So erstellen Sie Berichte in Microsoft Project: Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Berichtserstellung in Microsoft Project ist eine der wertvollsten Funktionen für Projektmanager und Teams, die einen klaren und professionellen Überblick über ihre Aufgaben und Ressourcen wünschen . Die Möglichkeit, Daten in visuelle und verständliche Informationen umzuwandeln, ist entscheidend für die Entscheidungsfindung und ein effektives Projektmonitoring.

Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie Berichte in Microsoft Project erstellen, anpassen und teilen . Wir behandeln alle Optionen – sowohl innerhalb der Software selbst als auch mithilfe ergänzender Tools wie Excel und Power BI. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie vordefinierte und benutzerdefinierte Vorlagen optimal nutzen und die für Ihre spezifischen Tracking-Anforderungen relevantesten Berichte auswählen. All dies wird detailliert, klar und prägnant sowie verständlich erklärt, sodass Sie – egal ob Anfänger oder fortgeschrittener Nutzer – Project-Berichte problemlos beherrschen.

Was sind Berichte in Microsoft Project und warum sind sie so nützlich?

Microsoft Project-Berichte ermöglichen die grafische und detaillierte Visualisierung und Analyse des Projektstatus ohne zusätzliche Software. Mithilfe anpassbarer Diagramme, Tabellen und Dashboards helfen diese Berichte, Fortschritte, Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Ressourcenzuweisungen zu identifizieren und erleichtern so die Kommunikation mit dem Team und den Stakeholdern.

Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass die Berichte im Projektverlauf automatisch aktualisiert werden , wodurch manuelle Prüfungen entfallen. Darüber hinaus lassen sich Inhalt und Erscheinungsbild jedes Berichts vollständig an Ihre Überwachungsanforderungen oder die Ihrer Vorgesetzten anpassen.

In Microsoft Project verfügbare Berichtstypen

Microsoft Project bietet eine umfassende Auswahl vordefinierter Berichte für verschiedene wichtige Projektbereiche. Sie finden diese bequem auf der Registerkarte „Berichte“ und können schnell auf Dashboards, Ressourcenberichte, Kostenberichte, Fortschrittsberichte und sogar Entwicklungsberichte zugreifen.

• Panelberichte: Sie präsentieren globale Informationen zum Projektstatus, zu Meilensteinen, anstehenden Aufgaben und Verzögerungen.
• Ressourcenberichte: Sie ermöglichen Ihnen, die Nutzung und Überbelegung der mit Aufgaben verbundenen Ressourcen zu erkennen.
• Kostenberichte: Richtig strukturiert, um Budgets, Abweichungen und kumulierte Beträge zu kontrollieren.
• Fortschrittsbericht: Sie spiegeln den Fortschritt, kritische oder verschobene Aufgaben und die Einhaltung von Terminen wider.
• Benutzerdefinierte Berichte: Sie können Ihre eigenen Vorlagen erstellen, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Jeder Berichtstyp dient einem bestimmten Zweck und ist sowohl hinsichtlich der Daten als auch der visuellen Darstellung vollständig anpassbar.

So erstellen und passen Sie Berichte in Microsoft Project an

Das Erstellen eines Berichts in Microsoft Project ist ganz einfach . Gehen Sie einfach auf die Registerkarte „Bericht“ und wählen Sie den gewünschten Berichtstyp aus. Anschließend können Sie die Daten und das Design an Ihre Vorlieben und Bedürfnisse anpassen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte Melden im oberen Menü.
2. In der Gruppe Berichte anzeigen, wählen Sie die gewünschte Kategorie und den gewünschten Bericht aus.
3. Passen Sie die Informationen und das Erscheinungsbild über das Optionsfeld an: Ändern Sie Schriftarten, Farben, Grafiken, Bilder usw.

Wenn Sie beispielsweise einen Übersichtsbericht benötigen, wählen Sie Dashboards > Projektübersicht . Dieser Bericht kombiniert Diagramme, Tabellen und Zusammenfassungen, um den Fortschritt jeder Phase, anstehende Meilensteine ​​und überfällige Aufgaben anzuzeigen.

Möchten Sie die Daten an Ihre Bedürfnisse anpassen? Klicken Sie einfach auf die Tabelle oder das Diagramm und wählen Sie im Feldlistenbereich die gewünschten Felder aus. Filter können Sie anschließend anwenden. So passen Sie die Informationen optimal an den Empfänger oder den Kontext Ihres Trackings an.

Erweiterte Berichtsanpassung: Ändern Sie Daten, Format und Erscheinungsbild

Microsoft Project zeichnet sich durch seine leistungsstarken Möglichkeiten zur Berichtsanpassung aus . Sowohl die angezeigten Daten als auch das visuelle Design lassen sich steuern.

