Jak kombinovat Excel s Wordem: Importujte data z Excelu do Wordu

V tomto článku vám ukážeme, jak na to kombinovat excel s Slovo. Kombinace dat z excelové tabulky nebo sešitu je velmi základní, ale výkonný nástroj, který může ušetřit obrovské množství času při pokusu o vytvoření dokumentů s proměnnými poli.

Vše od obálek a dopisů po jmenovky a stolní stany, slučování dat eliminuje vyčerpávající úkol ručního psaní každého záznamu extrahováním dat z určeného souboru Excel.

Představte si možnosti, zejména pro účely direct mailu. Vytvoření kombinovaného dokumentu zahrnuje tři hlavní kroky. První a nejdůležitější je váš seznam a údaje v něm.

Měli byste zajistit, aby záhlaví sloupců bylo rozpoznatelné a správně označené. To umožní, aby proces mapování probíhal mnohem plynuleji. Řekněme, že chceme vytvořit poštovní štítky pro pohlednici „uložte datum“. První věc, kterou musíme udělat, je vytvořit excelovou tabulku, ze které bude data extrahovat šablona Wordu. Níže si ukážeme další podrobnosti.

Možná vás možná zajímá: Jak sčítat a odečítat procenta v Excelu

Základy hromadné korespondence

Provádění hromadné korespondence se může zdát jako skličující úkol, ale ve skutečnosti je proces poměrně jednoduchý. Může být užitečné získat přehled, pokud uvažujete o procesu hromadné korespondence z hlediska 3 dokumentů:

1. Dokument hromadné korespondence aplikace Word s kódy pro vlastní pole.
2. Zdrojový soubor hromadné korespondence Excel s informacemi o příjemcích, jeden řádek pro každého příjemce.
3. Konečný dokument aplikace Word s personalizovanými dopisy, e-maily, obálkami a dalšími.

Cílem hromadné korespondence je zkombinovat data ze souboru 1 a souboru 2 a vytvořit soubor 3.

Příprava excelové tabulky pro hromadnou korespondenci

Když spustíte hromadnou korespondenci, váš soubor Excel se připojí k dokumentu hromadné korespondence aplikace WordA Microsoft Word získá jména příjemců, adresy a další podrobnosti přímo z vaší tabulky Excel.

Než tedy začnete slučovat ve Wordu, ujistěte se, že váš soubor Excel obsahuje všechny informace, které chcete zahrnout, jako jsou křestní jména, příjmení, pozdravy, PSČ, adresy a další.

Chcete-li přidat další kontakty nebo jiné informace, proveďte změny nebo doplnění do listu aplikace Excel nyní před spuštěním hromadné korespondence. Důležité věci ke kontrole:

• Sloupce v listu aplikace Excel se musí shodovat s poli, která chcete použít při hromadné korespondenci. Pokud chcete své čtenáře oslovovat například křestním jménem, ​​nezapomeňte vytvořit samostatné sloupce pro jméno a příjmení. Pokud chcete příjemce seřadit podle státu nebo města, zkontrolujte, zda neexistuje samostatný sloupec státu nebo města.
• Pokud váš soubor Excel obsahuje data, časy, hodnoty měn nebo PSČ, které začínají nebo končí 0, podívejte se, jak na to formátu správně čísla hromadné korespondence, data a měna.
• Pokud vytvoříte excelovou tabulku importem informací ze souboru .csv nebo .txt, použijte Průvodce importem textu.

Zkombinujte data z excelového sešitu do dokumentu aplikace Word

Chcete-li kombinovat Excel s Wordem, musíte postupovat podle níže uvedeného postupu:

Krok 1: abre Microsoft Excel nebo jakýkoli tabulkový software, který používáte. (To funguje také s tabulkami.) Dokumenty Google). Vzhledem k tomu, že vytváříme adresní štítky, data, která sloučíme, budou jméno, příjmení a adresa.

Krok 2: První řádek bude záhlaví sloupců, takže do první buňky napište slovo První, do další buňky napište Poslední a do třetí buňky prvního řádku napište Adresa. Podobně pište Ciudad, Estado y PSČ ve čtvrté, páté a šesté buňce.

