Microsoft 365 vs. Google Workspace og migrering i virksomheder

Hvis du har arbejdet med Google Workspace, og du overvejer at skifte til Microsoft 365Du har sikkert halvdelen af ​​teamet begejstret for Gmail, Drive og Docs ... og den anden halvdel sværger på, at det ikke er uden dem. ordExcel og PowerPoint kan ikke overleve. Denne situation er mere almindelig, end den ser ud til: organisationer, der har investeret i Google i årevis, har trænet deres brugere, men har stadig en meget høj procentdel, der foretrækker Microsofts økosystem.

I denne sammenhæng er det sædvanlige spørgsmål, om Bliv på Google Workspace, flyt alt til Microsoft 365, eller sameksister halvhjertet Fortsætter med Office installeret på computerne og filerne i Drev. Og selvfølgelig opstår et andet centralt spørgsmål: hvordan man gør en Ordentlig migrering af e-mail, filer, kalendere og tilladelser Uden at ødelægge noget og uden at lade brugerne være inaktive i en uge. Lad os nedbryde alt dette roligt og med en meget praktisk tilgang.

Microsoft 365: Et kraftfuldt økosystem til krævende forretningsmiljøer

Når vi taler om Microsoft 365 (tidligere Office 365) Vi refererer til en platform, der kombinerer klassiske desktop-applikationer med cloud-tjenester, avanceret sikkerhed og moderne samarbejdsværktøjer. Med andre ord, den samler traditionelle Word og Excel med Teams. SharePointOneDrive og hele Microsofts administrations- og sikkerhedsopsætning.

Blandt dens mest kendte komponenter er Office-skrivebords- og webapplikationer (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), foruden samarbejdsværktøjer som f.eks. Teams, SharePoint og OneDrive, virksomhedstjenester som Exchange Online eller Power Platform, og et voksende udvalg af sikkerhedsløsninger som Microsoft Defender og compliance-funktioner.

En af de store styrker ved Microsoft 365 er dets Fuld offline-funktionalitetBrugere kan fortsætte med at arbejde med alle ressourcerne i Word, Excel eller PowerPoint, selvom de mister internetadgangen, hvilket er afgørende i virksomheder med hyppige rejser, byggepladser, filialer med dårlig forbindelse eller blot brugere, der foretrækker den traditionelle model med en lokal fil, der synkroniseres senere.

Derudover er platformen i høj grad designet til integrere med infrastruktur Windows og Active DirectoryDerfor passer det særligt godt i organisationer, der allerede lever i et Microsoft-miljø, med servere, domæner og forretningsapplikationer baseret på interne teknologier.

På den mindre gunstige side har Microsoft 365 en vis konfiguration og administrationskompleksitetAdministrationscenteret er meget kraftfuldt, men det kræver teknisk viden at udnytte dets muligheder fuldt ud. Læringskurven kan også være noget stejlere for brugere, der ikke er bekendt med Microsofts økosystem, især dem, der kommer fra rent webbaserede miljøer som Google Workspace.

Google Workspace: Problemfrit cloud-samarbejde

Google Workspace (tidligere G Suite) blev født fra dag ét med den idé, at Alt sker i browseren og i realtidIngen grund til at installere tunge softwarepakker: Docs, Sheets, Slides, Gmail, Kalender, Meet ... alt tilgås fra nettet eller fra apps Meget lette mobiltelefoner designet til at fungere hvor som helst.

Suitens hjerte består af Gmail, Drev, Dokumenter, Regneark, Slides, Kalender, Chat og MeetDerudover inkluderer den værktøjer som Forms, Sites, Keep, Jamboard og AppSheet. Med andre ord, du har styr på din virksomheds e-mail. opbevaring i skyen, basale kontorpakker, videoopkald og intern beskedudveksling, med et stærkt fokus på enkelhed.

