Verifactu udsætter sin forpligtelse og genåbner debatten om elektronisk fakturering

Regeringen har besluttet at give virksomheder og selvstændige et ekstra år, før Verifactu, det nye faktureringskontrolsystem designet af Skattestyrelsen, bliver obligatorisk. Ændringen kommer blot få uger før den planlagte dato og giver en udsættelse for tusindvis af SMV'er og freelancere, der endnu ikke har tilpasset deres faktureringssoftware.

Med denne beslutning forsøger direktionen at mindske den spænding, som de kommende deadlines skaber i erhvervssektoren , og samtidig vinde tid til en mere ordnet implementering af en kompleks regulering, der fuldt ud påvirker digitaliseringen af ​​faktureringsprocesser i Spanien.

Hvad er Verifactu præcist, og hvad sigter det mod at opnå?

Verifactu er navnet på den forordning, der fastlægger de tekniske standarder , som skal opfyldes af de computer- eller elektroniske systemer og programmer, der understøtter fakturering for virksomheder og fagfolk. Den stammer fra loven om forebyggelse og bekæmpelse af skattesvig og er videreudviklet gennem kongeligt dekret 1007/2023.

Den underliggende idé er enkel: Hver gang en faktura udstedes, skal softwaren generere en faktureringspost med en slags "digitalt fingeraftryk" af dokumentet, som ikke kan manipuleres eller slettes. Denne post skal overholde et standardformat, såsom en XML-fil , muliggøre sikker opbevaring og, hvor det er relevant, automatisk sendes til det spanske skattevæsen (AEAT).

I praksis skal faktureringssoftware oprette en fil tilknyttet hver faktura , inkorporere en QR-kode, der giver adgang til bestemte skatteoplysninger, og sikre sporbarhed af betalinger. Dette har til formål at lukke døren for såkaldt "dual-use software", som letter skjuling af indkomst og giver næring til undergrundsøkonomien.

Når reglen anvendes, har virksomhederne to hovedmuligheder: at opbevare disse registre i deres egne systemer og levere dem, når Skattemyndighederne anmoder om dem, eller at vælge Verifactu-modaliteten i strengere forstand , hvor softwaren automatisk sender dataene til AEAT, som derefter tager vare på disse oplysninger i realtid.

Nye datoer: et års mere spillerum for virksomheder og selvstændige

Det kongelige lovdekret, der er godkendt af Ministerrådet, inkluderer en yderligere forlængelse af implementeringen af ​​Verifactu. Tidslinjen er nu som følger: enheder, der betaler selskabsskat – det vil sige virksomheder af enhver størrelse, samt fonde, foreninger og andre skatteydere – vil have indtil 1. januar 2027 til at få systemet operationelt.

For de resterende berørte parter, der bruger faktureringssoftware, primært selvstændige og små virksomheder , der ikke betaler selskabsskat, men udfører økonomiske aktiviteter, træder forpligtelsen i kraft den 1. juli 2027. Den hidtil gældende frist er derfor blevet forlænget med tolv måneder.

Tidslinjen har været ujævn. Reguleringerne begyndte at tage form i 2021, reglerne blev godkendt i 2023, og den oprindelige køreplan satte juli 2025 som udgangspunkt. Dette blev senere udskudt til januar og juli 2026, afhængigt af typen af ​​skatteyder, og nu rykker en anden forsinkelse alt til 2027.

I selve præamblen til lovdekretet nævnes to hovedårsager til denne yderligere forsinkelse: behovet for at tilpasse faktureringssystemerne og målet om at sikre en "ordentlig og ensartet" implementering på tværs af hele produktionssektoren. Finansministeriet anerkender således, at et betydeligt antal virksomheder ikke ville have overholdt den tidligere frist.

Finansministeriet insisterer også på, at denne ekstra margen skal give virksomheder mulighed for at forbedre deres beredskab og for softwareudviklere at tilpasse deres produkter til de tekniske krav, så man undgår en forhastet overgang, der kunne have skabt fejl , bøder og mere forvirring.

