So finden Sie Dateien mit Copilot unter Windows: vollständige Anleitung und Tipps

Dateien schnell finden in Windows Es ist keine Odysee mehr, wenn Sie sich auf Copilot und das Ökosystem von verlassen Microsoft 365Mit der integrierten Copilot-Erfahrung unter Windows, der Microsoft 365 Copilot-App und OneDrive können Sie verwandte Dokumente, Unterhaltungen und Besprechungen in Sekundenschnelle finden. Dabei helfen Ihnen Vorschläge und Filter, die Ihre Suche beschleunigen, ohne dass Sie Ordner für Ordner öffnen müssen.

In dieser praktischen Anleitung erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie mit Copilot Dateien und verknüpfte Inhalte finden., wie Sie Schnellzugriff, Filter und Empfehlungen nutzen und wie Sie Versionen von OneDrive vergleichen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Datei haben. Wenn Sie Unternehmensumgebungen verwalten, erfahren Sie außerdem, wie Sie Copilot-Aktivitätsdaten mit eDiscovery und Microsoft Graph verfolgen und verwalten und wie Sie Datenschutz und Modelltraining optimieren.

Suchen mit Copilot in Microsoft 365 und Windows

Die Microsoft 365 Copilot-App verfügt über einen Suchbereich, der Personen, Chats, Besprechungen und Dateien zentralisiert.Es ist der ideale Ausgangspunkt, um aktuelle Dokumente, mit Ihnen geteilte Elemente und personalisierte Empfehlungen zu finden, ohne Ihren Arbeitsablauf zu verlassen.

Das Nützlichste daran ist, dass Copilot Ergebnisse aus verschiedenen Quellen in Ihrer Organisation kombiniert um Ihnen zu zeigen, was Sie wirklich brauchen: von einer Datei, die gerade geändert wurde, bis hin zu einer Besprechungszusammenfassung, die das oben genannte Dokument enthält, nach dem Sie suchen.

Wenn Sie Copilot unter Windows verwenden, können Sie auch Abfragen starten, die Sie zu Inhalten in Ihrem Konto und Microsoft 365 führen.Ziel ist es, Zeitverschwendung durch das Wechseln zwischen Anwendungen zu vermeiden und mit klaren, zielgerichteten Anweisungen die richtige Datei zu finden.

Hervorgehobene Vorteile der Suche

• Leistungsstarke Filterung zur Eingrenzung der ErgebnisseMithilfe von Filtern können Sie Ihre Suche auf Dateien, Kontakte, Besprechungen, Chats und mehr eingrenzen und so Zeit sparen, wenn Ihre Organisation über eine große Menge an Informationen verfügt.
• nützliche Empfehlungen: Sie sehen vorgeschlagene Dateien und Besprechungszusammenfassungen sowie Anleitungen, wie Sie weiter an diesen Inhalten arbeiten können, ohne den Kontext zu verlieren.
• Aktuelles immer zur Hand: Greifen Sie auf die Liste der Dateien zu, an denen Sie kürzlich gearbeitet haben, um Aufgaben sofort fortzusetzen, ohne die Suche wiederholen zu müssen.

Wonach genau können Sie suchen?

Die Suche unterstützt Personen, Dateien, Bilder, Nachrichten, Websites, SharePoint und vieles mehrSie können beispielsweise schnell ein Fehlerverfolgungsdokument finden, das jemand kürzlich mit Ihnen geteilt hat, ohne sich an den genauen Ordner oder den vollständigen Dateinamen erinnern zu müssen.

So führen Sie die Suche Schritt für Schritt durch

1. Öffnen Sie die Microsoft 365 Copilot-App und gehen Sie zum Abschnitt „Suchen“ im Navigationsbereich. Hier sind relevante Quellen und Verknüpfungen gruppiert.
2. Schreiben Sie Ihre Anfrage, überprüfen Sie die ersten Ergebnisse oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Suchen“, um weitere Treffer anzuzeigen. Wenn die Ergebnisspanne groß ist, können Sie Ihre Suche mit Filtern verfeinern.

