Jak používat Office offline bez ztráty synchronizace

Pokud denně pracujete s Wordem, Excelem, PowerPointem nebo Outlookem, pravděpodobně jste se někdy zamysleli nad tím, zda je to možné Používejte Office offline bez ztráty synchronizace s OneDrivem nebo SharePointem. Je také normální, že si člověk může zaměnit tolik názvů: Microsoft 365, Office 2021, multilicence, rozšířený offline přístup… a aby toho nebylo málo, ta neodbytná výzva k přihlášení.

V následujících řádcích si v klidu prozkoumáme, jak to vlastně funguje Práce offline v Office a Microsoft 365Probereme, co potřebujete k synchronizaci souborů, kdy je nutné se přihlásit a které možnosti licencování jsou nejlepší, pokud chcete upravovat dokumenty bez neustálého připojení k internetu. Cílem je, abyste na konci měli jasnou představu o tom, co si koupit, jak to nastavit a co očekávat, když jste offline několik dní nebo i měsíců.

Je pro používání Wordu, Excelu a ostatních sad Office povinné se přihlásit?

Jednou z prvních otázek, která vyvstává při používání nového vybavení, je, zda Pro používání Office se musíte přihlásitZvláště pokud používáte verze jako Office 2010, kde jste program jednoduše nainstalovali s produktovým klíčem a to bylo vše, bez jakýchkoli účtů nebo cloudového úložiště.

V moderních verzích, zejména v Microsoft 365 (dříve Office 365), se věci mění: Licence je obvykle propojena s účtem Microsoft (osobní nebo firemní). To znamená, že ve většině případů se budete muset alespoň jednou přihlásit, abyste produkt aktivovali a propojili ho se svým účtem. Tímto způsobem společnost Microsoft ověřuje, že máte zaplacené předplatné a že můžete používat Word, Excel, PowerPoint, Outlook a další aplikace.

Jiná věc je však v případě, že chcete pracovat denně bez neustálého přihlašování. Jakmile... Licence je aktivována a ověřena.Desktopové aplikace lze používat offline po určitou dobu se všemi dostupnými funkcemi, pokud je předplatné platné a aktivace nevyprší.

Pokud se nechcete spoléhat na účet nebo obnovení předplatného, ​​vaší alternativou je... jednorázově platné verze Office (například Office pro domácnosti a studenty nebo Office pro domácnosti a firmy). V těchto případech můžete po počáteční instalaci a aktivaci (která obvykle také vyžaduje připojení k internetu) používat Word a Excel offline na daném počítači neomezeně dlouho, aniž by vás program pravidelně blokoval za účelem „obnovení“ licence.

Proto ano: u mnoha současných verzí Office a zejména u Microsoft 365 je to prakticky nezbytné. přihlaste se alespoň jednou aktivovat produkt. Změní se, jak dlouho můžete pracovat offline, než se zobrazí výzva k opětovnému připojení a kontrole licence.

Pracujte offline s Office bez ztráty synchronizace souborů

Licence je jedna věc a správa souborů je něco úplně jiného. I bez přístupu k internetu je myšlenka taková, že můžete pokračovat v úpravách dokumentů a poté je nechat automaticky synchronizovatDo hry vstupují dva klíčové prvky: offline režim pro aplikace a cloudové úložné služby, jako je OneDrive, OneDrive pro firmy nebo SharePoint.

Když jste připojeni a pracujete s dokumenty uloženými na OneDrivu, často se vám zobrazí Aktivován přepínač automatického ukládání v horní části aplikace Word, Excel nebo PowerPoint. Pokud máte připojení, změny se ukládají a okamžitě nahrávají do cloudu. Pokud ztratíte připojení nebo zakážete automatické ukládání, změny se uloží lokálně a synchronizují, jakmile se znovu připojíte k internetu.

Abyste mohli pokračovat v provozu i v případě ztráty přístupu k síti, je důležité, abyste Předem si stáhněte a otevřete dokumenty které budete na svém zařízení potřebovat. Jakmile je soubor alespoň jednou otevřen online, Office si obvykle uchová lokální kopii (o to více, pokud používáte synchronizačního klienta OneDrive), abyste jej mohli otevírat, upravovat a ukládat offline.

