So erstellen Sie Dropdown-Listen mit festen Optionen in Google Tabellen

Wer häufig mit Google Tabellen arbeitet, kennt das Problem: Jeder gibt Daten auf seine eigene Art ein. Manche verwenden Großbuchstaben, andere Kleinbuchstaben, wieder andere Abkürzungen … und dann lässt sich nichts mehr filtern oder analysieren. Um dieses Chaos zu vermeiden, ist eine der nützlichsten Funktionen … Dropdown-Listen die es Ihnen nur erlauben, vordefinierte Optionen in Google Sheets auszuwählen..

Dank dieser Listen muss der Benutzer nicht mehr manuell tippen, sondern kann einfach per Klick einen Wert aus einem Menü auswählen. Dies macht die Tabelle nicht nur benutzerfreundlicher, sondern auch Es reduziert Fehler, Tippfehler und Formatierungsunterschiede drastisch.Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere Personen gemeinsam an demselben Dokument arbeiten.

Was ist eine Dropdown-Liste in Google Tabellen und wozu dient sie?

Eine Dropdown-Liste in Google Sheets ist im Grunde eine Menü mit vordefinierten Optionen, die einer Zelle zugeordnet sindStatt den Wert manuell einzugeben, öffnet der Benutzer das Dropdown-Menü und wählt aus mehreren Alternativen aus, die bereits von demjenigen festgelegt wurden, der das Tabellenblatt entworfen hat.

Wenn eine dieser Optionen ausgewählt wird, Der gewählte Wert wird dann in der Zelle angezeigt. Als ob Sie es selbst geschrieben hätten, aber mit dem Vorteil, dass es immer genau gleich sein wird (gleiche Buchstaben, gleiches Format, keine Rechtschreibfehler oder seltsame Abweichungen).

Dieses System eignet sich perfekt für Vorlagen, in denen bestimmte Werte wiederholt werden: zum Beispiel Zustände einer Aufgabe (Ausstehend, In Bearbeitung, Abgeschlossen), Produkttypen, Abteilungen, Schichten, Ja/Nein-Antworten oder ähnliche Optionen. Es wird auch häufig verwendet, um interne Formulare oder Tracking-Diagramme schneller ausfüllen zu können.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Dropdown-Listen es ermöglichen, die Datenkonsistenz in kollaborativen TabellenWenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, verhindert dies, dass eine Person „Bestätigt“, eine andere „Bestätigt“ und eine dritte „OK“ eingibt. Indem jedes Mal die Auswahl aus derselben Liste vorgeschrieben wird, werden die Daten vollständig standardisiert.

Außerdem weisen sie einheitliche Werte auf. Die Filter, Pivot-Tabellen und Diagramme funktionieren deutlich besser.Da Kategorien nicht aufgrund minimaler Textunterschiede multipliziert werden, spart dies viel Zeit und Aufwand bei der Berichtserstellung und vereinfacht die Nutzung von Funktionen wie SVERWEIS und XVERWEIS um Informationen miteinander zu verknüpfen.

Vorteile der Beschränkung von Optionen auf vordefinierte Werte

Der Hauptgrund für die Verwendung dieser Menüart ist, dass Es können nur kontrollierte und korrekte Optionen ausgewählt werden.Es geht nicht nur um Bequemlichkeit, sondern auch um Datenqualität und Kontrolle über die eingegebenen Informationen.

Wenn Sie Benutzer zwingen, aus einer Liste auszuwählen, Tippfehler und Rechtschreibvarianten werden stark reduziertNiemand darf „Pendiente“ anstelle von „Pendiente“ schreiben oder einen neuen Wert hinzufügen, der nicht enthalten ist. Dies ist entscheidend in Projekten, in denen Daten analysiert oder in andere Systeme exportiert werden.

Ein weiterer klarer Vorteil ist die Zeitersparnis. Das Ausfüllen eines langen Formulars geht deutlich schneller, wenn Ein einziger Klick genügt, um einen Wert festzulegen. Anstatt jedes Wort einzeln abtippen zu müssen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, aber bei Hunderten von Zeilen macht es einen großen Unterschied.

