So importieren Sie Kontakte einfach aus Excel und CSV in Outlook

Die Verwaltung unserer E-Mail-Kontakte kann eine komplizierte Aufgabe sein., insbesondere wenn wir von einem System migrieren oder einfach von der Verwendung einer Excel-Tabelle zur Verwaltung aller Dinge mit Microsoft OutlookGlücklicherweise bietet Outlook integrierte Tools zum Importieren Ihrer Listen, sodass Sie keine wichtigen Daten verlieren. Sie müssen jedoch mit dem Vorgang vertraut sein, um Fehler oder unnötige Duplikate zu vermeiden.

Wenn Sie in Excel ein Kontaktblatt mit Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und mehr erstellt oder eine Datenbank aus einer anderen Anwendung exportiert haben, kann Ihnen das Wissen, wie Sie diese Datei in Outlook importieren, viel Arbeit und Ärger ersparen. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie es geht. den gesamten Prozess im Detail, erweiterte Optionen und häufige Probleme So können Sie es wie ein echter Profi tun, ob auf der Desktop- oder Webversion oder sogar aus verschiedenen Dateitypen.

Bereiten Sie Ihre Kontaktdatei in Excel für den Import vor

Bevor Sie etwas in Outlook importieren, ist das Dateiformat NotenschlüsselOutlook erkennt Excel-XLSX-Dateien nicht direkt, wenn sie mehrere Blätter oder erweiterte Layouts haben. Daher ist der erste Schritt Speichern Sie die Tabelle als CSV-Datei (durch Kommas getrennte Werte)., das universelle Format, das Outlook zum Importieren von Kontakten akzeptiert.

• Öffnen Sie die Excel-Datei und gehen Sie zu dem Blatt, das alle Kontakte enthält.
• Klicken Sie auf Archivieren > Speichern als.
• Wählen Sie den Speicherort aus und wählen Sie CSV (durch Kommas getrennt) als Dateityp.
• Ignorieren Sie die Warnungen zum Verlust von Funktionen, da diese nur erweiterte Elemente betreffen, die in Kontaktlisten nicht verwendet werden. Drücken Sie Akzeptieren und durch Speichern bestätigen.
• Schließen Sie die CSV-Datei nach dem Speichern.

Dieser Vorgang stellt sicher, dass Ihre Daten für den Import bereit sind. Vermeiden Sie Änderungen an der CSV-Datei aus Excel nach der Erstellung, da dies das Format verändern und beim Importieren zu Fehlern führen könnte.

Sie können auch an der Dateikodierung arbeiten, wenn Sie Sonderzeichen oder Namen in anderen Sprachen haben. Es wird empfohlen, die CSV-Datei in UTF-8 zu kodieren, um Akzente, Tilden und andere Zeichen beizubehalten. Symbole, insbesondere wenn sie aus ausländischen Namen stammen. Sie können sie beim Speichern problemlos aus Excel konvertieren, indem Sie „CSV UTF-8“ wählen, wenn Ihre Version dies zulässt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Importieren von Kontakten aus Excel in Outlook auf dem Desktop

Sobald wir unsere CSV-Datei fertig haben, können wir fortfahren, sie in Microsoft Outlook zu importieren, das in WindowsDer Vorgang ist ganz intuitiv dank der Import- und Export-Assistent vom Programm selbst, aber es gibt einige wichtige Punkte zu beachten:

1. Öffnen Sie Outlook und rufen Sie das Menü auf Archivieren > Öffnen und exportieren > Importar oder Exportar.
2. Wählen Sie im Assistenten Import aus einem anderen Programm oder einer anderen Datei und drücke Nächste Seite.
3. Wählen Kommagetrennte Werte als zu importierendes Dateiformat.
4. Presse Bewerten um Ihre zuvor erstellte CSV-Datei zu durchsuchen und auszuwählen.
5. Wählen Sie eine der Optionen, wenn Sie Duplikate finden: Sie können Duplikate ersetzen, zulassen oder vorhandene nicht importieren.
6. Wählen Sie den Zielordner aus. Normalerweise ist dies KontakteWenn Sie mehrere Konten in Outlook haben, stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Konto auswählen.
7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Ihre CSV-Datei und klicken Sie vor dem Abschluss auf Benutzerdefinierte Felder zuweisenHier können Sie die Zuordnung der Spalten Ihrer Datei zu den Standardfeldern von Outlook (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefonnummer usw.) anpassen. Sollten Felder nicht automatisch zugeordnet werden, ziehen Sie sie manuell, damit die Informationen nicht verloren gehen.
8. Klicken Sie auf zum Abschluss bringen und warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist.

Die Vorgehensweise kann je nach Outlook-Version (2013, 2016, 2019, Office 365 usw.) leicht variieren, ist aber in allen Versionen sehr ähnlich. Überprüfen Sie nach Abschluss des Imports Ihr Adressbuch, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.

Kontakte aus Excel in Outlook Online importieren (Outlook.com und Microsoft 365)

Für diejenigen, die die Webversion von Outlook über Microsoft 365 oder Outlook.com ist der Import von Kontakten ebenfalls sehr einfach. Hier ist der Prozess noch einfacher:

• Melden Sie sich über Ihren Browser bei Ihrem Outlook Online-Konto an.
• Klicken Sie auf das Symbol Menschen oder suchen Sie im Abschnitt Kontakte in der Seitenleiste.
• Finden Sie die Schaltfläche Kontakte verwalten und wähle Kontakte importieren.
• Wählen Sie im neuen Fenster aus Bewerten um auf Ihrem Computer nach der CSV-Datei zu suchen und sie hochzuladen.
• Presse Matter und warten Sie auf die Erfolgsbestätigung.

Es empfiehlt sich, die Vorschläge der Website zur CSV-Formatierung zu überprüfen. Wenn Ihre Datei aus einer anderen Quelle stammt, müssen Sie sie möglicherweise anpassen oder die Feldzuordnungsfunktion verwenden, um die Informationen korrekt abzugleichen. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass der „Name“ in der CSV-Datei mit dem Feld „Vorname“ in Outlook übereinstimmt. Lesen Sie auch unseren Artikel über So stellen Sie gelöschte E-Mails in Outlook wieder her um Ihr Tray-Management zu verbessern.

Was mache ich, wenn ich Kontakte auf älteren Versionen oder anderen Plattformen habe?

Bei der Verwendung einer älteren Version von Outlook (z. B. Classic vor dem neuen Outlook) sind die Schritte zum Exportieren und Importieren in der Regel ähnlich, es ist jedoch wichtig zu wissen, wo sich Ihre Kontakte befinden. Die Classic-Version bietet ein Menü Archivieren die Option Öffnen und exportieren > Importieren oder Exportieren, von wo aus Sie Folgendes tun können:

• Exportieren Sie das gesamte Adressbuch in eine CSV-Datei.
• Importieren Sie es erneut in ein neues Konto, eine neue Version oder das neue Outlook.

Diese Methode ist auch gültig für Kontakte zwischen verschiedenen Plattformen migrieren; exportieren Sie sie zunächst aus Ihrem ursprünglichen Programm in CSV und befolgen Sie dann die beschriebenen Schritte, um sie in Outlook zu importieren.

Sie können sich auch unser Tutorial zum Verwalten oder Wiederherstellen Ihrer E-Mails und Kontakte auf älteren Versionen oder anderen Plattformen ansehen.

Outlook-Kontakte nach Excel exportieren: der umgekehrte Vorgang

Outlook ermöglicht Ihnen nicht nur den Import von Kontakten aus Tabellenkalkulationen, sondern erleichtert auch Exportieren Sie Ihr Adressbuch in eine Excel-Datei um Daten zu sichern oder auf einen anderen E-Mail-Client zu migrieren. Der Vorgang ist:

1. Öffnen Sie Outlook und navigieren Sie zu Archivieren > Hinzufügen und exportieren > Exportieren/Importieren.
2. wählen In eine Datei exportieren.
3. Wählen Kommagetrennte Werte als Exportformat.
4. Wählen Sie den Ordner Kontakte.
5. Definieren Sie den Speicherort und bestätigen Sie die Generierung der CSV-Datei.

Das Ergebnis ist eine Datei, die Sie in Excel öffnen und Ihre Kontakte bearbeiten oder sichern können. Sie können Kontakte auch manuell aus der Outlook-Kontaktansicht kopieren und in eine Tabelle einfügen, wenn Sie schnelle Bearbeitungen bevorzugen.