Nyní, když jsou záhlaví sloupců nastavena, vyplňte příslušné informace pro každého z lidí, pro které štítek vytváříte. Až budete hotovi, uložte si tabulku se jménem a na místo, které můžete později snadno najít (nejlépe na ploše). Vaše excelová tabulka by měla vypadat takto (s výjimkou informací o příjemcích):

Vytvořte šablonu štítku

Nyní, když je seznam příjemců vytvořen, je druhým krokem vytvoření šablony štítku. K tomu musíte provést následující:

Krok 1: abre Microsoft Word a klikněte na záložku «Pošta" na vrchu.

Krok 2: Dále klikněte na tlačítko značky umístěné v levé horní části nabídky «Pošta".

Krok 3: když se otevře dialogové oknoObálky a štítky«, vyhledejte tlačítko «možnosti» a klikněte na něj.

Krok 4: V další části si vybereme značky, které používáme. Pro tento příklad použiji Avery Shipping Labels, šablonu #. 8163. Jedná se o poštovní štítky 2” x 4”. Poté v dialogovém okně «Možnosti štítku«, vyberte číslo příslušné šablony a stiskněte «akceptovat".

Krok 5: Tím se vrátíte zpět do «Obálky a štítky«. Nyní by se mělo ukázat, že jste vybrali šablonu Avery #8163. Klikněte na tlačítko «.Nový dokument".

Krok 6: teď byste se měli podívat na toto:

Nahoře je šablona prázdných štítků s vloženými textovými poli, které přesně odpovídají konkrétní šabloně, kterou používáte (v tomto případě 8163).

Vložte pole ke sloučení

Nyní, když je stránka nastavena, vložíme pole, která chceme sloučit, do poštovního štítku, abychom pokračovali v procesu a spojili Excel s Wordem. Abychom to mohli udělat, musíme aplikaci Microsoft Word sdělit, odkud má data extrahovat:

Krok 1: Najděte a klikněte na záložku «Pošta» v horní části panelu nástrojů.

Krok 2: klikněte na tlačítko «Vyberte příjemce»A vyberte«Použít existující seznam".

Krok 3: Otevře se dialogové okno, které vám umožní vybrat zdroj dat z umístění v počítači.

Krok 4: Najděte tabulku Excel, kterou jste právě vytvořili, a klikněte na tlačítko «Otevřít«. Když to uděláte, zobrazí se malé pole s dotazem, kterou tabulku chcete v souboru aplikace Excel použít. Vyberte «List1«. Pokud jste ve vytvořeném datovém souboru měli více listů, budete chtít vybrat ten s daty, která chcete sloučit. (Viz obrázek níže).

Krok 5: Nyní, když je zdroj dat vybrán, je čas vložit slučovací pole na základě záhlaví, které jste vytvořili v datovém souboru (jméno, adresa atd.). Proto vyhledejte a klikněte na tlačítko «vložit slučovací pole".

Krok 6: Vybrat "První“ a poté opakujte krok 5 (předchozí krok) ještě pětkrát, dokud nevložíte každé z polí do textového pole. Po dokončení by to mělo vypadat takto:

Krok 4: Pokud si všimnete, právě jste vložili datová pole do dokumentu aplikace Word, kde byl umístěn kurzor. Nyní musíte naformátovat textové pole tak, aby byla pole uspořádána tak, jak chcete, aby text vypadal na štítku. Klikněte kurzorem myši mezi pole „«První"" a ""Poslední»“ a přidejte mezeru.

