So integrieren Sie Excel-Daten in Power BI: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Excel und Power BI sind für Millionen von Fachleuten und Unternehmen die Grundpfeiler der Datenanalyse und -verwaltung.. Obwohl jeder mit seinem eigenen Licht leuchtet, Durch ihre effektive Integration werden das analytische Potenzial und die Zusammenarbeit auf die nächste Ebene gebracht. Wenn Sie sich schon einmal gefragt haben, wie Sie das Beste aus beiden Welten nutzen können – sowohl für die Erkundung als auch für die gemeinsame Nutzung aktueller Daten –, finden Sie hier alles, was Sie brauchen, um dies auf die effizienteste und sicherste Weise zu erreichen.

Die Verbindung zwischen Excel und Power BI hat sich als eine der leistungsstärksten Integrationen im Microsoft-Ökosystem etabliert und ihre Implementierung ist viel einfacher und flexibler als es scheint.. Ganz gleich, ob Sie Berichte mit einem Klick aktualisieren, Analyseebenen in Excel zu Power BI-Berichten hinzufügen oder Ihre Excel-Datenmodelle in eine visuell ansprechendere und kollaborativere Umgebung migrieren möchten: Es gibt Optionen für jedes Szenario und jeden Bedarf.

Warum Excel und Power BI integrieren?

El Der Reiz von Excel liegt in seiner Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit um Daten nahezu augenblicklich zu organisieren, zu analysieren und Berechnungen durchzuführen. Wenn Unternehmen jedoch wachsen und ihre Daten komplexer werden, Power BI wird zum perfekten Verbündeten, um diese kritischen Daten zu zentralisieren, zu modellieren und zu sichern.

Durch die Verbindung beider Umgebungen können Sie mit denselben Informationen arbeiten und so Sicherheit, Governance und stets zuverlässige Daten gewährleisten.. Auf diese Weise können Sie fundiertere Entscheidungen treffen und eine Datenkultur in ihrer Firma

Wichtigste Integrationsszenarien

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Integrieren und nutzen Sie Daten zwischen Excel und Power BI, jeweils angepasst an unterschiedliche Arbeitsabläufe und Bedürfnisse:

• Verbinden von Excel mit semantischen Power BI-Modellen: ermöglicht Ihnen die Analyse aller in Power BI zentralisierten Daten aus Excel, ohne Informationen zu duplizieren oder zu exportieren.
• Importieren von Excel-Arbeitsmappen in Power BI Desktop– Ideal, wenn Sie Ihre Excel-Abfragen, -Tabellen und -Modelle in die Power BI-Umgebung bringen und die erweiterten Visualisierungsfunktionen nutzen möchten.
• Erstellen von Excel-Arbeitsmappen mit aktualisierbaren Power BI-Daten: Exportieren Sie Daten aus Power BI nach Excel, während Sie eine Verbindung aufrechterhalten, die es Ihnen ermöglicht, Daten direkt aus der Arbeitsmappe zu aktualisieren.

Verbinden Sie Excel mit semantischen Power BI-Modellen

Dank der Verknüpfung beider Dienste ist es möglich, Greifen Sie in Echtzeit direkt aus Ihrer Excel-Tabelle auf in Power BI gehostete semantische Modelle zu. Dadurch sind die in Excel durchgeführten Analysen immer auf dem neuesten Stand und unterliegen denselben Datensicherheits- und Qualitätsrichtlinien wie Power BI. Erfahren Sie, wie Sie bedingte Formeln in Excel erstellen um Ihre Analyse weiter zu verbessern.

Hauptvorteile

• Zentralisierung des Datenzugriffs: Stellen Sie sicher, dass Sie immer mit der neuesten Version arbeiten und vermeiden Sie Inkonsistenzen oder veraltete Daten.
• Governance und Informationsschutz: Vertraulichkeitsbezeichnungen und Zertifizierungen werden mit dem semantischen Modell von Power BI nach Excel übertragen.
• Flexibilität bei der Analyse: Verwenden Sie Pivot-Tabellen, Excel-Diagramme und erweiterte Formeln und nutzen Sie die Leistungsfähigkeit des Power BI-Datenmodells.