So beheben Sie häufige Probleme beim Importieren von Kontakten in Outlook

Obwohl der Vorgang normalerweise unkompliziert ist, können einige Probleme auftreten. Hier sind einige Tipps:

• Falsch zugewiesene FelderWenn die Daten gemischt erscheinen, wiederholen Sie den Vorgang und passen Sie unter „Benutzerdefinierte Felder zuweisen“ jede Spalte manuell an die Standardfelder des Programms an.
• Doppelte KontakteOutlook ermöglicht Ihnen die Auswahl des Umgangs mit Duplikaten: Ersetzen, Zulassen oder Nichtimportieren. Es empfiehlt sich, die Einträge anschließend zu überprüfen und doppelte Einträge zu bereinigen.
• CodierungsfehlerWenn seltsame Zeichen erscheinen, liegt die CSV-Datei wahrscheinlich nicht im UTF-8-Format vor. Öffnen Sie die Datei in Excel oder einem Texteditor und speichern Sie sie erneut. Wählen Sie dabei die entsprechende Kodierung aus. Sie können sich auch unser Tutorial ansehen.
• Große Größen: Teilen Sie bei langen Listen die CSV-Datei in mehrere Teile auf und importieren Sie diese separat, um Fehler zu vermeiden.
• Kompatibilität zwischen VersionenBeachten Sie, dass die erweiterten Funktionen je nach Outlook-Version variieren können. Bei spezifischen Fragen konsultieren Sie die offizielle Hilfe.

Weitere Möglichkeiten zum Verschieben oder Importieren von Kontaktlisten nach Outlook

Neben der CSV-Methode unterstützt Outlook weitere Formate zum Importieren von Kontakten, beispielsweise:

• vCard-Dateien (VCF): Wird zum Übertragen von Kontakten von Mobiltelefonen verwendet iPhone o AndroidSie können eine nach der anderen importieren oder mehrere vCards vor dem Import in CSV konvertieren.

Unabhängig von der Methode ist es wichtig, die unterstützten Felder und Formate zu verstehen, um einen erfolgreichen Import sicherzustellen.

Empfehlungen und bewährte Methoden zum Verwalten Ihrer Kontakte in Outlook

Effizientes Kontaktmanagement in Outlook macht den Unterschied in Ihrer persönlichen oder beruflichen Organisation. Einige hilfreiche Tipps:

• Machen Sie regelmäßig Backups Exportieren Sie in CSV oder PST, um Verluste zu vermeiden.
• Überprüfen und Entfernen von Duplikaten regelmäßig, um die Basis sauber und ordentlich zu halten.
• Verwenden des Feldzuordnungsassistenten beim Importieren, um sicherzustellen, dass alle Informationen richtig zugeordnet werden.
• Für erweiterte Anforderungen, erwägen Sie die Automatisierung von Prozessen mit Powershell oder andere professionelle Tools, insbesondere im Geschäftsumfeld.

Die Integrations- und Synchronisierungsfunktionen von Microsoft 365 erleichtern Ihre tägliche Arbeit und helfen Ihnen, Ihre Kontakte aktuell und organisiert zu halten. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie Ihre Kontakte besser verwalten können, lesen Sie unseren Leitfaden zur Kontaktverwaltung.

Die Beherrschung der Import- und Exportvorgänge in Outlook aus Excel-, CSV-, vCard- oder PST-Dateien spart Zeit und verhindert Ärger bei Migrationen oder der täglichen Verwaltung. So wird sichergestellt, dass alle Informationen unabhängig von ihrer Quelle immer griffbereit und gut organisiert sind.

Verwandte Artikel:

Wie kann ich meine Kontakte zu Instagram hinzufügen?

Holger

Leidenschaftlicher Autor über die Welt der Bytes und der Technologie im Allgemeinen. Ich liebe es, mein Wissen durch Schreiben zu teilen, und genau das werde ich in diesem Blog tun und Ihnen die interessantesten Dinge über Gadgets, Software, Hardware, technologische Trends und mehr zeigen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, sich auf einfache und unterhaltsame Weise in der digitalen Welt zurechtzufinden.