Erstellen Sie intelligente Ordner zum Sortieren nach Projekt oder Client in Windows 11

Wenn Sie den halben Morgen damit verbringen, nach einer Datei zu suchen und Namen ohne Erfolg auszuprobieren, ist es Zeit, den Plan zu ändern und sich für die kunden- und projektorientierte Smart FolderBei dieser Idee geht es nicht darum, Dokumente willkürlich zu verschieben, sondern vielmehr darum, Filter einzurichten, die genau das sammeln, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen, ohne zehn Unterordner und zwanzig Klicks durchsuchen zu müssen.

En Windows 11 Es gibt keinen magischen Knopf namens "Smart Folder" als solchen, aber es gibt mehrere Funktionen, die, kombiniert mit einer guten Methodik, den gleichen Effekt erzielen: gespeicherte Suchen, Bibliotheken, konsistente Nomenklaturen und kleine Tricks die jeden Tag einen Unterschied machen. Mit all dem können Sie Dokumente dynamisch und automatisch nach Projekt oder Kunde gruppieren, ohne Dateien zu duplizieren oder Labyrinthe zu erstellen.

Was ist ein intelligenter Ordner und warum könnte er für Sie von Interesse sein?

Ein intelligenter Ordner ist im Wesentlichen ein virtueller Container, der Kriterien (Filter) verwendet, um nur das Relevante anzuzeigen. In Enterprise-Dokumentenmanagement-Plattformen werden sie verwendet, um Verwalten Sie Dokumente außerhalb des Kontexts eines Projekts, einer Aufgabe oder eines Problems, sodass sie von einem einzigen zentralen Ort aus sichtbar bleiben, ohne die Originale zu verschieben.

Ein typisches Beispiel sind die vordefinierten Ansichten des Bereichs "Dokumente", die viele Tools standardmäßig enthalten: ein intelligenter Ordner mit „Alle Dokumente“ und ein weiteres „Zuletzt verwendetes“ die automatisch aktualisiert werden. In diesen Systemen können Sie in der Regel ihre Filter bearbeiten, umbenennen oder kopieren, obwohl es üblich ist, dass Erlauben Sie nicht, dass sie gelöscht werden um eine gemeinsame Mindestansicht für alle Benutzer sicherzustellen.

Der große Vorteil ist, dass Sie zusätzliche intelligente Ordner mit den für Sie passenden Regeln erstellen können: nach Kunde, nach Auftragsstatus, nach Datum, nach Dokumenttyp... Es geht um sehen ohne zu suchen, ein für alle Mal filtern. Darüber hinaus können Sie Ihre Präsentation für komfortableres Arbeiten zwischen Miniaturansicht, Standard- und Fertigansicht umschalten, mit schneller Steuerung über die obere rechte Ecke der Benutzeroberfläche.

So zeigen Sie Ihre Ansichten an und verwalten sie: Miniaturansichten, Standard oder Liste

Wenn Sie viele Ordner und Dokumente verwalten, hilft es, die Darstellung zu ändern. In Dokumentenverwaltungstools ist es üblich, zwischen der Ansicht Miniaturansichten (zum Anzeigen von Covern), Standard oder Liste (für die Massenverarbeitung)So können Sie wählen, ob Sie eine visuelle Ansicht oder eine auf Spalten und Details ausgerichtete Ansicht bevorzugen.

Bedenken Sie, dass diese Ansichten die Dateien nicht verändern; sie sind nur verschiedene „Fenster“ auf demselben Satz von Elementen. Wenn Sie Ihre intelligenten Ordner einrichten, sollten Sie daher prüfen, wie die Ergebnisse in den einzelnen Formaten aussehen, um zu entscheiden, was für Ihren Arbeitsablauf am besten geeignet ist.

En Windows 11 ist diese Ansichtsänderung auch im Datei-Explorer verfügbar. Nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil bei der Arbeit mit gespeicherte Suchen oder Bibliotheken um das Dokument, auf das Sie gewartet haben, sofort zu erkennen.

Intelligente Ordner in Windows 11: So erhalten Sie sie

Windows 11 nennt zwar keine „intelligenten Ordner“ als solche, aber Sie können sie mit mehreren nativen Funktionen replizieren. Der Schlüssel liegt in der Kombination gespeicherte Suchen, Bibliotheken und einheitliche BenennungDadurch erhalten Sie dynamische Container pro Kunde oder Projekt, ohne Duplizierung und mit automatischen Updates.

