Schritt für Schritt zum Komprimieren einer Word- oder PowerPoint-Datei

Wenn man ein Dokument teilen muss und die übliche Warnung erhält, dass die Datei zu groß ist, kann das wirklich ärgerlich werden. Erfahren Sie, wie Sie eine Word- oder PowerPoint-Datei komprimieren können. Es macht den Unterschied, ob Sie Ihre Arbeit in Sekundenschnelle versenden oder mit E-Mails kämpfen (oder lernen müssen, sie zu versenden). Senden großer Dateien in Outlook), die Cloud oder die Messaging-Dienste des Unternehmens.

Darüber hinaus geht es nicht nur darum, es anbringen zu können: Verkleinern Sie die Größe Ihrer Dokumente Dadurch belegen sie auch weniger Speicherplatz auf der Festplatte, was folgende Vorteile bietet: Lagerung In der Cloud und schneller öffnen – ein wichtiger Vorteil, wenn Sie im Team arbeiten oder täglich viele Dateien bearbeiten. Glücklicherweise bieten Word und PowerPoint leistungsstarke Optionen zur Reduzierung der Dokumentgröße ohne Qualitätsverlust. externe Werkzeuge Das kann Ihnen noch mehr helfen.

Warum sind manche Word- und PowerPoint-Dateien so groß?

Bevor Sie anfangen, wie verrückt zu komprimieren, ist es ratsam zu verstehen, woher das ganze zusätzliche Gewicht kommt. Die Größe einer Word- oder PowerPoint-Datei Es hängt maßgeblich vom Inhalt ab: Lange Texte, große Bilder, Grafiken, Tabellen, Videos oder Audiodateien summieren sich und lassen die Megabyte-Anzahl in die Höhe schnellen.

In Word-Dokumenten sind die häufigsten Ursachen für eine größere Dateigröße folgende: hochauflösende eingebettete BilderInsbesondere wenn Sie sie direkt von Ihrem Handy oder Ihrer Kamera eingefügt haben, ohne sie anzupassen. In PowerPoint können neben Bildern auch die folgenden Elemente verwendet werden: eingebettete Audio- und Videoclips Sie sind die üblichen Übeltäter hinter zu schwerfälligen Präsentationen.

Weniger sichtbare Anpassungen haben ebenfalls Auswirkungen, wie zum Beispiel Schriftarteinbettung (Schriftarten, die in der Datei selbst gespeichert sind), wodurch sichergestellt wird, dass das Dokument auf jedem Computer gleich aussieht, allerdings auf Kosten einer erheblichen Vergrößerung der Dateigröße.

Ein weiterer, wenig bekannter Faktor sind die zusätzlichen Informationen, die beim Bearbeiten von Bildern in Office gespeichert werden. Wenn Sie ein Bild zuschneiden oder bearbeiten In Word oder PowerPoint kann das Programm die Originaldaten beibehalten, sodass Sie sie später wiederherstellen können, was zusätzliche Kilobytes an Speicherplatz benötigt, die Sie oft nicht brauchen.

Abschließend sei darauf hingewiesen, dass einige Bildformate (zum Beispiel PNG mit vielen Farben oder unkomprimiertes TIFF) Sie sind nicht darauf ausgelegt, Platz zu sparen.Und wenn sie ohne Optimierung in Office-Dokumenten verwendet werden, schnellt das endgültige Dateigewicht in die Höhe, selbst wenn der Inhalt gar nicht so komplex erscheint.

So finden Sie heraus, wie viel Ihr Word- oder PowerPoint-Dokument wie groß ist

Bevor Sie mit dem Ändern der Einstellungen beginnen, ist es ratsam, einen kurzen Check durchzuführen. Welche Größe hat Ihre Word- oder PowerPoint-Datei? und wie es sich nach Anwendung jeder Kompressionsmethode verändert. So können Sie feststellen, ob es sich wirklich lohnt, weitere Anpassungen vorzunehmen.

Der direkteste Weg führt über das Programm selbst. Öffnen Sie Ihr Word-Dokument oder Ihre PowerPoint-Präsentation. und wechseln Sie zum obersten Reiter, wo das Hauptmenü erscheint.