Umístěte také kurzor myši mezi pole „«Poslední"" a ""Adresa»“ a stiskněte „vstoupit“ na vaší klávesnici. Přidejte nový řádek (stiskněte „vstoupit") mezi poli "«Adresa"" a ""Ciudad»“ a mezeru a poté čárku za poli „«Ciudad"" a ""Estado»“. Přidejte mezeru mezi pole „«Estado"" a ""Zip»“ a přidejte mezeru. Připraveno, váš dokument by měl vypadat takto:

Krok 5: Dále chceme tato pole zkopírovat a vložit do následujícího štítku, takže pole zvýrazněte, zkopírujte je a poté je vložte do textového pole vpravo:

Krok 6: Nyní chceme vložit pravidlo pro výběr dalšího záznamu z datového listu. Chcete-li to provést, klikněte kurzorem myši před pole „«První»“ z druhého snímku. Poté na liště výše najděte tlačítko „Pravidla“ a vyberte „Další záznam«. Váš dokument by nyní měl vypadat takto:

Krok 7: Dalším krokem je zkopírovat pole z druhého textového pole a vložit je do zbývajících osmi prázdných textových polí. Proto zvýrazní pole ve druhém textovém poli (včetně pravidla «Další záznam"), zkopírujte je, poté klikněte do dalšího prázdného textového pole a klikněte zasáhnout.

Klepněte na další prázdné textové pole a klepněte znovu zasáhnout. Opakujte krok vložení, dokud nebudou všechna textová pole v dokumentu vyplněna sloučenými poli. Dokument by nyní měl vypadat takto:

Nastavení vzhledu štítku

Nyní, když jsou všechny relevantní informace namapovány do dokumentu aplikace Word, je čas věnovat se estetice. Chceme se ujistit, že vše má správnou velikost písma a že vše je vystředěno a vypadá jako poštovní štítek. Postupujte podle těchto kroků.

Krok 1: podržte tlačítko «Ctrl» na klávesnici a podržte toto tlačítko a stiskněte tlačítko «A«. Toto je zkratka pro výběr všeho na stránce. To nám umožní upravovat několik věcí současně.

Krok 2: Nyní, když je vše vybráno, vyberte velikost písma, se kterou jste spokojeni. Vyberme 12 bodové písmo. Zvolme také nový styl písma. V tomto případě si vybereme Arial.

Krok 3: potom klepněte kamkoli do prvního textového pole. Tím zrušíte výběr všeho. Nyní klikněte pravým tlačítkem na první pole a zobrazí se nabídka. Najeďte myší na «Zarovnání buněk»A poté vyberte«Zarovnejte na střed vlevo» (je to první ikona v prostřední řadě ikon zarovnání).

Krok 4: Dále klikněte pravým tlačítkem na druhé textové pole a opakujte výše uvedený krok pro každé textové pole, dokud nebude celý dokument správně zarovnán jako na obrázku níže:

Možná chcete vědět: Jak používat levou a pravou funkci v Excelu

Konečný výsledek

Nyní je šablona hotová a jsme připraveni sloučit data a zkombinovat Excel s Wordem. Klikněte na záložku «Pošta» v horní části panelu nástrojů. Poté vyberte tlačítko «Náhled výsledků".

Ujistěte se, že vše vypadá tak, jak má. Pokud vše vypadá správně, klikněte na «Dokončit a sloučit»A vyberte«Upravujte jednotlivé dokumenty«. Když to uděláte, objeví se malý rámeček s dotazem, které záznamy chcete sloučit. Vyberte «Vše» a stiskněte «Přijmoutr ».

Nyní byl vytvořen nový dokument se všemi položkami v seznamu dat zkombinovanými do dokumentu aplikace Word. Nyní můžete u každého štítku provádět libovolné úpravy pro případ, že by některé dlouhé názvy nebo adresy způsobovaly problémy s formátováním. Jakmile to zkontrolujete, umístěte štítky do tiskárny a vytiskněte je.

Nový kombinovaný dokument doporučujeme uložit pro případ, že jej budete potřebovat znovu upravit nebo vytisknout. V opačném případě, pokud jej zavřete, budete muset Excel znovu sloučit s Wordem.

Importujte data aplikace Excel do tabulky aplikace Word

Toto je metoda číslo 2 a funguje stejně dobře. To však není tak pokročilé jako v prvním tutoriálu. Svou práci však můžete dělat docela dobře. Chcete-li začít, otevřete vynikat a zadejte všechny podrobnosti, které chcete importovat do tabulky aplikace Word.

