So automatisieren Sie Aufgaben Schritt für Schritt mit Apple Shortcuts

Wenn Sie den ganzen Tag damit verbringen, die gleichen Gesten auf Ihrem iPhone oder iPad zu wiederholen, ist es an der Zeit, Shortcuts die Arbeit für Sie erledigen zu lassen. Mit der Shortcuts-App können Sie mehrere Aktionen miteinander verknüpfen und sie mit einem Fingertipp oder mit Siri starten, sodass Sie Häufige Aufgaben werden in Sekunden erledigt ohne dass Sie darüber nachdenken müssen.

In dieser Anleitung erkläre ich, wie Sie mit Shortcuts alles automatisieren können – von den einfachsten Dingen (wie dem Öffnen einer App zu einer bestimmten Zeit) bis hin zu anspruchsvolleren Arbeitsabläufen (wie dem Reagieren bei Ankunft an einem Ort oder dem Empfang einer Nachricht). Alles wird ausführlich und in der Sprache der App erklärt, sodass Sie jeden Schritt problemlos und ohne Verwirrung durchführen können. Praktische Tipps, damit es gleich beim ersten Mal klappt.

Was sind Shortcuts und wozu dienen sie?

Shortcuts ist das Werkzeug von iOS y iPad um mehrere Aktionen zu orchestrieren Apps in einem einzigen Befehl. Damit können Sie beispielsweise Wegbeschreibung zum nächsten Kalenderereignis erhalten, verschieben Sie Text zwischen Apps, legen Sie Erinnerungen fest, wenn Sie nach Hause kommen, oder schalten Sie Ihr Telefon stumm, wenn ein Meeting beginnt.

Neben der Erstellung eigener Flows enthält die App eine Galerie mit vorkonfigurierten Kurzbefehlen, die Sie unverändert verwenden oder anpassen können. Der große Vorteil besteht darin, dass diese Kurzbefehle in System- und Drittanbieter-Apps integriert sind und mit Siri, vom Startbildschirm, dem Teilen-Menü oder direkt bei Erfüllung einer Bedingung gestartet werden können. So Mit einer einzigen Geste führen Sie mehrere Schritte gleichzeitig aus.

Wenn Sie tiefer einsteigen möchten, bietet Apple offizielle Dokumentation mit Konzepten und Beispielen; und wenn Sie Beispiele für Automatisierung in anderen Apps sehen möchten, schauen Sie sich an Automatisieren Sie Aufgaben in PhotoshopAber keine Sorge: Hier finden Sie alles Wesentliche und mehr, um ernsthaft loszulegen, ohne sich zu verirren und jederzeit zu wissen was zu tun ist und warum es zu tun ist.

Ein wichtiger Hinweis: Shortcuts sind nicht nur „schöne Buttons“. Der Schlüssel liegt in ihren Automatisierungen, die auf Auslöser (Zeit, Ort, Kommunikation, Gerätestatus usw.) reagieren. Mit ihnen startet die Aktion automatisch zum richtigen Zeitpunkt, sodass Ihr iPhone oder iPad handelt von selbst befolge deine Regeln.

So erstellen Sie Schritt für Schritt eine persönliche Automatisierung

Auf dem iPhone oder iPad beginnt alles im Tab „Automatisierung“ der Kurzbefehle-App. Von dort aus können Sie persönliche Automatisierungen erstellen, die auf Ihrem Gerät basierend auf von Ihnen definierten Bedingungen ausgelöst werden. Unten sehen Sie den gesamten Prozess mit Nuancen, die den Unterschied ausmachen und die Nutzung vereinfachen. Ihre erste Automatisierung funktioniert auf Anhieb.

Öffnen Sie die Kurzbefehle und wechseln Sie zum Reiter „Automatisierung“. Wenn Sie diesen Bereich zum ersten Mal berühren, wird ein leerer Bildschirm angezeigt. Tippen Sie in diesem Fall direkt auf die Option „Erstellen“. Wenn Sie bereits andere Automatisierungen erstellt haben, tippen Sie auf „Automatisierung“ und dann auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke, um eine neue zu starten. Dieser Unterschied scheint minimal, erspart Ihnen aber viel Arbeit, sobald Sie eine erstellt haben. Sie beginnen, Automatisierungen anzusammeln.

