Schriftarten in eine PowerPoint-Datei einbetten: Eine vollständige Anleitung

Wenn Sie jemals eine Präsentation vorbereitet haben, die perfekt geworden ist, und sie dann auf einem anderen Computer geöffnet und festgestellt haben, dass Die Zeilen springen, die Titel sind falsch ausgerichtet und alles sieht kaputt aus.Das Problem lag mit ziemlicher Sicherheit an den Schriftarten. Nicht auf allen Computern sind dieselben Schriftarten installiert, und wenn PowerPoint eine bestimmte Schriftart nicht findet, ersetzt es sie durch eine „ähnliche“ – mit verheerenden Folgen.

Um diese Schreckmomente zu vermeiden, gibt es eine wenig bekannte, aber sehr wirkungsvolle Funktion: Die Schriftarten direkt in die PowerPoint-Datei einbettenSo bleibt die Typografie, die in der Präsentation selbst „verpackt“ ist, erhalten, wodurch Design, Markenstil und Lesbarkeit unabhängig davon, ob Sie die Präsentation auf Ihrem Computer, dem des Kunden, an der Universität oder auf einem Gerät ohne Internetverbindung öffnen, gewährleistet sind. Darüber hinaus vermeiden Sie Kompatibilitätsprobleme wie beispielsweise … PowerPoint daran hindern, eingebettete Videos abzuspielen.

Warum Sie daran interessiert sein sollten, Schriftarten in Ihre PowerPoint-Präsentationen einzubetten

Bei der Arbeit mit Texten, Überschriften, Grafiken und Zahlen ist Typografie nicht nur eine Frage der Ästhetik: Es wirkt sich direkt auf die Struktur des Inhalts und die vermittelte Botschaft aus.Durch das Ändern der Schriftart können Zeilen verschoben, der Zeilenabstand verändert, Textfelder umgebrochen und sogar ein professionell aussehendes Dokument unübersichtlich wirken gelassen werden; und wenn Sie auch mit visuellen Elementen arbeiten, lohnt es sich, die Funktionsweise zu beherrschen. Diagramme in PowerPoint einfügen und bearbeiten um die Konsistenz zu wahren.

Viele Benutzer stoßen auf dasselbe Problem, wenn sie auf einem anderen Computer drucken oder präsentieren: PowerPoint ändert die Schriftarten in lokal installierte Schriftarten.Dies führt dazu, dass Zeilenumbrüche, Spalten oder visuelle Elemente ihre ursprüngliche Ausrichtung verlieren. In Umgebungen, in denen Präzision unerlässlich ist (Berichte, Marketingmaterialien, technische Präsentationen), ist dies ein echtes Problem.

Für professionellen Druck und Vertrieb ist die Arbeit mit PDF in der Regel das empfehlenswerteste Format. In der Praxis reichen viele Menschen immer noch direkt PPT- oder PPTX-Dateien ein.In solchen Fällen ist das Einbetten von Schriftarten eine sehr wertvolle Lösung: Die Datei sieht unabhängig vom Computer, von dem sie geöffnet wird, gleich aus, sofern die Schriftart ein solches Einbetten zulässt.

Darüber hinaus hat Microsoft in den letzten Jahren einen Großteil seiner Office-Schriftarten in die Cloud verlagert, so dass Viele Standard-Schriftarten werden beim Öffnen des Dokuments automatisch heruntergeladen. Wenn Sie über eine Internetverbindung verfügen. Auch dann ist das Einbetten von benutzerdefinierten, firmeneigenen oder nicht standardmäßigen Schriftarten unerlässlich, um zu verhindern, dass diese ersetzt werden oder die Darstellung verzerrt wird.

Vorteile und Einschränkungen des Einbettens von Schriftarten in PowerPoint

Der Hauptgrund für die Verwendung dieser Funktion ist ganz klar: Stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation auf jedem Computer gleich aussieht.Dies gilt sowohl für die Projektion als auch für den Druck und die Konvertierung in andere Formate. Es lohnt sich jedoch, die Vor- und Nachteile genauer zu betrachten, um zu wissen, wann sich die Anwendung lohnt.

Zum einen wird durch das Einbetten von Schriftarten sichergestellt, dass Design, Markenstil, visuelle Hierarchie und Sonderzeichen (Akzente, SymboleSchriftarten, typografische Symbole usw. bleiben erhalten. Sie verhindern, dass Sonderzeichen zu leeren Quadraten werden und Titel aufgrund einer geänderten Schriftbreite falsch ausgerichtet werden.