Vyberte všechny řádky a sloupce > zkopírujte je. OTEVŘENO Microsoft Word a klikněte pravým tlačítkem na prázdné místo. Můžete najít některé možnosti vkládání, jak je znázorněno na následujícím obrázku:

Nyní můžete umístit kurzor myši na některé z možností a zkontrolovat, která z nich je pro vás ta pravá. Když vyberete možnost, data aplikace Excel budou importována do tabulky aplikace Word.

Jak sloučit poštu s daty, měnami a dalšími čísly

Při výrobě Hromadná korespondence z Excelu do Wordu, měli byste věnovat zvláštní pozornost číselným hodnotám, jako jsou data, měna a čísla. Tato část našeho tutoriálu o kombinaci Excelu s Wordem vám ukáže, jak tyto hodnoty správně naformátovat. Formátujte PSČ a další hodnoty s nulami v Excelu.

Abyste se ujistili, že všechna čísla jsou kombinována bez ztráty úvodních nul, jednoduše naformátujte sloupec PSČ jako text v tabulce Excel. Totéž platí pro jakoukoli jinou číselnou hodnotu s nulami. Toto je postup, který musíte dodržovat:

Krok 1: vyberte sloupec PSČ, klikněte pravým tlačítkem a vyberte Formát buňky v kontextové nabídce.

Krok 2: Karta Číslo, Vyberte Text a potom klikněte na akceptovat.

Data a čísla hromadné korespondence pomocí Dynamic Data Exchange

Pokud vaše tabulka Excel obsahuje data, desetinná čísla nebo měny, můžete použít Dynamická výměna dat abyste zajistili, že tyto hodnoty budou po dokončení spojení ve správném formátu. Než začnete hromadnou korespondenci, proveďte v aplikaci Microsoft Word následující kroky:

Krok 1: jdi na Soubor > Možnosti > Upřesnit.

Krok 2: přejděte dolů do sekce obecně, zaškrtněte políčko «Při otevírání potvrďte převod formátu souboru» a klikněte akceptovat.

Protože je povolena dynamická výměna dat, můžete obdržet nějaké výzvy a kliknout ano o akceptovat. Jediným rozdílem od obvyklé hromadné korespondence bude výběr zdroje dat. Pokračujte následujícími kroky:

Krok 1: Při výběru příjemců klepněte na Doprava > Vybrat příjemce > Použít existující seznam, jako obvykle.

Krok 2: najděte svou tabulku, dvakrát na ni klikněte a vyberte možnost MS Excel Worksheets přes DDE (*.xls), poté klikněte akceptovat.

Nota: pokud je možnost Pracovní listy MS Excel přes DDE není k dispozici, zaškrtněte políčko show todo v levém dolním rohu.

Krok 3: klikněte na Celá tabulka a pak v akceptovat.

Nyní můžete pokračovat v hromadné korespondenci aplikace Excel jako obvykle. Chcete-li zabránit Wordu v zobrazení více zpráv při každém otevření datového souboru, zrušte zaškrtnutí políčka „Při otevírání potvrďte převod formátu souboru"(Možnosti aplikace Word > Upřesnit > Obecné) po připojení k vašemu mailing listu.

Formát data, času, čísla a měny

Pokud chcete, aby čísla, data nebo měny byly formátovány jinak než ve zdrojovém souboru hromadné korespondence aplikace Excel, můžete tak učinit přímo v dokumentu aplikace Word. Postupujte takto:

Krok 1: Vyberte slučovací pole, jehož formát chcete změnit. Může to být Datum, Měna, Procento nebo jiné pole.

Krok 2: úvěr Shift + F9 pro zobrazení kódování pole. Pokud jste například vybrali pole Měna, měli byste vidět něco podobného: {MERGEFIELD CURRENCY}.

Krok 3: Přidejte do pole jeden z níže uvedených přepínačů obrázků. Pokud například chcete, aby se 3000 zobrazilo jako 3000 USD, přidejte \#$,0 a získejte následující kód pole: {MERGEFIELD CURRENCY\#$,0}.

Krok 4: úvěr F9 k aktualizaci pole. Poté stiskněte Shift + F9 vidět výsledek.

