Strategický tutoriál: jaký software zvolit pro digitalizaci vaší společnosti

Udělejte krok digitalizovat firmu Nejde jen o instalaci několika programů a hotovo; zahrnuje to i kontrolu vašeho způsobu práce, jakou hodnotu přinášíte zákazníkovi a jak plánujete růst v nadcházejících letech. Mnoho malých a středních podniků toto rozhodnutí nadále odkládá ze strachu ze změn, nedostatku znalostí nebo proto, že „tento způsob nám doposud fungoval dobře“.

Problém je v tom, že tato mentalita je dnes pastí: Trh se stal digitálním, náročným a rychlýmA firmy, které se nepřizpůsobí, reálně riskují, že zůstanou pozadu. Dobrou zprávou je, že začít nebylo nikdy snazší ani dostupnější: existují řešení pro všechny velikosti, odvětví a rozpočty, od bezplatných cloudových nástrojů až po pokročilé a komplexní platformy pro správu.

Co vlastně znamená digitalizovat firmu?

Když mluvíme o digitalizaci firmy, nemáme na mysli „přechod z Excelu na trochu modernější program“; mluvíme o Migrace procesů, které jsou v současnosti manuální, papírové nebo rozptýlené, do propojeného digitálního prostředíTo zahrnuje jak nástroje, tak i jiný způsob organizace práce.

V praxi je digitalizace převod fyzických operací do digitálních tokůObjednávky, faktury, smlouvy, registrace, marketingové kampaně, zákaznický servis, skladové zásoby… Ne všechny úkoly se mohou stát 100% digitálními, ale velká část ano, a právě ty ovlivňují efektivitu a škálovatelnost.

Proces navíc téměř vždy vyžaduje přezkoumání základních otázek, jako je například obchodní model, obchodní strategie, logistika, komunikační kanály a řízení lidíNejde jen o technologie: jde o přehodnocení toho, jak vytváříte a dodáváte hodnotu.

V Evropě je tato změna považována za natolik strategickou, že existují programy, jako například Digitální sada a fondy nové generacenavrženo tak, aby malé a střední podniky a osoby samostatně výdělečně činné mohly financovat svá digitalizační řešení bez nutnosti velkých počátečních investic.

Rozdíl mezi digitalizací a digitální transformací

Je snadné si zaměnit pojmy, ale je důležité je rozlišovat: Digitalizace a digitální transformace nejsou totéžJdou ruku v ruce, ale hrají v různých ligách.

La digitalizace soustředí se na převést analogové procesy na digitální aniž by se příliš měnila podstata procesu. Například: přechod z fyzických kartoték na cloudový systém správy dokumentů s využitím elektronický podpis Místo ručně psaných podpisů naskenujte dodací listy a uložte je do systému správy.

La digitální transformace Jde o krok (nebo o několik) dále: předpokládá Přehodnocení společnosti v digitálním smyslu se zaměřením strategie na zákazníka a spoléhá se na technologie jako umělá inteligence a automatizacecloud, big data nebo elektronické obchodování k redesignu produktů, služeb a způsobů práce.

Zatímco digitalizace „překládá“ to, co již děláte, do digitálního formátu, digitální transformace změnit pravidla hry: jak se rozhodujete, jak prodáváte, jak jednáte se zákazníky a dodavateli, jak organizujete interní talenty nebo jak inovujete.

Bez digitalizace není transformace možná, ale digitalizovat jen kvůli digitalizaci (Instalace nástrojů bez strategie) vám nedá konkurenční výhodu, kterou dnes potřebujete k odlišení se.

Aktuální přehled digitalizace podniků ve Španělsku

Ve Španělsku přichází digitální pokrok s dlouhodobou vizí: Rozsáhlá infrastruktura, dostatečná pomoc a přesto značný rozdíl mezi vyspělými a zaostávajícími společnostmi.

Podle nejnovějších evropských ukazatelů země dosáhla významného pokroku v konektivita, nasazení optických vláken a 5G a zavádění technologií společnostmiOptické připojení již pokrývá přibližně 95 % domácností a 5G dosahuje téměř ke celé populaci, včetně mnoha venkovských oblastí.

