Jak upravit maximální velikost souborů OST a PST v Outlooku

Dobře řídit Maximální velikost souborů OST a PST v Outlooku pro Windows To je klíčové pro zamezení chyb, problémů s výkonem a dokonce i poškození dat. Počínaje Outlookem 2010 program ve výchozím nastavení pracuje s datovými soubory až do velikosti 50 GB, což může být v mnoha případech dostatečné, ale pokud spravujete velmi velké poštovní schránky nebo ukládáte e-maily po roky, aniž byste je museli čistit, je to nedostatečné.

Dobrou zprávou je, že s několika úpravami v registru systému Windows nebo skupinové směrnice v korporátním prostředíTento limit je možné kontrolovaně zvýšit jak pro soubory OST (režim mezipaměti Exchange), tak pro soubory PST (lokální soubory). Mělo by se to však dělat opatrně, aby se předešlo problémům s výkonem nebo narušení integrity dat.

Výchozí nastavení velikosti pro soubory OST a PST aplikace Outlook

V moderních verzích Outlooku pro Windows (2010, 2013, 2016, 2019, 2021 a Microsoft 365Klient je připraven spolupracovat s datové soubory ve formátu Unicode s maximální velikostí 50 GBTo platí pro soubory PST, které vytváříte ručně, a pro soubory OST, které jsou generovány při použití režimu swapování v mezipaměti.

Když se pokusíte otevřít PST soubor, který přesahuje limit 50 GBOutlook zobrazí chybovou zprávu, která informuje, že soubor dosáhl maximální povolené velikosti a že byste měli zmenšit množství dat, která obsahuje. Totéž se může stát u souborů OST, pokud se velikost synchronizované poštovní schránky nekontrolovatelně zvětšuje.

Historicky Outlook pracoval také s datovými soubory ve formátu ANSI (starší verze PST a OST). V těchto případech jsou limity mnohem nižší: Praktický limit pro soubor ANSI PST/OST je 2 GB.Ve skutečnosti tyto starší formáty používají k omezení růstu souborů jiné hodnoty registru: MaxFileSize a WarnFileSize.

Pro starší datové soubory ve formátu ANSI jsou výchozí hodnoty registru poměrně přísné: MaxFileSize je přibližně 2 075 149 312 bajtů (přibližně 1,93 GB) y Velikost souboru WarnFileSize je přibližně 1 950 368 768 bajtů (kolem 1,81 GB)I když se pokusíte tyto limity zvýšit nad 2 GB, Outlook vynutí omezení na 2 GB, aby se zabránilo poškození.

Od verze Outlook 2003 společnost Microsoft zavedla datové soubory Unicode, které jim umožňují narůstat na desítky gigabajtů. Tyto novější verze používají formát Unicode. položky MaxLargeFileSize a WarnLargeFileSize kontrolovat maximální velikost PST a OST souborů a právě tam můžeme zasáhnout a rozšířit je.

Položky registru, které řídí maximální velikost OST/PST

Chování Outlooku ohledně velikosti datových souborů je řízeno několika položkami registru. V moderních formátech Unicode jsou důležité klíče: MaxLargeFileSize a WarnLargeFileSizeVe starších formátech ANSI se používají MaxFileSize a WarnFileSize. Před provedením jakýchkoli změn je nezbytné porozumět tomu, co každý z nich dělá.

Vchod MaximálníVelkáVelikostSouboru Toto nastavení nastavuje absolutní maximální velikost, na kterou může soubor PST nebo OST ve formátu Unicode narůst. Jakmile je této hodnoty dosaženo, Outlook zablokuje veškeré další pokusy o zvětšení velikosti souboru a může zobrazit chybové zprávy s výzvou k odstranění e-mailů nebo příloh.

Mezitím, vchod WarnLargeFileSize Toto definuje prahovou hodnotu, po jejímž překročení Outlook přestane povolovat přidávání nových logických dat do souboru, i když se fyzická velikost interně může stále mírně zvětšit v důsledku interních operací, zhutnění a reorganizace. V praxi se jedná o mírně nižší limit než Slouží jako bezpečnostní polštář..

Společnost Microsoft doporučuje minimální vzdálenost přibližně jeden 5 % mezi WarnLargeFileSize a MaxLargeFileSizeaby interní procesy údržby archivů (jako je zhutňování nebo reindexování) měly prostor pro manévrování a nenarazily na okamžité omezení.