Google Workspaces største styrke ligger i dens samtidig samarbejde om dokumenterFlere brugere kan redigere en fil samtidigt, se ændringer i realtid, kommentere, foreslå og chatte i selve dokumentet uden at bekymre sig om versionskontrol eller fillåse. For distribuerede teams, startups og virksomheder med en meget flad organisationsstruktur er dette rent guld.

Et andet højt værdsat punkt er dets ren og minimal grænsefladeDette giver de fleste brugere mulighed for at få styr på det på få minutter, især hvis de allerede brugte personlige Gmail- eller Google Drive-konti. For organisationer med små IT-teams reducerer denne enkelhed hændelser og supporttid.

Den mindre positive side er, at afhængighed af internetforbindelse Forskellen er ret udtalt: offline-tilstande findes, ja, men de når ikke det samme modenhedsniveau som Microsofts desktop-applikationer. Desuden, selvom kompatibiliteten med Office-filer er forbedret betydeligt, kan komplekse Excel- eller Word-dokumenter stadig være problematiske at åbne eller redigere i [systemet/appen/osv.]. Google Docs eller Regneark.

Nøglesammenligning: brugeroplevelse, samarbejde og lagring

Hvis vi fokuserer på brugerens daglige behov, tilbyder Microsoft 365 grænseflader med flere muligheder og mulighedermed bånd fyldt med menuer, faner og avancerede indstillinger. Dette er perfekt for brugere, der presser Excel eller Word til deres grænser, men det kan være overvældende for mere basale brugere.

Google Workspace satser derimod på en Renere design med funktioner vist kontekstueltDette skjuler noget af kompleksiteten, så brugeren ikke farer vild. Det fremskynder implementeringen, selvom nogle avancerede brugere savner at have mere dybdegående muligheder for meget komplekse dokumenter.

I samarbejde er Microsoft 365 især afhængig af Teams, SharePoint og samtidig redigering i OfficeTeams forener chat, kanaler, videoopkald og fælles redigering af dokumenter, der hostes på OneDrive eller SharePoint. Samtidig redigering fungerer godt, selvom oplevelsen nogle gange er mindre ensartet mellem desktop- og onlineversionerne.

Google Workspace har på sin side Samarbejde i realtid er indlejret i DNA'etAlt er designet til hurtig deling, samtidig redigering og kommentering. Meets integration med Kalender og dokumenter gør det utrolig nemt at skifte problemfrit fra en e-mail eller et dokument til et videoopkald.

Inden for fillagring og -administration tilbyder OneDrive og SharePoint en meget struktureret dokumentarbiblioteksmodelmed detaljeret kontrol over tilladelser, godkendelsesworkflows, metadata og opbevaringspolitikker. Google Drive skiller sig derimod ud ved sin enkelhed (og der findes alternativer som f.eks. ProtonDrive): kraftfulde søgninger, fleksibel deling og forhåndsvisning af næsten alle filer uden behov for ekstra applikationer.

Sikkerhed, overholdelse af regler og integration med andre systemer

Når vi taler om sikkerhed og overholdelseMicrosoft 365 har normalt en fordel i stærkt regulerede sektorer (finans, sundhedsvæsen, offentlig administration), fordi det inkluderer muligheder som avanceret DLP, informationsstyring, Microsoft Defender, meget fin kontrol over identiteter og adgang, foruden et bredt katalog af certificeringer (GDPR, HIPAA, ISO 27001 osv.).

Google Workspace er heller ikke dårlig på dette område: Udnyt Googles globale infrastruktur og sikkerhedsforanstaltningermed totrinsbekræftelse, phishing-beskyttelse og malwareVault til dataopbevaring og eDiscovery, samt kontekstuelle adgangskontroller. Nogle kontroller er dog mindre detaljerede end Microsofts i meget komplekse scenarier.

Med hensyn til integration med andre applikationer har Microsoft en fordel, når virksomheden allerede har Windows-miljøer, Azure, .NET-applikationer eller klassiske forretningsløsningerPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) giver dig mulighed for at automatisere processer, oprette apps med lav kode og forbinde data fra flere kilder med et højt niveau af native integrationer.

