So entfernen Sie Metadaten und Kommentare aus Word, bevor Sie ein Dokument freigeben

Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viele persönliche und vertrauliche Informationen zusammen mit einem Word-Dokument verloren gehen können, wenn Sie es weitergeben? Über den sichtbaren Text hinaus gibt es versteckte Daten – Metadaten und Kommentare –, die viel mehr verraten können, als Sie vielleicht denken. Von Ihrem Benutzernamen, Daten, Revisionen und Kommentaren bis hin zu Dateipfaden und Details zur Zusammenarbeit können diese Informationen offengelegt werden, wenn Sie sie nicht ordnungsgemäß löschen.

Das Entfernen von Metadaten und Kommentaren vor dem Senden eines Word-Dokuments ist eine dieser kleinen Maßnahmen, die einen großen Unterschied beim Schutz Ihrer Privatsphäre und der Ihres Unternehmens ausmachen können. Sie müssen kein Experte sein oder sich mit komplizierten Tools herumschlagen: Es gibt absolut sichere Methoden, sowohl in Word selbst als auch mit externen Dienstprogrammen, um Ihre Datei vor der Freigabe zu bereinigen. Hier zeigen wir Ihnen alle Optionen im Detail, damit Sie keine Spuren hinterlassen.

Was sind Metadaten und warum sind sie wichtig?

Metadaten sind Daten, die andere Daten in einer Datei beschreiben und ergänzen. Bei Word-Dokumenten können diese Metadaten Folgendes umfassen: Name des Autors, Erstellungs- und Änderungsdaten, Dokumentversion, Mitarbeitergeschichte, Kommentare, E-Mail-Header, und viele andere Insiderinformationen. Viele dieser Informationen sind mit bloßem Auge nicht erkennbar, können jedoch von jedem mit minimalen Kenntnissen eingesehen werden, selbst wenn der Dokumenttext sauber erscheint.

La Bedeutung von Metadaten Die Verwendung von Metadaten hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Nicht nur aus Gründen des Datenschutzes, sondern auch zum Schutz interner Informationen im beruflichen Umfeld. In Unternehmen und Organisationen kann die Unachtsamkeit beim Teilen von Dateien mit Metadaten dazu führen, dass strategische Details, Mitarbeiternamen oder sensible Informationen wie Netzwerkpfade, E-Mail-Adressen, verwendete Vorlagen oder Revisionsentscheidungen preisgegeben werden. Daher ist es unerlässlich, diese verborgenen Daten vor der Freigabe eines Dokuments zu überprüfen und zu löschen.

Welche versteckten Informationen und Metadaten verbirgt ein Word-Dokument?

Dokumente erstellt in Microsoft Word Sie speichern eine überraschende Vielfalt versteckter Daten. Dies sind einige der häufigsten Punkte, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie etwas ins Ausland senden:

• Kommentare, Rezensionen und Anmerkungen: Alle während des Bearbeitungsprozesses gemachten Notizen, vorherige Versionen, vorgenommene Änderungen und Kommentare, einschließlich der Namen der Prüfer und Mitarbeiter.
• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen: Autor, Thema, Titel, Erstellungs-/Änderungsdatum, Zusammenfassung, Benutzername, Dokumentvorlage und viele andere automatische Eigenschaften, die Word ausfüllen kann.
• E-Mail-Header, Verteilerlisten: Wenn das Dokument zur Überprüfung gesendet oder per E-Mail weitergegeben wurde, verbleiben diese Daten möglicherweise darin.
• Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen: In diesen Bereichen hinzugefügte Informationen enthalten häufig Namen, Daten und interne Nachrichten.
• Versteckter Text: Mit Word können Sie Text als ausgeblendet markieren, der bei normaler Anzeige nicht sichtbar ist, aber problemlos wiederhergestellt und sichtbar gelassen werden kann.
• Einsendungsdaten zur Überprüfung: Informationen zur Änderungsverfolgung, wer was getan hat, wann die Datei überprüft wurde usw.
• Eigenschaften des Dokumentservers: Bei der Integration des Dokuments in Systeme wie SharePoint, kann Routen, Verwaltungsrichtlinien und Daten enthalten, die mit dem Unternehmensnetzwerk verknüpft sind.
• Benutzerdefinierte XML-Dateidaten: Technische Informationen, oft unsichtbar, die eingebettet sein können und selbst bei normaler Textbearbeitung nicht sichtbar sind.
• Unsichtbarer Inhalt: Objekte, Formen, Bilder oder Elemente, die nicht in der Standardansicht erscheinen, aber trotzdem in der Datei gespeichert sind.

Dies bedeutet, dass selbst wenn Sie denken, dass Ihr Dokument fertig ist, möglicherweise noch viele Restinformationen vorhanden sind, die nur mit den richtigen Tools bereinigt werden können..

Methoden zum Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von Metadaten in Word

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Metadaten und versteckte Kommentare in Word-Dokumenten zu verwalten.Von integrierten Microsoft Word-Funktionen über Betriebssystemoptionen bis hin zu Online-Tools und Drittanbieterprogrammen. Hier finden Sie alle verfügbaren Optionen mit ihren Vorteilen und Einschränkungen.

