So erstellen Sie eine Inventardatenbank in Access

Sie Erstellen Sie eine Datenbank Inventar in Access um Ihre Lagerbestände im Auge zu behalten. Glücklicherweise gibt es Datenbanken vorgefertigtes Inventar, das Sie nutzen können. Vorlagen sparen Zeit und Geld, aber möglicherweise finden Sie nicht, was Sie brauchen.

Wenn dies der Fall ist, Sie können eine Premium-Vorlage kaufen oder beauftragen Sie ein Datenbankunternehmen mit der Erstellung einer solchen Datenbank. Microsoft Access Damit werden Datenbanken erstellt, bei denen es sich um Softwaretools handelt, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Arbeit und bei administrativen Aufgaben unterstützen.

Access ist die darin enthaltene Datenbankanwendung Microsoft Office. Ein Beispiel für den Einsatzbereich von Access sind Bestandskontrollsysteme. Die Datenbank enthält Details zu den gelagerten Artikeln, ihren aktuellen Lagerbeständen und Bewegungen in den Lagerbestand bzw. Lagerbestandsabgängen.

Mit dem Lagerverwaltungssystem können Sie nachverfolgen, woher Ihr Lagerbestand kommt und wohin er gegangen ist, und Ihre Lagerbestände verwalten. Microsoft Access wird häufig verwendet Erstellen Sie ein Datenbanksystem zur Bestandskontrolle.

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So erstellen Sie eine Inventardatenbank in Access

Wenn Sie versuchen möchten, eine Inventardatenbank in Access zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens

Bevor Sie eine Datenbank erstellen, überlegen Sie, was diese für Ihr Unternehmen nützlich sein muss. Überlegen Sie, wer die Datenbank nutzen wird, und planen Sie entsprechend. Das bedeutet, dass Sie überlegen müssen, welche Aspekte des Lagerbestands am wichtigsten sind, z. B. Teile- oder Produktnamen, Mengen, Lieferanten, Standorte und mehr.

Es bestimmt auch, wie Implementieren Sie Ihre Inventardatenbank, zum Beispiel durch den Einsatz eines Cloud-Produkts. Sie sollten auch überlegen, wie Ihre MS-Datenbank mit anderen Programmen interagiert. Ihr IT-Personal sollte Ihnen diese Informationen zur Verfügung stellen können.

2. Erstellen Sie Ihre Datenbank

Sobald Microsoft Access auf Ihrem Computer installiert ist, können Sie mit der Erstellung Ihrer Datenbank beginnen. Sie können Ihre eigene Datenbank erstellen oder eine Vorlage auswählen B. die Web-Produktdatenbank, mit der Sie den Lagerbestand verwalten, effektiv versenden und Kosten senken können. Wenn diese Vorlage Ihren Anforderungen entspricht, können Sie mit ihrer Verwendung viel Zeit sparen. Sie müssen lediglich Folgendes eingeben:

• Firmeninformation
• Mitarbeiterinformationen
• Produkte, Kategorien und Lieferanten
• Lagerbestände
• Unsere Kunden suchen

Wenn Sie planen, eine Datenbank in Access von Grund auf zu erstellen, beginnen Sie mit einer leeren Datenbank. Sie können Felder, Tabellen oder Teile der Anwendung hinzufügen 'bestellte Einheiten'oder 'Einheiten erhalten'. Sie können auch Abfragen, Formulare, Berichte oder Makros erstellen. Sobald die Datenbank eingerichtet ist, müssen Sie die Daten in Ihre Datenbank verschieben, indem Sie die Informationen eingeben, einfügen oder importieren.

3. Passen Sie Ihre Datenbank an Ihre Bedürfnisse an

Unabhängig davon, ob Sie eine Vorlage verwenden oder eine Datenbank in Access von Grund auf erstellen, müssen Sie diese entsprechend Ihren Notizen anpassen. Verknüpfen oder stellen Sie Beziehungen zwischen Feldern her und bestimmen Sie, welche Werte Sie bei der Verwendung der Datenbank zurückgegeben haben sollen. Es schafft auch eine Möglichkeit, diese Werte zu speichern. Dies hilft Ihnen, die Duplizierung von Daten in mehreren Feldern zu vermeiden.

