PDF mit eingebetteten Schriftarten: Ein vollständiger Leitfaden für sicheres Drucken ohne Überraschungen

Si vas a ein Buch drucken, eine wissenschaftliche Arbeit oder ein wichtiges gedrucktes DokumentEs gibt ein technisches Detail, das das Ergebnis ruinieren kann: nicht in die PDF-Datei eingebettete Schriftarten. Solche Fehler bemerkt man meist erst, wenn die Druckerei mitteilt, dass die Datei ungültig ist … oder noch schlimmer, wenn man das gedruckte Buch mit einer Schriftart sieht, die man nicht ausgewählt hat.

Erstellen Sie eine PDF-Datei mit eingebetteten Schriftarten Dies ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass der Text auf allen Computern, Mobilgeräten und vor allem auf Druckmaschinen gleich aussieht. Es genügt nicht, einfach nurals PDF speichernUnd jetzt Daumen drücken: Sie müssen die Einstellungen in Word, Acrobat, InDesign, Photoshop, Illustrator oder auch in Online-Tools und virtuellen PDF-Druckern korrekt anpassen. Schauen wir uns Schritt für Schritt an, wie das jeweils funktioniert und wie Sie überprüfen können, ob alles korrekt ist.

Was bedeutet es, Schriftarten in ein PDF einzubetten, und warum ist das so wichtig?

Wenn Sie eine Schriftart in ein PDF einbetten, fügen Sie die Schriftartdatei selbst in die Datei ein. (oder zumindest die von Ihnen verwendeten Zeichen). Dadurch kann jedes Gerät, das diese PDF-Datei öffnet, den Text genau mit der von Ihnen gewählten Schriftart anzeigen, selbst wenn diese Schriftart nicht auf dem System installiert ist.

Wenn Sie die Schriftarten nicht einbetten, ersetzt der Betrachter oder das Betriebssystem die Schriftart durch eine "ähnliche" Schriftart.Üblicherweise wird eine Standardschriftart verwendet. Das Problem besteht darin, dass diese Änderung nicht nur das Erscheinungsbild beeinflusst: Sie kann Zeilenabstand, Buchstabenbreite, Seitenumbrüche, Bildposition und, im Buchlayout, sensible Elemente wie gerade und ungerade Seiten, die Copyright-Seite oder die Kapitelaufteilung verändern.

Im professionellen Druckwesen benötigen Drucker PDFs mit eingebetteten Schriftarten. Denn sie benötigen das Dokument exakt so, wie Sie es auf Ihrem Bildschirm sehen. Sind die Schriftarten nicht in die PDF-Datei eingebettet, muss die Druckerei versuchen, sie automatisch einzubetten oder durch andere aus ihrem System zu ersetzen. Fehlen diese Schriftarten, werden Sie kontaktiert, um die Datei zu korrigieren … und Sie verlieren Zeit und verpassen möglicherweise Ihren Abgabetermin.

Es gibt auch Implikationen hinsichtlich der Nutzungsrechte.Nicht alle Schriftarten lassen sich in druckfertige PDFs einbetten. Manche sind nur für die Bildschirmdarstellung geeignet oder unterliegen Lizenzen, die das Drucken oder die vollständige Einbettung einschränken. In diesen Fällen müssen Sie entweder die Schriftart ändern oder auf einen gängigen Gestaltungstrick zurückgreifen: den Text vor dem PDF-Export in Pfade (Vektoren) umwandeln.

Darüber hinaus verbessert das Einbetten von Schriftarten auch die Zugänglichkeit der PDF-Datei.Ein Dokument mit echtem Text und eingebetteten Schriftarten ist mit Bildschirmleseprogrammen und Hilfsprogrammen besser lesbar. Wenn man hingegen alles in Bild- oder Rastertext umwandelt, verliert man an Lesbarkeit und Zugänglichkeit.

Vorteile und Risiken der Verwendung eingebetteter Schriftarten in Ihren PDFs

Der erste große Vorteil der Einbettung von Schriftarten ist die visuelle Konsistenz.Was Sie entwerfen, ist genau das, was der Leser oder der Drucker sieht – ohne Überraschungen wie veränderte Buchstaben oder Symbole selten. Dies ist von entscheidender Bedeutung bei Büchern, wissenschaftlichen Arbeiten, Unternehmensdokumenten und allen Texten, bei denen Typografie Teil des Designs ist.