Digitální ekonomika již váží přibližně 22 % HDP a očekává se, že bude i nadále růst o několik procentních bodů ročně, a to díky automatizaci, elektronickému obchodování a digitálním službám.

Přesto mnoho malých a středních podniků a mikropodniků nadále používá pouze základní nástroje (e-mail, kancelářský software a mnoho dalšího)aniž by se museli přesouvat k řešením IA, velká data nebo pokročilý cloud, které by mohly znásobit vaši produktivitu a analytické kapacity.

Další důležitá výzva spočívá v digitální dovednosti Pokud jde o pracovní sílu: je nedostatek technických profilů a přemíra obav z technologií. Proto roste počet veřejných i soukromých iniciativ nabízejících školení v oblasti digitálních dovedností, dat, umělé inteligence a dalších technologií. cybersecurity.

Výhody a rizika nedigitalizace vaší firmy

Důvody digitalizace nejsou technologickým rozmarem: souvisí s produktivita, náklady, konkurenceschopnost a přežitíMěnící se zvyky zákazníků, hybridní práce, tlak na marže a rychlost trhů způsobily, že už to není volitelné.

Mezi hlavní výhody patří: spolupráce v reálném čase, dostupnost 24 hodin denně, 7 dní v týdnu z jakéhokoli zařízení a snížená spotřeba papíru a manuálních úkolůFirma s digitálními pracovními postupy může prodávat, obsluhovat, fakturovat nebo poskytovat podporu, i když je kancelář zavřená.

Být vyloučen z procesu má svou cenu: ztráta konkurenceschopnosti, více manuálních chyb, snížená odezva a horší zákaznické zkušenostiNení náhoda, že mnoho emblematických případů obchodních neúspěchů (Blockbuster, Kodak, Nokia…) má společné to, že se včas nepřizpůsobily digitálnímu věku.

Stručně řečeno, zatímco některé společnosti využívají technologie k tomu, aby dokázaly více s menšími náklady a otevíraly nové trhy, Ty, které nejsou digitalizovány, zůstávají uvězněny v rigidních, drahých a pomalých strukturách. které se nakonec ukážou jako neudržitelné.

7 klíčových typů softwaru pro digitalizaci firmy

Před výběrem konkrétních nástrojů je důležité pochopit, co Typy softwaru tvoří digitální „páteř“ organizaceNemusíte je implementovat všechny najednou, ale musíte mít jasno v tom, co každá z nich zahrnuje a jak spolu souvisí.

1. ERP neboli software pro plánování podnikových zdrojů

Systém ERP (plánování podnikových zdrojů) je srdcem mnoha společností: Centralizuje finance, nákup, prodej, sklady, výrobu a v mnoha případech i lidské zdroje. v jediné databázi. Tím se zabrání duplicitě, chybám a protichůdným verzím reality.

Tyto systémy umožňují vnímat a řídit společnost jako propojený celekTo, co se děje ve skladu, ovlivňuje nákup, cash flow a prognózy prodeje. S dobrým ERP systémem můžete automatizovat fakturaci, odsouhlasování bankovních účtů, správu rozpočtu a účetní reporty.

Trh nabízí řešení pro všechny úrovně: od kompletních sad, jako je např. SAP, Microsoft Dynamics, Odoo nebo Gael Cloud k odlehčeným možnostem zaměřeným na malé a střední podniky, které kombinují fakturaci, základní účetnictví a správu zásob.

Důležité je, abyste si vybrali ERP systém, který se přizpůsobí velikosti a složitosti vaší firmy a který nabízí cloudové verze, integrace a škálovatelnost abyste po dvou letech neztratili na hodnotě.

2. BPM neboli software pro řízení obchodních procesů

BPM (Business Process Management) není jen nástroj, je to téměř pracovní filozofie: Průběžně analyzovat, nově navrhovat a optimalizovat kritické procesy společnosti..

BPM platformy umožňují mapovat pracovní postupy, automatizovat opakující se úkoly, definovat odpovědnosti a měřit časy a úzká hrdla.Často se spoléhají na obchodní pravidla, automatizaci a dokonce i umělou inteligenci, aby navrhli vylepšení nebo odhalili neefektivitu.

