Excel Copilot-Funktion: Vollständige Anleitung und praktische Beispiele

Copilot ist in Excel verfügbar, um die Tabellenkalkulation in einen viel intelligenteren und gesprächigeren Raum zu verwandeln., das versteht, was Sie tun möchten, Ihnen beim Erstellen von Formeln hilft, Ihre Daten analysiert und Schlussfolgerungen in Tabellen und Diagrammen präsentiert, ohne dass Sie durch endlose Menüs navigieren müssen. Das Ziel ist klar: Sie sollen weniger Zeit mit mechanischen Aufgaben und mehr Zeit mit sinnvollen Entscheidungen verbringen.

Zusätzlich zum traditionellen Panel innerhalb Microsoft 365haben wir jetzt eine sehr leistungsstarke neue Funktion: die Funktion =COPILOT, mit dem Sie KI direkt aus Zellen aufrufen, Kontext aus Bereichen übergeben und dynamische Ergebnisse erhalten können, die mit Ihren Daten verknüpft sind. Zwischen geführter Hilfe im Bedienfeld und einer Formel, die auf Ihre Eingaben reagiert, erweitert sich die Palette der Möglichkeiten enorm.

Was ist Copilot in Excel?

Copilot in Excel ist ein Tool für künstliche Intelligenz integriert in Microsoft 365 Es versteht natürliche Sprachanweisungen, um allgemeine und komplexere Aufgaben auszuführen: Erstellen von Formeln, Erkennen von Trends, Zusammenfassen von Informationen, Generieren von Visualisierungen und Beantworten von Fragen zu Ihren Daten. Alles im Kontext des aktiven Blatts, sodass die Ergebnisse relevant und umsetzbar sind.

Die Hauptfunktionen reichen von einfach bis fortgeschritten.: Automatische Formelgenerierung, Diagrammerstellung und -anpassung, Datenbereinigung und -organisation, Trendanalyse und -prognosen und sogar Automatisierungsunterstützung mit VBA und Power Query, wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen müssen.

• Formelgenerierung: Beschreiben Sie den Vorgang und ermitteln Sie die Formel, die zu Ihren Daten passt.
• Gebrauchsfertige Grafiken: Fordern Sie die gewünschte Bildart an und passen Sie Stil und Beschriftungen mit einfachen Anweisungen an.
• Datenreinigung: Beseitigen Sie Duplikate, standardisieren Sie Formate und trennen Sie Felder ohne langwierige manuelle Prozesse.
• Analyse und Prognose: Identifizieren Sie Trends und Ausreißer und erstellen Sie klare Zusammenfassungen.
• Prozessautomatisierung: Anleitung zum Erstellen von VBA-Code und Power Query-Abfragen, die auf Ihr Ziel abgestimmt sind.

Vorteile von Copilot in Excel

• Problemloser Datenimport: Copilot führt Sie durch das Einbinden von Informationen aus dem Internet, Dateien in OneDrive oder SharePoint und internen Quellen innerhalb Ihrer Organisation, wodurch Reibungsverluste in der Vorbereitungsphase reduziert werden.
• Präzises Markieren, Sortieren und Filtern: Bitten Sie darum, Zellen mit Zahlen zu markieren, einen Filter auf Werte anzuwenden, die größer als ein Schwellenwert sind, oder einen benutzerdefinierten Filter zu generieren. Copilot versteht die Kriterien und führt sie aus.
• Erstellen und verstehen Sie Formeln mit kontextbezogener HilfeVon einfachen Berechnungen bis hin zu Kombinationen mit bedingten Funktionen schlägt Copilot die richtigen Formeln vor und kann deren Funktionsweise erklären, sodass Sie im Laufe der Zeit lernen können.
• Erkennen Sie Schlussfolgerungen in Ihren Daten: Stellen Sie Fragen und erhalten Sie Antworten in Form von Diagrammen, Pivot-Tabellen, Zusammenfassungen, Trends oder Ausreißererkennung, alles ausgerichtet auf die Entscheidungsfindung.

Wo finde ich Copilot in Excel?

• Zugriff über die Multifunktionsleiste- Auf der Registerkarte „Startseite“ sehen Sie das Copilot-Symbol. Wenn Sie es auswählen, werden Vorschläge für den Einstieg angezeigt und Sie können den Chat zur Interaktion öffnen.
• Kontextueller Zugriff in Zellen- Wenn Sie eine Zelle auswählen, wird ein blinkendes Copilot-Symbol angezeigt, mit dem Sie Aktionen basierend auf dem Kontext dieses Bereichs des Blatts starten können.