• Wählen Sie den Berichtsbereich aus das Sie ändern möchten (Tabelle, Diagramm, Panel).
• Von der Registerkarte Gestaltung von Reporting-Tools Sie können Ändern Sie Schriftarten, Farben, Themen oder fügen Sie Bilder, Formen und neue Tabellen hinzu.
• Wenn Sie eine Änderung der Daten benötigen, verwenden Sie das Panel Liste der Felder um Spalten ein- oder auszublenden, nach kritischen Aufgaben, Ressourcen oder bestimmten Zeiträumen zu filtern.
• Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Diagrammstile ändern und Elemente verschieben, um Ihre Präsentation professioneller und ansprechender zu gestalten.

Ein praktisches Beispiel: Wenn Sie ein Diagramm mit dem prozentualen Abschluss haben und möchten, dass darin nur kritische Unteraufgaben angezeigt werden, wählen Sie das Diagramm aus, gehen Sie zum Filter, wählen Sie „Kritische Aufgaben“ und passen Sie die Gliederungsebene an, um den Fokus auf die relevanten Informationen zu legen.

Erstellen vollständig angepasster Berichte: Schritte und Vorlagen

Sollten die vordefinierten Berichte Ihren Anforderungen nicht entsprechen, können Sie jederzeit eigene Berichte von Grund auf erstellen . Microsoft Project bietet hierfür grundlegende Vorlagen an:

• Leer: Perfekt für die Gestaltung eines vollständig benutzerdefinierten Berichts. Sie können beliebige Elemente (Diagramme, Tabellen, Text, Bilder) hinzufügen.
• Grafik: Enthält ein Diagramm, das Sie mit Ihren bevorzugten Feldern und Daten anpassen können.
• Tabla: Eine Tabelle, die Sie anpassen können, indem Sie Felder hinzufügen oder entfernen und die Struktur basierend auf den Schemaebenen ändern.
• Vergleich: Zwei parallele Diagramme zur vergleichenden Analyse verschiedener Variablen.

Um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen, wählen Sie „Bericht“ > „Neuer Bericht“ , wählen Sie die gewünschte Vorlage und geben Sie ihr einen Namen. Ab diesem Zeitpunkt können Sie den Bericht ganz nach Ihren Wünschen gestalten und die benötigten Abschnitte, Felder und visuellen Elemente hinzufügen.

Optionen zum Exportieren und Teilen von Berichten

Oft ist es notwendig, Berichte mit anderen zu teilen oder sie auf verschiedenen Plattformen zu präsentieren. Project ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Bericht kopieren: Wählen Berichtstools | Entwurf > Bericht kopieren und fügen Sie es in ein beliebiges kompatibles Programm ein (Word, PowerPoint, E-Mail usw.).
• Berichte drucken: Wenn Sie die Papierversion bevorzugen oder PDF, können Sie in höchster Qualität und im höchsten Format drucken.
• Nach Excel exportieren: Wenn du benutzt Projekt für das Webkönnen Sie das Projekt über die Menüoption (... > Nach Excel exportieren). Auf diese Weise können Sie problemlos benutzerdefinierte, visuelle Berichte verwalten oder Informationen an externe Parteien senden.

Integration mit Excel und Power BI für erweiterte Berichte

Zusätzlich zu den in Project integrierten Optionen können Sie Ihre Projektdaten mit Excel und Power BI optimal nutzen . Wenn Sie beispielsweise komplexere Berichte in Microsoft Project erstellen möchten , bieten diese Tools mehr Flexibilität und eine ansprechendere Visualisierung.

Durch den Export nach Excel erhalten Sie Zugriff auf Aufgaben, Zusammenfassungen, Termine und Fertigstellungsgrade in einer Tabellenkalkulation. So können Sie Kopien archivieren, Zusammenfassungen drucken, Dashboards erstellen und mithilfe der integrierten Funktionen von Excel weiterführende Analysen durchführen.

Power BI Desktop ist eine weitere leistungsstarke Option für fortgeschrittene Visualisierung und Analyse. Mit der entsprechenden Lizenz können Sie direkt auf Project-Daten zugreifen und vordefinierte Vorlagen für visuell ansprechende und interaktive Berichte verwenden. Zum Erstellen oder Anpassen dieser Berichte benötigen Sie ein Project-Abonnement (Plan 3, Plan 5 oder Power BI Pro).

Die wichtigsten vordefinierten Berichte in Microsoft Project

Das Projekt bietet zahlreiche sofort einsatzbereite Berichte und Dashboards , die die Projektüberwachung und -verfolgung vereinfachen:

• Evolution: Vergleichen Sie geplante, abgeschlossene und ausstehende Arbeiten. Ideal für Agile Management und Scrum, bietet einen Überblick über den Projektfortschritt.
• Allgemeine Kosteninformationen: Analysiert, ob das Projekt im Budget liegt, und zeigt geplante und tatsächliche Kosten sowie Abweichungen an.
• Allgemeine Informationen zum Projekt: Zeigt den Prozentsatz der Fertigstellung, bevorstehende Meilensteine und überfällige Aufgaben an.
• Anstehende Aufgaben: Hilft, Aufgaben zu identifizieren, die bald begonnen werden müssen, und solche, bei denen Probleme auftreten.
• Übersicht der Ressourcen: Ermöglicht Ihnen, die Arbeitsbelastung und die den einzelnen Personen zugewiesenen Aufgaben zu kennen.