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Inventardatenbank mit Informationen zu füllen. Möglicherweise möchten Sie auch zusätzliche Technologien verwenden, um Abfragen für Datenbanken zu strukturieren. Wenn Sie sich dazu entschließen, empfehlen wir Ihnen, diese Arbeit an einen Datenbankexperten zu delegieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alles richtig eingerichtet ist.

Bevor Sie mit der Ausführung der Datenbank beginnen

Bitte beachten Sie, dass Sie eine Vollversion von benötigen, um diesem Tutorial zu folgen oder die oben verlinkte kostenlose fertige Datenbank auszuführen Microsoft Access auf Ihrem Computer installiert.

Planung

Es mag offensichtlich erscheinen, ist aber einer der wichtigsten Punkte Erstellen Sie Ihre Bestandskontrolldatenbank, Es geht darum, genau zu entscheiden, was Sie tun müssen und wozu es dient. Das richtige Design zu finden ist viel einfacher, wenn Sie den Zweck der Datenbank verstanden haben.

Eine gut gestaltete Datenbank lässt sich später leichter pflegen und anpassen, wenn sich die Anforderungen ändern. Die einfache Datenbank, die wir erstellen, muss beispielsweise Folgendes können:

• Registrieren Sie Kundenbestellungen.
• Verfolgen Sie Lagerbestände/Lagerbestände.
• Warnt, wenn Teile nachbestellt werden müssen.

Denken Sie über die Einzelheiten der Funktionsweise Ihres Unternehmens nach. Bestellt jeder Kunde jeweils einen Artikeltyp oder bestellen Ihre Kunden mehrere Teile oder Artikel gleichzeitig? Haben Sie einen einzigen Lieferanten für jedes Teil, das Sie auf Lager haben? Bestellen Sie bei jedem Lieferanten unterschiedliche Artikel oder liefert Ihnen jeder Lieferant nur einen Artikeltyp?

Ihr Layout wird auch anders sein, wenn Sie Gegenstände zum Basteln auf Lager haben, anstatt sie zu verkaufen. Behalten Sie die Antworten auf diese Fragen im Hinterkopf, wenn wir mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Definieren Sie die erforderlichen Tabellen

An diesem Punkt sollten Sie eine Vorstellung davon haben, welche Informationen die Datenbank benötigt, um ihre Ziele zu erreichen. Sie müssen diese Informationen in einer Reihe von Tabellen kategorisieren. Zunächst müssen Sie dies nicht einmal in Access tun, sondern erstellen Sie einfach manuell oder in einem anderen Programm eine Liste.

Die Tabellen in der Beispieldatenbank sind: Teile, Kunden, Bestellungen, Teiletypen, Bestellungen und Lieferanten. Der Einfachheit halber gehen wir davon aus, dass jeder Kunde jeweils nur ein Teil bestellt und dass wir jeweils nur ein Teil bei einem Lieferanten bestellen.

Natürlich trifft dies möglicherweise nicht auf Sie zu. Ihre Kunden können eine vollständige Auswahl an Artikeln zusammen bestellen, und Sie werden wahrscheinlich mehrere Artikel auf einmal kaufen.

In diesem Fall benötigen Sie eine Tabelle, die alle mit jeder Bestellung verknüpften Teile enthält, wahrscheinlich aufgerufen Artikel bestellen. Bei den Kunden gehen wir von einer ähnlichen Annahme aus, wobei wir davon ausgehen, dass es sich bei allen um Privatpersonen oder kleine Unternehmen handelt. Für große Geschäftskunden mit mehreren Adressen oder Telefonnummern zum Speichern.

Möglicherweise benötigen Sie einen erweiterten Tabellensatz, um alle Informationen konsistent zu speichern. Aber das ist eigentlich alles ein fortgeschritteneres Thema, deshalb zeigen wir Ihnen zunächst nur die einfache Möglichkeit, Tabellen für grundlegendere Zwecke zu verwenden.

Konfigurieren Sie Felder in Tabellen

Innerhalb einer Tabelle werden Informationen in „Felder«. Im Grunde handelt es sich bei einem Feld um spezifische Informationen darüber, wofür die Tabelle verantwortlich ist. Typische Felder in der Teiletabelle können beispielsweise Teilenummer, Beschreibung, Lieferant und Lagerbestand sein. Wenn Sie sich eine Tabelle als tabellarisches Raster vorstellen, wären die Felder die Spaltenüberschriften und jede Zeile würde einen Eintrag in der Tabelle oder im Datensatz darstellen.

Alle Tabellen müssen über ein eindeutiges Identifikationsfeld verfügen, das als Primärschlüssel bezeichnet wird Dies darf weder für zwei Datensätze gleich noch leer sein. Also, in unserer Teiletabelle: „Stückzahl, Anzahl der Stücke„ist für jedes Teil einzigartig und jedes Teil hat eines, sodass wir es verwenden können.

Aber für andere Tabellen, bei denen dies möglicherweise nicht der Fall ist, können wir Identifikationsnummern oder Codes für die interne Verwendung im System erfinden, um sicherzustellen, dass jeder Eintrag in jeder Tabelle eindeutig identifiziert werden kann.

In Access gibt es ein sogenanntes Autonummerierungsfeld, das Sie als Primärschlüssel verwenden können, wenn es keine andere offensichtliche Option oder Präferenz gibt, wodurch einfach jedem Datensatz in der Tabelle eine neue fortlaufende Nummer zugewiesen wird.

Für jedes Feld in der Tabelle müssen Sie einen Datentyp auswählen , um die Art der darin enthaltenen Daten anzuzeigen, z. B. Zahl, Text, Datum/Uhrzeit oder Währung. Innerhalb jedes Typs können Sie die genaue Art der Daten weiter spezifizieren, beispielsweise die Anzahl der Zeichen in einem Text. Möglicherweise verwenden Sie in Ihrem Unternehmen bereits Teilenummern, und das von Ihnen verwendete Format wird Ihnen wahrscheinlich bei der Entscheidung über die Art der Daten für das Feld „Teilenummer“ helfen.

Die Teilenummern können etwa ACBD2222 sein. In diesem Fall können Sie eine 8-stellige Textzeichenfolge verwenden. Stellen wir uns nun vor, dass unser Unternehmen mit einer großen Anzahl verschiedener Teile zu tun hat, die wir in verschiedene Typen einteilen. Wir haben eine Tabelle namens „Teiletypen“, in der die verschiedenen Teiletypen aufgeführt sind.

Wir möchten, dass unsere Teiletabelle über ein Feld verfügt, das mit Teiletypen verknüpft werden kann, sodass jedem Teil ein Typ zugewiesen werden kann. Das Feld in der Teiletabelle muss mit dem Primärschlüsselfeld (das den Datensatz im System identifiziert) in der Teiletypentabelle identisch sein.

Die Tabelle „Teile“ wäre auch auf ähnliche Weise mit der Tabelle „Lieferanten“ verknüpft, sodass Sie herausfinden können, wer ein bestimmtes Teil liefert.

Designrealisierung

Überlegen Sie, wie Sie die Felder verwenden werden, und stellen Sie sicher, dass Sie sie für Ihre Zwecke auf die logischste Weise definieren. Es kann zum Beispiel sinnvoll sein Speichern Sie die Namen von Personen als Vor- und Nachnamen separat statt als Feld, sodass Sie Namen einfach in alphabetischer Reihenfolge (Nachname) sortieren und auflisten können.

Ein Tipp, den wir hilfreich finden, besteht darin, Postanschriften als ein einziges Feld beizubehalten, anstatt sie in einzelne Adresselemente wie Adresszeile 1, Adresszeile 2, Stadt, Landkreis und Postleitzahl aufzuteilen.

Dies erleichtert die Einbindung von Adressen in Formulare und Berichte erheblich und erleichtert die Dateneingabe, da Access gerne mehrere Zeilen in einem Feld speichert.

Wenn Sie darüber nachdenken, welche Felder Sie benötigen, sollten Sie darauf achten, dass alle Felder eindeutige Namen haben, es sei denn, zwei Felder enthalten dieselben Informationen. Nur in diesem Fall sollten Sie ihnen den gleichen Namen geben, wie zuvor mit Part Type Code oder PartTypeCode.

Das sollten Sie bei Ihren Namen im Hinterkopf behalten wenn Sie auf die Verwendung von SQL-Abfragen oder Visual Basic-Code umsteigen möchten für Anwendungen (VBA) mit Ihrer Datenbank zu verbinden, wird es Ihnen leichter fallen, wenn Ihre Tabellennamen oder Feldnamen keine Leerzeichen enthalten. Aus diesem Grund ist es besser, PartTypes als ein Wort zu schreiben, anstatt mehr Platz einzunehmen.

