Tipps zum fehlerfreien Drucken von Excel-Tabellen

Um das Drucken in Excel zu meistern, müssen Sie nicht nur auf eine Schaltfläche klicken und die Daumen drücken. Wenn das Blatt voller Daten ist, falsch platzierte Ränder, falsche Ausrichtung oder falscher Maßstab kann das Ergebnis ruinieren. Wenn Sie auf defekte Tabellen, nicht passende Seiten oder seltsame Sprünge gestoßen sind, erfahren Sie hier, wie Sie diese Schritt für Schritt vermeiden können.

In diesem umfassenden, praktischen Leitfaden haben wir die wichtigsten Informationen zum Drucken aus Excel (Desktop und Web) und Google Sheets zusammengestellt. Sie erfahren, wie Sie das Blatt vorbereiten, Druckbereiche definieren, Ränder und Ausrichtung anpassen, auf eine Seite skalieren, nur eine Auswahl oder eine bestimmte Tabelle drucken, mehrere Blätter oder Arbeitsmappen gleichzeitig drucken und sogar, was sich in Excel für das Web ändert. Außerdem geben wir Qualitätstipps, Tintenspartipps und Tipps zum Erstellen einer sauberen PDF-Datei.

Grundeinstellungen vor dem Drucken in Excel

Vor dem Drucken lohnt es sich, sich eine Minute Zeit für die Vorbereitung zu nehmen. In Excel für Desktop ist der schnellste Weg, um auf die Vorschau und die Optionen zuzugreifen, Datei > Drucken (oder Strg+P), wo sich die Benutzeroberfläche mit der Vorschau auf der rechten Seite und den Einstellungen auf der linken Seite öffnet. Dort können Sie den Drucker und die Kopien auswählen und prüfen, wie die Seite aussehen wird.

Um das Design zu optimieren, gehen Sie zu Seitenlayout oder Druckeigenschaften: Ausrichtung (Hochformat/Querformat), Papiergröße und RänderJe nach Inhalt funktionieren „normale“ oder „schmale“ Ränder gut. Wenn Sie die Einstellungen feinabstimmen müssen, verwenden Sie „Benutzerdefinierte Ränder“, um die Größe jeder Seite auf Millimeter festzulegen.

Die Ausrichtung ist entscheidend: Wenn Ihr Board breit ist, horizontale Ausrichtung Dadurch werden Schnitte vermieden. Wenn die Höhe höher als breit ist, ist die vertikale Ausrichtung besser lesbar. Ändern Sie die Option unter Seitenlayout > Ausrichtung und überprüfen Sie die Vorschau, um sicherzustellen, dass keine hängenden Spalten vorhanden sind.

Wenn Sie möchten, dass alles auf ein Blatt passt, überprüfen Sie die Skalierung. In Excel können Sie auswählen "Blatt auf eine Seite anpassen”, „Alle Spalten auf eine Seite bringen“ oder „Alle Zeilen auf eine Seite bringen“Jede Option komprimiert anders; steuern Sie die Textgröße, damit sie nicht mikroskopisch aussieht.

Eine gute Angewohnheit ist es, den genauen Druckbereich zu definieren, wenn Sie nicht das gesamte Blatt drucken möchten. Wählen Sie den Bereich aus und gehen Sie zu Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegenAuf diese Weise vermeiden Sie ungünstige Ränder oder unnötigen Leerraum.

Drucken Sie mehrere Blätter und Bücher gleichzeitig

Wenn Sie mehrere Registerkarten aus derselben Datei extrahieren müssen, müssen Sie dies nicht einzeln tun. In der Excel-Arbeitsmappe Wählen Sie alle Blätter zum Drucken aus (Strg+Klick auf die Registerkarten) und öffnen Sie Datei > Drucken. Auf diese Weise werden die aktiven Blätter in einem einzigen Stapel an den Drucker gesendet.

Was ist, wenn Sie mehrere Bücher gleichzeitig drucken müssen? Es ist möglich, wenn Sie legen alle Dateien im selben Ordner abGehen Sie in Excel zu Datei > Öffnen, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, wählen Sie die Arbeitsmappen aus, die Sie drucken möchten, und klicken Sie anschließend auf Drucken. Dies ist eine ideale Verknüpfung für Monatsberichte oder Berichtsreihen.

Wenn Sie eine Kombination von Blättern drucken, überprüfen Sie in der Vorschau, ob Blätter übrig geblieben sind. anderer Maßstab oder andere AusrichtungVereinheitlichen Sie in diesen Fällen die grundlegenden Parameter (Ausrichtung, Papiergröße und Skalierung), bevor Sie den Stapel an den Drucker senden.

