So erstellen Sie Berichte in Microsoft Project: Eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Erstellen von Berichten in Microsoft Project ist eine der am meisten geschätzten Funktionen von Projektmanagern und Arbeitsteams, die Folgendes erhalten möchten: eine klare und professionelle Sicht auf den Fortschritt Ihrer Aufgaben und RessourcenDie Fähigkeit, Daten in visuelle und verständliche Informationen umzuwandeln, ist der Schlüssel zur Entscheidungsfindung und zur effektiven Projektüberwachung.

Im folgenden Artikel erfahren Sie So erstellen, passen Sie Berichte in Microsoft Project an und geben sie frei, wobei alle Optionen sowohl von der Software selbst als auch von ergänzenden Tools wie Excel und Power BI abgedeckt werden. Darüber hinaus werde ich Ihnen zeigen, wie Sie das Beste aus der vordefinierte und benutzerdefinierte Vorlagen, und ich helfe Ihnen, die nützlichsten Berichte basierend auf der Art der Nachverfolgung zu identifizieren, die Sie benötigen. All dies wird detailliert, übersichtlich und verständlich erklärt, sodass Sie, egal ob Anfänger oder fortgeschrittener Benutzer, Projektberichte meistern können.

Was sind Berichte in Microsoft Project und warum sind sie so nützlich?

Berichte in Microsoft Project ermöglichen den Status eines Projekts visualisieren und analysieren grafisch und detailliert dargestellt, ohne dass zusätzliche Programme erforderlich sind. Mithilfe anpassbarer Diagramme, Tabellen und Dashboards helfen diese Berichte dabei, Fortschritte, Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Ressourcenzuweisungen zu identifizieren und erleichtern so die Kommunikation mit dem Team und den Beteiligten.

Einer der Hauptvorteile ist das Sie werden im Verlauf des Projekts automatisch aktualisiert, sodass manuelle Überprüfungen nicht mehr erforderlich sind. Darüber hinaus können Sie Inhalt und Darstellung jedes Berichts vollständig an Ihre Berichtsanforderungen oder die Ihrer Vorgesetzten anpassen.

In Microsoft Project verfügbare Berichtstypen

Microsoft Project bietet ein umfassender Satz vordefinierter Berichte die verschiedene Schlüsselbereiche des Projekts abdecken. Sie finden sie ganz einfach im Tab Melden und greifen Sie schnell auf Dashboards, Ressourcenberichte, Kostenberichte, Fortschrittsberichte und sogar Entwicklungsberichte zu.

• Panelberichte: Sie präsentieren globale Informationen zum Projektstatus, zu Meilensteinen, anstehenden Aufgaben und Verzögerungen.
• Ressourcenberichte: Sie ermöglichen Ihnen, die Nutzung und Überbelegung der mit Aufgaben verbundenen Ressourcen zu erkennen.
• Kostenberichte: Richtig strukturiert, um Budgets, Abweichungen und kumulierte Beträge zu kontrollieren.
• Fortschrittsbericht: Sie spiegeln den Fortschritt, kritische oder verschobene Aufgaben und die Einhaltung von Terminen wider.
• Benutzerdefinierte Berichte: Sie können Ihre eigenen Vorlagen erstellen, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Jeder Berichtstyp dient einem bestimmten Zweck und ist sowohl hinsichtlich der Daten als auch der visuellen Darstellung vollständig anpassbar.

So erstellen und passen Sie Berichte in Microsoft Project an

Der Prozess für Das Erstellen eines Berichts in Microsoft Project ist einfach. Sie müssen nur auf die Registerkarte zugreifen Melden und wählen Sie den gewünschten Berichtstyp aus. Anschließend können Sie die Daten und das Layout Ihren Wünschen und Bedürfnissen anpassen.