Tippen Sie nun auf „Persönliche Automatisierung erstellen“. Diese Option löst auf Ihrem iPhone oder iPad Aktionen aus, die auf Bedingungen wie Uhrzeit, Ankunft an einem Ort, Verbindung zu einem WLAN-Netzwerk, Akkustand oder einer empfangenen Nachricht basieren. Damit sagen Sie Shortcuts: „Wenn X passiert, möchte ich, dass du Y tust“, und das erschließt einen Großteil des Potenzials von echte Automatisierung im Alltag.

1. Wählen Sie einen Auslöser (z. B. Tageszeit oder Ankunft um …). Dieses Ereignis löst alles Weitere aus. Überlegen Sie sich daher gut, wann und in welchem ​​Kontext die Aktion stattfinden soll. Beginnen Sie am besten mit einem einfachen Fall, z. B. einer bestimmten Uhrzeit, um die Mechanik zu verstehen. Verfeinern Sie Ihren Flow schrittweise.
2. Konfigurieren Sie die Trigger-Optionen. Wenn Sie eine Uhrzeit wählen, definieren Sie den Zeitraum und die Wiederholung (täglich, bestimmte Tage). Wenn es sich um einen Ort handelt, wählen Sie die Adresse und ob der Trigger bei Ankunft oder Abreise ausgelöst werden soll. Diese Details verfeinern den genauen Zeitpunkt, wann Automatisierung kommt ins Spiel.
3. Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie drei Optionen: Erstellen Sie eine leere Automatisierung, verwenden Sie einen Vorschlag oder nutzen Sie eine vorhandene Verknüpfung. Wenn Sie bereits eine Verknüpfung haben, die Ihren Anforderungen entspricht, können Sie sie hier verlinken. Andernfalls können Sie Aktionen hinzufügen und die Logik von Grund auf neu erstellen. Kontrollieren Sie das Ergebnis Schritt für Schritt.
4. Tippen Sie auf „Aktion hinzufügen“ und suchen Sie nach Kategorie oder App. Alternativ können Sie auch die Suchleiste verwenden, um zum gewünschten Punkt zu gelangen. Wenn Sie die gewünschte Aktion gefunden haben, tippen Sie darauf, um sie hinzuzufügen, oder tippen und halten Sie sie gedrückt und ziehen Sie sie an die gewünschte Stelle im Editor. Diese Ansicht ist Ihre Leinwand: Dort erstellen Sie die gewünschte Sequenz. wird automatisch ausgeführt.
5. Wiederholen Sie diesen Vorgang, um so viele Aktionen hinzuzufügen, wie Sie benötigen. Sie können sie durch Ziehen neu anordnen, unpassende Aktionen entfernen und ihre Parameter durch Tippen anpassen. Wenn Sie sich in den Kategorien nicht mehr zurechtfinden, tippen Sie oben im Aktionsnavigator auf, um Apps und Kategorien wieder anzuzeigen. orientieren Sie sich schnell.
6. Testen Sie Ihre Automatisierung, indem Sie im Editor auf die Play-Schaltfläche tippen. Wenn etwas nicht wie erwartet läuft, korrigieren Sie die jeweilige Aktion und testen Sie erneut. Durch diese Echtzeittests können Sie Fehler erkennen, bevor Sie fertig sind. Dies ist entscheidend, um später sicherzustellen, dass alles läuft reibungslos.
7. Bei Bedarf können Sie die Ausführung mit der Stopp-Schaltfläche stoppen. Dies ist nützlich, wenn eine Aktion eine andere App öffnet oder einen längeren Prozess ausführt und Sie überprüfen möchten, ob die restlichen Schritte korrekt verknüpft sind, ohne dass etwas unvollendet bleibt und ohne der Strom entweicht aus deinen Händen.
8. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter. Sie sehen eine Zusammenfassung Ihrer Einstellungen, mit dem Auslöser oben und der Liste der Aktionen darunter. Überprüfen Sie die Einstellungen sorgfältig, um sicherzustellen, dass sie funktionieren. die Beschreibung Ihrer Absicht entspricht.
9. Drücken Sie abschließend OK. Die Automatisierung wird gespeichert und in den Hauptbildschirm der Automatisierung verschoben, wo sie zu gegebener Zeit ausgeführt werden kann. Von dieser Liste aus können Sie sie mit einem Kippschalter aktivieren oder deaktivieren und jederzeit darauf zugreifen, um sie zu bearbeiten. Sie möchten etwas nachbessern.