Es ist auch besonders nützlich, wenn Sie Folgendes durchführen: Online-Konvertierung in PDF oder andere FormateSind benutzerdefinierte Schriftarten in die PowerPoint-Datei eingebettet, berücksichtigen Konvertierungsdienste diese in der Regel, wodurch die Wahrscheinlichkeit unerwarteter Ersetzungen während des Konvertierungsprozesses stark reduziert wird.

Es gibt jedoch nicht nur Vorteile: Nicht alle Schriftarten dürfen rechtlich in Dokumente eingebettet werden.Manche Schriftarten unterliegen Lizenzbeschränkungen, und PowerPoint verhindert entweder deren Speicherung in der Präsentation oder zeigt Warnmeldungen an. Zudem erhöht jede eingebettete Schriftart die Dateigröße, mitunter erheblich, wenn ganze Schriftfamilien mit vielen Stilen enthalten sind. Falls Sie diesbezüglich Bedenken haben, lesen Sie bitte weiter. PowerPoint-Datei verkleinern.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Einbetten von Schriftarten ideal ist, wenn Sie die Präsentation auf mehreren verschiedenen Computern teilen, projizieren oder bearbeiten möchten. insbesondere wenn Sie andere Schriftarten als die üblichen Arial, Tahoma oder Verdana verwenden.Beachten Sie bitte mögliche Lizenzbeschränkungen und dass die Dateigröße zunehmen kann. Dies sollten Sie bedenken, wenn Sie die Datei per E-Mail versenden oder auf Plattformen mit Dateigrößenbeschränkungen hochladen möchten. In diesem Fall können Sie Online-Dokumentgröße reduzieren.

So betten Sie Schriftarten in PowerPoint unter Windows ein (Microsoft 365, 2021, 2019 und frühere Versionen)

In der Windows-Version von PowerPoint ist die Option zum Einbetten von Schriftarten recht einfach zu finden, wenn auch nicht immer intuitiv. Die Vorgehensweise ist sehr ähnlich in Microsoft 365PowerPoint 2021, 2019 und frühere moderne Versionen, mit geringfügigen Abweichungen in der Benutzeroberfläche, aber Die Grundidee und die verfügbaren Optionen sind gleich..

Öffnen Sie zunächst die Präsentation, mit der Sie arbeiten möchten, und wechseln Sie zum entsprechenden Tab. Archivieren in der oberen linken Ecke. Von dort aus geben Sie Folgendes ein: OptionenDieses Fenster befindet sich üblicherweise am unteren Rand des Seitenmenüs und enthält die globalen Programmeinstellungen, einschließlich der Speichereinstellungen.

Wählen Sie im Optionsfenster den Abschnitt aus Speichern Scrollen Sie im linken Menü nach unten, bis Sie den Abschnitt finden, der etwa so heißt: ... „Bitte bewahren Sie die Originaltreue, wenn Sie diese Präsentation weitergeben.“Hier gruppiert Microsoft die Einstellungen, um das Erscheinungsbild der Datei beim Versenden an andere Personen beizubehalten.

In diesem Block sehen Sie das Kästchen. „Schriftarten in die Datei einfügen“Durch das Aktivieren dieser Option teilen Sie PowerPoint mit, dass Fügen Sie die in der PPTX-Datei verwendeten Schriftarten hinzu.Direkt darunter erscheinen zwei Optionen, die festlegen, wie viele Informationen aus der Quelle Sie verpacken möchten:

• Fügen Sie nur die Zeichen ein, die in der Präsentation verwendet wurden.: Konzipiert für den Fall, dass der Empfänger nur benötigt ansehen oder drucken Die Datei bleibt unverändert. Die Dateigröße bleibt kleiner, da nur die tatsächlich verwendeten Glyphen gespeichert werden.
• Fügen Sie alle Zeichen aus den Schriftarten ein.: Speichert den vollständigen Quellcode (oder den durch die Lizenz erlaubten Teil), sodass jeder, der die Präsentation öffnet, Texte können frei verändert werden, ohne die typografische Konsistenz zu beeinträchtigen.Dadurch erhöht sich zwar die Dateigröße, aber es ist die empfohlene Option, wenn das Dokument auf anderen Computern bearbeitet werden soll.

Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihrer Situation passt, und drücken Sie dann Akzeptieren und die Präsentation speichern. Von diesem Moment an gilt Folgendes: Die akzeptierten Schriftarten werden in die Datei eingebettet.Wenn eine Schriftart dies nicht zulässt, zeigt PowerPoint möglicherweise Warnungen an, damit Sie wissen, welche Stile Sie gegebenenfalls ersetzen müssen. Und wenn Ihre Präsentation große Medien enthält, denken Sie daran Multimedia in PowerPoint komprimieren um riesige Dateien zu vermeiden.

Schriftarten in PowerPoint für Mac einbetten (Microsoft 365, 2021, 2019)

Unter macOS verläuft der Prozess ähnlich, obwohl der Menüpfad sich geringfügig von Windows unterscheidet. In den aktuellen Versionen von Microsoft 365, PowerPoint 2021 und 2019 für Mac wird das Einbetten von Schriftarten ebenfalls über die Speichereinstellungen verwaltet, sodass Das Dateifreigabeverhalten ist auf jedem Computer stabil..

Öffnen Sie dazu die Präsentation und gehen Sie zur macOS-Menüleiste. Geben Sie dort Folgendes ein: ... Werkzeuge und wählen Sie die Option Optionen (o Vorlieben(Je nach Version). Suchen Sie in diesem Fenster nach der Registerkarte oder dem Abschnitt mit dem Namen Speichern, wo die Parameter in Bezug auf Dateiformate und Kompatibilität gruppiert sind.

In diesem Bereich sollten Sie, genau wie unter Windows, das Kästchen finden. „Schriftarten in die Datei einfügen“Durch das Aktivieren dieser Option teilen Sie dem Programm mit, dass Fügen Sie die in der Präsentation verwendeten Schriftarten in die PPTX-Datei ein.Im Folgenden werden die beiden wichtigsten Variablen zur Bestimmung der Art der Intarsienarbeit aufgeführt.

Wenn die Person, die das Dokument erhält, es uneingeschränkt bearbeiten können soll, aktivieren Sie die entsprechende Option. „Alle Zeichen einfügen…“Auf diese Weise bleibt alles so, dass auch dann, wenn sich Texte, Titel oder ganze Absätze ändern, Der Quellcode wird weiterhin im Archiv verfügbar sein. und es werden beim Bearbeiten keine Ersetzungsprobleme ausgelöst.

Soll die Präsentation hingegen nur auf dem Bildschirm angezeigt oder ausgedruckt werden und sind keine Änderungen erforderlich, können Sie sich für Folgendes entscheiden: „Fügen Sie nur die bereits verwendeten Zeichen ein…“Diese Alternative Dateigröße reduzierenwas nützlich sein kann, wenn man es per E-Mail oder über Plattformen mit Gewichtsbeschränkungen teilt.

Einbetten von Schriftarten in älteren Versionen: PowerPoint 2007 und 2003

Wenn Sie noch mit älteren Versionen der Microsoft-Suite arbeiten, wie beispielsweise PowerPoint 2007 oder sogar 2003, haben Sie auch die Möglichkeit, Schriftarten einzubetten, obwohl Der Weg zu ihr ist etwas anders. und die Benutzeroberfläche hat ein klassischeres Aussehen.

In PowerPoint 2007 beginnen Sie mit dem Drücken der folgenden Taste: Office-Schaltfläche (die Kugel mit dem Logo in der oberen linken Ecke) und wählen Sie Speichern alsWenn sich das Dialogfeld zum Speichern der Datei öffnet, schauen Sie unten rechts nach der Schaltfläche. WerkzeugeKlicken Sie dort und wählen Sie aus Speicheroptionen um auf erweiterte Einstellungen zuzugreifen.

Suchen Sie innerhalb dieses Feldes die Box. „Schriftarten in die Datei einbetten“ und wählen Sie es aus. PowerPoint lässt Sie dann auswählen, ob Sie dies wünschen. Binden Sie nur die in der Präsentation verwendeten Schriftarten ein. (um das Erscheinungsbild bei der Anzeige auf anderen Computern beizubehalten) oder wenn Sie es vorziehen, hinzuzufügen alle beteiligten Quellen, so dass das Dokument unter Beibehaltung seiner Typografie bearbeitet werden kann.Wählen Sie die Option, die am besten zu Ihrer Situation passt, und bestätigen Sie mit „Akzeptieren“.

In PowerPoint 2003 ist der Zugriff sehr ähnlich, obwohl dort die klassischen Menüs verwendet werden. Sie müssen zu Datei> Speichern unter und geben Sie im selben Dialogfeld Folgendes ein: erweiterte SparoptionenDort finden Sie die Option zum Einbetten von Schriftarten. Nach der Aktivierung verhält sich das Programm wie in der Version von 2007, allerdings ist die Benutzeroberfläche etwas schlichter.