1) Gespeicherte Suchen nach Kunde oder ProjektÖffnen Sie den Explorer und navigieren Sie zum Stammordner, in dem Ihre Arbeit gespeichert ist. Geben Sie die gewünschten Kriterien in das Suchfeld ein. Wenn das Ergebnis korrekt ist, klicken Sie auf „Suche speichern“, um Ihren Smart-Ordner zu erstellen.

• Nützliche Beispiele: Art:=Dokument (nur Dokumente), Datum: dieses Jahr, Kundenname im Suchfeld oder gefiltert nach Quellordner wenn Sie die Auswahl auf einen bestimmten Bereich beschränken möchten.
• Namensvorschlag: «Kunde – Arturo Martínez» o Alpha Online Store-Projekt. Heften Sie diese Suche dann an den Schnellzugriff an, damit Sie sie immer zur Hand haben.

Was bekommen Sie damit? Jedes Mal, wenn Sie eine Datei erstellen oder ändern, die den Kriterien entspricht, wird automatisch in diesem Suchordner angezeigt. Es ist genau das Verhalten, das wir in einem intelligenten Ordner suchen.

2) Bibliotheken als PfadaggregatorenMit Windows-Bibliotheken können Sie mehrere verstreute physische Ordner in einer einzigen Ansicht zusammenfassen. Aktivieren Sie sie (falls Sie sie nicht sehen) im Explorer-Navigationsbereich, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie „Bibliotheken anzeigen“. Erstellen Sie dann eine Bibliothek nach Kunde oder Projekt und enthält die Pfade, in denen Sie Ihre Dokumente speichern.

• Vorteil: Sie können Gruppieren Sie Aufträge desselben Kunden, auch wenn diese sich an verschiedenen Standorten befinden (zum Beispiel in „Laufende Projekte“ und „Archiviert“).
• Tipp: Kombinieren Sie es mit der gespeicherten Suche innerhalb der Bibliothek, um Filtern nach Dokumenttyp oder Datum.

3) Tags und MetadatenEinige Dateitypen (z. B. Office-Dokumente, Bilder) unterstützen Tags in ihren Eigenschaften. Wenn Sie ein Tag mit dem Namen des Kunden hinzufügen, können Sie eine gespeicherte Suche des Typs erstellen Schlagworte:»Arturo Martinez» und verwenden Sie es als intelligenten Ordner.

Hinweis: Nicht alle Formate unterstützen Beschriftungen in Windows und Ordnern. unterstützen keine nativen TagsWenn Sie keine Beschriftung vornehmen können, fahren Sie mit Plan B fort: sorgfältige Benennung und Bibliotheken.

4) Nomenklatur, die für Sie funktioniert. Mit der Benennung Ihrer Dateien ist die halbe Arbeit erledigt. Es funktioniert sehr gut, Datum, Typ, Kunde und Projekt zu notieren. Realistisches Beispiel: «2020_02_04 Alpha Budget»Je stabiler das Schema ist, desto einfacher lässt es sich durch die Suche finden.

• Priorisieren mit Präfixen: Präfix "_" sehr häufig, "@" zum üblichen und Zahlen zu den unwichtigsten Elementen. Auf diese Weise werden sie an den Anfang des Ordners verschoben, sodass Sie sie schneller sehen können.
• Zusätzliche Sichtbarkeit: Sie können Ändern Sie das Ordnersymbol oder heften Sie es an, damit es gefunden werden kann, ohne die gesamte Hierarchie durchlaufen zu müssen.

5) Halten Sie die erste Ebene einfachVermeiden Sie das „Matroschka“-Unterordner-Syndrom. Wenn Sie denselben Computer für die Arbeit und den privaten Gebrauch verwenden, erstellen Sie nur zwei Stammverzeichnisse: „Firma“ und „Persönlich“Darin organisieren Sie Kunden und Projekte in einer logischen Reihenfolge, ohne Duplikate oder endlose Verzweigungen.

Fallstudie: Gruppieren von Angeboten nach Kunde („Arturo Martínez“)

Stellen Sie sich Ihre Situation vor: Sie bewahren Zitate beispielsweise nach Nummer und Beschreibung in Ordnern auf. 101 Martinez-Haus y «135 Martinez Office»Sie möchten alle Informationen zu diesem Kunden auf einen Blick sehen, ohne etwas verschieben oder duplizieren zu müssen. Hier sind mehrere Möglichkeiten.

Option A: Suche vom Kunden gespeichert. Gehen Sie zum Basisverzeichnis der Zitate und suchen Sie «Martinez Art:=Dokument» oder einen verfeinerten Begriff (z. B. wenn Sie den Nachnamen des Kunden immer im Dateinamen angeben). Passen Sie gegebenenfalls Datumsfilter an und speichern Sie die Suche als «Kunde – Arturo Martinez». Suche an Schnellzugriff anheften.