Verfügbare Trigger und wie man sie richtig einstellt

Auslöser sind entscheidend: Sie bestimmen, wann Ihre Automatisierung gestartet wird. Shortcuts gruppiert Optionen in Kategorien, die gut zu kennen sind, da jede einzelne unterschiedliche Türen öffnet und Ihnen hilft Lösen Sie bestimmte Situationen in Ihrem Alltag.

Ereignisauslöser: Dazu gehören die Tageszeit, der Beginn oder das Ende eines Kalenderereignisses oder bestimmte Daten. Sie eignen sich ideal für tägliche Routinen, Erinnerungen vor Meetings oder Aufgaben, die regelmäßig ausgeführt werden sollen. Achten Sie beim Einrichten darauf, die entsprechende Wiederholung und das passende Zeitfenster auszuwählen, damit Lassen Sie sich nicht aus Ihrem Zeitplan streichen.

Reise- und Standortauslöser: Dazu gehören die Ankunft an einem Ort und das Verlassen eines Ortes. Normalerweise ist dies auf Zuhause, Arbeit oder Fitnessstudio eingestellt, Sie können aber jede beliebige Adresse eingeben. Sie unterstützen auch breite oder schmale Geofences, sodass der Auslöser mehr oder weniger empfindlich ist. Es ist wichtig zu überprüfen, ob die Standortdienste aktiviert sind, da ohne sie. Die Automatisierung weiß nicht, wo Sie sind.

Kommunikationsauslöser: Diese Auslöser reagieren, wenn du eine Nachricht von einer bestimmten Person oder unter bestimmten Bedingungen erhältst. Sie sind nützlich, um Modi zu aktivieren, vorbereitete Antworten zu senden oder Informationen aufzuzeichnen. Überprüfe vor der Verwendung deine Nachrichten-Zugriffsberechtigungen, damit Shortcuts den Auslöser lesen und handle entsprechend.

Status- oder Einstellungsauslöser: Dazu gehören die Verbindung mit einem WLAN-Netzwerk, das Öffnen einer App, der Akkustand, der Flugmodus und andere Systemzustände. Mit diesen Auslösern können Sie Aktionen automatisieren, z. B. das Aktivieren des Energiesparmodus bei niedrigem Akkustand oder das Öffnen einer App beim Anschließen von Kopfhörern. Passen Sie die Bedingungen an, um übermäßige Auslöser zu vermeiden und somit überfordern Sie sich nicht mit ständigen Ausführungen.

Wenn Sie einen Auslöser auswählen, werden Sie von Shortcuts nach bestimmten Details gefragt: genaue Uhrzeit, Wochentage, Standort und Radius, bestimmter Kontakt, WLAN-Netzwerk, mit dem Sie sich verbinden möchten, usw. Wenn Sie sich eine Minute Zeit nehmen, um diese Parameter zu optimieren, sparen Sie sich später viel Ärger, da das System genau das ausführt, was Sie verlangt haben, nicht mehr und nicht weniger, und Es ist ratsam, dass die Bedingung eindeutig ist.

Fügen Sie Aktionen hinzu, ordnen Sie sie an und testen Sie, bis alles perfekt ist.

Sobald der Trigger bereit ist, können Sie die Liste der Aktionen erstellen. Über „Aktion hinzufügen“ können Sie nach Kategorien (Apps, Skripting, Dokumente, Web usw.) suchen oder direkt danach suchen. Sie werden feststellen, dass sich in iOS fast alles miteinander verknüpfen lässt: vom Kopieren von Text über das Ändern von Systemeinstellungen bis hin zur Interaktion mit Drittanbieter-Apps. So können Sie sehr starke Strömungen.

Das Hinzufügen ist so einfach wie das Antippen der Aktion, um sie am Ende einzufügen, oder das Gedrückthalten, um sie an einer bestimmten Stelle freizugeben. Wenn Sie einen Fehler machen, löschen Sie ihn mit einer Geste oder passen Sie die Einstellungen an. Ich empfehle, von weniger zu mehr zu bauen: Beginnen Sie mit zwei oder drei Aktionen und testen Sie. Fügen Sie dann Teile hinzu und testen Sie erneut. Dieser Zyklus vermeidet Szenarien, in denen etwas nicht funktioniert und Sie wissen nicht, welcher Schritt fehlschlägt.