Při práci offline můžete bez problémů provádět několik akcí: vytvořit nové prázdné dokumenty (Word, Excel nebo PowerPoint) otevřete soubory uložené na místním disku nebo v jakékoli synchronizované složce a uložte je do počítače. Jakmile se znovu připojíte, změny provedené v souborech umístěných na OneDrivu nebo SharePointu se automaticky nahrají a synchronizují, pokud je aplikace otevřená a vaše relace zůstává aktivní.

Soubory, které ještě nebyly synchronizovány, se často zobrazují v sekce jako „Sdílené“ nebo „Čeká na nahrání“ v samotných aplikacích Office nebo v klientovi OneDrive, takže si můžete snadno ověřit, co zbývá nahrát, až budete mít opět přístup k internetu.

Používání Microsoft 365 s předplatnou licencí bez stálého připojení k internetu

Pokud máte Microsoft 365 (například Microsoft 365 pro rodiny, osobní verze nebo Microsoft 365 Apps pro firmyVaše licence je založena na předplatném, které je nutné pravidelně kontrolovat. Společnost Microsoft uvádí, že tyto aplikace lze používat se všemi jejich funkcemi offline za předpokladu, že se zařízení pravidelně připojuje k internetu, aby se ověřilo, zda je předplatné stále aktivní.

Oficiální dokumentace uvádí, že stačí připojovat se přibližně jednou za 30 dníPokud počítač zůstane offline příliš dlouho, Office přejde do takzvaného „režimu s omezenou funkčností“: aplikace se otevírají, dokumenty sice můžete prohlížet, ale nemůžete je upravovat, ukládat ani vytvářet nové soubory. Často se zobrazují zprávy typu „bez licence, neaktivováno“.

Když se to stane, řešení zahrnuje Znovu připojte zařízení k internetu a přihlaste se. s účtem Microsoft 365 přidruženým k licenci. V tomto okamžiku se ověření obnoví a vy znovu získáte plný přístup k aplikacím Word, Excel, PowerPoint a ostatním. Jinými slovy, i když byl počítač několik týdnů offline, v okamžiku opětovného ověření již aplikace nebudou v režimu jen pro čtení.

V praxi někteří uživatelé zjišťují, že ačkoliv Microsoft uvádí, že je možné během tohoto období pracovat offline, Úřad se zdá být přísnější a pokud nezjistí připojení nebo pokud se vyskytnou problémy s aktivací, předčasně zablokuje edici. V těchto případech, pokud potřebujete úplnou nezávislost na online kontrolách, vás pravděpodobně budou více zajímat jednorázově zakoupené edice, jako je Office Home & Student nebo Office Professional, které nejsou založeny na ročním předplatném.

Abyste se vyhnuli překvapením, pokud se spoléháte na Microsoft 365, je vhodné kontrolovat alespoň jednou měsíčně, Zapněte počítač s přístupem k internetu a otevřete aplikaci Office. s přihlášenou relací. Tím je zajištěno, že licence bude obnovena včas a že se nezablokujete, když budete několik dní nebo týdnů offline.

Prodloužený offline přístup: až 180 dní bez internetu v Microsoft 365

V obchodním nebo vzdělávacím prostředí, kde mohou zařízení procházet měsíce bez přístupu k internetu (například vybavení v odlehlých oblastech, zařízení ve vysoce zabezpečených prostředích nebo notebooky pro práci v terénu), společnost Microsoft nabízí specifickou funkci: Rozšířený offline přístup pro aplikace Microsoft 365 pro firmy.

Tato funkce umožňuje počítačům s desktopovými aplikacemi (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Access a u některých plánů dokonce i Project a Visio) zůstat aktivní během maximálně 180 dní bez nutnosti připojení k internetu Toto je nutné k ověření licence nebo k instalaci aktualizací. Je to však určeno pro organizace s podnikovými předplatnými a ne tolik pro domácí uživatele.

Pro použití rozšířeného offline přístupu musí být splněno několik požadavků: zařízení musí mít Aplikace Microsoft 365 verze 2002 nebo novějšíOrganizace musí mít odpovídající licenční předplatné Microsoft 365 Apps a tato funkce musí být explicitně povolena prostřednictvím zásad skupiny nebo registru systému Windows.