Erste Schritte

1. Bereiten Sie Ihre Daten vor: Formatiert Informationen als Tabelle oder kompatiblen Bereich, sodass Copilot sie lesen und ihre Struktur verstehen kann. Zuverlässigkeit.
2. Wählen Sie die Aktion: Tippen Sie auf das Copilot-Symbol und wählen Sie, ob Sie etwas Neues erstellen, Formeln oder Formate vorschlagen, Daten zusammenfassen oder andere allgemeine Aufgaben ausführen möchten, die unter den Vorschlägen angezeigt werden.
3. Chatten Sie zur Feinabstimmung: Öffnen Sie das Copilot-Chatfenster und nutzen Sie die Eingabeaufforderungen oder formulieren Sie Ihre Anfrage in Ihren eigenen Worten, um ein Ergebnis zu erhalten, das besser auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Geführte Formeln: Beispiele mit dem Copilot Dashboard

• Generieren von Formeln aus einer Beschreibung Das ist eine seiner Superkräfte. Wenn Sie ihm sagen, dass es den Durchschnitt einer Spalte berechnen soll, schlägt es genau die Formel vor, die für Ihren Fall erforderlich ist.
• Einfaches Beispiel: Fragen Sie „Berechnen Sie den Durchschnitt der Verkäufe in Spalte B“ und Copilot schlägt eine Formel wie =PROMEDIO(B:B), bereit zum Einfügen oder Einsetzen, wo immer Sie möchten.
• Beispiel mit Bedingung: fragen Sie „Berechnen Sie den durchschnittlichen Umsatz von B, wenn C ‚Produkt A‘ ist“ und es wird etwas wie zurückgegeben =PROMEDIO.SI(C:C; "Producto A"; B:B), wodurch die bedingte Logik auf einen Schlag gelöst wird.

Tabellen, Zusammenfassungen und Visualisierungen

• Wenn Sie mit großen Mengen arbeitenCopilot verdichtet Informationen zu übersichtlichen Zusammenfassungen: Summen nach Kategorie, Zeittrends oder automatische Gruppierungen mit Pivot-Tabellen, ohne dass Sie diese manuell erstellen müssen.
• Beispielzusammenfassung: Fragen Sie „Erstellen Sie eine Tabelle mit den Gesamtumsätzen nach Kategorie“, und Copilot erstellt eine Pivot-Tabelle, die basierend auf Ihren Feldern gruppiert und summiert, sodass Sie sie erkunden können.
• Grafiken im laufenden Betrieb: Beschreiben Sie „Erstellen Sie ein Balkendiagramm mit den monatlichen Umsätzen in Spalte B“, und Sie sehen das Diagramm mit den entsprechenden Daten eingefügt. Anschließend können Sie Details wie Farbe oder Beschriftungen mit Anweisungen wie „Ändern Sie die Farbe in Blau“ oder „Fügen Sie Datenbeschriftungen hinzu“ anpassen.
• Erweiterte Visualisierungen- Wenn Sie Histogramme oder Streudiagramme mit einer Trendlinie benötigen, generiert Copilot diese und passt die Parameter basierend auf Ihrem Datensatz an, wodurch langwierige manuelle Konfigurationen vermieden werden.

Datenbereinigung und -vorbereitung

• Die Datenaufbereitung stellt keinen Engpass mehr dar. Fordern Sie das Entfernen von Duplikaten, das alphabetische Sortieren oder das Normalisieren von Formaten an, und Copilot führt die Aktionen aus, ohne dass Sie sich jeden Menüpfad merken müssen.
• Reinigungsbeispiel: „Duplikate in Spalte A entfernen und alphabetisch sortieren“ führt mit nur wenigen Klicks zu einer sauberen und aufgeräumten Spalte, die für Analysen oder Berichte bereit ist.
• Separate Felder ohne komplexe Formeln- Wenn Sie aus Text Spalten für Vor- und Nachnamen erstellen müssen, kann Copilot Kombinationen vorschlagen, wie z. B. =EXTRAE() o =DERECHA() um sie automatisch basierend auf dem Muster Ihrer Datensätze aufzuteilen.

Erweiterte Analysen und Prognosen

• Copilot hilft auch bei explorativen Analysen: Sie können sie bitten, Verkaufstrends zu bewerten, Ausreißer hervorzuheben oder wichtige Punkte aus einem bestimmten Zeitraum zusammenzufassen.
• Beispiel für einen Trend„Analysieren Sie die Verkaufstrends der letzten sechs Monate und schlagen Sie Prognosen vor“ lässt Copilot statistische Kriterien auf Projektergebnisse anwenden und leicht verständliche Schlussfolgerungen zurückgeben.
• Wenn die Datentransformation komplexer istSie können Copilot mit Power Query kombinieren, um mehrere Quellen zu strukturieren, zu bereinigen und zu konsolidieren, bevor Sie mit der endgültigen Analyse fortfahren.

Automatisierung mit VBA und Power Query

• Copilot ersetzt nicht die Programmierung, aber es hilft Ihnen beim Generieren. Wenn Sie eine VBA-Prozedur oder eine Power Query-Abfrage benötigen, beschreiben Sie die Aufgabe, und Sie haben eine solide Grundlage, die Sie optimieren können.
• Beispiel mit VBA: „Generieren Sie VBA-Code, um die Daten aus dem Blatt ‚Verkauf‘ zu kopieren und in ‚Zusammenfassung‘ einzufügen“, und Copilot bietet Ihnen einen Codeblock, der zur Ausführung oder Anpassung an Ihre Arbeitsmappe bereit ist.
• In der Welt von Power Query, können Sie es bitten, Daten zu transformieren oder eine Abfrage entsprechend Ihrer Struktur und Ihrem Ziel zu erstellen, wodurch die Lernkurve verkürzt wird.

Die =COPILOT: IA-Funktion direkt in den Zellen

Die große Neuigkeit besteht darin, dass KI aufgerufen werden kann, als wäre sie eine weitere Excel-Funktion.. Mit =COPILOT, geben Sie eine Eingabeaufforderung ein und können Zellen oder Bereiche als Kontext referenzieren. Das Ergebnis wird im Raster angezeigt und aktualisiert, wenn sich die Daten ändern.

Estructura allgemein: =COPILOT(prompt_part1; [contexto1]; [prompt_part2]; [contexto2]…)Mit dieser Syntax können Sie Eingabeaufforderungen in Teilen erstellen und sie mit Verweisen auf Ihre Daten anreichern, um die Ausgabe zu steuern.

Wofür ist es besonders nützlich? Übersetzungen, Textklassifizierung, Zusammenfassungen, Produktbeschreibungen oder semantische Datenbereinigung, bei denen die Ausgabe hauptsächlich Text ist. Für komplexe mathematische Berechnungen greifen Sie am besten auf das Copilot-Dashboard oder herkömmliche Funktionen zurück.

Praktische Anwendungsfälle mit =COPILOT

SEO für E-Commerce: Generiert optimierte Beschreibungen in großen Mengen aus Produktdaten. Beispielformel: =COPILOT("Escribe una descripción SEO de 80 palabras para este producto, una fila por producto"; B2).

Kommentare klassifizieren: Kennzeichnen Sie Bewertungen in einer neuen Spalte mit einer klaren Anweisung als positiv, negativ oder neutral. Formel: =COPILOT("Clasifica este comentario en positivo, negativo o neutro"; B2).

• Möglicher Ausgang: Positiv
• Möglicher Ausgang: Negativ
• Möglicher Ausgang: neutral

Schnelle Übersetzung: Wendet kontextualisierte Übersetzungen direkt aus Zellen an. Beispiel in B2: =COPILOT("Traduce al francés:"; A2).

Schlüsseldatenextraktion: Erfasst strukturierte Informationen aus freiem Text. Beispiel: =COPILOT("Extrae de este texto {nombre, email, empresa} en formato tabla"; A2:A6).

Andere leistungsstarke Szenarien

Immobilienagentur: Erstellen Sie überzeugende und konsistente Anzeigenbeschreibungen aus vorhandenen Feldern. Formel: =COPILOT("Escribe una descripción atractiva (120 palabras) para anuncio inmobiliario, destacando orientación, estado y barrio. Añade frase final de llamada a la acción."; B2:G2).

Lehre: Schreiben Sie Bewertungskommentare in einem professionellen und konstruktiven Ton basierend auf den Indikatoren des Schülers. Formel: =COPILOT("Redacta un breve comentario de evaluación del alumno, con un tono profesional y constructivo, basado en estos datos"; B2:F2).

Jeder Textprozess auf Datensätzen kann mit dieser Funktion automatisiert werden: Kategorisieren, Zusammenfassen, Umschreiben, Taggen oder Kontextualisieren von Inhalten auf skalierbare Weise.

Dynamische und mehrsprachige Eingabeaufforderungen

Erstellen von Eingabeaufforderungen mit Zellreferenzen Damit können Sie beispielsweise den Namen des Produkts mit seiner Beschreibung verknüpfen und ihn automatisch in die in einer Kopfzeile angegebene Sprache übersetzen, beispielsweise C1, D1 oder E1, abhängig von der Zielspalte.

Diese Technik vermeidet die Wiederholung von Formeln: Sie wenden dasselbe Muster auf einen gesamten Bereich an und erhalten Ergebnisse, die an Ihren Blattmetadaten (z. B. der Zielsprache) ausgerichtet sind – ideal für mehrsprachige Kataloge und Websites.

Tipps, um das Beste daraus zu machen

• Geben Sie das Ausgabeformat gut an: Geben Sie an, ob Sie „eine Zeile pro Kommentar“, „Tabelle mit den Spalten X, Y, Z“ oder eine bestimmte Anzahl von Wörtern wünschen, um es gleich beim ersten Mal richtig zu machen.
• Vermeiden Sie komplexe numerische Berechnungen mit =COPILOT: Die Funktion glänzt mit Text; für fortgeschrittene Zahlen verlassen Sie sich auf Excel-Funktionen oder das Copilot-Bedienfeld.
• Kombinieren Sie Eingabeaufforderung und Kontext in Teilen: Strukturieren Sie Ihre Argumente der Reihe nach und fügen Sie relevante Bereiche hinzu, um die Generierung genau zu steuern.
• Verarbeitet Bereiche besser als einzelne Zellen: Sie gewinnen an Konsistenz und Leistung und bewahren Ihre Logik an einem leicht replizierbaren Ort auf.
• Profitieren Sie von automatischen Updates: Wenn sich die Quelldaten ändern, werden die von Copilot generierten Ergebnisse ohne zusätzliche Schritte Ihrerseits synchronisiert.
• Verwenden Sie aussagekräftige Aktionsverben: „fasst zusammen“, „klassifiziert“, „extrahiert“, „schreibt neu“, „übersetzt“ oder „generiert“ helfen, die Absicht und die Form des Ergebnisses zu spezifizieren.

Analysieren, verstehen und visualisieren Sie mit Leichtigkeit

Copilot beschleunigt wichtige Aufgaben im Analysezyklus: Das Generieren von Formeln, Zusammenfassen von Daten und Hinzufügen nützlicher Visualisierungen wird einfacher, mit weniger Klicks und mehr Zielstrebigkeit.

Wenn Sie anfangenSie können mit Inhalten wie „Einführung in Copilot in Excel“, „Schlussfolgerungen mit Copilot ermitteln“ oder „Formeln mit Copilot generieren“ beginnen, die Sie durch den Prozess von den Grundlagen bis hin zu den fortgeschrittenen Kenntnissen führen.

Für KI-gestützte Funktionen in Microsoft 365Mit dem richtigen Abonnement werden diese Funktionen innerhalb des Ökosystems freigeschaltet und Sie haben immer die Möglichkeit, Microsoft 365 zu erwerben, wenn Sie es noch nicht haben.

Verfügbarkeit und Versionen

Die =COPILOT-Funktion ist im Microsoft 365 Copilot Beta-Kanal verfügbar.. in Windows, beginnend mit Version 2509 (Build 19212.20000) oder höher; in Mac, seit Version 16.101 (Build 25081334) oder höher.

Auch Excel für das Web erhält die Funktion innerhalb des Frontier-Programms, sodass Sie davon profitieren können, ohne sich ausschließlich auf den Desktop-Client verlassen zu müssen.

Test- und Übungsbuch

Die Arbeit mit einem Testbuch erleichtert das Lernen erheblich.Viele Demos begleiten die Beispiele mit einer herunterladbaren Datei, um jeden Fall zu replizieren und an Ihre realen Daten anzupassen.

Copilot macht Excel zu einem Verbündeten, der Ihre Ziele versteht, entweder aus dem Panel mit geführtem Chat oder innerhalb des Arbeitsblatts mit der Funktion =COPILOTMit klaren Eingabeaufforderungen, einem gut gewählten Kontext und einigen Best Practices können Sie in einem Bruchteil der üblichen Zeit Formeln generieren, Ihre Daten bereinigen und analysieren und nützliche Ergebnisse (Tabellen, Diagramme, Zusammenfassungen oder Text) erstellen.

Artikelquelle: Magda Teruel