Es ist wichtig zu beachten, dass in diesen älteren Umgebungen Die Lizenzbeschränkungen der Quellen gelten ebenfalls.Wenn eine Schriftart das Einbetten nicht zulässt, wird sie vom Programm möglicherweise nicht eingebunden oder eine Warnmeldung angezeigt. In solchen Fällen empfiehlt es sich, eine Schriftart zu verwenden, die sich in die Datei einbetten lässt.

Was tun, wenn PowerPoint eine Schriftart nicht einbetten kann?

Eines der häufigsten Probleme beim Arbeiten mit Dateien, die von einem Computer auf einen anderen übertragen werden, ist das Auftreten von eingeschränkte Quellen, die nicht eingebettet werden könnenDies geschieht üblicherweise, wenn jemand eine Schriftart mit einer eingeschränkten Lizenz verwendet, sie als ältere Präsentation (z. B. im Format 97-2003) speichert und dann jemand anderes diese Datei in einer moderneren Version von PowerPoint öffnet.

In diesen Fällen können Sie beim Öffnen der Präsentation sehen, dass Die ursprünglich verwendeten Schriftarten wurden durch andere ersetzt.Das Ergebnis: Überschriften, deren Größe sich ändert, Absätze, die nicht mehr in ihre Rahmen passen, und ein Gesamtbild, das sich deutlich von den Erwartungen unterscheidet. Dieses Verhalten hängt direkt mit den Einbettungsbeschränkungen zusammen.

Wenn Sie Zugriff auf den Computer haben, auf dem die Präsentation erstellt wurde, ist es ratsam, die Datei auf diesem Computer zu öffnen und sie erneut im aktuellen PowerPoint-Format (PPTX) zu speichern. Anschließend können Sie in dieser aktuellen Kopie zu folgendem Menüpunkt navigieren: Datei> Optionen> Speichern und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schriftarten in die Datei einbettenÜberprüfung, ob keine Warnungen bezüglich problematischer Schriftarten angezeigt werden.

Wenn das Programm meldet, dass eine Schriftart nicht eingebettet werden kann, beinhaltet die Lösung Folgendes: Ersetzen Sie es durch ein anderes, das diese Operation ermöglicht.Um dies in großen Mengen durchzuführen, öffnen Sie den entsprechenden Tab in der Präsentation. Startseite, suchen Sie nach der Gruppe AusgabeKlicken Sie auf den Pfeil neben Ersetzen und wähle Schriftarten ersetzenDort können Sie die problematische Schriftart auswählen und durch eine ähnliche Schriftart ersetzen, die das Einbetten unterstützt.

Wenn Sie nicht der Ersteller der Datei sind, aber feststellen, dass eine Schriftart auf Ihrem Computer Probleme verursacht, Über denselben Dialog „Schriftarten ersetzen“ können Sie alle Vorkommen dieser Schriftart in einem Schritt ändern.Es ist eine recht schnelle Möglichkeit, die Präsentation aufzuräumen, indem eingeschränkte und ersetzte Schriftarten entfernt werden, die beim Teilen mit anderen Benutzern Konflikte verursachen.

Die Bedeutung der Schriftart: Standard-, benutzerdefinierte und Markenschrift

Wenn es um Schriftarten in PowerPoint geht, denkt man leicht, dass es egal ist, welche Schriftart man verwendet, aber die Wahrheit ist, dass Es besteht ein großer praktischer Unterschied zwischen der Verwendung von Standard-Systemschriftarten und der Verwendung von ungewöhnlichen oder markenspezifischen Schriftarten.Diese Wahl beeinflusst nicht nur das visuelle Erscheinungsbild, sondern auch die Kompatibilität und damit verbundene Probleme.

Wenn Sie Risiken minimieren möchten, können Sie jederzeit auf einfache Quellen zurückgreifen, wie zum Beispiel Arial, Tahoma oder VerdanaDiese Optionen sind in nahezu jeder Windows-Installation vorhanden und werden im Allgemeinen plattformübergreifend gut unterstützt. Ihre Verwendung verringert zwar die Wahrscheinlichkeit von Ersatzlieferungen, schränkt aber im Gegenzug die Gestaltungsmöglichkeiten erheblich ein und kann dazu führen, dass Ihre Präsentationsfolien zu einheitlich wirken.