Der zweite Vorteil ist die Professionalität des ErgebnissesEine PDF-Datei mit eingebetteten Schriftarten, korrekten Rändern und guter Bildauflösung wirkt deutlich hochwertiger als eine Druckvorlage. Self-Publishing-Anbieter wie Lulu, Bubok und Online-Druckereien legen genau darauf Wert, um Rücksendungen und technische Probleme zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil ist, dass man weniger gebräuchliche Schriftarten verwenden kann. Unabhängig davon, ob die entsprechenden Schriftarten auf dem Computer des Empfängers installiert sind. Dabei kann es sich um kostenpflichtige Schriftarten, benutzerdefinierte Schriftarten oder bevorzugte Druckschriftarten wie Helvetica, Futura oder Frutiger handeln. Sofern die Lizenz dies zulässt, kann die PDF-Datei alle notwendigen Dateien für deren korrekte Darstellung enthalten.

Es ist außerdem wichtig, die technischen und rechtlichen Beschränkungen einiger Schriftarten zu berücksichtigen.Bestimmte aus dem Internet heruntergeladene Schriftarten, insbesondere kostenlose oder aufwendig gestaltete, sind oft schlecht formatiert oder unterliegen Lizenzbeschränkungen, die ihre Einbettung verhindern. Daher ersetzt das Programm sie oder erzeugt Fehler beim Erstellen der PDF-Datei. In diesen Fällen können Sie versuchen, den Text in Pfade umzuwandeln oder eine gängigere Schriftart zu verwenden.

So betten Sie Schriftarten in PDFs mit Adobe Acrobat und Adobe-Produkten ein.

Wenn Sie mit der Adobe Suite (Acrobat, InDesign, Illustrator, Photoshop) arbeitenAm einfachsten ist es, druckspezifische Auftragsoptionen zu verwenden, wie sie beispielsweise von einigen Desktop-Publishing-Diensten (z. B. Lulu Job Options) angeboten werden. Diese Profile sind bereits so konfiguriert, dass die Schriftarten korrekt eingebettet werden.

En Adobe AcrobatDie Schriftarteinbettung kann über die PDF-Druckeinstellungen gesteuert werden.Wenn Sie mit „Adobe PDF“ als virtuellem Drucker drucken möchten, öffnen Sie die Druckereigenschaften und suchen Sie nach der Registerkarte „Adobe PDF-Einstellungen“ (manchmal auch „AdobePDF-Einstellungen“ oder ähnlich genannt). Dort können Sie die Standardeinstellungen bearbeiten.

In den erweiterten Optionen finden Sie den Abschnitt zu den Schriftarten.Es ist wichtig, die Option „Alle Schriftarten einbetten“ zu aktivieren und den Parameter „Teilmenge der Schriftarten einbetten, wenn der Prozentsatz der verwendeten Zeichen kleiner als … ist“ auf einen sehr niedrigen Wert (z. B. 1 %) oder auf 100 % zu setzen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass der vollständige Zeichensatz für jede Schriftart einbezogen wird.

Außerdem sehen Sie zwei wichtige Listen: „Immer einbetten“ und „Nie einbetten“.Es empfiehlt sich, die Liste der Schriftarten, die niemals eingebettet werden, zu überprüfen und zu leeren oder alle Schriftarten zu entfernen, die sich eingeschlichen haben, da diese sonst nicht in die PDF-Datei aufgenommen werden können, selbst wenn die Lizenz dies zulässt.

In Programmen wie InDesign erfolgt das Einbetten von Schriftarten in der Regel automatisch.Sofern die Schriftlizenz dies zulässt. Beim Exportieren als PDF wird im Tab „Erweitert“ des Exportfensters die übliche Meldung angezeigt, dass „alle Schriften mit ihren entsprechenden Einbettungsbits eingebettet sind“. Dies bedeutet, dass die PDF-Datei die verwendeten Zeichen enthält.

