Exportieren von Microsoft Forms nach Excel: Optionen, Synchronisierung und Tricks

Wenn Sie mit Umfragen, Fragebögen oder Formularen in Microsoft Forms arbeiten, müssen Sie diese Daten früher oder später zur weiteren Analyse in Excel importieren. Die gute Nachricht ist, dass Forms direkten Export, Echtzeitansichten und Optionen zum Teilen von Zusammenfassungen bietet., sodass Sie ohne allzu großen Aufwand vom Sammeln von Antworten zur effektiven Analyse übergehen können.

In diesem Artikel erkläre ich ausführlich und in leicht verständlichem Spanisch, wie Sie die Antwortzusammenfassung anzeigen, jede Frage und jeden Befragten detailliert untersuchen, die Ergebnisse in Excel öffnen, die Synchronisierung mit Excel im Web nutzen, Berichte mit Zusammenfassungslinks freigeben und diese Links bei Bedarf entfernen. Darüber hinaus zeige ich Ihnen, wie Sie Exportfehler beheben, Downloads automatisieren mit Power Automate und die Grenzen, die Forms heute hat, damit Sie eine vollständige Karte haben und sich nicht verlaufen die zeit.

Was die Microsoft Forms-Antwortansicht bietet

Öffnen Sie zunächst das gewünschte Formular und wechseln Sie zur Option „Antworten anzeigen“. Der Bildschirm „Antwortübersicht“ zeigt Ihnen eine Zusammenfassung aller Antworten, die durchschnittliche Bearbeitungszeit und eine Tabelle für jede Frage., wo Sie sehen, wie viele Personen geantwortet haben, und eine konsolidierte Ansicht der Ergebnisse erhalten.

Auf demselben Bildschirm ermöglicht jeder Fragenblock dank eines detaillierteren Links oder Buttons eine weitere Erkundung. Diese Schnellansicht spart Ihnen Zeit, wenn Sie nur allgemeine Trends überprüfen müssen, ohne auf die Einzelheiten jedes Artikels einzugehen.und lässt alles bereit, um mit der Aufschlüsselung nach Fragen oder Personen fortzufahren.

Gehen Sie bei jeder Frage näher auf die Einzelheiten ein.

Wenn Sie „Weitere Details“ für eine bestimmte Frage auswählen, wird eine Registerkarte mit spezifischen Details zu dieser Frage geöffnet. Von dort aus können Sie die Ergebnisse sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschriften klicken., was nützlich ist, wenn Sie auf einen Blick sehen möchten, welche Optionen am häufigsten ausgewählt wurden, oder die Reihenfolge der Antworten nach Datum oder anderen verfügbaren Feldern überprüfen möchten.

Diese Aufschlüsselung ist sehr nützlich, um atypische Antworten herauszufiltern oder die Datenqualität zu überprüfen. Kleiner Trick: Durch die Sortierung nach Spalten können Sie Muster, Lücken oder Unstimmigkeiten in Sekundenschnelle erkennen., ohne Forms selbst zu verlassen.

Überprüfen Sie die Ergebnisse für jeden Befragten einzeln

Wenn Sie den individuellen Beitrag jeder Person analysieren müssen, gehen Sie zu „Einzelne Ergebnisse prüfen“. Sie können mit den Pfeilen nach links und rechts zwischen den Teilnehmern navigieren und alle Einzelheiten zu jeder Antwort anzeigen., ohne die Kontinuität der Überprüfung zu verlieren.

Darüber hinaus ist es möglich, direkt zu einem anderen Befragten zu springen, indem Sie dessen Namen in der Benutzeroberfläche auswählen. Dadurch werden die Prüfungen erheblich beschleunigt, wenn Sie bestimmte Fälle zur Überprüfung identifiziert haben., beispielsweise Teilantworten oder spätere Bearbeitungen.