1. Gehen Sie zur Registerkarte Melden im oberen Menü.
2. In der Gruppe Berichte anzeigen, wählen Sie die gewünschte Kategorie und den gewünschten Bericht aus.
3. Passen Sie die Informationen und das Erscheinungsbild über das Optionsfeld an: Ändern Sie Schriftarten, Farben, Grafiken, Bilder usw.

Wenn Sie beispielsweise einen allgemeinen Bericht benötigen, wählen Sie Panels > ProjektübersichtDieser Bericht kombiniert Diagramme, Tabellen und Zusammenfassungen, um den Fortschritt jeder Phase, bevorstehende Meilensteine und überfällige Aufgaben anzuzeigen.

Möchten Sie es an Ihre Bedürfnisse anpassen? Sie können die angezeigten Daten ändern, indem Sie auf die Tabelle oder das Diagramm klicken und das Bedienfeld verwenden. Liste der Felder , um die erforderlichen Felder auszuwählen und Filter anzuwenden. Auf diese Weise können Sie die Informationen auf den Empfänger oder den Kontext Ihrer Nachverfolgung zuschneiden.

Erweiterte Berichtsanpassung: Ändern Sie Daten, Format und Erscheinungsbild

Microsoft Project zeichnet sich durch seine Anpassungsmöglichkeit in Berichten. Sie können sowohl die angezeigten Daten als auch die visuelle Gestaltung steuern:

• Wählen Sie den Berichtsbereich aus das Sie ändern möchten (Tabelle, Diagramm, Panel).
• Von der Registerkarte Gestaltung von Reporting-Tools Sie können Ändern Sie Schriftarten, Farben, Themen oder fügen Sie Bilder, Formen und neue Tabellen hinzu.
• Wenn Sie eine Änderung der Daten benötigen, verwenden Sie das Panel Liste der Felder um Spalten ein- oder auszublenden, nach kritischen Aufgaben, Ressourcen oder bestimmten Zeiträumen zu filtern.
• Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Diagrammstile ändern und Elemente verschieben, um Ihre Präsentation professioneller und ansprechender zu gestalten.

Ein praktisches Beispiel: Wenn Sie ein Diagramm mit dem prozentualen Abschluss haben und möchten, dass darin nur kritische Unteraufgaben angezeigt werden, wählen Sie das Diagramm aus, gehen Sie zum Filter, wählen Sie „Kritische Aufgaben“ und passen Sie die Gliederungsebene an, um den Fokus auf die relevanten Informationen zu legen.

Erstellen vollständig angepasster Berichte: Schritte und Vorlagen

Wenn die vordefinierten Berichte nicht Ihren Anforderungen entsprechen, Sie können Ihre eigenen Berichte von Grund auf neu erstellenMicrosoft Project bietet grundlegende Vorlagen, um diesen Prozess zu vereinfachen:

• Leer: Perfekt für die Gestaltung eines vollständig benutzerdefinierten Berichts. Sie können beliebige Elemente (Diagramme, Tabellen, Text, Bilder) hinzufügen.
• Grafik: Enthält ein Diagramm, das Sie mit Ihren bevorzugten Feldern und Daten anpassen können.
• Tabla: Eine Tabelle, die Sie anpassen können, indem Sie Felder hinzufügen oder entfernen und die Struktur basierend auf den Schemaebenen ändern.
• Vergleich: Zwei parallele Diagramme zur vergleichenden Analyse verschiedener Variablen.

Um einen benutzerdefinierten Bericht zu starten, wählen Sie Bericht > Neuer BerichtWählen Sie die gewünschte Vorlage aus und geben Sie ihr einen Namen. Von diesem Moment an können Sie den Bericht völlig frei gestalten und die Abschnitte, Felder und visuellen Ressourcen hinzufügen, die Sie benötigen.

