So erstellen Sie Schritt für Schritt eine Umfrage in Outlook

Willst du wissen So erstellen Sie eine Umfrage in Outlook und das Beste aus E-Mail-Umfragen herausholen? Dieser Vorgang mag einfach erscheinen, aber Outlook bietet mehrere Möglichkeiten, Ihre Kontakte sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens zu befragen, wobei die Optionen je nach Plattform (Windows, Mac, Web oder sogar Integration von Microsoft Forms) variieren.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine Umfrage in Outlook zu organisieren, die optimale Methode für Ihre Anforderungen auszuwählen, die Umfrage anzupassen und die Ergebnisse professionell zu verwalten. Außerdem erfahren Sie, wie Sie: Tricks und Tipps, um Ihre Umfragen effektiv, schnell und anpassungsfähig zu gestalten, auch für Benutzer, die Barrierefreiheitsoptionen benötigen.

Warum Umfragen in Outlook verwenden?

Mithilfe von Umfragen in Outlook können Sie Feedback sammeln, Besprechungstermine auswählen oder gemeinsam Entscheidungen treffen. So sparen Sie Zeit und vermeiden endlose E-Mails hin und her, um Termine abzustimmen. Darüber hinaus machen die Integration mit Tools wie Microsoft Forms und die Möglichkeit, direkt aus E-Mails abzustimmen, Outlook zu einer sehr attraktiven Option für alle, die nach einer schnellen, organisierten Lösung mit sofort sichtbaren Ergebnissen suchen.

Verschiedene Möglichkeiten zum Erstellen von Umfragen in Outlook

Outlook bietet Ihnen verschiedene Tools, je nachdem, ob Sie die Desktopversion (Windows oder Mac), Outlook im Web oder Microsoft Forms zum Erstellen komplexerer Fragebögen verwenden. Jede Methode weist interessante Besonderheiten auf. Schauen wir uns jede einzelne genauer an:

Erstellen einer Umfrage aus Outlook unter Windows

In der Windows-Desktopversion bietet Outlook die Möglichkeit, eine Umfrage direkt aus dem Verfassen-Fenster einer neuen E-Mail zu erstellen. Der Prozess ist praktisch und sehr nützlich, um Besprechungen zu koordinieren oder zwischen mehreren Optionen zu wählen. Hier sind die hervorgehobenen Schritte:

1. Richten Sie Ihr Meeting einWenn Sie eine neue E-Mail verfassen, gehen Sie zu „Einfügen“ und wählen Sie „Umfrage“. Sie können die von Ihnen erstellten Umfragen anzeigen und verwalten, Zeitzone und Dauer auswählen und die Zeitoptionen auf Ihren Arbeitsplan beschränken.
2. Wählen Sie die Daten und Uhrzeiten: Fügen Sie so viele Optionen wie möglich hinzu. Sie können mit der Datumsauswahl zwischen den Tagen navigieren und die Verfügbarkeit der Teilnehmer anzeigen (Grün, Rot, Lila und Grau zeigen an, ob sie frei, beschäftigt, abwesend oder ihr Status unbekannt ist).
3. Klicken Sie auf „Weiter“.: Hier können Sie Optionen entfernen, einen Standort hinzufügen, Online-Meeting-Optionen ein- oder ausschalten und verschiedene erweiterte Einstellungen verwalten.
4. Konfigurieren erweiterter Optionen: Sie können zulassen, dass das Meeting automatisch geplant wird, wenn alle über eine Option abgestimmt haben, vorgeschlagene Zeiten in Ihrem Kalender blockiert halten, für jede Abstimmung Benachrichtigungen erhalten oder eine Authentifizierung zum Abstimmen verlangen.
5. Erstellen und Senden der UmfrageSobald die Umfrage abgeschlossen ist, fügt Outlook sie in Ihre E-Mail ein und enthält Links zum Abstimmen und Zugriff auf alle erstellten Umfragen. Wählen Sie einfach die Empfänger aus und senden Sie die Umfrage.

Diese Methode zeichnet sich durch ihre Schnelligkeit aus und ermöglicht es, einfach den besten Zeitpunkt für ein Treffen mehrerer Personen zu finden.

Erstellen einer Umfrage in Outlook für Mac

Die Mac-Version bietet ein ähnliches Erlebnis mit einigen spezifischen, auf das Betriebssystem zugeschnittenen Funktionen.