Bei einem großen Antwortvolumen können Sie nach einem bestimmten Eintrag suchen, indem Sie seine Nummer in das Feld „Antwortender“ eingeben. Die Lokalisierung der Befragten 25 oder 120 wird somit zu einer unmittelbaren Aufgabe., perfekt für Audits oder Stichprobenkontrollen.

Unter „Weitere Antwortoptionen“ finden Sie sensible Aktionen wie das Löschen aller Antworten, das Drucken von Antworten oder das Teilen eines Zusammenfassungslinks. Diese zentralisierten Optionen geben Ihnen die vollständige Kontrolle über die Verwaltung und Verbreitung der Ergebnisse., ohne das Antwortfeld verlassen zu müssen.

Öffnen Sie Formularergebnisse in Excel

In der Antwortübersicht lautet die Schlüsselaktion „Ergebnisse in Excel öffnen“. Auf diese Weise erfassen Sie eine Momentaufnahme der aktuellen Daten in einer Excel-Arbeitsmappe., bereit für detaillierte Analysen, Diagramme oder Dashboard-Erstellung.

Neben der Hauptschaltfläche sehen Sie einen Dropdown-Pfeil mit zusätzlichen Optionen: „In Excel Desktop als Vorschau öffnen“ oder „Kopie herunterladen“. Bei diesen Varianten können Sie wählen, ob Sie in der Desktop-Excel-Version arbeiten oder eine Datei herunterladen möchten, um sie aufzubewahren oder freizugeben., je nach Projekt.

Wenn Sie feststellen, dass die Schaltfläche „In Excel öffnen“ dauerhaft unten angezeigt wird oder die Aktion nicht mehr wie gewohnt synchronisiert wird, liegt dies wahrscheinlich daran, dass die aktive Datenverbindung getrennt wurde. Öffnen Sie die Arbeitsmappe, folgen Sie den von Excel vorgeschlagenen Anweisungen und stellen Sie die Datenverbindung wieder her, um die Verknüpfung zu Forms wiederherzustellen., wodurch Doppelarbeit vermieden und die Kontinuität des Flusses sichergestellt wird.

Sobald Sie die Arbeitsmappe öffnen, werden Sie feststellen, dass die Struktur konsistent ist: Jede Frage im Formular nimmt ihre eigenen Spalten ein und jede Antwort ist eine Zeile. Die ersten fünf Spalten enthalten normalerweise die Teilnehmer-ID, Startzeit, Endzeit, Name und E-Mail-Adresse., während die folgenden die Auswahlmöglichkeiten oder Texte sammeln, die von der antwortenden Person eingegeben wurden.

Synchronisierung mit Excel im Web: Der bequemste Weg, Ihre Daten aktuell zu halten

Lange Zeit bestand die gängigste Methode zum Arbeiten mit Formulardaten darin, sie in eine Excel-Datei zu exportieren und lokal oder in der Cloud zu bearbeiten. Der Nachteil bestand darin, dass am Ende für jedes Projekt mehrere Dateien übrig blieben, was mühsam und schwierig zu verwalten war., insbesondere wenn das Formular im Laufe der Tage weiterhin Antworten erhielt.

Die neue Funktion, die dieses Problem vereinfacht, ist die Datensynchronisierung mit Excel im Web. Wenn Sie die Ergebnisse in Excel über die Registerkarte „Antworten“ öffnen, erstellt Forms eine Arbeitsmappe in Microsoft Onedrive und öffnet es in Excel im Web, sodass neue Antworten jedes Mal automatisch synchronisiert werden, wenn Sie die Datei online öffnen.

Die Schritte sind einfach: Greifen Sie auf das aktive Formular zu (egal, ob es sich um eine Umfrage, einen Fragebogen oder ein Formular handelt), gehen Sie zur Seite „Antworten“ und klicken Sie auf „Ergebnisse in Excel öffnen“. In der Cloud wird ein Buch erstellt und von diesem Moment an wird jede neue Antwort in dieses Excel-Blatt im Web hochgeladen., ohne zusätzliche manuelle Exporte.

