Komplet vejledning til brug af Copilot i Excel

Hvis du ofte arbejder med regneark, har du sikkert mere end én gang tænkt, at det ville være dejligt at have en assistent, der kunne udføre noget af arbejdet for dig. Copilot i Excel Den ankommer netop med det formål.Hjælper dig med at importere data, oprette formler, analysere kompleks information og besvare spørgsmål om dine egne bøger uden at skulle kæmpe med umulige funktioner.

I denne komplette vejledning lærer du trin for trin Sådan kommer du i gang med at bruge Copilot i ExcelDu lærer, hvad du skal bruge for at få ikonet til at vises, hvordan du bruger det til at fremhæve, sortere og filtrere data, generere formler og opdage tendenser og relevante oplysninger. Du får også se, hvad du skal gøre, hvis Copilot ikke vises i båndet, og hvordan du gennemgår dine privatlivsindstillinger for at aktivere alle dets funktioner.

Hvad er Copilot i Excel, og hvad kan det gøre for dig?

Copilot i Excel er en assistent baseret på kunstig intelligens integreret i Microsoft 365 Det hjælper dig med at arbejde hurtigere og smartere med dine regneark. Det er ikke et eksternt tilføjelsesprogram, men en funktion, der integreres direkte i Excels faneblad Hjem (og også i andre programmer som...). ord, PowerPoint eller Outlook på nettet).

Takket være denne assistent kan du oprette og forstå komplekse formler uden at kende dem udenad, opsummere store tabeller på få linjer, finde mønstre, der går ubemærket hen ved første øjekast, eller generere dynamiske diagrammer og tabeller ud fra blot en naturlig sprogprompt.

En af de store fordele er, at Copilot kan arbejde med data, du allerede har i din Excel-projektmappe såvel som med oplysninger, du importerer fra andre kilder. Den kan læse intervaller og tabeller, identificere hvilke kolonner der er relevante, og tilbyde forslag til analyser, omformatering eller beregninger, uden at du behøver at prøve funktionerne én efter én.

Udover at hjælpe dig med specifikke opgaver, Copilot kan også trin for trin forklare, hvad den gørHvis den genererer en formel, kan du bede den om at beskrive, hvordan den fungerer, hvilke argumenter den bruger, og hvordan du kan tilpasse den til andre tilfælde. På denne måde automatiserer du ikke kun arbejdet, men lærer også at bruge Excel bedre.

De vigtigste fordele ved at bruge Copilot i Excel

Den første store fordel ved Copilot er, at Det forenkler dataimport betydeligt.Du kan bede den om at hente oplysninger fra internettet, fra filer, du har gemt i OneDrive, eller SharePoint...eller endda fra interne kilder i din organisation. Dette sparer dig tid med at kopiere og indsætte og reducerer fejl, når du forbereder dine regneark.

Når du har dataene i Excel, Copilot hjælper dig med at fremhæve, sortere og filtrere information Det er meget intuitivt. Du kan give instruktioner som "vis kun rækker med værdier større end 5" eller "fremhæv celler, der indeholder tal", og guiden vil anvende de nødvendige filtre eller formater uden at du behøver at navigere gennem alle menuerne.

En anden styrke er dens evne til at generer nye formler baseret på, hvad du har brug forI stedet for at huske den nøjagtige syntaks for hver funktion, kan du beskrive, hvad du vil opnå: "beregn det samlede salg pr. produkt" eller "summer kun denne måneds ordrer". Copilot opretter de ekstra kolonner eller rækker med de relevante formler baseret på dine aktuelle data.

Det stopper ikke der: hvis du nogensinde er stødt på formler, du ikke forstår, Copilot kan også forklare, hvordan de fungererDu kan spørge den, hvad en bestemt formel gør, hvad dens komponenter er, eller hvordan du ændrer den for at opnå et andet resultat. Det er som at have en ekspert Excel-kollega, du kan konsultere når som helst.

