Sådan konverteres en Word-fil til Indesign

vil du gerne vide hvordan konvertere en fil fra ord til InDesign? Konvertering af et Word-dokument til et InDesign-dokument er ikke en nem opgave.

Faktisk, da nogle handlinger altid er nødvendige, når du importerer et Word-dokument til din InDesign-fil, vil jeg sige, at vi ikke engang kan tale om konvertering. Derudover, hvis den Word-fil, du vil konvertere, er kompleks, ender du sandsynligvis med at oprette den helt fra bunden i InDesign.

Desværre findes der ingen software, der kan konvertere en Word-fil til InDesign, men du kan lære, hvordan du korrekt opsætter både Word-dokumentet og InDesign-filen, så den manuelle konvertering er mindre smertefuld og tidskrævende.

Som en sidebemærkning, hvis du skal bruge Word til at oprette en udvekslingsfil til oversættelse, anbefaler jeg at bruge et specifikt værktøj (som Redokun). Dit oversættelsesbureau vil blive meget gladere for at modtage en XLIFF-fil i stedet for et Word-dokument, og dine interne oversættere vil elske det indbyggede oversættelsesværktøjs enkelhed.

Her kan du lære om: Sådan opretter du en indholdsfortegnelse i Indesign

I denne tutorial vil vi se:

• Sådan importeres et Word-dokument til InDesign
• Sådan linker du en Word-fil til InDesign
• [Pro Tip] Brug Master Pages til automatisk at flow et Word-dokument (opdatering)

Konverter en Word-fil til InDesign (importer dokumentet)

Når du har at gøre med en kollega eller klient, der har brug for eller ønsker at redigere teksten i dit InDesign-dokument, er den bedste løsning at forberede din InDesign-fil på forhånd. Du kan også linke og konvertere en Word-fil til InDesign.

At linke Word-dokumenter til en InDesign-fil er fantastisk, fordi det giver dig mulighed for at arbejde med dit design i InDesign og din kollega, klient eller hvem der nu skal skrive indholdet for at arbejde i en meget enklere (og billigere) software, som f.eks. Microsoft Word.

Denne metode kræver lidt arbejde at komme i gang, men tro mig, for de fleste job er det en livredder.

Hvis du indstiller afsnitsformater og tegnformater korrekt, har du ikke andet at gøre end at se InDesign-layout-indhold automatisk.

Opsætning af kildefilen

Når du importerer et Word-dokument til en InDesign-fil, er standardindstillingen også at importere de typografier, der er anvendt på teksten i Word.

Dette skaber de samme afsnitsformater, som bruges i Word-dokumentet i dit InDesign-dokument. Du kan udnytte denne funktion til at tilsidesætte udseendet af importeret tekst og importere til InDesign og layoute teksten meget hurtigt.

Husk dog, at konvertering fra Word til InDesign kan præsentere tekst anderledes, end du ville gøre manuelt.

• E.g., hvis du skulle oprette en punktopstilling i InDesign, ville jeg bruge en afsnitsstil. I stedet anvender konverteringen de punktopstillede tekstfunktioner som en inline-egenskab.

Vi har et simpelt dokument på én side i Word, som vi ønsker at importere til et dokument i InDesign.

Bemærk, at stilarter i Word blev brugt til at style teksten (ja, du kan også oprette dine egne stilarter i Word; på samme måde som i InDesign med tegnstile). Som i InDesign skal du passe på ikke at angive inline-egenskaber for tekst i Word.

Med andre ord, hvis du skal ændre tekstens karakteristika, gør du det ikke direkte i teksten, du ændrer stilegenskaberne, fordi de inline-egenskaber også bliver bibeholdt i teksten i InDesign, og hvis du vil anvende en anden typografi i dit InDesign-dokument, skal du manuelt tilsidesætte hver del med indlejrede typografier. Dette er meget vigtigt, hvis du vil have kontrol over dit dokument og designe teksten hurtigt.

Se her, hvad der sker, hvis du anvender inline-typografier på tekst i Word (venstre), og hvad der sker, hvis du ikke gør det (højre).

Som du kan se på skærmbilledet til venstre, er der i nærheden af ​​afsnitsstilnavnet en '+' mærke, som ikke er til stede på skærmbilledet til højre. Derudover har de to strenge tydeligvis forskellige stilarter.

Mærket '+' vises i nærheden af ​​afsnitsformatnavnet, hver gang den typografi, der er anvendt på teksten, udskiftes. Det betyder, at teksten i skærmbilledet til venstre ikke respekterer afsnitsstilen. I stedet viser skærmbilledet til højre teksten i den korrekte afsnitsstil, som jeg oprettede. Begyndelsen af ​​formularen

Importer dokumentet, når du konverterer en Word-fil til InDesing

• trin 1: Klik i InDesign Fileen i hovedmenulinjen og derefter Place (ellers kan du trykke på Cmd + D en Mac Os eller Ctrl + D en Windows).

