Sådan komprimerer du en Word- eller PowerPoint-fil trin for trin

Når du har brug for at dele et dokument, og du får den typiske advarsel om, at filen er for stor, kan det blive en reel gene. Lær hvordan du komprimerer en Word- eller PowerPoint-fil Det gør forskellen på at sende dit arbejde på få sekunder eller have svært ved at håndtere e-mail (eller lære at Afsendelse af store filer i Outlook), skyen eller virksomhedens beskeder.

Desuden handler det ikke kun om at kunne vedhæfte det: reducer størrelsen på dine dokumenter Det gør også, at de optager mindre plads på harddisken, i forbindelse med tjenester fra opbevaring i skyen og åbne hurtigere, hvilket er vigtigt, hvis du arbejder i et team eller håndterer mange filer dagligt. Heldigvis indeholder Word og PowerPoint effektive muligheder for at reducere dokumentstørrelsen uden at miste kvalitet, og der er også eksterne værktøjer som kan hjælpe dig endnu mere.

Hvorfor er nogle Word- og PowerPoint-filer så store?

Før du begynder at komprimere som en gal, er det en god idé at forstå, hvor al den ekstra vægt kommer fra. Størrelsen på en Word- eller PowerPoint-fil Det afhænger i høj grad af indholdet: lange tekster, store billeder, grafik, tabeller, videoer eller lydfiler lægges op og skyder megabytene i vejret.

I Word-dokumenter er det oftest de ting, der gør filen større, indlejrede billeder i høj opløsningIsær hvis du har indsat dem direkte fra din telefon eller dit kamera uden at justere dem. I PowerPoint, udover billeder, indlejrede lyd- og videoklip De er de sædvanlige syndere bag præsentationer, der er for tunge.

Mindre synlige justeringer har også en effekt, såsom indlejring af skrifttyper (skrifttyper gemt i selve filen), hvilket garanterer, at dokumentet ser ens ud på enhver computer, men på bekostning af en betydelig forøgelse af størrelsen.

En anden mindre kendt faktor er de ekstra oplysninger, som billeder gemmer, når de redigeres i Office. Når du beskærer eller ændrer et billede I Word eller PowerPoint kan programmet bevare de originale data, så du kan gendanne dem senere, hvilket tilføjer kilobyte, som du ofte ikke har brug for.

Endelig skal det bemærkes, at nogle billedformater (for eksempel PNG med mange farver eller ukomprimeret TIFF) De er ikke designet til at spare pladsOg hvis de bruges uden optimering i Office-dokumenter, stiger den endelige vægt voldsomt, selvom indholdet ikke virker så komplekst.

Sådan finder du ud af, hvor meget dit Word- eller PowerPoint-dokument vejer

Før du begynder at justere indstillingerne, er det en god idé at lave et hurtigt tjek. Hvor stor er din Word- eller PowerPoint-fil? og hvordan det ændrer sig efter hver komprimeringsmetode. På denne måde kan du se, om det virkelig er værd at fortsætte med at justere.

Den mest direkte metode er fra selve programmet. Åbn dit Word-dokument eller din PowerPoint-præsentation. og gå til den øverste fane, hvor hovedmenuen vises.

Klik derefter på "Arkiv", placeret i øverste venstre hjørne. I den menu skal du vælge sektionen "Information" som du vil se i venstre kolonne. Dette panel viser forskellige detaljer om filen.

I afsnittet med generelle oplysninger i dokumentet kan du se den nøjagtige filstørrelse og andre egenskabersåsom antal sider eller slides, ordtælling eller ændringsdato. Det er en meget hurtig måde at se, om din fil er løbet løbsk og skal beskæres.

Når du først har vænnet dig til at se på dette afsnit, bliver det meget praktisk at blive ved med at tjekke. hvordan vægten ændrer sig efter hver justering, i stedet for at gå ind i blinde. Det er meget mere praktisk end at gætte, hvorfor e-mailen ikke lader dig vedhæfte den.

Reducer størrelsen på et Word- eller PowerPoint-dokument ved at deaktivere skrifttypeintegration.

En af de Tricks mere effektivt, og som mange ikke kender til, er administrere de skrifttyper, der er integreret i dine dokumenter. Microsoft Office Det giver dig mulighed for at gemme de skrifttyper, der bruges i selve filen, så teksten ser ens ud, selvom den modtagende computer ikke har disse skrifttyper installeret.