Velkou hodnotou BPM je, že vás nutí prozkoumejte základy toho, jak věci děláte: jaké kroky jsou nadbytečné, jaké úkoly lze automatizovat, která schvalování jsou zbytečná, kde se plýtvá časem.

Po implementaci vaše organizace získá agilita, sledovatelnost a schopnost změnyÚprava procesu přestává být měsíce trvajícím dramatem a stává se konfigurací samotného softwaru.

3. Nástroje pro digitální komunikaci a spolupráci

Pokud pandemie něco jasně ukázala, pak je to to, že bez dobré interní komunikace se firma hroutí. Dnes je bez ní nemyslitelné konkurovat. platformy, které usnadňují zasílání zpráv, videohovory, projektové kanály a spolupráci.

Nástroje jako Slack, Týmy společnosti Microsoft, Zoom, Google Povídat si nebo dokonce WhatsApp Dobře organizované podniky umožňují snížit závislost na poště, urychlit rozhodování a zachovat sledovatelnost rozhovorů a dohod.

V ideálním případě byste měli přijmout řešení, které se integruje s vašimi dalšími nástroji (ERP, CRM, projektový manažer atd.) skladování v cloudu), aby týmy Sdílejte soubory, úkoly a aktualizace bez neustálého přepínání platforem..

Klíčem je zde stanovit jasná pravidla: co se spravuje chatem, co e-mailem, co zůstává v projektovém manažeru… a zabránit tomu, aby se nástroj stal neustálým šumem místo spojence.

4. Software pro automatizaci marketingu

Moderní marketing již nelze spravovat pomocí tabulek a izolovaných kampaní: Personalizace a sledování zákazníků v celém prodejním trychtýři vyžadují automatizaci..

Platformy pro automatizaci marketingu (jako např. HubSpot, ActiveCampaign, Mailchimp, Brevo nebo jiné) umožňují Segmentujte potenciální zákazníky, rozvíjejte je automatizovaným obsahem, spusťte vícekanálové kampaně a měřte výsledky v reálném čase..

Tyto nástroje fungují jako virtuální asistenti, kteří odeslat e-maily Na základě chování uživatelů hodnotí potenciální zákazníky podle pravděpodobnosti nákupu a zasílá jim připomenutí opuštěných košíků. nebo znovu aktivuje neaktivní zákazníky.

Kromě toho nabízejí výkonné analytické moduly, SEOsociální média a reportingkteré vám pomohou pochopit, které akce fungují, kde se ztrácí trať a jak optimalizovat vaše marketingové investice.

5. Projektoví a úkoloví manažeři

Když se pracovní zátěž zvyšuje a týmy rostou, papírové seznamy a křížové e-maily se stávají neefektivními. A právě zde se projektoví a úkoloví manažeřikteré fungují jako sdílený ovládací panel pro vše, co je třeba udělat.

Nástroje jako Trello, Asana, Monday, Notion, Jira nebo ClickUp povolit Prohlížejte si projekty, přiřazujte úkoly, stanovujte termíny, přikládejte dokumentaci a sledujte pokrok v reálném čase., často s Kanbanovými zobrazeními, kalendáři nebo Ganttovými diagramy.

Jeho výhoda je dvojí: na jedné straně Zabraňují zapomnětlivosti a nedokončeným úkolůmNa druhou stranu poskytují manažerskému týmu přehled o pracovní zátěži, zpožděních a závislostech mezi oblastmi.

Výběr jedné nebo druhé možnosti bude záviset na tom, zda potřebujete něco lehkého pro organizaci každodenních úkolů, nebo robustnější systém schopný spravovat portfolia projektů, pokročilé integrace a složité šablony.

6. CRM neboli systémy pro řízení vztahů se zákazníky

CRM (řízení vztahů se zákazníky) je součást, která vám umožňuje centralizovat veškeré informace o zákaznících a prodejních příležitostech: kontaktní údaje, interakce, návrhy, incidenty, historie nákupů atd.

Řešení jako Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, Pipedrive, Monday CRM, SendPulse nebo Gael Cloud pomoci Strukturujte prodejní proces, automatizujte následné kontroly a koordinujte prodejní a zákaznický servisní tým..