In großen Arbeitsteams helfen Dropdown-Listen dabei, die Dinge übersichtlich zu halten. einheitliche Kriterien für die InformationsregistrierungPersonalwesen, Verwaltung, Marketing, Logistik… alle können dem gleichen „Wertekodex“ folgen, ohne dass tausendmal erklärt werden muss, was in die einzelnen Spalten geschrieben werden darf und was nicht.

Darüber hinaus dient dieses System aus einer fortgeschritteneren Perspektive als eine Art von einfache, aber sehr effektive DatenvalidierungSie legen fest, dass die Tabelle nur bestimmte Werte akzeptiert, und schützen das Dokument so vor unbeabsichtigten Fehlern, die sich auf Berichte, Abrechnungen oder auf diese Daten basierende Entscheidungen auswirken könnten.

Wie Dropdown-Listen und Datenvalidierung funktionieren

In Google Sheets werden Dropdown-Listen über die Option erstellt Datenvalidierung innerhalb des DatenmenüsAuch wenn wir hier keine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung geben werden, ist es wichtig zu verstehen, dass Sie technisch gesehen der Tabellenkalkulation mitteilen: „In dieser Zelle sind nur diese spezifischen Werte zulässig.“

Hierfür ist eine Reihe von Optionen definiert: Sie können diese manuell, durch Kommas getrennt, eingeben, oder Verwenden Sie einen Zellbereich, in dem Sie die Liste der möglichen Werte geschrieben haben.In beiden Fällen wandelt Google Sheets sie in ein auswählbares Dropdown-Menü um.

Die Datenvalidierung ermöglicht Ihnen außerdem die Kontrolle Was passiert, wenn jemand versucht, einen Wert einzugeben, der nicht in der Liste enthalten ist?Sie können entweder eine Warnung anzeigen oder die Eingabe direkt ablehnen und verhindern, dass regelwidrige Daten gespeichert werden. Dies ist entscheidend, wenn nur genehmigte Optionen eingegeben werden sollen.

Diese Validierungen verwenden nicht nur Textlisten. Es ist auch möglich, Folgendes anzuwenden... Bedingungen für Zahlen, Datumsangaben oder andere Datentypensodass das Tabellenblatt prüft, ob die Eingabe bestimmte Kriterien erfüllt (z. B. „größer als null“ oder „nach heute“).

Dropdown-Listen bieten zusammen mit anderen Validierungsmethoden wie Kontrollkästchen eine sehr flexible Möglichkeit, Eine einfache Tabellenkalkulation in eine Art geführtes Formular umwandelnwobei jedes Feld nur das akzeptiert, was Sie dafür vorgesehen haben.

Verwendung von Dropdown-Listen mit Zahlen und Daten

Während wir bei Menüs üblicherweise an Wörter denken (wie Kategorien oder Status), ermöglicht Google Sheets Ihnen auch die Erstellung von Dropdown-Menüs basierend auf Zahlen oder DatenDer Trick besteht darin, die Quellenliste im richtigen Format vorzubereiten.

Wenn Sie eine Mengenliste benötigen, beispielsweise von 1 bis 10, dann Erstelle einen Zellbereich mit diesen Zahlen Verwenden Sie diesen Bereich anschließend als Quelle für die Dropdown-Liste. Die Zelle, die den Wert erhält, bleibt numerisch, sodass Sie problemlos Summen, Mittelwerte und alle anderen Berechnungen durchführen können.

Das Gleiche gilt für Datumsangaben: Sie können eine Spalte mit einer Reihe bestimmter Tage (Feiertage, Liefertermine, Fristen) erstellen und Verwenden Sie es als Quelle für das Dropdown-Menü.Auf diese Weise muss sich der Benutzer keine Gedanken darüber machen, das richtige Format einzugeben oder sich zu merken, welche Tage zulässig sind.

Es ist wichtig, dass Sie in der Quellenliste den Daten das passende Format (Zahl, Datum, Währung usw.) angeben, denn Google Sheets berücksichtigt diese Art von Daten bei der Datenvalidierung.Dadurch wird sichergestellt, dass die ausgewählten Werte perfekt mit nachfolgenden Formeln und Analysen kompatibel sind.