Hvem er berørt af Verifactu, og hvem er ekskluderet

Systemet vil gælde for alle iværksættere og fagfolk , både fysiske og juridiske personer, samt enheder uden juridisk status, der udfører økonomiske aktiviteter og er underlagt personlig indkomstskat, selskabsskat eller ikke-residentskat gennem et fast driftssted i Spanien, forudsat at de er hjemmehørende i den fælles ordnings område.

Derfor er skatteydere bosiddende i Baskerlandet og Navarra , som har deres egne skattemyndigheder og -regler, undtaget, såvel som virksomheder, der allerede overholder systemet med øjeblikkelig informationslevering (SII), det system, hvorved visse virksomheder sender deres momsbøger næsten i realtid til skattevæsenet.

En anden gruppe, der for øjeblikket forbliver på sidelinjen, er SMV'er og selvstændige, der ikke bruger faktureringssoftware i streng forstand og fortsat udsteder fakturaer manuelt eller med simple dokumenter udarbejdet i tekstbehandlingsprogrammer som Word eller Excel , uden automatisering eller integrationer.

Begrænsningen ligger dog ikke så meget i selve værktøjet som i dets brug. Så snart automatiske funktioner er integreret – såsom nummereringskontrol, formler for totaler og skatter, generering af fakturabøger, makroer eller systematisk dataeksport – bliver dette miljø et computeriseret faktureringssystem (CBS) og skal overholde Verifactus krav fra den obligatoriske dato og fremefter.

Faglige foreninger og ledelsesorganer påpeger, at hensigten er, at systemet skal anvendes på dem, der allerede bruger digitale værktøjer til at udstede deres fakturaer. Alligevel advarer de om, at mange små virksomheder, der i øjeblikket opererer manuelt, sandsynligvis vil digitalisere inden for få år, så Verifactus faktiske rækkevidde kan vokse over tid.

Forholdet mellem Verifactu og den fremtidige obligatoriske elektroniske faktura

Udover Verifactu står erhvervssektoren over for endnu en betydelig forandring: den obligatoriske implementering af elektronisk fakturering for transaktioner mellem virksomheder og selvstændige. Denne foranstaltning stammer fra Crea y Crece-loven, der blev vedtaget i 2022, og afventer stadig lovgivningsmæssig udvikling fra Økonomiministeriet.

Eksperter inden for skatte- og erhvervsrådgivning understreger, at der er tale om to forskellige reguleringer med komplementære, men ikke identiske mål. Verifactu fokuserer på fakturaers sikkerhed, integritet og interne sporbarhed, mens kravet om elektronisk fakturering er rettet mod interoperabilitet mellem virksomheder og kontrol af kommercielle transaktioner.

Tilpasning til Verifactu erstatter derfor ikke den fremtidige forpligtelse til at udstede elektroniske fakturaer, selvom det kan lette processen. De, der allerede gør fremskridt med at implementere certificeret software og digitale processer, vil være bedre stillet, når deadlines og tekniske krav til e-fakturering er færdiggjort, hvilket også forventes i de kommende år.

Inden for teknologiske løsninger fremhæves det, at virksomheder, der udsætter tilpasning "til sidste øjeblik", risikerer at miste konkurrenceevne , især hvis deres konkurrenter allerede arbejder med systemer, der strømliner ledelsen, forbedrer den interne kontrol og reducerer faktureringsfejl.

Selvom den endelige tidsplan for elektronisk fakturering endnu ikke er færdiggjort, tyder brancheprognoser på, at den obligatoriske implementering vil blive indfaset og overlappe med den fulde udrulning af Verifactu, hvilket tvinger mange virksomheder til at planlægge deres digitaliseringsprojekter på forhånd .

Tilgængelige værktøjer: mellem den gratis skatteapp og privat software

For at lette overholdelsen af ​​reglerne vil Skattestyrelsen stille en gratis faktureringsapplikation tilpasset Verifactu til rådighed for skatteyderne, der er specielt designet til selvstændige og små virksomheder, der ikke ønsker at investere i betalingsløsninger eller udføre komplekse udviklinger.

