Google Tasks: Co to je, jak to používat a další

Ať už jste individuální uživatel nebo vlastník firmy, aplikace Úkoly Google je jednou z nejlepších aplikací Úkoly Google pro vás. V tomto průvodci Google Tasks Guide projdeme všechny podrobnosti o této aplikaci, od toho, jak používat GTasks k vytváření úkolů a přidávání připomenutí, až po to, jak je integrovat s pracovními aplikacemi pro lepší správu práce (a vše mezi tím).

Co je to Google Tasks?

Google Tasks je jednoduchý seznam úkolů od Google, který byl spuštěn v roce 2008. V té době byla tato aplikace doslova zastíněna dalšími základními funkcemi Google.

Až do roku 2018, kdy Google provedl několik změn designu a umístil ikonu Google Tasks do pravého panelu ve všech aplikacích G-Suite, neexistoval žádný přímý způsob přístupu ke GTtaskům z Gmailu nebo Kalendářů Google.

GTasks vám nabízí vše, co hledáte k vytvoření efektivního seznamu úkolů. Má nejminimalističtější design rozvržení, který vám dává pocit použití pera a papíru, ale s dalšími výhodami.

Na této aplikaci Google to-do list není nic složitého, ani není navržena tak, aby zvládala složité pracovní projekty. K tomu máte pokročilé aplikace pro správu úloh.

Jak používat úkoly Google?

Výhodu používání GTasks můžete zdvojnásobit jeho integrací s jinými aplikacemi (o kterých se budeme v tomto článku bavit o něco později). Nejprve se podívejme, jak k němu získat přístup.

Přístup k Úkolům Google na ploše (Gmail)

Ať už používáte Gmail nebo pracujete na Disku nebo aktualizujete svůj Kalendář Google, na pravé straně najdete ikonu Úkoly. Klikněte na něj a otevře se vám Úkoly.

Přístup k Úkolům Google na mobilních zařízeních (iOS a Android)

Pokud chcete mít přístup ke GTasks na svých chytrých telefonech, budete si muset stáhnout aplikaci Tasks z obchodu s aplikacemi. Je k dispozici pro zařízení Android e iOS.

Desktopová verze Google Tasks a mobilní aplikace jsou prakticky stejné, co se designu a rozložení týče. Existuje pouze jeden rozdíl:

Dodatečná nabídka se nachází v pravé horní části plochy a v pravé dolní části mobilní aplikace. Zatímco další nabídka vpravo v mobilní verzi této aplikace úkolů umožňuje importovat připomenutí, přejmenovávat seznamy, mazat seznamy a nastavovat nová témata pro vaši aplikaci Úkoly Google.

Rozbalovací nabídka vlevo dole vám umožňuje vytvářet nové seznamy, zobrazovat vám existující seznamy a má odkaz na podporu.

Klávesové zkratky Google Tasks (počítač)

GTasks přichází s hrstkou zástupců na ploše, které můžete použít. Je k dispozici ve vašich Úkolech Google: klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte možnost klávesové zkratky abyste viděli, jaké zkratky jsou k dispozici.

Toto jsou dostupné zkratky Úkolů Google, které můžete použít. Tyto zkratky jsou pouze pro verzi pro stolní počítače. Následující snímek obrazovky je pořízen z operačního systému MAC. Můžete vidět mírně odlišné ikony, pokud používáte jiný operační systém, jako např Windows.

Stejně jako u všech ostatních funkcí G-suite se aplikace GTasks a verze pro stolní počítače synchronizují automaticky.

Použijte desktopovou aplikaci Úkoly Google: panel úloh

Pokud chcete přistupovat k Úkolům, aniž byste museli otevírat jakoukoli aplikaci G-suite na ploše, můžete vyzkoušet Aplikace Google Taskboard Taskboard. Tato samostatná aplikace pro stolní počítače umožňuje okamžitý přístup k Úkolům a sdílení Úkolů Google se svými kolegy ze svého počítače.
Co dostaneš? 

• Snadné přizpůsobení úkolů
• Rychlé sdílení úkolů s kolegy
• Exportujte seznamy do Tabulek Google
• Okamžitá synchronizace mezi všemi aplikacemi Google

Ať už používáte Windows nebo Mac OS, stáhněte si aplikaci Taskboard a začněte plnit své úkoly co nejdříve.

Začněme tím, jak můžete tuto aplikaci To Do použít pro svou práci. Provedu vás nativními funkcemi a tím, jak organizovat své GTasks s jinými aplikacemi pro marketing, týmovou spolupráci a produktivitu (spolu s dalšími aplikacemi).