Derudover er der informationsanalysedelen, hvor Copilot er i stand til at opdage tendenser, outliers og nøglepunkterHvis du stiller den et spørgsmål om dine data, kan den svare dig med tekstresuméer, diagrammer, pivottabeller eller lister, der tydeligt viser de mest relevante oplysninger i tabellen.

Hvor vises Copilot i Excel og andre programmer?

I tilfældet med Excel, Copilot er integreret direkte i fanen Hjem på båndet.Du vil se et specifikt Copilot-ikon, hvorfra du kan åbne et samtalepanel med indledende forslag og en boks til at skrive instruktioner i naturligt sprog.

Den samme assistent er også tilgængelig i Word, PowerPoint og Outlook i webversionenForudsat at du har et abonnement, der inkluderer Copilot. Hvis du også har et Microsoft 365-abonnement, der giver adgang til desktop-apps, burde du også finde Copilot-ikonet i de versioner, der er installeret på din computer.

Det er vigtigt at forstå det Copilot er knyttet til din Microsoft 365-konto og din licensDet vises ikke blot ved at have programmet installeret; den konto, du logger ind på appsene med, skal have et Copilot-kompatibelt abonnement for at funktionerne er synlige.

I nogle tilfælde kan det ske, at Den er tilgængelig på nettet, men ikke på computeren endnuEller omvendt, afhængigt af hvordan din organisation administrerer opdateringer. Alligevel er den primære reference, du altid bør tjekke, den aktive Microsoft-konto øverst i programvinduet.

For nye filer, som du endnu ikke har gemt, eller dokumenter, der er gemt på den lokale harddisk, hovedkontoen, der vises i øverste hjørne af vinduet Det skal være kontoen med Copilot-licensen. Hvis du bruger en sekundær konto, vises assistentens muligheder muligvis ikke.

Konto- og licenskrav for brug af Copilot i Excel

Før du begynder at lede desperat efter ikonet, er det en god idé at tjekke det. Du bruger en konto, der rent faktisk er licenseret af Copilot.Dette er vigtigt for både hjemmebrugere og virksomheder, da adgangsbetingelserne ændrer sig fra én abonnementstype til en anden.

Hvis du er en privat eller indenlandsk brugerDu skal bruge et aktivt Microsoft 365 Personal-, Microsoft 365 Family- eller Copilot Pro-abonnement. Kun med disse licenser er assistentens avancerede funktioner aktiveret i Excel og andre kompatible programmer.

I tilfælde af forretnings- eller organisationsbrugereCopilot tilbydes i forbindelse med visse Microsoft 365-abonnementer. Understøttede abonnementer omfatter, men er ikke begrænset til, Business Basic, Business Standard, Business Premium samt E3-, E5-, F1- eller F3-virksomhedsabonnementerne sammen med den ekstra Microsoft 365 Copilot-licens.

Det er almindeligt i virksomhedsmiljøer, at IT-afdelingen vil være ansvarlig for tildeling af licenserne, så Hvis du ikke kan se Copilot, og du synes, du burde have detDet er en god idé at kontakte intern support for at bekræfte, at din konto er korrekt konfigureret og knyttet til en gyldig plan.

Husk Et generisk Microsoft 365-abonnement er ikke nok.Licensen skal eksplicit inkludere adgang til Copilot. Ellers vises ikonet ikke i Excel-båndet, selvom du har de nyeste programmer installeret.

Sådan forbereder du dine data, så Copilot kan læse dem

For at Copilot kan forstå og arbejde med oplysningerne i din bog, Det er vigtigt, at dataene er organiseret i et format, som værktøjet genkender.Det er ikke nødvendigt at gøre noget for kompliceret, men du skal følge nogle grundlæggende retningslinjer.

Det mest anbefalede er Anvend tabelformatering på dine data Eller i det mindste holde dem inden for et veldefineret område med tydelige overskrifter i første række. Excel-tabeller er især nyttige, fordi de fortæller Copilot, hvilke kolonner der tilhører det samme datasæt.

Undgå så meget som muligt bland forskellige typer data i den samme kolonne (for eksempel tekst og tal i samme serie), fordi det gør automatisk analyse vanskeligere. Jo mere organiseret regnearket er, desto mere præcise vil guidens forslag være, og desto lettere vil det være for den at forstå, hvad du vil opnå.