Dette officielle værktøj vil give brugerne mulighed for at udstede verificerbare fakturaer, generere de tilsvarende faktureringsoplysninger og, hvor det er relevant, indsende oplysningerne til det spanske skattevæsen (AEAT) uden ekstra omkostninger. På denne måde forsøger skattevæsenet at afhjælpe en af ​​selvstændiges største bekymringer: den økonomiske indvirkning af overgangen til certificerede systemer.

Udover den offentligt tilgængelige løsning tilbyder markedet allerede en bred vifte af private faktureringsprogrammer , der enten er kompatible med eller kan tilpasses Verifactu. Disse programmer integreres typisk med andre regnskabs-, lager- eller virksomhedsstyringsmoduler og er rettet mod både SMV'er og større virksomheder.

Disse proprietære produkter tilbyder yderligere funktioner – skatteanalyser, dashboards, automatisering af administrative opgaver og integrationer med banker og betalingsplatforme – men deres omkostninger varierer afhængigt af antallet af brugere, antallet af fakturaer og de tilhørende tjenester. Adskillige undersøgelser og brancheforeninger viser, at nogle virksomheder planlægger at investere mellem 1.000 og 6.000 euro i tilpasning af software og udstyr.

Under alle omstændigheder kræver foreningerne af skatterådgivere og administrative ledere, at forlængelsen bruges til at præcisere, hvilke enheder der rent faktisk er forpligtede , hvordan overgangen vil være for dem, der allerede bruger bestemte værktøjer, og hvilken støtte der vil blive givet til virksomheder med færre ressourcer og et lavere digitaliseringsniveau.

Årsager til udsættelsen og den politiske kontekst

Den seneste forsinkelse for Verifactu kommer på et følsomt politisk tidspunkt. Det kongelige lovdekret, der inkluderer forlængelsen, er en del af en pakke af foranstaltninger, som regeringen bruger til at opfylde udestående forpligtelser over for Junts , som premierministeren selv indrømmede i et radiointerview.

Forordningen begrunder formelt forlængelsen af ​​fristen ved at henvise til de nødvendige tekniske justeringer af faktureringssoftwaren og ønsket om at undgå en forhastet udrulning, der kan forårsage omfattende forstyrrelser. Den politiske komponent er dog klar: Kravet om mere tid til SMV'er og selvstændige var et af de ønsker, der blev fremsat af catalanske virksomheder, og som blev taget op af det uafhængighedsorienterede parti.

På en pressekonference efter Ministerrådets møde understregede regeringens talsmand, at forlængelsen er en "særligt relevant" foranstaltning for små og mellemstore virksomheder og selvstændige , der letter presset ved at starte året med en forpligtelse, som mange var uforberedte på.

Kilder i Finansministeriet påpeger, at Skattestyrelsens oprindelige estimat var, at omkring to millioner virksomheder, der betaler selskabsskat, og omkring 2,4 millioner selvstændige forventedes at tilslutte sig systemet inden de nu udskudte datoer. Realiteten er ifølge nogle sektorundersøgelser, at kun et mindretal havde gennemført implementeringen.

Samtidig forbinder regeringen foranstaltningen med andre beslutninger, der har til formål at fremme overholdelse af skatteforpligtelser og give offentlige forvaltninger større fleksibilitet i brugen af ​​deres overskud til visse økonomisk bæredygtige investeringer, selvom disse problemstillinger ligger længere væk fra SMV'ers og selvstændiges dagligdag.

Reaktioner fra selvstændige, SMV'er og arbejdsgiverforeninger

Forlængelsen er blevet mødt med blandede reaktioner, selvom der generelt er lettelse blandt de mest direkte berørte grupper. Arbejdsgiverforeninger og selvstændige arbejdstagergrupper havde åbent krævet udsættelsen i ugevis med den begrundelse, at de fleste små virksomheder ikke ville være i stand til at overholde fristen.

Den nationale sammenslutning af foreninger for selvstændige (ATA) har beskrevet foranstaltningen som en "lettelse for de selvstændige ", der havde udtrykt deres træthed over, hvad de anser for en række nye byrder, procedurer og forpligtelser i en stadig usikker økonomisk kontekst. Dens formand havde advaret om, at mange fagfolk "ikke var forberedte" på ændringen.

