Microsoft Teams vs SharePoint: Hvilken skal du vælge?

Når vi taler om samarbejdsværktøjer inden for økosystemet af Microsoft 365, to navne optræder ofte ofte: Microsoft Teams y SharePoint. Selvom begge er designet til at forbedre produktiviteten og samarbejdet, er det let at blive forvirret over, hvilken man skal bruge i hver situation. I denne artikel vil vi gå i dybden med forskellene, nøglefunktionaliteterne og brugssager på begge platforme.

Microsoft udvikler dem ikke kun som uafhængige produkter, men giver dem også mulighed for det integrere med hinanden. Dette funktionelle forhold tilføjer endnu et lag, der kan være forvirrende, men som kan være utroligt nyttigt, hvis det forstås godt. Lad os nedbryde alt, hvad du behøver at vide.

Hvad er Microsoft Teams?

Microsoft Teams er en kommunikations- og samarbejdsplatform i realtid, der fokuserer på at forbinde teams. Det giver brugerne mulighed for at sende øjeblikkelige beskeder, foretage videoopkald, gemme dokumenter og koordinere projekter fra en enkelt grænseflade. Teams var primært designet til forenkle interaktion mellem teammedlemmer, hvilket eliminerer behovet for at skifte mellem flere applikationer.

• Chats i realtid: ideel til at føre hurtige samtaler.
• Videoopkald og møder: integreret direkte i platformen.
• Opbevaring af filer: Delte dokumenter gemmes i tilknyttede mapper i SharePoint.

Når du opretter et team i Teams, genereres der automatisk andre ressourcer i baggrunden, såsom et websted SharePoint, en delt kalender og OneNote-notesbog. Dette tillader centralisere de nødvendige værktøjer til projektledelse.

Hvad er SharePoint?

SharePoint, derimod fokuserer mere på content management og internt samarbejde i en organisation. Siden lanceringen i 2001 har det udviklet sig til et robust værktøj til at skabe interne websteder, gemme dokumenter og administrere arbejdsgange.

Nogle af de bemærkelsesværdige funktioner i SharePoint er:

• Avanceret dokumenthåndtering: tillader versionskontrol, co-authoring af dokumenter og etablering af dataopbevaringspolitikker.
• Biblioteker og lister, der kan tilpasses: perfekt til at organisere information baseret på teamets behov.
• Automatiserede arbejdsgange: Automatiserede processer kan oprettes med værktøjer som Power Automate.

SharePoint tillader også oprettelse af undersider og hierarkiske strukturer, hvilket er perfekt til organisationer, der har brug for det mere granulær kontrol om information og adgangstilladelser.

Vigtigste forskelle mellem Microsoft Teams og SharePoint

Selvom begge værktøjer er integrerede, er deres tilgang og formål forskellige. Her viser vi dig de vigtigste forskelle:

funktionalitet	Microsoft Teams	SharePoint
samarbejde i realtid	Chats, opkald og videokonferencer til øjeblikkelig kommunikation.	Support til kommentarer og nyhedssider.
dokumenthåndtering	Dokumenter gemt i mapper tilknyttet kanalen.	Avancerede dokumentbiblioteker med flere tilpasningsmuligheder.
Adgangstilladelser	Grundlæggende kontrol på hold- eller kanalniveau.	Mere detaljerede tilladelser på liste-, biblioteks- eller webstedsniveau.

Hvornår skal du bruge Microsoft Teams?

Teams er ideel til projekter, der kræver en konstant og hurtig interaktion mellem medlemmer af et team. Hvis dit job involverer mange møder, kortvarige opgaver og behovet for at dele information i realtid, er dette det rigtige værktøj for dig.

Eksempler på brug:

• Organisering af virtuelle møder med kunder eller medarbejdere.
• Samarbejde om redigering af et dokument med flere deltagere.
• Opgavestyring og sporing fremskridt gennem Planner.

Hvornår skal du bruge SharePoint?

SharePoint er det foretrukne valg, når du skal etablere en solid struktur for data- og indholdsstyring. Det er også nyttigt til langsigtede initiativer, der kræver en centraliseret administration og mere kompleks adgangskontrol.

Eksempler på brug:

• Opret et intranet at dele virksomhedsoplysninger.
• Opsæt automatiserede arbejdsgange til dokumentgodkendelse.
• Lagring af store mængder data med avancerede søgemuligheder.

Integrationen mellem Microsoft Teams og SharePoint

Et af de mest interessante aspekter er, hvordan disse to værktøjer arbejder sammen. F.eks. gemmes filer, der deles i en Teams-kanal, automatisk i en mappe på det tilknyttede SharePoint-websted. Det betyder, at du kan drage fordel af SharePoints avancerede muligheder uden at forlade Teams.

Derudover kan du tilføje SharePoint-lister eller -sider som faner i en Teams-kanal, så du får adgang specifikt indhold direkte fra Teams-grænsefladen.

Valget mellem Microsoft Teams og SharePoint afhænger af dit teams unikke behov. Teams gør det nemt at realtidskommunikation, mens SharePoint er bedre egnet til langsigtet indholdsorganisering og -styring.