Voraussetzungen zum Aktivieren der Verbindung

Um diese Integration zu erreichen, ist es wichtig, dass Der Administrator Ihrer Organisation hat einige wichtige Optionen aktiviert:

• Ermöglichen Sie Benutzern die Arbeit mit semantischen Power BI-Modellen in Excel über eine dynamische Verbindung.
• Aktivieren Sie für lokale Datensätze die Option zum Zulassen von XMLA-Endpunkten und zur Analyse in Excel.
• Verfügen Sie über die entsprechenden Berechtigungen für das Power BI-Semantikmodell (Berechtigung Zusammenstellung oder die Rolle von Kolaborator).
• Besitzen Sie eine Fabric-Lizenz (Free, Pro oder Premium pro Benutzer). Benutzer der kostenlosen Lizenz können nur mit Datensätzen in persönlichen Arbeitsbereichen oder mit Premiumfunktionen arbeiten.
• Verwenden Sie die aktuellste Version von Excel Desktop oder Excel für das Web.

Wie erkennt man semantische Power BI-Modelle in Excel und stellt eine Verbindung zu ihnen her?

Sobald Sie die Berechtigungen und die entsprechende Excel-Version haben, können Sie Stellen Sie eine direkte Verbindung zu semantischen Power BI-Modellen aus Excel her:Automatisieren Sie Aufgaben in Excel und Power BI.

• Wechseln Sie in Excel Desktop oder Excel für das Web zu Registerkarte einfügen und wählen Sie Pivot-Tabelle > Aus Power BI.
• Eine andere Möglichkeit ist, zum zu gehen Registerkarte „Daten“ und wähle Daten abrufen > Power Platform > Aus Power BI.

Dadurch wird auf der rechten Seite ein Bereich geöffnet, in dem alle semantischen Power BI-Modelle angezeigt werden, auf die Sie Zugriff haben. Jedes Modell zeigt Details wie Name, Eigentümer, Arbeitsbereich, Aktualisierungsdatum und verfügbare Tabellen an.

Sie Fügen Sie eine mit dem Modell verbundene Pivot-Tabelle ein oder in der Desktop-Version sogar Einfügen herkömmlicher Tabellen verbunden, um mit Daten im Excel-Tabellenformat zu arbeiten. Und das alles, ohne die Daten sofort herunterzuladen, sondern indem sie auf dem neuesten Stand gehalten und mit der Power BI-Cloud verbunden werden.

Einschränkungen und zu berücksichtigende Überlegungen

• Die im Bereich angezeigten semantischen Modelle sind normalerweise die am häufigsten verwendeten, Sie können jedoch mithilfe des Suchfelds nach anderen Modellen suchen.
• Die Option zum Einfügen einer normalen Tabelle ist nur in der Excel-Desktopversion verfügbar.
• Es kann zu Verzögerungen von bis zu 24 Stunden kommen, bevor neu erstellte oder geänderte semantische Modelle im Excel-Dashboard angezeigt werden.
• Aufgrund unterschiedlicher Abfrage-Engines kann die Leistung zwischen Excel- und Power BI-Visuals variieren.
• Einige spezielle Funktionen, wie etwa das Power BI-Datasets-Add-In, sind in Excel Web in bestimmten spezialisierten Clouds nicht verfügbar.

Importieren von Excel-Arbeitsmappen in Power BI Desktop

Wenn Sie den Sprung wagen wollen und Bringen Sie Ihre Excel-Modelle und -Analysen in Power BI Desktop Um die visuelle Leistung und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit voll auszunutzen, ist der Prozess unkompliziert und weitgehend automatisiert.

Schritte zum Importieren einer Excel-Arbeitsmappe

1. Öffnen Sie Power BI Desktop und wählen Sie Datei > Importieren > Power Query, Power Pivot, Power View.
2. Wählen Sie die Excel-Datei aus, die Sie importieren möchten. Power BI analysiert die Arbeitsmappe und extrahiert ihre Abfragen, Modelle und unterstützenden Objekte.
3. Klicken Sie im Dialogfeld auf Einloggen. Die Arbeitsmappe wird in eine Power BI Desktop-PBIX-Datei konvertiert, getrennt von der ursprünglichen Excel-Datei.
4. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird eine Zusammenfassung angezeigt, in der die importierten Elemente und diejenigen angezeigt werden, die nicht importiert werden konnten.
5. Sie können jetzt direkt in Power BI Desktop arbeiten, bearbeiten, Visualisierungen erstellen und Ihren Bericht verbessern.

Welche Excel-Arbeitsmappenelemente können importiert werden?

Bekannte Einschränkungen

• Verbindungen mit tabellarischen Analysis Services-Modellen werden nicht automatisch importiert. Sie müssen sie manuell neu erstellen.
• Hierarchien Datenmodell werden nicht unterstützt und ignoriert.
• Binäre Datenspalten (wie etwa Bilder) werden aus dem importierten Ergebnis entfernt.
• Einige benannte Bereiche, die aus der Tabelle oder Excel.CurrentWorkbook() erstellt wurden werden nicht unterstützt und als externe Verbindung importiert.
• Verbindungen für SSRS sind derzeit in Power BI Desktop nicht verfügbar.

Erstellen Sie Excel-Arbeitsmappen mit aktualisierbaren Power BI-Daten

Angenommen, Sie haben einen Bericht in Power BI und möchten die Daten in Excel analysieren, ohne jedoch die Verbindung zu verlieren oder das Risiko einzugehen, veraltete Informationen zu verwenden. Microsoft bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Sie können Power BI-Daten direkt aus Excel exportieren oder analysieren, wobei die Verknüpfung erhalten bleibt und Sie die Daten jederzeit aktualisieren können..

Verfügbare Optionen

• In Excel analysieren: Vom Power BI-Dienst selbst aus können Sie eine Excel-Arbeitsmappe generieren, die mit einem bestimmten semantischen Modell oder Bericht verknüpft ist. Auf diese Weise verfügen Sie über alle Felder, Maße und Tabellen aus dem Power BI-Modell, um mit Pivot-Tabellen, Diagrammen und anderen Excel-Tools zu arbeiten, ohne Daten zu duplizieren.
• Datenexport mit dynamischer Verbindung: In jedem Power BI-Bericht können Sie die Informationen aus einer Visualisierung nach Excel exportieren, indem Sie das Format auswählen .xlsx mit dynamischer Verbindung. Auf diese Weise können Sie über eine Excel-Tabelle verfügen, die bei Änderungen am Bericht automatisch aktualisiert wird, wobei die Sicherheits- und Zugriffsrichtlinien eingehalten werden.
• Verwenden des Excel-Add-Ins für Power BI– Dieses Add-In erleichtert das Einfügen von Pivot-Tabellen oder verbundenen Tabellen direkt in Excel durch die Suche und Auswahl benutzerzugänglicher semantischer Power BI-Modelle.

Schritt für Schritt: In Excel analysieren

1. Bei Power BI-Web, öffnen Sie den Bericht, wählen Sie die Option Exportieren > In Excel analysieren oder suchen Sie im Berichts-/Vorlagenmenü nach der Option.
2. Es wird eine Excel-Arbeitsmappe mit demselben Namen wie der Bericht heruntergeladen. Sie können es in Excel Online oder auf Ihrem Desktop öffnen.
3. Wenn Sie die Arbeitsmappe öffnen, bestätigen Sie Ihre Power BI-Abfrage und aktivieren Sie die Bearbeitung und den Inhalt, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
4. Sie sehen alle Tabellen und Maßnahmen in Ihrem Power BI-Modell in der Liste „Felder“ und können damit Pivot-Tabellen und andere Analysen in Excel erstellen.

In ähnlicher Weise wird beim Exportieren eines Visuals mit dynamische Verbindung, verfügen Sie über eine Excel-Tabelle, die Sie beliebig oft aktualisieren können, sofern Sie über Berechtigungen für das Power BI-Modell verfügen.

Power BI-Add-In für Excel: Hauptfunktionen

• Listen Sie alle semantischen Power BI-Modelle auf, für die Sie die Berechtigung zum Erstellen oder Bearbeiten haben.
• Ermöglicht Ihnen das Suchen, Anzeigen von Metadaten und Öffnen von Modellen oder Berichten in Power BI mit einem einzigen Klick.
• Fügen Sie Pivot-Tabellen oder verbundene Tabellen ein, die unter Beachtung der Sicherheitseinstellungen direkt aus Excel aktualisiert werden können.
• Halten Sie Vertraulichkeitsetiketten und Informationsschutz aufrecht.

Datenaktualisierungen in Excel erfolgen sofort, als würden Sie in Power BI arbeiten.. All dies geschieht in einer vertrauten und anpassbaren Umgebung wie Excel, sodass es für Benutzer, die dieses Programm bevorzugen, leicht zu übernehmen ist.

Spezifische Einschränkungen und Sicherheitsaspekte

• Sicherheit auf Zeilenebene (RLS) und Sicherheit auf Objektebene (OLS) Es wird immer automatisch angewendet.
• Wenn Ihr Modell Verbindungsmodi wie Direct Lake oder DirectQuery verwendet, bleibt die Hierarchie in Excel-Pivottabellen nicht erhalten.
• Es ist nicht möglich, die regionalen Einstellungen der Verbindung nach dem Erstellen der Arbeitsmappe zu ändern.
• Für die abgefragten Daten gilt eine Größenbeschränkung von 2 GB. Bei größeren Mengen wird die Verwendung des XMLA-Endpunkts empfohlen.
• Benutzer außerhalb der Domäne der Organisation können Power BI-Daten weder analysieren noch in Excel laden.
• Funktioniert nicht mit semantischen Modellen, die direkt mit Azure Analysis Services oder SQL Server Analysis Services verbunden sind.
• En Mac, Sie können Excel Online nur zum Arbeiten mit semantischen Power BI-Modellen verwenden.
• Beim Export nach Excel können sich die Reihenfolge und die Spaltennamen der Visualisierung ändern.
• Abhängig von der Konfiguration des Mandantenadministrators können für einige Szenarien Schreibberechtigungen erforderlich sein.
• Wenn beim Exportieren Probleme auftreten, deaktivieren Sie die Option „Elemente ohne Daten anzeigen“ im Power BI-Visual, bevor Sie es erneut versuchen.

Praktische Empfehlungen und optimale Anwendung

Um das Beste aus dem Integration zwischen Excel und Power BI:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Power BI-Datenmodell gut organisiert und dokumentiert ist, sodass es sich problemlos aus Excel analysieren lässt.
• Verwenden Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, um Informationen zu schützen und die Vorschriften von Power BI und Excel einzuhalten. Automatisieren Sie Aufgaben in Excel und Power BI.
• Zentralisieren Sie die Verwaltung von Genehmigungen und Lizenzen, um Probleme beim Zugriff auf oder bei der Aktualisierung von Daten zu vermeiden.
• Schulen Sie die Benutzer in den verschiedenen Verbindungs- und Exportoptionen und passen Sie die Methode an jeden Anwendungsfall an.
• Wenn Sie mit externen Benutzern zusammenarbeiten müssen, sollten Sie Berichte direkt aus Power BI freigeben oder bestimmte Arbeitsbereiche mit kontrollierten Berechtigungen verwenden.

Die Bandbreite der Möglichkeiten für Daten zwischen Excel und Power BI integrieren Es wird immer umfassender und einfacher umzusetzen. Unabhängig davon, ob Sie Excel-Muttersprachler sind oder die gesamte Dateninfrastruktur eines Unternehmens verwalten, können Sie diese Integration nutzen, um das Beste aus beiden Welten zu kombinieren: die visuelle Leistung, Zusammenarbeit und Sicherheit von Power BI mit der Flexibilität und Vertrautheit von Excel. Die Einführung dieser Workflows gewährleistet eine umfassendere, sicherere und effizientere Datenanalyse und trägt dazu bei, die Art und Weise zu verändern, wie Unternehmen mit ihren Daten arbeiten.

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Holger

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