1. Schreiben Sie eine neue E-Mail und gehen Sie zur Registerkarte „Nachricht“ und wählen Sie „Umfrage“ aus.
2. Geben Sie Ihre Frage und Antwortoptionen einSie können beliebig viele Optionen hinzufügen. Wenn Sie mehrere Antworten zulassen möchten, aktivieren Sie den Schalter „Mehrere Antworten“.
3. Fügen Sie die Umfrage ein Im Text der E-Mail wird ein Link zur Abstimmung für die Empfänger sowie Ihre CC-Adresse angezeigt. Sie müssen Ihre Nachricht nur noch personalisieren und absenden.

Auf dem Mac wird den Empfängern die Umfrage direkt im Text der E-Mail angezeigt. Falls dies nicht möglich ist, wird ihnen ein Abstimmungslink in ihrem Browser angezeigt. Sie können die Ergebnisse anhand der Stimmkarte in Ihrer E-Mail überprüfen oder auf Microsoft Forms zugreifen, um weitere Einzelheiten anzuzeigen.

Erstellen einer Umfrage in Outlook Web (Outlook Online)

Wenn Sie Outlook in einem Browser verwenden, finden Sie die Option zum Hinzufügen einer Umfrage in den Optionen im Verfassenfenster einer neuen E-Mail. Darüber hinaus ist diese Version mit den meisten Screenreadern kompatibel und erleichtert so die Teilnahme für Menschen mit eingeschränkter Mobilität. Der Ablauf wäre wie folgt:

1. E-Mail schreiben und navigieren Sie, bis Sie die Schaltfläche „Weitere Schreibaktionen“ finden, und wählen Sie dann die Option „Umfrage“.
2. Geben Sie die Frage und die Antworten einSie können beliebig viele Optionen hinzufügen und entscheiden, ob Sie mehrere Antworten zulassen möchten.
3. Klicken Sie auf „Zu E-Mail hinzufügen“. um die Umfrage in Ihre Nachricht einzufügen.
4. Vervollständigen Sie die E-Mail mit den Empfängern und allen zusätzlichen Notizen. Wenn sie fertig sind, senden Sie sie einfach.

Outlook im Web erleichtert die Verwaltung von Umfrageergebnissen innerhalb der empfangenen Nachricht und bietet die Möglichkeit, Abstimmungen und Statistiken visuell anzuzeigen.

Führen Sie Umfragen und Abstimmungen mit Microsoft Forms durch

Wer mehr Möglichkeiten benötigt, kann mit Microsoft Forms und der Integration in Outlook auch komplexere Umfragen mit mehreren Fragen, Verzweigungslogik und verschiedenen Antwortarten erstellen. Das Verfahren wäre:

1. Greifen Sie unter forms.office.com auf Microsoft Forms zu und melden Sie sich mit Ihrem Office 365- oder Microsoft-Konto an.
2. Erstellen eines neuen Formulars oder FragebogensGeben Sie ihm einen Titel, fügen Sie bei Bedarf eine Beschreibung hinzu und wählen Sie aus verschiedenen Fragetypen: Einzel- oder Mehrfachauswahl, kurzer oder langer Text, Bewertungen, Daten, Likert-Skala, Datei-Upload (beschränkt auf Benutzer in Ihrer Organisation) usw.
3. Nutzen Sie die erweiterten Optionen wie etwa das Markieren erforderlicher Fragen, das Hinzufügen von Zweigen (so dass je nach Antwort neue Fragen angezeigt werden oder nicht), das Festlegen von Schlussterminen oder das Empfangen von E-Mail-Benachrichtigungen für jede eingegangene Antwort.
4. Klicken Sie auf „Antworten sammeln“.Sie erhalten einen Link, den Sie kopieren und in Ihre Outlook-E-Mail, in soziale Medien oder wo immer Sie ihn benötigen, einfügen können.

Antworten können auf der Registerkarte „Antworten“ der Formulare angezeigt werden, mit automatischen Diagrammen, Prozentsätzen und der Option zum Exportieren nach Excel zur weiteren Analyse. Diese Option ist die flexibelste für lange Formulare oder für diejenigen, die erweiterte Anpassungen und vollständige Kontrolle über die gesammelten Daten wünschen.