BEMÆRK: Som nævnt ovenfor skal du sørge for, at stilene i Word-dokumentet er indstillet korrekt til teksten.

• trin 2: Klik Indstillinger og mærke Vis importindstillinger importvindue (hvis det ikke allerede er markeret), vælg filen og klik Åbne for at importere Word-filen til InDesign.

BEMÆRK: I dette vindue kan du tilpasse nogle indstillinger. Generelt er standardkonfigurationen korrekt. Du bør dog være særlig opmærksom på disse indstillinger:

• Bevar stilarter og formatering af tekst og tabeller
• Manuelle sideskift
• Importer stilarter automatisk

• trin 3: Hvis du vælger «Fjern typografier og formatering fra tekst og tabeller«, importerer du kun almindelig tekst fra din Word-fil (uden typografierne).

Lad os importere Word-filen med Bevar typografier og formatering fra tekst og tabeller aktiveret. Dette vil importere teksten og emulere stilene fra Word-filen til InDesign.

• trin 4: I sidste ende vil vi ændre de stilarter, der er oprettet af importen, og se, hvad der sker, når vi importerer det samme dokument igen.
• trin 5: Klik acceptere og tegn derefter en tekstramme i InDesign for at placere indholdet af din Word-fil.

Se, tekst i InDesign (til højre) har samme stilarter og udseende som tekst i Word (venstre).

Vi vil tilsidesætte indstillingerne for afsnitsformater, når vi konverterer en Word-fil til InDesing.

Som du kan se, er der i nærheden af ​​de importerede afsnitstypografier et ikon, der viser, at typografien er blevet importeret, og at ingen af ​​egenskaberne er tilsidesat.

• trin 1: Dobbeltklik på «Afsnit 1".
• trin 2: I Grundlæggende karakterformater, indstiller indstillingen Montserrat as, fed som font Style, 19 pt for størrelse og ændringer Kasse a All caps
• trin 3: Så Tegnfarve, etablerer C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0(det er en farve, der leveres som standard med InDesign; hvis du ikke kan finde den, skal du oprette den eller bare springe denne indstilling over)

• trin 4: Bemærk, at ikonet ved siden af ​​afsnitsformater «Afsnit 1» ikke længere er til stede.

• trin 5: Lad os også ændre Header 3 og Body Text-stilene med følgende egenskaber.
  • Afsnit 3: Font Sans Pro, fed, 12 pt, farve: C = 100 M = 90 Y = 10 K = 0
  • Brødtekst: Source Sans Pro, normal, 12 pt, farve: sort, nuance: 75%
• trin 6: Nu ser den tekst, du importerede fra Word-dokumentet til InDesign, således ud.

• trin 7: Lad os importere det samme Word-dokument til InDesign og se, hvordan teksten ser ud denne gang.

Konflikt mellem stilarter

InDesign fortæller os, at der er konflikter mellem stilnavne. Under Afsnitsstilkonflikter og Tegnstilkonflikter kan du bestemme:

• Brug af InDesign-stildefinitioner- Dette tilsidesætter stilene for teksten, der importeres fra Word-filen til InDesign-dokumentet.
• Omdefiner InDesign-stile- Dette fjerner indstillingen i InDesign, der tilsidesætter tekst importeret fra Word til InDesign.
• Omdøb automatisk- Dette importerer tekst med typografier til Word og skaber nye typografier i dit InDesign-dokument.

Vi vælger  Definitioner af InDesign-stile og vi importerer teksten fra Word-dokumentet til InDesign, som vi gjorde før. Du kan se, InDesign indstiller automatisk nye karakteristika for den tekst, du importerede fra Word-dokumentet.

Sådan linker du et dokument, når du konverterer en Word-fil til InDesign

Nu hvor vi har set, hvordan dokumentmigrering fungerer, når en Word-fil konverteres til InDesign, kan vi se, hvordan man linker en Word-fil til et InDesign-dokument, og hvordan denne fantastiske funktion kan hjælpe os.

Indstil præferencer, når du konverterer en Word-fil til InDesign

• trin 1: Klik InDesign (på MacOS) eller Edit (på Windows)Gå til i hovedmenulinjen Indstillinger i menuen, der åbnes, og klik i Filhåndtering...

• trin 2: Tjek Opret links, når du placerer tekst- og regnearksfiler i vinduet Filhåndtering og klik

Placer dokumentet, når du konverterer en Word-fil til InDesign

Som nævnt ovenfor skal du sikre dig, at stilene i Word-dokumentet er indstillet korrekt til teksten og importere teksten, som vi har set før.