Når du har bordet eller komfuret klargjort, Du kan vælge datasættet, før du kalder CopilotPå denne måde vil assistenten fra starten vide, hvilken del af arket der skal fokuseres på, og vil foreslå handlinger relateret til den specifikke blok.

Hvis du har flere tabeller på det samme ark, er det en god idé. giv dem beskrivende navneDette er ikke obligatorisk, men det hjælper, hvis du i samtalen med Copilot refererer til "salgstabellen" eller "udgiftstabellen", og du ønsker, at den hurtigt skal vide, hvilket sæt den skal referere til.

Hvor er Copilot-ikonet i Excel, og hvordan starter jeg en samtale?

Når licenskravene er opfyldt, og dataene er korrekt præsenteret, er det tid til at Find Copilot-ikonet i Excel og begynd at interagere med assistenten fra programmets egen brugerflade.

I nuværende versioner, Du finder knappen Copilot på fanen Hjem i Excel-båndet.Det vises normalt sammen med assistentens karakteristiske symbol, og når du klikker på det, åbnes et panel eller et sidevindue med flere forslag til hurtige handlinger og et felt til at skrive dine anmodninger.

Når du åbner panelet, vil du se nogle "Starte samtaler" eller forslag som du kan bruge som udgangspunkt: opret noget nyt ud fra eksisterende data, bed den om at generere formler eller formater, anmod om en oversigt over tabellen eller stil andre spørgsmål om indholdet af arket.

Ud over hovedknappen på båndet, Excel viser et lille, blinkende Copilot-ikon. Når du markerer bestemte celler eller områder, vises dette kontekstuelle ikon i nærheden af ​​markeringen og giver dig mulighed for at udføre specifikke kommandoer på den pågældende del af arket uden først at skulle åbne hele panelet.

I begge tilfælde Kommunikation med Copilot foregår ved hjælp af tekst i naturligt sprog.Du kan skrive dine spørgsmål eller anmodninger præcis, som du ville sige dem højt, og assistenten vil omsætte dem til handlinger: anvende filtre, indsætte formler, generere grafer eller oprette opsummeringer, blandt mange andre ting.

Importér og forbered data ved hjælp af Copilot

En af de mest praktiske anvendelser af assistenten er Hent data fra forskellige kilder direkte ind i Excel uden at skulle navigere manuelt gennem alle menuerne. Hvis du arbejder med information spredt ud over nettet, OneDrive eller SharePoint, kan Copilot spare dig mange klik.

For eksempel kan du bede ham om at importer data fra en bestemt webside og organisere dem i en tabel i din projektmappe. På samme måde kan du instruere den i at søge efter en fil i dit OneDrive-område eller i din organisations SharePoint-bibliotek og indlæse oplysningerne i et nyt regneark.

Hvis din virksomhed håndterer intern kommunikation eller rapporter, Copilot kan også hjælpe dig med at finde og udtrække relevante dataFra disse kilder kan guiden generere en tabelstruktur, der er klar til analyse, uden at du behøver at kopiere og indsætte fra dokumenter eller e-mails.

Når dataene er importeret, er næste trin normalt rengør dem og giv dem en ensartet formDu kan bede Copilot om at fjerne dublerede rækker, konvertere tekstværdier til tal, standardisere datoer eller anvende ensartet formatering på tværs af hele tabellen, alt sammen uden manuelt at berøre hver celle.

Når informationen er godt forberedt, er du klar til at... Start med analyserne, filtrene og beregningerne.Jo bedre import- og rensningsfasen er, desto mere præcise vil guidens svar og forslag være i de efterfølgende trin.

Fremhæv, sorter og filtrer data med Copilot

Når dit board er i god stand, bliver Copilot en perfekt allieret for find hurtigt præcis de data, du har brug forI stedet for manuelt at afprøve filtre, kan du fortælle den præcis, hvad du vil se.

For eksempel kan du fortælle ham, at Vis kun de rækker, hvis antal er større end en bestemt værdiFor eksempel kan du angive "vis mig salg på mere end 5 enheder" eller "filtrér poster med beløb større end 1000 euro". Copilot vil anvende det relevante filter på de tilsvarende kolonner i dit regneark.

En anden almindelig opgave er betinget formatering, hvor Copilot kan visuelt fremhæve data, der opfylder en betingelseDu kan anmode om at farve celler, der indeholder tal, fremhæve kommende forfaldsdatoer i en anden farve eller fremhæve de højeste og laveste værdier i en kolonne med fed skrift.

Når du vil omorganisere informationen, kan du også anmodning om at sortere dataene efter en eller flere kolonnersåsom "sortér tabellen efter dato fra nyeste til ældste" eller "placer produkterne med det højeste salgsvolumen først". Guiden håndterer sorteringsrækkefølgen uden at du behøver at gå til sorteringsmenuerne.

Hvis du arbejder med mange kolonner og rækker, er disse kommandoer på naturligt sprog De reducerer det meget. El tiempo at du investerer i at forberede synspunkter Til dine analyser eller møder. I stedet for at huske placeringen af ​​hver mulighed, fokuserer du på det, du har brug for at vide, og overlader det mekaniske arbejde til Copilot.

Oprettelse og forståelse af formler med Copilot i Excel

En af de funktioner, som Copilot-brugere værdsætter mest, er sandsynligvis dens evne til at Generer komplekse formler ud fra en simpel beskrivelseDette er især nyttigt, hvis du ikke mestrer alle Excels funktioner, eller hvis du har problemer med at huske den præcise syntaks.

Forestil dig, hvad du vil Beregn en ny kolonne med den samlede indkomst Multiplikation af enheder med pris i hver række. Du kan forklare dette til guiden med en besked som "opret en omsætningskolonne, der er produktet af mængde og pris", og Copilot vil indsætte kolonnen med formlen allerede anvendt på alle rækker.

Hvis du har brug for noget mere avanceret, f.eks. Tilføj kun de værdier, der opfylder bestemte betingelser For en specifik dato eller kategori kan du beskrive logikken i naturligt sprog. Copilot vil generere funktioner som SUMIF, SUMIFS eller andre mere passende funktioner, skræddersyet til overskrifterne og intervallerne i dine data.

Udover at oprette nye formler er guiden meget nyttig til afkode formler, der allerede findes, og som du ikke forstårDu kan markere en celle med en kompleks formel og bede Copilot om at forklare præcis, hvad den gør, hvilke argumenter den bruger, og hvordan du kan ændre den til et andet brugstilfælde.

På denne måde, når du støder på et langt og indviklet udtryk, i stedet for at resignere, Du kan forvandle det til en læringsmulighedCopilot løser ikke kun det umiddelbare problem, men hjælper dig også med at blive mere fortrolig med Excel-funktioner i det lange løb.

Analysér data og indhent information med Copilot

Udover at automatisere opgaver skiller Copilot sig ud ved sin evne til at Træk brugbare konklusioner ud fra dine dataI stedet for blot at udføre ordrer, kan du besvare spørgsmål om tendenser og adfærd i diagrammet.

For eksempel kan du bede ham om at Identificér de hurtigst voksende produkter i en given periode, der identificerer månederne med de dårligste resultater, eller som fremhæver de værdier, der klart afviger fra normen (de berømte outliers eller atypiske værdier).

For at præsentere disse svar kan Copilot tilbyder dig forskellige typer exiten forklarende tekst, der opsummerer situationen, en graf, der viser dataenes udvikling, en pivottabel, der grupperer informationen efter kategorier, eller endda en kombination af flere elementer på samme ark.

Hvis du forbereder en rapport eller en præsentation, giver dette dig mulighed for at hurtigt at gå fra et råt datasæt til en rapport med visuelt klare konklusioner. Du skal blot anmode om den ønskede visningstype (kolonnediagram, linjediagram, pivottabel efter region osv.), så genererer Copilot grundlaget, som du derefter kan justere efter din smag.

Kort sagt fungerer assistenten som en slags analytiker, der Gennemgå selv tabellen, og se efter mønstre og afvigelser.og det giver dig en syntetiseret visning, der hjælper dig med at træffe beslutninger uden at skulle manuelt opbygge hvert hjælpediagram eller hver hjælpetabel.

Tjek dine privatlivsindstillinger, hvis Copilot ikke vises.

Det er muligt, at selv med den korrekte licens, Copilot vises ikke i Microsoft 365-appsI disse situationer er en af ​​de første ting, du bør kontrollere, din kontos privatlivsindstillinger i Word, Excel eller PowerPoint.

Fra enhver Microsoft 365-applikation i Windowssåsom Word, Excel eller PowerPoint, Åbn menuen Filer, og gå til afsnittet Konto.I den sektion vil du se en blok kaldet "Kontobeskyttelse" med en mulighed for at "Administrer indstillinger", som er den, du er interesseret i.

Når du åbner denne skærm, finder du flere muligheder, der kan påvirke Copilots tilgængelighedDet er vigtigt først at kontrollere, at indstillingen "Oplevelser, der analyserer dit indhold" er aktiveret, da Copilot skal kunne arbejde med dine dokumenter for at kunne hjælpe dig.

Rul derefter gennem listen og sørg for, at Indstillingen "Alle forbundne oplevelser" er også aktiveretHvis denne indstilling er deaktiveret, vises nogle funktioner, der er afhængige af cloudtjenester, herunder Copilot, muligvis ikke eller kan være begrænsede.

I tilfælde af Word til macOS er trinnene en smule anderledes: Åbn Word, og gå til Word-menuen > Indstillinger > PrivatlivI den sektion vil du igen se mulighederne relateret til forbundne oplevelser og indholdsanalyse, som skal være aktiveret for at assistenten kan vises normalt.

Hvis du har brug for mere kontrol på lokalt niveau eller i miljøer med særlige krav, bør du overveje Konfigurer og optimer Copilot for lokale arbejdsgange i henhold til de tilsvarende administrationsretningslinjer.

Copilot i Excel i et Microsoft 365-økosystem

Copilot fungerer ikke isoleret i Excel, men snarere Det er en del af en integreret oplevelse på tværs af hele Microsoft 365-økosystemet.Det betyder, at de data, du bruger i én applikation, kan give forslag i en anden, altid med respekt for din organisations sikkerhed og privatliv.

For eksempel dokumenter gemt i OneDrive- eller SharePoint-biblioteker kan tjene som en informationskilde så Copilot kan udarbejde analyser eller opsummeringer i Excel. På samme måde kan de resultater, du genererer i dine regneark, genbruges i Word-rapporter eller PowerPoint-præsentationer ved hjælp af den samme guide.

I forretningsmiljøer tillader denne integration det brugere arbejder med data fra e-mails, møder eller delte filer uden at skulle eksportere og importere manuelt fra hvert værktøj. Copilot sørger for at samle delene, så du kan fokusere på indholdet, ikke mekanikken.

Al denne kraft kommer med privatlivskontroller, så Det er vigtigt, at indstillingerne for forbundne oplevelser er konfigureret korrekt. Som vi har set før, kan du på denne måde udnytte assistentens værdi fuldt ud, samtidig med at du opretholder din kontos eller virksomhedens sikkerhedspolitikker.

Ved at have det tilgængeligt samtidigt i Excel, Word, PowerPoint og Outlook på nettet, Du ender med at opbygge en meget mere gnidningsfri arbejdsgang hvor det at skifte applikation ikke betyder at starte forfra, men snarere at fortsætte med at drage fordel af de resultater, som Copilot allerede har genereret for dig.

Det er forståeligt hvorfor. Copilot i Excel er blevet et vigtigt værktøj For dem, der håndterer data dagligt: ​​det reducerer gentagne opgaver, præciserer komplekse formler, letter import og rensning af information og guider dig i analysen gennem resuméer, diagrammer og pivottabeller, der ellers ville tage meget længere tid at opbygge.