Normální postup by vypadal nějak takto: IT oddělení Instalace aplikací Microsoft 365 pro firmy na zařízení a povolit rozšířený offline přístup pomocí příslušných zásad skupiny nebo klíčů registru. Uživatel se poté přihlásí do systému Windows pomocí účtu Microsoft (dříve Azure AD) a otevře aplikaci Office, například Word nebo Excel. V tomto okamžiku je licence počítače potvrzena jako platná 180 dní.

Na stránce účtu Office v samotném programu si uživatel může prohlédnout informace, jako například název zařízení a datum vypršení licencespolu s odkazem na další podrobnosti o tom, jak toto období prodloužit. Když se blíží konec (například 15 dní před vypršením), Office zobrazí oznámení s informací, že se musíte přihlásit, aby byla vaše licence znovu zkontrolována a 180denní lhůta obnovena.

Pokud i přes všechno není možné se připojit k internetu každých šest měsíců, může organizace ručně prodloužit licenci Chcete-li Office nadále používat offline, vždy dodržujte zásady stanovené samotnou společností. V tomto scénáři však nové funkce a aktualizace zabezpečení nebudou přijímány automaticky, ale bude nutné je nainstalovat ručně, jakmile budou k dispozici.

Jak povolit rozšířený offline přístup pomocí Zásad skupiny nebo registru

Aktivace rozšířeného offline přístupu v podnikovém prostředí se neprovádí z rozhraní koncového uživatele, ale prostřednictvím nástroje pro správu, jako jsou zásady skupiny (GPO) nebo registr systému WindowsTo umožňuje IT oddělení centrálně kontrolovat, která zařízení mohou zůstat offline po delší dobu.

Pokud zvolíte skupinové zásady, musíte si stáhnout a nainstalovat soubory administrativních šablon (ADMX/ADML) Aktualizováno pro Microsoft 365 z webu Stažení softwaru společnosti Microsoft. Po integraci do řadiče domény nebo počítače pro správu naleznete příslušná nastavení v následující cestě objektu zásad skupiny: Konfigurace počítače → Zásady → Šablony pro správu → Microsoft Office → Nastavení licencování.

V rámci tohoto stromu se nachází zásada s názvem „Povolit prodloužené offline použití“. povolit toto nastavení zásad Pro skupinu počítačů nebo uživatelů jsou tato zařízení autorizována pro spouštění Office offline po dobu až 180 dnů. Pokud je tato funkce zakázána, počítače se vrátí k normálnímu chování a budou vyžadovat ověření licence v mnohem kratších intervalech.

V prostředích, kde použití objektů GPO není proveditelné, se můžete obrátit přímo na registr. aktivovat funkci Následující klíče a hodnoty jsou vytvořeny nebo upraveny:

„Rozšířené offline předplatné“ = dword:00000001

„Rozšířené offline předplatné“ = dword:00000001

Chcete-li zakázat rozšířený offline přístup, jednoduše... nastavte stejné hodnoty na 0 (dword:00000000) ve stejných cestách registru. Od té doby se klient Office bude opět chovat jako standardní instalace, která vyžaduje častější ověřování licence.

Za zmínku stojí, že rozšířený offline přístup je ve Windows podporován pro aplikace, jako například Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher a AccessTo platí i pro některé plány Projectu a Visia. Navíc, pokud jsou zařízení delší dobu odpojena, bude nutné aktualizace funkcí a zabezpečení nainstalovat ručně, protože neexistuje připojení pro jejich automatické přijetí.

Office pro domácnosti vs. Microsoft 365 pro firmy: který zvolit pro práci offline

Při rozhodování, kterou verzi Office nainstalovat na nový počítač, je důležité rozlišovat mezi edice zaměřené na domácnost a ty určené pro firmy nebo vzdělávací instituce. Každá skupina má různé licenční modely (rozdíly ve verzích a licencích) a proto i různé chování ohledně potřeby připojení a propojení s účtem.

V domácí sféře nacházíme na jedné straně Předplatné Microsoftu 365 Microsoft 365 Family a Microsoft 365 Personal zahrnují kompletní sadu aplikací Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook a v závislosti na tarifu i další programy) a kombinují cloudové úložiště s dalšími službami. Alternativně existují možnosti jednorázového nákupu, jako je Office Home & Student, Office Home & Business a Office Professional, a také jednotlivé aplikace, jako je Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Project a Visio ve verzích 2021 nebo 2024.