Ein weiterer Tipp, den Sie beachten sollten: Es ist keine gute Praxis, einem Feld einen Namen zu geben, den Access bereits verwendet Backstage für etwas anderes. Diese Anrufe „Reservierte Worte' umfassen unter anderem Dinge wie 'Name', 'Datum', 'Stufe' und 'Währung'. Sie können online eine vollständige Liste der für Access reservierten Wörter nachschlagen, um sicherzustellen, dass in keinem Ihrer Felder eines verwendet wird.

Dies kann dazu beitragen, Verwechslungen zwischen vordefinierten Wörtern und Feldnamen in der Datenbank-Engine zu vermeiden, die, wenn sie nicht aktiviert werden, manchmal zu schwerwiegenden Fehlern führen können.

Erstellen Sie Ihre Tabellen in Access

So erstellen Sie eine Teiletabelle und definieren ihre Felder:

• Schritt 1: klicken Sie auf die Registerkarte Auf Multifunktionsleiste erstellendann in Tabellenlayout. Dadurch wird eine neue Tabelle in der Entwurfsansicht geöffnet. Jede Zeile in der Layoutansicht stellt ein Feld in der Tabelle dar.
• Schritt 2: Klicken Sie auf die erste Spalte der oberen Zeile.
• Schritt 3: Geben Sie den Namen des ersten Feldes ein (PartNo)
• Schritt 4: benutze den Schlüssel Tab um zur nächsten Spalte zu gelangen, in der wir den Datentyp definieren. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü und wählen Sie aus Text.
• Schritt 5: benutze den Schlüssel Tab um zur nächsten Spalte zu wechseln und eine Beschreibung für das neue Feld einzugeben.
• Schritt 6: Da dies der Primärschlüssel der Tabelle sein wird, klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Primärschlüssel“.
• Schritt 7: Tab Allgemein, klicken Sie unten im Fenster auf die Zeile „Feldgröße“ und geben Sie 10 ein, um eine Textzeichenfolge mit 10 Zeichen zu definieren.
• Schritt 8: Tab Allgemein, klicken Sie auf die Zeile Titel und geben Sie die gewünschte Beschriftung für dieses Feld auf dem Bildschirm ein (z. B. Teilenummer).
• Schritt 9: Klicken Sie auf die zweite Zeile, um das nächste Feld in der Tabelle zu definieren.
• Schritt 10: Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Feldern zur Tabelle fertig sind, schließen Sie sie, indem Sie auf klicken X in der oberen rechten Ecke. Access fordert Sie auf, der Tabelle einen Namen zu geben. Eingeben "Parteien«.

Der Screenshot oben zeigt die Teiletabelle einer Bestandskontrolldatenbank in der Entwurfsansicht. Mit der Entwurfsansicht können Sie alle Felder in Ihrer Tabelle definieren, Ihre Datentypen angeben, sie beschreiben und Ihr Format definieren.

Vorschlag: Vervollständigen Sie die Feldbeschreibung. Wenn Sie das verwenden Formular-Assistent Um später Formulare für Sie zu erstellen, wird diese Beschreibung in der Statusleiste angezeigt, um den Benutzern zu helfen.

Vorschlag: Wenn Ihr Feld einen abgekürzten Namen oder keine Leerzeichen hat, verwenden Sie den Beschriftungsbereich, um Ihren Namen in einfachem Englisch einzugeben. Dieser Titel erscheint auf den vom Formularassistenten erstellten Formularen. Wenn Ihr Feld beispielsweise „POQty“ heißt, geben Sie „Quantity“ in den Titel ein. Die Clients-Tabelle sieht wie folgt aus:

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Die Beziehungen

Innerhalb der Datenbank werden Beziehungen eingerichtet, um zu zeigen, wie sich eine Tabelle auf eine andere bezieht. Eine Eins-zu-Viele-Beziehung ist die häufigste Beziehungsart. In dieser Beziehung kann ein Datensatz in einer Tabelle mehr als einen übereinstimmenden Datensatz in einer zweiten Tabelle haben, aber jeder Datensatz in der zweiten Tabelle kann nur einen übereinstimmenden Datensatz in der ersten Tabelle haben.