Google Workspace passer perfekt ind organisationer med høj cloud-native egenskabermed mange SaaS-applikationer og intensiv brug af Google Cloud Platform. Plugin-markedspladsen og åbne API'er muliggør tilslutning af tredjepartstjenester, selvom det i nogle tilfælde kan være nødvendigt at stole mere på brugerdefineret udvikling eller eksterne integrationer.

Inden for kommunikation og videokonferencer, Hold og Google mødes De dækker mere end tilstrækkeligt behovene hos de fleste virksomhederTeams har en tendens til at vinde point i miljøer, hvor man ønsker at integrere virksomhedstelefoni (Teams Phone) eller store live-events, mens Meet er værdsat for sin enkelhed og gode funktion i Googles økosystem.

Hvilken platform passer bedst til virksomhedens type og størrelse

Organisationsstrukturen har stor indflydelse på beslutningen. virksomheder med traditionelle hierarkier og meget definerede afdelingerMicrosoft 365 er normalt et bedre valg på grund af dets detaljerede kontrol, muligheden for at konfigurere meget præcise politikker efter område og dets nemme integration med ældre systemer. databaser virksomhedsmæssig.

I organisationer med flade strukturer, multifunktionelle teams og en stærkt horisontal samarbejdskulturGoogle Workspace er særligt praktisk: alle deler, kommenterer og samarbejder i realtid uden at bekymre sig for meget om den underliggende "dokumentarkitektur".

På grund af deres størrelse har store virksomheder med tusindvis af ansatte en tendens til at vælge Microsoft 365- eller Google Workspace Enterprise-abonnementer afhængigt af om de prioriterer ekstrem overholdelse af lovgivningen og integration med ældre systemer (mere gunstigt for Microsoft) eller agilitet og samarbejde i realtid i stor skala (mere i overensstemmelse med Google).

I mellemstore virksomheder, både Microsoft 365 Business Premium som Google Workspace Business Plus De tilbyder meget rimelige kombinationer af pris, funktionalitet og sikkerhed. Den afgørende faktor er normalt det eksisterende miljø: Hvis du allerede bruger klassisk Office og Windows, vil du sandsynligvis vælge Microsoft; hvis din virksomhed startede i skyen med Gmail og webapps, vinder Google normalt.

For små virksomheder og startups med færre end 50 ansatte er beslutningen normalt påvirket af brugervenlighed og IT-budget. Google Workspace Business Starter Det muliggør en ultrahurtig opstart, samtidig med at Microsoft 365 Business Basic eller Business Standard De er meget attraktive, når du også vil inkludere desktop-applikationer med licenser pr. bruger til flere enheder.

Enhedens rolle: 100% Mac-baserede virksomheder og risici ved OneDrive

Når de kommer i spil miljøer, hvor alle brugere arbejder med MacBeslutningen har dog yderligere nuancer. Mange systemadministratorer rapporterer, at Google Drive opfører sig ret stabilt på macOS, med en synkroniseringsklient, der, selvom den ikke er perfekt, har tendens til at være mindre problematisk end nogle versioner af OneDrive i krævende scenarier.

I små kreative virksomheder eller arkitektur-, design- eller marketingstudier er det almindeligt at finde All-Mac-teams, der især værdsætter lagerstabilitetI disse tilfælde kan satsningen på Microsoft 365 som platform til e-mail, kontorapplikationer og samarbejde støde sammen med mistillid til OneDrive og frem for alt den intensive brug af SharePoint fra Mac.

For et lille kontor, for eksempel otte professionelle, der i øjeblikket bruger GoDaddy e-mail og Dropbox For fildeling er dilemmaet tydeligt: ​​Hvis e-mail, møder og kontoropgaver skubber dig mod Microsoft 365, men cloudlagring virker mere pålidelig i Google Drive, skal du nøje overveje virkningen af ​​potentielle synkroniseringsproblemer på macOS.

