So finden Sie Dateien mit Copilot unter Windows: vollständige Anleitung und Tipps

Mit Copilot und dem Microsoft 365- Ökosystem ist das schnelle Auffinden von Dateien in Windows kein Problem mehr . Ob über die integrierte Windows-Funktion Copilot, die Microsoft 365 Copilot-App oder OneDrive: Dokumente, Konversationen und zugehörige Besprechungen finden Sie in Sekundenschnelle. Vorschläge und Filter optimieren Ihre Suche, ohne dass Sie Ordner für Ordner öffnen müssen.

In diesem praktischen Leitfaden zeige ich Ihnen, wie Sie mit Copilot Dateien und verknüpfte Inhalte finden , Schnellzugriff, Filter und Empfehlungen optimal nutzen und Versionen aus OneDrive vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Datei behalten. Wenn Sie Unternehmensumgebungen verwalten, erfahren Sie außerdem, wie Sie Copilot-Aktivitätsdaten mit eDiscovery und Microsoft Graph verfolgen und verwalten sowie Datenschutzeinstellungen und das Modelltraining anpassen.

Suchen mit Copilot in Microsoft 365 und Windows

Die Microsoft 365 Copilot-App bietet einen Suchbereich, der Personen, Chats, Besprechungen und Dateien zentral bündelt . Sie ist der ideale Ausgangspunkt, um kürzlich verwendete Dokumente, mit Ihnen geteilte Elemente und personalisierte Empfehlungen zu finden, ohne Ihren Arbeitsablauf unterbrechen zu müssen.

Das Nützlichste daran ist, dass Copilot Ergebnisse aus verschiedenen Quellen in Ihrer Organisation kombiniert, um Ihnen genau das anzuzeigen, was Sie brauchen: von einer Datei, die vor einem Augenblick geändert wurde, bis hin zu einer Besprechung, deren Zusammenfassung das Dokument enthält, das Sie suchen.

Wenn Sie Copilot unter Windows verwenden, können Sie auch Suchanfragen starten, die Sie zu Inhalten in Ihrem Konto und in Microsoft 365 führen. Ziel ist es, Ihnen das Wechseln zwischen Anwendungen zu ersparen und Ihnen mit klaren und präzisen Anweisungen zu helfen, die gewünschte Datei zu finden.

Hervorgehobene Vorteile der Suche

• Leistungsstarke Filterung zur Eingrenzung der ErgebnisseMithilfe von Filtern können Sie Ihre Suche auf Dateien, Kontakte, Besprechungen, Chats und mehr eingrenzen und so Zeit sparen, wenn Ihre Organisation über eine große Menge an Informationen verfügt.
• nützliche Empfehlungen: Sie sehen vorgeschlagene Dateien und Besprechungszusammenfassungen sowie Anleitungen, wie Sie weiter an diesen Inhalten arbeiten können, ohne den Kontext zu verlieren.
• Aktuelles immer zur Hand: Greifen Sie auf die Liste der Dateien zu, an denen Sie kürzlich gearbeitet haben, um Aufgaben sofort fortzusetzen, ohne die Suche wiederholen zu müssen.

Wonach genau können Sie suchen?

Die Suchfunktion unterstützt Personen, Dateien, Bilder, Nachrichten, SharePoint- Websites und vieles mehr . So können Sie beispielsweise schnell ein Bug-Tracking-Dokument finden, das Ihnen kürzlich jemand geschickt hat, selbst wenn Sie sich nicht mehr an den genauen Ordner oder den vollständigen Dateinamen erinnern.

So führen Sie die Suche Schritt für Schritt durch

1. Öffnen Sie die Microsoft 365 Copilot-App und gehen Sie zum Abschnitt „Suchen“ im Navigationsbereich. Hier sind relevante Quellen und Verknüpfungen gruppiert.
2. Schreiben Sie Ihre Anfrage, überprüfen Sie die ersten Ergebnisse oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“, um weitere Treffer anzuzeigen. Wenn die Ergebnisspanne groß ist, können Sie Ihre Suche mit Filtern verfeinern.

Tipp : Geben Sie konkrete Anweisungen, zum Beispiel „Budgetdokument, das Ana im März geteilt hat“, damit Copilot Ihre Absicht besser versteht und Sie direkt zur richtigen Datei führt.

Schnellzugriff und Filter: Ihre Verbündeten

Der Schnellzugriff bietet drei Hauptbereiche zum einfachen Auffinden und Wiederöffnen von Inhalten . Nutzen Sie diese Bereiche, wenn Sie täglich mit vielen Dateien arbeiten:

• Kürzlich: Zuletzt verwendete oder geänderte Dateien.
• Freigegeben: Inhalte, die andere mit Ihnen geteilt haben, sehr nützlich für die Zusammenarbeit.
• Favoritten: Alles, was Sie in Copilot, OneDrive oder als Favorit markieren Apps von Microsoft 365 als Word oder PowerPoint.

