So erfassen und prüfen Sie Änderungen in Excel-Dateien professionell

Die Verwaltung und Aufzeichnung aller Änderungen an Excel-Dateien ist für Mitarbeiter, IT-Manager und Informationssicherheitsbeauftragte zu einem zentralen Thema geworden, insbesondere in Umgebungen, in denen Zusammenarbeit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung sind. Wenn Sie jemals wissen mussten Wer hat was, wann und wie in einer Excel-Arbeitsmappe geändert?Egal, ob Sie mit lokalen oder Cloud-Dateien arbeiten, dieser Artikel beantwortet alle Ihre Fragen. Wir erklären auch die Verwendung von Lösungen wie ADAudit Plus und Erweiterte Überwachungsoptionen von Microsoft 365 damit Sie alles im Griff haben.

Die Funktionen zum Protokollieren, Überwachen und Extrahieren detaillierter Berichte zu Änderungen an einer Excel-Datei haben große Fortschritte gemacht. Obwohl Excel interessante Tools bietet, benötigen Unternehmen oft Lösungen, die Sicherheitsüberprüfungen, Zugriff, Änderungen und Datenexporte integrieren. Hier zeigen wir Ihnen auf einfache und dennoch umfassende Weise, wie Sie alle Möglichkeiten von Excel, Microsoft 365 Purview, Power Query und externen Tools nutzen können, um die vollständige Kontrolle über die Aktivitäten in Ihren Dateien zu behalten.

Anzeigen und Aufzeichnen von Änderungen in Excel: Erste Schritte

Excel bietet derzeit die Möglichkeit, Anzeige eines detaillierten Änderungsverlaufs in der Datei, insbesondere in der Microsoft 365-Version. Dank der Funktion "Änderungen anzeigen" können Sie Identifizieren Sie schnell, was geändert wurde, wer es geändert hat und wannDieses Tool ist unverzichtbar, wenn Sie Dateien mit anderen Benutzern teilen und eine zuverlässige Aufzeichnung benötigen.

• Der Änderungsverlauf wird bis zu 60 Tage lang gespeichert., wodurch Sie frühere Änderungen überprüfen können.
• Sie Beschränken Sie die Liste der Änderungen auf ein bestimmtes Blatt, einen bestimmten Bereich oder eine bestimmte Zelle spezifisch, um relevante Informationen zu filtern.
• Das System zeigt die Details jeder Änderung an: Benutzer, Zelle, alter Wert und neuer Wert.
• Wenn Massenänderungen vorgenommen wurden, gruppiert Excel die Änderungen zur einfachen Überprüfung.

Um diese Änderungen im gesamten Buch zu überprüfen, gehen Sie einfach auf die Registerkarte Überarbeiten und wählen Sie Änderungen anzeigenEs erscheint ein Seitenbereich, in dem Sie alle Ihre Änderungen einsehen und nach Wunsch nach Bereich, Blatt oder Zelle filtern können. Wenn Sie alle vorgenommenen Änderungen sehen möchten, können Sie sie erweitern, um alle Details anzuzeigen.

Filtern und untersuchen Sie bestimmte Änderungen

Eine der leistungsstärksten Funktionen ist die Möglichkeit, Filtern Sie Änderungen auf nur relevante Zellen oder BereicheAuf diese Weise können Sie schnell erkennen, ob vertrauliche Informationen oder wichtige Formeln bearbeitet wurden.

• Wählen Sie eine Zelle, einen Bereich oder sogar ein ganzes Blatt aus.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie die Option Änderungen anzeigen um die Aktivität in diesem bestimmten Bereich anzuzeigen.
• In der Seitenleiste können Sie den Bereich einschränken, indem Sie den Zellennamen oder die Referenz eingeben und dann bestätigen.

Dieser Grad der Anpassung hilft Ihnen, kritische Daten in Sekundenschnelle zu prüfen, ohne in einer Flut allgemeiner Änderungen den Überblick zu verlieren.

