Sådan undgår du sideskift og uventet formatering, når du indsætter tekst i Word

Microsoft Word Det er et af de mest anvendte værktøjer i verden til at skrive dokumenter, men det kan nogle gange spille os et puds, især når vi kopierer og indsætter tekst fra andre kilder. Mange brugere er frustrerede over, at når de indsætter fremmedtekst, indsætter Word... uventede sideskift eller ændrer formatet uden forudgående varsel, hvilket skaber forvirring og spilder tid på at forsøge at omorganisere dokumentet.

I denne artikel skal vi udrede Hvorfor Word indsætter disse sideskift eller formaterer tekst uventet når du indsætter indhold, og frem for alt viser vi dig alle de tilgængelige muligheder for at rette eller undgå det fra forskellige versioner af programmet. Med klare forklaringer, detaljerede trin og tips til at bevare fuld kontrol over dine dokumenter, vil du opdage, at Det er ikke nødvendigt at affinde sig med de automatiske forandringer, der så ofte komplicerer vores daglige arbejde..

Hvorfor indsætter Word sideskift, når jeg indsætter tekst?

En af de automatiske funktioner i ord er at kontrollere pagineringen af dokumenter. Som standard er programmet tilføjer automatiske sideskift nederst på hver side for at holde din tekst organiseret, men når du indsætter tekst, især fra en anden kilde med sin egen formatering, kan du også indsætte manuelle sideskift, sektionsskift eller endda dokumentets overordnede udseende kan ændres.

Hovedårsagerne til denne adfærd De er normalt relateret til:

• Det originale format af den kopierede tekst (f.eks. fra et andet Word-dokument, websider, PDF-filer osv.)
• Eksistensen af sektions- eller sideskift i det indsatte indhold
• Forkonfiguration af selve Word, især med hensyn til paginering og kompatibilitet mellem versioner
• Tilstedeværelsen af fodnoter eller slutnoter i den originale tekst

De mest almindelige symptomer ved indsættelse af tekst i Word

Problemet kan vise sig på forskellige måder. mest almindelige symptomer lyd:

• Sideskift vises i uventede områder af dokumentet
• Afsnit, der er adskilt fra deres kontekst, på forskellige sider
• Ændringer i kolonneformatering, især hvis den oprindelige tekst havde forskellige layouts
• Sektionsskift vises i stedet for sideskift, og omvendt
• Uoverensstemmelser når der er Fodnoter og kombineres med nye sektioner eller kolonner

Denne adfærd kan gøres endnu mere forvirrende, fordi, ifølge Ordvisning Afhængigt af den type visning, du bruger (Udskriftslayout, Normal, Webvisning), kan der vises omskiftelser, og nogle gange vises de ikke korrekt, før dokumentet er pagineret, visninger ændres, eller sidetal tilføjes.

Tekniske årsager og hvordan sideskift og formatering påvirker dem

Oprindelsen til disse uventede ændringer ligger i, hvordan Word fortolker formateringen af den indsatte tekstHvis du f.eks. indsætter et kontinuerligt sektionsskift lige efter en fodnote (eller slutnote) i dit dokument, kan Word automatisk oprette en ekstra side mellem de forskellige tekstafsnit for at sikre ensartet fodnote- og sektionsformatering.

Dette skyldes, at Word tillader ikke, at to forskellige sektioner af dokumentet deler den samme side når fodnoter er involveret. Hvis du også ændrer antallet af kolonner midt på siden (f.eks. én kolonne op og to kolonner ned), genererer Word muligvis automatisk en ny side for at opdele teksten og fodnoterne korrekt.

den ældre versioner af Word (Word 2002, 2003) og nyere versioner (som f.eks. Word 2007 og fremefter) håndterer denne kompatibilitet anderledes og tillader nogle justeringer for at undgå disse problemer, som vi vil se senere.

Paginerings- og formateringsindstillinger: Sådan styrer du automatiske sideskift

Ordet indeholder forskellige avancerede muligheder for at kontrollere paginering og formatering af afsnit og sider, fra menuen afsnitindstillinger. Nogle af disse muligheder er designet til at:

• Forhindr, at afsnit eller linjer adskilles på forskellige sider
• Forhindre forekomsten af enke- og forældreløse linjer
• Styr udseendet af bindestreger eller linjenumre
• Tving et sideskift til at forekomme før et bestemt afsnit

Nedenfor har vi beskrevet nogle af de mest nyttige indstillinger, organiseret efter funktionalitet, så du kan anvende dem trin for trin på dit dokument og bevare kontrollen over paginering.

Hold linjerne i et afsnit samlet på den samme side

1. Vælg afsnittene hvor du ønsker, at alle linjerne altid skal være på den samme side eller kolonne.
2. Tab Start I Word skal du klikke på ikonet for at åbne dialogboksen afsnit.
3. Åbn fanen Linjeskift og sideskift.
4. Marker indstillingen Hold linjerne sammen i sideinddelingssektionen.
5. tryk acceptere at anvende ændringen.

