Kalender in Excel gestalten: Methoden, Tricks und Vorlagen

Das Organisieren von Aufgaben, Terminen und Projekten auf einem einzigen Blatt ist möglich und sehr praktisch, wenn Sie Excel beherrschen. Kalender in Excel gestalten Damit haben Sie einen klaren Überblick über Wochen und Monate, können bei Bedarf jederzeit ausdrucken und in Sekundenschnelle online mit Ihrem Team teilen.

In diesem Handbuch finden Sie alles, was Sie brauchen: Optionen zum Erstellen eines Kalenders von Grund auf, Verknüpfungen mit offiziellen Vorlagen, Formeln zum Automatisieren von Daten und Fälligkeitsterminen, richtiges Drucken und Teilen, seine Einschränkungen im Vergleich zu spezialisierten Tools und einige Alternativen, die Ihren Arbeitsablauf ergänzen können. Ziel ist es, dass Sie die Methode wählen, die am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt. und wenden Sie es direkt an.

Wozu dient ein Kalender in Excel und warum lohnt er sich?

Ein Excel-Kalender funktioniert wie jeder Monats-, Wochen- oder Tagesplaner, hat aber den zusätzlichen Vorteil, dass er in eine Tabellenkalkulation integriert ist. Sie können Aufgaben protokollieren, Ressourcen verfolgen und sogar vierteljährliche Ansichten vorbereiten. für Projekte oder Finanzen, ohne die Microsoft-Umgebung zu verlassen.

Darüber hinaus ist Excel plattformübergreifend und praktisch jedem bekannt, so Teilen Sie es mit Kollegen oder Kunden Es ist einfach. Wenn Sie einen druckbaren Kalender oder einen digitalen Planer benötigen, den Sie auf Ihrem Laptop und Mobilgerät öffnen könnenExcel hilft Ihnen mühelos aus der Patsche.

Möglichkeiten zum Erstellen eines Kalenders in Excel

Es gibt mehrere Wege, dies zu erreichen, und Sie wählen am besten je nach Ihrer Zeit und Erfahrung. Dies sind die häufigsten und wirksamsten um zu beginnen.

• Vorgefertigte Vorlagen: Der schnelle Weg. Öffnen Sie Excel, wählen Sie eine Kalendervorlage aus, passen Sie sie an und fertig.
• Manuelles Design von Grund auf: : Volle Kontrolle über Aussehen, Struktur und Größe durch Ändern von Zeilen, Spalten und Stilen.
• VBA (Visual Basic für Anwendungen): Nützlich, wenn Sie komplexe Kalender mit Code generieren müssen.
• Power Query: zum Erstellen von Datumstabellen und Transformieren von Daten mit vordefinierten Funktionen.
• Dynamische Tabellen: Wenn Sie Ereignisse oder Schichten zusammenfassen und in eine Kalenderansicht projizieren möchten.

Wenn Ihnen nichts bekannt vorkommt oder Sie es eilig haben, beginnen Sie mit den Vorlagen. Wenn Sie Wert auf eine individuelle Anpassung legen und die Funktionsweise des Kalenders verstehen möchten, erstellen Sie ein manuelles und fügen Sie nach und nach Formeln hinzu.

Erstellen Sie Schritt für Schritt einen manuellen Kalender in Excel

Die folgende Methode funktioniert in Excel Desktop und Excel für das Web (2010 oder höher). Sie erstellen ein monatliches Raster mit Platz zum Aufschreiben und replizieren Sie es innerhalb von 12 Monaten.

Schritt 1: Bereiten Sie die Leinwand vor

Öffnen Sie eine leere Arbeitsmappe und benennen Sie Ihre Datei, um sie eindeutig zu identifizieren. Es wird empfohlen, den Druckbereich vor dem Entwerfen festzulegen, so vermeiden Sie Nachjustierungen am Ende.

Gehen Sie zu Seitenlayout und stellen Sie Folgendes ein: A4-Größe, Querformat und schmale Ränder. Im Seiten-Setup können Sie den Inhalt horizontal und vertikal zentrieren damit es beim Drucken ausgeglichen ist.