Wenn Sie alles in einer Datei speichern möchten, anstatt es direkt auf Papier auszudrucken, können Sie eine Ausgabedatei generieren. Wählen Sie in der Druckwarteschlange Drucker > In Datei drucken, drücken Sie Drucken und geben Sie den Dateinamen ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden. Dies ist nützlich für interne Überprüfungs- oder Archivierungsprozesse.

Drucken Sie das gesamte Blatt, nur einen Teil davon oder eine bestimmte Tabelle

Wenn Sie nicht die gesamte Arbeitsmappe benötigen, können Sie in Excel genau festlegen, was gedruckt werden soll. Im Druckbereich können Sie wählen zwischen Auswahl, aktive Blätter, gesamte Arbeitsmappe oder TabellePassen Sie diese Option entsprechend Ihrem Ziel an, um Papierverschwendung zu vermeiden.

Um nur einen Bereich zu drucken, wählen Sie zunächst die Zellen aus und wählen Sie unter Datei > Drucken Auswahl drucken. Überprüfen Sie die Vorschau: Wenn der Zuschnitt nicht Ihren Vorstellungen entspricht, schließen Sie die Vorschau, passen Sie den Bereich an und wiederholen Sie den Vorgang. So erhalten Sie am besten nur die wichtigen Details.

Arbeiten Sie mit Excel-Tabellen (Einfügen > Tabelle)? Wenn Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle auswählen, können Sie diese beim Drucken auswählen. „Ausgewählte Tabelle drucken“ in den Einstellungen. Auf diese Weise sehen Sie nur diese Tabelle, sauber umrahmt und ohne externe Elemente.

In Excel für das Web können Sie auch eine Auswahl oder das gesamte Blatt drucken von Datei > Drucken > DruckenWenn Sie Zellen markiert und es sich dann anders überlegt haben, ändern Sie die Optionen in „Gesamte Arbeitsmappe“, bevor Sie auf die Schaltfläche „Drucken“ klicken. In der Vorschau sehen Sie sofort, wie die Arbeit aussehen wird.

Wenn Ihre Tabelle oder Ihr Bereich sehr groß ist, beachten Sie die Einschränkungen: In Excel für das Web wird das Drucken einer Tabelle empfohlen. wenn Sie weniger als 10.000 Zellen habenBei größeren Einträgen öffnen Sie die Datei am besten in der Desktop-App und verwalten sie von dort aus.

Vorschau, Druckbereiche und Skalierung auf eine Seite

Die Vorschau ist Ihr bester Freund: Öffnen Datei > Drucken oder Strg+P verwenden um das Dokument so anzuzeigen, wie es vom Drucker empfangen wird. Wenn Sie Änderungen an Ausrichtung, Rändern oder Skalierung vornehmen, wird die Miniaturansicht aktualisiert, sodass Sie nicht im Dunkeln tappen müssen.

Wenn Sie einen Druckbereich festlegen und ihn dann ändern möchten, wählen Sie die Zellen einfach erneut aus und wiederholen Sie den Vorgang. Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegenJede neue Auswahl überschreibt die vorherige und die Vorschau bestätigt Ihre Auswahl.

Wenn Zeilen oder Spalten ausgeblendet sind, beachten Sie Folgendes: In Excel für das Web das Okkulte wird nicht gedrucktWenn Sie sie einschließen möchten, blenden Sie diese Zeilen/Spalten vor dem Drucken ein. Sie erkennen dies an fehlenden Überschriften oder doppelten Zeilen in den Beschriftungen. Markieren Sie die angrenzenden Überschriften, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Einblenden“.

Wenn Ihre Arbeitsmappe ausgeblendete Blätter enthält, werden diese erst in der Ausgabe angezeigt, wenn Sie sie wieder einblenden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Registerkarte. Wenn die Option Showbedeutet, dass es ausgeblendete Registerkarten gibt. Zeigen Sie sie an, wählen Sie die gewünschten aus und drucken Sie erneut.

Um den Inhalt auf ein einzelnes Blatt zu bringen, gibt es mehrere Taktiken: „Blatt auf eine Seite anpassen“ verkleinert den gesamten Inhalt;Alle Spalten auf eine Seite bringen" komprimiert die Breite und verteilt die Zeilen auf mehrere vertikale Seiten; "Alle Zeilen auf eine Seite bringen" bewirkt das Gegenteil. Wenn keine der Optionen Ihren Text lesbar macht, passen Sie die Skalierung mit einem manuellen Prozentsatz an.