Dann klick "Archiv", befindet sich in der oberen linken Ecke. Wählen Sie innerhalb dieses Menüs den Abschnitt aus. "Information" Diese werden Sie in der linken Spalte sehen. In diesem Bereich werden verschiedene Details zur Datei angezeigt.

Im Abschnitt „Allgemeine Informationen“ des Dokuments können Sie Folgendes sehen: die genaue Dateigröße und andere EigenschaftenAngaben wie die Anzahl der Seiten oder Folien, die Wortanzahl oder das Änderungsdatum sind hilfreich. So lässt sich schnell feststellen, ob Ihre Datei zu umfangreich geworden ist und gekürzt werden muss.

Hat man sich erst einmal daran gewöhnt, diesen Abschnitt zu betrachten, wird es sehr praktisch, regelmäßig nachzusehen. wie sich das Gewicht verändert Nach jeder Anpassung, anstatt blindlings vorzugehen. Das ist viel bequemer, als zu raten, warum die E-Mail das Anhängen nicht zulässt.

Die Größe eines Word- oder PowerPoint-Dokuments kann durch Deaktivieren der Schriftarteinbettung verringert werden.

Einer der Tricks effektiver, und was viele nicht wissen, ist Verwalten Sie die in Ihren Dokumenten eingebetteten Schriftarten.. Microsoft Office Dadurch können die verwendeten Schriftarten in der Datei selbst gespeichert werden, sodass der Text auch dann gleich aussieht, wenn auf dem Empfängercomputer diese Schriftarten nicht installiert sind.

Diese Funktion ist im Hinblick auf das Design sehr nützlich, hat aber ihren Preis: Eingebettete Schriftarten können die Dateigröße erheblich erhöhen.Insbesondere bei Verwendung von fetten Schriftarten oder vielen Formatvarianten (fett, kursiv usw.). Daher lohnt es sich, diese Option zu überprüfen, wenn Ihre Datei zu groß wird.

Um diese Einstellung in Word oder PowerPoint zu ändern, öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf das Menü oben. "Archiv"Wählen Sie dann in der linken Spalte Folgendes aus "Optionen"Dadurch wird das Fenster mit den Programmeinstellungen geöffnet.

Innerhalb dieses Fensters wechseln Sie zur Kategorie "Sparen"Im Abschnitt mit einem Titel wie „Dokumentqualität beim Speichern beibehalten“ sehen Sie das Kästchen. "Schriftarten in die Datei einbetten"Wenn Sie es so schlank wie möglich gestalten möchten, ist es am einfachsten, die Option deaktiviert zu lassen, sodass keine Schriftarten in das Dokument aufgenommen werden.

Falls Sie aus irgendeinem Grund Schriftarten einbetten müssen, können Sie die Dateigröße dennoch deutlich reduzieren, indem Sie zwei Optionen aktivieren: „Fügen Sie nur die im Dokument verwendeten Zeichen ein (empfohlen, um die Dateigröße zu reduzieren)“ y "Keine gängigen Systemschriftarten einbetten"Auf diese Weise werden nur die tatsächlich verwendeten Zeichen gespeichert, wodurch Standard-Schriftarten vermieden werden, die fast alle Computer bereits enthalten.

Mit dieser Anpassung werden Sie oft erreichen sehr deutliche GrößenreduzierungenDies gilt insbesondere für Präsentationen mit aufwendigem Design oder Dokumente mit ungewöhnlichen Schriftarten. Wenn Sie das Einbetten jedoch vollständig deaktivieren, kann sich die Darstellung des Textes auf Computern ohne diese Schriftart geringfügig ändern.

Komprimieren Sie Bilder in Word und PowerPoint, um die Dateigröße zu reduzieren.

In den meisten Dokumenten besteht das größte Verbesserungspotenzial bei den Bildern. Hochauflösende Fotos benötigen viel Speicherplatz. Und für einen Bürobericht oder eine Präsentation im Unterricht benötigen Sie sie nur selten in maximaler Qualität.