Schritt 2: Strukturieren Sie das Monatsraster

Wählen Sie sieben zusammenhängende Spalten (z. B. A:G) und legen Sie eine angenehme Breite fest. Wählen Sie dann sechs Zeilen unter der Überschrift aus und legen Sie eine einheitliche Höhe fest. Die endgültige Matrix besteht aus 7 Spalten (Tage) und 6 Zeilen (bis zu 31 Tage)., genug für jeden Monat.

Schreiben Sie die Wochentage in die zweite Zeile (M, T, M, Do, F, S oder welches Format Sie auch immer bevorzugen). Führen Sie in der oberen Zeile die sieben Zellen zusammen und zentrieren Sie den Monatsnamen. mit der Schaltfläche „Zusammenführen und zentrieren“, um es hervorzuheben.

Wählen Sie für die Nummerierungsdarstellung das 7×6-Raster aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Zellen formatieren > Ausrichtung. Stellen Sie die horizontale Ausrichtung auf Rechts (Einzug) und die vertikale Ausrichtung auf Oben ein sodass die Tageszahl in der oberen rechten Ecke jeder Zelle steht.

Schritt 3: Tage richtig eintragen

Bevor Sie die Zahlen aufschreiben, finden Sie heraus, an welchem ​​Tag der Monat beginnt. Sie können dies in Ihrem Systemkalender nachschlagen oder in Excel berechnen. Ein schneller Trick ist die Verwendung von =TODAY(), um Inspiration zu erhalten und die aktuelle Woche zu finden, oder erstellen Sie ein Datum mit =DATE(Jahr;Monat;1) und sehen Sie sich den Wochentag an.

Suchen Sie die erste Zelle des Monats (je nachdem, auf welchen Tag der 1. fällt) und geben Sie 1 ein. Vervollständigen Sie den Monat nach rechts und unten bis zum 30. bzw. 31. Wenn der Monat beispielsweise an einem Freitag beginnt, steht der 1. in der sechsten Spalte.

Wenn Sie mit dem ersten Monat fertig sind, benennen Sie ihn in der zusammengeführten Zelle oben. Sorgen Sie für eine bessere Lesbarkeit durch eine größere Schriftgröße und eventuell eine sanfte Farbe. für den Titel des Monats.

Schritt 4: Verdoppeln Sie für den Rest des Jahres

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Monatsregisterkarte und wählen Sie „Verschieben“ oder „Kopieren“. Wählen Sie „Kopie erstellen“ und fügen Sie diese am Ende hinzu. Ändern Sie den Namen des neuen Blattes auf den nächsten Monat und passen Sie die Nummerierung an mit ihren tatsächlichen Tagen übereinstimmen.

Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie 12 Registerkarten haben. Wenn es hilfreich ist, können Sie in einer beliebigen Zelle außerhalb des Rasters =TODAY() oder =NOW() eingeben, um auf den aktuellen Tag und die aktuelle Uhrzeit zu verweisen. So haben Sie zum Vergleich immer das Systemdatum zur Hand. und halten Sie Ihren Kalender aktuell.

Dynamische Kalender mit Formeln: Daten, Fälligkeitsdaten und Listen

Die Magie eines Excel-Kalenders liegt in der Automatisierung von Wiederholungen. Mit wenigen Funktionen lassen sich Termine generieren, Resttage berechnen und Listen erstellen die sich selbst aktualisieren.

Wichtige Datums- und Zeitfunktionen

HEUTE() Gibt das aktuelle Datum zurück. Verwenden Sie es zur Anzeige des aktuellen Datums auf dem Deckblatt oder als Grundlage für Berechnungen. JETZT() Gibt Datum und Uhrzeit zurück, nützlich, wenn Sie eine sichtbare Uhr wünschen oder mit Fristen vergleichen möchten.

DATUM(Jahr;Monat;Tag) Konstruiert ein gültiges Datum aus drei Zahlen. Wenn Sie Jahr und Monat in getrennten Zellen speichern, können Sie den ersten Tag mit DATE generieren und dann 1 hinzufügen, um den Monat auszufüllen. Dadurch können Monate einfach repliziert und Jahre geändert werden, ohne dass etwas neu gemacht werden muss..