Ein paar weitere Einstellungen, die einen Unterschied machen: die richtige Papiergröße (z. B. A4) und Ränder. Ein schmaler Rand bietet mehr Platz für Daten. Achten Sie jedoch darauf, Kopf- und Fußzeilen nicht zu nah am Rand zu platzieren. Wenn Sie auf Präzision Wert legen, verwenden Sie benutzerdefinierte Ränder.

In den Druckeinstellungen können Sie außerdem zwischen einseitigem und beidseitigem Druck wählen. Der Druckmodus lange Kante bereitet das Lesen wie bei einem Buch vor (Seiten seitwärts umblättern), während die kurze Kante Es handelt sich um einen Kalenderstil (auf dem Kopf stehend). Wählen Sie den Stil aus, der am besten zum Dokumenttyp passt.

Wenn Sie mehrere Kopien eines mehrseitigen Dokuments drucken, setzen Sie die Option auf interkaliertMit Sortierung druckt der Drucker komplette Sätze 1-2-3, 1-2-3, ohne Sortierung druckt er 1-1-1, 2-2-2, 3-3-3, was das anschließende Sortieren erschwert.

Ein wichtiges Detail in Excel für das Web: Es ist nicht möglich Seitenzahlen einfügen, anzeigen oder drucken aus dem Browser. Wenn Sie nummerierte Kopf- oder Fußzeilen benötigen, öffnen Sie die Datei in der Desktop-App, fügen Sie die Nummern im Seitenlayout hinzu und drucken Sie von dort aus.

Excel für das Web und Google Tabellen: Unterschiede und wie man gut druckt

In Excel für das Web wird empfohlen Verwenden Sie den Excel-Befehl „Drucken“ und nicht die des Browsers. Gehen Sie zu Datei > Drucken > Drucken und wählen Sie zwischen „Aktuelle Auswahl“ oder „Gesamtes Buch“. Änderungen an der Auswahl erfordern das Schließen der Vorschau, das Anpassen der Auswahl und einen erneuten Druckvorgang.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass alles passt, wählen Sie den entsprechenden Maßstab und bestätigen Sie mit der Vorschau-Miniaturansicht. Auch wenn der Inhalt passt, wenn Sie sehen, dass die Textgröße fällt zu niedrig ausMöglicherweise möchten Sie Ihren Bericht auf mehrere Seiten aufteilen und oben wiederholte Überschriften verwenden, um die Lesbarkeit zu verbessern.

In Google Tabellen ist der Pfad ähnlich: Datei > Drucken oder das Druckersymbol. Von dort aus wählen Sie Papiergröße, Ausrichtung, Ränder und Skalierung. Wenn Sie nur einen Bereich möchten, wählen Sie „Ausgewählten Bereich drucken“Wenn Sie alles auf eine Seite bringen möchten, verwenden Sie die Option „An Seite anpassen“.

Mit Tabellen können Sie auswählen, welche Blätter gedruckt werden sollen, die Formatierung und Ausrichtung anpassen und die Ergebnisse live anzeigen. Genau wie in Excel Bei sehr breiten Tischen lohnt sich die Umstellung auf die horizontale Ausrichtung. und komprimieren Sie Spalten sparsam, um einen Verlust der Lesbarkeit zu vermeiden.

Um den Vorgang mit einem professionellen Ergebnis abzuschließen, gewöhnen Sie sich an die Verwendung der Vorschau und die Standardisierung Ihrer Einstellungen: gleiche Papiergröße, einheitliche Ränder und eine Skalierung, bei der die Schriftgröße nicht beeinträchtigt wird. Kohärenz zwischen Blättern Das Lesen wird erheblich verbessert, wenn Sie ein Buch mit mehreren Registerkarten ausdrucken.

Nützliche Tastenkombinationen und Optionen: Vorschau, Schnellauswahl und Eigenschaften

Die Tastenkombination Strg+P öffnet direkt die Druckansicht mit dem Miniaturansicht rechtsDies ist der schnellste Weg, Umbrüche, Überschriften und Umbrüche zu überprüfen, ohne das Blatt zu verlassen. Wenn etwas nicht passt, gehen Sie einen Schritt zurück, korrigieren Sie es und überprüfen Sie es erneut.