I disse scenarier er det tilrådeligt at undersøge, om mængden af ​​filer, deres størrelse og behovet for at arbejde med dem komplekse biblioteker og SharePoint-metadata De retfærdiggør at flytte alt til Microsoft, eller om det kan give mening at beholde en del af driften på Google Drive, eller endda kombinere løsninger afhængigt af indholdstypen og dets kritiske karakter.

På den anden side har Microsoft løbende forbedret OneDrive-klient til Mac og integration med FinderDette reducerer synkroniseringsproblemer, der var ret hyppige for et par år siden. Alligevel er det for virksomheder, der er meget følsomme over for filproblemer (såsom et arkitektfirma, der håndterer tegninger, 3D-modeller og store mængder dokumentation), tilrådeligt at udføre pilottests, før man foretager det fulde skift.

Fra Google Workspace til Microsoft 365: Hvad kan migreres, og hvad kan ikke

Hvis du beslutter dig for at skifte fra Google Workspace til Microsoft 365, er det første, du skal være klar over, at Hvilke typer data kan migreres, og hvilke begrænsninger gælder?I et standardprojekt kan følgende overføres indlægGrundlæggende regler for e-mail, kalendere og kontakter. Derudover kan du flytte filer fra Google Drev til OneDrive og SharePoint, og bevare mange af metadataene og tilladelserne.

Brugermigrering udføres normalt i partier eller partierDette muliggør et faseopdelt projekt: postkasser oprettes i Microsoft 365, det defineres, hvem der deltager i hver batch, og grupper af personer migreres i kontrollerede tidsvinduer for at reducere påvirkningen af ​​den daglige drift.

Det er vigtigt at have domænet allerede Bekræftet i Microsoft 365 Og du bør have konfigureret de nødvendige DNS-poster, især TXT- og MX-posterne, før du foretager dig noget væsentligt. Denne del koordineres normalt med hosting- eller DNS-udbyderen for at undgå e-mail-afbrydelser.

Ikke alt på Google fungerer som forventet. Der er begrænsninger at overveje, såsom... ingen migrering af mødelokalereservationer, tabet af begivenhedsfarver i kalendere, delvis migrering af kontakter (med maksimalt tre e-mailadresser pr. kontakt) eller fraværet af brugerdefinerede etiketter, kontakt-URL'er eller visse specifikke Gmail-kategorier.

Derudover er der kvoter og begrænsninger i Google API'en Disse faktorer kan påvirke ydeevnen af ​​kalender- og kontaktmigreringer. Derfor tager den komplette migrering af store datamængder ofte flere dage, selvom den indledende opsætningsproces kun tager et par timer.

Forudsætninger og metoder til e-mail- og datamigrering

Før du starter migreringsprocessen fra Google Workspace til Microsoft 365, anbefales det at sikre dig, at De ansvarlige har de rette roller I begge miljøer: administrative tilladelser eller som minimum projektopretterrollen i Google til at registrere API'er og konfigurere adgang, og administrative tilladelser i Microsoft 365 til at oprette brugere, postkasser og connectorer, samt have tidligere sikkerhedskopier.

I praksis er det normalt nødvendigt Opret underdomæner til at dirigere mail under sameksistens (for eksempel en til flowet til Microsoft 365 og en anden til det resterende flow til Google) og få alle brugere klargjort i Microsoft 365, før de placeres i en migreringsbatch.

Tilgængelige migreringsmetoder inkluderer fra Microsoft 365 native værktøjer til migrering fra Google Mulighederne spænder fra specialiserede tredjepartsløsninger til scripts og manuelle værktøjer til mindre eller meget tilpassede scenarier. Valget af metode afhænger af antallet af postkasser, datamængden og budgettet.

Velplanlagte projekter kombineres massive indledende migreringer med differentielle synkroniseringer Tæt på tidspunktet for MX-migreringen, så nedetiden for brugerne er så kort som muligt. Det vil sige, at de vigtigste data migreres dage før, og lige før den endelige migrering foretages en sidste gennemgang for at indlæse eventuelle nye data, der er blevet tilføjet.