Tyto frekvence dokážou nákupy jednorázovou platbou Obvykle jsou ideální pro ty, kteří nechtějí předplatné a raději si program nainstalují na jeden nebo více počítačů a zapomnějí na něj. Po počáteční aktivaci (která obvykle vyžaduje připojení k internetu) můžete používat Word a Excel, aniž byste se museli pravidelně připojovat, jen aby licence zůstala aktivní. Ve výchozím nastavení však neobsahují stejné cloudové služby jako předplatné a postupem času ztrácejí přístup k novým funkcím a dostávají pouze bezpečnostní aktualizace.

Z obchodního hlediska jsou produkty seskupeny pod zastřešující kategorií Microsoft 365 pro firmyTo zahrnuje předplatné jako Microsoft 365 Apps for Business, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise E3, E4, E5, vzdělávací plány jako Office 365 A5, verze pro nevládní organizace a specifické edice pro veřejnou správu (G1, G3, G5), a také plány Project Online a Visio Online.

Některé z těchto plánů zahrnují plné desktopové aplikace a jiné ne. Například Microsoft 365 Business Basic nebo Office 365 Enterprise E1 Tato předplatná nezahrnují tradiční desktopové aplikace, ale přístup k webovým verzím a dalším službám. V těchto případech nebudete moci nainstalovat Word a Excel jako tradiční lokální programy, takže se koncept „práce offline“ značně mění.

Kromě předplatného se používají i v korporátním světě. verze s objemovými licencemi jako například Office LTSC 2021, Office 2019 nebo Office 2016 Professional Plus, které se aktivují pomocí kláves hlasitosti nebo KMS a v offline prostředích mívají předvídatelnější chování, za cenu ztráty části vždy aktuálního modelu Microsoft 365.

Používání desktopových aplikací Office offline

Kromě licence a typu tarifu většinu uživatelů zajímá, zda mohou Vytvářejte, otevírejte a ukládejte dokumenty Office offlineOdpověď zní ano, za předpokladu, že máte nainstalované desktopové aplikace a licenci je správně aktivována.

U verzí, které obsahují desktopové aplikace (například Microsoft 365 Business, Office pro domácnosti a firmy nebo Microsoft 365 Apps pro firmy), po instalaci a aktivaci Nemusíte být trvale připojeni k internetu k jejich použití. Můžete otevřít Word, Excel, PowerPoint nebo Outlook, pracovat se soubory, které máte na svém PC nebo Macu, uložit je na místní disk a pokračovat vlastním tempem, i když dojde k výpadku sítě nebo nemáte přístup k Wi-Fi.

Klíčový rozdíl spočívá v tom, co se děje s cloudovými funkcemi. Pokud je k dispozici připojení, desktopové aplikace mohou Synchronizace dokumentů s OneDrivem nebo OneDrivem pro firmyDíky tomu budou vaše změny co nejdříve nahrány do online úložiště, takže budete mít vždy nejnovější verze na všech svých zařízeních. Pokud dojde k přerušení připojení, změny zůstanou ve vašem zařízení a budou automaticky nahrány později, jakmile bude síť obnovena.

V tomto modelu se rozhodujete, zda chcete tuto synchronizační funkci využít, či nikoli. Jinými slovy, můžete bez problémů fungovat v plně lokální režimukládání všeho do složek v počítači nebo kombinování s cloudem pro zálohování, snadné sdílení nebo spolupráci v reálném čase. Pokud chcete, můžete Zabraňte Office v ukládání souborů na OneDrive ve výchozím nastavení.a tím udržovat celý areál v chodu.

Také si všimněte, že když je zařízení online, desktopové aplikace se aktualizují automaticky začlenit nové funkce a bezpečnostní záplaty. Pokud necháte zařízení delší dobu odpojené, tyto aktualizace se budou hromadit, dokud nebudete mít znovu přístup k síti, nebo v případě offline firemního prostředí, dokud je ručně nenainstalujete.

Práce s Outlookem v offline režimu

Zvláštní zmínku si zaslouží aplikace Outlook. Desktopový klient Outlooku umožňuje aktivovat Režim „Práce offline“ což je obzvláště užitečné, když nechcete nebo nemůžete udržovat aktivní připojení k internetu, například během letu nebo na místech s nespolehlivou Wi-Fi.

Chcete-li tento režim povolit, jednoduše otevřete Outlook, přejděte na kartu „Odeslat/přijmout“ a klikněte na tlačítko „Pracovat offline“, které se obvykle nachází na pravé straně pásu karet. Když je režim aktivní, tlačítko je obvykle zvýrazněno a v dolní části okna se zobrazí indikátor, který ukazuje, že Outlook je aktuálně offline. žádné připojení k poštovnímu serveru.

V tomto režimu se Outlook nepokouší odesílat ani přijímat nové zprávy, ale můžete zkontrolujte e-mail, který již byl staženMůžete psát odpovědi nebo nové zprávy a organizovat si složky. E-maily, které odešlete, zůstanou ve složce Pošta k odeslání a budou automaticky odeslány, když vypnete offline režim a Outlook se znovu připojí k poštovnímu serveru.

Chcete-li se vrátit k práci online, jednoduše znovu klikněte na tlačítko „Pracovat offline“ a možnost vypněte. Pokud Outlook stále ukazuje, že je offline, je možné, že nepodařilo se znovu navázat spojení se serverem. V takovém případě je nejlepší nejprve zkontrolovat, zda má počítač přístup k internetu, otevřením webové stránky v prohlížeči.

Pokud obecné připojení funguje, ale Outlook stále selhává, můžete to zkusit odesílat a přijímat ručně abyste zjistili, zda se nezobrazují nějaké chybové zprávy. Je také vhodné zkontrolovat, zda je operační systém aktuální, a zkontrolovat nastavení účtu v Outlooku (servery, porty, protokoly). Pokud vše ostatní selže, někdy pomůže odstranění e-mailového účtu z Outlooku a jeho opětovné přidání k vymazání poškozeného nastavení.

Požadavky na připojení pro instalaci, aktivaci a správu Microsoft 365

I když je cílem pracovat většinu času offline, je důležité vědět, kdy to udělat. Přístup k internetu je nezbytný když mluvíme o Microsoftu 365 a mnoha moderních verzích Office.

Nejprve potřebujete připojení k Instalace produktů Microsoft 365 na vašem počítači. Většina předplatných používá instalační program, který stahuje potřebné komponenty z cloudu. Podobně počáteční aktivace licence vyžaduje, aby se vaše zařízení připojilo k serverům společnosti Microsoft, aby se instalace přiřadila k vašemu uživatelskému účtu.

Je také potřeba přístup k internetu pro spravovat svůj uživatelský účet a předplatnéMůžete změnit způsob platby, zkontrolovat stav licence, spravovat počet aktivovaných zařízení a provádět další akce. To vše se provádí prostřednictvím webového portálu Microsoft 365 nebo stránky vašeho účtu Microsoft.

Pokud chcete co nejlépe využít cloudové služby, jako je OneDrive pro firmy nebo jiné online aplikace, budete samozřejmě potřebovat připojení pro přístup k těmto službámBez síťového připojení nebudete moci používat webovou verzi Office, spolupracovat v reálném čase na sdílených dokumentech ani přistupovat k souborům, které jsou pouze v cloudu a nemají lokální kopii.

Pokud jde o desktopové aplikace, po instalaci a aktivaci můžete používat je offline po různou dobu V závislosti na typu licence. U standardních předplatných je doba před přechodem do režimu s omezenou funkčností obvykle kolem 30 dnů, zatímco v prostředích s prodlouženým offline přístupem může trvat až 180 dnů.

Navíc, když je tým online, verze pro stolní počítače Jsou automaticky aktualizovány.To zahrnuje jak nové funkce, tak aktualizace zabezpečení. Pokud je zařízení delší dobu offline, doporučuje se, aby si Office po obnovení přístupu k síti stáhl a nainstaloval všechny čekající aktualizace, aby se předešlo problémům s kompatibilitou nebo zranitelnostem.

Klíčem k používání Office offline bez ztráty synchronizace je v konečném důsledku kombinace licence odpovídající vašim potřebám (předplatné nebo jednorázová platba) Díky dobré správě souborů na OneDrivu nebo v místním úložišti a pochopení toho, jak dlouho může váš počítač zůstat offline, než se vyřeší licenční problémy, předem připraveným dokumentům, které potřebujete mít k dispozici offline, a využití funkcí, jako je offline práce v Outlooku, můžete pracovat docela pohodlně, i když je připojení k internetu přerušované nebo po delší dobu vůbec žádné.