Hauptmerkmale und Unterschiede zwischen den Methoden

• Pop-Umfragen in Outlook (Desktop oder Web) eignen sich ideal für geschlossene Fragen (Ja/Nein, Datum auswählen usw.). Das Erstellen und Senden dauert weniger als eine Minute, und jeder mit dem Link kann abstimmen. Sie erlauben zwar keine Nachbearbeitung, integrieren aber eine Abstimmung in die E-Mail.
• Microsoft Forms ermöglicht komplexe Formulare oder Fragebögen mit mehreren Fragen, Logik, verschiedenen Antworttypen, Export und Anpassung. Bei diesen Umfragen kann die Teilnahme auf Benutzer innerhalb Ihrer Organisation beschränkt werden, und Sie können die Einstellungen und Inhalte jederzeit bearbeiten.
• In beiden Fällen erhalten Empfänger außerhalb der Organisation einen Link zu Formularen zum Antworten, während interne Empfänger direkt aus der E-Mail heraus abstimmen können (umsetzbare Nachricht).

Erweiterte Konfigurations- und Anpassungsoptionen

Wenn Sie Ihr Umfragemanagement auf die nächste Ebene bringen möchten, bietet Outlook mehrere Optionen:

• Planen Sie ein automatisches Meeting, wenn Konsens bestehtOutlook kann das Ereignis automatisch im Kalender eintragen, wenn alle Teilnehmer dieselbe Option wählen.
• Termine im Kalender vorläufig reservieren: Alle vorgeschlagenen Zeiten können als vorläufige Ereignisse blockiert werden und werden freigegeben, sobald der endgültige Tag feststeht oder die Umfrage abgebrochen wird.
• Automatische Benachrichtigungen: Sie können für jede neue Abstimmung eine E-Mail mit dem aktualisierten Umfragestatus erhalten.
• Authentifizierung erforderlich: Um eine anonyme Stimmabgabe zu verhindern, müssen sich die Wähler ausweisen.
• Standort hinzufügen und Online-Meeting aktivieren/deaktivieren: Passen Sie die Umfrage an, je nachdem, ob das Meeting persönlich oder virtuell stattfindet, und wählen Sie den Standard-Konferenzanbieter (Teams, Zoom usw.) aus.

Zugänglichkeit: Erstellen Sie Umfragen, die für alle geeignet sind

Das Microsoft-Team hat Unterstützung für Menschen mit Behinderungen integriert, damit sie mithilfe von Bildschirmleseprogrammen wie Windows Narrator, JAWS oder NVDA Umfragen erstellen und beantworten können. Der Umfragebereich in Outlook Web ist vollständig über die Tastatur navigierbar. Der Vorgang läuft wie folgt ab:

1. Verwenden Sie die TAB-Taste, um durch die verschiedenen Optionen zu navigieren.
2. Hören Sie sich die Anweisungen des Bildschirmleseprogramms an, um zu erfahren, wo Sie Ihre Frage eingeben, Antwortoptionen eingeben oder neue Optionen hinzufügen können.
3. Konfigurieren Sie, ob Sie mehrere Antworten zulassen möchten oder nicht.
4. Fügen Sie die Umfrage in Ihre E-Mail ein, fügen Sie Empfänger und Ihre zusätzliche Nachricht hinzu und senden Sie sie.
5. Überprüfen Sie die Ergebnisse, indem Sie die erhaltene E-Mail öffnen und zum Abschnitt „Ergebnisse“ scrollen.

Darüber hinaus gibt es spezielle technische Unterstützung für Menschen mit Behinderungen mit speziellen Pflege- und Zugänglichkeitsressourcen.

Verwalten und konsultieren Sie die Ergebnisse einer Umfrage

Die Anzeige Ihrer Umfrageergebnisse variiert je nach verwendeter Methode leicht. Wenn Sie das Quick-Polls-System von Outlook verwenden, werden die Stimmen in Echtzeit in der Original-E-Mail aktualisiert und Sie können sehen, wer abgestimmt hat und was für authentifizierte Benutzer ausgewählt wurde.

In Microsoft Forms gibt es die Registerkarte „Antworten“ mit anschaulichen Grafiken und Statistiken. Sie können Details nach Benutzer anzeigen, filtern und eine Zusammenfassung ausdrucken. PDF oder laden Sie die Daten in Excel herunter, um die Ergebnisse nach Wunsch zu segmentieren.

Nützliche Funktionen, um das Beste aus Formularen und Outlook herauszuholen

• Über das Drei-Punkte-Menü in Formularen können Sie Benachrichtigungen festlegen, den Kreis der Antwortenden einschränken, ein Abschlussdatum festlegen und Links zum Teilen Ihres Formulars erhalten.
• Mit Verzweigungsoptionen können Sie benutzerdefinierte Pfade innerhalb der Umfrage erstellen und neue Fragen basierend auf der vorherigen Antwort anzeigen.
• In Outlook können Sie alle Ihre erstellten Umfragen verwalten und über das entsprechende Bedienfeld auf Statistiken zugreifen.

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Holger

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