• trin 1: Hvis du allerede har oprettet afsnitsformater med de samme typografinavne i Word, vil InDesign tilsidesætte indstillingerne for tekst importeret fra Word. Bemærk det nu i menuen Link, er linket til Word-filen dukket op.

• trin 2: Tilføj noget tekst til Word-dokumentet og se, hvad der sker i InDesign.

• trin 3: I menuen Link, ud for navnet på Word-filen, viser InDesign en advarselstrekant, der angiver, at den sammenkædede fil er blevet ændret. Hvis vi dobbeltklikker på trekanten, vil InDesign bede os om at opdatere indholdet.

Bemærk venligst, at hvis du opdaterer linket indhold, mister du alle ændringer, der er foretaget i den samme tekst, der tidligere er importeret til InDesign (uanset om det er grafisk eller tekstmæssigt).

Her er resultatet af opdateringen.

Slet linket med et importeret Word-dokument

Hvis du vil fjerne linket til Word-filen i InDesign, skal du gøre følgende:

• trin 1: dobbeltklik på linket til filen og vælg derefter

Import efter konvertering af en Word-fil til InDesign

Du kan importere en Word-fil, der indeholder en eller flere tabeller, til InDesign. InDesign indstiller dog ikke en tabeltypografi for importerede tabeller, som den gør for almindelig tekst, selv når tabeller i Word-filen har en tabeltypografi anvendt. I stedet bibeholdes den indlejrede typografi, der anvendes på tabeller i Word.

Nogle forbehold

• Fodnoter:De virker, men du kan ikke styre stilen i InDesign, så vær meget forsigtig, når du bruger dem, og indstil den stil, du ønsker i Word-filen, så den forbliver sådan, når du importerer Word-dokumentet til InDesign. .
• billeder:Hvis du placerer billeder i et Word-dokument, importerer InDesign dem som indlejrede billeder. Jeg anbefaler stærkt, at du ikke gør dette, for når først et billede er indlejret, vil du ikke være i stand til at redigere det. At linke billeder er altid den bedste løsning, fordi det holder filstørrelsen lav og gør arbejdet mere effektivt (så du kan opdatere billedet).
• Former: Hvem skal importere former og konvertere en Word-fil til InDesign? Det mener InDesign. Hvis du bruger former i din Word-fil, vil InDesign ikke importere eller konvertere dem.

Brug mastersider til at konvertere en Word-fil til InDesing (opdatering)

InDesing-mastersider er meget nyttige og kraftfulde, men overraskende mange brugere kender ikke deres fulde potentiale.

InDesign kan du automatisk indlæse en hel historie fra et Word-dokument, skabe sider og samle tekstrammer. Dette, kombineret med det, vi lige har set på sammen, kan spare dig for en masse tid og næsten fuldstændig automatisere processen.

Vær mere effektiv med plugins, når du konverterer en Word-fil til InDesing

Lad os nu se på, hvordan man kan være mere effektiv med plugins, når man konverterer en Word-fil til InDesing.

Link dokumenter i skyen, når du konverterer en Word-fil til InDesing

WordsFlow er et plugin, der giver dig mulighed for at forbinde Word med InDesign. Det giver dig mulighed for at redigere både InDesign-historik og dokumenter i Word eller Excel uafhængigt, uden at miste arbejde på begge sider.

WordsFlow opretholder et dynamisk link, så det intelligent kan flette ændringer fra eksterne dokumenter ind i InDesign-historieindholdet ved hver linkopdatering, i stedet for blot at erstatte historien.

• Du kan finde WordsFlow og prøve det gratis her.

Importer Word-filen ved hjælp af automatisk semantisk strukturering

Der er en anden udvidelse, som er værd at tjekke ud, hvis du vil importere din tekst fra Word-filen på en ren og semantisk struktureret måde og derefter anvende dens stilarter i InDesign.

Pluginnet bruger webtjenester Bogalope , som arbejder med en IA for at fjerne alle visuelle typografier og rydde op i dokumentet automatisk og derefter eksportere et semantisk struktureret dokument til InDesign.

Du kan også lære om: Sådan opretter du en indholdsfortegnelse i InDesign

Selvfølgelig vil InDesign-dokumentet have alle de stilarter, som du hurtigt kan redigere og style dokumentet. Endnu bedre, alle stilarter er allerede knyttet til HTML-tags til eksport af din e-bog.

Konklusion

Som du kan se, er dette måden at konvertere en Word-fil til InDesing. Vi anbefaler, at du følger trinene til punkt og prikke, øver og implementerer de nævnte plugins. Vi håber at have hjulpet dig med denne information.