Diese Berichte bieten einen klaren und detaillierten Überblick über Fortschritt, Kosten, Ressourcen und wichtige Meilensteine und helfen Ihnen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

So arbeiten Sie mit Fortschrittsberichten in Project

Der Fortschrittsbericht eignet sich besonders gut, um geplante und tatsächliche Arbeitsleistungen visuell zu vergleichen . Er enthält zwei Hauptdiagramme: eines zeigt die abgeschlossenen Arbeiten an, das andere den Aufgabenfortschritt. Beide werden automatisch aktualisiert, sobald die Arbeiten fortschreiten.

Um diese Berichte so einzurichten, dass sie nützliche Daten anzeigen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Ressourcen werden Aufgaben zugewiesen, um die geleistete Arbeit genau zu dokumentieren.
• Legen Sie eine Basislinie fest vor dem Start und erhalten Sie so eine Momentaufnahme des Projekts, die als Referenz für die Berichte dient.
• Geben Sie den Prozentsatz der erledigten Aufgaben an; nur diejenigen, die zu 100 % abgeschlossen sind, werden in den Berichten berücksichtigt.

Darüber hinaus können Sie anpassbare Arbeits- und Aufgabenfelder hinzufügen, um Ihre Nachverfolgung weiter zu verfeinern und eine realistischere Ansicht zu erhalten.

Visuelle Berichte in Excel und Visio

Wenn Sie Excel oder Visio installiert haben, können Sie mit Project Projektdaten direkt in visuelle Berichtsvorlagen exportieren:

• Excel: Sie können dynamische Diagramme erstellen, um erwartete Kosten, verbleibende Arbeit, Ressourcenverfügbarkeit usw. zu analysieren.
• Visio: Ermöglicht Ihnen die Erstellung visueller Diagramme, die die Überwachung und Präsentation wichtiger Projektdaten erleichtern.

Über die Registerkarte „Bericht > Visuelle Berichte“ können Sie die gewünschte Vorlage auswählen und automatisch eine Excel- oder Visio-Datei mit allen verarbeiteten Informationen generieren.

Berichte in Project Online: Bibliothek und Beispiele

Wenn Sie Project Online nutzen, steht Ihnen direkt auf der Website eine Bibliothek mit Berichten zur Verfügung, die Sie über die Option „Berichte“ oder über „Einstellungen“ > „Websiteinhalte“ aufrufen können. Dort finden Sie vorgefertigte Beispiele, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Diese basieren auf OData-Verbindungen, sodass die Berichte automatisch und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand aktualisiert werden.

Zu den wichtigsten verfügbaren Beispielberichten gehören:

• Projektübersichtspanel: Bietet Ansichten von Zuweisungen, Aufgaben, Risiken und Problemen sowie wichtige Zusammenfassungen für das Management.
• Allgemeine Informationen zum Projekt: Ermöglicht Ihnen die Segmentierung nach Projekten und die grafische Anzeige des Projektfortschritts sowie der Anzahl der Aufgaben und Zuweisungen.
• Allgemeine Ressourceninformationen: Analysiert die geplante, tatsächliche und zugewiesene Arbeit für jede Ressource und zeigt die Anzahl der Aufgaben pro Person an.

Was ist, wenn Sie noch mehr Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Berichte benötigen?

Die integrierten und Beispielberichte decken die meisten Anforderungen ab, doch Project bietet Ihnen noch mehr Möglichkeiten. Sie können neue, benutzerdefinierte Berichte, Dashboards und Visualisierungen aus Ihren eigenen Daten erstellen – egal ob in Project, Excel oder Power BI. Dank dieser hohen Anpassungsfähigkeit können Sie Ihre Berichte genau auf den Detaillierungsgrad zuschneiden, den Ihre Organisation oder Ihr Projekt benötigt.

Microsoft Project bietet eine umfassende Umgebung zum Erstellen, Anpassen und Exportieren von visuellen Berichten, Kosten-, Ressourcen-, Fortschritts- und benutzerdefinierten Berichten. Durch die Nutzung dieser Tools erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Projekte , optimieren Ihre Entscheidungsfindung und verbessern die Kommunikation innerhalb Ihres Teams und mit Stakeholdern.

In Verbindung stehender Artikel:

So verwenden Sie einen Assistenten zum Erstellen von Gantt-Diagrammen

Holger

Leidenschaftlicher Autor über die Welt der Bytes und der Technologie im Allgemeinen. Ich liebe es, mein Wissen durch Schreiben zu teilen, und genau das werde ich in diesem Blog tun und Ihnen die interessantesten Dinge über Gadgets, Software, Hardware, technologische Trends und mehr zeigen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, sich auf einfache und unterhaltsame Weise in der digitalen Welt zurechtzufinden.