Podobně jako u čísel a měny přidejte přepínač obrázků pro změnu formátu pole Datum/čas. Chcete-li například zobrazit datum jako 20. květen 2014, přidejte následující přepínač obrázku: \@ «d, MMMM rrrr».

Výsledný kód pole bude vypadat takto: {MERGEFIELD Date \@ «d, MMMM rrrr»}. Můžete použít jakýkoli jiný výraz d, ma pro datum a čas, ale nezapomeňte, že velké písmeno M označuje měsíce a malé písmeno m se používá pro minuty.

Změňte formát aktuálního data a času

Pokud jste přidali pole DATUM zobrazující aktuální datum a pole TIME který zobrazuje aktuální čas dokumentu hromadné korespondence, můžete změnit jeho formátování vizuálnějším způsobem.

Krok 1: vyberte pole Datum nebo Čas jehož formát chcete změnit.

Krok 2: úvěr Shift-F9 pro zobrazení kódování pole. Pokud jste vybrali pole data, měli byste vidět něco takového: {DATE\@“M/d/yyyy”}.

Krok 3: klikněte pravým tlačítkem na pole a vyberte upravit pole v kontextové nabídce.

Krok 4: V dialogovém okně Filing se ujistěte, že je název pole nastaven na datum. Poté vyberte požadovaný formát v části Formáty data a klepněte na akceptovat.

Pokud chcete zachovat formátování během aktualizací, zaškrtněte příslušné políčko v pravé dolní části dialogového okna.

Zkratky hromadné korespondence

Pokud potřebujete pravidelně kombinovat Excel s Wordem, učením se některých zkratek vám může ušetřit čas navíc. Všechny níže uvedené zkratky fungují v Microsoft Word 2016, 2013 a 2010. Pravděpodobně fungují i ​​ve Wordu 2007, i když jsme to netestovali na nižších verzích a nemůžeme to s jistotou tvrdit. Zkratky jsou následující:

• Alt+F9: Přepínejte mezi všemi kódy polí a výsledky v dokumentu hromadné korespondence.
• Shift + F9: zobrazit kódování vybraného pole.
• F9: aktualizuje vybraný soubor. Umístěte kurzor kamkoli do pole a stiskněte F9 aktualizovat.
• F11: přejděte na další pole.
• Shift + F11: přejděte na předchozí pole.
• Alt + Shift + e: upravit dokument hromadné korespondence. Vezměte prosím na vědomí, že to přeruší spojení mezi vaším souborem Excel a dokumentem Word, v důsledku čehož se váš zdroj hromadné korespondence již nebude automaticky aktualizovat.
• Alt + Shift + f: vložte slučovací pole ze zdroje hromadné korespondence.
• Alt + Shift + m: vytiskne kombinovaný dokument.
• CTRL+F9: vloží prázdné pole.
• CTRL+F11: blokuje pole. Výsledky pole se neaktualizují, když změníte informace ve zdrojovém souboru aplikace Excel.
• Ctrl + Shift + F11: odemkne pole. Výsledky pole budou znovu aktualizovány.
• Ctrl + Shift + F9: odpojí pole. Pole bude trvale odstraněno z dokumentu, nahrazeno jeho aktuální hodnotou a od té doby s ním bude zacházeno jako s normálním textem.
• Alt + Shift + d: vložte pole DATUM který ukazuje aktuální datum.
• Alt + Shift + p: vložte pole STRANA zobrazující číslo stránky.
• Alt + Shift + t: vložte pole TIME který ukazuje aktuální čas.
• Alt + Ctrl + l: vložit pole LISTNUM.

Podívejte se na: Řešení: „Microsoft Word přestal fungovat“ v systému Windows 10

Pensamientos finales

Doufáme, že vám tento tutoriál pomohl a že jste se naučili kombinovat Excel s Wordem. Jakmile provedete základní kroky, můžete být kreativní. Pokud se vám podařilo provést požadovaný proces, čekáme na vaše komentáře v příslušné sekci. Přijímáme i návrhy. Na druhou stranu na naší stránce najdete velké množství návodů, které se vám mohou velmi hodit.