Word und PowerPoint verfügen über integrierte Funktionen zum Komprimieren aller Bilder in einem Dokument, ohne dass dies einzeln erfolgen muss. Eine schnelle Methode ist die Verwendung der Tastenkombination „Speichern unter“. Drücken Sie bei geöffneter Datei die Taste F12. um das erweiterte Speicherfenster direkt zu öffnen.

In diesem Fenster, direkt neben der Schaltfläche „Speichern“, sehen Sie eine Schaltfläche mit dem Namen "Werkzeuge"Klicken Sie dort und wählen Sie die Option aus. "Bilder komprimieren"Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Einstellungen, die alle Bilder in der Datei betreffen.

In den Komprimierungsoptionen finden Sie verschiedene voreingestellte Auflösungen. Für Dokumente, die Sie per E-Mail versenden oder online teilen möchten, ist die Auswahl der passenden Auflösung in der Regel völlig ausreichend. „E-Mail (96 dpi): Minimiert die Größe von Dokumenten zum Teilen“Diese Einstellung verringert die Auflösung aller Bilder, sodass sie minimalen Speicherplatz benötigen, während gleichzeitig eine akzeptable Bildschirmqualität erhalten bleibt.

Nachdem Sie die E-Mail-Option oder eine passende Auflösung ausgewählt haben, bestätigen Sie die Auswahl und kehren Sie zum Hauptfenster zum Speichern zurück. Jetzt müssen Sie nur noch Wählen Sie das .docx-Format in Word oder das .pptx-Format in PowerPoint. und klicken Sie auf „Speichern“. Es wird empfohlen, die Datei unter einem anderen Namen zu speichern, um die Originaldatei und die komprimierte Datei vergleichen zu können.

Zusätzlich zu diesem globalen Tool können Sie auch die erweiterten Bildoptionen in Office überprüfen. Datei > Optionen > ErweitertIm Abschnitt „Bildgröße und -qualität“ können Sie das Kontrollkästchen aktivieren. "Bearbeitungsdaten verwerfen" sodass das Programm die Informationen entfernt, die notwendig sind, um die Bilder nach der Bearbeitung in ihren Originalzustand zurückzuversetzen.

Stellen Sie in demselben Block sicher, dass "Bilder in der Datei nicht komprimieren" Die Option ist deaktiviert, da sonst die automatische Komprimierung ausgeschaltet wird. Direkt darunter, unter „Standardauflösung“, können Sie einen Wert auswählen. 150 dpi oder niedriger, mehr als ausreichend für die meisten Dokumente, die nur auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Schritt für Schritt zur Verkleinerung eines Word-Dokuments

Wenn Sie sich auf Word konzentrieren möchten, können Sie mehrere Einstellungen kombinieren, um Machen Sie Ihre Dokumente viel leichter ohne dabei wichtige Inhalte zu vernachlässigen. Idealerweise sollte man einer logischen Reihenfolge folgen, um nichts zu vergessen.

Beginnen Sie damit, die Bilder im Dokument anzusehen. Vermeiden Sie es, riesige Fotos direkt einzufügen. von Ihrem Mobiltelefon oder Ihrer Kamera; verkleinern Sie sie stattdessen vorher oder lassen Sie Word sie nach den oben genannten Schritten komprimieren (F12 > Tools > Compress Images).

Geben Sie dann Datei > Optionen > Erweitert Im Abschnitt „Bildgröße und -qualität“ wählen Sie „Bearbeitungsdaten verwerfen“ und legen eine Standardauflösung von 150 dpi oder weniger fest. Dadurch wird sichergestellt, dass Word keine unnötigen Bildinformationen „nur für den Fall“ speichert.

Dann geh zu Datei> Optionen> Speichern Überprüfen Sie außerdem die Einstellungen für die Schriftarteinbettung. Deaktivieren Sie „Schriftarten in Datei einbetten“, wenn Sie keine hundertprozentige Konsistenz der Schriftartenverwendung auf allen Geräten gewährleisten müssen. Falls dies erforderlich ist, aktivieren Sie zumindest die entsprechenden Optionen. Fügen Sie nur die verwendeten Zeichen ein und betten Sie keine gängigen Schriftarten ein..

