So erstellen Sie ein vollständiges Bestandsverwaltungssystem in Access

Möchten Sie das Inventar Ihres Unternehmens einfach und ohne Rückgriff auf teure externe Lösungen verwalten? Ein Werkzeug wie Microsoft Access kann Ihr bester Verbündeter werden. Auch wenn es nicht so scheint, ist Access dennoch eine sehr gute Option für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Produkte, Eingänge, Ausgänge und Lager unter Kontrolle halten wollen, ohne dass dafür fortgeschrittene Kenntnisse erforderlich sind in Programmierung.

In diesem Artikel zeigen wir es Ihnen So erstellen Sie Schritt für Schritt ein Bestandsverwaltungssystem mit Access und Visual Basic. Wir behandeln alle wesentlichen Komponenten: vom Erstellen von Tabellen bis zum Entwerfen von Formularen und wie Sie diese miteinander verbinden, damit Ihr System einfach zu verwenden und voll funktionsfähig ist. Dieser Leitfaden wurde als Reaktion auf den Mangel an umfassender schriftlicher Dokumentation erstellt, da die meisten aktuellen Ressourcen im Videoformat vorliegen und nicht ausreichend ins Detail gehen.

Warum Access für die Bestandsverwaltung?

Microsoft Access bietet eine kostengünstige und leistungsstarke Lösung für die Erstellung benutzerdefinierter Systeme. Es ist ideal für KMU, die nicht von Software von Drittanbietern abhängig sein möchten. Die grafische Benutzeroberfläche erleichtert die Erstellung Datenbanken und die Integration mit Visual Basic ermöglicht die Einführung erweiterter Funktionen. Darüber hinaus ist eine Erweiterung auf andere Systeme wie Excel oder auch SQL Server möglich. Wenn Sie mehr über diese Datenbanken erfahren möchten, können Sie Erstellen einer Inventardatenbank in Access.

Systemstruktur: Wesentliche Tabellen

Eine gute Datenbank braucht eine solide Struktur. Für dieses Inventarsystem in Access, Wir werden drei Haupttabellen erstellen Damit können Sie alle Aktivitäten Ihres Inventars aufzeichnen:

• Produkte: speichert grundlegende Informationen zu jedem Produkt wie Name, Code, Kategorie, Einzelpreis, Lieferant usw.
• Vorspeisen: Protokolliert, wann und wie viele Einheiten eines Produkts in den Bestand aufgenommen wurden, inklusive Datum, Lieferant und verantwortlicher Person.
• Abgänge: kontrolliert die aus dem Lager entnommenen Einheiten mit Datum, Menge und Zweck der Entnahme (Verkauf, Rückgabe, Probe usw.)

Diese Tabellen werden durch Primär- und Fremdschlüssel verknüpft, wodurch die referenzielle Integrität hergestellt wird. Beispielsweise wird jeder Eingang oder Ausgang über seine ID einem bestimmten Produkt zugeordnet. Um zu erfahren, wie Sie Tabellen in Access verknüpfen, schauen Sie sich an So verknüpfen Sie Tabellen in Access.

Formulardesign: Das Herzstück des Systems

Eine der Stärken von Access ist die Fähigkeit, Erstellen Sie anpassbare Formulare. In diesem System verwenden wir fünf verschiedene Formulare, die als Programmschnittstelle fungieren:

• Startseite: eine Art Hauptfenster, in dem Sie Schaltflächen oder Verknüpfungen zu den anderen Abschnitten haben.
• Produkte: Formular zum Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Produkten aus dem Inventar. Sie können ein Unterformular haben, um den spezifischen Produktverlauf anzuzeigen.
• Vorspeisen: Formular, das die Registrierung von Neuanschaffungen oder Produkteinträgen ermöglicht.
• Abgänge: Hier werden sämtliche Ausgaben gesteuert, egal ob aus Verkaufs- oder anderen Gründen.
• Inventar: Dies ist eine Abfrage oder ein Formular, das den aktuellen Bestand anzeigt, der aus der Differenz zwischen Ein- und Ausgaben berechnet wird.

Diese Formulare müssen über Datenquellen mit den entsprechenden Tabellen verknüpft werden.und kann Schaltflächen, Dropdown-Menüs und Textfelder enthalten, um die Dateneingabe zu erleichtern. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie eine Access-Tabelle erstellen, empfehlen wir So erstellen Sie eine Access-Tabelle.

Erstellen von Beziehungen zwischen Tabellen

Ein entscheidender Teil ist Herstellen von Beziehungen zwischen Tabellen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten ordnungsgemäß verbunden sind und das System fehlerfrei funktioniert. Beispielsweise sollte die Ausgabetabelle ein Feld enthalten, das auf die Produkt-ID in der Produkttabelle verweist.