Denne funktion er meget nyttig med hensyn til design, men den kommer med en pris: Indlejrede skrifttyper kan øge filstørrelsen betydeligtIsær hvis du bruger tunge skrifttyper eller mange variationer (fed, kursiv osv.). Derfor er det værd at tjekke denne mulighed, når din filstørrelse bliver for stor.

For at ændre denne indstilling i Word eller PowerPoint skal du åbne dokumentet og klikke på menuen øverst. "Arkiv"Vælg derefter i venstre kolonne "Muligheder", hvilket åbner vinduet med programindstillinger.

Gå til kategorien i det vindue "Gemme"I afsnittet med titlen "Bevar nøjagtighed ved lagring af dette dokument" vil du se boksen "Integrer skrifttyper i filen"Hvis du vil gøre det så let som muligt, er det enkleste at lade det være umarkeret, så der ikke inkluderes skrifttyper i dokumentet.

Hvis du af en eller anden grund har brug for at integrere skrifttyper, kan du stadig reducere filstørrelsen betydeligt ved at aktivere to muligheder: "Indsæt kun de tegn, der bruges i dokumentet (anbefales for at reducere størrelsen)" y "Integrer ikke almindelige systemfonte"På denne måde gemmes kun de tegn, der rent faktisk bruges, og man undgår standardskrifttyper, som næsten alle computere allerede inkluderer.

Med denne justering vil du ofte opnå meget mærkbare størrelsesreduktionerDette gælder især i præsentationer med detaljerede designs eller dokumenter med usædvanlige skrifttyper. Men hvis du helt deaktiverer indlejring, kan tekstens udseende ændre sig en smule på computere uden den pågældende skrifttype.

Komprimer billeder i Word og PowerPoint for at reducere filstørrelsen

I de fleste dokumenter er billederne det største forbedringspunkt. Billeder i høj opløsning optager meget plads Og du behøver sjældent, at de er i maksimal kvalitet til en kontorrapport eller en præsentation i klassen.

Word og PowerPoint har indbyggede værktøjer til at komprimere alle billeder i et dokument uden at skulle gøre det ét efter ét. En hurtig metode er at bruge tastaturgenvejen "Gem som". Tryk på F12-tasten, mens filen er åben for at åbne det avancerede lagringsvindue direkte.

I det vindue, lige ved siden af ​​gem-knappen, vil du se en knap kaldet "Værktøj"Klik der og vælg muligheden "Komprimer billeder"Et vindue åbnes med forskellige indstillinger, der påvirker alle billeder i filen.

Inden for komprimeringsindstillingerne kan du se forskellige forudindstillede opløsninger. For dokumenter, du skal sende via e-mail eller dele online, er det normalt mere end nok at vælge den passende opløsning. "E-mail (96 dpi): minimerer størrelsen på dokumenter til deling"Denne indstilling sænker opløsningen på alle billeder, så de optager minimal plads, samtidig med at en acceptabel skærmkvalitet opretholdes.

Når du har valgt e-mail-muligheden eller en passende opløsning, skal du bekræfte og vende tilbage til hovedvinduet for lagring. Nu skal du bare Vælg .docx-formatet i Word eller .pptx i PowerPoint og klik på "Gem". Det anbefales at gemme med et andet navn for at sammenligne de originale og komprimerede filer.

Ud over dette globale værktøj kan du også gennemgå de avancerede billedindstillinger i Office. Fil > Indstillinger > AvanceretI afsnittet "Billedstørrelse og -kvalitet" kan du markere feltet "Kassér redigeringsdata" så programmet fjerner de oplysninger, der er nødvendige for at gendanne billeder til deres oprindelige tilstand efter redigering.

I den samme blok skal du sørge for, at "Komprimer ikke billeder i filen" Den er ikke markeret, fordi hvis den er markeret, deaktiverer den automatisk komprimering. Lige nedenfor, i "Standardopløsning", kan du vælge en værdi på 150 dpi eller lavere, mere end nok til de fleste dokumenter, der kun kan ses på skærmen.

Sådan reducerer du størrelsen på et Word-dokument trin for trin

Hvis du vil fokusere på Word, kan du kombinere flere indstillinger for at gør dine dokumenter meget lettere uden at ofre vigtigt indhold. Ideelt set bør du følge en logisk rækkefølge, så du ikke glemmer noget.