Prüfen Sie, ob die Schriftarten in Ihrer PDF-Datei korrekt eingebettet sind.

Sobald Sie Ihre PDF-Datei erstellt haben, sollten Sie die Arbeit nicht als abgeschlossen betrachten, sondern sie vorher überprüfen.Als Erstes sollte man die Datei in Adobe Acrobat Reader oder Acrobat Pro öffnen und einen allgemeinen Blick darauf werfen, um Seitenumbrüche, Kopfzeilen, gerade und ungerade Seiten, Copyright-Seiten und alle anderen wichtigen Layout-Elemente zu überprüfen.

Um die Einbettung von Schriftarten zu bestätigen, verwenden Sie das Dialogfeld „Dokumenteigenschaften“.In Acrobat gehen Sie auf Datei > Eigenschaften und öffnen den Tab „Schriftarten“. Dort sehen Sie eine Liste aller im PDF verwendeten Schriftarten und deren Status.

Wenn die Konfiguration korrekt ist, sollte jede Quelle etwas wie „Eingebettete Teilmenge“ oder „Eingebettet“ anzeigen.Dieser Hinweis bedeutet, dass die PDF-Datei die notwendigen Daten enthält, damit diese Schriftart auf jedem Gerät korrekt angezeigt wird.

Wenn eine Schriftart ohne Angabe des Einbettungsstatus oder als Ersatz erscheintDas Problem könnte in der Lizenz der Schriftart, den Exportoptionen oder darin liegen, dass die Schriftart nicht zum Drucken geeignet ist (z. B. Schriftarten, die nur für die Bildschirmdarstellung konzipiert wurden).

Eine weitere schnelle Möglichkeit, dies zu überprüfen, besteht darin, die Zuschauer zu kontaktieren, die dies zulassen.Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Text, öffnen Sie die Eigenschaften und wählen Sie im Kontextmenü die Registerkarte „Schriftarten“ aus. Dort finden Sie Informationen zur verwendeten Schriftart des jeweiligen Textabschnitts.

Schriftarten beim Konvertieren eines Word-Dokuments in PDF einbetten

Viele Autoren formatieren ihre Bücher oder Werke direkt in Word. und konvertieren Sie sie anschließend in PDF. Das ist völlig korrekt, aber zwei Schritte sind zu beachten: erstens die Konvertierung in PDF; zweitens die Sicherstellung, dass die Schriftarten während dieses Prozesses eingebettet werden.

In modernen Versionen von Word können Sie Schriftarten direkt in die DOCX-Datei einbetten.Dadurch wird sichergestellt, dass die Schriftart in der resultierenden PDF-Datei erhalten bleibt. Gehen Sie dazu auf Datei > Optionen und dann auf „Speichern“. Unter „Qualität beim Teilen dieses Dokuments beibehalten“ finden Sie die Option „Schriftarten in die Datei einbetten“.

Durch Aktivieren dieses Kontrollkästchens bietet Word Ihnen zwei zusätzliche Einstellungen an.Sie können entweder nur die im Dokument verwendeten Zeichen einbetten (was die Dateigröße reduziert, aber die Bearbeitung des Textes mit derselben Schriftart erschwert) oder die gesamte Schriftart einbetten (was zwar die Dateigröße erhöht, aber besser ist, wenn die Datei weiterhin bearbeitet wird). Wenn Sie davon ausgehen, dass jemand anderes das Dokument bearbeiten muss, ist es am besten, den gesamten Zeichensatz einzubetten.

Sobald Sie die Schriftartoptionen konfiguriert haben, können Sie das Dokument in PDF konvertieren. Verwenden Sie „Datei“ > „Speichern unter“ und wählen Sie das PDF-Format. Neuere Versionen von Word enthalten eine Tastenkombination zum Exportieren als PDF, die diese Einstellungen berücksichtigt.