Es ist außerdem ratsam, die übermäßige Verwendung schwerer Gegenstände wie z. B. zu vermeiden. sehr komplexe Grafiken oder Grafiken, die aus anderen Programmen eingefügt wurden in unkomprimierten Formaten. Verwenden Sie nach Möglichkeit die in Word integrierten Grafiken oder Bilder, die bereits optimiert sind, um die Dateigröße zu reduzieren.

Wenn Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, speichern Sie die Datei als .docx (falls sie noch im .doc-Format vorliegt, dem alten Format) und überprüfen Sie den Abschnitt „Dokumentinformationen“. Die Dateigröße wurde reduziert.In vielen Fällen ist die Änderung radikal, insbesondere wenn das Originaldokument jahrelang ohne Optimierung bearbeitet worden war.

Wie man eine PowerPoint-Präsentation unter Windows komprimiert

In PowerPoint-Präsentationen können Sie neben den integrierten Werkzeugen des Programms auch Folgendes verwenden: Windows-Dateikomprimierung Um die Größe der zu sendenden Datei zu reduzieren. Dadurch wird zwar nicht das interne Gewicht der Präsentation verringert, aber sie wird in eine besser handhabbare Datei verpackt.

Öffnen Sie dazu die Datei-Explorer (oder Windows Explorer)Sie können darauf über das Startmenü oder über die folgende Methode zugreifen: Tastaturkürzelabhängig von Ihrer Windows-Version (z. B. unter Windows 8 und späteren Versionen mit der Windows-Taste).

Sobald Sie den Browser geöffnet haben, gehen Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Präsentation gespeichert haben, die Sie teilen möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die .ppt- oder .pptx-Datei. um das Kontextmenü mit den verschiedenen Optionen zu öffnen.

Bewegen Sie innerhalb dieses Menüs den Mauszeiger über die Option "Senden an" und wählen Sie im sich öffnenden Untermenü aus «Komprimierter Ordner (zip)»Windows erstellt eine neue .zip-Datei im selben Verzeichnis mit demselben Namen wie Ihre Präsentation, jedoch komprimiert.

Diese komprimierte Datei ist in der Regel viel kleiner als die Originalpräsentation und Es eignet sich perfekt zum Versenden per Post. oder, falls es groß bleibt, teile es in TeileDer Empfänger muss lediglich die ZIP-Datei doppelklicken und entpacken, um die Präsentation exakt so wiederherzustellen, wie sie war.

Verkleinern Sie die Größe von Video- und Audiodateien in PowerPoint.

Ein weiterer wichtiger Aspekt von PowerPoint sind Multimedia-Inhalte. Eingebettete Videos und Audiodateien Sie können eine Präsentation erstellen, die auf den ersten Blick einfach erscheint, aber Dutzende oder sogar Hunderte von Megabyte groß ist.

PowerPoint beinhaltet eine spezielle Funktion für Die Multimediadateien innerhalb der Präsentation komprimierenAuch wenn der genaue Pfad je nach Version leicht variieren kann, finden Sie ihn normalerweise in den Medienoptionen oder im Datei-Tools.

Durch die Aktivierung der Medienkomprimierung kodiert das Programm Videos und Audio in ein effizienteres Format neu und reduziert deren Bitrate, was in der Regel bedeutet eine sehr deutliche Verringerung der Gesamtdateigröße ohne dass dies bei einer normalen Präsentation allzu deutlich in der Qualität auffällt.

Zusätzlich zur Verwendung dieses Tools ist es ratsam, von Anfang an einzufügen. Videos bereits optimiert (zum Beispiel in kürzerer Dauer und mit einer vernünftigen Auflösung wie 720p), anstatt riesige 4K-Dateien zu verwenden, die auf einem einfachen Projektor oder einer kleinen Leinwand keinen Mehrwert bieten.

Falls Ihre Präsentation immer noch zu umfangreich ist, können Sie auch Links zu bestimmten Online-Videos einbinden (zum Beispiel von Diensten wie …). Streaming) anstatt sie einzubetten. Auf diese Weise Die PowerPoint-Datei wird viel kleiner sein.Sie benötigen jedoch während der Präsentation eine Internetverbindung.

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Holger

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