Beispielsweise kann es sein, dass jedes Teil nur einen Teiletyp hat, aber für jeden Teiletyp gibt es wahrscheinlich viele Teile dieses Typs. Wenn jede Partei einen einzigen Lieferanten hat, handelt es sich um eine weitere direkte Eins-zu-Viele-Beziehung. Wenn jedes Teil von mehreren verschiedenen Lieferanten geliefert werden kann, benötigen Sie ein anderes Design.

Als Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Beziehung zwischen den Tabellen Parts und PartTypes konfigurieren. Bevor Sie mit dem Herstellen von Beziehungen beginnen, ist es eine gute Idee, einige Beispielinformationen in Ihre Tabellen zu schreiben, die Einträge enthalten, die so lang sind, wie Sie denken, dass Sie sie jemals verwenden werden. Dies hilft ein wenig bei einigen Einstellungen, die Sie später anpassen müssen. Sie müssen das folgende Verfahren befolgen:

Schritt 1: Konfigurieren Sie das Feld PartTypeCode in der Tabelle Teiletypen als einstellige Textzeichenfolge, die den Teiletyp definiert.

Schritt 2: Machen Sie dieses Feld zum Primärschlüssel.

Schritt 3: Öffne den Tisch Stücke in der Entwurfsansicht.

Schritt 4: ein Feld hinzufügen PartTypeCode zur Teiletabelle. Stellen Sie sicher, dass es sich auch um eine einstellige Textzeichenfolge handelt.

Schritt 5: Klicken Sie nun auf die Spalte Datentyp Feld Teil typ um einen Abwärtspfeil anzuzeigen. Klicken Sie hier, um eine Dropdown-Liste anzuzeigen und auszuwählen Suchassistent.

Schritt 6: Wählen "Ich möchte, dass die Nachschlagespalte die Werte in einer Tabelle oder Abfrage durchsucht«. klicke auf Nächste Seite.

Schritt 7: Wählen Sie in der angezeigten Tabellenliste die Tabelle aus Teiletypen. Klicke auf Nächste Seite.

Schritt 8: Klicken Sie auf die Felder, die Sie in Ihre Suchspalte aufnehmen möchten. Dann klicken Sie Nächste Seite.

Schritt 9: Bei Bedarf können Sie eine Sortierreihenfolge auswählen. Wählen Beschreibung. Klicke auf Nächste Seite.

Schritt 10: Im nächsten Schritt können Sie die Breite der Spalten in Ihrer Nachschlagespalte definieren und angeben, ob die Schlüsselspalte (die Spalte, die den Schlüssel des übergeordneten Felds enthält) angezeigt werden soll. Standardmäßig wird die Schlüsselspalte nicht angezeigt, und in unserem Fall möchten wir nur die Beschreibung sehen, also lassen Sie das Häkchen im Kästchen.

Jetzt Legen Sie die Breite Ihrer Suchspalte fest Ziehen Sie den Rand an die gewünschte Position. Wenn Sie bereits einige Daten in die PartTypes-Tabelle eingegeben haben, werden diese angezeigt, um Ihnen dabei zu helfen, die Spalte an die Breite des wahrscheinlichen Inhalts anzupassen. Klicken Nächste Seite:

Schritt 11: Wählen Sie nun die Bezeichnung für Ihre Suchspalte aus. Normalerweise ist das vorgeschlagene Tag korrekt. Klicken zum Abschluss bringen um den Suchassistenten abzuschließen. Sie werden gefragt, ob Sie die Tabelle speichern möchten, damit Sie Beziehungen erstellen können. Klicken ja.

Schritt 12: Um die Beziehung abzuschließen, wählen Sie Werkzeuge, Verhältnis oder klicken Sie auf die Schaltfläche Verhältnis in der Symbolleiste, um das Beziehungsfenster anzuzeigen. Sie sehen die Tabelle Party und der Tisch Teiletypen mit einer Linie, die das PartType-Feld in Parts mit dem Feld verknüpft PartTypeCode en Teiletypen.

Schritt 13: Wählen Sie mit der rechten Maustaste in dieser Zeile aus Beziehung bearbeiten (oder doppelklicken Sie auf die Zeile). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erzwingen Sie die referenzielle Integrität. Dies sollte man immer überprüfen, sonst hat die Beziehung wenig Wert.