Einige Verlage empfehlen einen zusätzlichen Schritt mit einem virtuellen PDF-Drucker.Der Trick besteht darin, die DOCX-Datei zunächst zu speichern, sie zu öffnen, auf „Drucken“ zu gehen und einen virtuellen Drucker wie „Adobe PDF“ oder einen ähnlichen auszuwählen. In den Eigenschaften dieses Druckers wählen Sie ein Profil für „Hochwertigen Druck“, aktivieren den Abschnitt „Schriftarten“, fügen die im Dokument verwendeten Schriftarten hinzu und speichern das Profil. Beim Drucken mit diesem virtuellen Drucker wird eine neue PDF-Datei mit den eingebetteten Schriftarten erstellt.

Verwendung virtueller PDF-Drucker und Online-Tools zum Einbetten von Schriftarten

Falls Sie keine kostenpflichtige Adobe-Software besitzen, können Sie virtuelle Drucker wie CutePDF oder PrimoPDF verwenden.Diese Drucker werden häufig verwendet, um PDFs aus beliebigen Programmen zu erstellen, die das Drucken ermöglichen. Nach der Installation werden sie als zusätzlicher Drucker in Ihrem System angezeigt. Windows.

Die Vorgehensweise ist einfach: Öffnen Sie Ihr Dokument (Word, LibreOffice, Desktop-Publishing-Programm usw.).Wählen Sie „Drucken“ und anschließend den virtuellen PDF-Drucker aus. Gehen Sie vor dem Drucken zu „Optionen“ oder „Eigenschaften“ und suchen Sie den Abschnitt zu Schriftarten oder PDF-Einstellungen.

In diesen Eigenschaften müssen Sie sicherstellen, dass das Kontrollkästchen „Schriftarten nicht an Adobe PDF senden“ deaktiviert ist.Sie benötigen genau das Gegenteil: Die Schriftarten müssen gesendet und eingebettet werden. Wählen Sie außerdem ein Profil mit der Bezeichnung „Hohe Qualität“ oder „Hohe Druckqualität“, damit sowohl Text als auch Bilder eine gute Druckauflösung aufweisen.

Es gibt auch webbasierte Tools wie DocHub und andere Online-PDF-Editoren. Mit diesen Tools können Sie PDFs hochladen, bearbeiten und wieder speichern. In manchen Arbeitsabläufen helfen sie, Datenquellen zu konsolidieren, doch der Datenschutz muss berücksichtigt werden: Das Hochladen sensibler Dateien auf einen externen Server ist nicht immer die beste Lösung.

Bei diesen Online-Diensten besteht der Prozess üblicherweise darin, die PDF-Datei hochzuladen, die Änderungen vorzunehmen und die resultierende Datei herunterzuladen.Einige integrieren die während der Bearbeitung verwendeten Schriftarten, aber nicht alle bieten so detaillierte Einstellmöglichkeiten wie Acrobat oder InDesign. Ihr Vorteil liegt in ihrer Einfachheit und der Tatsache, dass keine Softwareinstallation erforderlich ist.

PDFelement und andere PDF-Editoren zur Verwaltung von Schriftarten

PDFelement ist einer der beliebtesten PDF-Editoren und eine Alternative zu Adobe Acrobat.Es ermöglicht Ihnen das Erstellen, Bearbeiten und Konvertieren von PDFs sowie das Arbeiten mit Formularen und Kommentaren und natürlich die Verwaltung von Schriftarten, sodass das Dokument auf jedem Gerät mit der korrekten Typografie angezeigt wird.

Um eine bestimmte Schriftart in PDFelement verwenden zu können, muss diese zunächst auf Ihrem Betriebssystem installiert sein.Unter Windows werden Schriftarten üblicherweise in den Ordner C:\Windows\Fonts kopiert. Sobald die Schriftartdatei dorthin kopiert wurde, schließen Sie PDFelement (falls geöffnet) und starten Sie es neu: Die Schriftart sollte nun in der Liste der verfügbaren Schriftarten im Editor erscheinen.

Unter macOS erfolgt die Verwaltung über den „Typenkatalog“.. Downloads Um die Schriftart zu finden, öffnen und installieren Sie sie innerhalb der Anwendung. Starten Sie anschließend PDFelement neu, und Sie können die Schriftart in Ihren PDF-Dokumenten auswählen.