Dieser Ansatz ist ideal in FinanzvorlagenKalender, Projektpläne oder jedes andere Szenario, in dem Man möchte nicht, dass Leute Daten oder Mengen außerhalb eines festgelegten Rahmens erfinden.Alles hängt von dem von Ihnen definierten Optionsspektrum ab.

Wenden Sie das gleiche Dropdown-Menü auf mehrere Zellen oder Spalten an.

Eine häufig gestellte Frage ist, ob dieselbe Dropdown-Liste in mehr als einer Zelle wiederverwendet werden kann. Die Antwort lautet: Ja. Sie können dasselbe Menü auf eine ganze Spalte oder einen großen Bereich anwenden. Einfach durch Auswahl vor der Konfiguration der Validierung.

Die allgemeine Methode besteht darin, alle Zellen auszuwählen, in denen das Menü erscheinen soll, und von dort aus weiter. Datenvalidierung einmalig konfigurierenAuf diese Weise wird in jeder Zelle das gleiche Dropdown-Menü angezeigt und es werden die gleichen Optionen angeboten.

Dieses System ist besonders nützlich, wenn Sie Tabellen haben, bei denen Jede Zeile repräsentiert einen anderen Datensatz, aber die Spalte muss immer den gleichen Werttyp enthalten. (z. B. Status, Priorität, Verantwortlicher, Vorfalltyp usw.). Anstatt den Prozess Zelle für Zelle zu wiederholen, wenden Sie ihn auf einmal an.

Falls Sie die Liste später anpassen müssen (einen neuen Status hinzufügen, einen nicht mehr verwendeten entfernen), empfiehlt es sich, die Datenquelle des Dropdown-Menüs wie folgt definiert zu haben: ein Zellbereich mit allen WertenWenn also dieser Bereich geändert wird, wird das Menü in allen zugehörigen Zellen automatisch aktualisiert.

Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch Inkonsistenzen, denn Alle Zellen verwenden exakt dieselbe Menüdefinition.Es wird keine Spalten geben, in denen eine Option fehlt oder in denen das Menü aufgrund von Nachlässigkeit falsch konfiguriert ist.

Aus einer Zelle ein Dropdown-Menü entfernen

Es kann vorkommen, dass Sie eine Dropdown-Liste in einer Zelle oder einem Bereich nicht mehr benötigen. Um sie zu entfernen, gehen Sie einfach zurück zu … Menü zur Datenvalidierung innerhalb von Daten und die angewendete Regel entfernen.

Der allgemeine Ablauf besteht darin, die Zelle oder die Zellen auszuwählen, in denen sich das Menü befindet, und dann... Zugriff auf die Option „Datenvalidierung“.Dort finden Sie eine Schaltfläche oder einen Link mit der Bezeichnung „Validierung entfernen“, wodurch diese Einstellung sofort gelöscht wird.

Sobald die Validierung entfernt wird, kehrt die Zelle zu ihrem normalen Verhalten zurück. Eine normale Zelle, in die man alles schreiben kannohne Einschränkungen oder ein zugehöriges Dropdown-Menü. Der bis dahin vorhandene Inhalt bleibt in der Regel erhalten, ist aber nicht mehr auf diese Optionen beschränkt.

Wenn Sie das Menükonzept beibehalten, aber mit eine völlig andere Auswahl an OptionenMöglicherweise finden Sie es praktischer, die Validierung zu bearbeiten, anstatt sie vollständig zu entfernen. Sollte Sie das Tool jedoch stören oder in diesem Teil des Tabellenblatts nicht mehr sinnvoll sein, lässt es sich mit wenigen Klicks entfernen.

Bedenken Sie, dass, wenn Sie dieselbe Validierung auf einen großen Bereich angewendet haben, Sie müssen alle betroffenen Zellen auswählen, wenn Sie das Menü aus allen Zellen gleichzeitig löschen möchten.Wenn Sie nur eine Option auswählen, bleibt das Dropdown-Menü der anderen Optionen weiterhin aktiv.