Optionen zum Exportieren und Teilen von Berichten

In vielen Fällen ist es notwendig Berichte mit anderen Personen teilen oder präsentieren Sie sie auf verschiedenen Plattformen. Project ermöglicht Ihnen:

• Bericht kopieren: Wählen Berichtstools | Entwurf > Bericht kopieren und fügen Sie es in ein beliebiges kompatibles Programm ein (Word, PowerPoint, E-Mail usw.).
• Berichte drucken: Wenn Sie die Papierversion bevorzugen oder PDF, können Sie in höchster Qualität und im höchsten Format drucken.
• Nach Excel exportieren: Wenn du benutzt Projekt für das Webkönnen Sie das Projekt über die Menüoption (... > Nach Excel exportieren). Auf diese Weise können Sie problemlos benutzerdefinierte, visuelle Berichte verwalten oder Informationen an externe Parteien senden.

Integration mit Excel und Power BI für erweiterte Berichte

Zusätzlich zu den internen Optionen von Project können Sie Holen Sie das Beste aus Ihren Projektdaten heraus mit Excel und Power BI. Wenn Sie beispielsweise Erstellen von Berichten in Microsoft Project Obwohl diese Tools komplexer sind, bieten sie Ihnen mehr Flexibilität und eine ansprechendere Optik.

Exportieren nach ExcelSie erhalten Zugriff auf Aufgaben, Zusammenfassungen, Daten und Prozentsätze der erledigten Aufgaben in einer Tabelle. So können Sie Kopien archivieren, Zusammenfassungen drucken, Dashboards erstellen und mit den integrierten Excel-Funktionen erweiterte Analysen durchführen.

Power BI Desktop ist eine weitere leistungsstarke Option für erweiterte Visualisierung und Analyse. Mit der entsprechenden Lizenz können Sie Projektdaten direkt verknüpfen und vorgefertigte Vorlagen mit visuell ansprechenden und leicht interaktiven Berichten verwenden. Zum Erstellen oder Anpassen dieser Berichte benötigen Sie ein Abonnement für Project Plan 3, Plan 5 oder Power BI Pro.

Die wichtigsten vordefinierten Berichte in Microsoft Project

Projekt hat mehrere gebrauchsfertige Berichte und Dashboards die die Überwachung und Kontrolle des Projekts erleichtern:

• Evolution: Vergleichen Sie geplante, abgeschlossene und ausstehende Arbeiten. Ideal für Agile Management und Scrum, bietet einen Überblick über den Projektfortschritt.
• Allgemeine Kosteninformationen: Analysiert, ob das Projekt im Budget liegt, und zeigt geplante und tatsächliche Kosten sowie Abweichungen an.
• Allgemeine Informationen zum Projekt: Zeigt den Prozentsatz der Fertigstellung, bevorstehende Meilensteine und überfällige Aufgaben an.
• Anstehende Aufgaben: Hilft, Aufgaben zu identifizieren, die bald begonnen werden müssen, und solche, bei denen Probleme auftreten.
• Übersicht der Ressourcen: Ermöglicht Ihnen, die Arbeitsbelastung und die den einzelnen Personen zugewiesenen Aufgaben zu kennen.

Diese Berichte bieten einen klaren und detaillierten Überblick über Fortschritt, Kosten, Ressourcen und wichtige Meilensteine und helfen Ihnen, Ihr Projekt auf Kurs zu halten.

So arbeiten Sie mit Fortschrittsberichten in Project

Der Fortschrittsbericht ist besonders nützlich für den visuellen Vergleich von geplanter und tatsächlicher ArbeitEs enthält zwei Hauptdiagramme: eines zeigt die abgeschlossene Arbeit und ein weiteres den Aufgabenfortschritt. Beide werden automatisch aktualisiert, während die Arbeit voranschreitet.

Um diese Berichte so einzurichten, dass sie nützliche Daten anzeigen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Ressourcen werden Aufgaben zugewiesen, um die geleistete Arbeit genau zu dokumentieren.
• Legen Sie eine Basislinie fest vor dem Start und erhalten Sie so eine Momentaufnahme des Projekts, die als Referenz für die Berichte dient.
• Geben Sie den Prozentsatz der erledigten Aufgaben an; nur diejenigen, die zu 100 % abgeschlossen sind, werden in den Berichten berücksichtigt.