Dobrý CRM se stane vaší „obchodní pamětí“: Nedochází ke ztrátě žádných potenciálních zákazníků, příležitosti jsou upřednostňovány a zákazníci dostávají personalizovanější přístup. a manažeři mohou analyzovat míru konverze, prodejní cykly a prognózy tržeb.

Po integraci s marketingovou automatizací a ERP získává společnost 360° pohled na zákazníka: od toho, jak vás poznal, až po to, jaké produkty konzumuje a jak častovčetně podpory, které se mu dostalo.

7. Cloudové úložiště a správa dokumentů

Cloudové úložiště je jedním z velkých nástrojů umožňujících digitalizaci, protože umožňuje Získejte přístup k dokumentům odkudkoli, spolupracujte v reálném čase a drasticky snižte administrativní zátěž..

Platformy jako Disk Google, Dropbox, OneDrive nebo pokročilejší systémy pro správu dokumentů, jako je DocuWare usnadnit Vytvářejte zabezpečená úložiště, verzujte soubory, definujte oprávnění podle uživatele nebo oddělení a automatizujte pracovní postupy schvalování.

V prostředí s velkým objemem papíru přichází v úvahu následující: software pro digitalizaci dokumentů s OCR (optické rozpoznávání znaků), které umožňuje převést skenované obrázky na editovatelné a prohledávatelné informace, nikoli pouze na statické obrázky.

Řešení jako RICOH Streamline NX nebo DocuWare Dokážou detekovat typ dokumentu, extrahovat klíčové údaje (číslo faktury, dodavatel, datum, částku) a automaticky je odeslat do odpovídajícího systému nebo oddělenísnížení manuální práce a chyb.

Oblasti společnosti a doporučené typy softwaru

Abyste se v moři možností neztratili, je užitečné si to zmapovat. jaké nástroje se v jednotlivých oblastech obvykle používají a jaké procesy pokrývajíV hrubých rysech vypadá fotografie takto:

• Finance a účetnictvíFakturace, odsouhlasení bankovních účtů, rozpočtování, daně. Obvykle se spoléhají na ERP a finanční software (Gael Cloud, SAP, Sage, Odoo, QuickBooks, Alegra, Zoho Books...).
• Provoz, logistika a zásobyPotřebují: řízení zásob, plánování výroby, dodací trasy a kontrolu kvality. ERP, logistický software a plánovací nástroje (Odoo, TMS, řešení dodavatelského řetězce).
• Prodej a elektronické obchodováníObchodní proces, fyzické prodejní místo, internetový obchod. To vše je součástí systému. CRM, e-commerce platformy a POS systémy (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...).
• Marketing a sociální médiakampaně, e-mail marketingSEO, analytika, správa sociálních médií. Obvykle používají nástroje pro automatizaci a analýzu (HubSpot, ActiveCampaign, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest...).
• Lidské zdrojeMzdy, sledování času, správa dovolené, nábor a hodnocení výkonu. Spoléhají na HR software (Factorial, Buk, Talana, Workday, Deel, proprietární cloudová řešení).
• Skladování a dokumentaceJe vyžadována správa souborů, zálohy a přístupová oprávnění. cloudové platformy a systémy pro správu dokumentů (Disk Google, Dropbox, OneDrive, DocuWare).
• Podpora a poprodejní servisTikety, chat, helpdesk, automatizace podpory. To vše se sem vejde. nástroje pro zákaznický servis (Zendesk, Intercom, Help Scout, HubSpot Service Hub...).
• Kreativní a obsahové oblastidesign, video, obsah, Generativní AI. Používají kreativní a umělé inteligence platformy (Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, VEED, ChatGPT, Midjourney, Jasper, Blíženci…).

Klíčem není mít všechno, ale Identifikujte, která oblast je dnes nejvíce „zaseklá“ a jaký typ softwaru by měl v krátkodobém horizontu největší dopad.a poté postupně vybudovat ucelenou architekturu.

Typy manažerského softwaru: specializovaný, ERP, na míru šitý a kolaborativní platformy

Jakmile si ujasníte, které procesy chcete digitalizovat, je čas rozhodnout se, který softwarový přístup je pro vás nejvhodnější: specializovaná řešení podle funkce, ERP systémy, vývoj na míru nebo flexibilní kolaborativní platformy.

Specializovaný komerční software podle funkce

Jsou to nástroje určené k řešení Velmi dobré, specifický problém: CRM, účetnictví, projekty, podpora, marketing atd.Obvykle se rychle implementují a mají mnoho propracovaných funkcí.

Jeho silnými stránkami jsou specializace, snadná implementace a časté aktualizace, které zahrnují osvědčené postupy z odvětví téměř bez nutnosti cokoli dělat.

Naopak mohou způsobit fragmentace dat, kumulované náklady na licence a určitá nepružnost při adaptaci vysoce specifických procesů. Navíc jste dost závislí na plánu poskytovatele.

Integrované komerční ERP systémy

ERP systémy si kladou za cíl stát se integrovanou „páteří“ společnosti: více modulů (finance, nákup, prodej, logistika, výroba, HR) v rámci jedné platformy.

Jeho hlavní výhodou je centralizace procesů a dat: všichni pracují se stejnými informacemi, vyhýbá se izolovaným procesům a dosahuje se konzistence ve zprávách a regulační kontrole.

Cena, kterou je třeba zaplatit, je obvykle Složitější a nákladnější implementace, určitá nepružnost a závislost na dodavateli pro hloubkové úpravy. Proto je zásadní správně definovat rozsah a začít s kritickými moduly.

Vývoj na zakázku

Vývoj na zakázku přichází na řadu, když Váš způsob práce je tak specifický, že žádné standardní řešení nesedí dokonale. nebo když chcete ze softwaru vytvořit přímou konkurenční výhodu.

Dobře naplánované, dává vám to Plné přizpůsobení vašim procesům, kontrola nad vývojem a vlastnictví systému, s možností jej upravovat v závislosti na růstu firmy.

Ale také to naznačuje Vysoké počáteční náklady, potřeba spolehlivého technického týmu a odpovědnost za údržbu a vývojBez jasné strategie se může stát zastaralým nebo se proměnit v úzké hrdlo.

Kolaborativní a low-code pracovní platformy

V posledních letech cloudové platformy, které umožňují Vytvářejte si vlastní řešení bez nutnosti důkladného programování, založené na šablonách, blocích a automatizacích.

Umožňují a větší flexibilita, nižší náklady na nasazení a větší autonomie pro obchodní týmy, což umožňuje procesům vyvíjet se bez 100% závislosti na IT.

Obvykle jsou ideální pro Rostoucí firmy, které potřebují řád a automatizaci, ale nechtějí se pouštět do tradičního ERP nebo drahého vývoje na zakázkuNěkteré, jako například Zinkee, jsou navrženy tak, aby odolaly i náročnému provoznímu prostředí.

Stejně jako všechno, i ony mají své nuance: Požadují, aby se někdo ujal role „vlastníka“ platformy Interně je třeba sledovat náklady, pokud počet uživatelů výrazně roste, a ne všechny systémy jsou pro kritické procesy stejně robustní.

Jak vybrat ten správný software pro vaši firmu

Výběr softwaru není o koupi „toho, co všichni používají“, ale Slaďte technologie, procesy, lidi a rozpočetPraktický přístup zahrnuje tři klíčové prvky.

1. Analyzujte své skutečné potřeby

Než porovnáte nástroje, věnujte nějaký čas Pochopte, co vám dnes škodí: kde se plýtvá časem, kde je více chyb, jaké opakující se úkoly vyčerpávají tým nebo které procesy se neškálují.

Vytvořte jednoduchou mapu klíčových procesů (prodej, nákup, projekty, podpora, finance…) a identifikujte je Kterou část každého procesu byste chtěli vylepšit nebo automatizovat? v příštích 6-12 měsících.

Také vezměte v úvahu faktory, jako je velikost společnosti, rozpočet, digitální úroveň týmu a způsob práce (osobní, hybridní, vzdálená), aby se zabránilo navrhování řešení, která nelze přijmout.

2. Definujte základní funkce

S tou mapou v ruce, krátký seznam Funkce, které v softwaru absolutně potřebujeteintegrace, Kanban zobrazení, správa dokumentů, reporty, oprávnění, automatizace atd.

