neben der Versionshistorie bestehen, sofern es organisiert verwendet wird.

Eine gängige Praxis ist Füge das Datum im Format Jahr-Monat-Tag am Anfang des Namens hinzu. (z. B. 230107 für den 7. Januar 2023) gefolgt von einer numerischen Endung, die die Bedeutung der Änderung angibt. Beispiel: „230107_memory_1“ für die erste Hauptversion eines Projektmemos.

Es werden zwar kleinere Änderungen vorgenommen, Unterebenen vom Typ 1.1, 1.2, 1.3 können hinzugefügt werden.sodass sie Namen wie „230107_memory_1.1“, „230108_memory_1.2“ usw. erhalten. Dies deutet darauf hin, dass es sich um inkrementelle Anpassungen am selben Hauptmeilenstein handelt.

Wenn eine gründliche Überprüfung stattfindet, beispielsweise im Anschluss an eine Überprüfung durch einen Vorgesetzten, Die Hauptnummer kann geändert werden und benennen Sie die Datei in „230131_memoria_2“ um, um deutlich zu machen, dass es sich um einen bedeutenden Sprung gegenüber der vorherigen Entwurfsreihe handelt.

Man sollte jedoch bedenken, dass Eine wirklich präzise Anpassung ermöglicht die Versionshistorie von OneDrive und SharePoint.insbesondere in Kombination mit der Möglichkeit, zu sehen, welcher Benutzer welche Änderungen wann vorgenommen hat, und mit Aufbewahrungs- und Registrierungsetiketten für Dokumente, die eine rechtliche Rückverfolgbarkeit erfordern.

Kommentare, Commits und Git-ähnliche Alternativen

Ein Punkt, den viele Nutzer, insbesondere solche aus der Softwareentwicklung, übersehen, ist die Möglichkeit, jeder Version klare und strukturierte "Commit"-Nachrichten hinzuzufügenWie es bei Git üblich ist. OneDrive speichert Versionen automatisch, erlaubt aber nicht immer die detaillierte Dokumentation der Änderungen zwischen den Versionen.

In Unternehmensumgebungen, die SharePoint nutzen, Es gibt Optionen wie zum Beispiel Änderungskontrolle und KommentareGenehmigungsworkflows und Verwendung von Masterversionen für Meilensteine welche dabei helfen, diese Art von Kontrolle zu erreichen. Es ist nicht Git im eigentlichen Sinne, aber es bietet mehr Kontext als eine einfache Liste von Datum und Autor.

Wenn Sie keine Berechtigung zum Konfigurieren von SharePoint oder zum Ändern von Bibliotheken haben (was bei Arbeitskonten häufig vorkommt), Möglicherweise stehen Ihnen nur die Standardoptionen von OneDrive zur Verfügung.In solchen Fällen kann die Kombination aus einem guten Namenssystem, der disziplinierten Verwendung von Haupt- und Nebenversionen in Bibliotheken, sofern dies aktiviert ist, und der Gewohnheit, die Versionsgeschichte vor größeren Änderungen zu überprüfen, den entscheidenden Unterschied ausmachen.

Für fortgeschrittenere Anforderungen, wie beispielsweise das Aufbewahren von Versionen über längere Zeiträume, zusätzliche externe Kopien zu haben oder eine noch detailliertere Kontrolle über den Dateilebenszyklus zu besitzenViele Organisationen entscheiden sich für spezialisierte Backup-Lösungen, die auch OneDrive und andere Microsoft 365-Daten in ihre Schutzstrategie einbeziehen.

Dieses gesamte Funktionspaket – Versionsverlauf, Protokolle, Papierkorb, vollständige OneDrive-Wiederherstellung, Speicherplatzverwaltung und Best Practices für die Namensgebung – bildet ein Ein ziemlich leistungsstarkes Werkzeugset zur Verhinderung von Datenverlust und für ein sichereres Arbeiten mit Office und OneDrivevorausgesetzt, es wird gut verstanden und umsichtig angewendet.