Andererseits benötigen diejenigen, die im Bereich Design, Marketing oder Kommunikation arbeiten, oft Ausdrucksstärkere Schriftarten oder Hausschriften die die Markenidentität widerspiegeln. Hier wird die Funktion zum Einbetten von Schriftarten unerlässlich, um zu verhindern, dass die gesamte Formatierungsarbeit verloren geht, wenn die Präsentation den Computer verlässt, auf dem sie erstellt wurde.

Wie die Typografin Shelley Gruendler sagte, sind Buchstaben wie die Kleider der Wörter, und in einer Präsentation bedeutet das: Die Quelle beeinflusst die Persönlichkeit der Botschaft und das Gefühl, das sie vermittelt.Durch das Einbetten dieser speziellen Schriftarten bleibt das Erscheinungsbild auch dann erhalten, wenn Sie Computer, Betriebssystem oder Standort wechseln.

Kurz gesagt: Wenn Sie sich für ungewöhnliche Schriftarten entscheiden, sollten Sie sich am Ende des Prozesses Zeit nehmen, um zu überprüfen, welche Schriftarten verwendet wurden, und Stellen Sie sicher, dass alle kritischen Elemente eingebettet werden können.Falls eine dieser Bedingungen dies nicht zulässt, sollten Sie überlegen, sie durch eine ähnliche mit weniger Einschränkungen oder durch eine Alternative zu ersetzen, die zumindest garantiert, dass der Text nicht zerstückelt wird.

Schriftarten einbetten und in PDF oder andere Formate konvertieren

Ein weiterer wichtiger Bereich, in dem die Einbettung von Schriftarten einen Unterschied macht, ist die Konvertierung der Präsentation in PDF, sei es direkt aus PowerPoint oder über [fehlende Information]. Online-KonvertierungsdiensteWenn keine benutzerdefinierten Schriftarten eingebettet sind, wird der Konverter diese höchstwahrscheinlich durch generische Alternativen ersetzen.

Wenn die Schriftarten in der PPTX-Datei selbst enthalten sind und die erforderlichen Lizenzbedingungen erfüllen, Die Umgestaltung wird dem ursprünglichen Design viel besser gerecht werden.Auf diese Weise ist die resultierende PDF-Datei nahezu identisch mit der Präsentation, egal ob sie unter Windows, macOS, auf einem Mobilgerät oder im Browser geöffnet wird, wobei die visuelle Hierarchie, die typografische Gewichtung und die Lesbarkeit erhalten bleiben.

Dies ist besonders wichtig bei Dokumenten, die anschließend massenhaft verbreitet werden, wie zum Beispiel Kataloge, Werbebroschüren oder Schulungsmaterialwo eine Änderung der Typografie Tabellen verzerren, Absätze unterbrechen oder Kompositionen mit in den Text integrierten Bildern beeinträchtigen kann.

Wenn Sie das Dokument außerdem auf interne oder externe Plattformen hochladen, die die Folien auf ihre eigene Weise darstellen (z. B. um sie online anzusehen), Durch das Einbetten der Schriftarten erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Betrachter das Erscheinungsbild respektiert.Allerdings ist dies nicht immer eine absolute Garantie, da es von der verwendeten Rendering-Engine abhängt.

Deshalb sollten Sie vor dem Exportieren als PDF oder dem Hochladen der Datei auf eine Plattform prüfen, ob die Einbettungsoption aktiviert ist. Alle wichtigen Quellen können mit dem Dokument gesichert werden. und dass keine Einschränkungen angezeigt werden, die das Endergebnis beeinträchtigen könnten.

Durch die korrekte Implementierung der Schriftarteneinbettung in PowerPoint können Sie Standardschriftarten mit Firmen- oder Kreativschriftarten kombinieren und trotzdem... Die Präsentation sollte auf jedem Gerät, online wie offline, genau so angezeigt werden, wie Sie sie gestaltet haben.Wer weiß, wie man neue Schriftarten installiert, problematische Schriftarten ersetzt und die richtigen Speicheroptionen aktiviert, wird vor Überraschungen in letzter Minute bewahrt und hat Zeit, sein Design zu verfeinern, ohne die Kompatibilität zu beeinträchtigen.

Holger

Leidenschaftlicher Autor über die Welt der Bytes und der Technologie im Allgemeinen. Ich liebe es, mein Wissen durch Schreiben zu teilen, und genau das werde ich in diesem Blog tun und Ihnen die interessantesten Dinge über Gadgets, Software, Hardware, technologische Trends und mehr zeigen. Mein Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, sich auf einfache und unterhaltsame Weise in der digitalen Welt zurechtzufinden.