Diese Synchronisierung bringt klare Vorteile. Sie arbeiten mit ein einzelnes Blatt für das gesamte Projekt, können Sie Formeln, Diagramme oder Pivot-Tabellen in Echtzeit anwenden und die Arbeitsmappe freigeben, um sicher und gleichzeitig zusammenzuarbeiten, und das alles ohne Dateien zu replizieren oder den Überblick über den Datensatz zu verlieren.

Ein wichtiger Vorbehalt ist zu beachten: Diese Funktion ist derzeit für die Onlineversion von Excel konzipiert. Für Desktop- oder Mobilanwendungen wurde keine entsprechende Verfügbarkeit angekündigt.Daher ist es eine gute Idee, Excel im Web den Vorzug zu geben, wenn das Ziel darin besteht, Daten verknüpft und automatisch aktualisiert zu halten.

Sehr praktische Anwendungsfälle mit Synchronisation

Im Bildungsbereich kann ein Lehrteam Fragebögen aus mehreren Klassen sammeln und alles in einem einzigen Online-Buch zusammenfassen. Dadurch wird es einfacher, tiefer in die Ergebnisse einzutauchen, diejenigen zu identifizieren, die Unterstützung benötigen, und fundierte Entscheidungen zu treffen., ohne für jede Gruppe separate Dateien öffnen zu müssen.

Stellen Sie sich in Büroumgebungen Einrichtungsanfragen vor, die zuvor manuell in ein gemeinsames Hauptbuch eingegeben wurden. Mit Forms und Excel im Web wird ein Formular verteilt, synchronisierte Antworten werden geteilt und jede Abteilung aktualisiert ihren Teil., um reibungslos eine globale und kollaborative Vision zu erreichen.

Teilen Sie eine Ergebniszusammenfassung mit einem einfachen Link

Wenn Sie möchten, dass andere eine Zusammenfassung sehen, können Sie einen gemeinsam nutzbaren Link generieren. Gehen Sie in der Antwortenübersicht zu „Weitere Antwortoptionen“ und verwenden Sie die Option „Link kopieren“., das jeder mit dem Link öffnen kann, um die Zusammenfassung anzuzeigen.

Dieser Ansatz ist praktisch, wenn Sie lediglich Trends anzeigen möchten, ohne Zugriff auf die Excel-Arbeitsmappe zu gewähren. Bei der freigegebenen Ansicht handelt es sich um eine Zusammenfassung, die sich ideal für die Berichterstattung an Teams oder das Management eignet, ohne vertrauliche Details preiszugeben., wobei die Verbreitung der Daten je nach Ziel begrenzt wird.

Entfernen Sie einen freigegebenen Zusammenfassungslink, wenn dieser nicht mehr sinnvoll ist

Wenn Sie eine Zusammenfassung weithin geteilt haben und sich später dazu entschließen, den Zugriff darauf einzuschränken, empfiehlt es sich, den vorherigen Link zu entfernen. Entfernen Sie den Zusammenfassungslink, sodass er dauerhaft nicht verfügbar ist, da derselbe Link später nicht wieder aktiviert werden kann.

Die Menüführung ist einfach: Gehen Sie zu Antworten anzeigen, rufen Sie die Antwortübersicht auf, öffnen Sie Weitere Optionen, gehen Sie zu Link. Teilen Sie eine Zusammenfassung und wählen Sie Link entfernen. Sie können anschließend jederzeit einen neuen Link für eine andere Zielgruppe erstellen. Bedenken Sie dabei jedoch, dass jeder mit diesem neuen Link ihn sehen kann., daher sollte es sorgfältig verwaltet werden.