Naproti tomu pro staré datové soubory ve formátu ANSIRelevantní klíče jsou MaxFileSize a WarnFileSize. Tyto hodnoty jsou v bajtech a jsou navrženy pro maximálně 2 GB, takže pokud stále používáte soubor PST nebo OST „Outlook Data File (97-2002)“, nejmoudřejším postupem je importovat tento soubor do nového datového souboru Unicode a přestat uměle nafukovat zastaralý a křehký formát.

Registrační cesty podle verze Outlooku

Chcete-li tyto limity upravit, musíte přejít na správné místo v Editor registru systému WindowsKaždá verze Outlooku používá v cestě jiné číslo (x.0) a klíč „PST“ se používá pro soubory PST i OST ve formátu Unicode.

Typické postupy pro práci s omezeními velikosti jsou variacemi HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\PST, kde „x.0“ se mění v závislosti na nainstalované verzi e-mailového klienta v počítači.

V závislosti na vaší verzi Outlooku bude konkrétní cesta vypadat takto: Outlook 2003 používá verzi 11.0, Outlook 2007 používá 12.0, Outlook 2010 používá 14.0, Outlook 2013 používá 15.0 a Outlook 2016, 2019, 2021 a Microsoft 365 používají 16.0.Ve všech případech se pod klíčem Outlooku zobrazí podstrom PST, pokud již existuje, nebo jej můžete vytvořit ručně.

Pokud složku PST nemůžete najít při procházení registru, budete muset vytvořit nový klíč s tímto názvem v uzlu Outlook. Hodnoty DWORD, které definují MaxLargeFileSize a WarnLargeFileSize, budou uloženy tam později, buď za účelem přepsání výchozích limitů, nebo jejich povolení, pokud neexistují.

Je třeba si uvědomit, že všechny tyto změny se dotýkají všech stejně. lokální soubory PST i soubory OST uložené v mezipamětiPokud Outlook stahuje sdílené složky, další poštovní schránky nebo mnoho velkých příloh, velikost souboru OST se může výrazně zvětšit a úprava těchto klíčů bude mít přímý vliv na toto chování.

Jak zvýšit maximální velikost OST/PST úpravou registru

Nejpřímějším způsobem, jak zvýšit limit velikosti souborů OST a PST v Outlooku, je Editor registru (regedit)Je to delikátní operace, ale dokonale proveditelná, pokud se pečlivě dodržují kroky a, což je důrazně doporučeno, i po vytvořit zálohu z registru nebo bodu obnovení systému.

Chcete-li začít, musíte v systému Windows otevřít Editor registru. Stiskněte Stiskněte Windows + R, napište „regedit“ a potvrďteNástroj se otevře, kde si můžete prohlédnout konfigurační klíče aplikací, včetně klíčů pro Office a Outlook.

Jakmile jste uvnitř, přejděte na cesta odpovídající vaší verzi OutlookuNapříklad pro Outlook 2016, 2019, 2021 nebo Microsoft 365 byste měli přejít do složky HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST. Pro Outlook 2013 byste použili kód 15.0, pro Outlook 2010 14.0, pro 2007 12.0 a pro 2003 11.0.

Pokud podklíč PST již existuje, v pravém panelu uvidíte, zda jsou přítomny hodnoty MaxLargeFileSize a WarnLargeFileSize. Pokud je nevidíte, Nejprve vytvořte klíč PST Klikněte pravým tlačítkem myši na Outlook, vyberte „Nový > Klíč“ a zadejte „PST“. Poté v něm vytvořte potřebné hodnoty DWORD.

Chcete-li definovat nebo upravit MaxLargeFileSize, klikněte pravým tlačítkem myši na prázdné místo v pravém panelu a vyberte „Nové > Hodnota DWORD (32 bitů).„a pojmenujte ji MaxLargeFileSize. Poté na ni dvakrát klikněte, vyberte možnost „Decimal“ a zadejte hodnotu odpovídající maximální povolené velikosti v megabajtech, například 102400 pro nastavení limitu 100 GB.

S WarnLargeFileSize je postup podobný: vytvořte hodnotu DWORD s tímto názvem, přejděte do jejích vlastností a vyberte „Desetinné číslo pro zadání velikosti v MB„Pro MaxLargeFileSize 100 GB (102 400 MB) by rozumná hodnota pro WarnLargeFileSize byla 97 280 MB (95 GB), přičemž by se zachovala 5% vyrovnávací paměť doporučená společností Microsoft.“

V některých pokročilých scénářích se v některých technických článcích zmiňují extrémní hodnoty, jako například 4090445042 o 4294967295 při práci přímo v bajtech nebo v rámci teoretických maximálních limitů pro soubory Unicode. V praxi se však přibližování se těmto limitům vůbec nedoporučuje: výkon Outlooku výrazně trpí a zvyšuje se riziko poškození souborů.