Zählen der Tage zwischen zwei Daten

Um Fälligkeitstermine zu verwalten, vereinfachen zwei Formeln Ihr Leben. Mit TAGE(Startdatum;Enddatum) Sie erhalten die genaue Differenz in Kalendertagen. Wenn Sie die Einheit lieber selbst definieren möchten, IFDATED(Startdatum;Enddatum;»D») Es bietet Ihnen auch volle Tage und unterstützt Monate („M“) oder Jahre („Y“).

Beispiel: Wenn A2 =TODAY() und B2 das Lieferdatum hat, verwenden Sie in C2 =DAYS(A2;B2), um die verbleibenden Tage anzuzeigen. Wenn das Ergebnis negativ ist, kehren Sie die Reihenfolge um oder wenden Sie eine bedingte Formatierung an. um überfällige Termine hervorzuheben.

Liste der aufeinanderfolgenden Termine und Automatisierung

Geben Sie ein Datum in eine Zelle ein, ziehen Sie den Ausfüllpunkt nach unten und Excel erstellt einen vertikalen Kalender. Damit können Sie Ihre täglichen Aufgaben auf der rechten Seite planen. inkl. Verantwortlicher, Stunden und Notizen.

Für einen intelligenten Monatskalender platzieren Sie den Jahreswert in einer Zelle und den Monatswert in einer anderen. Generieren Sie Tag 1 mit DATE und propagieren Sie ihn nach rechts mit +1. Wenn Sie dies mit der Datenvalidierung kombinieren, um den Monat auszuwählenkönnen Sie zwischen den Monaten navigieren, ohne Seiten zu kopieren.

Kalender aus Excel-Vorlagen erstellen

Wenn es für Sie schnell gehen muss, können Einlegesohlen Ihren Zeitplan in Sekundenschnelle auf den neuesten Stand bringen. Excel enthält eine Galerie mit monatlichen, jährlichen und thematischen Layouts bereit zur Bearbeitung.

Grundlegende Schritte: Öffnen Sie Excel, gehen Sie zu „Neu“ und suchen Sie nach „Kalender“. Wählen Sie eine Vorlage aus, klicken Sie auf „Erstellen“ und passen Sie sie an. Zwei beliebte Vorlagen ersparen Ihnen viel Arbeit ab Minute eins.

• Kalender eines beliebigen Jahres: Sie geben das Jahr in eine Zelle ein und der gesamte Kalender wird neu berechnet. Dabei werden Formeln und definierte Namen berücksichtigt, damit alles zusammenpasst.
• 12-Monatskalender: Erstellen Sie für jeden Monat eine Seite mit Hyperlinks zur Navigation. Sie können das Jahr ändern und entscheiden, ob die Woche am Montag oder Sonntag beginnt.

Beide Vorlagen nutzen vorkonfigurierte Formeln, sodass Sie sich nur um den Inhalt kümmern müssen. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie es als normale Arbeitsmappe und es ist bereit zur Verwendung oder zum Drucken. in Ihrem Team.

Drucken und teilen Sie Ihren Kalender ohne Aufwand

Sobald der Kalender fertig ist, können Sie ihn verteilen. In Excel für das Web und den Desktop ist das Drucken ganz einfach: Drücken Sie Strg+P, um die Druckvorschau zu öffnen, überprüfen Sie den Entwurf und bestätigen Sie mit Drucken.

Wenn Sie es online freigeben müssen, ist dies mit Excel für das Web ganz einfach. Tippen Sie oben rechts auf „Freigeben“, wählen Sie „Link kopieren“ und passen Sie die Berechtigungen an. In den Einstellungen legen Sie fest, wer den Link öffnen und ob er bearbeitet oder nur angezeigt werden darf.. Übernehmen, und der Link wird in die Zwischenablage um es in eine E-Mail oder einen Chat einzufügen.

Vor dem Teilen ist kein manuelles Speichern erforderlich: Änderungen werden automatisch in der Cloud gespeichert. Dieser Arbeitsablauf verhindert doppelte Versionen und stellt sicher, dass alle an derselben Datei arbeiten. von jedem Gerät.

