KPI'er i Excel: Komplet guide, eksempler og skabeloner

Excel, især når det kombineres med PowerPivot Og pivottabeller er blevet en slags de facto standard for samling KPI-dashboards, skabeloner og indikatorpaneler uden at skulle investere i dyr software. Men for virkelig at få mest muligt ud af det, er det vigtigt at forstå, hvad en KPI er, hvordan man opbygger en i Excel, og hvilke typer skabeloner der findes til forskellige områder af virksomheden.

Hvad er en KPI, og hvorfor giver det så god mening at administrere den i Excel?

En nøglepræstationsindikator eller KPI er i bund og grund en En kvantificerbar måling, der forbinder dine mål med reelle resultater.Det er ikke et simpelt tal: det er altid relateret til et mål (objektiv) og en meget specifik tidsmæssig eller forretningsmæssig kontekst.

Inden for en virksomhed kan du finde overordnede KPI'er, som taler for organisationens samlede præstation (samlet omsætning, margin, rentabilitet, samlet kundefastholdelse osv.) og langt mere specifikke, lavniveau-KPI'er med fokus på specifikke processer inden for områder som marketing, salg, kundeservice eller HR.

Professionelle grupperer ofte flere KPI'er i et enkelt dashboard. På den måde kan de få et omfattende overblik på en enkelt skærm. historisk og opdateret præstationsoversigtTendenser opdages, og det er meget nemmere at beslutte, om man skal korrigere kursen eller fastholde den nuværende strategi.

I Excel, især når man arbejder med Power Pivot, består en KPI altid af tre grundlæggende elementer: basisværdi, målværdi og statustærsklerDet særlige ved Excel er, at alt dette kan linkes til målinger og formler og datamodeller, der automatisk genberegnes, når oplysningerne opdateres.

Nøglekomponenter i en KPI i Excel: baseline, mål og status

For at en KPI i Excel kan have operationel betydning, skal den være bygget på en klar struktur. De tre grundlæggende byggesten er: basisværdi (faktisk måling), målværdi (mål) og statslige tærsklersom giver dig mulighed for med et hurtigt blik at fortolke, om noget går godt eller dårligt.

Basisværdi: den målestok, der afspejler virkeligheden

Basisværdien er en beregnet mål, der returnerer et talDette er typisk en samling af data: summen af ​​salg, fortjeneste for en periode, producerede enheder, arbejdstimer, tilfredshedsindeks osv. I Power Pivot er det defineret som et beregnet felt (måling) i en kolonne i din faktatabel.

Du kan f.eks. oprette et beregnet felt i kolonnen Salgsbeløb i en salgstabel for at få Samlet beløb solgt af hver sælgerDenne måling (for eksempel Sales:=SUM(FactResellerSales)) bliver derefter basisværdien for den KPI, som du vil sammenligne med, om målet bliver nået eller ej.

Målværdi: det mål, som den sammenlignes med

Målværdien defineres også som en beregnet måling eller som en fast absolut værdi, der fungerer som et målHer kan du repræsentere salgskvoter, budgetter, produktionsmål, forventede gennemsnit eller andre benchmarks, som du vil måle den faktiske ydeevne i forhold til.

Hvis vi fortsætter med forretningseksemplet, kan du have en FactSalesQuota-tabel med en SalesAmountQuota-kolonne, hvor salgskvote tildelt hver medarbejderEn måling som Target SalesAmountQuota:=SUM(FactSalesQuota) ville være målværdien for salgs-KPI'en, og Excel ville automatisk sammenligne det faktiske salg med den pågældende kvote.

I andre tilfælde bruger du en fast værdi. For eksempel inden for HR vil en leder måske sammenligne afholdte feriedage sammenlignet med virksomhedens gennemsnitDette gennemsnit kunne indtastes som en absolut værdi i KPI'en for hurtigt at se, hvem der ligger betydeligt over eller under.

Statstærskler: KPI-trafiklyset

Tilstandstærskler er de intervaller, der bestemmer, om KPI'en er i rød, gul eller grøn. De er defineret af afstanden mellem en nedre og en øvre grænse, normalt udtrykt som en procentdel af målet eller i absolutte værdier.

Når du opretter en KPI i Power Pivot, kan du nemt justere disse grænser ved at trække i håndtagene på en bjælke. På denne måde konfigurerer du startværdien. Ydelsen vurderes at være under, på linje med eller over målet., og disse tilstande vil blive vist som ikoner eller farvede søjler i pivottabeller og dashboards.