Po dokončení úpravy hodnot MaxLargeFileSize a WarnLargeFileSize v registru zavřete editor a Restartujte počítač nebo alespoň Outlook. aby program mohl přečíst nové hodnoty. Od tohoto okamžiku bude klient schopen vytvářet a otevírat soubory OST a PST s nově nastaveným limitem.

Změna hranic pomocí objektů skupinových zásad (GPO)

V podnikovém prostředí, zejména s mnoha uživateli připojenými k Exchange nebo Microsoft 365, je běžnou praxí centralizovat tyto konfigurace prostřednictvím Možnosti skupinových zásad (GPO) Místo procházení jednotlivých zařízení a úprav registru. Tato metoda je určena pro správce systému.

Pro konfiguraci těchto omezení pomocí GPO musí být na řadiči domény nainstalováno následující: Soubory administrativních šablon ADMX/ADML odpovídající verzi Microsoft Office který se v organizaci používá. Tyto šablony zpřístupňují možnosti Outlooku v editoru zásad.

Jakmile jsou šablony načteny, obvyklá cesta v objektech GPO pro přístup ke konfiguraci PST vypadá zhruba takto: Konfigurace uživatele > Šablony pro správu > Microsoft Outlook > Různé > Konfigurace PSTOdtud můžete definovat limity „velkých PST“, které ovlivní PST i OST Unicode.

V této sekci najdete možnosti pro „Velký PST: Absolutní maximální velikost„a „Velký PST: Velikost pro zakázání přidávání nového obsahu.“ První odpovídá chování MaxLargeFileSize a druhý chování WarnLargeFileSize, takže hodnoty by měly dodržovat stejnou logiku jako v registru.

Například můžete nastavit „Velký PST: Absolutní maximální velikost“ na hodnotu ekvivalentní 4 294 967 295 jednotek (maximum teoreticky povolené)Je však vhodné ji udržovat výrazně nižší a nastavit hodnotu „Large PST: Size to disable adding new content“ na 4090445042 nebo nižší. Druhá hodnota musí být vždy menší než první, aby se zachovala bezpečnostní rezerva.

Jakmile je politika aplikována na doménu, uživatelé tuto konfiguraci zdědí při příští aktualizaci objektů GPO na svých počítačích nebo po restartu. Změny se mohou projevit až po určité době, ale jakmile budou aplikovány... Všichni dotčení klienti Outlooku budou sdílet stejné limity velikosti. pro soubory OST a PST, což zjednodušuje správu a snižuje rozptyl ručních konfigurací.

Doporučené limity a problémy s výkonem u velkých souborů OST/PST

Jen proto, že můžete zvětšit maximální velikost souboru OST nebo PST, neznamená to, že je dobrý nápad ji posouvat na hranici možností. Z praktického hlediska... Velmi velké datové soubory často způsobují problémy s výkonem v Outlooku, zejména na počítačích s technické vybavení skromnější.

V konkrétním případě souborů OST poskytuje společnost Microsoft řadu přibližných doporučení. S OST až do velikosti 5 GB, uživatelský zážitek je obvykle plynulý U většiny současných počítačů s kapacitou mezi 5 a 10 GB se výkon stává více závislým na rychlosti disku a množství dostupné paměti RAM.

Když OST přesáhne 10 GB, je běžné, že si začnete všímat krátké přestávky v rutinních operacích například otevírání e-mailů, přesouvání zpráv mezi složkami nebo mazání smazaných položek. Pokud se soubor stane „velmi velkým“, například přesahujícím 25 GB, k těmto pozastavením a drobným zamrznutím dochází častěji, zejména když Outlook stahuje nové e-maily nebo synchronizuje mnoho složek.

Něco podobného se děje se soubory PST: lokální datový soubor, který obsahuje roky e-mailů, velmi velké přílohy a tisíce položek v jedné složce, má tendenci způsobovat pomalejší zobrazení, zejména pokud se nepoužívá řazení „Uspořádat podle: Datum“ nebo je vyžadováno složité vyhledávání. Indexování vyhledávání ve Windows také trpí problémy s obřími soubory..