Det er tilrådeligt at have en klar intern kommunikationsplan: forhåndsmeddelelser, et planlagt ændringsvindue, instruktioner til konfiguration af Outlook, Teams eller andre applikationer og en forstærket supportkanal i de første par dage til at håndtere spørgsmål og mindre problemer.

Filmigrering: fra Google Drive til OneDrive og SharePoint

Ud over posten er et af de mest delikate trin Migrering af filer fra Google Drev til Microsoft-skyenDet er her, Migration Manager kommer ind i billedet, det værktøj som Microsoft tilbyder til at analysere, planlægge og udføre overførslen af ​​indhold til OneDrive og SharePoint, samtidig med at strukturen, tilladelserne og en stor del af metadataene bevares.

I en standard arbejdsgang er det første Forbind Google-miljøet med migreringsprojektetFor at gøre dette skal du installere Microsoft 365-migreringsappen fra Google Workspace Marketplace og give den de nødvendige tilladelser. Når det er gjort, kan du registrere de konti eller Drive-enheder, du vil scanne.

Det næste trin er analyser indholdet af Google DrevVærktøjet scanner drevene, registrerer potentielle problemer (filer med for lange navne eller stier, ikke-understøttede filtyper, tilladelsesfejl osv.) og genererer rapporter, der kan downloades, så du kan se, hvad der kan blokere migreringen, eller hvad der skal rettes på forhånd.

Når et sæt Drive-enheder vises som "klar til migrering", kan du Føj til migreringslisten og gennemgå destinationsruterne, justering af hvilket indhold der går til personlig OneDrive, og hvilket indhold der går til SharePoint-biblioteker tilknyttet teams eller afdelinger.

En central del er Identitetstildeling mellem Google og Microsoft 365Domæner, brugere og grupper skal kortlægges fra den ene side til den anden, så læse- og redigeringstilladelser, når migreringen er afsluttet, forbliver rimeligt afstemt med den oprindelige situation.

Migration Manager Lite: forenklede migreringer for SMV'er

For små og mellemstore virksomheder med færre end 100 licenser har Microsoft skabt Migrationsadministrator LiteEn strømlinet og enklere version af standardmigreringsadministratoren, der er designet til at hjælpe SMV'er og partnere med at flytte indhold fra Google Drive til Microsoft 365 uden at skulle kæmpe med alle de avancerede muligheder.

Denne Lite-tilstand kommer Aktiveret som standard på SMB-lejere Når du opretter et migreringsprojekt og tilgår det fra Microsoft 365 Administration, skal du vælge Google Drev eller Google Workspace som kilde i afsnittet Indstillinger og migrering/import.

For at begynde at bruge det, skal du kontrollere, at du har tilstrækkelige tilladelser i destinationslejeren (normalt en global administratorrolle, SharePoint eller lignende), og at den Google-konto, der bruges til at oprette forbindelse, har læseadgang til de drev og brugerkonti, der skal migreres.

Når projektet er oprettet, følges en meget klar, guidet sekvens: forbindelse til kilden, indholdsgennemgang, definition af destinationer, identitetstildeling og lancering af migreringen med statusovervågning. For mange SMV'er reducerer dette den nødvendige tekniske indsats betydeligt.

Selv med denne forenklede metode er det stadig tilrådeligt at have en person med tidligere erfaring inden for migration, i det mindste for at gennemgå analyserapporterne og validere, at bibliotekstopologien i SharePoint og OneDrive afspejler den faktiske måde, virksomheden fungerer på, og ikke bare en bogstavelig kopi af, hvordan tingene var i Drive.

Myter om omkostninger, investeringsafkast og prisfastsættelse mellem Google Workspace og Microsoft 365

I årevis har det været taget for givet, at Google Workspace var "billigere" end Microsoft 365Dette skyldes delvist, at mange startede med gratis versioner af G Suite eller personlige Gmail-konti, der blev omdannet til arbejdsværktøjer uden åbenlyse direkte omkostninger.