Der Editor bietet Play- und Stopp-Buttons, sodass Sie das Verhalten validieren können, ohne auf den eigentlichen Auslöser warten zu müssen. Wenn Ihre Automatisierung beispielsweise um 8:00 Uhr morgens startet, Sie sie aber erst um 12:00 Uhr erstellen, können Sie mit dem Play-Button die Ausführung erzwingen und prüfen, ob jede Aktion das erwartete Ergebnis liefert. Wenn etwas einfriert oder eine App unerwartet geöffnet wird, verwenden Sie den Stopp-Button und beheben Sie das Problem. Diese Testdynamik erspart Ihnen Kopfschmerzen und trägt dazu bei, dass alles ist in Ordnung vor der Lagerung.

Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf „Weiter“, um die Zusammenfassung anzuzeigen. Lesen Sie den Text sorgfältig durch und prüfen Sie, ob das Gesehene mit dem übereinstimmt, wonach Sie gesucht haben: der richtige Auslöser, die Aktionen in der richtigen Reihenfolge, klar definierte Parameter. Wenn alles korrekt ist, tippen Sie auf „OK“. Die Automatisierung wird in der Hauptliste angezeigt und kann jederzeit aktiviert werden. Wenn Sie sie später pausieren möchten, ohne sie zu löschen, schalten Sie einfach den Schalter aus – fertig. Wenn Sie sie klonen möchten, um eine Variante zu erstellen, duplizieren Sie sie usw. Sie sparen Zeit durch Experimentieren.

Ohne Bestätigung ausführen: Deaktivieren Sie ggf. „Vor dem Ausführen fragen“.

Eine der wichtigsten Fragen zu Beginn ist, ob die Automatisierung bei jedem Auslösen Ihre Zustimmung benötigt. Die Antwort lautet: Das hängt von der Art der Automatisierung ab. In vielen Fällen können Sie sie so konfigurieren, dass sie automatisch ausgeführt wird, ohne dass Sie etwas bestätigen müssen. Gehen Sie dazu zu Verknüpfungen > Automatisierung, tippen Sie auf die entsprechende Automatisierung, deaktivieren Sie die Option „Vor dem Ausführen fragen“ und bestätigen Sie in der Eingabeaufforderung mit „Nicht fragen“. Wenn die Bedingung erfüllt ist, wird automatisch ausgeführt.

Nach dem Deaktivieren der Bestätigung funktioniert die Automatisierung ohne Benachrichtigungen. Das heißt, Sie werden nicht bei jedem Auslösen benachrichtigt, sondern tun einfach, was Sie möchten. Dies ist ideal für ruhige Routinen wie das Anpassen der Lautstärke zu einer bestimmten Zeit oder das Ändern eines Fokusmodus. Beachten Sie dies, wenn Sie eine Benachrichtigung erwartet haben, da dies so vorgesehen ist. wird es nicht angezeigt, solange diese Option deaktiviert ist.

Nicht alle Automatisierungen können ohne Bestätigung ausgeführt werden. Es gibt Fälle, in denen aus Sicherheits- oder Datenschutzgründen Ihre Interaktion erforderlich ist. Beispielsweise kann die Automatisierung „Vor der Arbeit“ nicht ohne Aufforderung automatisch ausgeführt werden. Apple setzt in bestimmten Kontexten Grenzen, um zu verhindern, dass eine Automatisierung ohne Ihr Wissen aufdringliche Aktionen ausführt. In diesen Fällen Sie sehen die Anfrage und müssen sie akzeptieren..

Viele andere hingegen ermöglichen eine vollautomatische Ausführung: Solche, die auf Zeit, Standort, WLAN-Netzwerken oder Gerätestatus basieren, funktionieren in der Regel ohne Zustimmung, sofern sie keine als sensibel geltenden Aktionen beinhalten (wie das Senden von Inhalten ohne Eingriff). Überprüfen Sie jeden Fall und testen Sie: Wenn Ihnen Shortcuts den Schalter „Vor dem Ausführen fragen“ anbietet und Sie ihn deaktivieren können, bedeutet dies ist für diesen Auslöser zulässig.

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Holger

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