Sådan opretter, redigerer og sletter du KPI'er i Excel med Power Pivot

For at arbejde professionelt med KPI'er i Excel er det mest effektive værktøj at bruge Power Pivot og dens interne datamodelDette tilføjelsesprogram, der kun er tilgængeligt i Windows, giver dig mulighed for at oprette målinger, definere KPI'er og derefter bruge dem i dynamiske tabeller på en meget visuel måde.

Aktivér Power Pivot i Excel

Det første du skal gøre er at sørge for, at Power Pivot er aktiveret. I mange installationer er det deaktiveret som standard, så du skal gå til Fil > Indstillinger > Plugins > Administrer > COM-plugins og markér feltet Power Pivot. Når du har accepteret, vil du se en ny Power Pivot-fane på det primære Excel-bånd.

Grundlæggende trin til at oprette en KPI

Når du har Power Pivot, og dine data er velorganiseret i tabeller, er processen med at oprette en KPI relativt ligetil, hvis du følger en logisk rækkefølge og bruger beregningsområde til definition af baseline-mål og -mål.

1. Vælg den relevante tabelI Power Pivot-datavisningen skal du vælge den tabel, der indeholder den måling, der skal fungere som basisværdi for KPI'en (f.eks. salgstabellen).
2. Vis beregningsområdetHvis du ikke kan se måleområdet, skal du gå til Hjem > Beregningsområde for at få vist den nederste bakke, hvor du skal indtaste DAX-formlerne.
3. Opret basismåletDefiner en metrik, der repræsenterer den faktiske værdi, du vil spore (samlet salg, gennemsnitlig tilfredshed, antal hændelser osv.). Hvis du ikke har erfaring med at oprette metrikker, kan du bruge AutoSum eller indtaste formlen direkte i søgefeltet.
4. Konverter målingen til en KPIHøjreklik på basismålet, og vælg indstillingen Opret KPI. Der åbnes en dialogboks med flere sektioner.
5. Definer målværdienBeslut, om du vil bruge en anden måling som dit mål (f.eks. en kvote eller et budget) eller en absolut værdi, som du indtaster manuelt.
6. Juster statsgrænserneFlyt kontrollerne for at indstille lave og høje grænser. Du kan basere dem på en procentdel af målet eller på specifikke værdier, afhængigt af forretningskonteksten.
7. Vælg en ikonstilVælg det sæt ikoner eller den statuslinje, der skal vises i rapporter og pivottabeller for visuelt at angive KPI-status.
8. Beskriv KPI'enDu kan eventuelt tilføje beskrivelser af KPI'en, dens værdi, dens mål og dens status, hvilket er meget nyttigt, når andre brugere skal interagere med modellen.

Rediger eller slet en KPI

Hvis dine mål eller den måde, du måler dem på, ændrer sig over tid, kan du nemt ændre konfigurationen af ​​en KPI i Power PivotHøjreklik blot på den måling, der fungerer som basisværdi, og vælg Rediger KPI-indstillinger for at ændre mål, tærskler eller ikoner.

Hvis en KPI bliver irrelevant, kan du slette den fra kontekstmenuen (Slet KPI). Det er vigtigt at vide, at Sletning af KPI'en sletter ikke de metrikker, den brugte som grundlag eller mål.så du kan genbruge dem i andre indikatorer eller i nye definitioner.

Praktisk eksempel: Salgs-KPI'er i Excel med pivottabel

Et meget typisk tilfælde er salgsdirektøren, der har brug for et hurtigt overblik over, om hendes team er opfyldelse af de kvoter, der er tildelt for et bestemt årHan ønsker at se, for hver sælger, den faktisk solgte mængde, den kvote de havde sat, og en visuel indikator, der fortæller ham, om han er under, på linje med eller over målet, så han kan filtrere efter år.

For at løse dette bygges en Power Pivot-model med en salgstabel (FactResellerSales) og en kvotetabel (FactSalesQuota). Et samlet salgsmål defineres for SalesAmount-kolonnen, og et målkvotemål defineres for SalesAmountQuota-kolonnen. Det første erklæres som basisværdien for KPI'en, og det andet som målværdien.

Det næste trin er at konfigurere statusgrænserne efter procentdel, således at 100% repræsenterer den nøjagtige opfyldelse af kvotenIntervaller kan defineres, for eksempel rød under 90%, gul mellem 90% og 100% og grøn over 100%. Når ikontypen er valgt, er KPI'en klar til brug i rapporter.