Start med at gennemgå billederne i dokumentet. Undgå at indsætte kæmpe billeder direkte. fra din mobiltelefon eller dit kamera; reducer dem i stedet på forhånd, eller lad Word komprimere dem ved at følge ovenstående trin (F12 > Værktøjer > Komprimer billeder).

Indtast derefter Fil > Indstillinger > Avanceret I afsnittet "Billedstørrelse og kvalitet" skal du markere "Kassér redigeringsdata" og indstille en standardopløsning på 150 dpi eller mindre. Dette sikrer, at Word ikke gemmer unødvendige billedoplysninger "bare for en sikkerheds skyld".

Så gå til Filer > Indstillinger > Gem Og tjek indstillingerne for integrering af skrifttyper. Deaktiver "Integrer skrifttyper i fil", hvis du ikke har brug for at garantere 100% ensartethed i skrifttypebrug på tværs af alle enheder. Hvis du har brug for det, skal du i det mindste aktivere mulighederne for at Indsæt kun de anvendte tegn, og indlejr ikke almindelige skrifttyper..

Det er også tilrådeligt at undgå overforbrug af tunge genstande som f.eks. meget kompleks grafik eller grafik indsat fra andre programmer i ukomprimerede formater. Brug når det er muligt Words indbyggede grafik eller billeder, der allerede er optimeret, for at reducere effekten på filstørrelsen.

Når du er færdig med at justere alt, skal du gemme filen som .docx (hvis den stadig er i .doc, det gamle format) og tjekke afsnittet med dokumentoplysninger, hvordan Filstørrelsen er blevet reduceretI mange tilfælde er ændringen radikal, især hvis det originale dokument er blevet redigeret i årevis uden nogen form for optimering.

Sådan komprimerer du en PowerPoint-præsentation fra Windows

I PowerPoint-præsentationer kan du, udover programmets indbyggede værktøjer, også bruge... Windows-filkomprimering For at reducere størrelsen på det, du sender. Det mindsker ikke præsentationens interne vægt, men det pakker den ind i en mere håndterbar fil.

For at gøre dette skal du åbne Stifinder (eller Windows Stifinder)Du kan tilgå den fra Start-menuen eller ved at bruge tastaturgenveje, afhængigt af din version af Windows (i Windows 8 og nyere, for eksempel med Windows-tasten).

Når du har åbnet browseren, skal du gå til den mappe, hvor du har gemt den præsentation, du vil dele. Højreklik på .ppt- eller .pptx-filen for at åbne kontekstmenuen med de forskellige muligheder.

I den menu skal du placere musen over indstillingen "Send til" og vælg i den undermenu, der åbnes «Komprimeret mappe (zip)»Windows opretter en ny .zip-fil i samme mappe med samme navn som din præsentation, men komprimeret.

Denne komprimerede fil er normalt meget mindre end den originale præsentation, og Den er perfekt til postforsendelse. eller, hvis den forbliver stor, opdel det i deleModtageren skal blot dobbeltklikke på zip-filen og pakke den ud for at gendanne præsentationen præcis som den var.

Reducer størrelsen på videoer og lydfiler i PowerPoint

Et andet vigtigt punkt i PowerPoint er multimedieindhold. Indlejrede videoer og lydfiler De kan lave en præsentation, som i starten virker simpel, og som vejer ti eller endda hundredvis af megabyte.

PowerPoint indeholder en specifik funktion til komprimere multimediefilerne i præsentationenSelvom den nøjagtige sti kan variere en smule afhængigt af versionen, finder du den normalt i medieindstillingerne eller filværktøjerne.

Ved at aktivere mediekomprimering omkoder programmet videoer og lyd til et mere effektivt format og reducerer deres bitrate, hvilket normalt betyder et meget mærkbart fald i den samlede filstørrelse uden at det er alt for mærkbart i kvaliteten under en standardpræsentation.

Udover at bruge dette værktøj er det god praksis at indsætte fra starten videoer, der allerede er optimeret (for eksempel forkortet i varighed og med en rimelig opløsning som 720p) i stedet for at indsætte enorme 4K-filer, der ikke tilføjer noget, når de afspilles på en almindelig projektor eller et lille lærred.

Hvis din præsentation stadig er for stor, kan du også overveje at linke til bestemte onlinevideoer (f.eks. fra tjenester som streaming) i stedet for at indlejre dem. På denne måde, PowerPoint-filen vil være meget mindre.Du skal dog have en internetforbindelse under præsentationen.