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Erweiterte Überwachung in Microsoft 365: Die Leistungsfähigkeit von Purview und Überwachungsprotokollierung

Wenn Sie mehr als nur eine einfache Änderungshistorie benötigen, Microsoft 365-Audit, insbesondere über Microsoft Purview. Dieses Tool sammelt und konsolidiert Aktivitätsprotokolle aus der gesamten Suite (einschließlich Excel, SharePoint, OneDrive, Teams und viele andere Business-Dienste), um Ihnen Erweiterte Berichte und Suchvorgänge bei jeder Interaktion mit Dateien und Daten.

Auf der Microsoft Purview-Plattform können Sie:

• Suchen und exportieren Sie Zugriffs-, Änderungs-, Lösch- und Freigabeprotokolle von Dateien (einschließlich Excel-Dateien) auf Ihren Systemen.
• Filtern Sie Aktivitäten nach Benutzer, Datumsbereich, Vorgangstyp oder bestimmtem Element.
• Zeigen Sie technische Details für jede Aktivität an: Quelle, Gerät, IP-Adresse, Aktionstyp, Ergebnis und mehr.

Dies ist insbesondere in Umgebungen nützlich, in denen aus rechtlichen, Datenschutz- oder externen Prüfgründen begründet werden muss, wer auf ein bestimmtes Blatt zugegriffen oder es geändert hat.

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Erweiterte Protokollinterpretation und -export: Der JSON-Trick in Excel

Wenn Sie Audit-Log-Ergebnisse exportieren, erhalten Sie typischerweise eine CSV-Datei mit einer Spalte AuditData im JSON-Format. Es mag zunächst einschüchternd wirken, aber Excel bietet eine sehr einfache Möglichkeit, Konvertieren Sie diese JSON-Spalte in mehrere Spalten mit klaren Informationen.

• Öffnen Sie die CSV-Datei in Excel mit der Funktion „Aus Text oder CSV“.
• Bei der Power Query-Editor, suchen Sie die Spalte AuditData, klicken Sie mit der rechten Maustaste, wählen Sie „Transformieren“ und wählen Sie „JSON“.
• Erweitern Sie die Spalte, um alle Eigenschaften anzuzeigen und zu entscheiden, welche Sie sehen müssen.
• Sie können nach Benutzer, Vorgang, Datum, Datei, betroffenem Bereich usw. sortieren und filtern.

Durch diese Formatierung Ihrer Protokolle können Sie Vorfälle schnell und visuell untersuchen, Massenänderungen auswerten oder Fehlerquellen finden.

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Kombination aus nativer Überwachung, PowerShell und ADAudit Plus

In Organisationen mit sehr hohen Kontrollanforderungen ist es üblich, die integrierte Überwachung von Excel und Microsoft 365 mit Überwachungsskripten zu kombinieren. PowerShell für automatisierte Suche und Massenexport von ProtokolleSie können beispielsweise Folgendes ausführen:

$auditlog = Search-UnifiedAuditLog -StartDate  -EndDate  -RecordType SharePointFileOperation

Auf diese Weise können Sie Zugriffs-, Änderungs- und Freigabeprotokolle aus Excel-Dateien extrahieren, die auf SharePoint und OneDrive gehostet werden, und die Ergebnisse in Ihr SIEM-System oder Ihre Sicherheitsplattform integrieren.

Darüber hinaus werden Lösungen wie ADAudit Plus Sie bringen die Überwachung auf eine neue Ebene und generieren Echtzeit-Warnungen Jedes Mal, wenn eine kritische Datei berührt, geändert oder gelöscht wird. Mit diesen Tools können Sie:

• Planen Sie automatische Berichte in mehreren Formaten (CSV, PDF, XML…), Anpassen der Tracking-Parameter.
• Erhalten Sie E-Mails oder Push-Benachrichtigungen, wenn jemand wichtige Dokumente ändert.
• Erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen wie DSGVO, SOX, HIPAA oder PCI-DSS mit prüfergerechten Berichten.

Wenn Sie maximale Rückverfolgbarkeit und Schutz anstreben, besteht die ideale Lösung darin, alle diese Optionen zu kombinieren und die Strategie an die Umgebung und Unternehmensrichtlinien anzupassen.