I Excel opretter salgschefen en pivottabel, trækker medarbejderens navn til Rækker og tilføjer værdien til området Værdier. faktiske salgsmålinger såsom målværdi og KPI-statusDerefter inkorporerer den et årsfelt som en datasegmentering for at analysere specifikke perioder.

Resultatet er et simpelt panel, hvorfra du øjeblikkeligt kan se holdets status, Filtrer efter år og registrer tendenser at justere kvoter eller forretningsstrategier efter behov.

KPI-paneler og dashboards i Excel: hvad de er, og hvornår skal de bruges

Ud over individuelle KPI'er bygger mange virksomheder sande KPI-dashboards i ExcelDette er regneark, der kombinerer pivottabeller, diagrammer, statusindikatorer og filtre for at give en enkeltsidet visning af nøgletal for et specifikt område eller hele virksomheden.

Et dashboard af denne type indeholder typisk søjlediagrammer, linjediagrammer, trafiklysindikatorer og numeriske kort, alle knyttet til historiske data. Formålet er at muliggøre en Visuel overvågning af fremskridt i forhold til mål defineret og fungere som et præsentationsværktøj for ledelse, kunder eller investorer.

Det kan være tidskrævende at oprette et dashboard helt fra bunden, især hvis der kræves en masse tilpasning. Derfor er dashboards så populære. KPI-dashboardskabeloner i Excelsom leverer den grundlæggende struktur og grafik, og du skal kun udfylde dine egne data eller tilpasse nogle felter til den enkelte virksomheds virkelighed.

Den store fordel ved skabeloner er, at selvom mange er designet til et specifikt formål (f.eks. projektstyring med KPI'er for opgaver, deadlines og budget), kan de let omkonfigurerbar til andre sammenhængesalgsmål, driftseffektivitet, rentabilitet pr. produkt osv.

KPI-skabeloner i Excel til Human Resources

Et af de områder, hvor det giver mest mening at bruge KPI'er i Excel, er inden for Human Resources. Måling af resultater er en del af DNA'et i enhver organisation, der ønsker at få succes. Håndter talent effektivt, reducer udskiftning og forbedrer arbejdsmiljøet.

I HR bruges KPI'er til at afgøre, om Udvælgelsesprocesserne er effektive, om træningen giver reel værdi, hvordan frafaldsprocenten udvikler sig, om der er kønsbalance, eller hvordan personalet er fordelt på tværs af lokationer og afdelinger.

Et HR KPI-dashboard i Excel viser alle disse oplysninger på en meget visuel måde, typisk med filtrerbare diagrammer og tabeller. Dette giver alle i ledelsesteamet mulighed for nemt at få adgang til og gennemgå dataene. Overblik over billedet af personområdetselvom jeg ikke er ekspert i analyse.

Typiske metrikker i en HR KPI-skabelon.

En effektiv HR-skabelon i Excel indeholder typisk mindst følgende grundlæggende KPI'er relateret til rekruttering, fastholdelse og arbejdsstyrkestruktur:

• Samlet antal ansættelser: antal nyansatte i en given periode.
• Aktive medarbejdereHvor mange personer er der i virksomheden i øjeblikket?
• Samlet antal afgangeFrivillige og ufrivillige afgange.
• Middelalderen af aktive medarbejdere.
• Gennemsnitligt opholdgennemsnitlig anciennitet i organisationen.
• FrafaldsprocentProcentdel af medarbejdere, der forlader virksomheden inden for et bestemt interval.
• Fordeling efter kønAndelen af ​​mænd og kvinder (og andre køn) i arbejdsstyrken.
• Vandkilderhvorfra de kandidater, der i sidste ende bliver ansat.
• Beliggenhed af medarbejdere fordelt på kontorer eller byer.
• Medarbejdere efter afdelingSkabelonstruktur efter områder.

Med dette billede kan en HR-chef for eksempel opdage, at Én afdeling har en personaleomsætning, der er langt højere end gennemsnittet.Dette rejser spørgsmål: Er der problemer med ledelse, arbejdsbyrde, lønninger eller forventninger? Dashboardet giver ikke svarene, men det peger dig i den rigtige retning.