Filtern Sie im Schnellzugriff, um irrelevante Ergebnisse zu reduzieren. Und falls Sie die Suche noch weiter verfeinern müssen, verwenden Sie die Option „+ Neu“ im Filtermenü, um nach Speicherort, Freigegeben von und Eigentümer zu filtern. So finden Sie die richtige Datei auch bei vielen Treffern.

Empfehlungen, Zusammenfassungen und Hinweise

Der Abschnitt „Empfehlungen“ bietet relevante Zusammenfassungen und Archive von Meetings sowie praktische Tipps, die Ihnen helfen, den nächsten Schritt ohne unnötigen Aufwand zu gehen. So entdecken Sie auf clevere Weise verwandte Inhalte, die Sie vielleicht noch nicht in Betracht gezogen haben.

Wenn eine Empfehlung für Sie relevant ist, öffnen Sie sie oder tippen Sie auf die Benachrichtigung unten, um in Microsoft 365 Copilot fortzufahren. Dort können Sie mit Copilot chatten und zusätzliche Informationen, Erläuterungen oder Aktionen im Zusammenhang mit dieser Datei anfordern.

Weitere Möglichkeiten zum Arbeiten mit der Suche

Die Suchfunktion ist in andere Microsoft 365-Workflows und -Apps integriert, sodass Sie nahtlos zwischen Empfehlungen, zuletzt verwendeten Dateien und spontanen Copilot-Abfragen wechseln können, ohne den Überblick zu verlieren.

Wo ist Copilot in den Apps?

Copilot wird auf der Registerkarte „Start“ von Word, Excel, PowerPoint und Outlook im Web angezeigt . Wenn Sie auch Microsoft 365 mit Desktop-Apps nutzen, wird Copilot auch in diesen Apps angezeigt, sodass Sie Inhalte direkt in Ihrem bevorzugten Tool suchen und bearbeiten können.

Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Konto verwenden

Stellen Sie sicher, dass Sie mit einer gültigen Copilot-Lizenz bei Microsoft 365 angemeldet sind . Dies ist unerlässlich, um die Funktionen nutzen und in Ihrer Arbeitsumgebung Ergebnisse erzielen zu können.

• Heimanwender: Sie benötigen Microsoft 365 Personal oder Family oder Copilot Pro.
• Geschäftskunden: Erfordert Pläne wie Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F1 oder F3 sowie Microsoft 365 Copilot.

Wichtig für neue oder lokale Dateien : Wenn Sie mit nicht gespeicherten Dokumenten oder auf der lokalen Festplatte arbeiten, muss das primäre aktive Konto oben im Microsoft 365-Fenster über eine Copilot-Lizenz verfügen.

Datenschutz und vernetzte Erlebnisse: Sehen Sie es sich an

Es gibt zwei Datenschutzeinstellungen, die, wenn sie deaktiviert sind, Copilot in Apps ausblenden können. Befolgen Sie diese kurzen Schritte, um die erforderlichen Funktionen zu aktivieren:

1. Öffnen Sie Word, Excel oder PowerPoint und gehen Sie zu Datei > Konto
2. Wählen Sie unter „Kontodatenschutz“ die Option „Einstellungen verwalten“.
3. Aktivieren Sie Erlebnisse, die Ihre Inhalte analysieren y Alle Erlebnisse verbunden um die volle Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.

Auf dem Mac : Öffnen Sie Word, gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz und aktivieren Sie auch die Funktionen, die Inhalte und alle damit verbundenen Funktionen analysieren.

Modelltrainingssteuerung in Copilot

Sie können selbst entscheiden, ob Ihre Konversationen zum Trainieren generativer KI- Modelle verwendet werden . Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Ihre vergangenen, aktuellen und zukünftigen Konversationen nicht mehr zu diesem Zweck genutzt. Die Änderung wird innerhalb von 30 Tagen wirksam.

• Ihre Kontrolle über das Training ermöglicht Ihnen zu entscheiden, ob Ihre Konversationen zum Trainieren von Modellen verwendet werden IA Generativ. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Ihre vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Konversationen nicht mehr für diesen Zweck verwendet. Die Änderung tritt innerhalb von 30 Tagen in Kraft.
• Unter copilot.microsoft.com: Profil > Profilname > Datenschutz > Modelle anhand von Text oder Sprache trainieren.
• In Copilot für Windows: Profil > Einstellungen > Datenschutz > Modelle anhand von Text oder Sprache trainieren.
• In der mobilen Copilot-App: Menü > Profil > Konto > Datenschutz > Text- oder Sprachmodelltraining.

Bitte beachten Sie : Diese Einstellung verhindert nicht andere allgemeine Verwendungszwecke zur Produktverbesserung oder Sicherheit gemäß der Microsoft-Datenschutzerklärung.

Vergleichen und finden Sie die richtige Version in OneDrive mit Copilot

Mit Copilot in OneDrive können Sie bis zu 5 Dateien auswählen und Unterschiede vergleichen, ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen . Das ist ideal, um die richtige Version zu finden, wenn mehrere Varianten derselben Datei vorhanden sind.

Typische Anwendungsfälle : Vertragsanalyse, Lebenslaufprüfung, Dokumentenversionskontrolle, Vergleich von Rechtsdokumenten, Finanzanalyse zwischen verschiedenen Zeiträumen und Bewertung von Lieferantenangeboten.

So verwenden Sie es :

1. Gehen Sie zu onedrive.com und melden Sie sich mit Ihrem Arbeits-, Schul- oder Privatkonto an.
2. Wählen Sie bis zu 5 Dateien aus und aktivieren Sie Copilot über die Schaltfläche in der Symbolleiste Befehle indem Sie „Dateien vergleichen“ oder „Weitere Aktionen“ > „Copilot“ > „Dateien vergleichen“ auswählen.
3. Das Copilot-Bedienfeld wird geöffnet. und Sie können den Chat mit Folgefragen fortsetzen, um Änderungen, Ähnlichkeiten oder wichtige Metadaten zu verstehen.

Das Ergebnis : Unterschiede nach Datum, Uhrzeit, Titel, Autor, letzter Änderung, Inhaltszusammenfassung, Ort und Teilnehmern, um unter anderem sofort zu entscheiden, welche Datei verwendet werden soll.

Hochladen von Dateien zu Copilot: Formate und Beschränkungen

Sie können Bilder und bestimmte Dateitypen direkt in Ihre Copilot-Chats hochladen . Beim Hochladen analysiert Copilot diese und extrahiert Informationen, um Fragen zu beantworten oder Ihnen bei bestimmten Aufgaben zu helfen.

Sicherheit und Aufbewahrung : Freigegebene Dateien werden bis zu 30 Tage lang sicher gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Microsoft verwendet diese Inhalte nicht zum Trainieren von Modellen.

Unterstützte Formate :

• Dokumente: PDF, DOCX, XLSX, PPTX.
• Metaphorik: PNG, JPEG, PJP, JFIF.
• Text und Überarbeitung: TXT, TEXT, JSON, CSV, MD.

Maximale Größe : 50 MB pro Datei.

So laden Sie den Akku auf :

1. Klicken Sie auf das Symbol „Öffnen“ (+) und wählen Sie „Hochladen“.
2. Wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus; wird an die Chat-Sitzung angehängt.
3. Stellen Sie Ihre FrageBeschreiben Sie beispielsweise dieses Bild oder was Sie auf der Grundlage dieses Dokuments empfehlen.
4. Stellen Sie Folgefragen im selben Thread um die Analyse zu vertiefen.

Kurztipps : Schreiben Sie ein Anschreiben auf Basis eines Lebenslaufs oder bitten Sie um eine Zusammenfassung mit Empfehlungen zu einem Bericht, einschließlich einer Zitation im APA-Stil.

Copilot in Excel zum Finden und Verstehen von Daten

In Excel unterstützt Copilot Sie beim Importieren von Daten, Erstellen und Verstehen von Formeln sowie bei der einfachen Analyse von Informationen . So lassen sich Werte, Trends und Ausreißer in großen Tabellenkalkulationen problemlos finden.

• Einfacher Import: Importieren Sie Daten aus dem Internet, Dateien in OneDrive oder SharePoint oder Mitteilungen aus Ihrer Organisation.
• Markieren, sortieren und filtern: Bitten Sie Copilot, Zellen mit Zahlen hervorzuheben oder Werte über einem Schwellenwert herauszufiltern, beispielsweise größer als fünf.
• Formeln generiert und erklärt: Erstellen Sie berechnete Spalten und Zeilen und verstehen Sie, wie jede Formel funktioniert.
• Insights: Fordern Sie Diagramme, Pivot-Tabellen, Zusammenfassungen, Trends oder Ausreißer an, um Muster im Handumdrehen zu erkennen.

Wo Sie es finden : Copilot-Symbol auf der Registerkarte „Startseite“ oder blinkendes Symbol neben einer ausgewählten Zelle.

So geht's los : Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einem lesbaren Bereich oder einer Tabelle vorliegen, öffnen Sie Copilot, wählen Sie einen Vorschlag aus oder chatten Sie mit Ihrer konkreten Anfrage.

Copilot eDiscovery und Aktivitätsdatenverwaltung für Administratoren

Wenn Sie Microsoft 365 verwalten, können Sie mit eDiscovery (Premium) und dem Microsoft Graph Explorer Benutzernachrichten und Copilot-Antworten in unterstützten Apps und Diensten finden und entfernen. Dies ist hilfreich, um sensible Informationen oder unangemessene Inhalte im Zusammenhang mit Copilot-Aktivitäten zu entfernen.

Berechtigungen und Einschränkungen : Sie müssen Mitglied der eDiscovery-Administratorengruppe sein, um Fälle zu erstellen, und über die Rolle „Suchen und Löschen“ verfügen, um Daten zu löschen. Pro Postfach und Vorgang können maximal 100 Elemente gelöscht werden, um eine schnelle Reaktion auf Sicherheitsvorfälle zu gewährleisten.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Fall in eDiscovery (Premium), um den Such- und Löschvorgang zu verwalten.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Sammlungsschätzung , die die zu löschenden Copilot-Daten findet. Die Löschung in Schritt 5 bezieht sich auf die von dieser Schätzung zurückgegebenen Daten.

Datenquellen : Copilot-Aktivitäten in Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, Whiteboard, Loop, Teams und zugehörigen Chats werden im Postfach des Benutzers unter Klassen wie IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel, .Word, .PowerPoint, .Teams, .BizChat, .WebChat und anderen gespeichert.

Suchvorschläge : Verwenden Sie die Bedingung „Typ“ und wählen Sie „Copilot-Aktivität“, um die Daten vollständig abzudecken. Fügen Sie Datumsbereiche oder Schlüsselwörter hinzu, um die Sammlung auf das Relevante zu fokussieren.

Web-Suchanfragen identifizieren : Wenn die Websuche aktiviert ist, können Sie an Bing gesendete Suchanfragen finden. Suchen Sie beim Überprüfen der aus eDiscovery heruntergeladenen Elemente nach dem Feld „WebSearchQuery“.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Schätzergebnisse , um sicherzustellen, dass sie nur die Elemente enthalten, die Sie ausschließen möchten. Nutzen Sie Statistiken zu den Top-Standorten, um die relevanten Quellen zu identifizieren.

Schritt 4: Entfernen Sie vor dem Löschen die Sperren und Richtlinien aus den betroffenen Postfächern, da die Inhalte sonst erhalten bleiben. Notieren Sie sich, welche Richtlinie Sie entfernen, damit Sie sie später wiederherstellen können.

Schritt 5: Daten mithilfe von Microsoft Graph löschen . Melden Sie sich im Graph Explorer mit einem Konto an, das die Suche und Bereinigung verwendet, und gehen Sie wie folgt vor:

1. Holen Sie sich die Fallkennung mit dem Pfad v1.0/security/cases/ediscoveryCases.
2. Ruft die Sammlungskennung ab seit v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{caseId}/searches, Überprüfung der Abfrage in contentQuery.
3. Führen Sie die Bereinigung aus mit POST an die angegebene Route und überprüfen Sie den Akzeptanzcode.

PowerShell : Alternativ können Sie eine Verbindung zu Connect-MgGraph mit dem Bereich ediscovery.ReadWrite.All herstellen und Invoke-MgGraphRequest für den Vorgang purgeData starten.

Schritt 6: Überprüfen Sie die Löschung . Die Elemente werden in den versteckten Ordner SubstrateHolds verschoben, wo sie mindestens 1 Tag lang verbleiben, bis sie von Systemprozessen endgültig gelöscht werden (in der Regel zwischen 1 und 7 Tagen).

Schritt 7: Stellen Sie die Aufbewahrungs- und Sperrungsrichtlinien für die Postfächer wieder her, sobald die Löschung bestätigt wurde.

Kleine Details, die bei der Suche den Unterschied machen

Wenn in einem Artikel die nächsten Schritte angegeben werden , ist damit in der Regel auf Registerkarten-Oberflächen verwiesen, über die man zwischen Szenarien oder Optionen im Zusammenhang mit der Suche und der Verwendung von Copilot wechseln kann.

Denken Sie daran, dass Copilot auch in Outlook, Word, PowerPoint und anderen Apps vorhanden ist . Diese plattformübergreifende Präsenz erleichtert das Auffinden von Dateien, die mit Ihren E-Mails, Präsentationen oder alltäglichen Arbeitsdokumenten zusammenhängen.

Durch die Nutzung der zentralen Suche, des Schnellzugriffs, der Empfehlungen, der erweiterten Filter und des Dateivergleichs in OneDrive finden Sie in nur wenigen Sekunden das benötigte Dokument, die richtige Version und den Kontext, der erklärt, warum diese Datei für Ihre aktuelle Aufgabe geeignet ist.