Snažte se vyhnout pokušení koupit si „ten, který toho umí nejvíc“ a zaměřte se na což bude od prvního dne přidávat hodnotuStručnější systém, který dobře zapadá do vaší reality, obvykle funguje mnohem lépe než monstrum plné modulů, které nikdo nepoužívá.

Také si cení aspektů, jako je snadnost použití, přizpůsobení, zabezpečení, škálovatelnost a kvalita podporykteré často znamenají větší rozdíl než velkolepá funkce, kterou budete používat čtyřikrát ročně.

3. Přizpůsobte si výběr svému rozpočtu a očekávanému výnosu

Cena není jen licence: zahrnuje implementace, školení, případný další rozvoj a údržbaVypočítejte jak počáteční výdaje, tak celkové měsíční nebo roční náklady.

Porovnejte to s čas, který můžete ušetřit, chyby, které můžete omezit, nebo dodatečný příjem které byste mohli generovat s efektivnějším řízením. To vám dá představu o potenciální návratnosti investic (ROI).

Kdykoli je to možné, zvolte začněte v malém a postupně se rozrůstejtePilotní projekty v jednom oddělení, základní verze, které následně rozšiřujete, fáze podle procesu… To snižuje riziko a umožňuje týmu adaptovat se.

Nejlepší postupy pro úspěšnou implementaci softwaru pro správu

Technologie sama o sobě nic neopraví, pokud je její implementace chaotická. Aby software skutečně zvýšit produktivitu a kvalitu práceJe vhodné dodržovat uspořádaný plán.

Naplánujte projekt a slaďte řízení

Začněte definováním jasné cíle, rozsah, odpovědné strany, termíny a metriky úspěchuZapojte management a postižené oblasti od začátku, abyste se vyhnuli odporu na poslední chvíli.

Rozdělte implementaci na fáze s konkrétními výstupy (například: nejdříve finance, pak projekty, pak CRM) pomáhá kontrolovat dopad, rychle se učit a přizpůsobovat se za pochodu.

Postarejte se o migraci dat

Přechod ze starých systémů (nebo tabulek) na novou platformu vyžaduje Vyčistěte data, sjednotte kritéria a ověřte, zda jsou informace zadány správně. v novém modelu.

Je vhodné to udělat Testování migrace v testovacím prostředí, kontrola výsledků s klíčovými uživateli a dokumentace pravidel (nomenklatury, povinná pole, oprávnění), abyste se vyhnuli překvapením.

Budujte tým a řiďte změny

Jednou z nejčastějších příčin selhání softwarových projektů je to, že Lidé nevědí, jak nástroj používat, nebo nevidí jeho užitečnost.Školení nemůže být jednoduchý „manuál zaslaný poštou“.

Uspořádat praktické lekce zaměřené na reálné každodenní úkoly, vytváření rychlých průvodců a jmenování interních referencí který dokáže odpovědět na otázky a podpořit ostatní.

Sdělte výhody, naslouchejte námitkám a upravovat procesy společně s týmemmísto vnucování změn shora bez kontextu.

Sledujte, vylepšujte a využívejte aktualizace

Jakmile je projekt v plném proudu, nepovažujte ho za dokončený: Vyžádejte si zpětnou vazbu, zkontrolujte metriky, odhalte úzká hrdla a upravte nastaveníNeustálé zlepšování je součástí hry.

Využijte také výhod Aktualizace dodavatelů, nové funkce nebo integrace které se hodí do vašich procesů, vždy s ohledem na dopad a načasování, abyste tým nepřetížili.

Konečným cílem je, aby software přestal být vnímán jako „jen další nástroj“ a začal být považován za každodenní spojenec pro lepší, rychlejší a méně stresovou práci.

Když si společnost dobře vybere svá řešení, promyšleně je implementuje a školí své lidi, technologie se stane skutečným motorem změny: Procesy se stávají organizovanějšími, data se stávají akčními, komunikace plyne a růst již není synonymem pro chaos.To je nakonec podstata dobrého strategického tutoriálu o tom, jaký software zvolit pro digitalizaci firmy: pochopit, že nejde jen o programy, ale o návrh chytřejšího a udržitelnějšího způsobu práce.