Brugscyklus for HR KPI-skabeloner i Excel

Den typiske arbejdsgang med denne type skabelon involverer fire meget klare trin, som gentages kontinuerligt for at vedligeholde levende og nyttige data til beslutningstagning:

1. Aktivér skabelonen, og læs instruktionerneMange avancerede regneark indeholder makroer og hjælpefaner. Det første trin er at aktivere aktivt indhold og forstå, hvordan det er organiseret.
2. Indtast medarbejderdataI en databasefane registreres nyansættelser, opsigelser og nøgleattributter (navn, startdato, afdeling, køn, placering osv.). Det er vigtigt at holde dette opdateret.
3. Analysér dashboardsAndre faner genererer automatisk generelle diagrammer over ansættelser, afgange, gennemsnitsalder osv. med filtre til at dykke dybere efter afdeling, år, lokation osv.
4. Sammenlign afdelingerMange skabeloner indeholder en sammenligningsfane, hvor du kan Sammenlign to afdelinger og observer forskelle i omsætning, ansættelsesperiode eller medarbejderantalhjælper med at opdage kritiske områder.

Disse typer skabeloner er normalt højt værdsatte, fordi de samler alt i en enkelt fil. alle relevante HR-KPI'er og give ledere mulighed for at træffe bedre beslutninger uden behov for eksterne værktøjer.

Eksempler på KPI'er i Excel for forskellige forretningsområder

Logikken bag KPI'er i Excel kan anvendes på stort set ethvert område. Med udgangspunkt i de mest almindelige eksempler kan du opbygge et ret omfattende katalog af indikatorer for kunder, produkter, markedsføring, salg eller service.

Kundetilfredsheds-KPI'er (NPS eller andre skalaer)

Et typisk eksempel er overvågning af Net Promoter Score (NPS) eller en tilfredshedsscore på en skala fra 1 til 5. Svar indsamles hver sjette måned eller kvartal, gennemsnittet beregnes, og et forbedringsmål defineres som en KPI, for eksempel, stigning på 30 % i forhold til det nuværende gennemsnit.

I Power Pivot kan dette oversættes til en måling, der ganger det aktuelle gennemsnit med 1,3 for at indstille målværdien. Den resulterende KPI viser, hvor mange perioder eller segmenter. De opfylder den forbedrede tilfredshedsstandard og hvilke kommer til kort.

KPI'er for bedst sælgende produkter

En anden meget nyttig applikation er hurtigt at identificere, hvilke produkter eller pakker der driver forretningen mest. Ved hjælp af en tabel over solgte enheder pr. produkt beregnes det gennemsnitlige salg, og en nøglepræstationsindikator (KPI) etableres for at fremhæve denne præstation. de elementer, der er over, på linje med eller under gennemsnittet.

Pivottabellen viser produkterne, antallet af solgte enheder og KPI-status, således at Bestsellere kan identificeres med et hurtigt blik og også dem, der klarer sig dårligst, hvilket hjælper med at træffe beslutninger om kataloger, priser eller kampagner.

KPI'er for indholds- eller publikationspræstation

Inden for indholdsmarkedsføring er en typisk KPI præstationen af ​​opslag baseret på interaktioner (klik, kommentarer, delinger). Der opbygges en tabel med opslagene og deres metrikker, de gennemsnitlige interaktioner beregnes, og derefter et højere mål er sat (for eksempel +20%).

KPI'en i Excel gør det nemt at se, hvilke opslag der overgår forventningerne, og hvilke der ikke lever op til forventningerne, hvilket er nyttigt for Forfin indholdstype, frekvens og kanaler der virker bedst.

Sælgerens præstations-KPI'er

I et salgsteam kan du måle foretagne opkald, genererede muligheder og lukkede salg. En typisk KPI er... lukkekurs eller salgsvolumen pr. repræsentant, sammenlignet med et vækstmål (f.eks. +30%).

Ved at konfigurere statusgrænser følsomt er det muligt tydeligt at se, hvem der overgår forventningerne, hvem der holder sig inden for et acceptabelt interval, og hvem der befinder sig i en bekymringszone, hvilket letter præstationsstyring, træning og incitamenter.

KPI'er vedrørende modtagne anmeldelser eller meninger

I en e-handels- eller servicevirksomhed er kundeanmeldelser guld værd. En simpel KPI i Excel kan være antal modtagne anmeldelser pr. månedSammenlignet med det historiske gennemsnit. Hvis antallet af meninger måles hver måned, viser der sig tydelige tendenser.

KPI'en vil straks vise, om handlingerne til at fremme anmeldelser (e-mails efter køb, incitamenter, serviceforbedringer) virker, ved at se Hvilke måneder ligger over gennemsnittet, og hvilke ligger under det?.