Rat: Formulieren Sie konkrete Anweisungen, beispielsweise ein Budgetdokument, das Ana im März freigegeben hat, damit Copilot Ihre Absichten besser verstehen und Sie zur genauen Datei leiten kann.

Schnellzugriff und Filter: Ihre Verbündeten

Der Schnellzugriff bietet drei Schlüsselblöcke zum problemlosen Suchen und erneuten Öffnen von Inhalten.. Nutzen Sie diese Abschnitte, wenn Sie täglich mit vielen Dateien arbeiten:

• Kürzlich: Zuletzt verwendete oder geänderte Dateien.
• Freigegeben: Inhalte, die andere mit Ihnen geteilt haben, sehr nützlich für die Zusammenarbeit.
• Favoritten: Alles, was Sie in Copilot, OneDrive oder als Favorit markieren Apps von Microsoft 365 als Word oder PowerPoint.

Filtern im Schnellzugriff um Rauschen zu reduzieren. Und wenn Sie die Ergebnisse weiter verfeinern möchten, verwenden Sie die Option + Neu im Filtermenü, um nach Speicherort, Freigabe durch und Eigentümer zu suchen. So finden Sie auch in Szenarien mit vielen Übereinstimmungen die richtige Datei.

Empfehlungen, Zusammenfassungen und Hinweise

Der Bereich „Empfehlungen“ schlägt relevante Besprechungsdateien und Zusammenfassungen vor., einschließlich praktischer Tipps, die Ihnen helfen, den nächsten Schritt zu machen, ohne zu viel nachzudenken. Auf diese Weise entdecken Sie auf clevere Weise verwandte Inhalte, an die Sie vielleicht nicht gedacht haben.

Wenn Ihnen eine Empfehlung zusagt, öffnen Sie sie. oder klicken Sie unten auf die Benachrichtigung, um in Microsoft 365 Copilot fortzufahren. Von dort aus können Sie mit Copilot chatten und zusätzliche Informationen, Erläuterungen oder Maßnahmen zu dieser Datei anfordern.

Weitere Möglichkeiten zum Arbeiten mit der Suche

Das Sucherlebnis Es lässt sich in andere Microsoft 365-Apps und -Flows integrieren, sodass Sie ganz natürlich zwischen Empfehlungen, aktuellen Dateien und Ad-hoc-Copilot-Abfragen wechseln können, ohne den Fokus zu verlieren.

Wo ist Copilot in den Apps?

Copilot wird auf der Registerkarte „Start“ in Word, Excel, PowerPoint und Outlook im Web angezeigt.Wenn Sie auch Microsoft 365 mit Desktop-Apps haben, wird Copilot auch in diesen Apps angezeigt, sodass Sie Inhalte direkt in Ihrem bevorzugten Tool suchen und bearbeiten können.

Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Konto verwenden

Überprüfen Sie, ob Sie mit einem gültigen Copilot-Lizenzkonto bei Microsoft 365 angemeldet sind.Dies ist der Schlüssel zum Erkennen der Funktionen und zum Erzielen von Ergebnissen in Ihrem Arbeitskontext.

• Heimanwender: Sie benötigen Microsoft 365 Personal oder Family oder Copilot Pro.
• Geschäftskunden: Erfordert Pläne wie Business Basic, Standard, Premium, E3, E5, F1 oder F3 sowie Microsoft 365 Copilot.

Wichtig für neue oder lokale Dateien: Wenn Sie mit nicht gespeicherten Dokumenten oder Dokumenten auf Ihrem lokalen Laufwerk arbeiten, muss das oben im Microsoft 365-Fenster aktive primäre Konto über die Copilot-Lizenz verfügen.