Andre erhvervsorganisationer, såsom arbejdsgiverforeningen Cepyme og den catalanske forening Pimec, havde også anmodet om et yderligere moratorium med fokus på de økonomiske og organisatoriske omkostninger ved at tilpasse sig et nyt digitalt faktureringsmiljø. Sektorer som bagerier, slagterforretninger og fiskehandlere krævede i fællesskab, at der blev taget hensyn til virkeligheden for håndværksmæssige og traditionelle virksomheder, primært mikrovirksomheder med meget begrænsede ressourcer.

Fagforeningen for Fagfolk og Selvstændige (UPTA) har på sin side været mere kritisk over for de frem-og-tilbagegående lovgivningsmæssige diskussioner. Dens formand mener, at det at annoncere datoer og derefter trække dem tilbage skaber mistillid og giver næring til en følelse af juridisk usikkerhed blandt fagfolk, som ikke ved, hvad de kan forvente, eller hvornår de skal foretage bestemte investeringer.

Det Administrative Lederråd bifalder den pusterum, som forlængelsen giver, men advarer om, at den kun vil give mening, hvis den bruges til at "gøre det godt, der ikke er blevet gjort indtil nu": præcist definere reglens subjektive omfang , pålægge dens implementering og forhindre, at markedet igen bliver opslugt af en bølge af tvivl og modstridende fortolkninger.

Foranstaltninger til bekæmpelse af svig, indtægtskontrol og potentielle sanktioner

Verifactu er en del af den spanske skattemyndigheds strategi til at bekæmpe skattesvig og reducere den undergrundsøkonomi, der er forbundet med manipulation af fakturaer og salgsregistre. Målet er at forhindre skjulning af indkomst gennem programmer, der gør det muligt at ændre eller slette posteringer uden at efterlade spor.

Systemet kræver, at faktureringsprogrammer opererer under kriterier for ægthed, integritet og sporbarhed , således at enhver ændring af en faktura om nødvendigt foretages via en korrigerende faktura, der er knyttet til originalen, og at alt er perfekt dokumenteret.

Nogle eksperter påpeger, at Verifactus effektivitet har en klar grænse: Hvis der slet ikke udstedes fakturaer , mister værktøjet sin anvendelighed. Dette er tilfældet i visse forretningssektorer, hvor der forekommer svindel netop på grund af manglende dokumentation, noget systemet ikke selv kan løse.

Under alle omstændigheder ændrer den nye lovgivningsramme ikke i sig selv den gældende beskatning - momssatserne eller reglerne for skatteafregning forbliver de samme - men den giver forvaltningen mulighed for at få et mere detaljeret og hurtigere kendskab til indkomsten for fagfolk og virksomheder, der bruger disse systemer.

Manglende overholdelse af kravene kan resultere i betydelige bøder, som i visse tilfælde kan nå op til €50.000 . Derfor er det afgørende, at tilpasningen til Verifactu udføres i god tid, med passende vejledning og ved at verificere, at den valgte software opfylder de tekniske specifikationer, der er fastsat i reglerne.

Med den nye udskydelse vinder virksomheder og selvstændige tid, men de står også over for udfordringen med ikke at udskyde en tilpasning, der vil komme før eller siden, på ubestemt tid: Verifactu, den fremtidige obligatoriske elektroniske faktura og den stigende brug af certificeret software markerer en klar kurs mod et stadig mere digitaliseret skattesystem, hvor planlægning og information vil være nøglen til at undgå overraskelser i sidste øjeblik.

Relateret artikel:

Certificeret software til obligatorisk elektronisk fakturering

Isaac

Passioneret forfatter om bytes-verdenen og teknologien generelt. Jeg elsker at dele min viden gennem skrivning, og det er det, jeg vil gøre i denne blog, vise dig alle de mest interessante ting om gadgets, software, hardware, teknologiske trends og mere. Mit mål er at hjælpe dig med at navigere i den digitale verden på en enkel og underholdende måde.