Einschränkungen von Excel als Kalender

Excel eignet sich sehr gut als einfacher, flexibler Kalender, weist jedoch einige Bereiche auf, in denen es nicht die gewünschten Ergebnisse liefert. Es gibt keine Drag-and-Drop-Interaktion zum Verschieben von Ereignissen.; die Umstrukturierung einer Woche beinhaltet Ausschneiden, Kopieren und Einfügen.

Es ist auch kein typischer Task-Manager. Sie können native Aufgaben nicht mit Zuständigen, Status oder Benachrichtigungen zuweisen. ohne Strukturen von Hand erstellen zu müssen. Und automatische Erinnerungen erfordern Formeln, bedingte Formatierung oder Makros.

Wenn Sie nur Daten aufschreiben und Monate sehen müssen, perfekt. Wenn Sie nach Workflows mit Warnmeldungen, Abhängigkeiten und erweiterter Zusammenarbeit suchen, erwägt, Excel durch spezifische Lösungen zu ergänzen.

Alternativen und Add-ons: Wenn Sie etwas mehr brauchen

Mit einer Kalenderansicht in einer Arbeitsverwaltungsplattform können Sie beispielsweise schnell planen, wiederkehrende Ereignisse erstellen, per Drag & Drop neu organisieren, Arbeitslasten verwalten und mehrere Kalender überlappend anzeigen. Darüber hinaus stehen Ihnen in der Regel Projekt- und Inhaltsvorlagen zur Verfügung. die Ihnen Konfigurationsaufwand ersparen und Prozesse standardisieren.

Eine weitere interessante Option für kontextbezogenere Kalender ist die Verwendung einer Tabelle im Smartsheet-Stil mit der Vorlage „Jahreskalender nach Tagen“. Sie erstellen eine Kopie, füllen Spalten wie Aktivität, Beschreibung, Uhrzeit und Kommentare aus und fügen Zeilen für mehrere Ereignisse am selben Datum ein. Mit einem Klick wechseln Sie in die Kalenderansicht und alles, was bearbeitet wird, wird synchronisiert zurück zur Tabelle, ggf. mit Anhängen und Konversationen pro Zeile.

Weitere nützliche Ressourcen aus dem Microsoft-Ökosystem

Wenn Sie beim Excel-Ansatz bleiben, bietet die Microsoft-eigene Bibliothek jede Menge Inspiration. Entdecken Sie Kalendervorlagen für Excel und andere kostenlose Vorlagen für das Web um verschiedene Designs zu entdecken.

Sie können auch eigene Vorlagen erstellen und wiederverwenden. Dies empfiehlt sich, wenn Sie ein Format gefunden haben, das Ihnen gefällt und das Sie Jahr für Jahr replizieren möchten. Lernen Sie den Unterschied zwischen Vorlagen, Themen und Stilen kennen Es hilft Ihnen, eine Vermischung von Konzepten zu vermeiden: Vorlagen behalten Struktur und Inhalt bei, Designs steuern Farben und Schriftarten und Stile steuern die Zellenformatierung.

Sie können Ihre benutzerdefinierten Vorlagen nicht finden? Überprüfen Sie Ihren Speicherort und stellen Sie sicher, dass Excel in den Optionen auf diesen Ordner verweist. Und wenn Sie bei Datumsformeln nicht weiterkommen, ist die Excel Tech Community ein guter Ausgangspunkt. um Zweifel auszuräumen oder um Vorschläge zu bitten.

Formatierungstricks für einen übersichtlichen, druckfertigen Kalender

Das optische Finish macht den Unterschied; wenn Sie es vorziehen, verwenden Sie Design-Tools wie canva Um Kalender visuell ansprechender zu gestalten, verwenden Sie dünne Rahmen für Tageszellen, fette Beschriftungen für Titel und eine sanfte Farbe für Wochenenden. Stellen Sie die Zellenhöhe und -breite für ein ausgewogenes Verhältnis ein der Kalender bleibt dadurch nicht „zerquetscht“.