Datenschutz und vernetzte Erlebnisse: Sehen Sie es sich an

Es gibt zwei Datenschutzeinstellungen, die, wenn sie deaktiviert sind, Copilot verbergen können in Apps. Sehen Sie sich diese schnellen Schritte an, um die erforderlichen Erfahrungen zu ermöglichen:

1. Öffnen Sie Word, Excel oder PowerPoint und gehen Sie zu Datei > Konto
2. Wählen Sie unter „Kontodatenschutz“ die Option „Einstellungen verwalten“.
3. Aktivieren Sie Erlebnisse, die Ihre Inhalte analysieren y Alle Erlebnisse verbunden um die volle Funktionsfähigkeit zu gewährleisten.

En Download Mac: Öffnen Sie Word, gehen Sie zu Einstellungen > Datenschutz und aktivieren Sie außerdem Funktionen, die Inhalte und alle damit verbundenen Funktionen analysieren.

Modelltrainingssteuerung in Copilot

Sie können entscheiden, ob Ihre Konversationen zum Trainieren von Modellen verwendet werden. Generative KIWenn Sie diese Option deaktivieren, werden Ihre vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Unterhaltungen nicht mehr für diesen Zweck verwendet und die Änderung wird innerhalb von 30 Tagen wirksam.

• Ihre Kontrolle über das Training ermöglicht Ihnen zu entscheiden, ob Ihre Konversationen zum Trainieren von Modellen verwendet werden IA Generativ. Wenn Sie diese Option deaktivieren, werden Ihre vergangenen, gegenwärtigen und zukünftigen Konversationen nicht mehr für diesen Zweck verwendet. Die Änderung tritt innerhalb von 30 Tagen in Kraft.
• Unter copilot.microsoft.com: Profil > Profilname > Datenschutz > Modelle anhand von Text oder Sprache trainieren.
• In Copilot für Windows: Profil > Einstellungen > Datenschutz > Modelle anhand von Text oder Sprache trainieren.
• In der mobilen Copilot-App: Menü > Profil > Konto > Datenschutz > Text- oder Sprachmodelltraining.

Denken Sie daran: Diese Einstellung verhindert keine anderen allgemeinen Verwendungen zur Produkt- oder Sicherheitsverbesserung gemäß der Datenschutzerklärung von Microsoft.

Vergleichen und finden Sie die richtige Version in OneDrive mit Copilot

Mit Copilot in OneDrive können Sie bis zu 5 Dateien auswählen und Unterschiede vergleichen, ohne jedes Dokument einzeln öffnen zu müssen.. Es ist ideal zum Identifizieren der richtigen Version, wenn mehrere Varianten derselben Datei vorhanden sind.

Häufige Anwendungsfälle: Vertragsanalyse, Lebenslaufprüfung, Dokumentversionskontrolle, Vergleich juristischer Dokumente, Finanzanalyse zwischen Zeiträumen und Bewertung von Lieferantenangeboten.

Wie man es benutzt:

1. Gehen Sie zu onedrive.com und melden Sie sich mit Ihrem Arbeits-, Schul- oder Privatkonto an.
2. Wählen Sie bis zu 5 Dateien aus und aktivieren Sie Copilot über die Schaltfläche in der Symbolleiste Befehle indem Sie „Dateien vergleichen“ oder „Weitere Aktionen“ > „Copilot“ > „Dateien vergleichen“ auswählen.
3. Das Copilot-Bedienfeld wird geöffnet. und Sie können den Chat mit Folgefragen fortsetzen, um Änderungen, Ähnlichkeiten oder wichtige Metadaten zu verstehen.

Was es zurückgibt: Unterschiede nach Datum, Uhrzeit, Titel, Autor, letzte Änderung, Inhaltszusammenfassung, Ort und Teilnehmern usw., um sofort zu entscheiden, welche Datei verwendet werden soll.

Hochladen von Dateien zu Copilot: Formate und Beschränkungen

Sie können Bilder und bestimmte Dateitypen direkt in Ihre Chats mit Copilot hochladen.Wenn Sie sie hochladen, analysiert und extrahiert Copilot Informationen, um Fragen zu beantworten oder Ihnen bei bestimmten Aufgaben zu helfen.