1. Verwenden des Word-Dokumentinspektors

Word verfügt über ein eigenes integriertes Dienstprogramm zum schnellen und sicheren Überprüfen und Entfernen von Metadaten und Kommentaren. Dies ist die am meisten empfohlene Methode und diejenige, die in den meisten Situationen die besten Ergebnisse liefert:

1. Machen Sie eine Kopie des Originaldokuments, bevor Sie beginnen. Auf diese Weise bleibt die Datei immer intakt, wenn Sie Kommentare und Revisionen für den internen Gebrauch aufbewahren müssen.
2. Öffnen Sie das Dokument in Word. Gehen Sie zur Registerkarte Archivieren und wählen Sie Informationen.
3. Klicken Sie auf Auf Probleme prüfen und wähle Dokument prüfen.
4. Im angezeigten Dialogfeld Überprüfen Sie alle relevanten Optionen um nach allen Arten versteckter Daten zu suchen: Kommentare, Bewertungen, persönliche Informationen, Kopfzeilen, Fußzeilen, versteckter Text, XML-Daten usw.
5. Presse Überprüfen damit Word die Datei analysieren kann.
6. Überprüfen Sie die ErgebnisseWenn vertrauliche Informationen erkannt werden, werden neben jedem Element eine Warnung (normalerweise ein rotes Ausrufezeichen) und eine Schaltfläche angezeigt. Alles entfernen. Klicken Sie darauf, um die Daten zu löschen.
7. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Fenster, speichern Sie das Dokument und es ist bereinigt und bereit zum Teilen.

Dieser Vorgang ist sicher und beeinträchtigt nicht den Hauptinhalt des Dokuments. Er entfernt lediglich versteckte Daten und Kommentare, die private Informationen preisgeben könnten.

2. Anzeigen und Ändern von Metadaten unter Windows

Wenn Sie Word nicht haben oder den direkten Weg bevorzugen, können Sie einige der Metadaten direkt im Windows-Betriebssystem prüfen und bearbeiten.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „Eigenschaften“.
• Greifen Sie auf die Registerkarte zu Details um alle verfügbaren Metadaten (Autor, Unternehmen, Daten usw.) anzuzeigen.
• Unten finden Sie die Option Entfernen Sie Eigenschaften und persönliche InformationenDadurch wird ein Assistent geöffnet, mit dem Sie die Metadaten auswählen und löschen können, deren Bearbeitung das System zulässt.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht alle Arten interner Informationen abdeckt, die Word möglicherweise sammelt, und auch keine Kommentare oder Revisionen löscht. Es ist nützlich für eine schnelle Löschung der grundlegendsten Dinge, aber Wenn Sie eine vollständige Bereinigung wünschen, verwenden Sie den Dokumentinspektor.

3. Online-Tools und externe Anwendungen

Es gibt Onlinelösungen zum Entfernen von Metadaten aus Dokumenten, allerdings ist dabei Vorsicht geboten. beim Umgang mit sensiblen Informationen, da die Datei auf einen externen Server hochgeladen werden muss.

• MetaClean, MetaCleaner, Get-Metadata und andere Online-Dienste ermöglichen Ihnen die Analyse und Bereinigung von Metadaten aus Word-Dateien, PDF, Bilder usw. Laden Sie einfach das Dokument hoch, prüfen Sie die Daten und löschen Sie diese bei Bedarf, bevor Sie die bereinigte Version herunterladen.

Vorteile: Sie müssen nichts installieren, es ist schnell und einfach. Nachteile: Sie sollten keine vertraulichen oder persönlichen Dateien auf Dienste hochladen, deren Datenschutz Sie nicht überprüfen können.

Im professionellen Umfeld oder beim Umgang mit vertraulichen Informationen empfiehlt es sich immer, auf in Word selbst integrierte Methoden oder lokale Lösungen zurückzugreifen.

Was kann der Word-Dokumentinspektor nicht entfernen?

Obwohl das Inspektionstool von Word sehr umfassend ist, gibt es einige Dinge, die es nicht automatisch entfernen kann:

• Eingebettete Dateien und Objekte: In die Datei eingefügte Dokumente, Bilder, Gleichungen, Diagramme und andere Objekte können ihre eigenen Metadaten behalten.
• Makros und VBA-Code: Bei Dokumenten mit Programmierung, Module oder Formulare müssen manuell gelöscht werden, um zu verhindern, dass die Datei nicht mehr ordnungsgemäß funktioniert.
• Zwischengespeicherte Daten und externe Links: Links zu externen Daten, Excel-Szenarien oder angewendeten Filtern können versteckte Informationen enthalten, die mit dem Inspector nicht immer entfernt werden. Daher empfiehlt es sich, sie manuell zu überprüfen.

Überprüfen Sie immer die vom Inspector angezeigten Warnungen und ziehen Sie in Erwägung, Elemente, die möglicherweise noch vertrauliche Informationen enthalten, manuell zu entfernen.

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Holger

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