Wenn Sie beispielsweise drei verschiedene Teiletypen in der Tabelle Teiletypen definiert haben: E – Elektronik, S – Software, H – Hardware: Durch Aktivieren des Kontrollkästchens Referenzielle Integrität anwenden stellen Sie sicher, dass Sie ein neues Teil nicht wie ein beliebiges anderes definieren können. Darüber hinaus erhalten Sie eine Warnung von der Datenbank, wenn Sie versuchen, einen Teiletyp aus der Tabelle „PartTypes“ zu löschen und die Teile in der Tabelle den von Ihnen angegebenen Namen haben.

Schritt 14: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder im Zusammenhang mit kaskadierendem Update. Das bedeutet, dass Sie den Primärschlüssel in der Haupttabelle (z. B. der PartTypes-Tabelle) ändern können und er automatisch in der zugehörigen Tabelle (Parts oder Party) aktualisiert wird.

Schritt 15: Das dritte Bild ist Kaskadieren Sie verwandte Felder. Wenn Sie dies aktivieren, bedeutet dies, dass, wenn Sie einen Datensatz, z. B. Software, aus der übergeordneten Tabelle (z. B. PartTypes) löschen, auch alle Datensätze dieses Typs in der zugehörigen Tabelle (Parts) gelöscht werden. Normalerweise möchten Sie nicht, dass dies passiert. Wenn sich Teile vom Typ „Software“ in der Teiletabelle befinden, möchten Sie diese nicht löschen. Lassen Sie das Kontrollkästchen daher deaktiviert.

Es wird wahrscheinlich Beispiele in Ihrer Datenbank geben, bei denen Sie das Kästchen ankreuzen möchten Löschen Sie zugehörige Datensätze in der Kaskade. Es wird normalerweise angewendet, wenn eine Tabelle ergänzende Informationen für eine andere bildet. Wenn Sie beispielsweise über die Tabellen „Bestellungen“ und „Bestellartikel“ verfügen (in denen mehrere Artikel in einer Bestellung aufgelistet sind), möchten Sie alle Bestellartikel löschen, wenn Sie eine gesamte Bestellung löschen.

Nachdem Sie nun gesehen haben, wie Sie eine Beziehung einrichten, sollten Sie die Tabellen durchgehen und die Beziehungen einrichten, die Sie in Ihrem Entwurf geplant hatten. Sobald Sie alle erledigt haben, können wir mit dem fortfahren letzter Teil unserer Datenbank.

Erstellen einer Nachbestellungsabfrage

Im Allgemeinen werden Abfragen verwendet, um Daten und Informationen aus Ihrer Datenbank zu extrahieren. In unserem Beispiel möchten wir wissen, ob wir für ein Teil weniger als den Mindestbestand haben, damit wir wissen, wann Sie mehr bestellen müssen. Sie können jedoch mit Abfragen alle Arten von Informationen extrahieren.

Sie können wünschen alle von einem bestimmten Lieferanten gelieferten Teile kennenoder wie oft ein bestimmter Kunde im letzten Jahr bestellt hat. Oft extrahieren Sie die Informationen mithilfe einer Abfrage und verwenden dann einen Access-Bericht, um die Daten klar darzustellen. Hier führen wir jedoch nur die Abfrage durch.

Also, jetzt schauen wir mal So richten Sie eine Abfrage ein, um anzuzeigen, welche Teile unter dem Lagerbestand liegen Sie müssen mindestens wissen, bei welchen Lieferanten sie erneut bestellt werden sollten. So richten Sie eine Abfrage ein, die anzeigt, welche Teile unter dem Mindestbestand liegen und bei welchen Lieferanten sie bestellt werden sollten:

• Schritt 1: Tab SchaffenKlicken Sie auf Abfragedesign.
• Schritt 2: Wählen Sie im Feld Tabelle anzeigen die Option Teile aus. Klicken Sie auf Hinzufügen. Wählen Sie Lieferanten aus. Klicke auf hinzufügen und dann in schließen.
• Schritt 3: Das Abfrageentwurfsraster wird nun mit den ausgewählten Tabellen angezeigt. Die in die Abfrage einzubeziehenden Felder werden durch Ziehen aus der Tabelle in das Raster oder durch Doppelklicken hinzugefügt.
• Schritt 4: Die von uns benötigten Felder sind „PartNo“ und „StockLevel“ aus der Tabelle „Parts“ sowie „SupplierName“ und „Address“ aus der Tabelle „Lieferanten“. Wählen Sie sie daher aus.
• Schritt 5: Wir möchten nur Teile anzeigen, deren Lagerbestand unter dem Mindestlagerbestand für dieses Teil liegt. Dies geschieht durch Festlegen eines Kriteriums für dieses Feld. Eingeben <= [Mindestbestand] in der Feldkriterienzeile Lagerbestand (Spalte).
• Schritt 6: Klicken Sie auf das X in der oberen rechten Ecke des Fensters, um die Abfrage zu schließen. Access fragt Sie, ob Sie Änderungen an der Abfrage speichern möchten und bittet Sie um einen Namen für die Abfrage (z. B. LowStockLevels).
• Schritt 7: Doppelklicken Sie nun auf die soeben erstellte Abfrage, um die Teile mit geringem Lagerbestand anzuzeigen.

Das Abfrageentwurfsraster in Access

Die Abfrage sollte im Objektnavigator links sichtbar sein. Doppelklicken Sie auf die Abfrage, um Teile mit geringem Lagerbestand anzuzeigen, sobald Sie einige Auftragsdaten im System haben. Noch etwas zur Abfrage: Die Zeilen zwischen den Tabellen im Datensatz der Abfrage werden als Joins bezeichnet.

Verknüpfungen zwischen Tabellen werden automatisch erstellt, wenn Felder vorhanden sind, zwischen denen bereits eine Beziehung besteht, oder zwischen einem Primärschlüssel und einem anderen Feld mit demselben Namen. Normalerweise möchten Sie hier beitreten, aber es gibt Fälle, in denen Sie diese Felder aus verschiedenen Gründen nicht verknüpfen möchten. Denken Sie also daran, dass Sie möglicherweise alle Verknüpfungen überprüfen müssen, sobald sie erstellt wurden.

Join-Eigenschaften in Abfragen sind sehr wichtig, wenn Ihre Abfrage mehr als eine Tabelle verwendet. Wenn die Abfrage nicht die erwarteten Ergebnisse liefert, überprüfen Sie dies, indem Sie in der Entwurfsansicht mit der rechten Maustaste auf die Linie klicken, die die beiden Tabellen verbindet.

Hier können Sie wählen, ob Sie nur Teile sehen möchten, die einen Lieferanten haben, oder alle Teile, die nur noch wenig auf Lager sind, unabhängig davon, ob sie einen Lieferanten haben (durch Auswahl von „Schließen Sie alle „Teile“-Datensätze ein und nur diejenigen „Lieferanten“-Datensätze, bei denen die verbundenen Felder gleich sind. Möglicherweise möchten Sie diese Option in diesem Beispiel verwenden.

Die dritte Option ist das Gegenteil davon, also werden alle Lieferanten angezeigt, auch wenn sie keine Teile mit geringem Lagerbestand liefern, was in diesem Fall keinen Sinn ergeben würde, also ignorieren Sie das einfach. Jetzt haben wir die Datenbank gemäß unserem Design fertiggestellt.

Wir können alle benötigten Daten eingeben und erfahren, wann wir eine neue Bestellung für Produkte aufgeben müssen. Natürlich, Die Einsatzmöglichkeiten einer Datenbank sind vielfältigLassen Sie uns nun kurz einige Möglichkeiten besprechen, wie Sie diese Datenbank erweitern können, um sie nützlicher und benutzerfreundlicher zu machen.

1. Formulare in Microsoft Access

In Microsoft Access verwenden Sie Formulare, um Daten anzuzeigen, einzugeben und zu bearbeiten und die Datenbank zu steuern. Wenn Sie alle Tabellen und Beziehungen in Ihrer Datenbank eingerichtet haben, ist der Formular-Assistent sehr nützlich, um Formulare basierend auf Ihren Tabellen einzurichten, Daten einzugeben, anzuzeigen und zu bearbeiten. Anschließend können Sie Änderungen an dem vom Formularassistenten erstellten Formular vornehmen und bei Bedarf Funktionen hinzufügen und bearbeiten.