Dropdown-Listen versus Kontrollkästchen

Viele erklärende Dokumente zu Google Sheets erwähnen neben Dropdown-Listen auch Kontrollkästchen, da beide für Folgendes verwendet werden: einschränken oder lenken, was der Benutzer eingeben kannIhre Funktion und ihr Zweck sind jedoch nicht genau gleich.

Dropdown-Listen sind ideal, wenn Sie benötigen Wählen Sie aus mehreren möglichen Wertenin der Regel mehr als zwei. Zum Beispiel die Auswahl einer Kategorie, eines Vorfalltyps, einer Prioritätsstufe oder eines Prozessstatus.

Kontrollkästchen hingegen konzentrieren sich auf Binärwerte, wie z. B. Ja/Nein, Wahr/FalschSie funktionieren wie ein Schalter, den der Benutzer aktiviert oder deaktiviert, und sind sehr praktisch für Dinge wie die Bestätigung, dass eine Aufgabe abgeschlossen wurde, oder die Annahme einer Bedingung.

Hinsichtlich der Datenvalidierung helfen beide Tools dabei Die Eingänge sind sauberer und besser kontrolliert.Dropdown-Listen bieten jedoch den Vorteil, dass sie eine größere Auswahl an Optionen ermöglichen, ohne das Tabellenblatt optisch zu überladen.

Die Kombination beider Ressourcen in einem einzigen Google Sheets-Dokument kann zu sehr leistungsstarken Vorlagen führen, in denen Jedes Feld ist so konzipiert, dass es nur den Datentyp akzeptiert, der ihm entspricht.dadurch werden Fehler reduziert und das Erlebnis für die Person, die die Informationen eingibt, angenehmer gestaltet.

Praxisszenarien, in denen Dropdown-Listen den entscheidenden Unterschied machen

Abgesehen von der Theorie werden Dropdown-Listen täglich in den unterschiedlichsten Kontexten verwendet. Eines der häufigsten Beispiele ist die Aufgaben- und Projektmanagement innerhalb eines TeamsJede Zeile stellt eine Aufgabe dar, und in einer Spalte wählen Sie den Status, in einer anderen die Priorität und in einer weiteren die verantwortliche Person.

Sie kommen auch sehr häufig auf Blättern vor. Sammlung interner Daten, wie z. B. Umfragen oder einfache FormulareAnstatt dass die Menschen frei schreiben, wird eine Liste möglicher Antworten vorbereitet, was dann die Analyse der Ergebnisse erleichtert.

Im Finanz- oder Verwaltungsbereich werden Dropdown-Listen verwendet, um Kostenstellen, Ausgabenarten, Zahlungsmethoden oder Rechnungsstatus auswählenum sicherzustellen, dass alle die gleiche Nomenklatur verwenden und die Buchhaltungsberichte besser ausgeglichen sind.

Im Bildungs- oder Ausbildungsbereich sieht man sie häufig in Vorlagen, in denen der Lernfortschritt, die Anwesenheit oder die Noten der Schüler erfasst werdenFeste Optionen verhindern Übertragungsfehler und tragen dazu bei, dass jede Spalte nur gültige Werte enthält.

All dies passt zu der Vorstellung, dass Tabellenkalkulationen nicht nur Zahlentabellen sind, sondern echte Informationssysteme, in denen Es lohnt sich, etwas Zeit in die Gestaltung der Einträge zu investieren.damit der Analyse- und Entscheidungsprozess wesentlich einfacher wird.

Google Sheets-Dropdown-Listen sind ein sehr vielseitiges Werkzeug für Die Kontrolle darüber, was in jede Zelle geschrieben werden kann, gewährleistet die Datenkonsistenz und spart Zeit für diejenigen, die die Informationen eingeben.Durch die Verwendung in Verbindung mit anderen Validierungen, wie z. B. Kontrollkästchen oder Zahlen- und Datumsbereichen, können Sie wesentlich robustere und einfacher zu pflegende Tabellenkalkulationen erstellen, selbst wenn viele Personen gleichzeitig daran beteiligt sind.