Denne indstilling vil forhindre teksten i det samme afsnit er opdelt på to sider, hvilket er vigtigt, når du vil bevare visuel sammenhæng eller forhindre, at titler adskiller sig fra deres indhold.

Hold afsnit samlet på en side eller i en kolonne

1. Vælg afsnittene som du vil holde sammen (for eksempel titel og første afsnit).
2. Gå til Start og åbner dialogboksen afsnit.
3. Gå ind Linjeskift og sideskift.
4. Marker indstillingen Hold dig til følgendePå denne måde vil Word forsøge at holde begge afsnit på samme side.
5. Klik på acceptere.

Denne funktion er meget nyttigt for at undgå at headere isoleres i slutningen af en side, og dens indhold begynder på den næste.

Indsæt altid et sideskift før et afsnit

1. Vælg afsnittet at du vil have mig til altid at starte på en ny side.
2. Åbn dialogen afsnit fra fanen Start.
3. Gå ind på fanen Linjeskift og sideskift.
4. Aktiver indstillingen Sideskift før.
5. Bekræft indstillingerne ved at klikke på acceptere.

På denne måde kan du sikre, at visse vigtige afsnit eller kapitler altid starter på en ny side, som det er tilfældet med rapporter eller akademiske opgaver.

Kontrol af enker og forældreløse børn i afsnit

1. Vælg afsnittene hvor du vil undgå, at en enkelt linje isoleres på en anden side eller kolonne.
2. Tab Start, åbner dialogboksen afsnit.
3. Åbn fanen Linjeskift og sideskift.
4. Aktiver indstillingen Kontrol af enke- og forældreløse linjer.
5. Klik på acceptere.

dette forhindrer den første eller sidste linje af et afsnit slutter alene på den næste eller forrige side, hvilket forbedrer læsbarheden og dokumentets professionelle udseende.

Sådan fjerner du linjenumre i et afsnit

1. Vælg afsnittet eller afsnit, hvor du ikke ønsker, at linjenumre skal vises.
2. fra Start, åbner dialogboksen afsnit.
3. Adgang til Linjeskift og sideskift.
4. Activa Undertryk linjenumre i formatsektionen.
5. tryk acceptere.

Denne indstilling er særligt nyttigt i tekstblokke, hvor du ikke ønsker, at linjerne skal nummereres, f.eks. i overskrifter, tabeller eller tekstbokse.

Undgå bindestreg i afsnit

1. Vælg afsnittene som du ikke vil anvende bindestreg på.
2. Åbn dialogen afsnit fra Start.
3. Gå ind Linjeskift og sideskift.
4. Aktiver indstillingen Brug ikke bindestreg.
5. Klik på acceptere.

således Ord vil undgå at bryde ord i slutningen af linjen ved hjælp af bindestreger, hvilket forbedrer tekstens æstetik i visse dokumenter.

Avancerede indstillinger afhængigt af Word-versionen

Indstillingerne til håndtering af disse typer problemer varierer en smule afhængigt af Word-versionen:

For Word 2003 og tidligere versioner

1. Åbn det problematiske dokument.
2. I menuen Værktøj, Vælg optioner.
3. Klik på fanen kompatibilitet.
4. inden optioner, aktiver boksen Opsæt fodnoter ligesom Word 6.x/95/97.
5. tryk acceptere.

For Word 2007 og nyere versioner

1. Klik på Knap Microsoft Office og kommer ind Ordindstillinger.
2. Vælg i venstre panel Avancerede indstillinger.
3. I højre panel skal du kigge efter Design Options i kompatibilitetssektionen.
4. Marker indstillingen Opsæt fodnoter ligesom Word 6.x/95/97.
5. Klik på acceptere.

Kun disse ændringer vil fungere i sektioner, der kun har én kolonne, ikke i dem med flere aktive kolonner.

Justering af tekstbokse og andre indstillinger

Hvis du bruger tekstbokse og du bemærker, at den omgivende tekst ikke ombrydes korrekt, kan du ændre indstillingerne for at få teksten til at passe bedre: Få mere at vide om at bevare formateringen, når du indsætter indhold.

1. Højreklik i tekstfeltet og vælg afsnit.
2. Gå til fanen Linjeskift og sideskift.
3. En Tekstboksindstillinger, kig efter listen slim fit og vælg en af disse muligheder:
   • At gøre
   • Første og sidste linje
   • Kun første linje
   • Kun sidste linje
4. tryk acceptere For at gemme indstillingerne.

Dette giver dig mulighed for yderligere at tilpasse, hvordan tekst arrangeres omkring bokse, og forbedre udseendet af dit dokument.

relateret artikel:

Sådan rydder du op i formateringen i Word efter at have indsat tekst fra internettet

Isaac

Passioneret forfatter om bytes-verdenen og teknologien generelt. Jeg elsker at dele min viden gennem skrivning, og det er det, jeg vil gøre i denne blog, vise dig alle de mest interessante ting om gadgets, software, hardware, teknologiske trends og mere. Mit mål er at hjælpe dig med at navigere i den digitale verden på en enkel og underholdende måde.