Automatisieren Sie die Sammlung mit Power Automate

Wenn Ihr Ziel darin besteht, alle Antworten mithilfe von Flows herunterzuladen oder zu verarbeiten (z. B. nach Excel), kann Power Automate hilfreich sein. Es gibt Anleitungen und Videos, die zeigen, wie man einen Flow erstellt, der Antworten aus Formularen sammelt und in einer Excel-Tabelle speichert., wodurch wiederholte manuelle Exporte bei der Arbeit mit aktiven Formularen mit hohem Volumen vermieden werden.

Dieser Ansatz ist nützlich, wenn Sie wiederholte Integrationen oder einen automatisierten Prozess benötigen, der alles in einem bestimmten Hauptbuch belässt. Der Schlüssel liegt darin, den Formularauslöser und die Aktion zum Hinzufügen von Zeilen zu Ihrem Blatt richtig zu definieren., wobei die klare Kontrolle über die Zieldatei und die zugeordneten Spalten erhalten bleibt.

Beheben häufiger Probleme beim Exportieren von Daten nach Excel

Manchmal treten Downloadfehler auf oder der Export reagiert nicht wie erwartet. Wenn der Export fehlschlägt, überprüfen Sie Ihre Verbindung zu Excel, versuchen Sie, die Arbeitsmappe online zu öffnen, und befolgen Sie die von Excel vorgeschlagenen Anweisungen, um die Verbindung neu zu konfigurieren., da eine Unterbrechung der Verbindung eine häufige Ursache des Problems ist.

Ein weiteres typisches Szenario besteht darin, dass am Ende XLS-Dateien heruntergeladen werden, die dann erneut heruntergeladen werden müssen, wenn weitere Antworten eintreffen. Um die Dateivermehrung zu vermeiden, ist die beste Alternative, sich auf Excel im Web mit Synchronisierung zu verlassen, immer an derselben Arbeitsmappe in OneDrive arbeiten, sodass diese mit jeder neuen Antwort aktualisiert wird.

Manche Leute verwenden Power Query, um aufeinanderfolgende Downloads zu kombinieren und ein Dashboard auf dem neuesten Stand zu halten. Es funktioniert, erfordert aber mehr Wartung als die native Synchronisierung mit Excel im Web, daher ist es am besten, wenn möglich eine direkte Verknüpfung zwischen Formularen und dem Online-Buch zu wählen.

Wenn Sie nach dem Öffnen der Arbeitsmappe in Excel im Web feststellen, dass keine neuen Antworten angezeigt werden, vergewissern Sie sich, dass es sich um dieselbe Arbeitsmappe handelt, die mit der Arbeitsmappe auf der Registerkarte „Antworten“ verknüpft ist, und dass Sie nicht an einer Kopie arbeiten. Das Duplizieren von Dateien ohne aktiven Link ist eine der häufigsten Ursachen für Verwirrung., insbesondere wenn mehrere Personen dasselbe Projekt bearbeiten.

So werden Formulardaten in Excel organisiert

Wenn Sie die generierte Arbeitsmappe aus Forms öffnen, sehen Sie, dass die Gliederung projektübergreifend konsistent ist. Die ersten Spalten identifizieren den Befragten und die Start- und Endzeiten sowie den Namen und die E-Mail-Adresse., was die Segmentierung nach Personen oder Zeitfenstern vereinfacht.

Von dort aus werden für jede Frage eigene Spalten mit dem gewählten Wert oder dem vom Teilnehmer eingegebenen Text gefüllt. Auf diese Weise können Sie Pivot-Tabellen erstellen, Filter anwenden und Formeln verwenden, ohne das Blatt neu strukturieren zu müssen., da die Tabelle bereits für die klassische Analyse in Excel normalisiert ist.

Bewährte Methoden zum Analysieren und Teilen

Wenn Sie Trends analysieren, konvertieren Sie die Tabelle in eine Excel-Tabelle (falls dies noch nicht geschehen ist) und erstellen Sie basierend auf Ihren KPIs Kennzahlen oder berechnete Felder in Pivot-Tabellen. Durch die Arbeit an einer einzigen synchronisierten Tabelle werden Fehler minimiert und die Überprüfung von Änderungen vereinfacht., ohne alte Dateien zu retten.