Formulare in Access können auch zum Anzeigen von Schaltflächen und Links verwendet werden, um den Zugriff auf alle anderen Formulare und Berichte zu ermöglichen. Sie können ein solches Formular einrichten und es als Frontbildschirm bezeichnen. Das Einrichten eines solchen übersichtlichen Top-Level-Formulars erleichtert Personen ohne Datenbankkenntnisse die Nutzung des Systems.

2. Berichte in Microsoft Access

Mithilfe von Microsoft Access-Berichten können Sie dem Benutzer auf bequeme Weise Informationen anzeigen, die auf dem Bildschirm angezeigt und bei Bedarf ausgedruckt werden können. Normalerweise stammen die Informationen im Bericht aus einer Abfrage. Der Berichtsassistent hilft Ihnen beim Erstellen einfacher Berichte. Detailliertere Berichte würden den Rahmen dieses Artikels sprengen.

3. Sicherheit

Möglicherweise möchten Sie sicherstellen, dass niemand, der nicht vertrauenswürdig ist, Ihre Daten manipulieren kann. Der einfachste Weg, die Datenbank zu schützen, besteht darin, ein Passwort festzulegen. Um das Passwort festzulegen oder zu ändern, muss die Datenbank zur exklusiven Nutzung geöffnet werden. Öffnen Sie dazu Zugriff und dann verwenden Archivieren, offen y Bewerten…um die Datenbank auszuwählen.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil rechts neben der Schaltfläche offen und wählen Sie Exklusiv geöffnet. Dadurch wird die Datenbank so geöffnet, dass Sie ein Passwort festlegen können. Gehen Sie zum Menü Archivieren, wählen Sie das Untermenü aus Informationen und klicken Sie auf Datenbankpasswort festlegen. Geben Sie das benötigte Passwort ein, melden Sie sich zur Bestätigung erneut an und klicken Sie Akzeptieren. Das Passwort ist bereits festgelegt.

Beim Erstellen einer großen Bestandskontrolldatenbank oder einer Datenbank, die vertrauliche Informationen enthält, benötigen Sie möglicherweise komplexere Sicherheitsmaßnahmen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise den Zugriff auf einige Informationen in der Datenbank einschränken oder einigen Benutzern erlauben, die Informationen in der Datenbank anzuzeigen, sie jedoch nicht zu ändern.

Mit Access können Sie Benutzertypen definieren und Sicherheitsstufen anwenden, sodass Sie angeben können, welche Aktionen für jeden Benutzertyp verfügbar sind. Das nennt man „Sicherheit auf Benutzerebene“ wenn Sie weitere Nachforschungen anstellen möchten.

4. Automatisierung

Access ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierten Code in Ihr zu schreiben Visual Basic-Sprache für Anwendungen, bekannt als VBA. Sie können einen Codeausschnitt so konfigurieren, dass er ausgeführt wird, wenn Sie bestimmte Aktionen ausführen, oder einfach per Befehl.

Dadurch können Sie viele Prozesse automatisieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise, dass Ihr System die erfassten Lagerbestände bei jedem Eingang einer Lieferung automatisch anpasst, oder Sie möchten, dass das Feld aktiviert wird Referenz die Kunden Es wird automatisch aus dem Nachnamen des Kunden erstellt.

Mit VBA Funktionen automatisieren kann eine Datenbank leistungsfähiger machen und einfacher zu bedienen, erfordert aber Kenntnisse über Programmierung, wodurch es zu einem fortgeschritteneren Schritt in der Datenbankentwicklung wird.

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Pensamientos finales

Wir kommen zum Ende dieses Tutorials und erfahren, wie Erstellen Sie eine Inventardatenbank in Access. Wenn Sie sich doch dazu entschließen, Ihr eigenes zu erstellen Datenbank Wenn Lagerkontrolle oder Bestandsverwaltung nichts für Sie sind, können Sie einen Fachmann in der Gegend beauftragen, was tatsächlich am meisten zu empfehlen ist. Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat oder Sie ihn nützlich fanden, warum sagen Sie es nicht auch anderen? Sie können den Link mit Ihren Freunden teilen und/oder Ihre Meinung im Kommentarbereich hinterlassen. Es ist uns wichtig, was Sie denken.