Proto, i když technicky můžete limity zvýšit na poměrně vysoké hodnoty, je vhodné soubory ponechat pod 20–25 GB kdykoli je to možné. U opravdu velkých poštovních schránek má větší smysl použít více archivních souborů PST; dobrý zásady samoarchivace a pravidelné čištění zpráv, které extrémně nafukují jeden soubor.

Jak zmenšit velikost poštovní schránky a souborů OST/PST

Kromě zvýšení maximálních limitů je jednou ze základních strategií zmenšit skutečnou velikost poštovní schránky a datových souborůOutlook nabízí několik vestavěných nástrojů pro čištění, archivaci a reorganizaci e-mailů s cílem zabránit tomu, aby soubor OST nebo PST dosáhl nastaveného limitu.

Velmi užitečnou funkcí je Nástroj „Čištění poštovní schránky“Toto je přístupné na kartě Soubor v rozhraní Outlooku. Zde si můžete prohlédnout celkovou velikost poštovní schránky, zkontrolovat, které složky zabírají nejvíce místa, a vyhledat velmi staré zprávy nebo zprávy s velkými přílohami, které byste měli smazat nebo přesunout do archivního souboru PST.

V rámci tohoto nástroje existují specifické možnosti pro Zkontrolujte velikost složky „Smazané položky“ a vyprázdněte ji.Je velmi běžné, že se tato složka neúměrně zvětšuje, aniž bychom si toho všimli, a zabírá tak značnou část prostoru využívaného poštovní schránkou nebo datovým archivem.

Je také možné, že Outlook ukládá duplicitní položky nebo konfliktní verze zpráv a schůzek do složky s názvem „Konflikty“. K těmto konfliktům dochází, když Serverová kopie a lokální kopie položky se neshodují.Samotný čisticí nástroj vám umožňuje tyto nadbytečné položky zkontrolovat a odstranit, abyste získali zpět místo.

Kromě čištění poštovních schránek je velmi efektivní využít funkci „Vyčištění konverzace za účelem odstranění nadbytečných zpráv“ v dlouhých e-mailových vláknech. Tato funkce identifikuje e-maily, jejichž obsah je již plně zahrnut v následných odpovědích, a maže je, čímž snižuje objem bez ztráty relevantních informací.

Další jednoduchou taktikou pro získání prostoru je hledat velké zprávy z vyhledávacího pole V Outlooku můžete například zadat `velikost zprávy:>5 MB`, čímž zobrazíte všechny e-maily větší než 5 MB a rozhodnete se, zda je chcete smazat nebo přesunout do archivovaného souboru PST. To pomáhá snížit zátěž vaší primární poštovní schránky a s ní spojeného souboru OST.

Další faktory, které ovlivňují výkon při růstu OST/PST

Kromě velikosti datových souborů mohou být problémy s výkonem v Outlooku způsobeny... několik dalších podmínekomezený hardware, nedostatek aktualizací, náročné doplňky třetích stran, příliš rušivý antivirový software nebo dokonce indexování vyhledávání, které přetěžuje systém.

Je nezbytné nejprve ověřit, zda Počítač splňuje doporučené systémové požadavky pro verzi Office. které používáte. Pokud počítač splňuje pouze minimální požadavky, má málo paměti RAM, základní procesor a pomalý pevný disk, Outlook si rychle všimne dopadu velkých souborů OST a PST.

Je také dobrý nápad se ujistit, že jste práce s nejnovější verzí OutlookuInstalace dostupných servisních balíčků a kumulativních aktualizací. Tyto aktualizace obsahují mnoho vylepšení výkonu a oprav chyb.

Dalším kritickým aspektem je počet položky v jedné složceI když soubor OST nebo PST není příliš velký, více než 100 000 položek ve stejném kontejneru (například „Doručená pošta“ nebo „Odeslaná pošta“) může výrazně zpomalit přepínání zobrazení a určité operace, zejména pokud nepoužíváte řazení podle data.

V těchto případech obvykle pomáhá reorganizovat poštovní schránku do několika tematických složek, pravidelně je archivovat a využívat systém klasifikace.Uspořádat podle: Datum„aby se načítání zobrazení zrychlilo. To platí bez ohledu na to, zda pracujete v režimu mezipaměti se soubory OST nebo používáte PST pro účty POP3 nebo IMAP.“

L Doplňky třetích stran nainstalované v Outlooku Mohou přidávat užitečné funkce, ale také se stát zdrojem problémů s výkonem, zejména při interakci s velkými poštovními schránkami a soubory OST nebo PST blížícími se limitu velikosti.