Sicherheit und AufbewahrungFreigegebene Dateien werden bis zu 30 Tage lang sicher gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Microsoft verwendet diese Inhalte nicht zum Trainieren von Modellen.

Unterstützte Formate:

• Dokumente: PDF, DOCX, XLSX, PPTX.
• Metaphorik: PNG, JPEG, PJP, JFIF.
• Text und Überarbeitung: TXT, TEXT, JSON, CSV, MD.

Maximale Größe: 50 MB pro Datei.

Aufladen:

1. Klicken Sie auf das Symbol „Öffnen“ (+) und wählen Sie „Hochladen“.
2. Wählen Sie die Datei auf Ihrem Gerät aus; wird an die Chat-Sitzung angehängt.
3. Stellen Sie Ihre FrageBeschreiben Sie beispielsweise dieses Bild oder was Sie auf der Grundlage dieses Dokuments empfehlen.
4. Stellen Sie Folgefragen im selben Thread um die Analyse zu vertiefen.

Schnelle Ideen: Schreiben Sie ein Anschreiben auf Grundlage eines Lebenslaufs oder fordern Sie eine Zusammenfassung mit Empfehlungen aus einem Bericht an, einschließlich einer Zitierung im APA-Stil.

Copilot in Excel zum Finden und Verstehen von Daten

In Excel hilft Ihnen Copilot dabei, Daten zu importieren, Formeln zu erstellen und zu verstehen und Informationen ohne Komplikationen zu analysieren.Dadurch lassen sich Werte, Trends und Ausreißer in großen Tabellen leichter finden.

• Einfacher Import: Importieren Sie Daten aus dem Internet, Dateien in OneDrive oder SharePoint oder Mitteilungen aus Ihrer Organisation.
• Markieren, sortieren und filtern: Bitten Sie Copilot, Zellen mit Zahlen hervorzuheben oder Werte über einem Schwellenwert herauszufiltern, beispielsweise größer als fünf.
• Formeln generiert und erklärt: Erstellen Sie berechnete Spalten und Zeilen und verstehen Sie, wie jede Formel funktioniert.
• Einblicke: Fordern Sie Diagramme, Pivot-Tabellen, Zusammenfassungen, Trends oder Ausreißer an, um Muster im Handumdrehen zu erkennen.

Wo es zu finden ist: Copilot-Symbol auf der Registerkarte „Startseite“ oder das blinkende Symbol neben einer ausgewählten Zelle.

Wie fange ich an?: Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten in einem lesbaren Bereich oder einer lesbaren Tabelle vorliegen, öffnen Sie Copilot, wählen Sie einen Vorschlag aus oder chatten Sie mit Ihrer spezifischen Anfrage.

Copilot eDiscovery und Aktivitätsdatenverwaltung für Administratoren

Wenn Sie Microsoft 365 verwalten, können Sie eDiscovery (Premium) und Microsoft Graph Explorer verwenden, um Benutzernachrichten und Copilot-Antworten zu suchen und zu löschen. in unterstützten Apps und Diensten. Dies ist nützlich, um vertrauliche Informationen oder unangemessene Inhalte im Zusammenhang mit Copilot-Aktivitäten zu entfernen.

Berechtigungen und BeschränkungenSie müssen Mitglied der Gruppe „eDiscovery-Administratoren“ sein, um Fälle erstellen zu können, und über die Rolle „Suchen und Löschen“ verfügen, um Daten löschen zu können. Pro Postfach und Vorgang sind maximal 100 Elemente zulässig, was eine schnelle Reaktion auf Vorfälle ermöglicht.

Schritt 1: Erstellen Sie einen Fall in eDiscovery (Premium), um den Such- und Entsorgungsprozess zu verwalten.