7 výkonných funkcí v Google Tasks Začínáme

Mezi nejvýkonnějšími úkoly, které můžete v Google Task najít, vynikají následující:

1.- Přidat úkoly, dílčí úkoly a opakující se úkoly

Můžete jednoduše přidat úkoly do svého seznamu úkolů, přidat dílčí úkol y zadejte datum a čas.

Můžeš přidat dílčí úkoly ke každému úkolu pouhým kliknutím, ať už na ploše nebo v mobilní aplikaci. Dílčí úkoly pomáhají rozdělit vaši práci do sekcí.

Například pod 'Moje úkoly' je váš seznam úkolů, 'Odeslat osnovu článku' je název vašeho úkolu, 'Odeslat strukturu do editoru' je popis vašeho úkolu, který je viditelný na první pohled v seznamu úkolů a zbývající ukazatele jsou vaše dílčí úkoly, které jsou viditelné pouze tehdy, když rozbalíte svůj úkol v režimu zobrazení.

Když přidáte datum a čas, můžete nastavte opakování každý den, každý měsíc nebo rok. Pokud vás zajímá, jak vytvořit opakující se úkoly, postupujte takto: Když k úkolu přidáte datum a čas, klikněte na možnost Opakovat.

Nyní můžete nastavit tento úkol tak, aby se opakoval každý den, měsíc nebo rok v závislosti na vašich potřebách.

Pokud vytvoříte opakovanou úlohu, uvidíte u této úlohy ikonu toku, která označuje, že se opakuje.

2.- Přidejte připomenutí do Úkolů Google (nebo importujte z Připomenutí Google)

Když vytvoříte úkol, automaticky obdržíte upozornění na svůj e-mail stejně jako v případě události v kalendáři. Je to jednoduše proto, že všechny úkoly, které přidáte, se automaticky přidají do vašeho kalendáře. Google se nyní připojil ke Kalendáři, Úkolům a Připomínkám. Vše je tedy propojené a nekomplikované.

Před analýzou způsoby, jak přidat nový úkolNejprve se podíváme na to, jak může společné používání Úkolů a připomenutí Kalendáře Google ovlivnit správu práce.

• Snadno importujte připomenutí Google do Úkolů Google

Pokud jste používali Úkoly a připomenutí Kalendáře Google, dává větší smysl dát vše do seznamu, abyste si je mohli snadno prohlížet a mít k nim přístup.

Připomenutí Kalendáře Google fungují prakticky stejně jako Gtasks. Pomáhá dát vše do jednoho pohledu, aniž byste museli přecházet tam a zpět.

Chcete-li vše umístit do jednoho seznamu, otevřete aplikaci Úkoly. Klikněte na rozbalovací nabídku vedle Moje úkoly (nebo název úkolu, který jste nastavili) a vyberte poslední možnost: Kopírovat připomenutí do Úkolů.

Pokud jste vytvořili připomenutí a otevřeli Úkoly, automaticky se vám ve spodní části zobrazí vyskakovací okno pro zkopírování všech připomenutí do úkolů.

Nota: Když importujete svá připomenutí do Úkolů, je to jednorázová aktivita. Když po dokončení importu provedete změny v připomenutích nebo přidáte nová, aktualizace se automaticky nesynchronizují s Úkoly.

Chcete-li synchronizovat nové aktualizace, musíte je upravit v Úkolech ručně. Jakmile začnete importovat, můžete se také rozhodnout smazat všechna připomenutí v Připomenutích Google. Když začnete importovat připomenutí pro úkoly, jako je tento, zobrazí se malé vyskakovací okno:

Nyní pokračujme různými způsoby, jak přidat úkoly do seznamu úkolů.

3.- Vytvořte několik seznamů úkolů Google pro různé projekty.

na vytvořit více seznamů úkolů Google, Jednoduše klikněte na šipku rozevíracího seznamu vedle „Moje úkoly“ a vytvořte nový seznam úkolů, jak je znázorněno níže. Přidejte nový název do seznamu úkolů.

Můžete také používat více účtů Gmail k vytváření různých seznamů úkolů. To znamená, že můžete žonglovat se svými úkoly přepínáním účtů jedním kliknutím.

4.- Přidejte úkoly do Kalendáře Google (a naopak)

Když přidáte úkol s datem a časem přímo do GTasks, automaticky se zobrazí v Kalendářích Google. Trik je v tom, abyste se ujistili, že jste ve svém Kalendáři Google vybrali možnost Úkoly.

Google přidal specifické karty, jako jsou připomenutí, úkoly, úseky schůzek, nejsem v kanceláři a události. Když přidáte úkol do Kalendáře Google zvolením možnosti Úkol, konkrétně sdělíte Googlu, aby jej považoval za úkol. Můžete si vybrat, zda se má zobrazit v kalendáři nebo ne. Mohu jen říci, že je to součást oddělení a organizace vaší práce a vašich úkolů.

Úkoly můžete vytvářet také v Kalendáři Google. Chcete-li to provést, otevřete Kalendáře Google. Přidejte datum a časový rozsah, kdy chcete vytvořit událost kalendáře. Když se otevře pole pro úpravu události, jednoduše vyberte Úkoly a vytvořte úkol.

Jakmile přidáte všechny potřebné údaje, jednoduše klikněte na Uložit. Tento úkol se nyní zobrazí ve vašem seznamu úkolů vpravo.

5.- Přidejte Google Tasks z Gmailu jediným kliknutím

Pomocí Úkolů můžete v Gmailu vytvořit seznam úkolů.

To je ideální, když chcete rychle přidat e-mail do seznamu úkolů, protože otevření seznamu úkolů a ruční přidání všeho může trvat dlouho. Totéž s přechodem do kalendáře a přidáním úkolu může chvíli trvat. Toto je vaše rychlá možnost, jak to dostat na váš seznam úkolů. Poté se můžete vrátit a přidat k němu podrobnosti.

V horní části doručené pošty je ikona „přidat k úkolu“ spolu s ikonami pro archivaci, nahlášení spamu, označení jako nepřečtené atd. Po výběru e-mailu se zobrazí tyto ikony.

Chcete-li přidat e-mail do Úkolů, jednoduše vyberte tento e-mail a klikněte na ikonu „přidat do úkolů“. Otevře se tvůrce úkolů a můžete přidat svůj úkol se všemi podrobnostmi. Předmět e-mailu se automaticky přidá jako nadpis do vašeho úkolu, který lze samozřejmě upravit.

Když například přidám tento e-mail do svých Úkolů, jako název v mých Úkolech bude převzat předmět „Následovat z Facebooku“. Navíc uvidíte a malá ikona poštovní schránky což znamená, že tento úkol je přidán přímo z e-mailu. Kliknutím na ikonu úprav můžete k tomuto úkolu přidat podrobnosti.

Při prohlížení e-mailu můžete přidávat úkoly. Nemusíte vždy vybírat e-mail z doručené pošty a přidávat jej do Úkolu. Můžete to udělat také přečtením tohoto e-mailu. Když otevřete svůj e-mail, najdete stejnou sadu ikon pro přidání e-mailu do seznamu úkolů.

V případě, že prohlížíte ze svého mobilního zařízení, jednoduše klikněte na další nabídku, jak je uvedeno níže, a přidejte svůj e-mail do GTasks.

6.- Skrýt dokončené úkoly v Google Tasks

Když úkol dokončíte, automaticky se odškrtne a přesune se na kartu 'dokončeno'. V normálním pohledu to vypadá chaoticky. Chcete-li to udělat přehlednější, můžete kliknout na šipku rozevíracího seznamu a odeslat níže uvedenou kartu 'dokončeno'.

Nyní, kdykoli označíte úkol jako dokončený, přesune se na kartu níže, aby byly vaše GT úkoly uspořádané. Můžete vidět, kolik položek bylo dokončeno.

Chcete-li úplně odstranit všechny dokončené úkoly, klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte „smazat všechny dokončené úkoly“. Tím trvale odstraníte všechny úkoly, dokud se znovu nezopakují.

7.- Vytvářejte úkoly za běhu s rozšířením Google Tasks pro Chrome.

Jedná se spíše o multiplatformní aplikaci Google Tasks na ploše. Tento chrome plugin Lze ji spustit jako samostatnou aplikaci nebo otevřít na nové kartě. Kromě přidávání denních úkolů můžete:

• Rozbalte postranní panel na celou obrazovku nebo širší
• Používejte jej samostatně v samostatném okně nebo na kartě, nejen jako doplněk Gmailu nebo kalendáře Google.
• Exportujte nebo vytiskněte svůj seznam úkolů
• Provádějte obecné funkce úkolů, jako je řazení seznamů
• Pracujte offline v GTtasks

Úkoly Google můžete integrovat se svými aplikacemi pro e-mailový marketing, marketingovými automatizačními nástroji, nástroji pro produktivitu, CRM a podporou živého chatu. Integrace GTasks s jinými aplikacemi vám umožňuje přidávat úkoly automaticky.

Existuje více než 200 aplikací, se kterými můžete synchronizovat Úkoly Google pro bezproblémovou správu úkolů.

Závěry

Ať už pracujete na počítači nebo z mobilního zařízení, přidávání úkolů nebylo nikdy jednodušší. Jednoduché rozhraní a funkce GTasks vyhovují vašim obchodním a osobním potřebám. Integrujte Úkoly Google s řadou dalších aplikací a využijte plný potenciál tohoto jednoduchého nástroje pro správu úkolů.