Um im Team zusammenzuarbeiten, geben Sie die Arbeitsmappe mit den entsprechenden Berechtigungen im Web frei und sperren Sie vertrauliche Blätter oder Bereiche bei Bedarf. Bedenken Sie, dass der Zusammenfassungslink eine eingeschränkte Ansicht bietet, während das Teilen der Arbeitsmappe direkten Zugriff auf den Datensatz gewährt.Daher ist es ratsam, je nach dem Detaillierungsgrad zu entscheiden, den jedes Profil benötigt.

Aktuelle Einschränkungen und Vorschläge an Microsoft

Beachten Sie, dass es derzeit keine native Option gibt, Antworten aus einem Formular zu kopieren und in ein anderes zu importieren. Dies ist für viele Szenarien eine sinnvolle Anforderung, sie ist jedoch nicht Teil der aktuellen Formularfunktionalität., daher müssen wir auf Alternativen wie Flows mit Power Automate oder manuelle Prozesse zurückgreifen.

Wenn Sie diese Funktion nützlich finden, ermutigt Microsoft Sie, Vorschläge direkt aus dem Produkt heraus einzureichen. Gehen Sie dazu zu „Weitere Formularoptionen“ und geben Sie „Kommentare“ ein., eine direkte Möglichkeit, Verbesserungen vorzuschlagen und echte Bedürfnisse sichtbar zu machen.

Was ist, wenn ich die Synchronisierung im Buchformat sicherstellen muss?

Es gibt Richtlinien und Dokumentationen, die darauf abzielen, sicherzustellen, dass das Formular und die Arbeitsmappe synchron bleiben. Die allgemeine Regel besteht darin, mit der Option „Ergebnisse in Excel öffnen“ in Answers zu arbeiten und die Arbeitsmappe online zu öffnen, um den Link beizubehalten., wodurch lokale Kopien und Downloads, die die Kette unterbrechen, minimiert werden.

Wenn Probleme auftreten, lesen Sie bitte die Ressourcen zur Fehlerbehebung beim Exportieren von Formulardaten nach Excel. Diese Anleitungen behandeln Downloadfehler, Verbindungsabbrüche und Schritte zum Wiederherstellen der Datenverbindung., die die meisten typischen Situationen normalerweise ohne fortgeschrittenes Eingreifen lösen.

Für diejenigen, die Foren oder externe Quellen überwachen und Dashboards in Excel erstellen, ist es wichtig, Reibungsverluste im Prozess zu vermeiden. Wenn Ihr Flow wiederholte XLS-Downloads verursacht, sollten Sie ihn mit Synchronisierung an eine Excel-Arbeitsmappe im Web weiterleiten., sodass die Aktualisierung beim Öffnen der Datei nahezu transparent ist.

Wenn Sie den Export in Excel im Web öffnen möchten, anstatt eine XLS-Datei herunterzuladen, konzentrieren Sie sich darauf, immer mit der Arbeitsmappe zu arbeiten, die Forms in OneDrive erstellt, nachdem Sie auf „Ergebnisse in Excel öffnen“ geklickt haben. Dieses Online-Buch fungiert als synchronisiertes Ziel, während es sich bei den Downloads um statische Kopien handelt, die nicht aktualisiert werden., und verlieren daher die Verbindung zum Formular.

Mit einer Kombination aus Übersichtsansichten, detaillierten Drilldowns, Datenverknüpfungen mit Excel im Web und Freigabeoptionen deckt Forms das gesamte Spektrum von der Erfassung bis zur Analyse und Verbreitung ab. Indem Sie sich bei Bedarf auf die Synchronisierung oder Flows von Power Automate verlassen, minimieren Sie sich wiederholende Aufgaben und Dateiduplizierungen., wodurch die Daten sauber und für das gesamte Team zugänglich bleiben.