Schritt 2: Erstellen Sie eine Sammlungsschätzung Dadurch werden die zu löschenden Copilot-Daten gefunden. Das Löschen in Schritt 5 wirkt sich auf die von dieser Schätzung zurückgegebenen Daten aus.

Datenquellen: Copilot-Aktivitäten in Excel, Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, SharePoint, Whiteboard, Loop, Teams und verwandten Chats werden im Postfach des Benutzers unter Klassen wie IPM.SkypeTeams.Message.Copilot.Excel, .Word, .PowerPoint, .Teams, .BizChat, .WebChat und anderen gespeichert.

Suchvorschläge: Verwenden Sie die Bedingung „Typ“ und wählen Sie „Copilot-Aktivität“ aus, um die Daten vollständig zu erfassen. Fügen Sie Datumsbereiche oder Schlüsselwörter hinzu, um die Sammlung auf das Relevante zu konzentrieren.

Identifizieren von WebabfragenWenn die Websuche aktiviert ist, können Sie an Bing gesendete Abfragen suchen. Suchen Sie beim Überprüfen von aus eDiscovery heruntergeladenen Elementen nach dem Feld „WebSearchQuery“.

Schritt 3: Überprüfen Sie die Ergebnisse Überprüfen Sie die Schätzung, um sicherzustellen, dass nur die zu eliminierenden Werte enthalten sind. Verwenden Sie Statistiken von Schlüsselstandorten, um die betroffenen Quellen zu identifizieren.

Schritt 4: Sperren und Anweisungen entfernen der betroffenen Postfächer vor dem Löschen, da sonst der Inhalt erhalten bleibt. Notieren Sie sich, welche Richtlinie Sie entfernen, damit Sie sie später wiederherstellen können.

Schritt 5: Daten mit Microsoft Graph löschen. Melden Sie sich im Graph Explorer mit einem Konto an, das „Suchen und Löschen“ verwendet, und:

1. Holen Sie sich die Fallkennung mit dem Pfad v1.0/security/cases/ediscoveryCases.
2. Ruft die Sammlungskennung ab seit v1.0/security/cases/ediscoveryCases/{caseId}/searches, Überprüfung der Abfrage in contentQuery.
3. Führen Sie die Bereinigung aus mit POST an die angegebene Route und überprüfen Sie den Akzeptanzcode.

Powershell: Alternativ können Sie mit dem Bereich ediscovery.ReadWrite.All eine Verbindung zu Connect-MgGraph herstellen und eine Invoke-MgGraphRequest für den Vorgang purgeData ausgeben.

Schritt 6: Überprüfen des Löschvorgangs. Elemente werden in den versteckten Ordner „SubstratHolds“ verschoben, wo sie mindestens 1 Tag verbleiben, bis sie durch Systemarbeiten dauerhaft gelöscht werden (normalerweise 1–7 Tage).

Schritt 7: Wiederherstellen der Anweisungen Aufbewahrung und Sperrung von Postfächern nach Bestätigung der Löschung.

Kleine Details, die bei der Suche den Unterschied machen

Wenn ein Artikel die nächsten Schritte angibt, bezieht sich normalerweise auf Schnittstellen mit Registerkarten, in denen Sie zwischen Szenarien oder Optionen im Zusammenhang mit der Suche und Verwendung von Copilot wechseln können.

Denken Sie daran, dass Copilot auch in Outlook, Word, PowerPoint und anderen Apps verfügbar ist., und diese bereichsübergreifende Präsenz erleichtert das Auffinden von Dateien, die mit Ihren E-Mails, Präsentationen oder aktuellen Arbeitsdokumenten in Zusammenhang stehen.

Wenn Sie die Vorteile der zentralen Suche, des Schnellzugriffs, der Empfehlungen, der erweiterten Filter und des Dateivergleichs in OneDrive nutzen, finden Sie das benötigte Dokument in nur wenigen Sekunden, zusammen mit der richtigen Version und dem Kontext, der erklärt, warum diese Datei für Ihre aktuelle Aufgabe geeignet ist.