Men da Google har udfaset gratis abonnementer for virksomheder og konsoliderede abonnementsmodeller, Prisfordelen er ved at forsvinde.I dag skal den reelle sammenligning foretages ved ikke kun at se på det månedlige licensgebyr, men også på de samlede ejeromkostninger: integration med andre applikationer, ledelsestid, sikkerhedsbehov, teamproduktivitet osv.

Undersøgelser såsom rapporter om den samlede økonomiske effekt på Microsoft Teams at vise meget høje investeringsafkast når man analyserer reduktionen i mødetid, elimineringen af ​​rejser, forbedringen af ​​teamkoordineringen og accelerationen i beslutningstagningen.

Noget lignende sker med implementeringen af ​​Google Workspace i organisationer, der starter med meget fragmenterede modeller: Flyt alt til en samarbejdsbaseret cloudplatform Det reducerer informationssiloer, forbedrer onboarding af nye medarbejdere og gør fjernarbejde muligt uden en stor infrastrukturudrulning.

I sidste ende er nøglen at analysere, hvor meget det reelt koster at fortsætte, som vi gør: individuelle Office-licenserDropbox eller lignende lagring, tredjeparts e-mail, tjenester fra backup spredte, yderligere sikkerhedsløsninger ... og sammenlign det med omkostningerne og mulighederne i en integreret pakke som Microsoft 365 eller Google Workspace.

Avanceret sikkerhed, hybridarbejde og modernisering af arbejdspladsen

Udvidelsen af hybrid- og fjernarbejde Dette har gjort det til, at det ikke længere er nok blot at have kontorsoftware og e-mail. Virksomheder har brug for løsninger, der beskytter data på enhver enhed, muliggør sikker godkendelse fra ethvert sted og muliggør centraliseret overvågning af potentielle trusler.

Microsoft har forbedret dette aspekt betydeligt med værktøjer som f.eks. Microsoft 365 Defender til virksomheder, som samler malwarebeskyttelse, sårbarhedsstyring, informationsstyring og automatiseret hændelsesrespons med en XDR-tilgang (udvidet detektion og respons), der ser på endpoints, identiteter, e-mail og applikationer samlet.

For organisationer, der udskifter ældre udstyr, lokale servere og gamle løsninger Takket være cloud-tjenester forenkler disse typer integrerede platforme livet i høj grad: færre forskellige produkter at vedligeholde, færre vinduer at kontrollere og et klarere overblik over, hvem der tilgår hvad.

Google har også styrket sit engagement i sikkerhed: Avancerede kontrolelementer til slutpunktsstyring, kontekstuelle sikkerhedsregler, revisionsværktøjer og en konstant indsats for at beskytte konti mod phishing og hijacking. I miljøer, hvor de fleste applikationer er cloudbaserede og tilgås via opdaterede browsere, er denne model et godt valg.

I begge tilfælde ligger udfordringen normalt i den korrekte indledende konfiguration og i at træne brugerne til at blive fortrolige med praksisser som f.eks. multi-faktor autentificering (MFA)Ansvarlig adgangskodehåndtering og identifikation af mistænkelige e-mails.

Vælg mellem Microsoft 365 og Google Workspace og planlægning af en migrering fra Google At skifte til Microsofts økosystem er ikke en triviel beslutning, og den løses heller ikke udelukkende ved at se på licensprisen: virksomhedskulturen, typen af ​​anvendte enheder (Windows, Mac, mobil), den sektor, den opererer i, vigtigheden af ​​sikkerhed og overholdelse af regler, kompatibilitet med komplekse dokumenter og frem for alt den faktiske måde, teams samarbejder på dagligt, spiller alle en rolle. Jo bedre disse faktorer forstås, og jo bedre migreringsprojektet er designet – e-mails, kalendere, kontakter og filer med deres tilladelser – jo mere mening vil den valgte platform give, og jo lettere vil det være for folk at implementere den uden drama og med følelsen af, at produktivitetsværktøjerne nu arbejder til deres fordel og ikke imod dem.