Vorteil: Jedes neue Angebot bzw. Dokument enthält die Kundenkennung. wird automatisch angezeigt in diesem virtuellen „Ordner“, ohne dass Sie etwas anderes anfassen müssen.

Option B: Bibliothek pro Client. Erstellen Sie eine Bibliothek mit dem Namen «Kunde – Arturo Martinez» und fügen Sie die vollständigen Pfade zu den Ordnern "101 Casa Martinez" und "135 Oficina Martinez" hinzu. Falls später "210 Local Martinez" erscheint, fügen Sie es ebenfalls hinzu. Auf diese Weise haben Sie eine einzige Ansicht, die alle Ihre Ordner zusammenfasst.

Extra-Tipp: In der Bibliothek können Sie eine Suche starten und speichern, um nur aktuelle Dokumente, bestimmter Typ oder Status, ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Option C: MetadatenWenn Sie mit Dokumenten arbeiten, die Tags unterstützen, fügen Sie das Tag hinzu Kunde: Arturo Martinez zu jeder Datei. Speichern Sie dann eine Suche nach diesem Tag. Obwohl Ordner keine Tags unterstützen, Das Markieren der Dateien reicht aus damit der intelligente Ordner funktioniert.

Um Ihre tägliche Arbeit zu optimieren, verwenden Sie Präfixe für Ordner, die Sie häufig öffnen. Benennen Sie beispielsweise aktive Ordner vorübergehend um in «_135 Martinez Büro» und lassen Sie geschlossene ohne Präfix. So wird in der Ordnerliste alles, worauf Sie tippen, nach oben verschoben und Sie finden es sofort.

Intelligente Ordner und Zugriffskontrolle in Geschäftsumgebungen

In Unternehmenslösungen zur Dokumentenverwaltung befinden sich intelligente Ordner in einem zentralen Bereich "Dokumente" im Hauptmenü und dienen dazu Filtern Sie wichtige Ressourcen, ohne das gesamte Repository zu durchforstenSie verfügen normalerweise über zwei vordefinierte Ansichten: "Alle Dokumente" und "Zuletzt verwendet". Sie können sie bearbeiten, umbenennen oder kopieren, aber in vielen Fällen Sie können sie nicht löschen um eine gemeinsame Basis zu erhalten.

Diese Plattformen erfordern entsprechende Berechtigungen. Ein typisches Beispiel: ein aktiver Planeinem Review-Lizenz oder höher und eine Zugriffsebene mit der Berechtigung von Dokumentbearbeitung. Wenn Sie immer noch keine Optionen sehen, hat Ihr Administrator möglicherweise zusätzliche Einschränkungen angewendet. Sie müssen ihn bitten, Ihre benutzerdefinierte Zugriffsebene.

Ein weiteres häufiges Szenario ist das Multi-Cloud-Management: Wenn Sie AWS-Konten, Azure-Abonnements oder GCP-Projekte integrieren, sind Sie möglicherweise interessiert an Erstellen Sie Ordner, um diese Autorisierungssysteme zu gruppierenDer übliche Ablauf ist ganz einfach:

1. Gehen Sie auf der Hauptseite zur Berechtigungsverwaltung auf die Registerkarte Datensammler und prüfen Sie, ob die Umgebung Eingebaut.
2. Öffnen Sie die Unterregisterkarte Autorisierungssysteme und dann Ordner.
3. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
4. Schreiben Sie die Name aus dem Ordner.
5. Wählen Sie die gewünschten Konten, Abonnements oder Projekte aus der Liste aus. Gruppe.
6. Presse Speichern um es zu schaffen.
7. Wiederholen Sie die Schritte bis alle Ordner, die Sie benötigen.

Wie Sie sehen, wiederholt sich das Muster: intelligente Ansichten, Berechtigungskontrolle und logische Gruppierung nach Projekt oder KundeOb auf Ihrem Computer oder in der Cloud, die Vorteile sind die gleichen: Ordnung, Konzentration und Zeitersparnis.

Gewohnheiten, die Ordnung vervielfachen: vom Desktop in die Cloud

Die gewohnheitsfreie Technik ist entleerend. Diese Anpassungen helfen Ihnen, die Organisation langfristig aufrechtzuerhalten, da Ihre intelligenten Ordner immer gutes Material vorzeigen.