In der Entwurfsansicht von Access können wir entsprechende Felder zwischen Tabellen ziehen, um diese Beziehungen zu erstellen. Stellen Sie sicher, Aktivieren Sie die referenzielle Integrität so dass die Registrierung der Ausgabe eines nicht vorhandenen Produkts nicht zulässig ist.

Automatisierung mit Visual Basic

Einer der wertvollsten Beiträge des Scribd-Dokuments ist die Integration mit Visual Basic for Applications (VBA). Dadurch können wir mehrere Aufgaben automatisieren. Zum Beispiel:

• Beim Erstellen eines Check-Ins oder Check-Outs wird automatisch das aktuelle Datum zugewiesen.
• Berechnen Sie den verbleibenden Bestand jedes Produkts in Echtzeit.
• Zeigen Sie Warnmeldungen an, wenn ein Produkt bald nicht mehr vorrätig ist.
• Schützen Sie Formulare und beschränken Sie den Zugriff basierend auf dem Benutzertyp.

Mit VBA können wir auch Behandeln von Ereignissen wie etwa Schaltflächenklicks oder Feldänderungen, wodurch ein wesentlich reibungsloseres Benutzererlebnis ermöglicht wird. Weitere Informationen zu Visual Basic finden Sie unter Was ist Visual Basic.

Abfragen zur Bestandsverwaltung

Sobald Ihre Formulare und Daten einsatzbereit sind, ist es an der Zeit, die Vorteile von die Abfragen. Access ermöglicht Ihnen die Erstellung Benutzerdefinierte SQL-Abfragen zum Abrufen wichtiger Bestandsinformationen. Einige Beispiele:

• Abfrage, die alle Einträge für jedes Produkt addiert.
• Abfrage, die die Ausgaben von diesen Eingaben subtrahiert, um den aktuellen Bestand zu berechnen.
• Meldung von Produkten, bei denen weniger als eine bestimmte Menge verfügbar ist.

Diese Abfragen können in Formulare integriert oder in Berichte exportiert werden in PDF um sie dem Managementteam vorzulegen oder einen monatlichen Scheck einzulösen.

Berichte und visuelle Kontrollen

Eine weitere der nützlichsten Funktionen von Access ist die Möglichkeit, Berichte erstellen. Hierdurch erhalten Sie visuelle Zusammenfassungen des Inventarstatus. Zum Beispiel:

• Monatlicher Bericht mit Ein- und Ausgängen nach Kategorie.
• Wirtschaftlicher Wert des gelagerten Inventars.
• Diagramme, die die Bewegung von Produkten darstellen.

Diese Berichte können mit VBA automatisiert und regelmäßig generiert oder für die Verwendung in Präsentationen angepasst werden.

Vorteile und Einschränkungen des Systems

Dieses System bietet gegenüber vorgefertigten Lösungen mehrere Vorteile. Es ist wirtschaftlich, anpassungsfähig und leicht zu modifizieren entsprechend den Bedürfnissen des jeweiligen Unternehmens. Wir müssen jedoch auch erkennen, dass Access seine Grenzen hat:

• Nicht ideal für große Datenmengen oder mehrere gleichzeitige Benutzer.
• Zur Anpassung sind möglicherweise grundlegende VBA-Kenntnisse erforderlich.
• Lässt sich nicht einfach in Online-Plattformen integrieren.

Für viele kleine Unternehmen stellen diese Einschränkungen jedoch kein ernstes Problem dar. Es hängt alles von der Größe des Inventars und der Anzahl der Personen ab, die es verwalten. Weitere Informationen zur Automatisierung von Aufgaben in Access finden Sie unter Automatisieren Sie Access-Aufgaben mit Makros.

Verbesserungen, die hinzugefügt werden können

Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, finden Sie hier einige Ideen zur Verbesserung Ihres Systems:

• Benutzer mit Passwörtern hinzufügen und Zugriffsebenen nach Rollen (Administrator, Operator, Supervisor).
• Bewegungsgeschichte nach Produkt, um eine vollständige Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
• Integration mit Barcode-Lesegeräten um Produkte direkt zu scannen.
• Automatischer Berichtsexport in Excel oder PDF zum Teilen.

Alle diese Funktionen können mit etwas mehr Erfahrung in VBA implementiert werden und werden Ihr System um Lichtjahre besser machen als das, was viele Online-Tutorials derzeit bieten.

Access hat noch immer viel zu bieten für Unternehmen, die auf der Suche nach einem Flexible, wirtschaftliche und funktionale Lösung zur Organisation Ihres Inventars. Während die meisten der derzeit verfügbaren Inhalte auf Videos basieren und nicht ausreichend in die Tiefe gehen, können Sie mit ein wenig Engagement ein vollständiges und professionelles System aufbauen. Dieser Leitfaden ist ein Beispiel für alles, was Sie durch die Kombination der Werkzeuge erreichen können, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen.