Strategisk tutorial: Hvilken software skal du vælge til at digitalisere din virksomhed?

Tag skridtet til digitaliser en virksomhed Det handler ikke bare om at installere et par programmer og så bare afslutte dagen; det indebærer at gennemgå, hvordan du arbejder, hvilken værdi du bringer til kunden, og hvordan du planlægger at vokse i de kommende år. Mange SMV'er fortsætter med at udsætte denne beslutning på grund af frygt for forandring, manglende viden eller fordi "denne metode har fungeret godt for os indtil nu".

Problemet er, at denne mentalitet er en fælde i dag: Markedet er blevet digitalt, krævende og hurtigt udvikletOg virksomheder, der ikke tilpasser sig, løber en reel risiko for at blive ladt bagud. Den gode nyhed er, at det aldrig har været nemmere eller mere tilgængeligt at komme i gang: der findes løsninger til alle størrelser, sektorer og budgetter, lige fra gratis cloudbaserede værktøjer til avancerede, omfattende administrationsplatforme.

Hvad vil det egentlig sige at digitalisere en virksomhed?

Når vi taler om digitalisering af en virksomhed, mener vi ikke "at skifte fra Excel til et lidt mere moderne program"; vi taler om Migrer processer, der i øjeblikket er manuelle, papirbaserede eller spredte, til forbundne digitale miljøerDette involverer både værktøjer og en anderledes måde at organisere arbejdet på.

I praksis er digitalisering omdannelse af fysiske operationer til digitale flowsOrdrer, fakturaer, kontrakter, registreringer, marketingkampagner, kundeservice, varelager… Ikke alle opgaver kan blive 100 % digitale, men en stor del kan, og det er netop disse, der gør forskellen i effektivitet og skalerbarhed.

Desuden kræver processen næsten altid en gennemgang af grundlæggende spørgsmål som f.eks. forretningsmodel, kommerciel strategi, logistik, kommunikationskanaler og personaleledelseDet handler ikke kun om teknologi: det handler om at gentænke, hvordan man skaber og leverer værdi.

I Europa anses denne ændring for at være så strategisk, at der findes programmer som f.eks. Digitalt kit og næste generations fondedesignet således at SMV'er og selvstændige kan finansiere deres digitaliseringsløsninger uden at skulle foretage en stor initial investering.

Forskellen mellem digitalisering og digital transformation

Det er nemt at blande begreber sammen, men det er vigtigt at skelne mellem: Digitalisering og digital transformation er ikke det sammeDe går hånd i hånd, men de spiller i forskellige ligaer.

La digitalisering fokuserer på konvertere analoge processer til digitale uden at ændre processens essens for meget. For eksempel: at skifte fra fysiske arkivskabe til et cloudbaseret dokumenthåndteringssystem ved hjælp af elektronisk signatur I stedet for håndskrevne underskrifter, scan følgesedler og gem dem i et styringssystem.

La digital transformation Det går et skridt (eller flere) videre: det antager Gentænkning af virksomheden i en digital tone med fokus på kunden i strategien og stole på teknologier som AI, automatiseringcloud, big data eller e-handel for at redesigne produkter, tjenester og arbejdsmetoder.

Mens digitalisering "oversætter" det, du allerede gør, til digitalt format, er digital transformation ændre spillets regler: hvordan du træffer beslutninger, hvordan du sælger, hvordan du relaterer til kunder og leverandører, hvordan du organiserer interne talenter, eller hvordan du innoverer.

Uden digitalisering er ingen transformation mulig, men digitalisere bare for digitaliseringens skyld (Installation af værktøjer uden en strategi) vil ikke give dig den konkurrencefordel, du har brug for i dag for at differentiere dig.

Aktuel oversigt over virksomhedsdigitalisering i Spanien

I Spanien kommer digitale fremskridt med en langsigtet vision: Omfattende infrastruktur, rigelig bistand, og alligevel en betydelig kløft mellem avancerede og bagudtstående virksomheder.

Ifølge de seneste europæiske indikatorer har landet gjort betydelige fremskridt i konnektivitet, fiber- og 5G-udrulning og virksomheders teknologiadoptionFiber dækker allerede omkring 95 % af hjemmene, og 5G når ud til næsten hele befolkningen, inklusive mange landdistrikter.

Den digitale økonomi vejer allerede ca. 22% af BNP og det forventes, at den fortsætter med at vokse med flere point hvert år, drevet af automatisering, e-handel og digitale tjenester.

Alligevel bruger mange SMV'er og mikrovirksomheder fortsat kun grundlæggende værktøjer (e-mail, kontorsoftware og ikke meget andet)uden at tage springet til løsninger IA, big data eller avanceret cloud, der kan mangedoble din produktivitet og din analytiske kapacitet.

En anden vigtig udfordring ligger i digitale færdigheder Hvad angår arbejdsstyrken: der er mangel på tekniske profiler og en overdreven frygt omkring teknologi. Derfor det stigende antal offentlige og private initiativer, der tilbyder uddannelse i digitale færdigheder, data, AI og andre teknologier. cybersikkerhed.

Fordele og risici ved ikke at digitalisere din virksomhed

Årsagerne til digitalisering er ikke en teknologisk lune: de har at gøre med produktivitet, omkostninger, konkurrenceevne og overlevelseÆndrede kundevaner, hybridarbejde, pres på marginerne og markedets hastighed har gjort det ikke længere valgfrit.

Blandt de vigtigste fordele er: Samarbejde i realtid, tilgængelighed døgnet rundt fra enhver enhed og reduceret papirforbrug og manuelle opgaverEn virksomhed med digitale arbejdsgange kan sælge, betjene, fakturere eller yde support, selv når kontoret er lukket.

At blive holdt udenfor processen har en pris: tab af konkurrenceevne, flere manuelle fejl, reduceret responstid og dårligere kundeoplevelserDet er ikke tilfældigt, at mange symbolske tilfælde af forretningskonkurser (Blockbuster, Kodak, Nokia…) har det til fælles, at de ikke tilpassede sig den digitale tidsalder i tide.

Kort sagt, mens nogle virksomheder bruger teknologi til at udrette mere med mindre og åbne nye markeder, De, der ikke er digitaliserede, forbliver fanget i stive, dyre og langsomme strukturer. som ender med at være uholdbare.

7 nøgletyper af software til digitalisering af en virksomhed

Før man vælger specifikke værktøjer, er det vigtigt at forstå, hvad Typer af software danner den digitale "rygrad" i en organisationDu behøver ikke at implementere dem alle på én gang, men du skal være klar over, hvad hver enkelt dækker, og hvordan de hænger sammen.

1. ERP- eller Enterprise Resource Planning-software

Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er hjertet i mange virksomheder: Det centraliserer økonomi, indkøb, salg, lager, produktion og i mange tilfælde HR. i en enkelt database. Dette undgår dobbeltarbejde, fejl og modstridende versioner af virkeligheden.

Disse systemer tillader se og styre virksomheden som en sammenhængende helhedDet, der sker på lageret, påvirker indkøb, pengestrøm og salgsprognoser. Med et godt ERP-system kan du automatisere fakturering, bankafstemning, budgetstyring og regnskabsrapporter.

Markedet tilbyder løsninger til alle niveauer: fra komplette pakker som f.eks. SAP, Microsoft Dynamics, Odoo eller Gael Cloud til lette muligheder rettet mod SMV'er, der kombinerer fakturering, grundlæggende regnskabsføring og lagerstyring.

Det vigtige er, at du vælger et ERP-system, der tilpasser sig din virksomheds størrelse og kompleksitet, og som tilbyder Cloud-versioner, integrationer og skalerbarhed så du ikke kommer til kort efter to år.

2. BPM eller software til forretningsprocesstyring

BPM (Business Process Management) er ikke bare en type værktøj, det er nærmest en arbejdsfilosofi: Analyser, redesign og optimer løbende virksomhedens kritiske processer..

BPM-platforme tillader kortlægge arbejdsgange, automatisere gentagne opgaver, definere ansvarsområder og måle tider og flaskehalse.De bruger ofte forretningsregler, automatisering og endda kunstig intelligens til at foreslå forbedringer eller opdage ineffektivitet.

Den store værdi ved BPM er, at det tvinger dig til at gennemgå grundlaget for, hvordan du gør tingene: hvilke trin er overflødige, hvilke opgaver kan automatiseres, hvilke godkendelser er unødvendige, hvor spildes tiden.

Når den er implementeret, får din organisation fordele agilitet, sporbarhed og forandringsevneJustering af en proces holder op med at være et månedslangt drama og bliver en konfiguration af selve softwaren.

3. Digitale kommunikations- og samarbejdsværktøjer

Hvis pandemien gjorde én ting klar, så er det, at uden god intern kommunikation smuldrer en virksomhed. I dag er det utænkeligt at konkurrere uden den. platforme, der muliggør beskeder, videoopkald, projektkanaler og samarbejde.

Værktøjer som slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Snak o incluso WhatsApp Velorganiserede virksomheder giver mulighed for Reducer afhængigheden af ​​post, fremskynd beslutninger og oprethold sporbarhed af samtaler og aftaler.

Ideelt set bør du vælge en løsning, der integrerer med dine andre værktøjer (ERP, CRM, projektleder, opbevaring i skyen) så holdene Del filer, opgaver og opdateringer uden konstant at skulle skifte platform..

Nøglen her er at sætte klare regler: hvad styres via chat, hvad via e-mail, hvad forbliver i projektlederen ... og forhindre værktøjet i at blive konstant støj i stedet for en allieret.

4. Marketingautomatiseringssoftware

Moderne marketing kan ikke længere styres med regneark og isolerede kampagner: Personalisering og kundesporing i hele salgstragten kræver automatisering..

Marketingautomatiseringsplatforme (som f.eks. HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo eller andre) tillader Segmentér kundeemner, plej dem med automatiseret indhold, lancer multikanalkampagner og mål resultater i realtid..

Disse værktøjer fungerer som en virtuel assistent, der sende emails Baseret på brugeradfærd scorer den leads efter sandsynlighed for køb og sender påmindelser om forladte indkøbskurve. eller genaktiverer inaktive kunder.

Derudover tilbyder de kraftfulde analysemoduler, SEOsociale medier og rapporteringsom hjælper dig med at forstå, hvilke handlinger der virker, hvor der mistes greb, og hvordan du optimerer din marketinginvestering.

5. Projekt- og opgaveledere

Når arbejdsbyrden stiger, og teams vokser, bliver papirlister og kryds-e-mails ineffektive. Det er her, projekt- og opgavelederesom fungerer som et fælles kontrolpanel for alt, hvad der skal gøres.

Værktøjer som Trello, Asana, Monday, Notion, Jira eller ClickUp tillade Se projekter, tildel opgaver, sæt deadlines, vedhæft dokumentation og spor fremskridt i realtid., ofte med Kanban-visninger, kalendere eller Gantt-diagrammer.

Dens fordel er dobbelt: på den ene side, De forhindrer glemsomhed og ufærdige opgaverPå den anden side giver de ledelsesteamet indsigt i arbejdsbyrder, forsinkelser og afhængigheder mellem områder.

Valget af den ene eller den anden afhænger af, om du har brug for noget let til at organisere daglige opgaver eller et mere robust system, der er i stand til at administrere projektporteføljer, avancerede integrationer og komplekse skabeloner.

6. CRM- eller CRM-systemer

CRM (Customer Relationship Management) er den del, der giver dig mulighed for centraliser alle oplysninger om kunder og salgsmulighederkontaktoplysninger, interaktioner, forslag, hændelser, købshistorik osv.

Løsninger som Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse eller Gael Cloud hjælp til Strukturer salgspipelinen, automatiser opfølgninger og koordiner salgs- og kundeserviceteamet..

Et godt CRM bliver din "forretningshukommelse": Ingen kundeemner går tabt, muligheder prioriteres, og kunderne får en mere personlig behandling. og ledere kan analysere konverteringsrater, salgscyklusser og omsætningsprognoser.

Når det integreres med marketingautomatisering og ERP, får virksomheden et 360º overblik over kunden: fra hvordan han mødte dig til hvilke produkter han indtager og hvor ofteinklusive den støtte, den har modtaget.

7. Cloud-lagring og dokumenthåndtering

Cloudlagring er en af ​​de store drivkræfter for digitalisering, fordi den muliggør Få adgang til dokumenter hvor som helst, samarbejd i realtid og reducer papirarbejdet drastisk..

Platforme som Google Drive, Dropbox, OneDrive eller mere avancerede dokumenthåndteringssystemer som DocuWare lette Opret sikre lagre, versionsfiler, definer tilladelser efter bruger eller afdeling, og automatiser godkendelsesarbejdsgange.

I miljøer med en stor mængde papir spiller følgende ind: Dokumentdigitaliseringssoftware med OCR (optisk tegngenkendelse), som gør det muligt at konvertere scanninger til redigerbar og søgbar information i stedet for blot statiske billeder.

Løsninger som RICOH Streamline NX eller DocuWare De kan registrere dokumenttypen, udtrække nøgledata (fakturanummer, leverandør, dato, beløb) og sende dem automatisk til det tilsvarende system eller den tilsvarende afdelingreduktion af manuelt arbejde og fejl.

Virksomhedsområder og anbefalede softwaretyper

For at undgå at fare vild i havet af muligheder, er det nyttigt at kortlægge Hvilke værktøjer bruges typisk i hvert område, og hvilke processer dækker deI store træk ser billedet sådan ud:

• Økonomi og regnskabFakturering, bankafstemning, budgettering, skatter. De er normalt afhængige af ERP- og finansiel software (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Drift, logistik og lagerbeholdningDe har brug for: lagerstyring, produktionsplanlægning, leveringsruter og kvalitetskontrol. ERP, logistiksoftware og planlægningsværktøjer (Odoo, TMS, forsyningskædeløsninger).
• Salg og e-handelKommerciel pipeline, fysisk salgssted, onlinebutik. Disse er alle en del af systemet. CRM, e-handelsplatforme og POS (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Markedsføring og sociale medierkampagner, e-mail marketingSEO, analyser, administration af sociale medier. De bruger normalt automatiserings- og analyseværktøjer (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Menneskelige ressourcerLønudbetaling, tidsregistrering, feriehåndtering, rekruttering og præstationsevaluering. De er afhængige af HR-software (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, proprietære cloudløsninger).
• Opbevaring og dokumentationFilhåndtering, sikkerhedskopiering og adgangstilladelser er påkrævet. cloudplatforme og dokumenthåndteringssystemer (Google Drev, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Support og eftersalgsserviceSikkerhedsanmodninger, chat, helpdesk, supportautomatisering. Alt dette passer her. kundeserviceværktøjer (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Kreative og indholdsmæssige områderdesign, video, indhold, Generativ AI. De bruger kreative og AI-platforme (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Midtvejs, Jasper, Tvillingerne…).

Nøglen er ikke at have alt, men Identificer hvilket område der er mest "fastlåst" i dag, og hvilken type software der ville have den største effekt på kort sigt.og derefter gradvist opbygge en sammenhængende arkitektur.

Typer af administrationssoftware: specialiseret, ERP, skræddersyet og samarbejdsplatforme

Når du er klar over, hvilke processer du ønsker at digitalisere, er det tid til at beslutte, hvilken softwaretilgang der er mest passende: Specialiserede løsninger efter funktion, ERP'er, brugerdefineret udvikling eller fleksible samarbejdsplatforme.

Specialiseret kommerciel software efter funktion

Dette er værktøjer designet til at løse Meget god, et specifikt problem: CRM, regnskab, projekter, support, marketing osv.De er normalt hurtige at implementere og har mange raffinerede funktioner.

Dens styrker er specialisering, nem implementering og hyppige opdateringer, som inkorporerer bedste praksis fra sektoren næsten uden at du behøver at gøre noget.

Omvendt kan de forårsage datafragmentering, akkumulerede licensomkostninger og en vis rigiditet når man tilpasser meget specifikke processer. Derudover er man ret afhængig af udbyderens roadmap.

Integrerede kommercielle ERP'er

ERP-systemer sigter mod at være den integrerede "rygrad" i virksomheden: flere moduler (økonomi, indkøb, salg, logistik, produktion, HR) inden for den samme platform.

Dens største fordel er centralisering af processer og dataAlle arbejder ud fra de samme oplysninger, siloer undgås, og der opnås konsistens i rapporter og regulatorisk kontrol.

Prisen at betale er normalt en Mere kompleks og dyr implementering, en vis rigiditet og leverandørafhængighed til dybdegående justeringer. Derfor er det afgørende at definere omfanget korrekt og starte med kritiske moduler.

Desarrollo a medida

Specialudvikling kommer i spil, når Din arbejdsmetode er så specifik, at ingen standardløsning passer perfekt. eller når du ønsker at skabe en direkte konkurrencefordel ud fra softwaren.

Godt planlagt, det giver dig Fuld tilpasning til dine processer, kontrol over udviklingen og ejerskab af systemet, at kunne justere det afhængigt af, hvordan virksomheden vokser.

Men det indebærer også Høje startomkostninger, behov for et pålideligt teknisk team og ansvar for vedligeholdelse og udviklingUden en klar strategi kan det blive forældet eller udvikle sig til en flaskehals.

Samarbejdsbaserede og lavkode-arbejdsplatforme

I de senere år har cloudplatforme, der tillader Byg dine egne løsninger uden behov for dybdegående programmering, baseret på skabeloner, blokke og automatiseringer.

De tillader en større fleksibilitet, lavere implementeringsomkostninger og mere autonomi for forretningsteams, hvilket gør det muligt for processer at udvikle sig uden at være 100% afhængig af IT.

De er normalt ideelle til Voksende virksomheder, der har brug for orden og automatisering, men ikke ønsker at kaste sig ud i en traditionel ERP eller dyr specialudviklingNogle, som Zinkee, er også designet til at modstå krævende driftsmiljøer.

Som alt andet har de deres nuancer: De kræver, at nogen påtager sig rollen som "ejer" af platformen. Internt skal omkostningerne overvåges, hvis antallet af brugere vokser betydeligt, og ikke alle systemer er lige robuste til kritiske processer.

Sådan vælger du den rigtige software til din virksomhed

Valg af software handler ikke om at købe "det, alle bruger", men Afstem teknologi, processer, mennesker og budgetEn praktisk tilgang involverer tre nøgleelementer.

1. Analyser dine reelle behov

Før du sammenligner værktøjer, bør du bruge lidt tid på at Forstå, hvad der gør ondt på dig i dag: hvor tiden spildes, hvor der er flere fejl, og hvilke gentagne opgaver der udbrænder teamet. eller hvilke processer der ikke skalerer.

Lav et simpelt kort over nøgleprocesser (salg, indkøb, projekter, support, økonomi…) og identificer Hvilken del af hver proces vil du gerne forbedre eller automatisere? i de næste 6-12 måneder.

Tag også højde for faktorer som f.eks. virksomhedens størrelse, budget, teamets digitale niveau og arbejdsmetode (personligt, hybrid, fjernt) for at undgå at foreslå løsninger, der er umulige at implementere.

2. Definer de væsentlige funktioner

Med kortet i hånden, en kort liste over Funktioner, du absolut har brug for i softwaren: integrationer, Kanban-visninger, dokumenthåndtering, rapporter, tilladelser, automatiseringer osv.

Prøv at undgå fristelsen til at købe "den, der kan flest ting", og fokuser på som vil tilføre værdi fra dag étEt mere præcist system, der passer godt ind i din virkelighed, fungerer normalt meget bedre end et monster fyldt med moduler, som ingen bruger.

Den værdsætter også aspekter som f.eks. brugervenlighed, tilpasning, sikkerhed, skalerbarhed og supportkvalitetsom ofte gør en større forskel end en spektakulær funktion, du bruger fire gange om året.

3. Tilpas dit valg til dit budget og forventede afkast

Prisen er ikke kun licensen: den inkluderer implementering, træning, potentiel videreudvikling og vedligeholdelseBeregn både den oprindelige udgift og den samlede månedlige eller årlige omkostning.

Sammenlign det med tid du kan spare, de fejl du kan reducere eller ekstra indkomst som du kunne generere med mere effektiv styring. Det vil give dig en idé om det potentielle investeringsafkast (ROI).

Når det er muligt, vælg start småt og skalér: pilotprojekter i én afdeling, basisversioner, som du derefter udvider, faser efter proces… Dette reducerer risikoen og giver teamet mulighed for at tilpasse sig.

Bedste praksis for succesfuld implementering af administrationssoftware

Teknologi alene kan ikke løse noget, hvis implementeringen er kaotisk. For at softwaren virkelig kan øge produktiviteten og arbejdskvalitetenDet er tilrådeligt at følge en overskuelig køreplan.

Planlæg projektet og afstem ledelsen

Start med at definere klare mål, omfang, ansvarlige parter, deadlines og succesmålingerInvolver ledelsen og de berørte områder fra starten for at undgå modstand i sidste øjeblik.

Opdel implementeringen i faser med specifikke leverancer (for eksempel: først økonomi, derefter projekter, så CRM) hjælper med at kontrollere effekten, lære hurtigt og justere undervejs.

Tag dig af datamigrering

At skifte fra gamle systemer (eller regneark) til en ny platform kræver Rens data, foren kriterier og valider, at oplysningerne er indtastet korrekt i den nye model.

Det tilrådes at gøre Migrationstestning i et testmiljø, gennemgang af resultater med nøglebrugere og dokumentation af regler (nomenklaturer, obligatoriske felter, tilladelser) for at undgå overraskelser.

Byg teamet og håndter forandringen

En af de mest almindelige årsager til fejl i softwareprojekter er, at Folk ved ikke, hvordan man bruger værktøjet, eller ser ikke dets nytteværdi.Træning kan ikke være en simpel "manual sendt med posten".

organiserer praktiske sessioner med fokus på virkelige daglige opgaver, oprettelse af hurtige guider og udpegning af interne referencer som kan besvare spørgsmål og støtte andre.

Kommuniker fordelene, lyt til indvendinger og justere processer sammen med teamet, i stedet for at påtvinge forandringer ovenfra uden kontekst.

Overvåg, forbedr og udnyt opdateringer

Når projektet først er i gang, skal du ikke betragte det som færdigt: Anmod om feedback, gennemgå metrikker, opdag flaskehalse og juster indstillingerKontinuerlig forbedring er en del af spillet.

Udnyt også Leverandøropdateringer, nye funktioner eller integrationer der kan passe ind i jeres processer, altid med fokus på effekt og timing for ikke at overbelaste teamet.

Det endelige mål er, at software ikke længere bliver set som "bare endnu et værktøj" og snarere begynder at blive betragtet som en hverdagspartner til at arbejde bedre, hurtigere og med mindre stress.

Når en virksomhed vælger sine løsninger omhyggeligt, implementerer dem omhyggeligt og uddanner sine medarbejdere, bliver teknologi en sand motor for forandring: Processer bliver organiserede, data bliver handlingsrettede, kommunikationen flyder, og vækst er ikke længere synonymt med kaos.Det er i sidste ende essensen af ​​en god strategisk vejledning i, hvilken software man skal vælge til at digitalisere en virksomhed: at forstå, at det ikke kun handler om programmer, men om at designe en smartere og mere bæredygtig måde at arbejde på.