Übersichtlicher Desktop mit „Desktop Zero“. Erstellen Sie einen Ordner mit dem Namen "Desktop-Dateien" und lassen Sie nur die wichtigsten Verknüpfungen auf dem Desktop. Ihre Tagesdokumente können vorübergehend auf dem Desktop liegen, aber wenn Sie fertig sind bring sie an ihren PlatzSie gewinnen an Klarheit und Geschwindigkeit.

Eine minimalistische erste EbeneVermeiden Sie unendliche Bäume. Bleiben Sie bei zwei Wurzeln: „Firma“ und „Persönlich“. Organisieren Sie Kunden und Projekte ohne Duplikate. Sie sparen Zeit, wenn Sie jedes Mal entscheiden müssen, wo eine Datei gespeichert werden soll.

Nomenklatur, die sich selbst sucht. Halten Sie sich an ein festes Muster: Datum + Typ + Kunde + Projekt. Beispiel: «2020_02_04 Alpha-Budget»Auf diese Weise können Sie über die Windows-Suchleiste auf das Dokument zugreifen, ohne durch Ordner navigieren zu müssen.

Spielen Sie mit Präfixen und Farben. Wenn Sie vorangestellte "_" oder "@" verwenden, werden bestimmte Dateien und Ordner in der Liste nach oben verschoben und zugänglich gemacht. Falls es hilft, Verwenden Sie farbige Ordnersymbole oder Pins/Hervorhebungen, um das Wichtige auf einen Blick zu erkennen.

Automatisieren Sie, wo Sie können. in Mac Es gibt Tools wie Hazel oder die systemeigenen Smart Folders. In Windows, für den Desktop, Zäune ermöglicht es Ihnen, Symbole nach Kategorien zu organisieren und automatisch neu anzuordnen. Alles trägt zur Reihenfolge bei verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis.

Arbeiten Sie wann immer möglich online. Durch das Speichern im Firmennetzwerk oder auf einem freigegebenen Laufwerk können Sie Greifen Sie von überall auf Ihre Dateien zu, arbeiten Sie zusammen und verfügen Sie in vielen Fällen über automatisches Speichern und Versionskontrolle.

Die Übernahme dieser Gewohnheiten ist kein eintägiger Marathon: Es ist eine subtile Veränderung, die mit die zeit, spart Ihnen Kopfschmerzen und verschwendete StundenWählen Sie zwei oder drei aus, die zu Ihnen passen, und wenden Sie sie rücksichtslos an.

Erstellen, bearbeiten und umbenennen Sie Ihre intelligenten Ordner

Wenn Sie mit gespeicherten Suchen oder Bibliotheken in Windows 11 arbeiten, betrachten Sie diese als intelligente Ordner: Sie können erstellen, optimieren und umbenennen ohne die Originaldateien zu verändern.

• Schaffen: Führen Sie die Suche mit den entsprechenden Kriterien (Kunde, Projekt, Typ, Datum) durch, klicken Sie auf „Suche speichern“ und geben Sie ihr einen eindeutigen Namen.
• Bearbeiten: Öffnen Sie die gespeicherte Suche, passen Sie die Filter an und speichern Sie sie erneut. Erstellen Sie bei Bedarf eine Kopie unter einem anderen Namen. Varianten nach Datum oder Bundesland.
• Umbenennen: Benennen Sie die Suche oder Bibliothek wie jede andere Datei um, um ihren Inhalt besser widerzuspiegeln (fügen Sie beispielsweise das Jahr oder die Phase des Projekts hinzu).

Bitte beachten Sie, dass es in einigen Dokumentenverwaltungssystemen vordefinierte intelligente Ordner gibt (wie etwa "Alle Dokumente" und "Zuletzt verwendet"), die zwar kann bearbeitet oder kopiert werden, kann nicht gelöscht werden. Auf Ihrem Computer haben Sie diese Einschränkung nicht, aber es ist ratsam, eine stabile und erkennbare Struktur um dich nicht zu verlieren.

Wenn Sie außerdem je nach Kontext zwischen Miniaturansichten, Standard oder Liste wechseln und die am häufigsten verwendeten an den Schnellzugriff anheften, haben Sie eine einfaches und leistungsstarkes Dashboard über Ihre tägliche Arbeit nach Projekt und Kunde.

Mit all dem oben genannten werden Sie sehen, wie das Chaos weicht und Informationen fließen: Bibliotheken zum Sammeln von Routen, Suchvorgänge, die als intelligente Ordner gespeichert werden, Namen, die sich von selbst finden, und Gewohnheiten, die für Ordnung sorgen. Mit diesen Teilen, die eng zusammenpassen, Windows 11 wird zum Verbündeten beim Klassifizieren und Abrufen von Dokumenten nach Projekt oder Kunde. mühelos und ohne Ausreden.