Welche Aktivitäten können in der Praxis geprüft werden?

Das Microsoft 365-Ökosystem kann unzählige Aktivitäten im Zusammenhang mit Excel-Dateien (und anderen Dokumenten) aufzeichnen. Einige der wichtigsten sind:

• Dateizugriff: Wer eine Datei geöffnet, heruntergeladen oder angezeigt hat.
• Änderungen: Änderungen an Zellen, Bereichen, ganzen Blättern, Bearbeiten von Formeln, Löschen oder Hinzufügen von Daten.
• Löschungen und Wiederherstellungen: Wer hat eine Datei in den Papierkorb verschoben und später wiederhergestellt?
• Aktien: Einladungen senden, Links erstellen, Berechtigungen ändern und auf externe Ressourcen zugreifen.
• Änderungen in den Konfigurationen: Aufbewahrungsrichtlinien, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Datensatzsperren und -entsperrungen sowie Berechtigungszuweisungen.

Das System prüft auch erweiterte Vorgänge wie Rollenzuweisung, Anwendungsverwaltung, Power BI-Aktivitäten, Power Apps und Teams und bietet so vollständige Kontrolle über den Datenlebenszyklus.

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Suchen, filtern und analysieren Sie Protokolle gründlich

Dank der detaillierten Strukturierung der Protokolle können Sie Filtern nach Vorgangstyp, Benutzer, Datei, Datum und StatusSie können auch bestimmte Ereignisse wie Inhaltsänderungen, dauerhafte Löschungen, Richtlinienänderungen und verdächtige Verwaltungsaktivitäten analysieren.

Die Analyse ist sehr einfach, sobald Sie die Daten in Excel, Power BI oder einem anderen Analysetool haben. Durch die Kombination von Filtern und Pivot-Tabellen können Sie Fragen wie diese beantworten:

• Wer hat letzte Woche auf vertrauliche Informationen zugegriffen?
• Wann wurde die kritische Datei gelöscht und von wem?
• Welche Benutzer geben Dateien außerhalb der Organisation frei?
• Wurden Vertraulichkeitsbezeichnungen bearbeitet oder Aufbewahrungsrichtlinien geändert?

Diese Flexibilität ist der Schlüssel zur Anpassung an interne Audits, forensische Untersuchungen oder behördliche Anforderungen.

Geschäftslösungen: Anpassbare Berichte und Echtzeitwarnungen

Für diejenigen, die eine proaktive Kontrolle benötigen, bieten Tools wie ADAudit Plus die Möglichkeit, automatische Berichte, die in verschiedene Formate exportiert werden können. Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen planen, zum Beispiel:

• Benachrichtigen, wenn auf eine Datei in einem vertraulichen Ordner zugegriffen oder diese bearbeitet wird.
• Erkennen Sie unerwartete Berechtigungsänderungen.
• Melden Sie Zugriffe außerhalb der Geschäftszeiten oder von ungewöhnlichen Standorten.

Auf diese Weise können Sie Vorfälle vorhersehen, schnell auf interne Bedrohungen reagieren und die vertraulichsten Informationen schützen.

Protokollverwaltung, Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Ein entscheidender Aspekt ist die Aufbewahrung von PrüfunterlagenMicrosoft gewährleistet eine Lagerung Bis zu 180 Tage für die meisten Protokolle, wobei der Änderungsverlauf in Excel in der Regel auf 60 Tage begrenzt ist. Sie können relevante Ereignisse jederzeit zur sicheren Aufbewahrung in Ihre eigenen Systeme exportieren. die zeit notwendig und halten Sie Vorschriften wie die DSGVO ein.

Berechtigungsverwaltung, Rollenverfolgung und die Verwendung von Vertraulichkeitskennzeichnungen sorgen für zusätzliche Sicherheit und Compliance. Dies ist besonders wichtig in Organisationen, die rechtlichen oder branchenspezifischen Audits unterliegen.

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Holger

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