KPI'er for kundefastholdelse

Kundefastholdelse er en af ​​de vigtigste indikatorer for sundhed for en virksomhed med abonnementer eller tilbagevendende tjenester. I Excel kan du gruppere data efter år og beregne det. gennemsnitlig fastholdelsesratebruge det som grundlag for en KPI.

Hvis der er defineret justerede statslige tærskler, er det muligt at se hvilke år De har haft den bedste og den dårligste fastholdelseog forbinde disse ændringer med strategiske beslutninger, prisændringer, produktforbedringer eller servicehændelser.

Fordele og begrænsninger ved at bruge Excel til KPI'er og dashboards

Excel og Power Pivot tilbyder en effektiv kombination til opsætning af indikatorsporingssystemer uden behov for specialiseret software. De har dog også deres ulemper, især i takt med at datamængden og brugerne vokser.

Vigtigste fordele

Blandt dens styrker skiller det sig ud, at Excel er et værktøj ekstremt udbredt og velkendt for de fleste professionelle. Dette reducerer læringskurven og giver mange brugere mulighed for at blive involveret i at oprette og spore KPI'er uden store investeringer i træning.

Derudover er den utrolig fleksibel. Du kan oprette komplekse formler, design af meget brugerdefinerede diagrammer og tilpasning af skabeloner skræddersyet til hver enkelt virksomheds præcise behov. Og hvad angår omkostninger, er det normalt en langt mere overkommelig løsning end avancerede BI-platforme.

Dens evne til at integrer data fra flere kilder og formater (CSV-filer, eksporterede databaser, andre regneark osv.) og konsoliderer informationen i én fil. Med de rigtige værktøjer kan dataene analyseres næsten i realtid med diagrammer og pivottabeller, der letter fortolkning og mønsterdetektion.

Ulemper og hvornår man skal overveje alternativer

På den mindre gunstige side har Excel klare begrænsninger i automatisering, samarbejde og opdateringer i realtidImport og rensning af data er normalt en manuel opgave, der er tilbøjelig til De mest almindelige fejl i Excel-formlerOg det kan blive skrøbeligt at vedligeholde kritiske dashboards udelukkende i regneark.

Derudover, selvom der findes løsninger til visning af regneark på mobile enheder, er oplevelsen ikke så problemfri som den på en dashboard-software, der er specielt designet til adgang og samarbejde på flere enhederDet kan være vanskeligt at dele og redigere den samme fil med flere personer i store miljøer.

Af alle disse grunde ender mange organisationer med at kombinere Excel med specifikke cloudbaserede KPI-dashboardløsninger, som giver mulighed for Forbind data automatisk, samarbejd i realtid, planlæg rapporter og få adgang hvor som helstbrug af regneark som kilde eller mellemlag i databehandlingen.

Excel KPI-skabelon: funktioner, brug og tilgængelige typer

På markedet kan du finde KPI-skabeloner til Excel og Google Sheets, der er klar til download i .xlsx-format eller som online regneark, der kan forbindesDe inkluderer normalt et interaktivt dashboard, datafaner og forudfyldte eksempler, der hjælper dig med at forstå, hvordan de fungerer.

De sædvanlige funktioner i en god Excel KPI-skabelon inkluderer en instrumentbræt med visuelle indikatorerAutomatisk beregning af nøgletal, ordnet registrering af præstationsdata, analyse efter mål og perioder, avancerede filtre og grafer klar til udskrivning eller præsentation.

Den anbefalede arbejdsgang til brug af dem er normalt altid den samme: først udfyldes de grundlæggende data for hver KPI (navn, beskrivelse, enhed, hyppighed), derefter mål, der skal nås Og endelig udfyldes arket med de faktiske data, der skal analyseres.

Når KPI'erne er konfigureret, og dataene er indlæst, opdateres dashboardet og tillader visualiser udviklingen af ​​indikatorerne i realtidSammenligning af resultater med mål og generering af grafer for at lette fortolkningen af ​​enhver profil, teknisk eller ej.

Mange af disse løsninger inkluderer endda adskillige foruddefinerede skabeloner efter område (salg, marketing, produktion, finans, HR, projekter), der kan tjene som udgangspunkt for at opbygge et komplet sporingssystem uden at starte fra bunden.

Kort sagt er Excel fortsat et yderst værdifuldt værktøj til at opbygge og spore KPI'er, så længe datamængden og brugerne er rimelige, og det ledsages af en klar metode: klart definere, hvad man vil måle, sætte sammenhængende mål, opretholde god dataopdateringsdisciplin og stole på veldesignede skabeloner og dashboards, der letter læsningen for både analytikeren og ledelsen.