Chcete-li zkontrolovat, zda doplněk způsobuje pády nebo zpomalení, můžete Spusťte Outlook v nouzový režim podržením klávesy Ctrl Při spuštění programu. V tomto režimu jsou doplňky a rozšíření klienta COM Exchange dočasně zakázány, takže pokud problém zmizí, je velmi pravděpodobné, že viníkem je některý z nich.

V Outlooku na kartě Soubor > Možnosti > Doplňky vidíte nainstalované doplňky COM. Některé doplňky společnosti Microsoft (Social Connector, integrace OneNote, Search Indexer atd.) jsou obvykle uvedeny ve výchozím nastavení, ale může být zahrnut i jakýkoli jiný doplněk. Obvykle pochází ze softwaru třetích stran. a stojí za to si ověřit, zda to opravdu potřebujete.

Dalším častým zdrojem problémů jsou bezpečnostní řešení, která integrují. Specifické moduly pro analýzu e-mailů v OutlookuPřestože je antivirová ochrana nezbytná, nadměrná nebo špatně nakonfigurovaná integrace může zpomalit otevírání, odesílání a přijímání zpráv, zejména pokud je soubor OST/PST velmi velký.

Kdykoli je to možné, je praktičtější nechat e-maily skenovat přímo na serveru (například v Exchange nebo jiných firemních e-mailových systémech) a nakonfigurovat je u dodavatele antivirového programu tak, aby Vyhněte se duplicitním analýzám v OutlookuV každém případě je nutné jakékoli změny v této oblasti provádět s opatrností kvůli dopadu na bezpečnost.

Pokud se kromě výše uvedeného Outlook nesprávně zavře (náhlé vypnutí, vynucené restarty atd.), program bude možná muset... sladit a zkontrolovat soubor OST nebo PST na pozadí. Během tohoto procesu, který je indikován ikonou ozubeného kola ve stavovém řádku, může být ovlivněn i výkon, dokud není kontrola dokončena.

Formáty ANSI vs. Unicode a kdy migrovat soubory

Klíčovým rozdílem při rozhodování o tom, jak spravovat maximální velikost souborů OST a PST v Outlooku, je Formát datového souboru: ANSI nebo UnicodeOmezení, robustnost a možnosti rozšíření se mezi těmito dvěma velmi liší.

Soubory ve formátu ANSI odpovídají starším verzím Outlooku (například „Datový soubor Outlooku (97-2002)“) a mají praktický limit 2 GBPřekročení tohoto limitu zvyšuje riziko poškození a ztráty dat, takže vynucování jeho růstu pomocí MaxFileSize a WarnFileSize je špatný nápad.

Soubory ve formátu Unicode jsou na druhou stranu obvykle označeny jednoduše jako „Datový soubor aplikace Outlook„ve vlastnostech souboru. Tyto vlastnosti používá Outlook 2003 a novější verze a jsou to jediné, u kterých se vyplatí upravit MaxLargeFileSize a WarnLargeFileSize, protože bezpečně podporují desítky gigabajtů (v rozumných mezích).“

Pokud stále používáte starší soubor PST nebo OST, který je ve vlastnostech uveden jako „Datový soubor Outlooku (97-2002)“, nejlepším postupem je importovat jeho obsah do nového datového souboru Unicode v aktualizovaném profilu Outlooku. Tímto způsobem můžete využít mnohem širších limitů, aniž byste zdědili křehkost zastaralého formátu.

Pokud se soubor OST stane tak velkým, že se stane nepřístupným nebo poškozeným, vždy existuje možnost uchýlit se k Nástroje pro převod a obnovu, které extrahují obsah do souboru PST Nové. Tyto typy řešení by však měly být považovány za nouzové opatření, nikoli za náhradu preventivní správy maximální velikosti a pravidelné údržby poštovních schránek.

Ovládejte, jak velké mohou vaše OST a PST soubory narůstat, pravidelně čistěte poštovní schránkuZabránění hromadění stovek tisíc položek v jedné složce a sledování dopadu pluginů, antivirového softwaru a indexování jsou opatření, která v kombinaci umožňují stabilnější a rychlejší zážiteki při manipulaci s velkým objemem pošty.