Wenn die Schriftart nach der Installation nicht in PDFelement angezeigt wird, lohnt es sich, einige Dinge zu überprüfen.Überprüfen Sie, ob die Datei in den richtigen Ordner kopiert wurde, ob das Schriftformat kompatibel ist (TTF, OTF usw.), starten Sie Ihren Computer neu und, falls es immer noch nicht funktioniert, konsultieren Sie die Dokumentation und Foren des Programms, wo in der Regel Lösungen für Kompatibilitätsprobleme gefunden werden können.

Sobald der Editor die Schriftart erkennt, können Sie die Einbettung beim Speichern oder Exportieren der PDF-Datei konfigurieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die Schriftart auf jedem Gerät erhalten bleibt. Viele Arbeitsabläufe empfehlen außerdem, die DOCX-Datei zunächst in eine PDF-Datei mit den in Word eingebetteten Schriftarten zu konvertieren und anschließend PDFelement nur für Anpassungen zu verwenden, damit die bestehenden Einstellungen erhalten bleiben.

Behebung von Fehlern der Art „Schriftart nicht in PDF eingebettet“ und Sonderfällen

Manchmal, beim Senden einer Datei an einen Drucker oder beim Validieren einer PDF-Datei mit "Preflight"-Tools.Es erscheint die gefürchtete Warnung, dass eine oder mehrere Schriftarten nicht eingebettet sind. Dies kann dazu führen, dass der Drucker den Druckauftrag ablehnt oder, falls der Fehler unentdeckt bleibt, dass das gedruckte Produkt nicht die korrekte Typografie aufweist.

Die häufigsten Ursachen lassen sich in der Regel in drei Gruppen einteilen.: Einschränkungen der Schriftartlizenz (Einbettung nicht erlaubt), falsche Konfiguration der Exportsoftware oder einfach das Vergessen, die Einbettungsoptionen beim Generieren der PDF-Datei zu aktivieren.

Zur Diagnose sollte man als Erstes die PDF-Datei in einem fortgeschrittenen Editor oder Viewer öffnen. Öffnen Sie (Acrobat, PDFelement usw.) und überprüfen Sie den Abschnitt „Eigenschaften > Schriftarten“. Dort sehen Sie, welche Schriftarten eingebettet sind und welche nicht, sowie alle Ersatzschriftarten.

Wenn Sie feststellen, dass eine in Überschriften oder im Haupttext verwendete Schriftart nicht eingebettet istDie beste Lösung ist, zum Originaldokument (InDesign, Word, Illustrator usw.) zurückzukehren und dessen Exportoptionen zu überprüfen. Aktivieren Sie immer die Kontrollkästchen zum Einbetten von Schriften, passen Sie die prozentualen Anteile der Teilmenge an und exportieren Sie die PDF-Datei anschließend erneut.

Wenn eine Schriftart aufgrund von Lizenz- oder technischen Problemen nicht korrekt eingebettet werden kannDie Lösung besteht darin, den Text in Konturen (Vektoren) umzuwandeln. Dadurch wird der bearbeitbare Text in Vektorstriche umgewandelt, wobei sichergestellt wird, dass die Buchstabenformen beim Drucken exakt so erscheinen, wie sie auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Arbeiten mit Schriften in InDesign, Illustrator und Photoshop für den Druck

InDesign ist das führende Programm für das Layout von Büchern, Katalogen und allen komplexen Druckprojekten.Beim Exportieren in PDF werden standardmäßig lizenzkonforme Schriftarten eingebettet. Im Exportfenster können Sie auf der Registerkarte „Erweitert“ überprüfen, ob alle Schriftarten mit ihren Einbettungsbits eingebettet sind.

Sollte eine Schriftart dennoch unzuverlässig sein oder visuelle Fehler im PDF verursachen (Beispielsweise bei ungewöhnlichen Konturen oder fehlerhaften Pixeln in großen Vergrößerungen) kann die Typografie mangelhaft sein. In solchen Fällen können Sie in InDesign den problematischen Textrahmen auswählen und auf „Schrift“ > „In Pfade umwandeln“ klicken. Dadurch wird jedes Zeichen in einen separaten Vektor umgewandelt.