Im Bereich Drucker können Sie das aktive Gerät über das Dropdown-Menü „Drucker“ ändern. Wenn Sie mehrere Drucker verwalten (z. B. Farb- und Schwarzweißdrucker), der Selektor erspart Ihnen das Hin- und Hergehen. Darüber hinaus öffnet die Schaltfläche „Eigenschaften“ druckerspezifische Treiberoptionen (Qualität, Fach, Papiertyp).

Bei Tabellen empfiehlt es sich, vor dem Drucken die gesamte Struktur auszuwählen. Klicken Sie auf die erste Zelle, halten Sie die Umschalttaste gedrückt und wählen Sie die letzte Zelle aus, um sie abzudecken. alle Spalten und Zeilen in der Tabelle ohne zu weit zu scrollen. So können Sie verhindern, dass Sie versehentlich eine Spalte ausschneiden.

Wenn das Blatt mehrere Ansichten oder Filter enthält, achten Sie darauf, was auf dem Bildschirm angezeigt wird. Excel druckt, was basierend auf der Auswahl und dem eingestellten Bereich sichtbar ist. Wenn also gefilterte oder ausgeblendete Spalten, prüfen Sie, ob Sie sie wirklich aus dem Dokument ausschließen möchten oder ob Sie sie lieber vor dem Drucken anzeigen möchten.

Qualität, Einsparungen und PDF: Letzte Tricks, die den Unterschied machen

Wenn das Dokument für die Zustellung oder Archivierung bestimmt ist, sollten Sie eine PDF-Datei erstellen. In Excel auf dem Desktop können Sie Datei > Speichern unter oder PDF Export Nachdem Sie den Druckauftrag (Ausrichtung, Ränder, Maßstab und Bereich) eingerichtet haben, erhalten Sie eine originalgetreue Datei, die sich leicht weitergeben lässt und beim Öffnen nicht beschädigt wird.

In Google Tabellen ist es noch einfacher: Datei > Herunterladen > PDF. Das Einstellungsfenster ist dem Druckfenster sehr ähnlich, sodass Sie dieselben Einstellungen wiederverwenden um beim ersten Versuch ein sauberes PDF zu erhalten.

Wenn Sie statt Papier eine Zwischendruckdatei benötigen, wählen Sie die Option In Datei drucken Klicken Sie in der Druckerliste auf „Drucken“ und geben Sie dem Drucker einen Namen. So behalten Sie genau das, was Sie an den Drucker gesendet hätten.

Um die Qualität zu verbessern, ohne die Kosten zu erhöhen, stellen Sie beim Drucken den Druckmodus auf „Entwurf“. Sie möchten nur schnelle Tests und reservieren Sie eine hohe Qualität für die endgültige Version. Die Wahl eines für Ihr Dokument geeigneten Papiers (z. B. Standardpapier für Tabellen und dickeres Papier für Präsentationen) verbessert die Haptik und Lesbarkeit erheblich.

Wenn Sie häufig drucken, sollten Sie zuverlässige, kompatible Verbrauchsmaterialien verwenden und die Farbe nur dann verwenden, wenn es einen Mehrwert bietet. Für rein numerische Berichte monochrom mit gutem Kontrast ist in der Regel ausreichend und wirtschaftlicher.

Es gibt Online-Druckdienste, bei denen Sie die PDF-Datei hochladen, den Papiertyp (Farbe oder Schwarzweiß) und die Endverarbeitung auswählen können. Diese sind praktisch, wenn Sie haben keinen Drucker zur Hand Oder Sie benötigen mittelgroße Druckauflagen in gleichbleibender Qualität; die richtige Vorbereitung Ihrer Datei (Ränder, Maßstab, Ausrichtung) gewährleistet ein einwandfreies Ergebnis.

Mit all dem haben Sie bereits die Zutaten für einen problemlosen Druck: Bereiten Sie das Blatt vor, definieren Sie den Bereich, passen Sie Ränder und Ausrichtung an, entscheiden Sie, ob Sie auf eine Seite skalieren oder auf mehrere verteilen möchten, verwenden Sie die Vorschau zur Validierung und, wenn es soweit ist, in PDF oder Datei konvertieren, um ein Original zu erhalten perfekt zum Teilen oder Drucken.

Das Drucken von Tabellenkalkulationen wird mit der Routine einfacher: Vorschau, klare Parameter und Konsistenz über alle Tabellen hinweg. Anpassen von Auswahl, Skalierung und Rändern, Sie erzielen saubere, lesbare und professionelle Ergebnisse sowohl in Excel (Desktop und Web) als auch in Google Sheets, ohne Überraschungen oder „angebissene“ Seiten.

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Holger

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