Verwenden Sie in der Monatszeile eine etwas größere Schriftart und möglicherweise eine dezente Hintergrundfarbe. Tagesinitialen werden am besten zentriert und in Großbuchstaben gelesen.Vermeiden Sie zu viele intensive Farben, die von den Informationen ablenken.

Legen Sie unter „Seitenlayout“ schmale Ränder fest und aktivieren Sie die Zentrierung auf der Seite, sowohl horizontal als auch vertikal. Wenn Ihr Kalender mehr als eine Seite lang ist, sollten Sie ihn etwas verkleinern. um alles auf ein Blatt zu bringen, ohne dass die Lesbarkeit darunter leidet.

Wenn Sie Formeln wie HEUTE oder JETZT verwenden, denken Sie daran, dass diese beim Öffnen oder Aktualisieren der Datei neu berechnet werden. Wenn Sie ein Datum für den Druck „einfrieren“ möchten, kopieren und fügen Sie es als Werte ein in einer Kopie der Datei, um den Zustand so zu erhalten, wie er ist.

Erweiterte Ideen: Power Query, PivotTables und VBA

Wenn Sie Ereignisdaten in einer anderen Tabelle verwalten, können Sie diese mit Power Query bereinigen, kombinieren und filtern, bevor Sie sie in Ihren Kalender übernehmen. Sie können Datumstexte transformieren, Duplikate entfernen und Hilfsspalten erstellen ohne komplizierte Formeln.

Fassen Sie mit Pivot-Tabellen Ereignisse nach Monat, Woche oder Beauftragtem zusammen und erstellen Sie Ansichten, die Ihren visuellen Kalender unterstützen. Es ist nützlich zum Zählen von Terminen, zugewiesenen Stunden oder ausstehenden Lieferungen. pro Periode.

In sehr spezifischen Szenarien kann VBA automatisch Kalender generieren, Arbeitsblätter nach Monaten einfügen und Ereignisse nach ihren Daten verteilen. Es ist leistungsstark, erfordert jedoch Wartungs- und Makroberechtigungen, daher ist es am besten für klare Bedürfnisse reserviert.

Vorlagen und Beispiele, die Ihnen Zeit sparen

Für einen reibungslosen Start können Sie auf individuelle Vorlagen zurückgreifen: Monatskalender mit Platz für Notizen, „Jahresübersicht“-Ansichten oder ein persönlicher Planer. Herunterladen, öffnen, Schriftarten und Farben anpassen und vor dem Speichern umbenennen damit Ihre Datei fertig ist.

Wenn Ihr Tagesablauf auch eine To-Do-Liste erfordert, kombinieren Sie den Kalender mit einem kurzen Protokoll der Fälligkeitsdaten. Kalender und Aufgaben zusammen erleichtern die Nachverfolgung; eine Tabelle mit Anzahl, Aufgabe und verbleibenden Tagen, berechnet mit DAYS oder DATEDIF, ist ausreichend. Fügen Sie eine bedingte Formatierung hinzu, um Sie auf bevorstehende Fristen aufmerksam zu machen und Sie gewinnen an Sichtbarkeit, ohne das Blatt zu überladen.

Und wenn Sie Inhalte transportieren, denken Sie über ein zusätzliches Blatt mit einem Redaktionskalender nach: Datum, Kanal, Format, Ziel, Kopie, Ressourcen und Status, und verwenden Sie Tools, um Beiträge planen. Dadurch können Sie Beiträge mit dem allgemeinen Kalender koordinieren und behalten Sie alles im Blick.

Beim Entwerfen von Kalendern in Excel geht es nicht nur darum, Diagramme zu zeichnen – es geht darum zu entscheiden, welche Informationen Sie sehen müssen und wie oft Sie diese überprüfen. Wenn Sie Ihren Ansatz gut wählen (Vorlage, manuell oder gemischt), drucken Sie sauber und geben mit den richtigen Berechtigungen freiverfügen Sie über ein zuverlässiges Werkzeug für Ihre tägliche Arbeit, ohne auf externe Lösungen oder komplizierte Vorlagen von Drittanbietern angewiesen zu sein.