Darüber hinaus können Sie anpassbare Arbeits- und Aufgabenfelder hinzufügen, um Ihre Nachverfolgung weiter zu verfeinern und eine realistischere Ansicht zu erhalten.

Visuelle Berichte in Excel und Visio

Wenn Sie haben Excel oder Visio Wenn Project installiert ist, können Sie Projektdaten direkt in visuelle Berichtsvorlagen exportieren:

• Excel: Sie können dynamische Diagramme erstellen, um erwartete Kosten, verbleibende Arbeit, Ressourcenverfügbarkeit usw. zu analysieren.
• Visio: Ermöglicht Ihnen die Erstellung visueller Diagramme, die die Überwachung und Präsentation wichtiger Projektdaten erleichtern.

Von der Registerkarte Bericht > Visuelle Berichte Sie können die gewünschte Vorlage auswählen und automatisch eine Excel- oder Visio-Datei mit allen verarbeiteten Informationen generieren.

Berichte in Project Online: Bibliothek und Beispiele

Wenn Sie Project Online haben, haben Sie eine Berichtsbibliothek auf der Website selbst, erreichbar über die Option Informationen oder über Einstellungen > Site-InhaltDort finden Sie vorgefertigte Beispiele, die Sie als Ausgangspunkt verwenden können. Diese basieren auf OData-Verbindungen und ermöglichen die automatische Aktualisierung von Berichten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Zu den wichtigsten verfügbaren Beispielberichten gehören:

• Projektübersichtspanel: Bietet Ansichten von Zuweisungen, Aufgaben, Risiken und Problemen sowie wichtige Zusammenfassungen für das Management.
• Allgemeine Informationen zum Projekt: Ermöglicht Ihnen die Segmentierung nach Projekten und die grafische Anzeige des Projektfortschritts sowie der Anzahl der Aufgaben und Zuweisungen.
• Allgemeine Ressourceninformationen: Analysiert die geplante, tatsächliche und zugewiesene Arbeit für jede Ressource und zeigt die Anzahl der Aufgaben pro Person an.

Was ist, wenn Sie noch mehr Anpassungsmöglichkeiten für Ihre Berichte benötigen?

Die integrierten Berichte und Beispielberichte decken die meisten Anforderungen ab, aber Project bietet Ihnen noch weitere Möglichkeiten. Sie können Erstellen Sie neue Berichte, Dashboards und benutzerdefinierte Visualisierungen aus Ihren eigenen Daten, ob in Project, Excel oder Power BI. Dieser Grad der Anpassung stellt sicher, dass Sie Ihre Berichte an die Details anpassen können, die Ihre Organisation oder Ihr Projekttyp erfordert.

Microsoft Project bietet eine umfassende Umgebung zum Erstellen, Anpassen und Exportieren von visuellen, Kosten-, Ressourcen-, Fortschritts- und benutzerdefinierten Berichten. Mit all diesen Tools haben Sie immer vollständige Kontrolle über Ihre Projekte, optimieren Sie die Entscheidungsfindung und verbessern Sie die Kommunikation innerhalb des Teams und mit den Stakeholdern.

In Verbindung stehender Artikel:

So verwenden Sie einen Assistenten zum Erstellen von Gantt-Diagrammen

Holger

Leidenschaftlicher Autor über die Welt der Bytes und der Technologie im Allgemeinen. Ich liebe es, mein Wissen durch Schreiben zu teilen, und genau das werde ich in diesem Blog tun und Ihnen die interessantesten Dinge über Gadgets, Software, Hardware, technologische Trends und mehr zeigen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, sich auf einfache und unterhaltsame Weise in der digitalen Welt zurechtzufinden.