Die Konturumwandlung hat eine wichtige KonsequenzDer Text ist dann nicht mehr bearbeitbar und wird als Grafikobjekt behandelt. Er lässt sich zwar verlustfrei skalieren und verschieben, Rechtschreibfehler können jedoch nicht mehr korrigiert werden, ohne zum ursprünglichen Textdokument zurückzukehren. Daher empfiehlt es sich, diesen Schritt bis zum Ende des Arbeitsablaufs aufzuschieben.

In Illustrator, das ebenfalls ein Vektorprogramm ist, ist die Vorgehensweise ähnlich.Sie können den Text unverändert bearbeiten und darauf vertrauen, dass die Schriftarten beim Speichern als PDF eingebettet werden. Falls die Lizenz dies verhindert, markieren Sie den Text und verwenden Sie „Objekt > Erweitern“ oder „Konvertieren“, um ihn in Pfade umzuwandeln. Ein Zeichen dafür, dass alles funktioniert hat, ist, dass der Rahmen nicht mehr den gesamten Textblock, sondern jeden einzelnen Buchstaben umschließt.

Photoshop hingegen ist ein pixelbasiertes Programm.Bearbeitbare Textebenen, die beim Speichern als PDF eingebettet werden, lassen sich verwalten. Wird die Textebene jedoch gerastert, wird sie zu einem Bild und es stehen keine Schriftarten mehr zum Einbetten zur Verfügung. Beim starken Vergrößern der PDF-Datei wird ein Treppeneffekt um den Text herum sichtbar, insbesondere bei geringer Dokumentauflösung.

Empfohlener Arbeitsablauf zum Drucken von Daten mit eingebetteten Schriftarten

Um Überraschungen und Verzögerungen bei Druckereien zu minimieren, ist es immer am besten, einem organisierten Arbeitsablauf zu folgen.Wählen Sie zunächst zuverlässige Schriftarten: Schriftfamilien wie Arial, Helvetica, Futura oder Frutiger funktionieren in der Regel sehr gut und verursachen üblicherweise keine Einbettungsprobleme. Wenn Sie kostenlose Schriftarten aus dem Internet verwenden, testen Sie deren Verhalten, bevor Sie ein ganzes Buch damit formatieren.

Zweitens, erstellen Sie Ihr Projekt im entsprechenden Programm.Für umfangreiche und komplexe Layouts ist InDesign die leistungsstärkste Option. Bei einfacheren Dokumenten oder wenn Sie mit Designprogrammen nicht so vertraut sind, können Sie in Word arbeiten und anschließend in PDF konvertieren. Achten Sie dabei aber stets auf die Schriftart.

Drittens, exportieren Sie immer als PDF mit einem hochwertigen oder druckfertigen Profil.Aktivieren Sie die Schriftarteinbettung und überprüfen Sie die Teilmengenparameter. Speichern Sie die Datei in Illustrator und Photoshop als PDF mit Druckeinstellungen und wandeln Sie gegebenenfalls wichtige Texte in Pfade um.

Überprüfen Sie abschließend die generierte PDF-Datei, bevor Sie sie versenden.Überprüfen Sie wichtige Seiten visuell bei hoher Zoomstufe. Kontrollieren Sie unter Eigenschaften > Schriftarten, ob alle Schriftarten eingebettet sind (auch wenn nur eine Teilmenge), und vergewissern Sie sich, dass keine unerwarteten Ersetzungen vorliegen. Falls sich eine Schriftart nicht einbetten lässt, sollten Sie sie ändern oder in Pfade umwandeln.

Die Beherrschung des Themas eingebettete Schriftarten in PDFs ist eines jener kleinen technischen Details, die den Unterschied zwischen einem selbst erstellten Dokument und einer druckfertigen Datei ausmachen.Wenn Sie verstehen, was beim Einbetten von Schriftarten passiert, die Einschränkungen einiger Schriftarten kennen und einen geordneten Export-Workflow in Word, Adobe oder alternativen Editoren befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeit mit genau der von Ihnen gewählten Schriftart gedruckt wird, ohne Überraschungen in letzter Minute oder E-Mails von der Druckerei, die besagen, dass die Schriftarten nicht eingebettet sind.

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Holger

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